Minnesanteckningar från samverkan Avdelningsnivå 2015-11-23 Närvarande: Annica Bäckström lärarförbundet, Ann Anderson Kommunal, Lilian Carlstedt Kommunal, Stefan Persson Lärarförbundet huvudskyddsonbud, Anna Jansén vision, verksamhetschef Peder Hansson, Sture Veräjä HR-specialist, Christina Kvarnström chef beslutsenheten, Madelene Anefur Marklund, Inger Engström chef Personlig Assistans, Åsa Israelsson Avdelningschef, Katarina Bildström sekreterare Överföringen mellan resursavdelningen och Stöd och service Medborgare Ekonomi och kommunikation Beslutsenheten kommer att skicka ut brev till alla som berörs av överföringen. Detta gäller främst personer med insatser samt deras företrädare och uppdragstagare. Man har även satt upp affischer på Polishuset och hos Resursavdelningen. Man behöver även göra förändringar på internsidan och på externa hemsidan och de viktigaste ändringarna kommer att genomföras under årsskiftet. Personalfrågor Fler ska utbildas inom Time Care. Sture Veräjä har träffat resursavdelningens chefer och chefen för bemanningen. De kommer att utbildas i ett hanteringssystem för vikarier som heter Time Care Pool. Timvikarier lägger själva in den tid då de vill och kan arbeta och de får då beställningar efter verksamhetens behov. Resurs styrs in på den Periodplanering som Stöd och service har. Resursavdelningen och Stöd och service har olika avtal i planeringen av arbetstider men skillnaden är liten. Resursavdelningen kommer där att styras in på det avtal som Stöd och service har. Barn och ungdomsassistenternas situation diskuteras. De assistenter som vikarierat huvuddelen inom stödboenden flyttas över till boendehandledarnas LAS-lista, men de assistenter som stöttar i skolan har inte samma förutsättningar för en snabb överflytt. Håkan Nilsson som är ordförande för Kommunal Skellefteå diskuterar frågan tillsammans med förhandlare Susanne Melander på Kommunledningskontoret för ett bra upplägg. Kommentar i gruppen: Lillian Carlstedt från Skellefteå Kommunal önskar att Sture säger till henne så snart ett förslag är presenterat.
Under 2016 vill vi öka möjligheterna för heltidsanställningar inom resursavdelningen. Sture nämner att heltidsanställningar inom resursavdelningen kommer att diskuteras mer ingående under år 2016. Ekonomi och administration En plan för hur arbetsfördelningen inom ekonomi och administration planeras. Inom Resursteamet har man använt ekonomerna och administratörerna på ett annat sätt än vad Stöd och service har gjort. Administratörerna och ekonomerna har haft ett bredare arbetsfält inom Resurs. Inom Stöd och service ligger det delvis på boendechefernas ansvar att hantera administration och ekonomi inom deras verksamhet. För att förtydliga och likställa arbetsfördelningen har Erika Hansson arbetat med en plan för hur det fortsatta arbetet ser ut. I nuläget är tanken att de chefer som kommer från Resursavdelningen får ett större administrativt ansvar för sin egen verksamhet än vad de har idag. Administratörernas arbetsuppgifter kommer i sin tur att bli mer renodlade med inriktning mot fakturahantering, merkostnader, återsökning av pengar. Ekonomerna ska användas mer som stöd till chefer. LSS-boenden Verksamhetschef Lena Sjölin har sett över hur det fungerar med korttidsverksamhet. Cheferna från korttidsverksamheten har börjat delta i Stöd och services gemensamma chefsträffar, för respektive område. Det kommer att tillsättas en ny tjänst och rekryteringen ska ske i god tid så kompetens och kunskaps överförs. LSS-handläggning Chef för beslutsenheten Christina Kvarnström har påbörjat arbetet om att fördela vem som ska göra vad i arbetsuppgifter. Detta har fungerat bra. Arkivskåpen ska flyttas till våning tre till källaren i byggnaden Hjorten. Alla uppgifter ska förvaras i samma arkiv och det krävs lite planering över hur det ska genomföras. Personlig assistans Verksamhetschef Inger Engström meddelar att samordningen fungerar bra. Sanna Rickardsson kommer att bli chef för personlig assistans med huvudansvar för ledsagning, kontaktperson, avlösning och stödfamilj. Kompetensutveckling Madelene Anefur Marklund har sett över behovet av kometensutveckling och om det är något som behöver utvecklas under 2016. Inget har blivit fastställt i nuläget. Några ur Resursavdelningen har deltagit i den utbildning i brandskydd som genomförts inom Stöd och service. IT-funktionerna Boendechef Peder Hansson är samordnare av IT-funktionerna. En ITadministratör arbetar redan nu med att skapa ett organisationsträd och
rätt behörigheter. Vidare pågår arbete med Intraphone, Raindance, passerkort och SOK-koder. Det behövs även HSA kataloger med sitskort för behörighet att gå in i Prator. Detta kommer tidigast att vara klart den 11 januari. Bemanning ny organisation Sanna Rickardsson kommer att bli chef för personlig assistans med huvudansvar för ledsagning, kontaktperson, avlösning och stödfamilj. Lönen är inte färdigförhandlad. Madelene Anefur Marklund blir ny chef för enheten verksamhetsstöd. Hon tillträder formellt den 1 januari 2016. Fackförbundet Vision har lämnat synpunkter på att alla nya tjänster bör utannonseras. Lokaler och kontor Det finns en plan för vem som ska sitta var och planen har blivit godkänd. Anna Jansen har fått en synpunkt om att det bör finnas en strategi för hur man underlättar för personer som delar kontor. Det finns utrymmen som ska göras bättre och skapa utrymme för en eller fler arbetsplatser för schemaplanerare. Inger Engström kommer att jobba med lokalplanering. På grund av allergiproblem och för att undvika onödigt arbete så ska vi inte flytta möbler i onödan. Det finns en arbetsgrupp som kommer att arbeta med de praktiska frågorna i flytten, bestående av Margareta Carlborg, Christina Kvarnström, Elisabeth Stålspets och Madelene Anefur Markström. Övrigt: Kompetensutvecklare Berit Norén kommer att arbeta i ett projekt för att se över yrkeskrav och titulaturer för avdelningen. Lillian Carlstedt från Skellefteå Kommunal vill vara delaktig i detta arbete. Risk och konsekvensbedömningen Risk och konsekvensbedömningsplanen är granskad och gås igenom. Alla riskbeskrivningar har förslag på åtgärder och ansvariga personer för detta har tillsatts. Någon värdering för stor eller liten risk är inte genomförd. Det är viktigt att respektive chef regelbundet följer upp hur arbetet går utifrån de risker som uppmärksammats. Föregående protokoll läses upp Övrigt: Styrkorten blir tydligare Ekonom Fredrik Nilsson har att arbetat med att tydliggöra resultatredovisningar i styrkorten då de tidigare varit lite otydliga.
Aktiviteterna är godkända. t kommer i nämnden i december. Föreläsning: Stöd och service i samarbete med Kommunal har bjudit in till en inspirationsförmiddag kring jämställdhet och heltid. Föreläsningen är den 15 januari. Det är Kommunals ordförande Annelie Nordström och Skellefteå kommuns delaktighetssamordnare Alexandra Sundberg som håller i föreläsningen. från verksamhet och fack Ekonomi Internbudget 2016 Idag har stöd och service en utmaning på 5 miljoner för att klara budgeten för 2016. Internbudgeten fastställs på avdelningen senast den 4 december. Planeringsförutsättningar 2017 Åsa har lämnat in en utvecklingsrapport till Enheten för Kvalitets och ekonomiutveckling (EKU). I rapporten står det bland annat att bristen på bostäder är ett stort hinder för att öka möjligheterna för personer att söka egna bostäder. Bostadsbristen bidrar även till att det ges mindre utrymme för en person att röra sig mellan olika insatser. Det förekommer även en viss hemlöshet. I samarbetet med Landstinget så arbetar man tydligare på att skilja pedagogiskt vardagsstöd som är kommunens ansvar och behandlingen som är Landstingets ansvar. Gruppanvändare stängs Alla gruppanvändare för datorinloggning inom Stöd och service stängs i november och nu måste varje personal logga in personligen. Undantaget är de vikarier som arbetar med personlig assistans då det kan saknas datorer. Gruppanvändarnas e-postlådor omvandlas till funktionsbrevlådor som var och en ansluter. Alla verksamheters e-postadresser är oförändrade. Beslutsenheten Christina Kvarnström meddelar att arbetet går som planerat. Boende och daglig verksamhet Lena Sjölin meddelar att arbetet går som planerat. Personlig Assistans Inger meddelar att arbetet går som planerat. Innan årets slut ska alla ha en heltid i grunden. Facket är informerade om att man jobbar med att förändra assistansteamet och att våra team i verksamheterna ska kunna ta
del av verksamhetsinsatserna. Inga kunder har fått information men eftersom det handlar om punktinsatser så blir det inte skillnad i kvaliteten, om det inte blir högre. Personalutvecklingsenheten PUE, Sture Sture Veräjä har inget att nämna utöver tidigare inlägg. Socialpsykiatri Verksamhetschef Peder Hansson informerar om att några chefer har valt att gå vidare till andra rekryteringar. Han kommer även att ta in Maria Vikström att arbeta med honom som metodutvecklare mot socialpsykiatrin, men hon har kvar sin tjänstsom verksamhetsstöd. Maria kommer att bli ett stöd för de nya cheferna. Tillfällig förstärkning inom schemaläggning Carolina Vallgren är anställd inom personlig assistans men arbetar just nu som schemaplanerare inom äldromsorgen. Hon kommer att arbeta i aktiviteterna i styrkorten gällande bemanningsfrågor. Carolina blir kvar till den sista mars då vi behöver utbildning i scheman och hur man lägger hälsosamma scheman. Det är oklart vart hon kommer att placeras i nuläget. Resursteamet Madelene Anefur Marklund meddelar att läget är lugnt på resursteamet och personalen verkar införstådda i förändringen och vad de ska göra Lönerevisionen Löneprocessen är på gång och det pågår överläggningar om lönerevisionen som snart ska lämnas på avdelningsnivå. Lilian Carlstedt från Skellefteå Kommunal Det är viktigt att Resurs får del av avstämningarna kring lönerevisionen och kan följa processen. Lönekriterierna är otydliga då särskilt goda prestationer inte tydliggörs tillräckligt klart. Några chefer verkar ha svårt att exportera sina scheman i tid och följer inte alltid rutinen om att ha schemat exporterat klart tio dagar innan det träder i kraft. Frågan kommer att lyftas till verksamhetscheferna. Lärarförbundet vision Det kommer att anordnas en julmarknad på nästa torsdag på Brännans aktivitetshus. Årets avstämning i samverkansgruppen Årets samverksansutbildning och uppföljning av årets samverkan:
Utbildningen gav positiv respons. Det är viktigt att man arbetar nära varandra så kompetensen tas tillvara. Arbetsgivare och fackliga ombud ska arbeta vidare på hur man tillgodogör sig kunskapen från utbildning och hur man arbetar vidare med de förbättringar som om fram. Åsa bokar träff för detta. Verksamhetscheferna planerar även att följa boendechefer ut till tre arbetsgrupper och där träffa chef tillsammans med arbetsplatsombud för att lyssna in hur samverkan och dialoger fungerar. Årets avstämning påbörjad och ny grupp tillsatt för framtiden En grupp ska lämna förslag om nästa års samverkan. Med i den gruppen sitter Åsa, Sture, Madelene, Anna (vision) Lillian (Kommunal) eventuellt Stefan (lärarförbundet) och även FSA (arbetsterapeut) Arbetsmiljöplan En Arbetsmiljö -och likabehandlingsplan håller på att sammanställas på avdelningsnivå. Inger har arbetat med underlaget. Det saknas tidsplan och någon att vara huvudansvarig. Vi kom överrens om att detta tas upp på nästa samverkansträff för årsplaneringen år 2016. Semesterledighet Medborgare Medlemmar från Skellefteå Kommunal undrar om det är möjligt att ändra semesterperioderna. Som det ser ut idag blir det bara en veckas semester med respektive om den personen arbetar i industrin. Det blir också tungt för de som arbetar tre veckor under brukarnas semester, samtidigt som de som har semester under den andra perioden bara har en vecka med brukare hemma. Det finns även en förfrågan om man fritt kan skräddarsy semesterplaneringen utifrån verksamhetens behov. Utifrån tidigare uppgifter har Camilla Lindström från Personalutvecklingsenheten sagt att semesterperioderna behandlas i KÖS och bör inte krocka med skolans läsårstider. Beslut om när höstterminen ska starta kommer troligen att fattas av gymnasienämnden i november. Gruppens kommentarer: Facken tar med sig frågan vidare till Förvaltningsnivå och samverkansgruppen håller sig positiv till förslaget. Inventering av handledare
Det kan komma att införas nya arbetsmarknadsåtgärder som kan innebära att vi får fler praktikanter. Det är flera olika grupper med olika behov som vill komma ut i arbetsmarknaden. Det kan gälla elever, personer som har fått asyl nyligen eller ungdomar som ligger långt från arbetsmarknaden. Detta kräver att vi behöver fler bra handledare ute på verksamheterna. Kompetensutvecklare Berit Norén har svarat att det genomfördes en inventering förra året av antalet handledare och det finns 26 personal som är registrerade handledare. Det finns förmodligen fler som gått äldre handledarutbildningar. Dessa kan lättare fångas upp om chef och medarbetare tittar på frågan ute i verksamheterna och sedan scannar in och registrerar utbildningarna i systemet WinLas. Det finns olika handledarutbildningar, vissa går handledarutbildningar redan i gymnasiet, men den vanligast är den kurs som VUX anordnar där man läser Vårdpedagogisk och handledning 4 heldagar under en termin (100 gymnasiepoäng). Vi behöver alltså inte göra någon egen handledarutbildning. Personalförmedlare Helen Abrahamsson står för praktiksamordningen, HR-Chef Camilla Lindström kommer att hålla i frågan och även Lilian Carlstedt kan delta och se hur behovet ser ut. Vi behöver också en plan på hur vi ska prioritera olika förfrågningar. Vi behöver också fundera över utmaningarna som kommer med nyanlända som vill och behöver praktisera i våra verksamheter. Överenskommelse: HR-specialist Sture Veräjä tar med sig frågan och tar upp den på nästa samverkansträff. Representation i avdelningssamverkan Vilka representanter ska sitta med från respektive fack? Gruppen kommer inte fram till något enigt svar och beslut fattas om att avvakta beslut i frågan. Vid anteckningarna Katarina Bildström