Uppföljning styrkort

Transkript

1 Uppföljning styrkort Perspektiv Kund Övergripande mål- Vi har nöjda kunder och invånare Framgångsfaktorer Fastighetsnämnden bidrar till att stadens mål för bostadsbyggandet uppnås samt bidra till långsiktig utveckling av både centralorten, serviceorterna och landsbygden. Fastighetsnämnden levererar tjänster professionellt utifrån koncern- och kundnytta. Leveransprocesserna (upphandlingsprocessen, markanvisningsprocessen, fastighetsförsäljning och lokalanskaffning) är gränsöverskridande och värdeskapande utifrån kundernas behov. Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 April 2018 Antal markanvisade bostäder ska vara minst 500 st/år (Markanvisning på kommunal mark) 50 styckebyggartomter till försäljning vid varje given tidpunkt ej med Status 1(12)

2 Indikatorer & Styrtal (kund) Utfall 2016 Utfall 2017 April 2018 Status Antal färdigställda lägenheter 1250 st/år ej med X Väntar på leverans av nytt data Antal byggherrar som X Mäts per helår färdigställer byggnadsprojekt ska öka NKI för Fastighetsförvaltning ska X Mäts på helår öka NKI för Exploatering ska öka 3,65 3,62 X Mäts per helår Aktiviteter (kund) Kommentar Ansvarig Status Markstrategi antas av kommunfullmäktige Tidsplanen skjuten. Förväntas beslutas i KFM om ett år (Q2 2019). Mark och Exploatering Arbetet pågår. Översyn av markanvisningsprocessen Principer för anvisning och tilldelning av mark för bostadsändamål Mark och Exploatering Arbetet pågår. Genomförande av aktiviteter utifrån Program för bostadsförsörjning och Handlingsplan för bostadsförsörjning Handlingsplanen ej antagen av KS ännu. Beräknat beslut maj Mark och Exploatering Aktiviteterna införda i mark- och exploaterings VU-plan och följs upp kontinuerligt. Visst arbete har påbörjats. Utveckla tjänsteleveransen inom enheten Teknik och projekt Tjänster levererade som ett paket till SNF. Teknik och Projekt Helårsmål 2(12)

3 Aktiviteter (kund) Kommentar Ansvarig Status Utveckla nya tjänster som efterfrågas av Teknik och kunderna Projekt/Fastighetsförvaltning Inrättat av en FM tjänst hos ToP som syr ihop olika leveransförslag gentemot kunderna. Just nu en ersättningsrekrytering på gång för tjänsten. Framtagande av uppdragsbeskrivningar/samarbetsavtal för skollokaler och verksamhetslokaler Analys av befolkningsprognosen för att minska ryckighet Definiera ansvarsfördelning mellan TFF och stadsledningskontoret gällande lokalförsörjning Inväntar höstens arbete med långsiktig förvaltningsstrategi. Dialog med berörda förvaltningar samt Servicepartner, för att säkra upp prognoserna både på stadsdelsnivå och staden i stort. Framtagande av styrdokument för lokalförsörjning. Fastighetsförvaltning Lokalförsörjning Lokalförsörjning Pausad Stadsdelsövergripande inventering och analys av lokaler Framtagande av en långsiktig plan för Bäckbyhuset En handlingsplan för digitalisering är implementerad Långsiktig planering för stadsdelarna, identifiering av möjliga etableringar. Första workshop genomförd. Lokalförsörjning Översyn av befintliga kontrakt som samt ytor pågår. Dialog med befintliga hyresgäster om vakanser som uppkommer efter att skolan har lagts ned. Lokalförsörjning Implementering på förvaltningen pågår Utvecklingsstrateg Ansöka om nya detaljplaner på Skälby Avvaktar ansökan om dp till efter den arkeologiska undersökningen har genomförts Mark och Exploatering Avvaktar 3(12)

4 Perspektiv Kvalitet Övergripande mål- Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar resultat Framgångsfaktorer Fastighetsnämndens tjänster levereras med rätt åtgärd, i rätt tid och till rätt kostnad Fastighetsnämnden bidrar med hållbara lösningar avseende stadens miljö- och klimatmål samt sociala och kulturella mål Fastighetsnämnden bidrar till innovativa lösningar och gränsöverskridande angreppssätt Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 April 2018 Minskad energianvändning till och med år 2020: El 50,50 kwh/m2 (2018: 55 kwh/m2) Värme 84,50 kwh/m2 (2018: 97 kwh/m2) Minskade koldioxidutsläpp 36,7 kg/m2 (2018: 40,95 kg/m2) Antalet prövade nya lösningar i processer och arbetssätt 5 st/år 52,6 kwh/m2 54,6 kwh/m2 49,8 kwh/m2 107,9 kwh/m2 106,8kWh/m2 102,7kWh/m2 42,15 kg/m2 42,75 kg/m2 39,99 kg/m2 ej med st x 4(12)

5 Indikatorer & Styrtal (kvalitet) Utfall 2016 Utfall 2017 April 2018 Andel projektleveranser enligt fastställd tid, pris och kvalitet 100 % Antal kvalitetssäkrade underhållsplaner 100% Minst 80 % av fastighetsnämndens ledamöter och ersättare ska vara nöjda med den service som förvaltningen ger (index framräknat utifrån ny stadsgemensam mätning ej med 2016 Bedömningen är att utfallet är, ca 80 %. Behöver utveckla en enhetlig modell för uppföljning och ett överenskommet (SLA) Gällande UH/andra projekt, ej investeringar. Beställda uppdrag följer planen, oftast ett hinder med LOU. Annars 85-90% ej med 2016 Underhållsplaner 80% Inväntar höstens arbete med långsiktig förvaltningsstrategi. ej med 2016 ej med 2017 Enkät ej genomförd Parkerat, ev start hösten 2018 Aktiviteter (kvalitet) Kommentar Ansvarig Status Utveckla det processorienterade arbetssättet inom TFF Effektivisera ekonomiadministrationen inom fastighetsförvaltning Med anledning av den ansträngda arbetssituationen i verksamheten är denna aktivitet tills vidare parkerad. Förkontering av fakturor kopplad till arbetsorder är implementerad. Utvecklingsstrateg Fastighetsförvaltning/Ekonomi Parkerat, ev start hösten (12)

6 Aktiviteter (kvalitet) Kommentar Ansvarig Status Fortsatt arbete med projektorienterat arbetssätt, fokus på projektstyrning Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder enligt plan Skapa forum för att dela erfarenheter inom drift- och underhållsplanering på hela TFF Aktiviteter har påbörjats dels i syfte att skapa ökad kvalitet avseende mål och ekonomi uppföljningen inom mark- och exploateringsverksamheten dels för att förbättra arbetssituationen och leveransförmågan inom och mellan fastighetsenheten och teknik- och projektenheten. Planering pågår för 2019 och 2020 gentemot befintligt fastighetsbestånd. Planerat för en höstträff inför kommande arbetsår. Direktör Teknik och projekt/fastighetsförvaltning Teknik och Projekt/Fastighetsförvaltning Ta fram förslag på effektiviseringsåtgärder inom respektive verksamhetsområde Respektive Enhetschef Genomföra och analysera enkät till förtroendevalda Planeras att genomföras under maj/juni Ekonomi och administration Aktiviteter kopplade till eventuell Northvolt-etablering (t ex planering för marksanering, geologi, industrispår) Rigga upp en effektiv organisation och samverka med berörda myndigheter. Mark och Exploatering Organisationen klar. De flesta åtgärderna är utförda, en del mindre arbete kvarstår. 6(12)

7 Aktiviteter (kvalitet) Kommentar Ansvarig Status Klargörande av ansvar för skötsel av södra Björnön Planeras att klargöras under hösten 2018 Direktör Ej påbörjad Kvalitetssäkra framtagna underhållsplaner Inväntar höstens arbete med långsiktig förvaltningsstrategi. Fastighetsförvaltning Pausad, eventuellt start till hösten 2018 Genomföra en utbildning för förtroendevalda och medarbetare med fokus på barn- och/eller jämställdhetsperspektiv Planeras att genomföras under hösten HR-strateg Ej påbörjad 7(12)

8 Perspektiv Ekonomi Övergripande mål- Vi har en ekonomi i balans Framgångsfaktorer Fastighetsnämndens tjänster levereras affärsmässigt utifrån ett koncernperspektiv och till rätt kostnad, med rätt åtgärd samt i rätt tid Underhållsnivån är långsiktigt hållbar Stadens lokaler är verksamhet- och kostnadseffektiva Resultat från exploateringsverksamheten behålls inom exploatering och tillfaller eget kapital Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 April % av driftleveranserna sker enligt framtagna driftplaner Minst 90 % av beställda investeringar är genomförda enligt strategiska mål och inriktningar Status ej med % X Inväntar höstens arbete med långsiktig förvaltningsstrategi. Stadens större projekt är ibland 80 %. Majoriteten av X helårsvärde förskjutna i tid, oftast utanför färdigprojekterade budgetperioden. Periodisering investeringsprojekt inom budgetperioden behöver genomförs i rätt tid revideras generellt. 8(12)

9 Indikatorer & Styrtal (ekonomi) Utfall 2016 Utfall 2017 April 2018 I 100 % av lokalförsörjningsprojekten har samnyttjande av lokaler bedömts Exploateringsverksamhetens belåningsgrad ska minska över tid. Status ej med 2016 Ja x helårsvärde 25,07 % 2,9 % x helårsvärde Aktiviteter (ekonomi) Kommentar Ansvarig Status Inrätta funktion för fastighetsköp utifrån markstrategi och översiktsplan Upphandling av markstrateg har genomförts och resursen finns nu på plats. Mark och Exploatering Klar Utveckla redovisningen för exploateringsekonomin Förslag på rapport för exploateringsprojekten framtagen. Mark och Exploatering /Ekonomi Kvalitetssäkra hyresnivån på egenägda fastigheter Branschträff kring byggentreprenader En översyn skall göras på externt uthyrda fastigheter och avkastningskrav kopplat till dessa. Ej påbörjad på grund av tidsbrist. Kan eventuellt tas upp till hösten Fastighetsförvaltning Teknik och projekt/fastighetsförvaltning Pausad 9(12)

10 Aktiviteter (ekonomi) Kommentar Ansvarig Status Ta fram ram- och funktionsprogram för grundskola och gruppbostäder Ram- och funktionsprogram för gruppboende uppstartat. Grundskola pausat och förväntas påbörjas på nytt efter sommaren. Lokalförsörjning Pausat Antiklotter- och skadegörelsekampanj Kampanjen skulle ha genomförts i maj men är framflyttad till nästa vår. Fastighetsförvaltning/Kommunikationsstrateg Pausad Utreda finansieringslösning av energisparinvesteringar Arbete påbörjat i samband med planeringsinriktningen för 2019 Fastighetsförvaltning/Ekonomi 10(12)

11 Perspektiv medarbetare Övergripande mål- Vi har nöjda medarbetare med rätt kompetens Framgångsfaktorer Väl fungerande organisation Engagerade medarbetare och chefer Medarbetare och chefer som trivs och utvecklas Attrahera nya medarbetare Friska medarbetare och chefer Indikatorer & Styrtal Utfall 2016 Utfall 2017 April 2018 Hållbart medarbetarindex (HME) ska vara minst 80 Index för motivation ska vara minst 80 Index för ledning ska vara minst 80 Index för styrning ska vara minst 80 Status 79 Mätning sker i september 80 Mätning sker i september 83 Mätning sker i september 74 Mätning sker i september 11(12)

12 Aktiviteter (medarbetare) Kommentar Ansvarig Status Åtgärder för att utveckla Värdegrundsarbetet pågår. HR-strateg värdegrundsarbetet och tydliggöra medarbetarskapet Aktiviteter för att skapa en gemensam kultur i den nya förvaltningen Arbete med att skapa en gemensam kultur pågår inom ramen för värdegrundsarbetet. HR-strateg Ta fram en kompetensförsörjningsplan för TFF Planering pågår HR-strateg Fortsätta employer brandningarbetet Genomförande av lokalprogram för TFF Arbetet pågår HR-strateg Lokalprogram pausat till förmån för översyn av stadshuset som helhet. Lokalförsörjning Pausat 12(12)