Användarhandledning PW Excel Manager

Transkript

1 Sida 1 av 12 Dokumenthistorik: Version: Datum: Ändrat av: Orsak till ändring: Skapar dokument, utkast Gällande dokument Detta dokument beskriver, är ett hjälpmedel för att validera samt förbereda data i en importfil till olika datakällor i ProjectWise.

2 Sida 2 av 12 Innehåll 1 Allmän information Installation av program Sök och ersätt cellvärden Sök och ersätt i annan cell Färdiga mallar Töm tabell Komplettera fält... 11

3 Sida 3 av 12 1 Allmän information Vid alla operationer som görs läser man från en angiven Excel-fil, manipulerar innehållet och skriver sedan till en ny Excel-fil. Detta betyder att man aldrig behöver oroa sig för att förstöra den Excel-fil man utgår från. 2 Installation av program För att kunna använda behöver programmet vara installerat på din dator, för användare med Trafikverksdator kan klient beställas i Bita. 3 Starta programmet Under Arkiv -> Stäng, kan man avsluta programmet.

4 Sida 4 av 12 Under Visa kan man välja om man vill se statusraden längst ner i programfönstret. Under Hjälp finns Manual till programmet och där kan man under Om bla se programmets version. Visa Loggfil, Visa Mappningsmall och Visa skrivrättigheter används inte i denna version av programmet. Under Anpassa Innehållet i Excel finns tre flikar. Sök och ersätt celler: Söker & ersätter cellvärden för valda kolumner. Skapar en ny Excel-fil med ändelsen: _replaced_values. Sök och ersätt i annan cell: Söker värden i sökkolumner & ersätter cellvärdet för vald ersättningskolumn. Har stöd för filtrering med uttryck. Ange uttrycket inom EXP( ditt filter ). Skapar en ny Excel-fil med ändelsen: _replaced_values. Det finns möjlighet att använda/spara mall med förifyllda värden. Komplettera fält: Söker & lägger till värden i cellerna för valda kolumner. Skapar en ny Excel-fil med ändelsen: _replaced_values.

5 Sida 5 av Sök och ersätt cellvärden Man kan utföra enklare sök- och ersätt-operationer på ett Exceldokument. Välj fliken Sök och ersätt celler och ange vilken Excelfil som ska genomgå sök och ersätt, det ska vara en Excelfil i format.xlsx. (Programmet laddar filens kolumner och används som källa i kolumnen Excelkolumn, detta kan ta ett tag.) Exempel på Excelfil. Välj den kolumn som du vill utföra en sök- och ersätt-operation på. Ange vad programmet ska söka efter. Ange vad programmet ska ersätta med. Se exempel på Excelkolumn, Sök efter och Ersätt med

6 Sida 6 av 12 Tryck på Sök och ersätt. Resultatet skapas i en ny excelfil med tillägg av _replaced_values i namnet. Resultat efter att Sök och ersätt funktionen körts på ovan exempel.

7 Sida 7 av Sök och ersätt i annan cell Denna funktion låter användaren sätta upp villkor för 1-3 celler för att ersätta ett värde i valfri cell. Exempel: Om Kolumn1 har värdet Modellritning och Kolumn4 har värdet A4 ska Kolumn7 få värdet Modellritning i A4-format. De kolumner som man kan välja bland hämtas från den faktiska excel-grundfilen man vill söka och ersätta i. Värdena för varje kolumn hämtas även dessa från grundfilen. Ersättningsvärdena läses från en utpekad excel-ersättningsfil. Observera, det sökta ordet måste matcha exakt. Modell matchas INTE med modell. Funktionen stöder även matchning med reguljära uttryck (Regular Expressions). Detta kan vara bra när man utifrån ett visst mönster, ex: dokumentnamn, vill sätta olika värden i en annan kolumn. Man anger sitt uttryck enligt följande format: EXP(your regular expression). Exempel: Om kolumnen matchar mönstret EXP(^\d{3}-\d{3}_P_\w*) så ska cellvärdet för kolumnen Dokumenttyp sättas till Standardritning. Beskrivning av: EXP(^\d{3}-\d{3}_P_\w*) Enligt exemplet ovan, ska namnet börja med 3 siffror. Har ett bindestreck. Följt av 3 siffror. Följt av underscore. Följt av bokstaven P. Följt av underscore. Följt av vad som helst (siffra eller bokstav). Exemplet ovan matchar: _P_text _P_333text Exemplet ovan matchar inte: _S_text 888_999_P_333text Doc _P_ _P_text ABC-999_P_text222

8 Sida 8 av 12 Med regular expressions kan man även göra matchningar på del av ord. Matchningen är känslig för stora och små bokstäver. Exempelvis: EXP(Dokument). Exemplet ovan matchar: Ritning-Dokument Exemplet ovan matchar inte: Ritningsdokument dokumentritning För att starta funktionen, välj fliken Sök och ersätt i annan cell och ange vilken Excelfil som ska genomgå sök och ersätt, det ska vara en Excelfil i format.xlsx. (Programmet laddar filens kolumner och används som källa i kolumnen kolumn, detta kan ta ett tag.) Ange också en Excelfil som innehåller en lista med ersättningsvärden. Om man har en färdig mall, kan den ges Under Använd färdig mall, se nedan hur mallar kan skapas.

9 Sida 9 av 12 Exempel på Excelfil. Exempel på Excelfil med Ersättningsvärden Välj den kolumn som du vill utföra en sök- och ersätt-operation på. Ange ett värde, värdet kan också ges med filtering. EXP(your regular expression) Ange vilken kolumn värdet ska ersättas i och med vilket värde. (Värden kommer från Excelfilen med Ersättningsvärden). Tryck på Sök och ersätt. Resultatet skapas i en ny excelfil med tillägg av _replaced_values i namnet.

10 Sida 10 av 12 Resultat efter att Sök och ersätt funktionen körts på ovan exempel Färdiga mallar Det går att spara alla villkor man skriver som en färdig mall som i sin tur kan användas vid senare tillfälle. För att spara mallen tryck på Spara mall. Då kommer en dialog tala om hur det gick att skapa mallen samt var den hittas för användning i ett senare tillfälle. Exempel på mall från exemplet ovan.

11 Sida 11 av Töm tabell Om man vill rensa de värden man satt upp i sin mall, kan de rensas med att trycka på Töm tabell. 3.3 Komplettera fält Det är möjligt att komplettera alla fält för angivna kolumner, antingen lägga till text före eller efter. Man kan ange vilken kolumn som ska kompletteras, om det ska kompletteras före eller efter och sen vilken text det ska kompletteras med. Välj fliken Komplettera fält och ange vilken Excelfil som ska kompletteras, det ska vara en Excelfil i format.xlsx. (Programmet laddar filens kolumner och används som källa i kolumnen Excelkolumn, detta kan ta ett tag.) Exempel på Excelfil

12 Sida 12 av 12 Välj den kolumn som du vill utföra en komplettering på. Ange vad programmet ska komplettera med. Välj om du vill komplettera före eller efter. Se exempel på Excelkolumn, Kompletter med och Lägg till före eller efter. Tryck på Komplettera fält. Resultatet skapas i en ny excelfil med tillägg av _replaced_values i namnet. Resultat efter att Komplettera fält funktionen körts på ovan exempel.