REVISIONSRAPPORT 2016-10-27 DNR V 2016/791 GRANSKNING AV INSTITUTIONEN FÖR SVENSKA SPRÅKET Björn Utberg / Internrevisionen
1 Inledning I revisionsplanen för 2016 ingår liksom tidigare år, granskning av kärnverksamheten (institutioner och andra enheter), definierat såsom granskning av ansvar och befogenheter, styrning och ledning samt kommunikation och uppföljning. Flertalet väsentliga rutiner och processer berör kärnverksamheten och det är därför viktigt att bl.a. kostnader, rutiner, regelefterlevnad samt informationsflödet till/från respektive enhet granskas. 2 Bakgrund Institutionen för svenska språket tillhör den Humanistiska fakulteten. Vid institutionen bedrivs utbildning på grund- och avancerad nivå samt forskning och forskarutbildning inom olika områden. Prefekt är Lena Rogström och administrativ chef är Helén Sandström. Institutionen hade år 2015 en kostnadsomslutning på drygt 83 mkr och cirka 100 anställda. Granskningen har främst berört åren 2014-2016 och har bl.a. omfattat inköp/upphandling, driftskostnader, redovisningsrutiner, attestering/behörighet, egenrapportering, bisysslor samt anläggningstillgångar och inventering. Granskningen har genomförts genom stickprovsvis granskning av dokumentation och räkenskaper samt genom intervjuer med ett antal administratörer och prefekt. I det följande redovisas de väsentligaste iakttagelserna vid revisionen. 3 Iakttagelser 3.1 Inköpsfrågor Institutionen använder det elektroniska inköpssystemet i relativt stor omfattning. Systemet upplevs som välfungerande. Institutionen har medvetet styrt beställarbehörigheter till administratörer för att undvika sällan-användare bland lärare och forskare. Inköp genom systemet sker av artiklar såsom böcker, kontorsmaterial och kaffe. Med denna ökade användning av inköpssystemet, minskar också risken för inköp utanför ramavtalen. Institutionen har en inköpskoordinator som förutom att vara kontaktperson gentemot Ekonomienhetens upphandlingssektion, också samordnar inköpsverksamheten och inköpsfrågor vid institutionen. Administratörerna träffas varje månad för att bl.a. diskutera inköpsfrågor. Inköpen är vanligtvis av okomplicerad natur, men anskaffningen av bärbara datorer uppges ske i en allt snabbare takt. Till internrevisionen har uppgivits att vissa anställda redan efter två år byter ut sina datorer. Vad som sker med de äldre datorerna och hur rutinen ser ut när anställda slutar, är frågor som bör följas upp. 2
3.2 Inköpskort Vid institutionen finns 12 stycken inköpskort, vilket är förhållandevis många. Vid granskningen upptäcktes att ett antal av dessa kort bl.a. används vid representation samt vid resor. Detta är i strid med universitetets regelverk. Efter internrevisionens påpekande skall institutionen ersätta en del av inköpskorten med betalkort, som kan användas till rese- och representationskostnader. 3.3 Representation Vid extern representation skall syfte, deltagare och deltagarnas organisatoriska hemvist anges. Granskningen visade att deltagarnas namn nästan alltid anges, men inte alltid deras organisatoriska hemvist. Uppgift om syftet med representationen kan också vara bristfällig eller helt saknas i vissa fall. Internrevisionen vill i sammanhanget även peka på att ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer inte bör förekomma. Enligt universitetets policy får starksprit inte ingå i representationskostnaderna vid intern representation. Internrevisionen noterade dock en avvikelse från detta. Endast i undantagsfall, vid besök av utländska gäster, kan starksprit få förekomma i representationskostnaderna. Beloppsgränsen för intern representation överskreds för julbordet 2014, men uppmärksammades av institutionsadministrationen och vid motsvarande tillfälle 2015 beaktades gränsen. Momsavdragen vid extern och intern representation följer särskilda regler. Det noterades en avvikelse från dessa regler, varvid all moms drogs av. Vid institutionen finns ett s.k. lunch-kort kopplat till restaurang Näckrosen i Humanisten. Detta kort används för bl.a. representation, men även för att bjuda gästlärare på lunch. Internrevisionen vill påpeka att måltider vanligtvis är att betrakta som personliga levnadsomkostnader och om universitetet betalar gästlärares luncher kan dessa bli skattepliktiga. 3.4 Konferenskostnader Internrevisionen uppmärksammade en faktura på drygt 286.000 kronor, exklusive moms, gällande en work-shop på Nääs Fabriker i oktober 2015. En dryg fjärdedel av kostnaderna avsåg avbokningar. Internrevisionen noterar att deltagarna inte står för några kostnader själva, vilket i sin tur kan påverka hur anmälningar och avbokningar hanteras. Institutionen uppmanas se över rutinerna kring detta. 3.5 Attestordning Enligt universitetets attestordning får ingen anställd belastningsattestera förtroendekänsliga kostnader som berör den egna personen, exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor, reseräkningar etc. Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut. Enligt attesthierarkin har dekan attesträtt gällande kostnad som avser prefekt och prefekt har attesträtt gällande kostnad som avser administrativ chef. Vid granskningen påträffades några avvikelser från attestordningen. Dessa 3
avvikelser berodde, enligt uppgift, på förbiseenden och institutionen skall fortsättningsvis i ökad utsträckning uppmärksamma detta. 3.6 Anläggningsregister Enligt bokföringsförordningen skall inventering av anläggningstillgångar göras en gång per år och resultatet skall redovisas i ett inventeringsprotokoll. Detta var inte utfört vid institutionen varken 2014 eller 2015. I den årliga check-listan till Ekonomienheten rapporterades istället att inventering pågår. Enligt uppgift påbörjades inventering båda åren, men avslutades aldrig. Institutionen har meddelat internrevisionen att de har för avsikt att genomföra en fullständig inventering under innevarande år. 3.7 Reseräkningar Reseräkningsrutinen uppvisar vissa brister. Framförallt gäller det sen rapportering av resor. Vid granskningen påträffades flera resor som rapporterats ett år i efterhand. I några fall skedde rapporteringen närmare två år efteråt. I universitetets resehandbok framgår att resa skall egenrapporteras senast en månad efter tjänsteresans avslut. Det finns flera skäl till att resor skall rapporteras i närtid. Förutom periodiseringsfel, dvs att kostnader belastar fel räkenskapsår, blir det svårare för resenären att minnas detaljer, ökad risk för att kvitton och andra underlag förkommer samt att det komplicerar när resegranskare och attestanter ska följa upp resor längre tillbaka i tiden. Internrevisionen noterade att reseräkningar inte alltid upprättas. Risken för detta ökar, när medarbetare tillåts rapportera långt i efterhand. I ett påträffat fall användes istället Räkning för personligt utlägg. Vidare noterades någon enstaka flygbiljett vid granskningen - som inte köpts via ramavtal. 3.8 Semesterrapportering Det föreligger svårigheter i att få samtliga anställda att egenrapportera sin semester. Därför har institutionsledningen istället ombett löneadministrationen att rapportera in semesterdagar för vissa personer. Vidare är institutionen mycket restriktiv i att betala ut ersättning för ej uttagen semester. I normalfallet skall anställda ta ut sina semesterdagar innan anställningen upphör respektive under året. 3.9 Bisyssleredovisning En bisyssla är i princip samtliga sysslor, vid sidan av anställningen, vilka inte kan hänföras till privatlivet. Det är utan betydelse om bisysslan ger ekonomisk ersättning eller inte. Högskoleförordningen stadgar att lärare är skyldiga att hålla högskolan informerad om bisysslor som han eller hon har och som har anknytning till anställningens ämnesområde. Vidare skall, enligt Lagen om offentlig anställning (1994:260), en arbetstagare på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. Bisyssleredovisningen vid institutionen är bristfällig. I mitten av maj 2016 hade endast 29 % av de berörda rapporterat för året. Prefekten gör dock bedömningen att medvetenheten har 4
blivit bättre och att de som har bisysslor rapporterar dessa. I samband med revisionen har information återigen gått ut till medarbetarna. 4 Rekommendationer Det finns utrymme att förbättra den interna styrningen och kontrollen inom några områden. Internrevisionen rekommenderar därför följande: att antalet inköpskort minskas och används enligt regelverket, att inventering av anläggningstillgångar utförs årligen, att det tillses att universitetets regler angående resor följs, samt att samtliga medarbetare med lärarbefattningar rapporterar status avseende bisysslor. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Björn Utberg Internrevisor 5