Att komma i gång med xcash

Transkript

1 Att komma i gång med xcash 1

2 XCPOS Professional & XC30 Rapporter Journalminne Säkerhetskopiering Systemdokumentation Med reservation för tryckfel samt tidigare / kommande ändringar. Vi förbehåller oss rätten att ändra utförande eller specifikation utan föregående meddelande. Vissa av funktionerna som beskrivs i manualen kräver olika tjänster samt kopplingar. Kontakta er återförsäljare eller xcash för mer information samt aktuella priser för dessa tjänster och installationer. 1 Copyright 2006 xcash AB

3 RAPPORTER: Titta på rapport: 1. Tryck ADMIN 2. Tryck Rapport X/Z 3. Tryck Till Skärm Nu öppnas Anteckningar och rapporten visas i skärmen. Skriva ut X- rapport: 1. Tryck ADMIN 2. Tryck Rapport X/Z 3. Tryck Till Skrivare (X) Nu skrivs rapporten ut på skrivaren. Skriva ut Z- rapport: Gör enligt instruktionen för att skriva ut X-rapport men under punkt 3 tryck Till Skrivare (Z) istället. Nu skrivs rapporten ut på skrivaren. Skriva ut månadsrapport: 1. Tryck ADMIN 2. Klicka på flik nr 3 3. Under Historik, klicka på pilen längst till höger och klicka på rätt årtal. 4. Klicka i rutan Z2 5. Klicka på flik nr 1, välj datum med pilarna. 6. Tryck Till Skrivare (Z) SKRIVA UT RAPPORT FÖR ENSKILD KASSA (VID FLERA KASSOR): Gör enligt instruktionerna för ovanstående rapporter MEN BÖRJA MED ATT VÄLJA KASSA I DEN VITA RUTAN CR Välj genom att klicka på pilen längst till höger i den vita rutan. * betyder alla kassor, 1/ betyder kassa 1, 2/ betyder kassa 2 osv OBS!!! Det går inte att skriva ut Z rapport för en enskild kassa, bara X samt att titta i skärmen. 2 Copyright 2006 xcash AB

4 JOURNALMINNE: Journalminnet kan visas i skärmen eller skrivas ut på skrivaren. Titta på journalminnet: 1. Tryck ADMIN 2. Tryck Rapport X/Z 3. Välj datum Från och Till 4. Tryck på flik nr 3 5. Under Historik, klicka på pilen längst till höger och klicka på rätt årtal. 6. Tryck Kontrollremsa Nu öppnas Anteckningar och journalen visas i skärmen. Skriva ut journalminnet: 1. Tryck ADMIN 2. Tryck Rapport X/Z 3. Välj datum Från och Till 4. Tryck på flik nr 3 5. Under Historik, klicka på pilen längst till höger och klicka på rätt årtal. 6. Bocka i rutan Till skrivare 7. Tryck Kontrollremsa Journalminnet skrivs nu ut på skrivaren. OBS!!! Efter journalminnet skrivits ut måste en bit kvitto matas fram med FEED tangenten på skrivaren och pappret rivas av. 3 Copyright 2006 xcash AB

5 SÄKERHETSKOPIERING: Skall utföras efter varje arbetspass. Använd musen vid säkerhetskopiering. 1. Stäng ned kassaprogrammet genom att trycka ADMIN Avsluta XCPOS. 2. Svara Ja på frågan Är du säker?. 3. Vänta till programmet avslutats. 4. Dubbelklicka på ikonen Genväg till xcash eller gå in via Den här Datorn C:, Program, xcash. 5. Leta reda på ikonen xdbase. 6. Klicka med HÖGER musknapp på xdbase och välj Kopiera. 7. Stäng ned fönstret xcash med krysset uppe till höger. 8. Klicka med HÖGER musknapp på Säkerhetskopia eller egen mapp eller extern lagringsmedia och välj Klistra in. 9. Svara Ja på frågan om du vill ersätta filer och vänta till kopieringen är slutförd. Använder du MySQL databas gör du på samma sätt som ovan men byter ut steg 4, 5 & 6 med följande. 4. Dubbelklicka på ikonen Genväg till MySQL eller gå in via Den här Datorn C:, Program, MySQL. 5. Klicka med HÖGER musknapp på MySQL mappen och välj Kopiera. SYSTEMDOKUMENTATION: För att kontrollera aktuell programmering, gör följande: 1. Avsluta kassaprogrammet genom att trycka ADMIN följt av Avsluta XCPOS. 2. Välj Ja på frågan Är du säker. Vänta till programmet avslutats. 3. Dubbelklicka på ikonen XCPOS Meny (kan även benämnas Programmering) 4. Välj i rullisten den inställning som skall kontrolleras. 5. Klicka på Open. 6. Välj bland undermenyerna de inställningar som skall kontrolleras 4 Copyright 2006 xcash AB

6 Starta Artikelregistret: Klicka på ikonen Meny Välj Artiklar i rullgardinen Grunden är viktig För att få ut korrekt artikelinformation och försäljningsstatistik är det viktigt att Du så noggrant som möjligt matar in information i databasen. Vi kommer här att behandla dom viktigaste datafälten och dess funktioner. Steg 1 : Huvudgrupper och Varugrupper Varje artikel har en tillhörighet till en speciell Huvudgrupp (HGR) och en Varugrupp (VGR). Exempel: Artikel= Marinara. Huvudgrupp= Mat. Varugrupp= Pizza. Denna indelning gör att Du kan få en mycket detaljerad försäljningsstatistik, som underlag för framtida inköp och lönsamhetsberäkningar. Fundera noggrant ut butikens Huvudgrupper och Varugrupper. Steg 2 : Leverantörer och Leverantörens artikelnummer. Ta reda på all information om Dina leverantörer och om dom har egna artikelnummer på sina produkter. Detta är viktigt om Du tänker jobba med lagerfunktion och varubeställning. Steg 3 : Bokföringskonton. Välj ut alla aktuella bokföringskonton för Din bransch med tillhörande kontonummer. Om Du anger ett bokföringskonto till varje artikel så underlättas bokföringen eftersom varje försäljning på respektive försäljningskonto redovisas på kassarapporten. Steg 4 : Enheter. Lägg in alla tänkbara enheter som Du kommer att jobba med exempel : Kg, Hg, L, St mm. Detta är viktigt vid utskrift av fakturor, A4-kvitton samt hyllkantsetiketter. Steg 5 : Artikelregister Att lägga in ett nytt artikelregister är ett mödosamt arbete, men i slutändan är det värt besväret. Ju mer noggrann man är desto bättre slutresultat får man, både när det gäller funktionen i kassan som statistik och kassarapporter. Var noga med att knyta artiklarna till rätt: Artikelnummer Streckkod Leverantörens artikelnummer Inköpspris Utpris Enhet Momssats Leverantör Huvudgrupp Varugrupp Bokföringskonto 2

7 Beskrivning av artikelfönster 4 1 Artikelns unika nummer 2 Artikelns benämning 3 Artikelns unika streckkod 4 Leverantörens ArtNr. 5 Inköpspris ex moms 6 Pris ex. moms, pris inkl. moms, marginal % 7 Enhetsbeskrivning 8 Marginal i kronor 9 Momssats 10 Leverantör av artikeln 11 Huvudgruppstillhörighet 12 Varugruppstillhörighet 13 Bokföringskonto 14 Fråga pris: kassan frågar efter ett pris Fråga antal: kassan frågar efter antal Våg: kassan är kopplad till en våg Minus: kassan räknar negativt pris Ej rabatt : rabatt på artikeln är spärrad Web shop: databasen är kopplad till web shop 15 Lager och butiksplats 16 Storleksmatriser (för kläder) 17 Fria noteringar Vi kommer längre fram att behandla artikelfönster och dess funktioner, med först börjar vi med att mata in data som först behövs för att sen slutligen registrera artikeln i artikeldatabasen. Kom ihåg, desto noggrannare Du är med inmatningen desto bättre blir slutresultatet! Steg 1 : Huvudgrupper 1. Ange ett huvudgruppsnummer. 2. Age en Huvudgrupp. 3. Ange högsta huvudgrupp för sortering vid utskrift på kökstryckare. 4. Klicka här för att sortera på nummer. 5. Klicka här för att sortera på Namn. Lägg in ny Huvudgrupp: 8. Klicka på Ny Lägg in data 6. Klicka på Spara 7. Klicka på Uppdatera (Uppdaterar textrutan) 3

8 Steg 2 : Varugrupper 1. Ange ett varugruppsnummer 2. Ange en varugrupp. 3. Ange högsta varugrugrupp för sortering vid utskrift på kökstryckare. 4. Klicka här för att sortera på nummer. 5. Klicka här för att sortera på Namn. Lägg in ny varugrupp: 8. Klicka på Ny Lägg in data 6. Klicka på Spara 7. Klicka på Uppdatera (Uppdaterar textrutan) Steg 3 : Leverantörer Lägg in ny leverantör Klicka på Ny lägg in data Klicka på Spara Klicka på Uppdatera (Uppdaterar textrutan) 4

9 Steg 4 : Bokföringskonton Klicka på Ny Ange bokföringskonto Ange kontots namn Klicka på Spara Steg 5 : Enheter Klicka på Ny Registrera enheten Klicka på Spara 5

10 Steg 6 : Moms Klicka på Ny Ange momsnummer (Tex. M25,25 eller ett fritt valt nummer) Rapporttext Moms i procent Klicka på Spara Kund / Artikelregister Registrera kreditkunder Klicka på Ny Ange kundnummer eller låt programmet automatiskt skapa ett Fyll i resten av kunddata Ange antal kreditdagar Ange ev. VIP nivå(endast för restaurang) Ange kundens prisgrupp 1-5 (Se sidan 10 under prisgrupper). Klicka på spara 6

11 Lägg in ny artikel i Databasen Klicka på ny Ange artikelns tillhörigheter enligt Beskrivning av artikelfönster Sid 2 Tryck Enter Om inmatningsrutorna blir tomma är artikelnumret ledigt. Om en artikel redan är knuten till detta nummer kommer artikeln och dess tillhörigheter upp i rutan. Välj sedan önskad inmatningsruta genom att antingen klicka med musen eller stega med TAB knappen Klicka på spara Registrering av artiklar som har vikt eller prisinformation i streckkoden Detta gäller speciellt rabattkuponger, tidningar, mejeri och charkprodukter. Exempel: Du skall lägga in en artikel som har priset i streckkoden 1 Registrera artikeln som vanligt. 2 Ange artikelns 13 siffriga streckkod. 3 Ersätt dom 5 sista siffrorna i koden med nollor. Koder som börjar med följande siffror (prefix) har pris eller viktinformation i koden Koder med prisinformation. 23 Kod med viktinformation. 99 Rabattkuponger och tomglaskvitton. 73 Vissa koder som börjar med 73 har prisinformation (tidningar) Artikelregister Sök tillhörighet i Databasen Du kan lätt söka en tillhörighet Exempel: Du vill hitta en lämplig huvudgrupp till artikel. Klicka på rullgardinen och välj önskad huvudgrupp. Du kan även söka genom att skriva dom första bokstäverna i huvudgruppen, varvid programmet automatiskt hittar den första lämpliga huvudgruppen. Gör på samma sätt med dom övriga tillhörigheterna som har rullgardinsval 7

12 Sök en redan inlagd artikel Exempel : Skriv *Ele och tryck sedan på Home tangenten på PC-tangentbordet Alla artiklar som börjar med Ele kommer då upp i artikelrutan. Om Du skriver Elegant och trycker Home kommer alla artiklar upp som börjar med Elegant etc. Om Du anger ett arikelnummer eller eller en streckkod och sedan trycker Enter Kommer aktuell artikel upp i artikelfönstret. Artikelregister Artikelfunktioner Manuellt pris Kassan frågar efter pris när artikeln registreras. Manuell vikt Kassan frågar efter vikt när artikeln registreras. Våg Kryssa i denna ruta om våg är ansluten till kassan. Minus Registrerar varans pris med minus värde. 8

13 Inkludera artikel / Storförpackning Inkludera artikel Ange varans artikelnummer som skall inkluderas Kvantitet Ange antal som skall inkluderas Streckkod för förpackning Används då en storförpackning har en egen streckkod i butiken. Kvantitet per förpackning Ange antal enheter som finns i storförpackningen. Om xcash används som artikeldatabas för livsmedel, kan man lägga in pant som inkluderad artikel. Exempel: 1. Registrera en huvudgrupp som heter Såld Pant 2. Lägg upp alla panter som en artikel med egna artikelnummer ex: 900,901 etc. ( + Pant PET, Burk, Flaska mm.) 3. Länka artikeln till huvudgruppen 4. Ange panten som pris exklusive moms. 5. Ange moms 12% 6. Spar artikeln 7. Registrera en dryckesvara 8. Gå till Flik 2 och ange artikelnumret för aktuell pant i Inkludera artikel fönstret. 9. Inkludera kvantitet skall vara 1 Artikelregister Lager / Skrivare Lågt lager varning Ange antal artiklar för larmnivå Orderkvantitet Ange orderkvantitet Anslut printer (Endast för Restaurang) Ange vilken printer i nätverket som skall skriva ut Artikelbong Exempel: Bar, Kök, Café mm. 9

14 Prisgrupper Här kan Du ange 4 olika pris på artikeln förutom priset på första sidan som räknas som prisgrupp 1. I kundregistret (sid 7) finns en ruta där man kan ange vilken prisgrupp kunden skall tillhöra. Aktivitetsregister Aktivitetspriser Här kan Du lägga in artiklar med datumstyrda aktivitetspriser. Ange artikelnummer eller välj från lista Du kan lägga till text till artikeln här Ange aktivitetspris Datum som artikeln skall vara aktiverad Spar aktiviteten 10

15 Kundrelaterade priser Här kan Du lägga in artiklar med datumstyrda kundrelaterade priser. Ange kundnummer eller välj från lista Ange artikelnummer eller välj från lista Du kan lägga till text till artikeln här Ange aktivitetspris Datum som artikeln skall vara aktiverad Spar aktiviteten Utskriftshanteraren Automatisk beställning Genererar en beställningslista utifrån dom lagerparametrar som är satta i artikeldtatabasen (sid 10). 11

16 12

17 Utskriftshanteraren Lagerstatus Visar artiklar i lagret med lågt lager varning. Obs! Det är viktigt att lagervarning och orderkvantiteten är korrekt ifyllda i artikeldatabasen för att denna utskrift skall fungera. 13

18 Utskriftshanteraren Lagervärdeslista Visar antal artiklar i lager samt lagervärde 14

19 Utskriftshanteraren Inventering Genererar en inventeringslista 15

20 Utskriftshanteraren Inventeringslista Visar inventerat artikelantal i xcash databas. Inventering kan göras manuellt eller med hjälp av en handterminal. 16

21 Utskriftshanteraren Intern Prislista Visar nettopris, teckningsbidrag och bruttopris 17

22 Utskriftshanteraren Kundprislista 18

23 Statistik Huvud och varugrupp-statistik 19

24 Statistik Artikelförsäljning 20

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 xcash Aktivitetshanterare Artiklar som rabatten avser. 0 valfria betyder att kunden måste köpa exakt det antalet av varje artikel i artikellistan för att få sin rabatt. Ändra nollan till en trea om kunden skall ha möjlighet att köpa tre av valfri artikel tex. tre Japp eller två Japp och en Dajm. Ändra nollan till en tvåa om kunden skall få rabatt vid köp av två artiklar. * = Visa alla aktiviteter Rabatt i kronor Max antal per kund. 0 = obegränsat + = Lägg till artikel - = Ta bort artikel * = Visa alla rabatterade artiklar Växla mellan rabatt i procent och rabatt i kronor Medlemspris. Aktiveras med funktion 56

36 Aktivering av medlemspriser Med funktionsknapp eller tangentbord Nr Beskrivning Data Kommentar Tgb programering ex. 56 Medlemsrabatt %56% Efter att alla varor är scannade tryck på funktionsknapp eller tangentbord. Med kundkort Kundkortets prefix måste finnas i prefixtabellen. Efter att alla varor är scannade dra kortet i kortläsaren.

37

38 xcash Programeringsmanual Nr Beskrivning Data Kommentar Tgb programering ex. 3 Avbryt köp Betalningssätt nummer om utskrift önskas %4% %4%KNT 4 Kassarapport %4% 5 Artikellista U = Bläddra upp i artikellista D = Bläddra ner i artikellista K = Radera vald artikel E = Ändra pris/antal på vald %5%U %5%D %5%K %5%E artikel 6 Repetering Repetering av senaste kommando %6% 7 Köksmedelande Meddelandet %7% Inget salt 8 9 Artikelsökning %9% 10 Kassörinloggning %10% 12 Byta skärmbild Sökväg till skärmbild %12% Sökväg här 20 Radera senaste %20% artikel 21 Visa/Dölj rabatt %21% 23 Artikelväljare %23% 30 Avsluta xcash %30% 32 Kassalåda %32% 33 Kundregister %33% 34 Hämta kund %34% 35 Kundsökning %35% 38 Köksmedelande Med virtuellt Tgb %38% 39 Lagerstatus %39% 41 Öppna dokument Sökväg till fil %40% Sökväg här 42 Starta program Filnamn Starta program i xcash mappen %42% Filnamn här 52 Pris streckkod 53 Vikt streckkod 54 Storleks streckkod 55 Rikskupong 63 Kreditkort extra %63% 65 Tillgodokvitto Betalningssätt nummer %65%TLG 69 Göra utbetalning 70 Skapa utbetalning %70% Kvitto kvittoskrivare Betalningssätt nummer Mottaget belopp blir samma som summa att betala och skriver kvitto direkt %73%KNT Kreditkort Betalningssätt nummer %75%CRD Kvitto med cashguard Betalningssätt nummer 78 Kvitto kvittoskrivare Betalningssätt nummer Skriver ut direkt om summan är tillräcklig 79 Kvitto A4 Betalningssätt nummer Skriver ut direkt om summan är tillräcklig 80 Ange mottaget Betalningssätt nummer Ange belopp med funktion 80 skriv belopp sedan ut kvitto med funktion 81 %77%KNT %78%KNT %79%KNT %80%KNT eller Kvitto kvittoskrivare Betalningssätt nummer %81%KNT 82 Kvitto A4 Betalningssätt nummer %82%KNT 83 Faktura Betalningssätt nummer %83%INV 87 Kreditkort mak. Makulering %87% 88 Faktura Betalningssätt nummer %88%INV Copyright intermedia.se

39 kvittoskrivare 89 Cashguard Auto Betalningssätt nummer Handikappanpassning %89%KNT 90 Inventering %90% 91 Varumottagning Betalningssätt nummer om %91% utskrift önskas 92 Etiketter %92% 93 Prisändring %93% 95 Lageruttag %95% 97 Antal 1 = 1 Nummer pad. Används till att slå in %97%1 2 = 2 3 = 3 antal, ex. 4 st artiklar = tryck på 4 sedan på artikeln. För 14 st artiklar %97%2 %97%3 4 = 4 av samma artikel tryck på 1 sedan 4 osv. 5 = 5 och artikel. 6 = 6 7 = 7 8 = 8 9 = 9 OBS Skriv in 1 i respektive artikels funktionsfält om Antal-funktionen ska fungera på dessa. 0 = 0 99 Enter Enter -knapp för nr. pad %99% 100 Skrivare Av/På %100% 105 Rabatt vald artikel 0 = % 1 = kr %105%0 %105%1 106 Rabatt alla artiklar Endast % %106% 110 Inbyte begagnat %110% 125 Till Kundkonto Betalningssätt nummer %125%ACC 126 Hämta kundkonto %126% 127 Radera kundkonto %127% 128 Visa kundkonton %128% 140 Parkera köp %140% 141 Hämta köp %141% 142 Visa köp D=1 visa senaste Parkerade köp D=2 visa första Parkerade köp När du behöver få fram senaste samt första köp snabbt i displayen. %142%1 %142%2 201 Opticon > xcash PHL xcash > Opticon PHL Terminal 1 > xcash 250 Backoffice 1 = Varugrupper 2 = Huvudgrupper 3 = Kassörer 4 = Betalningssätt 5 = Konton 6 = Prefix 7 = Moms 8 = Enheter 9 = Kunder 10 = Butiksplatser 11 = Lagerplatser 12 = Leverantörer 13 = Kunder / Leverantörer 15 = Kundpriser 17 = Extrapriser 18 = Storlekar 19 = Lagerlistor 20 = Prislistor 21 = Kundreskontra 24 = Program inställningar %250%1 %250%2 %250%3 %250%4 osv. Copyright intermedia.se

40 25 = Kvitto design 26 = Artikelregister 28 = Utbetalning 30 = Kvittodesign A4 31 = Artikelförsäljning 33 = Hårdvaruinställningar 34 = Lagerändringar 50 = Kassa rapport 301 Begagnat 302 Sök begagnat %302% 400 Kvittokopia Senaste kvittot %400% 401 Kvittokopia från log Välj från log %401% 402 Serienr sökning %402% 405 Ändra betalning %405% 410 Lagerstatus %410% 420 Ange Serienr Använd funktion 402 för att söka %420% Serienr. 421 Artikelnotering %421% 422 Kommentar 1 = Kommentar 1 2 = Kommentar 2 %422%1 %422%2 430 TB hela köpet %430% 701 Tangent Koppla snabbfunktioner till ex. %701% Programmering olika F-tangenter. OBS aktivera Enable Keycommands på Flik1 i Program Inställningar 720 Funktionslista Funktionsgrupp %720% 760 Tidsbokning Modul krävs 762 Programinfo %762% 801 Cashguard växling %801% 888 Registrering %888% 900 Databasuppgradering %900% 920 Program setup %920% 1005 Beställning spara Betalningssätt nummer Sparar och skriver ut %1005% 1006 Beställning spara Sparar %1006% 1007 Beställning radera %1007% 1008 Beställning visa %1008% 1009 Beställning hämta %1009% 1011 Beställning Inleverera Betalningssätt nummer om utskrift önskas %1011% 1020 %1020% 1165 Order Spara Betalningssätt nummer Sparar och skriver ut %1165% 1166 Order Spara Sparar %1166% 1167 Order radera %1167% 1168 Order visa %1168% 1169 Order hämta %1169% 1265 Offert Spara Betalningssätt nummer Sparar och skriver ut %1265% 1266 Offert Spara Sparar %1266% 1267 Offert radera %1267% 1268 Offert visa %1268% 1269 Offert hämta %1269% Copyright intermedia.se

41 2000 Skapa SQL databas 1 = Kassaserver 2 = Webbserver 2016 CR > Server Flytta information från kassadatabasen till servern 2098 Historik överföring 2200 Kassauppdatering -1 = Fullständig -2 = Endast ändringar 2201 Skicka transaktioner Skicka transaktioner från kassa till server. %2000%1 %2000%2 %2016% %2089% %2000%-1 %2000%-2 %2201% 4010 Bordskarta Modul krävs %4010% 4014 Spara bord Betalningssätt nummer om %4014% utskrift önskas 4015 Hämta bord %4015% 4017 Visa öppnade bord %4017% 4018 Dela nota %4018% 4050 Momsskift $+Momsnr = Ändra momsen och priset +Momsnr = Ändra bara momsen 1 = Ord pris %4050%$M12 %4050% M12 %4050% Prisskift Prisgrupp %4051% Servisrapport Försäljningsrapport på den %4060% inloggade kassören Servisrapport Försäljningsrapport på den %4061% inloggade kassören endast på skärm, EJ möjlighet till utskrift Cash Back Avtal krävs. Används när en kund vill göra ett uttag utan att handla. Ny moms ska även läggas till under Moms. Nr=0. %8040% 8100 Betalning med Kundkredit Betalningssätt nummer Skapa även ett Betalningssätt för kundkredit köp samt lägg till på Prefix. Skapa även en artikel med Fråga Pris samt koppla ihop den med Customer Credit som finns i Artiklar\flik 2\Extra. Denna används för kreditpåfyllning. %8100% Copyright intermedia.se