1 (8) Datum 04.00 Diarienummer (åberopas) A503.931/2014 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Saknummer 930 Handläggare Sara-Maj Nielsen Sista anbudsdag E-post 2015-04-28 sara-maj.nielsen@polisen.se Gällande upphandling av Filtar och kuddar för polisarrester (4 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Polisen har cirka 1500 arrestplatser fördelade över landet. Arrestmiljön är en högriskmiljö och produkter som används utsätts för hårt slitage. Därför måste efterfrågade filtar och kuddar ( produkterna ) klara ställda brandsäkerhets- och hygienkrav, vara svåra att riva sönder, vara tillverkade av permanent brandskyddade material och kunna tvättas ofta i hög temperatur. 2 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilaga 1 Kravspecifikation. 3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 3.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten ( Polisen ) är upphandlande myndighet. Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se
2 3.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 3.3 Annonsering Annonsering sker i databasen Tenders Electronic Daily (TED). 3.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan ( Förfrågningsunderlag ) jämte bilagor. Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil: www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/ Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 3.5 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress: sara-maj.nielsen@polisen.se Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 2015-04-16 Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med 2015-04-22. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 3.6 Anbudets form och struktur Anbud ska upprättas skriftligen och av anbudet ska all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig. Jämför punkten 3.11.
3 Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i sluten neutral försändelse försedd med följande text: 930-A503.931/2014, Filtar och kuddar för polisarrester 3.7 Anbudets giltighet Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 2015-12-30 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 3.8 Anbudets avlämnande Anbud ska ha ankommit till Polisen senast den 2015-04-28 Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud, avlämnas på Polhemsgatan 30 i Stockholm, under vardagar mellan klockan 06:00-20:00. Anbud som skickas till Polisen med post ska adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag, lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 3.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller kostnader i samband med anbudsgivningen. 3.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.
4 3.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilaga 3 Formulär för underleverantör mångfaldigas. 4.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare ska lämna sina egna och underleverantörers företagsuppgifter i bilaga 2 Formulär för anbudsgivare och bilaga 3 Formulär för underleverantör samt bifogar dem till anbudet. 4.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer ska skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknad bilaga 2 Formulär för anbudsgivare och bilaga 3 Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 4.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.
5 Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige ska styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att komma in med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer ska styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att komma in med anbud, vilket ska framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 4.5 Ekonomisk ställning Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass
6 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som uppfyller kravet i första stycket i denna punkt, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Priser Anbudsgivaren ska ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilaga 2 Formulär för anbudsgivare. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilaga 4 Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Avtalsunderlag I bilaga 4 Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren ska acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad bilaga 2 Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilaga 4 Avtalsunderlag.
7 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. Endast de krav som ställts i förfrågningsunderlaget kommer utvärderas och en förutsättning för att anbud ska antas, är att samtliga ska-krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda eller om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet prövas vidare. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. 6.4 Utvärderingens genomförande Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet fastställs genom tillämpning av nedan angivna punkter. 6.4.2 Uppfyllt bör-krav ger ett fiktivt mervärde på tvåhundrafemtio (250) SEK. Mervärdet subtraheras från pris per filt och denna summa adderas sedan med pris per kudde. Resultatet av denna uträkning betecknas som utvärderingspris 1. Negativa jämförelsetal kan förekomma. 6.4.3 Anbudsgivare vars utvärderingspris är lägst, har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om flera anbudsgivare får samma utvärderingspris kommer den anbudsgivare som angivit lägst anbudssumma anses lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Är även denna summa densamma, kommer lottning avgöra vinnande anbud. 1 Utvärderingspris = pris per filt - mervärdet för uppfyllt bör-krav + pris per kudde
8 6.5 Bilagor Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 Formulär för anbudsgivare Bilaga 3 Formulär för underleverantör Bilaga 4 Avtalsunderlag