Bilaga 1 Omvärldsanalys arkivsystem och standarder

Transkript

1 1 Bilaga 1 Omvärldsanalys arkivsystem och standarder Innehåll 1 Inledning och bakgrund Genomförande Analys Det större perspektivet Standarder och gemensamma specifikationer Rapport från deltagande vid konferenser Nätverket ENSAM Nationella projekt Nationellt nätverk för e-arkiv i kommuner och landsting Europeiska projekt Inledning och bakgrund Konceptstudien skulle enligt projektplanen leverera omvärldsanalys gällande standardisering och aktörer på marknaden. En arbetsgrupp hade som mål att bygga upp kompetens hos nyckelpersoner samt genomföra omvärldsbevakning när det gäller arkivsystem. Omvärdsanalysen är skriven med utgångspunkt från att läsaren har tagit del av utbildningsdokumentet Guide till handlingsalternativ och har en grundläggande kunskap om arkiv och digitalt bevarande. Målgruppen är framförallt de personer som kommer att fortsätta arbetet med digitalt bevarande inom ramen för Sydarkiveras verksamhet, de kommuner som väljer att gå vidare med egen lösning samt projektledare och arbetsgrupper i de e-arkivprojekt som fungerat som referens-grupper och deltagit i förberedande aktiviter under konceptstudien. Texterna i delrapporten är skrivna av Magdalena Nordin och Olivia Simson (Karlskrona kommun) och Elin Jonsson ().

2 2 2 Genomförande Underlaget till omvärldsanalysen har samlats in i samband med aktiviteter som genomförts inom ramen för konceptstudien. Caspar Almalander, Eskilstuna kommun, deltog den 27 maj 2014 på en fördjupningsdag om nationella projekt och FGS:ernas betydelse. Caspar berättade om sina erfarenheter som biträdande projektledare för det nationella projektet eard, projektledare för Sambruks projekt Elektroniskt bevarande samt från deltagande från olika konferenser. Björn Skog var i Växjö den 4 juni och berättade om konceptstudiens labbmiljö, det pågående europeiska projektet e-ark samt erfarenheterna från deltagande i olika nationella projekt och samarbeten. Information har samlats in i samband med deltagande vid konferenser och nätverksträffar. Det har utöver detta fortlöpande skett en bevakning av olika aktörers webbsidor och nyhetsbrev. Omvärldsanalysen omfattar i huvudsak standardisering. Under konceptstudien genomfördes en rad med utbildningar via webb som skulle förbereda för visningar av arkivsystem. Det var i huvudsak arkivarier som valde att delta i någon större utsträckning. Det innebar att de nyckelpersoner som identifierats inte fått nödvändig bakgrundskunskap och de visningar som planerats ställdes in. Istället beslutade styrgruppen att skjuta upp visningar inför projekt att införa arkivsystem tills Sydarkiveras ordinarie personal rekryterats.

3 3 3 Analys Allt fler standarder och specifikationer har tagits fram och blivit beprövade. Samtidigt sker ett teknikskifte från mer avgränsade digitala objekt till länkad data. De första förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS) kommer att slås fast under Det förväntas att underlätta utbyte av arkivinformation mellan verksamhetsystem och arkivsystem. Det möjliggör också i högre grad för leverantörer att bygga standardiserade lösningar. FGS:erna har ännu inte använts i skarp drift utan endast av testpiloter och i samband med SKL:s upphandling av ramavtal för e-arkiv. SKL:s ramavtal för e-arkiv har inneburit att det finns en marknad för e-arkiv och en rad med leverantörer av produkter och tjänster. De kommersiella produkter och lösningar som finns på marknaden i dag är till stor del obeprövade. De flesta stora arkivinstitutioner har egenutvecklade lösningar i drift. Det finns också beprövade produkter, som antingen baseras på ärende- och dokumenthanteringssystem eller som har sitt ursprung som databaser för inskannade dokument. Först ut med att avropa är Mölndal som börjar med att tillgängliggöra bygglovshandlingar. Det pågår många olika projekt och initiativ internationellt, nationellt och regionalt när det gäller e- arkiv och digitalt bevarande. Flera europeiska/nationella projekt syftar till att ta vara på erfarenheter av goda exempel och att verka för att utveckla praktiska lösningar som är hållbara på lång sikt. Vissa projekt fokuserar på tillgängliggörande och digitalisering av historiska arkiv. Andra projekt fokuserar på möjligheten att bevara digitalbaserad information, det vill säga information som från början skapats digitalt. Dessa projekt tenderar att tona ned den ena eller den andra aspekten. De regionala förstudier som genomförs bidrar till ökad kunskap om arkiv och digitalt bevarande samt att det finns förutsättningar för att på sikt kunna bygga upp en infrastruktur för att säkerställa digitalt bevarande även i kommunera. Samtidigt är det fortfarande relativt få organisationer och personer i Sverige som arbetar operativt med digitalt bevarande. Ännu färre är det som har flerårig erfarenhet av praktiskt arbete. Det håller på att växa fram kunskap och erfarenhet inom arkivsektorn och också hos kommersiella aktörer. Kunskapsnivån är dock ofta fortfarande låg hos ansvariga för arkiv hos myndigheter och kommuner. En tröskel att ta sig över är att inse att e-arkiv för långsiktigt digitalt bevarande framförallt är en organisatorisk fråga. Inte minst när det gäller att etablera samarbete mellan olika verksamhetsfunktioner eller yrkeskategorier med tillhörande kompetenser (arkiv, informationssäkerhet, it, verksamhetsutveckling mm).

4 4 Det större perspektivet 4.1 Tendenser i arkivsektorn 4 Idag hanterar vi information på många olika sätt. Fortfarande har vi papper i högar på skrivbordet men vi har också information lagrad på våra telefoner, surfplattor och olika typer av webbtjänster. Det innebär att det kan vara svårt att hitta dokument och framförallt att säkerställa att det är rätt version. Skillnaderna mellan då och nu när det gäller arkiv och långsiktigt bevarande redovisas i tabellen nedan 1 : Då Atomer (papper) Hög vårdnivå Ägarskap Konsumenter Institutionell identitet Utskick Systematisk planering Stängd Sakkunnig prövning Nu Bits (digital information) Stora volymer Delad information (alla producerar, t.ex. bilder) Upptäckare Löst samarbete (skapa tillsammans) Efterfrågan Flytande samverkan Öppen Allmän kunskap 4.2 Öppna data Öppna data är information från offentliga organisationer som finns tillgänglig för vem som helst att använda, återanvända och distribuera utan andra förbehåll än källangivelse och vidarelicensiering. Idag är det endast ett fåtal kommuner i Sverige som har en strategi för- och arbetar aktivt med att tillhandahålla öppna data. SKL arbetar i olika satsningar för att underlätta arbetet med att förenkla tillgången till offentlig information. 2 Framförallt är det aktuell information man talar om när det gäller öppna data, men principerna för öppna data bidrar till att möjliggöra långsiktigt digitalt bevarande. Konceptstudien var delaktig i arbetet med EU-ansökan om ett projekt om öppna data och e-arkiv som lämnades in av Netport. Tyvärr blev det avslag på ansökan. 4.3 Länkad data Länkade data innebär att man publicerar data i ett standardiserat format (RDF) som ger varje dataelement en unik identifierare (URI). På det sättet kan enskilda dataelement referera till varandra och länkar skapas mellan data. Länkarna kan vara inom en datamängd, men det är även möjligt att länkar till andras datamängder på webben när det finns identifierare som är globalt unika och som många datamängder kan referera till. 3 Länkad data är framförallt något som diskuteras inom digitaliseringsprojekt och projekt för att tillgängliggära och visualisera datamängder av olika slag. Länkad data förutsätter standardisering av metadata och format för länkad data, aggregering samt 1 Caspar berättadepå utbildningen 27 maj om tendenser inom arkivsektorn som presenterats i samband med internationella konferenser

5 5 semantik och terminologier. 4 Bland andra arbetar Digisam, samordningssekretariat för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvet med länkad data. Samordningssekretariatet är en av regeringen beslutad verksamhet vid Riksarkivet. 5 SKL har lanserat ett verktyg för publicering av länkad öppen data. Verktyget gör det möjligt för kommuner att presentera olika nyckeltal från Kommun och landstingsdatabasen (Kolada) direkt på kommunens webbplats. Verktyget är framtaget i samverkan med Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA), Örebro kommun, Umeå kommun. 6 Även i standardiseringsarbetet när det gäller arkivinformation och digitalt bevarade pågår en anpassning till länkad data. Eftersom väl beprövad teknik normalt sett föredras för långsiktigt bevarande är det att förvänta att utvecklingen släpar efter. 4.4 Big data Man talar om Big data för att benämna digitalt lagrad information av sådan storlek (vanligen terabyte och petabyte), att det är svårt att bearbeta den med traditionella databasmetoder. Big data innefattar tekniker för very large databases (VLDB), datalager (data warehouse) och informationsutvinning (data mining) 7. Dessa verktyg ses även som en möjlighet för datahantering när det gäller digitala arkiv. I E-ARK-projektet används till exempel Lily som plattform för datahantering (data management enligt referensmodellen OAIS). Lily är en del av familjen Apache och är avsett att användas för att hantera big data nyttverktygforpubliceringavlankadoppnadata.3530.html 7

6 5 Standarder och gemensamma specifikationer Internationell standard för arkivinformationssystem 5. OAIS-modellen Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) är en referensmodell för ett arkivinformationssystem som är internationell standard (ISO 14721:2012). Referensmodellen beskriver ett arkivsystem i vid bemärkelse med organisation, personal och it-system som behövs för att hålla information åtkomlig och användbar på lång sikt. Standarden har tagits fram av Consultative Committee for Space Data Systems och finns även publicerad som en rekommendation via CCSDS.org. Den aktuella versionen innehåller ett flertal förtydliganden jämfört med den tidigare versionen från OAIS-modellen är utgångspunkter för bland annat de leveransspecifikationer för leveranspaket (SIP) som tagits fram i form av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) av projektet eard PAIMAS Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS) är en internationell standard (ISO 20652:2006) som identifierar, definierar och ger en struktur till samarbetet mellan verksamheten som producerar information och arkivet som ska ta emot information som ska bevaras. Standarden beskriver förarbetet inför leverans till e-arkiv och de första stegen med att ta emot och kontrollera leveranspaket (SIP). Standarden är framtagen av CCSDS och finns även publicerad på deras webbplats CCSDS.org. Sambruks projekt Elektroniskt bevarande tog fram en leveranshandledning på svenska som byggde på PAIMAS. I samband med Riksarkivets projekt eard och delprojekt 4 och 6 Vägledning och funktionella krav skrev Magdalena Nordin och Elin Jonsson en uppdaterad version av leveranshandledningen (daterad ). Leveranshandledningen publicerades som en bilaga till Vägledning och funktionella krav. 8 I samband med konceptstudien e- arkiv Kronoberg och Blekinge har en workshop genomförts inför uppstart av leveransprojekt planerat enligt PAIMAS. Tanken är att använda modellen i Sydarkiveras verksamhet som stöd för att planera och genomföra leveransprojekt TDR Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories är en internationell standard (ISO 16363:2012) som definierar rekommendationer för att arbeta med att utvärdera hur pålitligt ett arkivsystem är. Även detta är en standard framtagen av CCSDS. Checklistan baseras på en tidigare version (TRAC) som publicerades Nätverket för arkivarier verksamma i södra Sverige (E-arkiv syd) har arbetat med att ta fram en checklista på svenska baserad på TDR men anpassad framförallt för kommunal arkivverksamhet. I samband med Konceptstudien färdigställdes i samarbete med andra e-arkivprojekt i regionen en första version av checklistan som arbetsgruppen valt att kalla CheckARK. Checklistan punktar alla organisatoriska, verksamhetsmässiga och tekniska förutsättningar som behöver finnas på plats för att säkerställa att kommunerna verkligen har ett e- arkiv värt att lita på. Checklistan kommer att användas som utgångspunkt för planering av Sydarkiveras verksamhet och projekt för att införa arkivsystem. 8 Dokumenten finns att hämta via Riksarkivets webbsida

7 METS Metadata Encoding & Transmission Standard METS har funnits i nästan 15 år. METS används framförallt av bibliotek men även arkiv för att paketera digitala objekt. Riksarkivet har utgått från METS för att ta fram FGS för paketstruktur. 9 En avdelning på Library of Congress ansvarar för att förvalta METS. Det finns en internationell grupp (editorial board) som arbetar med att förvalta METS, i gruppen ingår bland annat Karin Bredenberg från svenska Riksarkivet. 10 Under 2014 har METS-gruppen arbetat med att ta fram ett förslag till datamodell för METS 2.0. Förslaget presenterades på ett möte i november och dokumentationen finns publicerad på webben. METS styrkor är att det går att uttrycka komplexa och varierad struktur för digitala objekt; det går enkelt att bädda in olika metadata-scheman; den första versionen har varit mycket stabil; genom att arbeta med profiler går det att anpassa standarden för olika behov och till sist är METS använd av många olika nationella bibliotek och arkiv. Trender som noterats är att utgå från generaliserade abstrakta datamodeller; nya format som till exempel möjliggör länkad data (Turtle, the Terse RDF Triple Language som är en typ av syntax för RDF eller JavaScript Object Notation JSON); samt att andra standarder som till exempel PREMIS utvecklas i denna riktning. METS har begränsningar när det gäller till exempel att arkivera webb genom att använda WARC (standard web archiving format), det är också ett paketeringsformat mer än ett utbytesformat, det är komplext och kan överlappa olika metadatascheman vilket har visat sig försvåra implementering. Inriktningen för det framtida METS diskuteras. Bland annat anpassning till PREMIS och MODS, stöd för både länkad data och XML schema, möjlighet att använda kontrollerade vokabulär med mera. Via METS webbplats finns möjliget att följa arbetet i öppet forum PREMIS Preservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS) har tagit fram e en metadata-katalog, XML-schema för bevarandemetadata och dokumentation för att underlätta användande. PREMIS ses som en internationell standard för metadata som stödjer långsiktigt digitalt bevarande av digitala objekt. Standarden har utvecklats av ett internationellt team med experter och har implementerats i projekt runt om i världen. PREMIS används av olika system och verktyg, både kommersiella och med öppen källkod. Det finns en redaktionskommitté som samordnar revisioner och implementering av standarden. Det senaste publicerade versionen av datakatalogen har beteckningen 2.2. Under 2014 släpptes ett nytt XML-schema med beteckningen 2.3. Förändringen gör det möjligt att bland annat peka ut ett visst vokabulär som ett värde är hämtat från. En ny version av datakatalogen (version 3.0) planeras under Introduktion till FGS:er finns i: Elin Jonsson och Karin Bredenberg, De förvaltningsgemensamma specifikationernas ABC, Bilaga 3 till delrapport DP3, FGS för paketstruktur för e-arkiv, Dnr RA /5329, Laddas ner via där finns även FGS dokumenten och rapporter att hämta Presentationer från mötet finns på webbsidan Notes 12

8 8 5.2 Arkivredovisning International Council on Archives är en sammanslutning som verkar för effektiv hantering av handlingar och bevarande. ICA står bland annat bakom en rad standarder för arkivredovisning. Olika kommittéer som består bland annat av representanter från olika Riksarkiv arbetar fram ICA:s standarder. Framtagande av en Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för arkivredovisning pågår hos Riksarkivet Arkivbildare International Standard Archival Authority Record för Corporate Bodies Persons and Families ISAAR (CPF) togs fram , den andra versionen var klar år Standarden ger riktlinjer för att beskriva auktoritetsposter för enheter som företag, enskilda personer och familjer som bildar arkiv. Arkivbildaren beskrivs med till exempel namn, datum och historik. Det finns ett XML-schema framtaget. Det kallas Encoded Archival Context Corporate Bodies, Persons, and Families eller i korthet EAC-CPF. Aktuell version av EAC-CPF är från En kommitté knuten till Society of American Archivists (SAA) arbetar med att ta fram en reviderad version som beräknas vara klar Svenska Riksarkivet har utvecklat en version av XML-schemat EAC för den Nationella Arkivdatabasen (NAD). Aktuellt schema är från 2008 och publiceras via Arkivförteckning General International Standard Archival Description ISAD (G) andra utgåva antogs Standarden ger riktlinjer för redovisning av arkiv. Arkivförteckningen innehåller uppgifter om till exempel datum när handlingarna skapades och uppgift om hur handlingarna ordnas. Det finns en dokumenttypsdefinition (DTD). Den kallas Encoded Archival Description eller i korthet EAD. Den första versionen kom Den nu gällande versionen publicerades DTD och dataelementkatalog finns på adressen Riksarkivet har tagit fram ett schema för sitt arkivinformationssystem ARKIS som baseras på EAD. Det pågår arbete med revidering i en grupp som kallas The Technical Subcommittee för Encoded Archival Description (TS-EAD). Den nya versionen kommer enligt tidplanen att antas under vintern Verksamhetsfunktioner International Standard of Describing Functions ISDF gavs ut för första gången Standarden ger riktlinjer för beskrivning av verksamhetsfunktioner och processer som har att göra med hur handlingar skapas och förvaras. Något utbytesformat har ännu inte tagits fram

9 9 5.3 Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS De förvaltningsgemensamma specifikationerna är rekommenderad användning av olika standarder och goda exempel. Det innebär att det inte är obligatoriskt att använda dem ens för statliga myndigheter. Det förväntas istället finnas stor nytta med att använda FGS:erna. Nyttorna som förväntas är minskade kostnader i samband med systembyten, möjlighet att utveckla fungerande lösningar för uttag och paketering av information samt en förbättrad och enhetlig hantering av information. Detta blir möjligt när vi har ett enhetligt sätt att strukturera, formatera och beskriva information. 15 De FGS:er som håller på att tas fram är leveransspecifikationer för olika leveranstyper. Det vill säga specifikation av hur data ska struktureras och formateras inför leverans till arkivsystem. Gamla verksamhetssystem är inte anpassade till FGS:erna och det innebär samma arbete att leverera information till arkivsystem som det är vid en konvertering från ett systemberoende format till ett annat. När nya verksamhetssystem upphandlas finns en möjlighet att ställa krav på till exempel exportformat. Att anpassa befintliga system kan också vara en möjlighet om det till exempel finns en leverantör som aktivt utvecklar produkten Förvaltingsorganisation Förslag på förvaltningsorganisation för FGS:erna har kommit från Riksarkivet. Styrgruppen för förvaltningsorganisationen tänks bemannas av riksarkivarien samt representanter från SKL, statliga myndigheter med flera. Förvaltningsorganisationen har en kärna på ungefär tre personer utöver styrgruppen. Man räknar med att ansluta arbetsgrupper för vidareutveckling av FGS:er. Svenska riksarkivet har utbyte med norska Riksarkivet för att skapa en större kompetensbank FGS:er som håller på att färdigställas De FGS:er som tagits fram under projektet eard kommer att fastställas under FGS för paketstruktur för e-arkiv beskriver informationspaket för att hålla samman information som ska arkiveras med nödvändig metadata och dokumentation. En innehållsförteckning beskriver och strukturerar de filer som ingår i leveransen. FGS:en baseras på METS. FGS för leveranstypen ärendehantering specificerar centrala element och attribut som förekommer i diarier eller ärendeoch dokumentanteringssystem inom offentlig förvaltning. FGS:en är inspirerad av MoReq FGS för leveranstypen personal är till för att strukturera bland annat löneinformation. FGS:en är framtagen baserad på specifikation och instruktion från Stockholms läns landsting samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter Kommande FGS:er FGS Arkivredovisning arbetet sker internt på Riksarkivet. Den är baserad på RA-FS 2008:4 och använder utbytesformaten EAD och EAC-CPF. Färdigställandet av denna FGS har för tillfället inget fastslaget datum. Bland annat inväntas publiceringen av EAD3. Utkast till generell FGS för Filsamlingar och Databaser har tagits fram och skickats ut på en första remiss för synpunkter. Det är upp till förvaltningsrådet att besluta om övriga FGS:er och tillsätta arbetsgrupper för att ta fram dem. 15 Rapporten nyttorealisering finns att hämta via riksarkivets webbplats En introduktion om Moreq2010 finns att hämta via

10 Klassificeringsschema Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor har publicerat ett förslag till klassificeringsstruktur (KLASSA). Någon förvaltning av klassificeringsschemat eller skarpa tester ingår inte i projektet eller samrådsgruppens uppdrag. Med utgångspunkt av förslaget och andra exempel har konceptstudien i samarbete med deltagare från andra e-arkivprojekt och initiativ i regionen tagit fram ett utkast till gemensamt klassificeringsschema. Klassificeringsschemat testas som diarieplan av Olofströms kommun och fler piloter planeras under En första testad version planerar vi att färdigställa under hösten.

11 11 6 Rapport från deltagande vid konferenser För att samla in underlag till omvärldsanalysen deltog representanter från konceptstudien på tre större konferenser. En viktig del av arbetet med digitalt bevarande är att bevaka utveckling när det gäller metoder och verktyg samt standarder och specifikationer inom området. I den här rapporten redovisas översiktligt vad konferenserna handlade om. 6.1 Elektroniska arkiv i Lund Magdalena Nordin deltog den 27 mars på en konferens om Elektroniska arkiv på Arkivcentrum Syd i Lund. Göran Christiansson som är landsarkivarie i Lund och projektledare för eard-projektet började dagen med att säga att man genom den här dagen ville inleda ett samarbete och samverkan kring e- arkivfrågor inom ABM-sektorn. Samarbetet gäller hela den offentliga sektorn, inte bara statliga myndigheter, utan även privata aktörer inom sektorn. Dagen inleddes med en introduktion om vad e-arkiv är och vad det innebär. Vikten av att förbereda sig nämndes också. Nästa punkt på dagordningen handlade om Digisam. Det finns en nationell strategi för digitalisering av kulturarvet. Man vill styra digitaliseringsarbetet vid de statliga myndigheter och institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsinformation och kulturarvsmaterial. Strategin ska täcka hela digitaliseringsprocessen. Digisam ska stå för kunskapsinhämtning och kompetensuppbyggnad. De ska ta fram: Underlag för rekommendationer och allmänna råd. Förslag på en samordnad digital informationshantering och Gemensamma kostnadseffektiva lösningar för digitalt bevarande. Förslag på roll- och ansvarsfördelning Digisam försöker göra skalbara lösningar som är till nytta för andra kulturarvsinstitutioner. Sammanfattningsvis menade de att det finns ett stort behov av gemensamma lösningar när det gäller: Lagring Standarder och filformat (ink FGS: er) Stödfunktioner i form av rutiner för masskonvertering/migrering, handböcker och verktyg. Danska riksarkivets representant berättade om vilka utgångspunkter de har för digitalt bevarande. De utgår från att alla medier bryts ned och den teknologi som används för att läsa medier snabbt blir föråldrad. Även format föråldras. Långsiktigt bevarande och återanvändande av informationen förutsätter heltäckande dokumentation. Det är dyrt. De har valt att migrera informationen hos danska Riksarkivet. Den ska bevaras oberoende av system och informationens äkthet (autenticitet) är utgångspunkten. Informationen får oftast ett annat teknisk format vid arkivering. I Danmark identifierar man tidigt den information som ska bevaras och det måste godkännas genom gallringsplaner av riksarkivet. Det innebär att när statliga myndigheter köper nya it-system så måste

12 12 de innan de börjar använda sig av det kontakta riksarkivet för att få ett godkännande och en gallrings- och bevarandeplan. De statliga myndigheterna levererar regelbundet material till riksarkivet i systemoberoende format. De har bevarandeplanering och löpande migrering. En stor trend just nu inom den digitala bevarandevärlden är samarbete. Ett exempel är E-ARK där man vill ha gemensamma SIP, AIP och DIP för EU med utgångpunkt från gemensamma standarder. Vikten av att hela tiden ta fram nya format för olika informationstyper nämndes, geodata är ett exempel. Därefter redogjordes för tre praktikfall inom e-arkivering. Först pratade Region Skåne och berättade om deras e-arkiv. Malmö stad kom därefter och de har en bevarandestrategi där man definierar vad e-arkiv är. För dem är det ett regelverk med tillhörande tekniska lösningar. E-arkiv har för Malmös del att göra med bevarande och tillgängliggörande. Avslutade gjorde SYLL som är universitetens och högskolornas gemensamma e-arkiv. De har inte kommit igång i skarp drift än men hoppas göra det till sommaren. Danmarks riksarkiv berättade om Bitmagasinet som är ett sätt att bevara statens digitala samlingar som består av dels den information som bevaras digitalt i rätt format ur it-system men också av digitaliserade handlingar i form av skannade historiska handlingar som man velat tillgängliggöra eller som skannats av säkerhetsskäl. De man utgår från när man bevarar informationen är att integriteten, tillgängligheten och autenticiteten ska finnas kvar. Bitmagasin är ett samarbete mellan Stadsbiblioteket, Kungliga biblioteket och Statens arkiv. et innebär att man bevarar informationen tekniskt utan att ta hänsyn till de logiska sammanhangen eller att ha kontroll över samlingarna i övrigt. Det ger möjlighet till distribuerat digitalt bevarande vilket innebär flera exemplar av samma information, olika tekniska lösningar, förvaring i olika lokaler och olika organisationer. De låter även lokalarkiv och stadsarkiv använda sig av denna lösning. Svenska Riksarkivet berättade om arbetet med FGS. De har tre nya informationstyper framtagna. Det är arkivredovisning, databaser och filsamlingar. e-ard slutar i juni men det kommer finnas en förvaltningsorganisation från 1 juli på riksarkivet som ska ta fram nya FGS samt förvalta de som redan finns. Dagen avslutades med att Kommentus inköpscentral berättade om ramavtalet för upphandling av e- arkiv. 6.2 Digital informationsförvaltning i Sundsvall Mats Porsklev och Magdalena Nordin deltog den 14 oktober på en konferens med temat digital informationsförvaltning. Dagen inleddes med att Göran Samuelsson och Caspar Almalander pratade om vad som är på gång inom digital informationsförvaltning i Sverige. Därefter gick Caspar Almalander igenom resultaten från eard projektet och hur dessa skulle hanteras i framtiden. Han nämnde bland annat hur man såg på e-arkiv som man menar är en funktion för långsiktigt bevarande av verksamhetsinformation. Funktionen måste ha teknisk och administrativ kapacitet men också resurser.

13 13 Anna Gillquist gick igenom SKL:s ramavtal för e-arkiv och hon redogjorde för hur SKL ser på e-arkiv. Det finns en vägledning hos SKL som kan användas när man gör kravspecifikationen vid upphandling av e-arkiv på Efter lunch berättade Statens servicecenter om den satsning som görs på ett gemensamt e-arkiv för statens myndigheter. Statens servicecenter har fått i uppdrag av regeringen att skapa ett gemensamt e-arkiv för statliga myndigheter. Det är frivilligt att gå med men det finns juridiska problem hur det ska kunna genomföras med så många myndigheter under samma tak och eftersom de ska ha tillgång till sin egen information. Det är ett mellanarkiv de skapar för riksarkivet är fortfarande slutarkiv. Mittuniversitetet berättade om den forskning som bedrivs inom informationsförvaltning och Riksarkivet om deras digitala informationsförvaltning. Dagen avslutades med en paneldebatt. 6.3 Arkivforum i Stockholm Den november hölls en arkivkonferens i Stockholm. Deltog gjorde Elin Jonsson, Magdalena Nordin och Mats Porsklev. Temat var e-arkiv. Under konferensen hölls föredrag om FGS förvaltningsgemensamma specifikationer som ska göra myndigheter till bättre beställare. Försäkringskassan berättade hur man får en enhetlig struktur för att kunna validera, arkivera och återsöka information. Elin och Magdalena höll föredrag om hur Kronoberg och Blekinge har gjort för att samverka kring e-arkiv. Statens haverikommission berättade hur de infört både ärendehanteringssystem och e-arkiv. Vallentuna kommun höll föredrag om hur de infört verksamhetsbaserad arkivredovisning inför förberedelser för e-arkiv. En paneldebatt genomfördes där man diskuterade vad som krävs vid kravställning av ett e-arkiv och vad de vanligaste misstagen är vid införande av e-arkiv. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap pratade om informationssäkerhet i samband med e-arkiv och hur områdena informationssäkerhet och arkiv är sammanflätade. Dag två berättade Statens servicecentrum om deras planerade mellanarkiv för statliga myndigheter. En av leverantörerna berättade om vad man ska tänka på vid införskaffande av e-arkiv och hur man kommer igång. SKL Kommentus Inköpscentral berättade om hur det gått sedan SKL:s ramavtal för e- arkiv trätt i kraft. Uppsala universitet berättade hur de arkiverat och tagit hand om handlingar när en myndighet upphört. Dagen avslutades med en fördjupning i hur man inför ett användarvänligt och tillgängligt e-arkiv. Den hölls av Stockholms stad. Det var endast Mats Porsklev som stannade på den. 6.4 Bevara eller gallra. Arkivinformation, en förutsättning för medicinsk forskning Den 20 november 2014 hölls i Västerås en konferens med temat Arkivinformation, en förutsättning för medicinsk forskning. Deltog gjorde Magdalena Nordin och Olivia Simson. Forskare visade på hur de använder sig av det källmaterial som finns i arkiv vad gäller medicinsk forskning. Diskussion fördes också kring vad som egentligen ska bevaras för framtiden och hur de som arbetar med arkiv ska tänka kring bevarande. Det blev även en genomgång av de nya rekommendationerna för bevarande och gallring för patientjournaler och övrig vårddokumentation som utkommit. Dagen avslutades med att man nämnde att nya lagar inom hälso- och sjukvården samt socialtjänsten är på gång och

14 14 kommer att gälla från den 1 januari Lagarna kommer förändra tillgången på information. Den utredning som ligger till grund för lagförslaget heter Rätt information på rätt plats i rätt tid (SOU 2014:23). Förslaget innebär bland annat att informationshanteringen ska utgå från individens behov och att den ska stödja tillgänglighet, säkerhet och skydd för den personliga integriteten. 6.5 Möte i Linköping Den 16 oktober var det ett möte hos Linköpings stadsarkiv. Deltog gjorde Anki Heimonen, Mats Porsklev och Elin Jonsson tillsammans med Dan Lundh, Örebro stadsarkiv samt Dan Malmsten och Mariella Andersson, Linköpings stadsarkiv. På mötet berättade deltagarna om vad som pågick lokalt och regionalt när det gäller e-arkiv och digitalt bevarande. Att samverka brett är inriktningen för e- arkivarbetet i Kronoberg/Blekinge och Kalmar län. Det är inte lika självklart för Linköping och Örebro, där de större kommunerna går sin egen väg. Linköping slutförde en förstudie 2013 och arbetar med att förankra modellen. Man har också tagit fram riktlinjer för digital arkivivering i samarbete med Örebro.

15 7 Nätverket ENSAM 15 Nätverket ENSAM, e-arkiv i nationell samverkan, startades år 2008 för utbyte av kunskaper, erfarenheter och källkod inom området e-arkiv.en nätverksträff genomfördes i Lund den 15 maj Olivia Simson och Elin Jonsson deltog för Konceptstudiens räkning tillsammans med Michaela Sarvik som representerade e-arkiv projektet Skåne Nordost. Ytterligare en nätverksträff genomfördes i Uppsala i september då vi tyvärr inte hade möjlighet att delta. 7.1 ENSAM Uttag ENSAM Uttag startade i oktober 2012 med ett möte i Lund. Målsättningen var att undersöka om avställning och omstrukturering av data från verksamhetssystem kunde genomföras med hjälp av standardverktyg för mappning hos deltagande organisationer. Istället för att som idag beställa skräddarsydda uttagsprogram som kostar mycket pengar. En mall för utvärdering av genomförda uttag av information från verksamhetssystem och utbildning i mappningsverktyg genomfördes. Kommunerna som deltog som representanter för kommunsidan var Hässleholm, Ronneby och Karlskrona. För Hässleholms del blev arbetet med ENSAM-uttag inte som avsett. Främst på grund av resursbrist i form av personal. Ronneby kommun framhåller att man är en mindre kommun och därmed inte har resurser i form av personal med rätt kompetens och intresse. I viss mån är det en ledningsfråga och insikten om vad det kan innebära att vara mer drivande i frågan saknas. Anders Karlsson gick utbildningen i november 2012 och har upplevt det positivt även om han inte haft möjlighet att tillämpa kunskaperna praktiskt efteråt. Fördelen med utbildningen för honom har varit att kunna föra en bättre diskussion med konsulter och leverantörer av ärendehanteringssystem. Olivia Simson har främst jobbat med ENSAM uttag för Karlskronas del. Olivia fick verktyg för att arbeta med det i form av programvarorna Altova XMLSpy, Altova Mapforce och Oxygen. Trots försök att mappa hemma har det inte funnits tid och kunskap för att göra det på rätt sätt. Efter utbildningen i november 2012 träffades Emilia Odhner (Hässleholm) och Anders Karlsson (Ronneby) för att försöka utbilda sig själva. Tanken var god men resultatet inte som avsett. I samband med nätverksträff i Lund den 15 maj 2014 sammanfattades tankarna kring arbetet med ENSAM Uttag. R7 e-arkiv (förvaltningssamverkan inom landstingssektorn) har använt Mapforce för att göra leveranspaket (SIP). Region Skåne har kommit till slutsatsen att för rätt typ av system som inte är för komplexa fungerar Mapforce. Bedömningen är att det är bra att bygga upp intern kompetens i synnerhet när leverantören inte kan eller det inte finns någon leverantör. SYLL (System LångtidsLagring, förvaltningssamverkan inom högskolesektorn) har använt Rise2Bloome Marshall, som är ett annat mappningsverktyg. Produkten används bland annat av Uppsala universitet. SYLL hade ännu inte kunnat göra någon bedömning av systemets användbarhet. LDB (Centrum för långsiktigt digitalt bevarande, Luleå tekniska universitet) har inte kunnat jobba med projektet som det var tänkt. Tanken är att återuppta mappning av Diabas till FGS när möjlighet ges. Mapforce är bra för enklare mappningar men kan inte möta komplexiteten i svårare system.

16 Forskningsdata Vad forskningsdata kan vara diskuterades - rådata/processad data/sammanställd data. Några olika typer av forskningsdata noterades: Rådata som underlag för forskning Forskning i befintliga handlingar Handlingar om forskningsexperiment Rådata blir i verksamheten processade data som sedan blir ett resultat. Ett exempel är röntgenbilder som först analyseras av läkarna och till slut blir ett dokumenterat resultat av undersökningen. I dagsläget sparas allt. Universiteten som hanterar forskningshandlingar hanterar också administrativa handlingar i anslutning till forskningen. Diskussion fördes om ursprungsformatet och/eller det publicerade resultatet ska bevaras. Också i hur stor utsträckning det är rimligt att forskares krav styr arkivering av data (kostnader förknippade med lagring av stora mängder data och också att tillhandahålla programvara för att kunna göra mer avancerade sökningar/sammanställningar). Frågan väcktes om möjlighet att söka ut och sammanställa data från PDF-filer, en metod som ibland används för att lösa digitalt bevarande av journaler. Kopplingen till PSI-direktivet och krav på myndigheter att tillhandahålla öppna data nämndes också.

17 8 Nationella projekt Sambruks projekt Elektroniskt bevarande Sambruks projekt Elektroniskt bevarande avslutades redan Eftersom arbetet som genomfördes blev en inleverans till både SKL:s upphandling av e-arkiv och till projektet eard är det relevant med en kort bakgrundsbeskrivning här. et startade 2008 med ett möte i Norrköping. Initiativtagare var Eskilstuna kommun. Sambruk är en förening som arbetar med it- och verksamhetsutveckling. I den första etappen av projektet deltog 30 kommuner och projektet leddes av Östen Jonsson, LDB-centrum. Den första etappen var teoretiskt och lärde deltagarna vad e-arkiv handlar om startade den andra etappen som avslutades i oktober Det var 47 kommuner som deltog i den andra etappen. Huvudmålet var att skapa förutsättningar för e-arkiv. Ett mål var att ta fram en kravspecifikation för att kunna gå till upphandling. En kravlista med 90 krav sammanställdes tillsammans med en vägledning för hur kraven skulle läsas. Slutrapporten för etapp 2 hette esamhället och arkivet och etappen resulterade ibland annat: Vägledning för att ansluta verksamhetssystem till e-arkiv. Samarbetsformer för att skapa gemensamt elektroniskt arkiv. Utredning juridiska förutsättningar. Checklista. Metadata. Definition begreppet mellanarkiv. Leveranshandledning Resultatet blev en förståelse för att det är nödvändigt att samarbeta om e-arkiv och att det blev ett fokus på e-arkivfrågan. 8.2 E-delegationen E-delegationen startade 2009 och har sitt uppdrag från regeringen. Uppdraget består i att samordna e-utveckling inom offentlig sektor genom olika åtgärder för att främja interoperabilitet samt att tillhandahålla vägledningar och riktlinjer. Det är ett 20-tal personer som arbetar på e-delegationens kansli. E-delegationen har definierat olika livshändelser som ramverk för arbetet med gemensamma tjänster och information. Exempel på projekt som e-delegationen har stöttat är mina meddelanden och e-arkiv och e-diarium. E-delegationen ska lämna in en slutredovisning till regeringen 1 juli Det finns planer för fortsatt samverkan mellan statliga myndigheter och SKL eard (e-arkiv och e-diarium) et eard har avslutats under året och arbetet pågår med slutrapportering. Det projektet velat göra är att ta fram ett gemensamt utbytesformat för arkivinformation. Utgångspunkten i dagsläget är ofta konverteringar eller integrationslösningar från ett systemberoende format till ett annat. Detta låser in information i specifika tekniska lösningar och informationen riskerar att förvanskas om den 18

18 18 ständigt behöver struktureras om efter nya informationsmodeller och specifikationer. et eard har tagit fram förslag till ett antal förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Urvalet har varit baserat på att informationstypen ska finnas hos hela den offentliga sektorn. De FGS:er som tagits fram är öppna leveransspecifikationer framtagna för att passa hela den offentliga sektorn. Specifikationerna och tillhörande XML scheman används för att överföra information mellan olika arkivsystem eller verksamhetssystem. Syftet med FGS:erna är att förenkla utveckling, upphandling och införande av enhetliga lösningar för att överföra information från verksamhetssystem till arkivsystem. De gemensamma sepcifikationerna underlättar också för att skapa sökingångar och återanvända information. et eard har levererat: Ordlista för projektet FGS för paketstruktur Vägledning o funktionella krav Leveranshandledning Testmetodik (fråga för förvaltningsorganisation) Rapport om nyttorealisering FGS:erna har redan börjat användas fastän de ännu inte är fastslagna. Till exempel har FGS:erna används i SKL:s ramavtalsupphandling av e-arkiv. Även Kammarkollegiet planerar att ta med krav när det gäller FGS:er i kommande ramavtal. Även på leverantörssidan arbetar man med att anpassa sina produkter och tjänster. Inom den offentliga förvaltningen genomförs olika förstudier för att förbereda införande. Det finns ett intresse för de framtagna FGS:erna från andra länder som till exempel Norge, Ungern, Slovenien och Estland. 8.4 SKL ramavtal för e-arkiv et e-arkiv har upphandlat ett ramavtal för e-arkiv som kommuner, landsting och regioner samt kommunala bolag kan avropa ifrån. Ramavtal är tecknat med 15 leverantörer som efter tester uppfyller kraven. Avtalet omfattar e-arkiv som produkt och e-arkiv som tjänst och rymmer även möjlighet att avropa konsulttjänster för införande av e-arkiv. Avtalsperioden löper till 2016 med möjlighet till förlängning i ett år. Avrop sker genom så kallad förnyad konkurransutsättning. 19 Mölndals stad är första kommun att göra avrop från SKIs ramavtal för e-arkiv. Mölndal planerar att använda arkivet för att tillgängliggöra bygglov. Formpipe blev vinnande leverantör med den egenutvecklade produkten Long-Term Archive. 20 Sydarkivera kommer inte att kunna avropa från ramavtalet då en ny juridisk person har bildats. Kravställning av arkivsystem kommer att ske under 2015 i takt med genomförande av pilotprojekt för uttag ur gamla verksamhetssystem. Erfarenheterna från detta arbete ger en klarare bild av kraven på systemstöd för en arkivorganisation som är gemensam för många kommuner. Ramavtalsupphandlingen är en naturlig utgångspunkt

19 Statens servicecenter Regeringen har gett Statens servicecenter i uppdrag att tillsammans med Riksarkivet utveckla en myndighetsgemensam tjänst för e-arkiv. Därmed blir e-arkiv den första tjänsten som utvecklas inom ramen för regeringens nya utvecklingsprogram, Digitala steget. Sju statliga myndigheter har fått i uppdrag att börja använda det nya e-arkivet, när det är utvecklat. Det gäller Bolagsverket, Energimyndigheten, Fortifikationsverket, Länsstyrelsen i Stockholms län, Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Post- och telestyrelsen och Statens fastighetsverk. 21 Statens servicecenters e- arkiv är tänkt att fungera som en mellanlagringsplats för små och mellanstora statliga myndigheter inför överlämnande till Riksarkivet. Kommuner in inte ansluta sig till tjänsten. et är dock intressant att följa när det gäller möjlighet att utveckla gemensam tjänst för mellanarkiv. 21

20 20 9 Nationellt nätverk för e-arkiv i kommuner och landsting 9.1 Knytkonferensen i Jönköping 22 maj Magdalena Nordin deltog på knytkonferensen som anordnades 22 maj i Jönköping. Temat för knytkonferensen var samtala, samverka, samarbeta om e arkiv. Syftet med knytkonferensen var att påbörja ett nationellt nätverk för att ta tillvara på alla samlade erfarenheter och goda exempel när det gäller e-arkiv och långsiktig informationsförsörjning. Fördjupningsdagen var ett initiativ av Caspar Almalander, Eskilstuna kommun, och Elin Jonsson. Värd för konferensen var Jönköpings stadsarkiv. Deltagare på konverensen var arkivarier och andra som arbetar med e-förvaltning med inriktning mot långsiktig informationsförsörjning inom kommuner och landsting. Några förslag till ämnen att diskutera hade sammanställts inför knytkonferensen: Forum för erfarenhetsutbyte Angränsande projekt och initiativ Gemensam utveckling Praktiska frågor kring införande av e-arkivlösningar Anteckningar sammanställdes efter knytkonferensen och skickades ut till deltagarna. Några viktiga punkter som noterades sammanställs nedan och där deltagarna såg möjligheter till samverkan: Arbeta med informationssäkerhet i den dagliga verksamheten till exempel genom att säkerhetsklassa information. Bättre kunskap och erfarenhetsutbyte kring de tekniska möjligheter som finns för att sprida och dela information på ett säkert sätt. Gemensamma mallar för att använda information och teknik, reglering av behandling av personuppgifter med mera. Förbättrad kunskap om standarder och riktlinjer för dokumenthantering och informationssäkerhet. Tydliggöra kostnader för att hålla verksamhet i drift och konsekvenserna för säkerheten av att hålla igång gamla system. Inventering av de system som används. Förbättrad kravställning i samband med att nya system upphandlas och uppföljning av genomförda projekt. Viktigt att dela erfarenheter och goda exempel. Önskemål om förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för hälso- och sjukvård, ekonomi och teknisk verksamhet. Styrande dokument för att säkerställa att de framtagna FGS:erna används och också tydlig handledning som beskriver FGS:erna och vad som behöver göras för att kunna använda dem. Diskussion om samordning av gemensamma specifikationer för samordna FGS för kommuner och landsting. Det finns svårigheter med att få tillgång till systemdokumentation från leverantörer av olika verksamhetssystem. Det finns ett stort behov av hjälp i samband med att nya verksamhetssystem upphandlas. Gemensam rutinbeskrivning vid avställning av ett system efterfrågas. Möjlighet till gemensamma leveransprojekt om många kommuner använder samma system.