2006-09-21 FC-2006-00697 1 (9) Delårsrapport period 8 2006 inkl styrkorts Försörjningscentrum i Östergötland Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier er Nyckelindikatorer Handlingsplaner
2006-09-21 FC-2006-00697 2 (9) Innehållsförteckning 1. Uppdrag/verksamhetsidé/vision 3 2. Kundperspektivet 4 3. Förnyelseperspektivet 5 4. Processperspektivet 6 5. Medarbetarperspektivet 7 6. Ekonomiperspektivet 9 Bilagor Blankett B1 Blankett 3A Blankett 3C
2006-09-21 FC-2006-00697 3 (9) Till Landstingsstyrelsen 1. UPPDRAG/VERKSAMHETSIDÉ/VISION Vision Uppdraget för Försörjningscentrum är att landstingets kärnverksamheter ska få en färdigpaketerad tjänst som innehåller allt som erfordras för att driva verksamhet i en lokal. I Försörjningscentrums uppdrag ingår att ansvara för: All fastighets- och lokalservice, städning, post, kök/restaurang, repro, vaktmästeri, transporter, löne- och fakturabetalningsservice Samordning av säkerhets- och miljöarbetet i landstinget Teknisk drift inom IT-området avseende PC, system, IT-nät och telefonfunktioner, både i egen regi och för upphandlade tjänster Gemensam kundtjänst för Försörjningscentrums område Vissa delar upphandlas på marknaden, andra görs av egen personal. För de delar som upphandlas har Försörjningscentrum ansvaret för avtal och. För att vården ska kunna bli ännu bättre på att möta befolkningens behov och för att göra mer för de resurser man har ska Försörjningscentrum vara den professionella beställar- och serviceorganisationen som erbjuder kärnverksamheten prisvärda tjänster/funktioner med hög kvalité. Vår service - underlättar Din vardag Försörjningscentrum i Östergötland Elisabeth Törnqvist Produktionsenhetschef
2006-09-21 FC-2006-00697 4 (9) 2. KUNDPERSPEKTIVET Arbetet med att strukturera kundsamverkan har påbörjats. En kartläggning av olika samverkansgrupperingar har skett, likaså har förslag till syfte, deltagare och mötesfrekvens tagits fram. Vissa grupperingar är redan etablerade medan andra är under bildande. Ett exempel är ett landstingsövergripande funktionsråd, som ska komplettera de lokala funktionsråden (tidigare mediaförsörjningskommittéer). Här ska landstingsövergripande lösningar tas fram för funktionssäkerhetsområdet. En strategigrupp för försörjning har också bildats, bestående av närsjukvårdsdirektörerna, Ekonomidirektör, centrumchef BKC, Upphandlingscentrums chef och Försörjningschef. Syftet med denna grupp är att kunna förankra och besluta i länsövergripande försörjningsfrågor. Syftet med att bilda Försörjningscentrum var att skapa få och tydliga kontaktvägar till Försörjningscentrums olika tjänster samt att ansvara för de outsourcade verksamheternas avtal och. Ansvaret för detta ligger inom affärsområdet Verksamhetsstöd. För att klara detta måste vi bygga upp en servicediskfunktion med ärendehantering och felanmälningar. Denna funktion kan vara samma oberoende om det är för den egna FMorganisationen eller för kunderna. Den kan fungera som kunddisk utåt med ett telefonnummer, men också vara sammanhållande för alla ärenden. Vi har haft workshops och studiebesök för att se hur vi ska bygga upp denna funktion. Kunddisken kommer att sättas i drift under fjärde kvartalet 2006. En kundenkät kommer att skickas ut via webben under oktober månad. Attraktiva tjänster/ NKI 90% produkter Professionalism NKI 90% Strategi 2: Kunna erbjuda god kundkommunikation Strategi 1: Kunna erbjuda effektiva lösningar med högt kundvärde Tillgänglighet NKI 90% Enkla och tydliga kontaktvägar NKI 90%
2006-09-21 FC-2006-00697 5 (9) 3. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Enligt Försörjningscentrums handlingsplan ska vi inventera större FM-bolag samt även göra studiebesök vid ett landsting och ett privat bolag. Förutom redan etablerade kontakter med Landstinget i Östergötlands leverantörer såsom COOR och ISS har vi besökt FM-dagen i Malmö ett kunskapsseminarium. Dessutom prenumererar vi på tidskriften Facilities. Här får vi senaste nytt inom de flesta av våra affärsområden både inom Sverige men också från övriga världen, likaså bevakning av forskningsresultat och lagändringar inom Facility services. Vi har genomfört studiebesök i Västra Götaland för att studera nytt system för privata vårdgivare. på VM-data för systemutveckling för remisser och utomlänsfakturering på Dalkia AB, ett servicebolag i Stockholm främst för att studera uppbyggnad av kund/servicedisk. Ett flertal studiebesök har genomförts vid andra landsting och privata bolag inom ramen för projektet med byte av ekonomisystem. Syftet har varit att se funktioner i olika ekonomisystem men även hur andra organisationer arbetar. Vi har ett kontinuerligt samarbete med Värmland och Västra Götaland beträffande utveckling av sjukresesystemet. Utbyte har skett med Gävleborgs landsting och vi har tagit del av Ahrsjö & Partners FM Consulting AB:s marknadsanalys av större FM-bolag. Där har vi främst studerat trender och utveckling inom området. Strategi 1: Synkronisera och utveckla befintliga tjänster Tydliga och effektiva tjänstepaket NKI 90% Strategi 2: Ligga före i tjänsteutveckling Omvärldskunskap Benchmarking 2/år 10 2 060831 Produktutveckling Antal utvecklade produkter/tjänster 3/år
2006-09-21 FC-2006-00697 6 (9) 4. PROCESSPERSPEKTIVET Försörjningscentrums organisation med fyra affärsområden samt byggavdelning och myndighet/controllerfunktioner är bildade. Inom varje område pågår strukturering och utveckling av de interna processerna. Parallellt med processkartläggningen identifieras och beslutas om gemensamma rutiner och arbetssätt. Inom affärsområdet Verksamhetsstöd ska finnas koordinatorer som paketerar tjänsterna åt våra kunder i samband med exempelvis flytt och uppstart av verksamhet. Vi har avslutat pilotprojektet Flytt av Videgården. Utvärderingen av pilotprojektet gav att både verksamhet och Verksamhetsstöd har mycket att lära när det gäller planering av flytt. Ett nytt projekt, Flytt av VC Skogsfrid, ska användas till att kartlägga processen. Inom Landstinget i Östergötland ska Datajournal 2008 införas och detta innebär påverkan för Försörjningscentrum inom ett flertal affärsområden. Ansvarig för införandet är Vårdprocesscentrum. Samarbete måste ske med IT för teknik och drift samt med Landstingsarkivet för hur vi hanterar befintliga pappersjournaler och hur vi långtidslagrar journaler i framtiden. Landstinget ska byta ekonomisystem och detta har inneburit att de områden inom affärsområdena Administration och Bygg som är berörda av detta byte har sedan i maj 2006 arbetat med kartläggning och dokumentation av nuvarande processer. I detta arbete har förbättringsområden identifierats vilka ligger till grund för den kommande upphandlingen av nytt ekonomisystem. Strategi 1: Utveckla effektiva interna processer som skapar kundvärde Väldefinierade och kända Antal processkartläggningar 5/år 5 060831 processer Standardiserade arbetssätt Nya gemensamma rutiner 10/år
2006-09-21 FC-2006-00697 7 (9) 5. MEDARBETARPERSPEKTIVET Försörjningscentrum bildades 2005 genom en sammanslagning av flera produktionsenheter. Detta innebär att vi har olika värderingar och arbetssätt som nu ska formas till gemensamma arbetsformer. Arbetet med medarbetarskap har startats. Chefsgruppen har under våren 2006 arbetat fram kriterier för chefsrollen och kompetensmodell. Arbetet med Medarbetardialogen görs i fem grupper, 20 personer per grupp, för att arbeta fram kriterier för medarbetarrollen. Två av grupperna är klara med sitt arbete, den tredje gruppen har påbörjat sitt arbete och de två sista grupperna kommer att genomföras under hösten. Under våren har Försörjningscentrums centrala medbestämmandegrupp genomgått utbildningen Lönsamhet, effektivitet och hälsa och har startat upp arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete. Fyra chefer har avslutat landstingets ledarutvecklingsprogram under våren. Lönerevision har avslutats för 2006 inom angiven tidsram. Uppföljningen av utbildningen försvåras av att all utbildningstid inte registreras i DAM. Arbetet pågår för att förbättra inrapporteringen. Den höga sjukfrånvaron har berott bla på tre planerade operationer där personerna numera är helt eller delvis tillbaka i arbetet. Vidare har vi flera personer som är långtidssjukskrivna där sjukskrivningen troligtvis kommer att övergå till sjukersättning. Vi har startat en kartläggning av risker i arbetet kopplat till systematiskt arbetsmiljöarbete för att tillsammans med cheferna kunna förutse risker och förebygga sjukskrivningar och därmed kommer våra siffror förhoppningsvis att sjunka ännu mer. Strategi 1: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare Gemensam värdegrund Medarbetarenkät 90% Nöjda medarbetare Medarbetarenkät 80%
2006-09-21 FC-2006-00697 8 (9) Strategi 2: Säkerställa och utveckla kompetens Kompetensutveckling Utbildning/utvecklingstid 40 tim/år i snitt per pers. Rekrytering Andel nyrekryterade som har fastställd kompetensnivå 11 tim 3 tim 060831 100% 100% 060831 Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 6% 4,3% 6,8% 060731
2006-09-21 FC-2006-00697 9 (9) 6. EKONOMIPERSPEKTIVET Årets resultat beräknas bli noll dvs en resultatförbättring med 2 900 tkr jämfört med budget men ingen skillnad mot ående prognos. Förbättringen mot budget beror bl a på felaktigt budgeterade driftskostnader på fastighetssidan. Byggavdelningen visar ett förbättrat resultat tack vare en ökad beläggningsgrad och reducerade omkostnader. Verksamheten inom Administration genererar avkastningskravet på 2 % av intäkterna. Dock räknar vi med att projektet för nytt Ekonomisystem belastar detta resultat med 1 500 tkr. I prognosen bortfaller 480 tkr i ränteintäkter jämfört med budget då likvida medel from 2006 inte längre ränteberäknas. Investeringarna i byggnader och byggnadsinventarier prognosticeras till 708 690 tkr där 504 979 tkr avser byggnation av O-huset. Nettoförändringen i investeringarna i fastighet beräknas öka långfristiga lån med motsvarande belopp. Nettoinvesteringarna inom belastar däremot de likvida medlen med 30 009 tkr. Strategi 1: En ekonomi i balans för att skapa handlingsfrihet Kostnadskontroll Ekonomisk 1 g/ mån. Verksamheten är anpassad Lönekostnadsutvecklingen i Lands efter intäktsutvecklingen procent jmf med motsvarande tings- Resultatutrymme för framtida utvecklingskostnader period ående år Avkastningskrav på intäktsfinansierade verksamheter index 2% av intäkt erna 1 1 060831-2,2% -2,3% 060831 0 0 060831 Strategi 2: Skapa en stabil ekonomi genom ett effektivare arbetssätt Optimalt resursutnyttjande Beläggningsgrad 80% 79,3% 80,7% 060831 Konkurrenskraftiga priser Benchmarking 1 g/år
Blankett 1 Ledningsstaben 2006-03-15 Annika Hjertkvist 505 Försörjningscentrum Resultaträkning Produktionsenhets chefens godkännande: - obs anges i tkr Finansieringsanalys 2006 Tillförda medel 2006 Landstingsbidrag Koncernbidrag Årets resultat 0 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 147 826 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning 250 Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån 576 820 Försäljning av övriga tjänster 978 968 Minskning av förråd 43 Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar 292 Bidrag för personal Ökning av kortfristiga skulder 733 Övriga bidrag 10 950 Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter 7 835 Summa tillförda medel 725 714 Summa intäkter * 998 003 Lönekostnader -79 715 Använda medel Arbetsgivaravgifter -35 516 Nettoinvesteringar 753 085 Övriga personalkostnader 13 179 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader -102 052 Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet -496 Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag -12 850 Övrigt Övriga verksamhetskostnader -611 447 Summa använda medel 753 085 Summa övriga kostnader -624 793 Summa kostnader -726 845 Förändring av likvida medel -27 371 Avskrivningar -147 826 Netto 123 332 Finansiella intäkter 22 Finansiella kostnader -123 354 Resultat efter finansnetto 0 Årets resultat 0 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse Balansräkning Tillgångar Eget kapital, avsättningar och skulder Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar 2005 2006 Eget kapital 2005 2006 Immateriella anläggningstillgångar Byggnader 1 527 153 2 060 241 Balanserat eget kapital 10 411 9 672 Mark 54 880 54 880 Årets resultat -739 0 Inventarier 7 696 6 170 Summa eget kapital 9 672 9 672 Datorutrustning 14 132 44 141 Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier 278 259 321 391 Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel 70 26 Avsättning LÖF mm Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Summa avsättningar 0 0 Konst 40 394 40 994 Aktier, andelar, bostadsrätter 142 142 Långfristiga skulder 1 910 601 2 487 421 Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 1 922 726 2 527 985 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 103 960 104 000 Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager 2 043 2 000 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 6 700 7 000 Kundfordringar 22 433 22 000 Upplupna kostn o förutbet intäkter 21 529 22 000 Övriga kortfristiga fordringar 25 234 25 000 Övriga kortfristiga skulder 10 078 10 000 Förutbet kostn o upplupna intäkter 26 625 27 000 Summa kortfristiga skulder 142 267 143 000 Kassa och bank 63 479 36 108 Summa omsättningstillgångar 139 814 112 108 Summa skulder 2 052 868 2 630 421 Summa tillgångar 2 062 540 2 640 093 Summa eget kap, avsättn o skulder 2 062 540 2 640 093
Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Baker Blankett 3A Förnyelseperspektivet Produktionsenhet: 505 Försörjningscentrum Uppgiftslämnare: Eva Lindström Har kliniken genomfört någon strukturerad benchmarkingaktivitet? Ja Nej Förklaring: Produktionsenhetsnivå x AO Verksamhetsstöd x Dalkia AB AO Administration x Gävleborgs landsting, Ahrsjö & Partner Västra Götaland, Värmland, Locum, Stocholms Stad, Akademiska sjukhuset Uppsala, Rikspolisstyrelsen, Luftfartsverket * se vidare text i delårsrapport
Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Baker Blankett 3C Medarbetarperspektivet Produktionsenhet: FC 505 Uppgiftslämnare: Tommy Åshäll Vilka är, för produktionsenheten, de tre viktigaste förbättringsområdena i handlingsplanen till medarbetarenkäten? 1 Lättare se samband mellan kraven i mitt uppdrag - min egen insats - löneutveckling 2 Bättre på att lära av varandra Förklaring: 1) Vi genomför en omfattande utveckling av medarbetarskapet 2006 2) Vi kan förbättra oss när det gäller att arbeta likartat och skapa lärande mellan orterna 3) Vi kan få en bättre koppling mellan indivuella utvecklingsplaner och kompetensutveckling 3 Kompetensutvecklingsplaner Har produktionsenheten analyserat och integrerat resultatet från medarbetar- och patientenkäten? Produktionsenhet Ja Nej Förklaring: X FC omfattas inte av patientenkäten
Har produktionsenheten processat resultatet från chefsvärderingen? Ge konkreta exempel Produktionsenhet Ja Nej Förklaring: X Exempel: Genomfört inom varje chefsområde Diskuteras vid utvecklingssamtal Använder verksamhetsenheten Oliviamodellen för befattnings- utveckling? Ja Nej Förklaring: Produktionsenhet X - en hel genomgång för uppdatering av befattningsutvecklngsmodeller sker i direkt anslutning till att vi avslutar medarbetardialogen Har produktionsenheten en dokumenterad strategi för medarbetarskap? Ja Nej Förklaring: Produktionsenhet X -Vi genomför en omfattande process för chefsskap/medarbetaskap under 2006. Vi har avvaktat tills vi satt FC:s organisation så att vi har Uppdrag-organisation och medarbetare på plats. Vi kör en handledd process där alla chefer och 50% av medarbetarna är direkt berörda och övrig förankring sker i arbetsgrupperna. Beräknas vara genomförd i och med första kvartalets utgång 2007