Smartare och snabbare tillsammans. Diskussionsunderlag FKON Utredningsgruppens förslag

Transkript

1 Smartare och snabbare tillsammans Diskussionsunderlag FKON Utredningsgruppens förslag

2 Bakgrund Uppdrag & frågeställning Utredningen bygger på en motion till Riks årsstämma 2017, från F&S Stockholm och F&S Göteborg. Syftet är att utreda hur vi i Friskis&Svettis kan skapa mer värde för varje nedlagd arbetstimma och varje investerad krona, genom att samverka mer och kring rätt saker. Nuläge/bakgrund F&S är aktörer på en snabbt växande träningsmarknad och vi konkurrerar med alla träningsaktörer oavsett om de drivs i bolagsform, föreningsform, stiftelseform eller kommunalt. Träningsmarknaden växte 2016 med ca 4 % enligt Deloitte. SATS växte med 9 % (DI ). Hur mycket växte F&S med..? Inom F&S har vårt fokus varit internt i stället för externt, fokus på organisation och kostnader i stället för intäkter och försäljning. När vi utreder fattar våra konkurrenter beslut. När vi förankrar på detaljnivå, säljer våra konkurrenter in sig till nya kunder (i många fall våra nuvarande medlemmar). Detta är den verklighet vi har att förhålla oss till i allmänhet och i synnerhet i vår utredning. Hur ser en bra balans mellan förankring och handlingskraft ut? Hur skapar vi momentum i vår tillväxt? Mål och förväntat resultat - Att utredningen till FKON presenterar förslag till en tydligare rollfördelning, tydligare mandat och tydligare ansvar för F&S Riks och föreningarna - Att utredningen till FKON presenterar förslag till en hållbar finansiering av den nationella nivån av vår rörelse - Att utredningen senast i december 2017 lämnar en slutrapport till F&S Riks styrelse Arbetsgruppens Sammansättning En arbetsgrupp bestående av representanter från fem föreningar (F&S Göteborg, F&S Stockholm, F&S Vårgårda, F&S Norrköping och F&S Helsingborg) samt F&S Riks sattes samman. Koppling strategi och verksamhetsplan Strategin för pekar ut organisering och finansiering som två strategiska områden som behöver utredas. Utredningen ligger därmed helt i linje med strategi och verksamhetsplan. Diskussion på FKON (Föreningskonferensen) Nedan följer utredningsgruppens delrapport. Utifrån input på FKON (21-22/ ) arbetar gruppen vidare med slutrapport till F&S Riks styrelse (december 2017). Nedanstående rapport sammanfattar arbetet hittills, rapportens innehåll och tankar kommer att diskuteras på FKON.

3 Rollfördelning Vad görs nationellt, vad görs lokalt? Friskis&Svettis har vuxit organiskt i 40 år. Utredningens uppdrag är att se över vår gemensamma organisation för att vi som rörelse ska kunna arbeta smartare, snabbare och tillsammans för att ge mer tillbaka till våra befintliga medlemmar samt öka tillväxten. Roll och ansvarsfördelningen i vårt nuvarande sätt att organisera oss är grundad i en tid då vår verksamhet var mindre och kontexten vi rörde oss i var en annan. Det finns idag viktiga områden som inte har någon tydlig ägare och det finns områden som kräver ett annat fokus och andra resurser idag jämfört med tidigare. Vi har behov av att se över i vilken form de olika uppgifterna drivs, hur mandat och ansvarsfördelning ser ut samt hur den gemensamma verksamheten ska finansieras. Allt för att på ett ännu smartare sätt se till att föreningarna får mer kraft att ägna sig åt mötet med medlemmarna och träningen. Idag. Idag finns två nivåer: förening och nationell nivå. Huvudansvaret för träningsverksamheten ligger hos föreningen som också är medlem i och beslutar om den nationella nivåns uppdrag och riktning. Föreningarna är uppdragsgivare till riksorganisationen via årsstämman. Föreningarna har även rollen som mottagare av det som riksorganisationen utvecklar. I framtiden - utredningens förslag. I framtiden ser vi att vi kan behöva ytterligare en organisationsnivå, för samarbete mellan föreningarna i olika typer av frågeställningar (dock inte en ny beslutsnivå). Nationell nivå - grunduppdrag Grunduppdrag för F&S Riks. F&S Riks äger och förvaltar vårt gemensamma varumärke, vår gemensamma utbildning och vårt gemensamma utbud och träningsutveckling. I grunduppdraget ingår även opinionsbildning som stärker varumärket och bidrar till att sprida Friskis&Svettis syn på träning. Nationell nivå - tilläggsuppdrag. F&S Riks är ansvarig för uppdrag på nationell nivå. I ansvaret ingår att vara beställare för uppdragen, budget samt uppföljning. Som beställare kan F&S Riks uppdra åt en enskild förening/föreningar, en extern leverantör eller genom anställd hos F&S Riks att genomföra uppdraget/projektet. De nationella uppdragen har en styrgrupp, där F&S RIks är ordförande och föreningarna utser representanter som speglar de fyra storleksgrupperna av föreningar. Styrgruppen agerar på uppdrag av föreningarna och har mandat att fatta beslut i frågor som berör det aktuella uppdraget/projektet, för hela rörelsen. I frågor av större och mer omfattande karaktär är F&S Riks styrelse beslutande (styrgruppen lämnar förslag). Nätverk. Utredningsgruppen föreslår i tillägg till ovanstående tre typer av samordning via nätverk. Geografisk.

4 Samordning mellan föreningar med geografisk närhet. Här kan frågor om gemensamma marknadskampanjer, information, fadderskap till nya ledare, licensiering osv diskuteras. Storlek. Föreningar av samma storlek har ofta liknande möjligheter och problem. Här spelar inte det geografiska läget lika stor roll som föreningens storlek. Erfarenhetsutbyte, best practice och administration av olika slag diskuteras. Frågebaserade nätverk. Aktuella frågeställningar av mer tillfällig art kan kräva nätverk som involverar föreningar av olika storlek och olika geografiskt läge. Dessa nätverk är mer nischade och fokuserar på en frågeställning. T ex Bolagsfrågan. Förening Huvudansvaret för träningsverksamheten ligger fortfarande hos föreningen, som också är medlem i och beslutar om den nationella nivåns uppdrag och riktning. Föreningarna är uppdragsgivare till riksorganisationen via årsstämman. Föreningarna har även rollen som mottagare av det som riksorganisationen utvecklar. Genom utvecklingen av organisationen enligt ovan är utredningsgruppens åsikt att resurser - både i tid och ekonomiska - kommer att sparas. Dessa resurser kan läggas på att utveckla den lokala verksamheten, utveckla våra funktionärer och för att vidareutveckla mötet med våra medlemmar.

5 Fördelning av roller & ansvar - förslag från utredningsgruppen Nedan följer utredningens förslag till uppdelning mellan de två huvudnivåerna, nationell- respektive föreningsnivå. Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Träningsutveckling + föreningsutveckling F&S RIks är övergripande ansvarig för F&S träningsutbud (kvalitetssäkring av befintligt utbud, vidareutveckling av befintliga träningsformer samt utveckling av ny träning och nya träningsformer) F&S Riks ansvarar för trendspaning, om- och invärldsanalys inom samhällsutveckling generellt och inom träning specifikt F&S Riks samlar in och sprider kunskap om teorier inom träningslära, utrustning och redskap mm som bidrar till att utveckla F&S utbud. F&S Riks arrangerar TKON (träningskonferens) för informationsutbyte med och inspiration för föreningarna. F&S Riks ansvarar för kvalitetssystemet uppföljning (ledare, värdar, föreningar) F&S Riks arrangerar Årsstämma för föreningarnas förening - F&S Riks. F&S Riks arrangerar FKON (föreningskonferens), arbetsmöten mellan stämmorna F&S Riks arrangerar inspirationsträffar, mötesplatser och konvent (Svettisdagarna, nyhetsdagar, temadagar t ex Yogadagen/PT-dagen mfl) F&S Riks ansvarar för internkommunikation till föreningarna kring träning, utbildning samt förenings-gemensamma frågeställningar. Träningsutveckling + föreningsutveckling I föreningarna sker huvudverksamheten inom F&S - träningen och mötet med våra medlemmar. Föreningarna utser deltagare som deltar i nationella träningsutvecklingsprojekt, arrangerade av F&S Riks (olika roller projektdeltagare, referensgrupp, försöksverksamhet, delprojekt). Föreningarna driver på uppdrag av F&S RIks och rörelsen utvecklingsprojekt, där F&S Riks är beställare och finansiär Föreningarna gör lokala konkurrensanalyser, samt trendspanar lokalt (delar kunskapen i gemensamma analyser och sammanställningar) Föreningarna deltar i TKON (träningskonferens) för informationsutbyte och inspiration. Föreningarnas representanter på TKON ansvarar för att sprida informationen om trender, analyser och nyheter från Träningskonferensen vidare i den lokala föreningen. Föreningen arbetar med kvalitetsuppföljning enligt de nationella riktlinjerna. Föreningarna deltar i F&S Riks Årsstämma, rörelsens högst beslutande organ. Föreningarna deltar i Föreningskonferensen för att bidra till en gemensam utveckling av Friskis&Svettis. Uppdragen förtydligade. Föreningarna deltar i inspirationsträffar, mötesplatser och konvent - för funktionärerna ska utveckla sin kompetens och kunskap samt för att få inspiration till sitt uppdrag.

6 Föreningen ansvarar för intern kommunikation till funktionärer och medlemmar samt övrig medlemsservice Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Utbildning F&S Riks ansvarar för F&S utbildningssystem F&S Riks ansvarar för utveckling av F&S ubildningssystem, med input från föreningarna. F&S Riks rekryterar, utbildar och säkerställer att F&S Utbildare håller hög kvalitet. F&S Riks ansvarar för licensieringen av nyutbildade ledare&tränare F&S Riks ansvarar för administration av utbildningar, konvent, mötesplatser och stämmor. F&S Utbildningar ska hålla hög kvalitet, ha ett relevant innehåll och en kostnadsnivå som följer riktlinjer för F&S RIks finansiering F&S Utbildning ska bygga på pedagogiska metoder som stöttar fler lärstilar - digitalt, på kursgård och via train-the-trainer i föreningarna F&S Utbildning ska ha ett relevant systemstöd för kursbokning, statistik och licensregister Utbildning Föreningarna utbildar och licensierar sina ledare och tränare genom F&S Utbildnings utbildningssystem Föreningarna ansvarar för rekryteringen av nya funktionärer (till den lokala föreningen) Föreningarna stöttar nya funktionärer med faddrar/support Föreningarna bidrar med ledare, tränare och funktionärer till nationella uppdrag - t ex till rollerna som utbildare och licensierare (arvoderas av F&S Riks) Föreningarna anordnar lokala inspirationstillfällen och kickoffer för föreningens funktionärer. Föreningarna ansvarar för träningsverksamheten följs upp kvalitetsmässigt, enligt F&S regler Föreningen anordnar, vid behov, lokala utbildningstillfällen med utbildare från F&S Riks. Uppdragen förtydligade. Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Vårda varumärket F&S Riks ansvarar för och äger varumärket Friskis&Svettis samt tillhörande undervarumärken, t ex Röris och MiniRöris. F&S Riks sätter ramar, riktlinjer och regler för hur F&S Logotyp och grafiska profil (typsnitt, bildspråk, skyltning av lokaler och utomhus mm) ska användas. Vårda varumärket Föreningarna är rådgivare till Riks vad gäller vård av varumärket Föreningarna driver nationella projekt, på uppdrag av F&S Riks, för att utveckla rumsbeskrivningar och koncept för anläggningar mm. F&S Riks bistår med omvärldsspaning och trendanalys. Föreningarna ansvarar för lokal kommunikation som vårdar och stärker Nytt uppdrag att förvalta den gemensamma webben.

7 F&S Riks ansvarar för uppföljning, kontroll och coachning till föreningarna, så att regelverket efterlevs. F&S Riks ansvarar för ett varumärkesmässigt sammanhållet Friskis&Svettis som uppfattas på samma sätt (övergripande) oavsett geografiskt läge. F&S Riks ansvarar för förvaltning av den gemensamma webben Funktionärskläder Ledarkläderna är en del av profileringen av varumärket. F&S Riks samordnar/leder den nationella, gemensamma klädgruppen Klädgruppen deltar i upphandling av leverantör, sätter rutiner och tar in önskemål och utformning av plagg från föreningarna. Klädgruppen samordnar inköpen med Inköpsrådet. varumärket (till funktionärer och medlemmar). Föreningarna ansvar för det lokala innehållet på den nationella/gemensamma webben Funktionärskläder Föreningarna utser deltagare till klädgruppen (som har ansvar och befogenheter att besluta på föreningarnas uppdrag) Föreningarna bidrar med synpunkter och input till klädgruppen. Föreningarna svarar på enkäter avseende behov av plagg, utformning/layout och passform. Profilprodukter Föreningarna lämnar input och önskemål kring profil produkter i den återkommande enkäten. Profilprodukter F&S Riks utvecklar profilprodukter i linje med varumärke och grafisk profil, utifrån föreningarnas behov. Inköp samordnas med Inköpsrådet. Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Opinionsbildning Opinionsbildning Ökat fokus på opinionsbildning F&S Riks arbetar för att stärka varumärket genom att lyfta Friskis&Svettis synsätt i samhällsdebatten och genom opinionsbildning. F&S Riks arbetar med utvalda fokusområden/teman kopplade till vår verksamhet samt lyfter fram den ideella kraften i opinionsarbetet (fokusområden/teman definieras årligen i Verksamhetsplanen). F&S Riks svarar på utspel eller hakar på aktuella händelser, inom de förbestämda områdena (enligt Verksamhetsplanen) Föreningarna följer de teman som prioriterats nationellt för att stärka den lokala positionen och för att bidra till ett kraftfullare budskap nationellt. Föreningarna arbetar med lokala opinionsfrågor för att stärka F&S närvaro i den lokala debatten och driva frågor med nära koppling till vår verksamhet - t ex rörelse för barn&unga, tillgång till träningslokaler, träning för äldre mm F&S Riks arbetar för att göra F&S till den naturliga talespersonen i vår bransch. Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag

8 Internkommunikation F&S Riks ansvarar för internkommunikation Inom F&S rörelsen information av allmänt nationellt intresse F&S Riks ansvarar för underhåll och utveckling av det nationella intranätet (Funknet) F&S Riks ansvarar för utveckling och uppdatering av F&S utbildnings- och inspirationsmaterial Internkommunikation Föreningarna ansvarar för att relevant information kommuniceras till olika funktionärsgrupper - t ex nationella och lokala nyheter, utbildnings-& nspirationsmaterial, lokala aktiviteter, schema, förutsättningar för det ideella uppdraget mm Föreningarna ansvarar för sina lokala intranät/informationskanaler Mer fokus på information, inspiration och dialog om föreningarnas behov. F&S RIks sprider information och inspiration samt samt för dialog om föreningarnas behov och status genom föreningsbesök. F&S Riks följer upp att det gemensamma regelverket efterlevs. Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Stabstjänster - Föreningsstöd F&S Riks ansvarar för att upprätthålla och utveckla gemensamma riktlinjer och handledningar. F&S Riks stöttar föreningarna rörande frågor kring F&S stadgar och regler för medlemsföreningar. F&S Riks har kompetens kring och ansvarar för samordning mellan föreningarna avseende frågor som berör ideella föreningar i allmänhet, bolag ägda av ideella föreningar samt viss föreningsnära juridik. Stabstjänster - föreningsstöd Föreningarna följer gemensamma riktlinjer och handledningar. Föreningarna deltar i ledarskapsprogrammet Leda förening och Leda funktionär Föreningarna deltar i mötesplatser och inspirationsträffar som rör aktuella frågor. Föreningarna stöttar och hjälper nya föreningar att bli en naturlig del av Friskis&Svettis. Mer samording av administrativa tjänster för att öka effektiviteten för föreningarna. F&S Riks utbildar i Leda förening och Leda funktionär i det nyutvecklade utbildningssystemet. F&S Riks vidareutvecklar modellen för föreningsuppföljning F&S Riks anordnar mötesplatser och inspirationsträffar (med träff eller digitalt) kring aktuella frågor F&S Riks stöttar nya föreningar och initiativtagare till nya föreningar

9 Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Stabtjänster - administration (nationellt tilläggsuppdrag) F&S Riks stöttar med analys och projektledning inom exempelvis områdena HR, rekrytering och ekonomi, om föreningarna önskar. Stabtjänster - adminstration (nationellt tilläggsuppdrag) Föreningarna beslutar om viss administration ska hanteras gemensamt, för att samla kompetens och bli effektivare (notera att det kan få en skatteeffekt om vi säljer tjänster mellan föreningarna - det måste förtydligas innan samordning på detta sätt beslutas) Mer samording av administrativa tjänster för att öka effektiviteten för föreningarna. Föreningarna samordnar stöd/erfarenhetsutbyte kring: - HR (kollektivavtal, lönestruktur, pension & sjukfrånvaro/rehabilitering, arbetsmiljö) - Rekrytering av personal och funktionärer - Ekonomihantering och deltar i utredning/analys av gemensamt ekonomisystem Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Tillväxt - marknadsföring & försäljning! Tillväxt - marknadsföring & försäljning Nytt ansvar kring försäljning och marknadsföring på nationell nivå Ny roll på nationell nivå: Tillväxtansvarig ansvar för att driva försäljning, marknadsförning och tillväxt nationellt. Rollen kan utformas som en tjänst på F&S Riks alternativt bli ett uppdrag som utförs av någon förening. Uppdrag: - ansvara för nationella marknadskampanjer - ansvara för nationella försäljningskampanjer - samordna regionala kampanjer med den nationella marknads- och försäljningsplanen - driva och utveckla det nationella träningskortet - CRM - utveckla metoder och system för medlemsdialog och medlemsvård (för att stärka relationen med våra medlemmar och för att minska medlemsomsättningen) - analys och uppföljning av statistik och nyckeltal Föreningarna ansvarar för lokal försäljning, medlemsrekrytering och lokala/regionala kampanjer. Föreningarna ansvarar för den lokala kortstrukturen och prisstrategin Föreningarna ansvarar för CRM lokalt - medlemsnöjdhet för att stärka relationen med befintliga medlemmar och minimera medlemsomsättningen Föreningarna sammanställer och analyserar de lokala nyckeltalen Föreningarna utser medlemmar till Styrgrupp Tillväxt Föreningarna följer och deltar i de gemensamma aktiviteterna och kampanjerna beslutade av Styrgrupp TIllväxt. Styrgrupp - tillväxt Styrgruppens uppgift är att ha förståelse för hela rörelsens behov av aktiviteter och kampanjer.

10 - omvärldsbevakning, konkurrentbevakning och benchmark ur ett försäljnings- & marknadsperspektiv Styrgruppens ansvarsområde är Tillväxt och försäljning, den Tillväxtansvarige rapporterar till styrgruppen. I styrgruppen beslutas om gemensamma kampanjer och aktiviteter. Vid större kampanjer och aktiviteter fattas beslut av F&S Riks styrelse. Styrgruppens medlemmar utses av föreningarna och speglar de fyra medlemsnivåerna, F&S Riks representant är ordförande i Styrgruppen. Medlemmarna i styrgruppen har mandat att för hela rörelsen fatta beslut om de gemensamma aktiviteterna. Styrgruppen kan utse projektgrupper och referensgrupper för att få en bredare kompetensbas och en bra avstämning med föreningarna. Nationell nivå Föreningsnivå Förändring mot idag Inköp: (Nationellt tilläggsuppdrag) F&S Riks samordnar inköp och avtal på uppdrag av föreningarna. Inköp: (Nationellt tilläggsuppdrag) En Styrgrupp Inköp, med föreningsrepresentanter, bildas. Styrgruppen har ett tydligt mandat att fatta beslut på uppdrag av föreningarna. För största ekonomiska effekt samordnas inköpen nationellt i större utsträckning än idag. Föreningarna beslutar om hur organisationen kring detta ska se ut. Föreningarna genom, styrgruppen, beslutar om vilka områden som är aktuella samt om vad som är gemensamt för alla respektive valfritt att hantera lokalt..

11 Finansiering - förslag från utredningsgruppen Utredningsgruppen föreslår att F&S Riks grunduppdrag ska finansieras av föreningarna, för att säkerställa långsiktig stabil finansiering och att vi står fria. Det finns delar av verksamheten där vi skulle kunna hitta extern finansiering, men vi anser att grunden i det gemensamma arbetet ska finansieras av medlemsföreningarna i rörelsen. Utbildade ledare är den viktigaste tillgången i Friskis&Svettis. Sänkta utbildningskostnader är därför viktigt och kommer möjliggöra för fler att delta i utbildningarna. Genom att föreningarna finansierar F&S Riks grunduppdrag genom medlemsavgiften, kan priserna för utbildningarna sänkas. Projekt utöver grunduppdraget (nationellt tilläggsuppdrag) I vårt resonemang så kan F&S Riks få uppdrag av Årsstämman utöver grunduppdraget, eller själv åta sig uppdrag utöver grunduppdraget om behovet finns i föreningarna. Dessa uppdrag kallar vi här för projekt (nationallt tilläggsuppdrag). Vårt förslag är att utforma en projektmodell som används inom alla projekt. Redan vid inför beslut på Årsstämman bör projektplanen presenteras - projektägare, projektmål, effektmål (vad projektets resultat ska leda till), förslag till projektets organisation, tidplan samt finansiering. Vi föreslår att F&S Riks är projektägare av projekt som finansieras solidariskt av alla föreningar. F&S Riks utser projektledare (anställd av F&S Riks eller av en förening). Projekt kan övergå i grunduppdraget efter projekttiden, efter beslut av medlemsföreningarna. Ett exempel skulle kunna vara utvecklingen av en hemsida som sedan leder till att förvaltning av hemsidan blir en del av grunduppdraget. Finansiering för projekt kan komma från flera olika håll: från alla föreningar, från ett fåtal föreningar med ett visst behov eller genom extern finansiering. F&S Riks styrelse kan välja att starta nya projekt om det redan finns finansiering. Projekt som ska finansieras med hjälp av extra medel från samtliga föreningar måste beslutas av en stämma.

12 Sammanfattning finansieringsmodell - förslag från utredningsgruppen: Riks grunduppdrag Kan utföras av Riks eller av Riks avtalad partner Genomförande av utbildning Finansieras alltid av medlemsavgifter Träningsutveckling Föreningsutveckling Utveckling F&S utbildning Administration av F&S utbildning Tillväxt - försäljning & marknadsföring Äga och vårda varumärket Opinionsbildning Intern kommunikation Digital utveckling och IT Stabstjänster Finansieras av deltagaravgift. Deltagaravgiften ska täcka de rörliga utbildningskostnaderna (viss marginal för att minimera den ekonomiska risken) Utveckling av utbildningarna finansieras av medlemsavgiften Projekt dvs tillfälliga uppdrag Finansieras av föreningar enligt modell kr/medlem alt Finansieras av externa medel alt Finansieras av de föreningar som berörs enligt modell kr/medlem Kompetens för genomförande - förslag från utredningsgruppen F&S Riks ska ha anställda med kompetens för grunduppdragen. Specialistkunskap om hur det fungerar i föreningen och mötet med medlemmarna finns i föreningarna. Föreningar kan ha uppgifter för hela rörelsen på uppdrag av F&S Riks och finansierade av gemensamma medel. Projektägarskapet och uppföljningsansvaret finns hos F&S Riks. Inom alla gemensamma projekt som beslutas av stämman har F&S Riks en projektägarroll (F&S Riks organisation anpassas för detta). Kompetensen kring innehållet i projektet kan finnas hos F&S Riks, i föreningarna eller köpas in externt, beroende på sakfrågan. En förening vars anställda projektleder eller ingår i ett projekt fakturerar F&S Riks för tiden och detta räknas med i projektbudgeten, enligt överenskommelse vid projektuppstart. Extern finansiering - förslag från utredningsgruppen

13 Det finns möjligheter att hitta extern finansiering via bidrag från stiftelser och fonder samt potential i sponsorskap. Extern finansiering för projekten sparar pengar för föreningarna. Samtidigt vill vi säkerställa finansiering av grunduppdraget från föreningarna så att F&S Riks inte hamnar i en bidragsberoende. Sponsring handlar om att vårda varumärket och bör vara något som F&S Riks ansvarar för. En riktlinje/policy behövs, inklusive vad föreningarna får/inte får göra inom detta område. Förändringar mot nuläget - förslag från utredningsgruppen: vi slår fast principen att F&S Riks grunduppdrag finansieras av medlemsavgiften samt att denna justeras årligen för att följa inflationen och kollektivavtalsreglerade löneökningar. utveckling av utbildningarna finansieras via medlemsavgiften F&S Riks skapar policy för extern finansiering för projekt utöver grunduppdraget företagssamarbeten tillåts på nationell nivå en tydlig projektmodell för resurser (pengar och kompetens) slås fast Utveckla samarbetet Spara pengar och öka tillväxten (förslag från utredningsgruppen) F&S Sverige är Sveriges ledande träningsaktör och landets största ideella idrottsförening, med kunder (som köper träning och medlemskap), ideella ledare och tränare, ideella funktionärer och anställda. Vi har en gemensam omsättning på ca kr. Vi har ett ansvar att förvalta våra medlemmars pengar på bästa sätt, men vi utnyttjar idag inte den samordning och de stordriftsfördelar vi har möjlighet till. Förslag/exempel på områden som kan bidra till tillväxten i F&S IT-system Gemensamt kort/inpasseringssystem med clearingssystem för nationellt träningskort, redovisningssystem, lönesystem mm. Marknadsföring Gemensam plattform för hemsida, intranät, sociala medier mm. Träning Gemensam plattform för träningsappar, digitala pass mm. Kompetens Gemensamma resurser HR, ekonomi, juridik, arbetsrätt, lokalplanering mm. För bästa kostnadseffektivitet, nu och på sikt, föreslår vi att inte bygga upp och driva egenutvecklade IT-system utan att vi upphandlar de funktioner som vi behöver (externt eller från olika föreningar). Ett kompetensregister upprättas där respektive förening anmäler vilka kompetenser och resurser de erbjuder F&S nationellt. Dessa kan användas för beslutade nationella funktioner och samarbeten och faktureras Riks. Målsättningen är att de gemensamma systemen är så kostnadseffektiva och högkvalitativa, att alla föreningar väljer att ansluta sig.

14 Målsättningen är att ovanstående samordning leder till besparingar, som frigör resurser till arbete med tillväxt, föreningsutveckling och ökad medlemsnytta. Besparingarna ska även kunna nyttjas för bekosta nationella projekt, t ex nationellt träningskort och/eller nationella försäljningskampanjer. Räkneexempel - tidsbesparing. Ett enkelt estimat på vad en tidsbesparing på 8 timmar/vecka innebär för möjlig kostnadsbesparing: 8 timmar/vecka x 4 veckor x 12 månader x 300 kronor/timmen x 100 föreningar = kronor/år, minst. Fler exempel på områden lämpade för samarbete (förslag från utredningsgruppen) Bolagsfrågan. Frågan hade inte kunnat vänta på en stämma. Här agerade Riks inom grunduppdraget Vårda varumärket tillsammans med några föreningar och initierade en projektgrupp som behandlade frågan. Nationellt träningskort Är viktigt för vår tillväxt och kan endast bli verklighet genom nationell koordinering. F&S Riks kan inom det nya föreslagna grunduppdraget Tillväxt, försäljning och marknadsföring koordinera genomförandet tillsammans med de föreningar som vill delta i utvecklingen. Dataskyddsförordningen Den nya dataskyddsförordningen ställer nya krav på alla föreningar inom F&S, små som stora. F&S Riks tar fram en gemensam policy i frågan. Samverkan mellan föreningar (förslag från utredningsgruppen) För att Friskis&Svettis ska kunna arbeta strategiskt och effektivt bör vi identifiera och organisatoriskt tydliggöra olika former av nätverk för samarbete mellan föreningarna. En styrning eller koordinering från F&S Riks krävs inom de större områdena. Nätverk för samverkan mellan föreningar (exempel): Geografiskt Storleksbaserat Frågebaserat Regionindelning (eller annan indelning) förutsätter åtaganden och att man som förening förbinder sig att utföra det man har åtagit sig. I slutändan så får den som åtagit sig ett uppdrag också betalning för densamma, av övriga föreningar i nätverket. Vi behöver tydliggöra vilka frågor och områden som hanteras inom vilka nätverk. Geografiska regioner Vi tror på geografiska regionala samarbeten eftersom en av de mest prioriterade frågorna är tillväxt. Hur befolkar vi alla vita fläckar med vår Friskis-träning? Hur kan vi finnas på fler platser och fler sätt? Vi tror att kunskap om marknaden inom ett geografiskt område är viktig för att växa. Vidare tror vi att två föreningar med en kommun eller ett område utan Friskis-verksamhet kan samverka kring att starta verksamhet på den nya platsen. Idag finns det två formella nivåer: förenings- och nationell nivå.

15 Utredningsgruppen föreslår tre olika nivåer - förenings-, regional- och nationell nivå nivå. Vi tror på ett regionalt samarbete men inte på att införa ytterligare en formell nivå (inte mer administration). Vi vill inte ha en nivå som kräver att det tillsätts ytterligare en styrelse eller att regionen formaliseras allt för mycket. Regionen ska vara föreningar i samverkan. Vi föreslår att årsstämman beslutar - det vill säga samtliga föreningar ger sig själva i uppdrag - att inleda regionala samarbeten. Till Stämman föreslår utredningsgruppen en regional indelning, men ger möjlighet till föreningarna att välja vilken region de vill tillhöra om de ligger på gränsen mellan två regioner. I beslutet ska det klart framgå att alla föreningar (befintliga och tillkommande) inom regionen skall/får vara med. Inom regionen utses sedan en förening som är sammankallande samt vilka mandat olika roller i samarbetet har. I ett regionalt samarbete kan föreningarna samverka kring andra frågor, utöver tillväxt. Men tillväxt är själva anledningen till att vi tror på regionala samarbeten. Vi tror också att en funktion på F&S Riks med fokus på tillväxt och försäljning kan bidra till att få igång den regionala samverkan.

16 Förändringar mot nuläget: vi tydliggör den regionala indelningen, mandat och befogenheter för de regionala samarbetena och säkerställer att alla föreningar ingår i ett samarbete föreningarna i en region tar gemensamt ansvar för tillväxten på fler platser än i den egna föreningen Översiktligt förslag på regional indelning (fler detaljer presenteras i nästa projektfas).

17 Beslutsfattande och förankring Utredningsgruppen föreslår förtydligade roller/mandat/ansvar/sammansättning för det gemensamma arbetsåret: Årstämma - Friskis&Svettis högst beslutande organ FKON (föreningskonferensen) - gemensamt arbets- & diskussionsmöte mellan stämmorna F&S Riks Styrelse - föreningarna nominerar kandidater till valberedningen Generalsekreterare - leder F&S Riks arbete och är talesperson för F&S Riks Styrgrupper - ledningsgrupp för utvalda ansvarsområden, med mandat och befogenhet att fatta beslut på föreningarnas uppdrag. F&S Riks är ordförande i Styrgrupperna, alla föreningsstorlekar ska vara representerade i Styrgrupperna. Projektgrupper - driver projekt på uppdrag av F&S Riks Målet är att skapa en organisation och rakare beslutsprocesser. Förändring mot nuläget F&S Riks-styrelse ska bestå av medlemmar nominerade till valberedningen av föreningarna. Varje föreningsstorlek (F&S gruppindelning av föreningar, efter storlek) ska finnas representerad i styrelsen. Valberedningens ansvar blir att se till att lämna ett balanserat förslag till årsstämman om styrelsens sammansättning avseende kompetens, geografisk hemvist samt kön/ålder/bakgrund. FKON blir ett tydligt arbets-&diskussionsmöte mellan stämmorna, där uppdrag från en stämma eller till nästa stämma diskuteras. Detta snabbar upp beslutsprocessen.

18 Sammanfattning/slutsatser Utredningsgruppen anser att en rörelse så stor som Friskis&Svettis måste arbeta tillsammans i högre grad än vad vi gör idag. Genom tydligare roller, ansvar och befogenheter kan vi gemensamt arbeta effektivare och optimera våra resurser. Målet är att frigöra tid och ekonomiska resurser för att kunna fokusera mer på verksamhetens utveckling, mötet med våra motionärer och tillväxt. Genom utredningsgruppens förslag får vi: Tydligare uppdrag och finansiering av F&S Riks Tydligare roller, ansvar och mandat för nationella uppdrag (för F&S Riks och föreningarna) Mer samordning mellan föreningarna, för att spara tid och pengar Utökat regionalt samarbete Möjlighet till mer fokus på tillväxt