1 (5) HANDLÄGGARE TEL DIREKT DATUM Diarienummer Tomas Öberg 08-731 30 55 2016-10-18 OSN/2016:168 Joséphine Orling 08-731 31 75 Verksamhetsuppföljning av avtal utifrån Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Siggebogården vård- och omsorgsboende Den redovisade uppföljningen är en del av Lidingö stads samlade uppföljning och ger inte en fullständig bild av verksamhetens kvalitet. Andra uppföljningsmetoder är bland annat brukarundersökningar, individuell brukaruppföljning samt den information om patientsäkerhetsarbetet som framgår i tillgängliga vårdgivares patientsäkerhetsberättelse. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (SoL) Verksamheten är fördelad på fem byggnader med tio avdelningar för demens- och omvårdnadsinriktning samt två avdelningar för korttidsboende. Totalt rymmer vård- och omsorgsboendet 107 lägenheter. Verksamheten Silviacertifierades 2015 via Silviahemmet. Inom verksamheten finns en person anställd som aktivitetsledare. Hennes uppdrag är bland annat att arrangera de större gruppaktiviteterna inom verksamheten. För att involvera de anhöriga i verksamheten berättar verksamhetsansvariga att de vid inflyttning erbjuder kunden och anhöriga ett inflyttningssamtal, som efter sex månader följs upp. Vidare bjuder verksamhetsansvarig in till anhörigträffar där teman som exempelvis föreläsningar, anhörigstöd och demenssjukdom diskuteras. Måltiderna tillreds och distribueras av Sodexo. Verksamheten erbjuder minst två rätter att välja mellan, både till lunch och middag. Leverantören arbetar utifrån stadens flödeschema för mat och måltider. Förvaltningen ser positivit på det projektarbete leverantören under året drivit i form av en satsning på personcentrerad omvårdnad och därigenom individuellt anpassade sociala aktiviteter för de boende. Projektet har arbetat med rutiner och struktur för dagsplaneringen och för att frigöra tid till arbetet med den personcentrerade omvårdnaden. Arbetet syftar till att alla boende regelbundet erbjuds sociala aktiviteter utifrån deras egna behov och önskemål. Ett mätinstrument och tillika planeringsverktyg blomman har arbetats fram under projekttiden. Boende har också erbjudits en särskild aktivitet tillsammans med sin kontaktman som en extra guldkant. Projektet arbetar POSTADRESS Lidingö stad Omsorgs- och socialförvaltningen 181 82 Lidingö BESÖKSADRESS Stockholmsvägen 50 TELEFON 08-731 46 00 vx E-POST omsorg.social@lidingo.se INTERNET www.lidingo.se
vidare med att sprida det goda exemplet om hur man arbetar med måltidssituationen, samt med att utveckla arbetet med de anhöriga. Verksamheten har identifierat och upprättat flertalet av de nödvändiga rutinerna för att bedriva en verksamhet utifrån gällande lagstiftning. Leverantören lagrar sina rutiner dels på intranätet och i dels i pappersformat på avdelningarna. Strukturen för rutinerna bedöms vara av god kvalitet. Leverantören har arbetssätt och rutiner för hur medarbetarna ska vara insatta i upprättade och reviderade rutiner. 2 (5) Verksamheten bedöms ha en relativt låg frånvaro bland personalen. Verksamhetsansvariga berättar att de personer som under året avslutat sina anställningar mestadels varit sjuksköterskor. För att säkerställa kontinuiteten av medarbetarna för de boende arbetar leverantören med kontaktmannaskap. Kontaktmannaskapet bedöms vara väl utvecklat hos leverantören, vilket mycket tyder på kommer ifrån det projekt leverantören bedrivit under en tid. Verksamheten har bemanning dygnet runt. Den samlade bedömningen av uppföljningen är att Siggebogården vård- och omsorgsboende bedriver en verksamhet av god kvalitet med ett tydligt kund- och anhörigperspektiv i centrum. Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Från och med den 15 april 2016 gjordes en justering avseende bemanning i socialtjänstförordningen med följande lydelse. "I en sådan särskild boendeform som avses i 5 kap. 5 socialtjänstlagen (2001:453) ska det, utifrån den enskildes aktuella behov, finnas tillgång till personal dygnet runt som utan dröjsmål kan uppmärksamma om en boende behöver stöd och hjälp. Den boende ska ges det stöd och den hjälp som behövs till skydd för liv, personlig säkerhet eller hälsa." I förfrågningsunderlaget för vård- och omsorgsboende som Omsorgs- och socialförvaltningen beslutat om tydliggörs kravet med att enheter som de boende har en demenssjukdom ska vara bemannade dygnet runt. Vid uppföljningen framkommer det att personal under natten måste/kan behöva hjälpa till på andra avdelningar kortare stunder. Det medför att vissa demensavdelningar under den tiden lämnas utan direkt uppsikt av personal. Med anledning av bemanningskravet ställer sig förvaltningen tveksamma till om nuvarande nattbemanning tillförsäkrar att verksamheten bedrivs utifrån gällande avtal och lagkrav. Siggebogårdens vård- och omsorgsboende ska senast 2017-03-31 inkomma med en beskrivning över hur leverantören säkerställer att kraven i avtal och lag efterlevs.
3 (5) Vid granskningen av den sociala dokumentationen, kontrollerades tio boendes journaler och genomförandeplaner. Leverantören behöver fortsätta att utveckla den sociala dokumentationen. Vid uppföljningen visade det sig övervägande svårt att följa ärendena. I den granskade dokumentationen saknades beskrivningar av viktiga händelser och sådant som avviker från genomförandeplanen, tillika genomförda åtgärder. Exempelvis saknas följdsamheten i dokumentationen, där en journal hade sju månaders mellanrum mellan anteckningarna. Rubriksättningen är i flera fall bristande och det förekommer noter och meddelanden riktad mellan personal. För att leverera omsorg av god och säker kvalitet är det av vikt att journalföringen sker utifrån uppsatta krav. Siggebogården vård- och omsorgsboende ska i sin åtgärdsplan även beskriva hur leverantören kommer till rätta med bristerna. I åtgärdsplanen ska rutiner bifogas för hur verksamhetsansvarig eller motsvarande säkerställer att personalen fortlöpande dokumenterar journalanteckningar som är väsentliga, tydliga och korrekta utifrån kraven i SOSFS 2014:5. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Leverantören har påbörjat ett arbete med att upprätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9. Leverantören behöver fortsätta arbetet med att se över sina processer, riskbedömningar, identifiera samverkanspartners samt beskriva hur de systematiskt ska arbeta med ständiga förbättringsarbetet i sin verksamhet. Verksamhetsansvarig berättar att leverantören från och med hösten 2016 anställt en konsult som fått i uppdrag att arbeta med att se över och strukturen för ett ledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9. Arbetssättet med att hantera synpunkter och klagomål bedöms inte vara förenligt med gällande lagstiftning. Leverantören behöver utveckla arbetssättet för att på ett mer strukturerat sätt identifiera, analysera och åtgärda inkomna klagomål och synpunkter. Leverantören behöver även arbeta med innehållet i genomförandeplanerna. Vid de tio granskade planerna saknades personen bakom planen och vilka som varit med vid upprättandet av planen. Planen uppfattas därför mera som ett arbetsblad för personalen. Vad som bör ingå i en genomförandeplan framgår i SOSFS 2014:5. Verksamhetsansvarig beskriver att ett av leverantörens utvecklingsområden under 2016 är att utveckla rollen som kontaktperson och med det upprättandet av genomförandeplaner. Förvaltningen skulle även se positivt på om leverantören i strukturerad form erbjuder någon form av boenderåd. Ett forum där de boende bjuds in för att diskutera ämnen som typer av maträtter och aktiviteter som ska erbjudas. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning.
4 (5) Övriga synpunkter Inga. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (HSL) Siggebogårdens vård- och omsorgsboende bedöms som väl fungerande. Det finns en tydlig organisation och ansvar för den hälso- och sjukvård som bedrivs. På verksamhetsnivå finns delar av ett ledningssystem enligt (SOSFS 2011:9). Ett övergripande ledningssystem saknas hos vårdgivaren. De styrdokument som krävs för att säkerställa den hälso- och sjukvård som bedrivs inom ansvarsområdet, finns upprättade av Lidingö stad medicinskt ansvariga sjuksköterska. Styrdokumenten har i delar lokalt anpassats av verksamhetsansvariga. Flertalet är nytillkomna/uppdaterade där uppföljaren ställer sig tveksam till att dessa är helt överenstämmelse med det lokala arbetssättet. Styrdokumenten finns på en hemkatalog och bedöms av användare som svåråtkomliga. Det har inte funnits möjlighet och förutsättningar till att få dessa upplagda på vårdgivarens intranät. All personal har därmed inte behörighet för åtkomst till dessa styrdokument. Så gott som samtliga ledningsansvariga inom verksamheten medverkade vid uppföljningsbesöket. Ledningen ger intryck av engagemang, kompetens och ansvarstagande. Vårdgivarens patientsäkerhetsberättelse finns tillgänglig på vårdgivarens hemsida. www.lidingo.se Förutsättningar finns för uppföljaren som Lidingö stads medicinskt ansvarig sjuksköterska medför att utifrån uppdrag och ansvar, ha åtkomst till samtliga boendes fullständiga patientjournaler. Den genomläsning som genomförts i anslutning till uppföljningen gjordes utifrån stickprov. Endast de uppgifter som även varit möjliga att del av hos privata utförare kontrollerades. Dvs inte en regelrätt journalgranskning. Uppgifter inhämtades från fem journaler. Stukturen för journalföringen är tydlig och överskådlig. Fyra av de fem genomlästa journalerna är helt kompletta, men två av dessa fyra kan uppdateras. En av de fem behöver kompletteras för att fullt ut följa kraven i styrdokumenten. Leg. sjuksköterska finns stationerad alla dagar i veckan kl.07.00-16.00 tid därutöver ansvarar enligt avtal beredskapssjuksköterska för sjuksköterskeinsatser vid behov. Leg. arbetsterapeut finns i verksamheten alla vardagar i veckan Leg. sjukgymnast/fysioterapeut finns i verksamheten alla vardagar i veckan. Leg. dietist finns att konsultera i verksamheten för råd och stöd. Dietisten arbetar även kliniskt i verksamheten utifrån uppmärksammade behov.
5 (5) Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Siggebogårdens vård- och omsorgsboende är en stor verksamhet, kvaliteten samt följsamheten till styrdokumenten kan dock variera något mellan verksamhetens olika enheter. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Det saknas ett övergripande ledningssystem hos vårdgivaren. Verka för att underlätta åtkomsten till hälso- och sjukvården styrdokument. Tillse att styrdokumenten är åtkomliga och kända hos berörd personal. Se över att de lokalt upprättade rutinerna fullt ut stämmer hur det förhåller sig i verksamheten. Där behov finns samverka till ett kollegialt stöd i journalföringen. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Ett arbete har påbörjats inom verksamhetsområdet i egenregi att utarbeta ett fullständigt ledningssystem enligt de krav som framgår i (SOSFS 2011:9). En översyn pågår för hur styrdokumenten ska få en bättre tillgänglighet för användarna. Verksamhet Vårdgivare Egen regi- kommunal Metod Platsbesök i verksamheten och intervju med verksamhetsansvarig och personal. Genomgång av ledningssystem, rutiner och dokumentation inom SoL och HSL. Medverkande Tomas Öberg, Lidingö stad Joséphine Orling, Lidingö stad Lise-Lott Shill-Brown Åsa Eriksson Eva Eriksson Per Johansson Boel Bertilsson Majden Carnbom Maria Toronjo Gomez Befattning Verksamhetsuppföljare (SoL) Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetschef och chef för rehabiliteringspersonalen Projektledare Sjuksköterska