INSTITUTIONEN FÖR SVENSKA SPRÅKET Arbets- och delegationsordning gällande från 2015-03-15 Dnr: V 2015/250 Föreliggande dokument utgör arbets- och delegationsordning för Institutionen för svenska språket. Den baseras på GU:s arbets- och delegationsordning från 2012-07-01, samt på institutionens tidigare styrdokument rörande organisation och delegation. Dokumentet innehåller en beskrivning av institutionens organisations- och mötesstruktur samt arbetsuppgifter, rollfördelning och beslutsmandat. Dokumentet är reviderat den 11 mars 2015. Göteborg den 11 mars 2015 Lena Rogström Prefekt 1 (16) Humanisten, Renströmsgatan 6, Box 200, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.svenska.gu.se
Organisations- och mötesstruktur på Institutionen för svenska språket Institutionsrådet Institutionsrådet (IR) träffas minst fem gånger per år. Ett av mötena ska vara i samband med budgeten för nästkommande budgetår. Kursplanegruppen En av de uppgifter som IR ska behandla kursplaner delegeras till en beredningsgrupp kallad Kursplanegruppen (KPG). Denna grupp har i uppgift att bereda beslut om kursplaner på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Gruppen utgörs av följande funktioner: Prefekt (fattar beslut i samband med mötet) Viceprefekter för grundnivå (VP Grund), lärarutbildning (VP Lu), avancerad nivå (VP An) samt forskarnivå (VP Fou) Studierektorer för grundutbildning och lärarutbildning Studievägledare Kursplaneadministratör Student Kursplanegruppen ska hålla möten på i förväg bestämda datum så att kursplanerna hinner bli fastställda till den 1 april respektive 1 oktober varje år inför ansökningstillfällena. Kallelse med handlingar ska utgå i god tid (minst fem arbetsdagar före mötet). Utbildningskommittén och forskarkommittén Utbildningskommittén (UK) (bestående av Prefekt, VP Grund, VP An, VP Fou samt studierektorer) och Forskarkommittén (FOK), bestående av representanter för institutionens lärare/forskare, diskuterar strategiska frågor rörande utbildning och forskning. Sammankallande i UK är VP Grund, och sammankallande i FOK är VP Fo. Strategiska frågor som diskuteras i IR kan med fördel behandlas i UK och FOK först. Forskarutbildningskommittén Forskarutbildningskommittén (FUK) leds av VP Fou och har till uppgift att förbereda och behandla antagning till forskarutbildning. FUK består av personal som kan vara tänkbara som handledare för doktorander på institutionen. FUK sammanträder inför varje antagning till forskarutbildningen. 2 (16)
Handledarkollegiet Handledarkollegiet består av alla handledare vid institutionen och leds av VP Fou. Handledarkollegiet träffas i normalfallet två gånger per termin. På ett av vårmötena behandlas normalt antagning till forskarutbildningen (med doktorandrepresentant närvarande) och på ett av höstmötena diskuteras allmän planering av forskarutbildningen samt doktorandernas progression. Operativ ledningsgrupp Den operativa ledningsgruppen har till uppgift att hantera frågor av betydelse för den dagliga verksamheten. Operativa ledningsgruppen (OL) utgörs av en kärna av följande funktioner: Prefekt Proprefekt Utbildningsansvarig Administrativ chef Ekonom Till mötena är även andra personer i ledningsfunktion (viceprefekter, föreståndare) välkomna att närvara om man har ärenden att ta upp. OL träffas varje vecka, men kallelse skickas inte ut, och dagordning upprättas på mötet. Strategisk ledningsgrupp Den strategiska ledningsgruppen (SL) har till uppgift att behandla frågor av strategisk art, bl.a. sådana som diskuterats i IR och som operativa ledningsgruppen har i uppgift att genomföra. SL träffas en gång per termin. Den strategiska ledningsgruppen består av följande funktioner: Prefekt Proprefekt Viceprefekter Föreståndare (Språkbanken, LI, ISA) Administrativ chef Ekonom Till mötena skickas kallelse och dagordning. Beslutsstruktur Prefekten är beslutsfattande i alla ärenden som delegerats till institutionsnivå. Detta betyder att IR endast är rådgivande och att prefekten ensam fattar beslut i frågor som diskuterats i IR. Studenter har rätt att närvara vid beslutsmöten som rör utbildnings- och studentfrågor. Av denna anledning förläggs ett beslutsmöte i direkt anslutning till varje IR. 3 (16)
Vid IR ska en extern ledamot (webbredaktör/kommunikatör) skriva minnesanteckningar och lägga ut dem på webben. Vid prefektens beslutsmöte fungerar minnesanteckningarna som beslutsunderlag, och administrativa chefen skriver protokoll över besluten som fattas. Dessa diarieförs. I normalfallet används den mall för ändamålet som utarbetats av fakulteten. Vid Kursplanegruppens möten förs protokoll, och prefekten beslutar i ärendena. Beslut om fastställande fattas på mötet. Fastställande i Gubas sker av prefekt och/eller studieadministratör. Ev. övriga beslutsmöten som prefekten håller sker i samband med ledningsgruppsmötena. Om dessa beslut omfattar studentärenden ska student kallas till mötet. Mötestider Alla möten som har återkommande mötestider finns listade på institutionens möteslista på webben. 4 (16)
Arbets- och rollfördelning vid Prefekt och uppgifter Prefekten är institutionens chef och företräder institutionen internt och externt. Prefekten är ordförande i institutionsrådet, ledningsgrupp och kursplanegrupp. Prefekten är underställd och rapporterar till dekanen. Prefekten leder det dagliga arbetet och ansvarar för institutionens verksamhet såsom personal-, ekonomi-, arbetsmiljö-, förvaltningsansvar samt övrigt ansvar enligt gällande lagstiftning. Prefekten har ansvar för att universitetsgemensamma beslut, regler och policys följs inom institutionen. Prefekten har sin delegation från rektor (se Delegationsordning vid GU). Prefektens ansvar kan inte delegeras till andra inom institutionen. Även om arbetsuppgifter är delegerade så behåller prefekten det yttersta ansvaret i dessa uppgifter. Beslutsmandat Organisation Institutionens och institutionsledningens organisation och arbetsformer i övrigt Lokaldisposition och övrig infrastruktur Ekonomi Ingår avtal för universitetets räkning för institutionens verksamhet Mottager gåvor och bidrag enligt donationsförordningen Mottager externa forskningsbidrag Ingår avtal om utbildnings- och forskningsuppdrag Budget, bokslut och resultat Personal Anställningar, förutom professor Initierande av rekrytering av professor Lärares tjänstgöring och tjänstgöringsplaner Medarbetarsamtal med tillsvidareanställda lärare Lönesättning Studieadministration Utbildningsplanering och bemanning av kurser och program (delegerat till VP Grund, VP Lu, VP An, Vp Fou) Kursplaner, utbildningsplaner och kurslitteratur 5 (16)
(delegerat till VP Grund, VP Lu, VP An, Vp Fou) Antagning och reservantagning till kurser och program (delegerat till VP Grund, VP Lu och VP An) Utseende av examinator på kurser och program (delegerat till VP Grund och VP An) Antagning av ev. reserver på kurser och program samt eventuell efterantagning (delegerat till VP Grund, VP Lu och VP An) Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på kurser och program (delegerat till VP Grund, VP Lu och VP An) Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (delegerat till VP Grund och VP An) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (delegerat till VP Grund, VP Lu och VP An) Tillgodoräkna kurs och del av kurs på forskarnivå (delegerat till VP Fou) Antagning av doktorander (efter beredning i IR och beredningsgrupp) Utseende av handledare för antagen doktorand, minst två per doktorand (beredes av VP Fou) Individuell studieplan för doktorand efter samråd med doktoranden och dennes handledare samt årlig revidering av denna samt revidering när det annars är påkallat (delegerat till VP Fou) Utseende av granskare av licentiatuppsats (delegerat till VP Fou) Fastställande av kursplaner. För kurser som ingår i institutionsövergripande utbildningsprogram ska kursplaner fastställas efter samråd med fakultetsstyrelsen. Proprefekt och uppgifter Proprefekten inträder i prefektens ställe vid dennes frånvaro (sjukdom, semester, tjänsteresa m.m.). Proprefekten övertar då samma delegation och ansvar som ovan. Dessutom kan prefekten till proprefekten delegera särskilda uppdrag och utredningar. 6 (16)
Viceprefekt för utbildning på grundnivå Beslutsmandat på delegation från prefekten ar för utveckling, planering, administration och uppföljning av grund- och uppdragsutbildningen vid institutionen. Är utbildningsansvarig. Utbildningsplanering och bemanning av kurser och program (i samråd med VP Lu, VP An, SR och Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor (i samråd med VP Lu, VP An, SR och Antagning och reservantagning till kurser och program (delegerat till SR och Utseende av examinator på kurser och program (delegerat till SR och Antagning av ev. reserver på kurser och program samt ev. efterantagning (delegerat till SR och Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på kurser och program (delegerat till SR och Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (delegerat till SR och Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (delegerat till SR och Ex. på arbetsuppgifter Delegationsordning (SR, programkoordinatorer, kursansvariga) Ingår i den strategiska ledningsgruppen Ingår i den operativa ledningsgruppen Är sammankallande i kursplanegruppen Är ordförande i utbildningskommittén Är kontaktperson rörande utbildningsfrågor på grundnivå inom fakulteten och universitetet Deltar i samordnande möten rörande ansvarsområdet på fakultetsnivå Bereder ärenden inom sitt ansvarsområde för IR Tillser att universitetets regelverk för grundutbildning följs 7 (16)
ar för utbildningens kvalitetssäkring ar för kursbudget och uppföljning av uppdrag (i samråd med prefekt) Föreslår förändringar i kursutbud till prefekt ar för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp och utvecklas ar för utveckling av pedagogiska arbetsformer i utbildningen Tillsammans med studierektorer och uppdragskoordinator utveckla och ansvara för institutionens uppdragsutbildningar Granskar kursplaner i Gubas Se till att institutionens samlade resurser för utbildning utnyttjas optimalt Viceprefekt för lärarutbildning Beslutsmandat på delegation från prefekten ar för utveckling, planering, administration och uppföljning av lärar- och uppdragsutbildning vid institutionen. Utbildningsplanering och bemanning av kurser inom lärarprogrammet (i samråd med VP Grund, VP An, SR och Samordningsansvar och ansvar för samverkan inom lärarprogrammet Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor (i samråd med VP Grund, VP An, SR och Antagning och reservantagning till kurser och program (delegerat till SR och Utseende av examinator på kurser och program (delegerat till SR och Antagning av ev. reserver på kurser och program samt ev. efterantagning (delegerat till SR och Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på kurser och program (delegerat till SR och 8 (16)
Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (delegerat till SR och Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (delegerat till SR och Ex. på arbetsuppgifter Delegationsordning (SR, programkoordinatorer, kursansvariga) Kallas vid behov till den strategiska ledningsgruppen Ingår i kursplanegruppen Ingår i utbildningskommittén Deltar i samordnande möten rörande ansvarsområdet på fakultetsnivå Bereder ärenden inom sitt ansvarsområde för IR Tillser att universitetets regelverk för grundutbildning följs ar för utbildningens kvalitetssäkring ar för kursbudget och uppföljning av uppdrag (i samråd med prefekt) Föreslår förändringar i kursutbud till prefekt ar för att pedagogiskt utvecklingsarbete byggs upp och utvecklas ar för utveckling av pedagogiska arbetsformer i utbildningen Verka för utökat engagemang och fler uppdrag inom lärarutbildningen Granskar lärarutbildningens kursplaner i Gubas Se till att institutionens samlade resurser för lärarutbildning utnyttjas optimalt 9 (16)
Viceprefekt för utbildning på avancerad nivå ar för planering, administration och uppföljning av utbildning på avancerad nivå. Huvudexaminator för utbildning på avancerad nivå är VP An som innehar docentkompetens. I annat fall är viceprefekten för forskarutbildning huvudexaminator också på avancerad nivå. Beslutsmandat på delegation från prefekten Utbildningsplanering och bemanning av kurser och program (i samråd med VP Grund, VP Lu, VP Fou, SR och Kursplaner, utbildningsplaner och litteraturlistor (i samråd med VP Grund, VP Lu, VP Fou och Antagning och reservantagning till kurser och program (för program delegerat till Utseende av examinator på kurser och program (för program delegerat till Antagning av ev. reserver på kurser och program samt ev. efterantagning (för program delegerat till Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens samt kurs för studier på kurser och program (för program delegerat till Tillgodoräkna reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (för program delegerat till Tillgodoräkna kurs och del av kurs på kurser och program (för program delegerat till Ex. på arbetsuppgifter Ingår i den strategiska ledningsgruppen Är föredragande i frågor till institutionsrådet som rör utbildning på forskarnivå och avancerad nivå Tillser att relevant information för forskarutbildningen och doktorander (stipendier, konferenser) finns tillgängliga (delegeras till webbredaktör och adm. chef) Behandlar remisser som rör avancerad nivå Bereder ärenden som berör avancerad nivå ar för och planerar kursutbudet på avancerad nivå tillsammans med programsamordnaren för masterutbildningen i svenska som andraspråk Deltar i samordnande möten rörande ansvarsområdet på fakultetsnivå 10 (16)
Viceprefekt för utbildning på forskarnivå Beslutsmandat på delegation från prefekten ar för planering, administration och uppföljning av utbildning på forskarnivå. VP Fou är också huvudexaminator för utbildning på forskarnivå samt, i förekommande fall, på avancerad nivå. Tillgodoräkna kurs och del av kurs på forskarnivå Individuell studieplan för doktorand i samråd med doktoranden och dennes handledare, samt årlig revidering av denna samt revidering när det annars är påkallat (detta mandat återkallas när elektronisk ISP börjar gälla) Utseende av granskare av licentiatuppsats Upprätta kursplaner inom forskarutbildningen Ex. på arbetsuppgifter Ingår i den strategiska ledningsgruppen Är föredragande i frågor till institutionsrådet som rör utbildning på forskarnivå Leder handledarkollegiets sammanträden och kallar till möten minst en gång per termin Fördelar handledartid och bereder ärenden där doktorand begär handledarbyte Följer upp doktorandernas ISP samt ser till att rätt aktivitetsgrad inrapporteras i Ladok (tillsammans med doktorandadministratör, doktoranden och dess huvudhandledare. Denna delegation gäller tills elektronisk ISP införs.) Bereder ärenden om antagning till forskarutbildningen, inklusive förslag till handledare ar för och planerar kursutbudet på forskarutbildningen Har tillsammans med VP Grund, VP An överblick över bemanningsarbetet Har övergripande ansvar för högre seminariet, "måndagsseminariet" Håller utvecklingssamtal med doktorander Tillser att relevant information för forskarutbildningen och doktorander (stipendier, konferenser) finns tillgängliga (delegeras till webbredaktör och adm. chef) Behandlar remisser som rör forskarutbildningen Bereder ärenden som rör doktoranders tjänstledigheter, uppskov, förlängningar, etc (tillsammans med doktorandadministratör), Undertecknar stipendieansökningar (för doktorander, tillsammans med huvudhandledare) 11 (16)
Är kontaktperson rörande forskarutbildningsfrågor inom fakulteten, universitetet, nationellt och internationellt Deltar i samordnande möten rörande ansvarsområdet på fakultetsnivå Viceprefekt för forskning ar för övergripande organisation, information, planering och genomförande av institutionens forskningsverksamhet Arbetsuppgifter Ingår i den strategiska ledningsgruppen Har övergripande ansvar för institutionens forskning och forskningsstrategier Är ordförande och sammankallande i forskarkollegiet Tillser att etik och redlighetsfrågor inom forskning följs upp Har ansvar för kvalitetssäkring inom forskning Behandlar remisser som rör forskning Tillser att institutionens samlade resurser för forskning nyttjas optimalt Tillsammans med VP Fou skapa en god seminariemiljö Stödja och diskutera ansökningar om forskningsprojekt a för att det finns god arbetsmiljö och resurser för att genomföra de sökta projekten inom institutionens tillgängliga lokaler (i samråd med prefekten) Vid behov utföra medarbetarsamtal med forskande personal (på delegation från prefekten) Vara kontaktperson i frågor rörande forskning inom fakulteten och universitetet, nationellt och internationellt. Studierektor Beslutsmandat på delegation från viceprefekt för utbildning på grund, avancerad nivå ar för planering, administration och uppföljning av det tilldelade ansvarsområdets utbildning på grund- och avancerad nivå SR är också huvudexaminator för utbildning på grundnivå. Antagning och reservantagning till kurser (i samråd med studieadministratör och studievägledare) Utseende av examinator på grundnivå Antagning av ev. reserver på kurser samt ev. efterantagning (i samråd med studieadministratör och 12 (16)
och/eller lärarutbildning (i samråd med Vp för utbildning på grund- och avancerad nivå) studievägledare) Bedömning av särskild behörighet och i samband med antagning av reserver och efterantagning, tillgodoräknande av reell kompetens (i samråd med studievägledare) Tillgodoräknande av reell kompetens, inklusive bedömning av den, och tillgodoräknande av del av utbildning (i samråd med studievägledare) Tillgodoräknande av kurs och del av kurs (i samråd med studievägledare) Ge förslag till bemanning av kurser efter ekonomiska ramar från prefekten och Vp Grund Utse kursansvariga Utveckla kursplaner och litteraturlistor Övervakning av tilldelad kursbudget Bokning av tentamina Utveckling av tentamensformer Uppföljnings-, utvärderings- och kvalitetsarbete, bl.a. i samarbete med kursansvariga lärare Genomföra pedagogiska samtal med lärare Pedagogisk utveckling och lärares övergripande fortbildning Tillse att kursdata finns tillgänglig i Ladok, Gubas och Gul (i samråd med studievägledning och studieadministratör) Hålla sig uppdaterad om gällande policies, regler, rutiner och blanketter rörande undervisning Vara institutionens kontaktperson, samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom det område man ansvarar för Ex. på arbetsuppgifter Tillsammans med VP Grund, VP An och Vp Lu planera utbildningen Bereda kursplaner på skissnivå och preliminär nivå Hålla i lärarmöten, bl.a. i samarbete med kursansvariga lärare Förmedla aktuella beslut och föreskrifter till lärare Genomföra ändringar i kursutbud Rapportera antagningstal etc. a för att institutionen följer gällande upphovsrätt Planera och genomföra introduktionsmöten (tillsammans/i samråd med studievägledare och likabehandlingsombud) Hantera studiesociala konflikter Utfärda intyg och betyg för lärare 13 (16)
Inleda utredningar vid misstanke om fusk för vidare rapport till viceprefekt a för att kursutvärderingar samlas in och sammanställs av studieadministratör (helkurser) och delkursansvariga lärare a för uppföljning av kursutvärderingar Studievägledare Studievägledare ansvarar för vägledning och rådgivning till studenter vad gäller utbildning och arbetsmarknad Säkerställer vägledningens kvalitet genom fortlöpande kompetensutveckling Medverkar till att studenten blir medveten om egna anlag, intressen och värderingar och deras betydelse för ett självständigt studie- och karriärval Medverkar till att studenten själv kan fatta välgrundade beslut i fråga rörande studier och karriär Ger studenten stöd i studiesituationen och stimulans att fullfölja sina studier Håller sig uppdaterad om gällande regler, förordningar, rutiner och policies inom arbetsområdet studie- och vägledning Ex. på arbetsuppgifter Vara institutionens/fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och vägledning Ge enskilda vägledningssamtal Ge gruppvägledning, t.ex. introduktion, information om utlandsstudier eller studieval Ge ämnesspecifik information och vägledning Vara kontaktperson för student med funktionshinder Bereda ärenden om tillgodoräkning, på uppdrag av studierektor Utveckla rutiner för uppföljning av och stöd till studenter som möter svårigheter i sina studier Sköta samverkan med annat studentstöd inom GU Ha fasta telefon- och mottagningstider Delta i arbetet med uppföljning av kursvärdering Medverka med sin kunskap och erfarenhet i pedagogiskt utvecklings- och utvärderingsarbete på alla nivåer Upprätthålla samarbete med övriga studievägledare vid fakulteten Samverka med studentorganisationer Vara institutionens internationaliseringskontakt 14 (16)
Uppdragskoordinator Uppdragskoordinatorns (UK) uppgift är att vara den sammanhållande funktionen för uppdragsutbildning. Ex. på arbetsuppgifter Ha överblick över institutionens samlade utbud av uppdrags- och kompetensutvecklingskurser Aktivt arbeta för att öka våra uppdrag a för upprättande av offerter och anbud I samråd med ekonom och adm. chef beräkna kostnader för uppdrag Förmedla uppdrag till SR för bemanning Följa upp tidigare uppdrag och hålla kontakt med uppdragsköpare Aktivt samarbeta med andra studierektorer/koordinatorer på andra institutioner i syfte att stärka den samlade verksamheten för uppdrag och kompetensutveckling vid fakulteten Programkoordinator Samordna programutbildningar med avseende på kursupplägg, kursernas genomförande, kontakt med lärare och studenter. Arbetet sker i nära samråd med SR vad gäller budget och bemanningsfrågor. Ex. på arbetsuppgifter Inlämna önskemål till SR inför bemanning av kurser Utveckling och uppföljning av kurser och kursplaner Kontaktperson för studenterna på programmet (i samråd med studieadministratör) a för att schemaläggning, tentasalsbokning och lokalbokning sker i god tid, i samarbete med SR och kursansvariga Vara kontaktperson för lärare på programmet Vara kontaktperson för praktikplatser Programordförande a för den övergripande planeringen av programmets inriktning och genomförande. Ex. på arbetsuppgifter Vara ordförande i programrådet Planera det strategiska arbetet med programmet vad gäller genomförande och innehåll a för kvalitetsuppföljning 15 (16)
Administrativ chef Beslutsmandat på delegation från prefekt Övergripande ansvar för personal-, ekonomi- och utbildningsadministration Adminstrativa chefen har delegation från prefekt att skriva under ansökan om behörigheter i samtliga administrativa system som kräver sådana (såsom Ladok, Agresso, Palasso Retendo etc.) Administrativ chefen attesterar tillsammans med prefekt i egenrapporteringen. Genomför betalningar i ekonomisystemet (Agresso Attesterar inköp i inköpssystemet (Elias) Håller utvecklingssamtal med administrativ personal Håller lönesamtal med administrativ personal Lönesätter tillsammans med prefekt den administrativa personalen (ej systemutvecklare och tekniker) Ex. på arbetsuppgifter Ingår i ledningsgrupperna Leda och fördela arbetet för den administrativa personalen Vara föredragande i ledningsgruppen i frågor som rör administration Bistå prefekten vid personalhanteringsärenden, t.ex. psykosociala problem, arbetsrättsliga frågor, rehabärenden Medverka vid tjänstetillsättningar av administrativ personal Ha ansvar för lokalernas disposition Planera för kompetensutveckling av den administrativa personalen Medverka till att institutionens samlade resurser för administration utnyttjas optimalt 16 (16)