Företagsmanual. Utgåva 1.0

Transkript

1 Företagsmanual Utgåva 1.0

2 Om företaget Ljungby Verktyg AB erbjuder marknaden allt från beredning och legotillverkning till verktygskonstruktion samt färdiga verktygslösningar. Arbetet sker nära kunden för att möjliggöra optimerade lösningar för varje specifikt behov. "Vi strävar efter att hålla en oöverträffad kvalitet med korta leveranstider till konkurrenskraftiga priser" Mattias Håkansson, VD. Vi försöker hålla en modern och ändamålsenlig maskinpark. Under de senaste åren har vi investerat i ett flertal nya maskiner och planerar fortsätta på denna väg. Verksamheten bedrivs i egna lokaler som möjliggör ytterligare tillväxt. Mer information om företaget hittar du på vår hemsida:

3 Innehållsförteckning ALLMÄN INFORMATION 1. Inledning Utveckling Så här arbetar vi Arbetsmiljö Avfall Affärssystem Inköp Godsmottagning Märkning Lager Maskinpark Mjukvaror Tillverkning/produktion Kvalitetssäkring Emballage Transporter Förbättringsarbete

4 Innehållsförteckning LEVERANTÖRER 4. Krav & önskemål Offert Leveranstider Garanti & reklamationer Dokumentation Följesedel Fraktsedel Faktura KUNDER 6. Krav & önskemål Betalningar Reklamationer Förfrågningar ÖVRIGT 7. Kontaktinformation BILAGA 8. Checklista vid kontraktgenomgång

5 1. Inledning Denna manual är framtagen för att användas som informationsmaterial till företagets kunder och leverantörer. Syftet är att beskriva företagets verksamhet, arbetssätt och värderingar. I manualen kommer det även framgå vilka krav som finns på leverantörer respektive kunder, samt hur ni kan vara med och påverka oss. Manualen kommer att kompletteras med informationsbrev eller uppdateras i nyare utgåva vid behov eller förändringar. Vid frågor eller synpunkter gällande manualen vänligen kontakta: Mattias Håkansson, VD. Telefon: Mobil: E-post: mattias@ljungbyverktyg.se 1

6 2. Utveckling I början av året 2011 gjorde Ljungby Verktyg AB några stora investeringar i maskinparken, tack vare dessa har företagets omsättning under året ökat med över 100%. Vi har valt att dela på legotillverkning och verktygstillverkning. Den omorganiseringen har gett goda resultat främst gällande legotillverkningen då den vuxit kraftigt. Vi arbetar också för att bli en mer komplett leverantör som kan erbjuda en helhet för verktyg, prototyp och serieleverans. Fokus är därför på volymer från 1st 24h, beläggningar dvs. korta serier. Personalen på företaget har en mycket hög kompetensnivå och stor erfarenhet av verktygstillverkning samt korta ställ. 2

7 3. Så här arbetar vi Under att antal lämpliga rubriker beskrivs vårt arbete. Arbetsmiljö Ljungby Verktyg AB arbetar aktivt för att ha en trivsam arbetsmiljö på företaget. Verkstadsrutinerna följer 5Smodell för att det ska vara rent samt ordning och reda. 5S Modellen har sitt ursprung från den japanska biltillverkaren Toyotas industrier och innehåller följande arbetssteg: Sortera verktyg och material. Skilj det som är nödvändigt, från det som inte är det. Strukturera det som är nödvändigt så att det är lättillgängligt. Städa regelbundet. Standardisera de dagliga rutinerna. Skapa vana så att ordningen hålls även i framtiden. 3

8 3. Så här arbetar vi Avfall Vi på Ljungby Verktyg är noga med att följa de normer som finns angående vårt avfall och försöker i så stor utsträckning som möjligt att återvinna allt material. Spån och skrot skickas till nedsmältning och återvinns. Kylvätskor och oljor som används till maskinerna samlas upp i en tank som töms med jämna mellanrum för återvinning. Emballage såsom pallar och pallkragar cirkulerar mellan kunder, leverantörer och byts endast om de inte längre går att använda. 4

9 3. Så här arbetar vi Företagets affärssystem Montior Sommaren 2011 implementerade företaget sitt första affärssystem och valet föll då på Monitor som är populärt inom tillverkningsindustrin. Monitor består av ett antal moduler som förekommer i tillverkande företag och kan efter väljas fram efter behov. De moduler som ingår i vårt system är: Tillverkningsmodul, inklusive tillverkningsorder och kring funktioner, beredning, förkalkyl, beläggningsplanering samt verktygshantering. Inköpsmodul, inklusive inköpsorder och leverantörsreskontra med kringfunktioner. Lagermodul, inklusive inventering, materialstyrning, PIA och lagervärdesberäkning. Försäljningsmodul, inklusive kundorder och kringfunktioner, fakturering och kundreskontra. 5

10 3. Så här arbetar vi Redovisning, inklusive löpande bokföring och anläggningsregisterhantering. Kvalitetsmodul, inklusive löpande avvikelsehantering och administration av kvalitetsbristkostnader. Egna rapporter, som används för att ta fram skräddarsydda rapporter och listor. Systemvård, som används för att administrera och underhålla systemet. Mer information om Monitor hittar du på företagets hemsida: 6

11 3. Så här arbetar vi Inköp Nedan följer ett flödesschema för hur våra rutiner kring en inköpsorder. Behov av inköp Vid en beredning till en order genererar vårt affärssystem automatiskt en lista på det material som behövs köpas in. Registrering av inköpsorder Inköpsordern registreras och inväntar inleverans. Beställning Beställningar hos leverantörer sker via telefon, fax eller mejl. 7

12 3. Så här arbetar vi Orderbekräftelse Vi tar emot orderbekräftelse via e-post eller fax. Inleverans Vår godmottagning genomför ankomstkontroller och en inleveransrapportering sker i affärssystemet. Faktura Leverantörens faktura kontrolleras mot ordern och det ankomna godset. Betalningen sker enligt gällande betalningsvillkor. 8

13 3. Så här arbetar vi Godsmottagning Vid ankomster av gods till vår godsmottagning utförs kontroller av rätt antal detaljer och rätt mått, samt att all tillhörande dokumentation är korrekt. Märkning Råmaterialet benämns med ett nio siffrigt nummer. Där siffrorna i tretal står för material, dimension och längd. Lager Vår lagerverksamhet består idag av råvarulager, mellanvarulager samt färdigvarulager. Med en fabriksyta på hela 1000 m 2 så kan vi även erbjuda kunden outsourcing av sina egna lagerplatser. Ett ekonomiskt val som skulle minska onödiga kostnader kring transporter. Er slutkund skulle även uppleva snabbare leveranstider, eftersom varorna istället skickas direkt från oss. 9

14 3. Så här arbetar vi Maskinpark I vår maskin park ingår följande maskiner: CNC-Fräsar CNC-Svarvar Trådgnistmaskiner Starthålsgnistmaskin Sänkgnistmaskin Planslip Kap Mjukvaror Mastercam Smartcam Proengineer (via partner) 10

15 3. Så här arbetar vi Tillverkning/produktion Företagets verksamhet består av både legotillverkning och verktygstillverkning. För att skapa optimala förutsättningar för respektive inriktning och kunna bedriva en effektiv produktion, så har dessa nu separerats från varandra. Vi kan även erbjuda underhåll för verktyg och slitdetaljer samt härdning, ytbehandling och svetsning genom våra samarbetspartners. Vi har resurser och kan hantera snabba behov av reservdelar till maskiner. Kvalitetssäkring Vi kvalitetssäkrar och utför alltid utfallsprover på den första ordern av sitt slag åt en kund. Fem av detaljerna väljs slumpmässigt ut och genomgår noggranna mätningar så att de följer kundens toleranskrav. Baserat på utfallsprovet tas nödvändiga instruktioner fram för att säkerhetsställa en bearbetningsprocess. Ställdatablad, arbetstavla och checklistor används i produktionen. Dessa dokumentationsformer möjliggör återkoppling av fel. 11

16 3. Så här arbetar vi Emballage Gods som skickas från oss sänds i regel med den EURmärkta och öppna 4-vägspallen. Måtten för helpallen är 800 x 1200mm och halvpallen har måtten 800 x 600. Övrigt emballage som vi använder oss av är pallkragar, mellanlägg, lock, wellpap, massonit, foam ark och rostskyddspapp. Transporter Företagets transporter sker till stor del med Schenker och DHL men även de lokala budfirmorna Bud1 och Hårds Transport AB används. 12

17 3. Så här arbetar vi Förbättringsarbete Vi på Ljungby Verktyg AB arbetar ständigt med förbättringar av den egna verksamheten. Vi strävar efter att vår produktion skall effektiviseras, vilket i sin tur ska generera ett högre värde för kunden. Arbetet som sker ska överträffa kundens förväntningar på kvalitet gällande parametrar som produktkvalitet, leveranstid och till konkurrenskraftiga priser. I förbättringsarbetet ingår kända arbetssätt såsom Lean Production, vars huvudmål är att identifiera och eliminera alla faktorer i produktionsprocessen som inte skapar ett värde för slutkunden. Ett uttryck som ofta används inom Lean är Mer värde för mindre arbete och det beskriver klart och tydligt vår eftersträvan. 13

18 LEVERANTÖRER 4. Krav & önskemål De krav som vi ställer på våra leverantörer är de som anges under följande underrubriker samt all information kring dokumentation som följer under nästkommande kap 5. Dokumentation. Offert När ni erhåller en förfrågan från Ljungby Verktyg AB, skall offert skickas till fax, mejl eller adress som anges på förfrågan. Offert skall besvaras inom begärd svarstid samt referera till aktuell förfrågan på ett tydligt sätt. Leveranstider Med leveranstider menar vi den dag då godset skall finnas hos oss på Ljungby Verktyg AB. Leverantörer ansvarar således för samverkan med transportör så att detta uppfylls. Garanti & reklamationer Leverantören ansvar för fel som kan härledas till leverantörens process. 14

19 LEVERANTÖRER 5. Dokumentation Underrubrikerna: Följesedel, Fraktsedel och Faktura beskriver all den befintliga dokumentationen som ni som leverantör ansvarar för vid leverans till oss på Ljungby Verktyg AB. Följesedel För att förenkla vår godsmottagning skall följande uppgifter alltid anges på följesedeln: Följesedelsnummer Inköpsordernummer Ljungby Verktyg ABs artikelnummer Artikelbenämning Leverantörens namn Levererat antal (markerat slut/delleverans) Ev. godsmärke (referens) Följesedel 15

20 LEVERANTÖRER 5. Dokumentation Fraktsedel Följande uppgifter skall alltid anges på fraktsedeln: Inköpsordernummer Fraktsedelsnummer Leverantörens namn/nummer Transportör (företagets namn) Godsbeskrivning Signatur och datum Antal kolli och antal pall Godsmärke Vikt eller falkmeter Leveransadress Godsavsändarens referens Utskriftsdatum Kundnummer Fraktsedel 16

21 LEVERANTÖRER 5. Dokumentation Faktura Fakturadress och leveransadress är inte alltid samma, leveransadress anges på inköpsorder. Samtliga fakturor skickas till: Ljungby Verktyg AB Kungsgatan Ljungby Följande uppgifter skall alltid anges på faktura: Säljare (namn och adress) Köpare (namn och adress) Fakturadatum (utskriftsdatum) Fakturanummer Er referensperson Vår referensperson Förfallodag Leveransvillkor Faktura Obs! Fortsättning nästa sida. 17

22 LEVERANTÖRER 5. Dokumentation Leveranssätt Leveransdag Betalningsvillkor Inköpsordernummer Inköpsorder radnummer Leveransadress Artikelnummer Benämning À-pris Levererat antal per artikelnummer Summa netto Belopp totalt per produkt Mervärdesskatt (ex. 25%) Frakt och expeditionsavgift Mervärdesskatt belopp Mervärdesskattepliktigt belopp Summa (att betala) Öresutjämning Godsmärkning Faktura 18

23 KUNDER 6. Krav & önskemål Som kund till Ljungby Verktyg AB har du stora möjligheter att vara med och påverka, allt för att slutresultatet ska bli så bra som möjligt. Det kan gälla ritningsunderlag, beredningar och även andra invändningar är välkomna. Vid speciella önskemål kring emballage, leveranser mm. Vänligen kontakta oss och meddela detta, till er hjälp har vi gjort en checklista (se bilaga) som ni antingen postar eller lämnar för hand. Dokumentet finns även tillgängligt på hemsidan och då går det bra att mejla en kopia. Betalningar Sker enligt överrenskommelse. Reklamationer Vid anmärkningar kontakta oss omgående. Förfrågningar Förfrågningsunderlag skickas till adressen som anges på sidan

24 ÖVRIGT 7. Kontaktinformation Manualen och tillhörande checklista går även att ladda ner på vår hemsida. Vid frågor använd följande kontaktinformation. Ljungby Verktyg AB Kungsgatan Ljungby Telefon: Fax: Mobil: E-post: Internet: Manualen är skapad av André Fredriksson, GU09. CIL, Informationslogistik i Ljungby. Som ett resultat av projektterminen på Ljungby Verktyg AB hösten