Uppföljning styrkort

Transkript

1 Uppföljning styrkort Perspektiv Kund Övergripande mål- Vi har nöjda kunder och invånare Framgångsfaktorer Fastighetsnämnden bidrar till att stadens mål för bostadsbyggandet uppnås samt bidra till långsiktig utveckling av både centralorten, serviceorterna och landsbygden. Fastighetsnämnden levererar tjänster professionellt utifrån koncern- och kundnytta. Leveransprocesserna (upphandlingsprocessen, markanvisningsprocessen, fastighetsförsäljning och lokalanskaffning) är gränsöverskridande och värdeskapande utifrån kundernas behov. Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 Antal markanvisade bostäder 500 st (Markanvisning på kommunal mark) Antal genomförda kundmöten 2 2 st/kund 2 st/kund st/kund och år Antal styckebyggartomter 50 st/år ej med Antal färdigställda lägenheter 1217 st/år ej med (11)

2 Indikatorer & Styrtal (kund) Utfall 2016 Utfall 2017 Antal byggherrar som färdigställer byggnadsprojekt ska öka NKI för Fastighetsförvaltning ska öka NKI för Exploatering ska öka 3,65 3,62 Aktiviteter (kund) Kommentar Ansvarig Status Kvalitetssäkra ytor och kontrakt i fastighetsdatabasen Kartläggning gjord. Genomförande sker under 2017, 2018 och Fastighetsförvaltning Tydliggöra kundernas beställningsrutin i Lokalanskaffningsprocessen Beskriva och förankra markanvisningsprocessen Ta fram en strategi för markförsörjning Genomföra ett projekt med invånaroch/eller ungdomsdialog Utvecklad behovsanalys uppdelad per kundkategori Nya riktlinjer för markanvisningar har antagits av kommunfullmäktige Ett VBU är framtaget och KS beslutade att ge i uppdrag till stadsledningskontoret att ta fram en markstrategi utifrån framarbetad uppdragsbeskrivning. - Invånar- och/eller ungdomsdialog kring en möjlig ny placering för förskola i Barkarö. - Ombyggnad av Rönnby skolgård i samråd med elever. Fastighetsförvaltning Uppskjuten. Kommer i kommande DP-arbeten Genomförd 2(11)

3 Aktiviteter (kund) Kommentar Ansvarig Status Implementera stadens värdegrund Alltid bästa möjliga möte I samverkan med Individ- och familjenämnden ta fram en gemensam handlingsplan för social bostadsförsörjning Utveckla tjänstebeställningen och uppföljningsrutiner mellan Fastighetskontoret och upphandlingsenheten Aktiviteter enligt KBH Planering har gjorts under hösten Implementering sker våren Översyn genomförd. Hyresjusteringar genomförda. Rutiner införda Möten månadsvis med upphandlingsenheten. Arbete pågår med att ta fram ett avtal mellan Fastighetsnämnden och upphandlingsenheten. Avtalsförslag framme aug 2017 dock är detta avtal ännu ej i mål Stäms av per helår. Finns som aktiviteter och mål i dokumentet. Uppföljning av KBH redovisas för fastighetsnämnden i februari HR Teknik och Projekt t 3(11)

4 Perspektiv Kvalitet Övergripande mål- Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar resultat Framgångsfaktorer Fastighetsnämndens tjänster levereras med rätt åtgärd, i rätt tid och till rätt kostnad Fastighetsnämnden bidrar med hållbara lösningar avseende stadens miljö- och klimatmål samt sociala och kulturella mål Fastighetsnämnden bidrar till innovativa lösningar och gränsöverskridande angreppssätt Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 Minskad energianvändning till och med år 2020: El 50,50 kwh/m2 (2017: 57 kwh/m2) 52,6 kwh/m2 54,6 kwh/m2 Värme 84,50 kwh/m2 (2017: 102 kwh/m2) Minskade koldioxidutsläpp 36,7 kg/m2 (2017: 42,73 kg/m2) Antalet prövade nya lösningar i processer och arbetssätt 5 st/år 107,9 kwh/m2 106,8kWh/m2 42,15 kg/m2 42,75 kg/m2 ej med st 4(11)

5 Indikatorer & Styrtal (kvalitet) Utfall 2016 Utfall 2017 Andel projektleveranser enligt fastställd tid, pris och kvalitet 100 % Antal framtagna: - förvaltningsplaner 100% - driftplaner 100% - underhållsplaner 100% ej med 2016 Bedömningen är att utfallet är, ca 80 %. Behöver utveckla en enhetlig modell för uppföljning och ett överenskommet (SLA) Gällande UH/andra projekt, ej investeringar. ej med 2016 Förvaltningsplaner 100% Driftplaner 100% Underhållsplaner 80% Aktiviteter (kvalitet) Kommentar Ansvarig Status Tydliggöra roller och ansvar inom Lokalanskaffningsprocessen Omvärldsbevaka nyckeltal samt jämförelser med offentliga och privat aktörer inom fastighetssektorn och exploateringsverksamheten Nya underlag för behovsanalyser beräknas vara klara under hösten. Översyn av processen och revidering klar. -Försök till kontakt med jämförbara kommuner. Låg respons på grund av arbetsbelastning. Stadsledningskontoret tar förnyad kontakt på förvaltningsnivå -Under 2017 deltog vi i en benchmark-undersökning gällande drift- och underhållskostnader. Bl.a. medverkade Eskilstuna kommun. Resultatet väntas 2018 Q1. Fastighetsförvaltning 5(11)

6 Aktiviteter (kvalitet) Kommentar Ansvarig Status Utveckla en utvärderingsmodell för marktilldelningar Etablera funktion för samordning av tomrättsverksamhet, exploateringsverksamhet och tomtförvaltning Fastighetskontoret ska ta en aktiv del i stadens plan för systematiskt kvalitetsarbete och miljö- samt klimatprogram. Utveckla det projektorienterade arbetssättet inom Fastighetskontoret I samverkan med berörda förvaltningar identifiera och åtgärda flaskhalsar i Bostadsförsörjningsprocessen -För exploateringsverksamheten har prisjämförelser gjorts i samband med den årliga konferensen med MEX sjustad (sju lika stora städer). Arbetet pågår. Koordinator är anställd och funktionen för samordning är därmed etablerad. Förvaltningen finns representerad i alla de stadsövergripande forum som finns identifierade för kvalitet-, miljö- och klimatarbete. Införande av Byggvarubedömningen genomförd 2017 Genomfört utbildning i projektprocessen. 2 stegs utbildningar genomförda med samtliga anställda PL/samordnare Projektet drivs av stadsledningskontoret. Under året har personalförstärkningar gjorts hos både byggnadsnämnden, tekniska nämnden som fastighetsnämnden. Stadsledningen avser redovisa projektetet under Q Teknik och Projekt/Utvecklingsstrateg Teknik och Projekt 6(11)

7 Aktiviteter (kvalitet) Kommentar Ansvarig Status Ta fram en digitaliseringsplan för Fastighetsnämnden Fastighetsnämnden beslutade om framtaget förslag vid sammanträdet I samband med Tekniska nämndens sammanträde återeremitterades förslaget för vidare beredningen i enlighet med Sture Larssons (L) särskilda yttrande. Utvecklingsstrateg Införa en rutin för hur Barnchecklistan ska användas i beslut som tas i nämnden eller delegationen Tillsammans med Upphandlingsenheten ta fram rutiner för uppföljning av sociala krav i samband med upphandlingar Rutin införd Upphandlingsenheten sköter statistik tillsammans med AMA åt fastighetsnämnden. HR Teknik och Projekt 7(11)

8 Perspektiv Ekonomi Övergripande mål- Vi har en ekonomi i balans Framgångsfaktorer Fastighetsnämndens tjänster levereras affärsmässigt utifrån ett koncernperspektiv och till rätt kostnad, med rätt åtgärd samt i rätt tid Underhållsnivån är långsiktigt hållbar Stadens lokaler är verksamhet- och kostnadseffektiva Resultat från exploateringsverksamheten behålls inom exploatering och tillfaller eget kapital Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall % av driftleveranserna sker enligt framtagna driftplaner Minst 90 % av beställda investeringar är genomförda enligt strategiska mål och inriktningar I 100 % av lokalförsörjningsprojekten har samnyttjande av lokaler bedömts Följa belåningsgradens trend på exploateringsverksamheten över tid. (önskad trend att den minskar) ej med % Stadens större projekt är förskjutna i tid, dock inom budgetperioden. Periodisering inom budgetperioden behöver revideras generellt. ej med ,07 % 2,9 % 80 %. Majoriteten av färdigprojekterade investeringsprojekt genomförs i rätt tid. Ja 8(11)

9 Aktiviteter (ekonomi) Kommentar Ansvarig Status Ta fram enhetligt arbetssätt för driftplanering och planerat underhåll Kontinuerlig utveckling av rutiner för uppföljning av driftavtalet pågår. De stickprov som genomförts visar att ca 80% är godkänt på respektive objekt. Underhållsmodulen i Landlord är testkörd och klar. Modulen togs i drift vid årsskiftet. Vidareutbildning krävs samt utredning kring hur uppföljning av kostnader ska hanteras. Fastighetsförvaltning Pågående Identifiera nyckeltal för uppföljning och jämförelse av stadens lokaler Kvalitetssäkra hyresnivån på egenägda fastigheter Etablera rutin för samlokalisering av lokaler Identifierade nyckeltal. Fortsatt arbete med implementering och jämförelse. Svårigheter att få med andra kommuner på tåget. Se notering ovan, stadsledning prövar sina kontaktvägar. Generella hyresberäkningsmallar tas fram. Nyckeltal som används kommer bygga på eget utfall och inte REPAB. Genomlysning av objekt på Verksamhetslokaler genomfört. Inga hyror är ännu omräknade. Särskilt Boende omförhandlar hyror löpande. Ett antal objekt per kvartal betas av. Gällande skollokaler utvärderas funktionshyran i ett eget projekt. Projektrapport beräknas bli klar under 2018, Q1. Egen punkt i checklista för lokalprogram Fastighetsförvaltning Pågående Pågående 9(11)

10 Perspektiv medarbetare Övergripande mål- Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Framgångsfaktorer Fastighetskontoret är en attraktiv arbetsplats som stimulerar till engagemang och nytänkande Medarbetare inom Fastighetsnämndens verksamhetsansvar har den kompetens som behövs för att kunna leverera ändamålsenliga tjänster i enlighet med uppsatta mål, uppdrag och åtaganden. Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 Organisationsindex 70 ej jämförbart På grund av byte av medarbetarundersökning utgår detta index. Ambassadörsindex - 50 ej jämförbart På grund av byte av medarbetarundersökning utgår detta index. Engagemangindex 70 ej jämförbart På grund av byte av medarbetarundersökning utgår detta index. HME (hållbart 79 medarbetarengagemang)-index Motivation 80 Ledning 83 Styrning 74 Personalomsättning 5-10% ej jämförbart 12% * * Personalomsättning är beräknad för perioden då den nya förvaltningen bildades. 10(11)

11 Aktiviteter (medarbetare) Kommentar Ansvarig Status Implementera stadens Arbetet påbörjades samband med HR kompetensförsörjningsprocess framtagande av verksamhetsplanen hösten 2017 och är pågående. Pågående Tillsammans med Tekniska kontoret och Stadsbyggnadsförvaltningen genomföra ett employer branding arbete, med syfte att stärka arbetsgivarmärket internt och externt. Arbetet är uppstartat och kommer att pågå under HR Utarbeta kravprofil vid rekrytering utifrån mångfaldsperspektivet Hänsyn till mångfaldsperspektivet tas vid varje enskild kravprofil. HR 11(11)