GITS Gemensam IT Samordningsfunktion SAMSA IT-tjänst för Samordnad vård- och omsorgsplanering Lathund för sjukhus Rehab
Innehåll sid. Bakgrund och beskrivning Systemöversikt Funktioner i högermenyn 5 Inkorg 6 Kvittera meddelande 7 Ta bort meddelande i Inkorg 8 Sök person 9 Registrera ny person/ärende 0 Registrera nytt ärende då annat ärende pågår Översikt Färgkodning Felsänt meddelande Lägg till part som ska medverka i processen 5 Lägg till ny huvudansvarigpart och ta bort deltagande part 6 Byt part 7 Boka möte 8 Ta emot kallelse SIP 9 Byta mellan aktiva ärenden 0 sid. Planering - Ansvar 5 Planering Information från annan part 6 Utskrivningsklar 7 Information vid utskrivning () 8 Information vid utskrivning () 9 Checklista 0 Utskrivningsmeddelande Externt administrativt meddelande Internt administrativt meddelande Avbrott i processen då Utskrivningsklar inte har sänts Avbrott i processen då Utskrivningsklar har sänts 5 Betalning 6 Status på meddelande 7 Sändlista - Versionshistorik 8 Reservrutin, Reservnummer, Skyddad Identitet 9 Vårdbegäran Planerat utskrivningsklardatum Planering Patient () Planering Patient ()
Bakgrund och beskrivning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera rutin för In- och utskrivning från sluten hälso- och sjukvård inom Västra Götaland. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur den enskildes perspektiv. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som enskilde kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvittera Meddelande till Vård och omsorg Kvittera - Svara Inskrivningsmeddelande Kvittera, komplettera Planering Kompletteras fortlöpande Information vid utskrivning Mötesflik Redigera SparaSänd Utskrivningsklar Kvittera Checklista Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Kvittera Administrativt meddelande externt/internt Kvittera - Spara Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd
Systemöversikt 5. Huvudmeny Logga ut, Inkorg, Meddelanden, Översikt, Patient admin, Betalning, Rapporter, Loggar, Förberedd vårdbegäran, SIP och Hjälp. Meddelandemeny - Ärende, Vårdbegäran, Inskrivning, Planering, Info vid utskr., Utskrivningsklar, Utskrivning, Avbrott, Medd Vård/omsorg och Admin medd. Meddelanden som går att välja är i fetstil, övriga är grå. Aktivitetsmeny - Avbryt, Redigera, Spara, SparaSänd, Omsänd, Kvittera, Felsänt, Anv. spår, Utskrift, Makulera och Svara visar vad som går att välja under valt meddelande i fetstil, övriga är grå. På höger sida vy över Ärendehistorik, Samtycke, Sändlista, Kontakter, Möte, Inkorg och Elvisspår 5. Personliga inställningar och Logga ut ur SAMSA
Funktioner i högermenyn På höger sida finns en vy som öppnas då man är inne i ett ärende. Fokus för denna vy styrs oftast av det aktuella meddelandet.. Högersidan kan maximeras/minimeras när muspekaren ändras till pilutseende, håll vänster musknapp intryckt och dra. Går att ställa in under personliga inställningar, se sidan. Klicka på den lilla blå pilen så minimeras hela höger sidan. Klicka på pilen i högerkanten för att återställa den högra vyn. Använd pilknapparna för att bläddra Skapad 08--7 för SAMSA SAMSA - AU av Dokumentation Lena Arvidsson & Adam Marie Krantz, Steffenburg Kjell Klint, Wennberg Version Marie Steffenburg 00--6 Wennberg Version 0 5
Inkorg 5 6. Meddelandetyp kan väljas. Enhet. Användare och Arbetsplats. Arbetsplats kan bytas om behörighet finns på fler enheter 5. Klicka på den enskilde för att öppna ärendet 6. Muspekaren över den enskildes namn visar folkbokförings och vistelseadress 6
Kvittera meddelande. Kvittera betyder att informationen mottagits. Kontakter visas på högersidan av ärendet. Klicka på meddelandet för att uppdatera i realtid. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkorg. 7
Ta bort meddelande i Inkorg. Klicka på för att ta bort meddelandet från Inkorg. Klicka OK Du tar bort meddelandet i Inkorgen, inte ärendet 8
Sök person. Klicka på den blå listen (toppmenyn) eller. De senast valda personerna visas. Klicka på för att söka på personnummer eller efternamn, tryck enter Det går också att söka ärende via Översikten, se sidan. Ger SAMSA ingen träff på sökningen behöver ny person registreras, se sidan 0. 9
Registrera ny person/ärende 8 6 5 7 9. Klicka på Patient admin. Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd). Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress folkbokföringskommun hämtas från Befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt). Klicka på Spara. Personnummer och namn visas längst upp i bild 5. Möjlighet att fylla i namn på närstående och telefonnummer kan nu göras 6. Klicka på för att spara 7. Om vistelseadressen inte är densamma som folkbokföringsadressen så ska även denna anges 8. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet 9. Välj det meddelande som ska starta ärendet Inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset sker överföring av personnummer, folkbokföringsadress, kommun automtiskt via ELVIS. 8 0
Registrera nytt ärende då ett annat ärende pågår I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt samtidigt, dock kan endast ett ärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt.. Sök fram aktuell person. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på Nytt ärende
Översikt Denna vy är en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden samt SIP 5 5. Klicka på översikt. Klicka på för att få upp enhetens ärenden. Medverkande parter visas då muspekaren hålls över ett meddelande. Klicka på ett meddelande för att komma direkt in i meddelandet Färgen på meddelandena visar dess status, se bild 5. Det går att söka på: - Ärendenummer - Personnummer - Avslutade, Aktuella, Båda - Enhet - Från datum, Till datum - Sorteringsordning - Efternamn - Plan. Utskrivningsklar - SIP 0
Färgkodning Röd ska Kvitteras av egen part Gul ej kvitterat av annan part Grön - Samtliga parter kvitterat Grå Ärendet avslutat eller då Meddelande är makulerat Röd ram - den enskilde har inte skrivits ut samma dag som utskrivningsklar skickats Meddelande Planering Röd - ny information finns Gul informationen är kvitterad Är ett pågående dokument under hela processen och blir inte grön
Felsänt meddelande Om meddelandet skickats till felaktig part.. Klicka antingen i Inkorg på eller Felsänt inne i meddelandet. Fyll i Kommentar varför du felsänt och klicka på Felsänt Kommentaren syns endast i inkorgen därför ska ett Admin meddelande sändas. Klicka på Inkorg för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats
Lägg till part som ska medverka i processen. Klicka på för att lägga till medverkande part t.ex. rehab eller huvudinkorg markerad med INKORG. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part Den part som lagts till medverkar i ärendet och om meddelandet sänts sedan tidigare kommer det i enhetens Inkorg. Den part som är fetstilad och ligger överst är huvudansvarig part. 5
Lägg till ny huvudansvarig part och ta bort deltagande part 5 6. Klicka på inom den organisation där part ska bytas. Välj ny enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald part läggs under ansvarig part. Klicka på för att den nya enheten ska bli huvudansvarig part 5. Klicka på för att ta bort tidigare part som fortfarande kan vara kopplad till ärendet om parten är kopplad till annan aktivitet 6. Klicka på OK Den enhet som lagts till ersätter tidigare part i ärendet 6
Byt part. Klicka på Ärendenummer. Klicka på för att välja en part som ersätter nuvarande part i hela ärendet. Välj enhet bland favoriter eller i kataloglistan. Valbar enhet är markerad med. Vald enhet blir nu den nya parten i ärendet Den part som lagts till medverkar i ärendet och får notiser till inkorgen om kommande meddelanden 6
Boka möte 5 6 7. Klicka på Möte. Klicka på Nytt möte. Efter överenskommelse om mötestid skriver sjukhuset in datum, tid och mötesform; fysiskt möte, distansmöte via telefon eller distansmöte online (videomöte). Vid videomöte bifoga Länk till videomöte och Konferensid. Länken skapas i Outlook. För vidare information var god se http://www.vastkom.se/9/gits/samsa/distansmote.html. Klicka på SparaSänd 5. För att delta i videomöte, klicka på Gå till videomöte 6. Lägg till förslag på deltagare till mötet 7. Efter mötet fyller varje part i namn på de som deltog i mötet 8
Ta emot kallelse SIP 5. Kallelse till SIP syns som en Mötesbokning för SIP i Inkorgen. Klicka på fliken Möte i högermenyn. Mötets innehåll finns beskrivet. Deltagare som förväntas delta står listade 5. Efter SIP möte skriver/redigerar deltagare från sjukhuset sitt namn För specialistmottagning på sjukhus se lathund för SIP. 9
Byta mellan aktiva ärenden I SAMSA kan mer än ett ärende vara aktivt, dock kan endast ett slutenvårdsärende med Inskrivningsmeddelande vara aktivt samtidigt.. Klicka på fliken Ärendehistorik. Klicka på önskat ärende i listan över aktiva ärenden. Här går det även att gå tillbaka och granska avslutade ärenden 0
Vårdbegäran Vårdbegäran sänds från kommun eller landstingsfinansierad öppen vård dvs primärvård eller specialistmottagning.. Information om den enskilde t.ex. är inskriven i hemsjukvården, har trygghetslarm och/eller hemtjänst och ta del av all övrig information. Kvittera
Planerat utskrivningsklardatum. Visar planerat utskrivningsklardatum. Planerat utskrivningsklardatum går att ändra
Planering - Patient Bild () 5 Planering Patient är ett gemensamt dokument för sjukhus, kommun och primärvård. Läkaren är ansvarig för innehållet men sjuksköterskan/arbetsterapeut/fysioterapeut skriver på uppdrag av läkaren.. Klicka på Planering fliken Patient. Samtycke och NPÖ-samtycke. Klicka på Redigera för att skriva i Planering. Ta del av informationen som inskrivningsorsak, ansvarig läkare, hälso- och sjukvårds- och omvårdnadsaktivitet vid denna vårdkontakt 5. Fyll i den enskildes upplevda och bedömda behov, samt rehabiliterings-/habiliteringsåtgärd
Planering - Patient 6 Bild () 0 6. Ta del av hälsotillstånd och munhälsa 7. Fyll i aktivitet och funktion där den enskildes nedsättning av förmågor bedöms 8. Fyll i datum då bedömning gjordes 9. Ta del av planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet efter utskrivning 0. SparaSänd
Planering- Ansvar 7 5 5 6 Planering - Ansvar är ett gemensamt dokument för sjukhus, kommun och primärvård. Läkaren är ansvarig för innehållet men sjuksköterskan/arbetsterapeut/fysioterapeut skriver på uppdrag av läkaren.. Klicka på Planering. Klicka på Redigera. Välj fliken Ansvar. Ta del av i målsättning med insatserna samt uppföljning efter utskrivning, eventuell egenvård samt närståendes insats. Om Samordnad individuell planering skall genomföras markeras detta av Fast vårdkontakt. 5. Fyll i det sjukhuset ansvarar för efter utskrivning som gäller planerad hälso- och sjukvårdsaktivitet, planerad rehabiliteringsinsats, förskrivning av hjälpmedel, habiliteringsinsats, behov av bostadsanpassning 6. Ta del av läkemedelshantering 7. Klicka på SparaSänd 5
Planering Information från annan part Då annan part ändrar i meddelandet Patient eller Ansvar synliggörs detta som en grönfärgad rubrik med underliggande text vilket ger olika versioner.. Klicka på Planering. Meddelande från kommun eller primärvård synliggörs som en grönfärgad rubrik. Olika versioner. Klicka på grönfärgad rubrik så kommer Historiken upp vad som är ändrat och av vem 6
Utskrivningsklar Ansvarig sjukhusläkare beslutar att den enskilde är utskrivningsklar. Meddelandet kan ej dateras bakåt eller framåt i tiden. Då utskrivningsklar sänts så försvinner planerat utskrivningsklar från procesståget. För att kunna öppna meddelandet Utskrivningsklar måste först Info vid utskrivning öppnas.. Välj Utskrivningsklar. Klicka på SparaSänd 7
Information vid utskrivning Bild () Information vid utskrivning ska sändas till kommun och primärvård innan den enskilde skrivs ut från sjukhuset. Läkaren är ansvarig för innehållet men sjuksköterskan/arbetsterapeut/fysioterapeut skriver på uppdrag av läkaren.. Klicka på Info vid utskr. Inskrivningsdatum - och orsak samt inskriven i hemsjukvård följer med från Planering. Ta del av fast vårdkontakt och åtgärd vid försämring. Information om vårdtillfället dokumenteras under rubriken Vårdsammanfattning, så att överlämnande av ansvar för den enskilde kan ske. Om information finns i Planering, hänvisas till denna. Här dokumenteras också om den enskilde skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress.. Fyll i den enskildes upplevda och bedömda hälsotillstånd vid utskrivning från sjukhus, bedömt hälsotillstånd vid utskrivning från sjukhus samt munhälsa 8
Information vid utskrivning Bild () 7 6 5 5. Aktivitet och funktion följer med sedan Planering, där den enskildes nedsättning av förmågor bedöms. Fyll i datum för aktivitet och funktion 6. Fyll i komplikationer och avvikelser under vårdtiden, riskbedömning, eventuell arbetsförmåga, remisshantering och ta del av av läkemedelshantering 7. SparaSänd eller Spara (då får övriga parter ingen notifikation) 9
Checklista Checklista för vad slutenvården skall uppfylla för att den enskilde skall vara klar för hemgång. Är ett gemensamt dokument för sjukhus, kommun och primärvård.. Klicka på checklista. Kryssa för rutorna i checklistan för den landstingsfinansierade slutenvården. Klicka på SparaSänd. Om komplettering krävs kan kommun eller primärvård skicka ett Administrativt meddelande om vad som saknas 5. Hemgångsplanering fylls i av ansvarig part, oftast kommunen 5 0
Utskrivningsmeddelande Samma dag som den enskilde skrivs ut från sjukhuset ska Utskrivning skickas till kommun och primärvård.. Klicka på Utskrivning. Fyll i utskrivningsdatum och utskrivningstid. Klicka på SparaSänd Utskrivningsdatum och tidpunkt kommer automatiskt från ELVIS inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset.
Externt administrativt meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet, sjukhus, specialistmottagning, primärvård och kommun. Meddelandet kan sändas när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende.. Klicka på Admin medd. Välj Externt administrativt meddelande. Fyll i information. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet. Klicka på Svara 5. Skriv svar 6. Klicka på Skicka svar 7. Klicka på Omsänd, för att det ska komma i parternas inkorgar 8. Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen. 8 7 6 5
Internt administrativt meddelande 6 5 0 9 7 8 Administrativt meddelande sänds enbart internt inom den egna organisationen men är läsbart för övriga parter. Tillagd part är aktivt deltagande enbart för detta meddelande och påverkar inte ärendeprocessen.. Klicka på Admin medd. Välj Internt administrativt meddelande. Klicka på. Valbara enheter visas, välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten. Fyll i information 5. Klicka på SparaSänd För att besvara meddelandet 6. Klicka på Svara 7. Skriv svar 8. Klicka på Skicka svar 9. Klicka på Omsänd, för att det ska komma i parternas inkorgar 0. Tidigare svar kan ses Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information och påverkar inte ärendeprocessen..
Avbrott i processen då Utskrivningsklar inte har sänts 5 Avbrott i processen används om den enskilde avlider eller inte vill fortsätta den samordnade utskrivningsprocessen.. Välj Avbrott. Klicka på Starta avbrott. Välj orsak till avbrott som Avliden eller Patienten vill inte fortsätta processen.. Fyll i Övrig information. Vid val av Avliden eller Patienten vill inte fortsätta processen är Avsluta ärendet förvalt och avslutas automatiskt 5. SparaSänd
Avbrott i processen då Utskrivningsklar har sänts 5 Avbrott i processen används om den enskilde är utskrivningsklar och den samordnade utskrivningsprocessen avbryts av någon anledning.. Välj Avbrott. Klicka på Starta avbrott. Skriv i orsak till avbrott t.ex. Förändrat tillstånd, Smitta på enheten eller Annat. Fyll i Övrig information. Fyll i Planerat nytt utskrivningsdatum 5. SparaSänd 6. Vid val av Avliden eller Patienten vill inte fortsätta processen är Avsluta ärendet förvalt och avslutas automatiskt När meddelandet sänds görs paus av antal betaldagar. 5
Betalning. Här ser man Betalningsgrundande datum. Kommentarer. Betalningsperioder. Betal Information 08--7 SAMSA - AU - AU Dokumentation Adam Adam Krantz, Kjell Kjell Klint, Klint, Marie 6
Status på meddelande Status Ej sparat Sparad Skickad Avslutad/Låst Förklaring Meddelandet är öppnat/påbörjat och är synligt i ärendeprocessen och i Ärendeöversikten. Det som dokumenterats har sparats och är synligt för samtliga parter. Ingen notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Notifikation har sänts till deltagande parter. Meddelandet är sparat och sänt. Meddelandet kan kvitteras men inte redigeras. Den part som sänt meddelandet kan Omsända. SIP - Upprättad SIP - Uppföljd SIP är färdigdokumenterad och innehållet är godkänt Uppföljning av SIP är genomförd och godkänd Makulerad Meddelandet är makulerat 7
Sändlista Versionshistorik. I varje ärende är högerfliken aktiv. I denna finns bl. a funktionen Sändlista. Det är sändlistan för det aktuella meddelandet som visas. Är meddelandet sänt mer än en gång finns det fler versioner och eventuella skillnader kan ses genom att byta version i Sändlista 8
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på http://vastkom.se/samsa under ITtjänsten SAMSA och Reservrutin. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter. Reservnummer Ärende där enskild har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i SAMSA. Skyddad identitet Ärende där enskild har skyddad identitet handläggs inte i SAMSA.Om enskild med skyddad identitet sedan tidigare finns registrerad í SAMSA, ska folkbokföringsadress och personliga kontakter skyndsamt tas bort samt samtycke spärras. 9