Ökad effektivitet i arbetet med lokalförsörjning

Föreläsning Hur kan man nå en ökad effektivitet i arbetet med lokalförsörjning? Erfarenheter från att jobba i en kommungemensam lokalförsörjningsprocess

Agenda Presentation Beslutsprocessen och att tydliggöra funktionerna och de olika delarna av processen Att nå en tydlig styrning för att tillgodose ökade och förändrade lokalbehov Hur vi arbetar praktiskt i lokalförsörjningsgruppen för att få till bra arbetssätt i praktiken

Presentation Charlotte Bergdahl Frederick Cederborg

Presentation Frederick Cederborg Biträdande direktör (Teknik- och fastighetsförvaltningen) Chef Lokalförsörjning Charlotte Bergdahl Lokalstrateg (Teknik- och fastighetsförvaltningen)

Organisation TFF

Uppdelning Lokalförsörjning KIFF Frederick Cederborg - Kulturnämnden (KUN) - Nämnden för idrott och fritid (NIF) BUF Oscar Bogren - Förskolenämnden (FSN) - Grundskolenämnden (GSN) - Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (UAN) SNF Charlotte Bergdahl - Äldrenämnden (ÄN) - Nämnden för personer med funktionsnedsättning (NF) - Individ- och familjenämnden (IFN)

Övergripande organisation lokalsamordning Strategisk Lokalförsörjning Fk Styrgrupp Översiktsplaner Detaljplaner Bygglov Mark- och exploatering Styrgrupp (direktörer) Arena för ekonomi och styrning SG Samhällsbyggnad Inriktning, prioriteringar BUF SNF KIF Lokalsamordningsgrupp Förvaltare Teknik och projekt Lokalsamordningsgrupp (ekonom Stadsledning, strateger nämnder, förvaltningscontroller, chef Teknik och projekt samt lokalstrateger) Kvartalsmöten Beslutsunderlag till styrgrupp Lokalförsörjning FK Samordnare

Övergripande processer Arena för ekonomi och styrning Områden Ekonomi Styrning Upphandling Kvalitet Lokalsamordning Processledningsgrupp ESN AG verksamhetsstyrning Inköp, avstämning chef Kvalitetsnätverket AG lokalsamordning, IB Gruppen ersätter: Rådet för upphandling och styrgruppen för lokalsamordning Samordningsarenan har till uppgift att fördjupa samtalen, skapa driv och följa upp strategiskt viktiga frågor inom ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Gruppen rapporterar till koncernledningsgruppen.

Övergripande processer Styrgrupp samhällsbyggnad Exempel på områden Strategisk samordning av stadens frågor, beredning till KS God överhörning och synkronisering mellan processområdena är viktigt för att undervika suboptimering, målkonflikter, motstridiga styrsignaler etc Strategiska exploateringsfrågor Stadsdelsutveckling Fördjupade översiktsplaner Bostadsförsörjning Handlingsplaner och riktlinjer Ge styrgruppen en översiktlig information om lokalförsörjningsprocessen och dess samband med samhällsbyggnadsområdet

Investeringar Planering och beredning Investeringsberedning, feb-maj Budgetsem. dec Beslut juni LRP, strategier, prognoser, sep-nov

Beslutsprocessen Nämnders behov prognoser Investeringsberedning inkl. inhyrningar Driftkostnadsanalyser Beslut investeringsplan Beställning av projekt Behovsanalys Lokalprogram Projektering alt. beskrivning Bygga alt. hyra in

Utmaningar Bygga staden inåt Prognoser PBL Koncernfokus Våga stanna upp - respekt, kompromiss - alternativa planer, riska - tidigarelägg planering - ledarskap - mod

Syfte med lokalsamordning Att styra mot en effektiv hushållning med stadens fastigheter och lokaler. Att säkerställa ett kontinuerligt och långsiktigt arbete med att åstadkomma ändamålsenliga och effektiva lokaler för stadens verksamheter. Tillsammans med investeringsplan Att ha en väl fungerande samverkan i lokalförsörjningsfrågor mellan nämnder och förvaltningar- se koncernytta och undvika stuprör Behov av realistiska planeringsförutsättningar - önskemål eller behov? Skapa bra lokallösningar med hänsyn till både människa och teknik -Hållbarhet, öka attraktiviten för staden, våga tänka nytt! Följa med i utvecklingen omvärldsbevakning - Nya arbetssätt, teknik, flexibilitet, samnyttja lokaler! Estetiska värden - Verksamheternas mjuka delar! Fastighet s- kontoret Verksamhet Kommunledning

Lokalsamordning sammanfattning Öka kapacitet och göra rätt investeringar Hushålla med Västerås Stads ekonomiska resurser

Omfattning-vad innebär lokalsamordning? Lokalresursplan Befolkningsprognoser Boendeplan Investeringsplan (där Lokalresursplan utgör grund) Nyckeltalsanalyser-lokaleffektivitet, beläggningsgrad, jämförelse m.m. Lokalprocess (tidiga skeden) Behovsanalyser Lokalprogam och grov kalkyl Större hyreskontrakt och projekt Lokalalternativ Är lokaler ändamålsenliga för verksamheten? Ombyggnad eller nyproduktion Äga själva eller hyra in? Arbetsmiljö/underhållproblem i bef. byggnader Lokalbank vakanser och tex våga frysa lokaler Gemensamma standarder tex energikrav, säkerhet, IT Gemensamma standarder för tex äldreboende, skola m.m. Omvärldsbevakning

Lokalresursplan/boendeplan Egenägda fastigheter Inhyrningar Vakanser Detaljplaner Översiktsplaner BUF SNF KIF Staber m.m. Driftpengar Lokalresursplanering Investeringsplanering

Lokalsamordning/Lokalförsörjning Fokus på lokalprogram Fokus på samsyn, samordning och övergripande mål Kostnad för ändring Påverkansgrad Försening Lokalprogram Byggproduktion Fastighetskontoret Lokalförsörjning 20160202

Fokus tidiga skeden Visa återföring om Behovsanalys ej är bra eller ändras tillbaka Kontrollstationer Projektrapporter

Fokus tidiga skeden Behovsanalys från verksamhet: Nuläge Viktiga övergripande flöden/rumssamband Specifika krav Funktionsbeskrivning (går mot standardisering mha ramsfunktionsprogram) Fastighetstekniska frågor som påverkar utformning Visa återföring om Behovsanalys ej är bra eller ändras tillbaka Kontrollstationer Projektrapporter

Fokus tidiga skeden Lokaprogram: Genomgång av alternativ Genomgång med förvaltning om underhåll, arbetsmiljöproblem, energiförbrukning m.m. Utredningar tex vid detaljplan Tekniska lösningar utifrån krav Visa återföring om Behovsanalys ej är bra eller ändras tillbaka Kontrollstationer Projektrapporter

Fokus tidiga skeden Visa återföring om Behovsanalys ej är bra eller ändras tillbaka Kontrollstationer Projektrapporter

Agenda Presentation Att nå en tydlig styrning för att tillgodose ökade och förändrade lokalbehov Beslutsprocessen och att tydliggöra funktionerna och de olika delarna av processen Hur vi arbetar praktiskt i lokalförsörjningsgruppen för att få till bra arbetssätt i praktiken

Systematiskt arbetssätt SNF-FK Möten Styrgruppmöten varje kvartal SNF-FK med direktörer, strateger Månadsmöten med strateger inom resp. nämnd Veckomöten med handlingsplan SNF-FK Kvartalsmöten med chefer för detaljplan, bygglov och mark- och exploatering Detaljplansmöten Information Långsiktig boendeplan till 2030 (nära samarbete med MEX och SBF) Handlingsplan med pågående ärenden skickas ut varje måndag Gemensam plattform på Intranätet Ramfunktionsprogram Listor med befintliga boenden och när drift- resp hyresavtal går ut Nyckeltal för SNFs drift och hyra Internremisser från beredningsgrupp Utskick varje månad om vakanser och önskemål att flytta från hyreskontrakt

Nyckeltal SNF Har påbörjat att kolla för äldreboende Yta/boende Driftersättning/boende Driftersättning och bashyra/boende Trend högre ersättning desto färre platser Ligger till grund framöver för att på sikt ersätta äldreboenden och läggs in i boendeplan

Strategi äldreboenden 2017-2030 År för inflytt ÄN (äldrenämnden) NF (nämnden för funktionshinder) Inv.-budget Driftbudget Antal platser LRP 2015 Projekt (gruppboende) Fastighetsägare Status Antal platser LRP 2015 Projekt (äldreboende) Fastighetsägare Status MSEK 2017 30 20 Vallonen Mimer Inflytt dec, produktion 4 15 Nordanbyäng (LSS vuxen) Mimer Prel inflytt dec Inv.- budget MSEK Driftbudget 2018 17 22 Ängsklockan, Björkbacken Hemsö Prel inflytt Q1, förprojektering 4 15 Trossbacken (LSS 9:8 barn) Fastighetskontoret Q4 18 Gryta ombyggnad Fastighets-kontoret Prel inflytt Q2, produktion 84 (2016-2020) 12 Solglimten (lgh LSS) Mimer Q1-12 Solglimten Mimer Avveckling efter Vallonen, förproj 6 X-by (kombihus) x 16 (2016-2017) 2019 X servicehustill äldreboende X 18 15 Stenåldern (kortis) Fastighetskontoret Lokalprogram pågår, inflytt Q1? 32 (2017-20) 5 Havsmannen (LSS ) Jeff/K2 Januari 2 X-by Fastighetskontoret Kolla om tillbyggnad går 2 Irsta x Kolla om tillbyggnad går 2020 100 26 Södra Källtorp (100-130 pl) X Prel inflytt Q1, detaljplan och dialogprocess med presumtiva f- ägare 15 X-berg Prel inflytt Q3?, tidigt skede, har ej 90 27 DP4 Östra Mälarstrand förutsättningar ännu 245 x x -54 x-gatan x Hyr platser x Prel inflytt Q4 detaljplan och förprojektering DP första etapp klar 2019 2021 70 35 Karlsund X 15 Sätra? -52 x-gården? X -18 y-gården X x-gården? x Gotö Barkarö (gruppbostad) Fastighetskontoret DP ev klart 2018 2022 90 15 Sätra LSS och servicelägenhter 2023 85 85 Tex Sätra DP första etapp klar 2019 Gäddeholm etapp 3 LSS-boende och 15 servicelgh 2024 15 2025 75 75 Nytt äldreboenden 15 2026 15 2027 15 2028 75 75 Tex Gäddeholm etapp 3 Om centrum finns och kollektivtrafik 15 2029 15 2030 15 Fastighetskontoret DP och infrastruktur klart 20-21

Handlingsplan Handlingsplan - Lokalförsörjning Sekretess Socila nämndernas förvaltning och lokalförsärjning Fastigehtskontoret Vissa projekt är idéer och behöver ej vara politiskt förankrade Status: =Pågående Ändrad senast: 2017-03-20 =Avvaktande =Klar =Stoppad Verksamhetsbeskrivning Nämnd Kategori Status Benämning Projekt Information Aktivitet Ansvarig Status Datum LP+K0 Inflytt Beslutad IB T o P Förvaltare F-ägare Status WÄHS nr Projektnummer Införd Reviderad SOL boende(psykiatri) och LSS efter att Möte v 7 med Mimer. Genomgång av tidplan och VB. DNr 2015-160- NF Inhyrning Projektering Solglimten, Skultuna äldreboende har flyttat till Vallonen Uppföljningsmöte april. CB Pågår Projekt ev Q3 MB/EI Mimer NF-753 20150831 20170220 Dnr NF Korttidsboende ersätta Drevkarlen och Arbete pågår för att säkderställa Lokalprogram, kalkyl o m.m.ny Fastighetskontoret 8.5.2 952613 20160204 20170320 2016/00169- NF Nyproduktion Projektering Stenåldern 3 Bjurhovda Labradorvägen skiss med minksade ytor 22 mars CB Pågår mars-april Imperiainwe NF Inhyrning Idé X-skolan Gruppbostad Fastighetsägare möte 14 mars. st 20170313 20170320 Projektledare Mikael har påbörjat samorning med Mimer och han kollar upp samordnare,mars NF Inhyrning Projektering Nordanby LSS boende i lägenheter igen.. Ev inflytt dec CB 2017? MB Mimer 20160204 20161017 Möte v 24 med MEX. Beslut ej ha LSS i etapp Malmn, däremot LSS samt servicelägenhter i etapp 3. Fråga till MEX om tidplan NF Nyproduktion Idé Gäddeholm etapp 3 Gruppboende LSS DP 20160502 20170307 NF Nyproduktion Idé Kv Gotö Barkarö Gruppbostad Fått förslag på placering och SNF gett ok. 20161212 20170307 Teknik, projektledare samordning ev Q3 Uppstartsmöte om detaljplan förra veckan och projmöte denna 2017. Konsult Dnr: 2016/156- ÄN-753 ÄN Inhyrning - Nyproduktion Projektering Karslund (fd Vreten) Äldreboende vecka. CB Pågår börjar köras in. EI Aroseken 952660 20150907 20170320 För att täcka behovet fram till år 2020 planeras även för ett nytt äldreboende med cirka 75 platser år 2019. ÄN Inhyrning/nyprod Utredning Wenströmska (Södra Källtorp) Anbudsinlämning 22 mars och ekonomimöten. Dp 1821 S. CB Klar Klar Nästa möte 21 mars. Pågår frågor om källarplan, stomval m.m. Äldreboende ca Resurs för kalkylering och övergripande teknisk samordning Pågår ÄN Nyproduktion Projektering DP 4 Östra Mälar strand 100 platser Konsult börjar att köras in. PC Projledare stöttning förstudie mars Ny ägare framöver Ev Fastighetskontoret Dnr: 2014/178- FN 952614 20150831 20170313 Dnr AN 2016/00303-8.5.2 952611 20160825 20170320

Sammanfattning Systematiskt arbetssätt Koncerntänk (det övergripande målet) Kundfokus

Kontaktuppgifter Tack för visat intresse! Frederick Cederborg Fredrik.cederborg@vasteras.se 021-39 28 54 Charlotte Bergdahl charlotte.bergdahl@vasteras.se 021-39 28 57