Svenska utbetalningar via Primula 2018-08-16 Allmänna regler Svenska utbetalningar som idag utbetalas via KI:s internetbank, ska styras över till Primula, då det administrativt blir effektivare att ha alla utbetalningar i ett system. Alla löneutbetalningar kräver att den anställde har ett person- eller samordningsnummer för att det ska gå att betala ut lön och andra ersättningar. Utbetalningar som sker den 10:e i varje månad avser utlägg/ reseräkningar som utbetalas i efterskott. Underlag som kommer in för sent kan betalas ut den 25:e, som är ordinarie löneutbetalningsdag. Utbetalningar som registrerats för sent utbetalas alltid vid nästa utbetalningstillfälle. Allt som är skattepliktigt måste alltid utbetalas via Primula för att skatt och kontrolluppgift ska bli rätt. För att ersättning ska kunna utbetalas till personens bankkonto så måste personen ha registrerat sitt bankkonto på Swedbanks hemsida. Extern länk till Swedbank finns på medarbetarportalen/om din anställning/lön/. Notera att om du inte har e-legitimation så tar det 14 dagar innan Swedbank har verifierat ditt bankkonto. Är inte bankkonto anmält kommer ersättning utbetalas via utbetalningskort, som skickas hem till den svenska adress som finns registrerad i Primula. Kontrollera i PA-webben att adressuppgift är korrekt. Saknas svensk adress kan inte Swedbank betala ut via utbetalningskort utan då måste personen ha registrerat sitt utländska bankkonto på Swedbank/Sparbankskontor. Ersättningar till ej anställda svenska privatpersoner ska alltid utbetalas via Primula, undantaget studenter (Erasmus och LinneusPalme) som får resebidrag. Utländska personer som saknar svenskt bankkonto utbetalas via KI:s internetbank.
Anställda Händelse Ska betalas ut via Primula Riktlinjer som styrker utbetalning via primula Rutin för registrering i Primula Var ska underlaget registreras? Informationsansvarig Reseutlägg och övriga utlägg Se Resereglemente för Karolinska Institutet. Sökväg: medarbetarportalen/din anställning/avtal, regler och riktlinjer/regler och anvisningar för tjänsteresor. 1. Utlägg registreras i PA-webben av anställd, som skriver ut blanketten och undertecknas av attestansvarig. 2. Anställd bifogar originalkvitton med utläggsblanketten och skickar det också elektroniskt till granskare. PA-webben HR-avd Manuell löneutbetalning Utbetalas endast om arbetsgivaren har orsakat fel, som medför att anställd inte får korrekt lön. Utbetalas innevarande månad. Utifrån attesterat underlag så räknar Löneenheten ut korrekt ersättning. Löneenheten meddelar belopp till institutionen, som betalar ut ersättningen via internetbank till den anställdes bankkonto. På UF är det Ekonomiservice som efter påskrift av AC betalar ut pengar via internetbanken. KI:s internetbank på Swedbank (oavsett om den anställde har svenskt eller utländskt bankkonto) HR-avd
Friskvårdsbidrag Utlägg redovisas i PA-webb och godkänns av attestansvarig. För reseutlägget är registrerat och godkänt av attestansvarig senast den 5-7:e i innevarande månad beroende på Betalas ut i efterskott. Medarbetarportalen/Din anställning/upptäck friskvården/friskvårdsbidrag https://internwebben.ki.se/sv/node/ 11034 PA-webben HR-avd
Icke anställda Händelse Ska betalas ut via Primula Riktlinjer som styrker utbetalning via primula Rutin för registrering i Primula Var ska underlaget registreras? Informati onsansvarig Arvode till föreläsare/opponenter/sakkunniga etc. Underlag skickas till Löneenheten för utbetalning den 25:e. Underlag måste ha kommit in till Löneenheten senast den 10:e för att kunna betalas ut innevarande månad. Arvoden betalas ut i efterskott. Se "arvode och timlön" i medarbetarportalen. Sökväg: Din anställning/ Lön/se länk arvode och timlön. Fyll i blankett arvodister enligt AF eller LAS. Prefekt/motsvarande och attestansvarig ska skriva under. Löneenheten registrerar i Primula för utbetalning. Tänk på att bankkonto måste vara registrerat hos Swedbank och att korrekt svensk adress är registrerad i PA-webben. Primula HR-avd Reseutlägg och övriga utlägg Sökväg: Medarbetarportalen/Din anställning/avtal, regler- och anvisningar för tjänsteresor. 1. Icke anställda måste läggas upp i Primula som minirapp för att utlägg ska kunna registreras i PA-webben. 2. Källrapportör/granskare lägger in uppgifter i PA-webben åt icke anställd om ki-id saknas. 3. Reseräknings/utläggsblankett skrivs ut på papper och originalkvitton bifogas. 4. Blanketten ska attesteras 5. Tänk på att bankkonto måste vara registrerat hos Swedbank. PA-webben HR-avd
Försökspersoner (skattepliktigt) Underlag skickas till Löneenheten för utbetalning den 25:e. Underlag måste ha kommit senast den 10:e för att kunna betalas ut innevarande månad. Arvoden betalas ut i efterskott. Blankett "försökspersoner" (internwebben.ki.se/blanketter) fylls i av attestansvarig, som skriver under tillsammans med enhetschef/sektionschef. Blanketten är underlag för utbetalning i Primula. Registrering görs av Lönenheten. Försökspersonens bankkonto måste vara registrerat hos Swedbank för elektronisk utbetalning. Annars sker utbetalningen via utbetalningskort till försökspersonens svenska hemadress. Primula HR-avd Försöks-personer tagande av organ (skattefritt) Särskild blankett "tagande av organ" måste användas och skickas till Löneenheten senast den 10:e för utbetalning via Primula den 25:e i efterskott. Blankett "tagande av organ" (interwebben.ki.se/blanketter) fylls i av anslagsinnehavare och undertecknas av attestansvarig. Ersättning för tagande av organ är skattefri och utbetalas via Primula. Registrering görs av Löneenheten. Försökspersonens bankkonto måste vara registrerat hos Swedbank för elektronisk utbetalning. Annars skickas utbetalningen via utbetalningskort till den svenska hemadressen som finns registrerad i Primula. Primula HR-avd
Resebidrag studenter I Betalas ut till svenska utbytesstudenter som bl.a. går på Erasmusprogrammet. Bidraget betalas för att de ska ha möjlighet besöka annat universitet i andra länder. Bidraget betalas ut i två omgångar dels innan resan och dels efter. Volymen är ca 200 personer. Det är styrelsen för utbildning som tar fram underlagen som idag utbetalas av EA:s Ekonomiservice via Swedbank. Då dessa studenter omfattas av Erasmus eller LinneusPalme, så ska studenterna få sitt resebidrag utbetalt 30 dagar innan avresa. Utbetalningarna görs via KI:s internetbank. KI:s internetbank Ek-avd Resebidrag Studenter II 1. Handläggare vid institutionen lämnar resebidragsunderlag till granskare (person- eller samordningsnummer krävs). 2. Resebidraget registreras i PAwebben av granskare/källrapportör, som skriver ut blanketten och undertecknas av attestansvarig. Tänk på att bankkonto måste vara registrerat hos Swedbank och att det finns en korrekt svensk hemadress registrerad i Primula. PA-webben HR-avd
Stipendiater Händelse Ska betalas ut via Primula Riktlinjer som styrker utbetalning via primula Rutin för registrering i Primula Var ska underlaget registreras? Informati onsansvarig Stipendier Betalas ut via Primula och underlag till Löneenheten måste lämnas senast Se Stipendieregler vid Karolinska den 10:e för att stipendiet ska hinna Institutet. Sökväg: betalas ut den 25:e innevarande medarbetarportalen/din anställning/ månad. avtal, regler och riktlinjer/stipendier. Stipendier ska alltid utbetalas via Primula. Underlag för utbetalning måste alltid finnas. Stipendier ska inte beskattas, saknas person- eller samordningsnummer kontakta Löneenheten. Tänk på bankkonto måste vara registrerat hos Swedbank och att det måste finnas en korrekt svensk hemadress registrerad i Primula. Primula HR-avd Rese- & övriga utlägg Se Stipendieregler vid Karolinska Institutet. Sökväg: medarbetarportalen/din anställning/avtal, regler och riktlinjer/stipendier. Om utlägg ska betalas så gäller följande rutin: Stipendiat som har samordnings- eller personnummer registrerar själv sina utlägg i PAwebben, liksom övriga anställda. Blanketten från PA-webben skrivs ut och undertecknas av attestansvarig. Stipendiater som saknar samordningseller personnummer kontaktar sin institution. PA-webben HR-avd