Riktlinjer förladdat bankkort

Transkript

1 Riktlinjer 1 (4) Datum Ekonomiavdelningen Riktlinjer förladdat bankkort Inom Trelleborgs kommun ska medarbetares inköp i första hand göras mot faktura. I de fall detta inte är möjligt ska istället förladdat bankkort användas. Kontant utlägg accepteras inte. Lönesystemet hanterar fortsättningsvis enbart utlägg i samband med tjänsteresa. Bankkortet fungerar på så vis att det laddas med en viss summa pengar som inom två timmar finns att tillgå på kortet. Samma kort kan användas i två år och kan nyladdas upp till två gånger per dag, i enlighet med rutinbeskrivning nedan. Syftet med följande riktlinjer är att tydliggöra de övergripande rutiner och arbetssätt som gäller för förladdade bankkort inom Trelleborgs kommun. Samtidigt ska de också fungera som ett praktiskt stöd. Ett flertal tjänsteroller inbegrips vilka definieras på sista sidan i detta dokument. Bifogat finns ett flertal dokument som omnämns i rutinbeskrivningarna: Kundfördjupning Behörighetsadministration Förladdat kort En användarmanual och lathund till Swedbanks portal Så här fungerar kortet Kortfattad informationsbeskrivning från Swedbank gällande hur de förladdade bankkorten fungerar praktiskt Blankett: Ansökan om förladdat bankkort Blankett: Ansökan om nyladdning av kort Anskaffning av kort Respektive förvaltning inom Trelleborgs kommun bestämmer själv hur många kort som ska finnas tillgängliga för deras verksamheter. Bankkorten varar i två år från det att de beställs och kostar 260 kr/st. Ett förladdat bankkort är opersonligt och kan användas av flera medarbetare. Det står inget personnamn på kortet och det används med hjälp av medföljande pinkod. Om pinkoden glöms bort behöver kortet spärras. Detta kan göras direkt genom att ringa Swedbanks servicenummer eller genom att kontakta behörig kortadministratör i kommunen som spärrar kortet via Swedbanks portal. Efter att kortet spärrats kan ett nytt anskaffas. Även om de förladdade bankkorten är opersonliga och kan nyttjas av flera personer så har varje kort en ägare (kortansvarig). Det är denna person som hämtar ut kortet och även är ytterst ansvarig för dess hantering. Trelleborg2000, v 1.0, Avdelningen för strategi och kommunikation Postadress: Trelleborg Telefon: Besöksadress: Algatan 13 Fax: E-post: trelleborgs.kommun@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, Trelleborg Org.nr:

2 2 (4) Beställa kort Kommunens två största förvaltningar ansvarar själva för laddning och distribution av kort inom sina respektive förvaltningar. Förvaltningarna behöver därför vid behov även beställa oladdade kort från Swedbank, vilka de sedan ansvarar för på egen hand och kan distribuera inom sina respektive förvaltningar. Ekonomiavdelningen ansvarar för beställning av kort till övriga förvaltningar. Att beställa nya oladdade kort sker via Swedbanks portal, och det tar två till tre arbetsdagar att få dessa levererade. Kortbeställning kan göras av förvaltningens behörighetsadministratörer, som har högsta behörighetsnivån i Swedbanks portal. Det är också möjligt för behörighetsadministratörerna att delegera beställningsbehörighet till andra användare av systemet. Observera att det inte är att rekommendera att ha ett lager av oladdade kort tillgängliga på förvaltningen. Från det att bankkorten beställs är de giltiga i två år, oavsett när de därefter laddas och nyttjas i organisationen. Nytt bankkort med laddat belopp alla förvaltningar Uppstår behov av ett förladdat bankkort inom organisationen ska blankett Ansökan om förladdat bankkort fyllas i (bifogas). För bildnings- och socialförvaltningen gäller att denna blankett lämnas in och hanteras centralt på respektive förvaltning. För övriga förvaltningar gäller att denna blankett lämnas till ansvariga på ekonomiavdelningen. Ett initialt laddningsbelopp bestäms Förvaltningens beslutsattestant fyller i övre delen av blanketten och godkänner därmed såväl överenskommet laddningsbelopp som den specifika medarbetaren som ansvarig för bankkortet Medarbetaren (kortansvarig) skriver under och accepterar det personliga betalningsansvaret för kortet med tillhörande pinkod, samt förbinder sig att redovisa samtliga inköp och uttag (med kvitton) innan ny laddning görs (eller efter maximalt tre månader) Förvaltningens kortadministratör fyller i bokföringsorder (se nedan) och laddar kortet via Swedbanks portal. Laddningen görs i förening med ytterligare en kortadministratör, som godkänner laddningen i Swedbanks portal Första gången ett kort ska laddas söks kortet upp i portalen genom att man enbart anger kortets nummer (man anger alltså inte brukarreferens eller avdelning/enhet då detta ännu inte registrerats på det specifika kortet). Bankkortens limit är i dagsläget satt till 3000 kr. Finns särskilda behov som föranleder ett högre belopp kan redovisningschef eller ekonomichef på ekonomiavdelningen kontaktas. I Swedbanks portal registreras en brukarreferens kopplat till respektive bankkort. Det görs genom att ange kortnumret, följt av förnamn och efternamnsinitial: KalleP Denna brukarreferens ska i sin tur alltid användas vid upprättande av bokföringsorder i Raindance, i fältet som heter Text.

3 3 (4) För närmare information och stöd då portalen ska användas bifogas Swedbanks användarmanual: Kundfördjupning Behörighetsadministration Förladdat kort. När pengarna är slut på kortet Då tillgängliga pengar tar slut på ett förladdat bankkort kan behov av nyladdning uppstå. Nyladdning kan göras upp till två gånger per dag/kort. Vid behov av nyladdning ska blankett Ansökan om nyladdning av kort användas. Beslutsattestant fyller i övre delen av blanketten och godkänner därmed att bankkortet laddas med överenskommet belopp, samt fyller i ansvar och den verksamhet som ska debiteras Kortadministratör laddar kortet via Swedbanks portal, i förening med behörighetsadministratör, och skapar bokföringsorder i Raindance För bildnings- och socialförvaltningen gäller att denna blankett hanteras centralt på förvaltningen. För övriga förvaltningar gäller att denna blankett lämnas till ansvarig kortadministratör på ekonomiavdelningen. Observera att nyladdning av bankkort endast får ske om tidigare kortutgifter redovisats, vilket kortansvarig förbundit sig att göra enligt blankett: Ansökan om förladdat bankkort. Nyladdning av bankkort i Swedbanks portal Då nyladdning av förladdat bankkort ska ske utförs detta av berörd kortadministratör i Swedbanks portal. Detta genomförs alltid två i förening. För bildnings- och socialförvaltningens räkning sker detta centralt på respektive förvaltning. Övriga förvaltningar nyladdar genom att vända sig till behörig kortadministratör på ekonomiavdelningen. Swedbanks portal nås via eller via länken Administration i Swedbanks välkomstmail. För närmare information och stöd då portalen ska användas bifogas Swedbanks användarmanual: Kundfördjupning Behörighetsadministration Förladdat kort. Bokföringsorder vid laddning Vid laddning ska bokföringsorder skapas i Raindance. Ifyllda blanketter (Ansökan om förladdat bankkort Ansökan om nyladdning av kort) utgör då laddningsunderlag som ska bifogas bokföringsordern. I Swedbanks portal registreras en brukarreferens kopplat till respektive bankkort. Det görs genom att ange kortnumret, följt av förnamn och efternamnsinitial: KalleP Denna brukarreferens ska alltid användas vid upprättande av bokföringsorder i Raindance, i fältet som heter Text. Bokföringsorder debiteras Ansvar 1619 Verksamhet (och attesteras ute i verksamheten) och krediteras: 1963 bankkonto Bildningsförvaltningen 1964 bankkonto Socialförvaltningen

4 4 (4) 1965 bankkonto övriga förvaltningar Därefter skickas den till ekonomichefen för attestering attesteras med andra ord av verksamhetens beslutsadministratör, och 19- kontot attesteras av ekonomichef. Observera att bokföringsorder utan bifogad blankett/ansökan inte ska attesteras. Bokföringsorder vid redovisning En bokföringsorder ska även skapas i Raindance-portalen för redovisning av inköp och användning av kortet. Till denna bokföringsorder ska kvitto bifogas. För kostnader debiteras respektive förvaltning (kostnadskonto) och krediteras Ansvar 1619 Verksamhet. Bokföringsorder skickas därefter till respektive ansvar för attestering. Laddningsunderlaget och kvittona är original och ska, efter att de skannats in och bifogats till bokföringsordern, arkiveras i tio år på förvaltningen. Avstämning Avstämning av konto 1619 sker på respektive förvaltning. Detta ska minst göras i samband med delårsrapportering och vid bokslut. Avstämning av bankkonto sker av ekonomiavdelningen. Berörda roller Nedan tydliggörs de roller som på olika sätt är delaktiga i processerna kring förladdade bankkort. Behörighetsadministratör Medarbetare med den högsta behörighetsnivån i Swedbanks portal. Kan, utöver kortadministratörens funktioner, även lägga upp och administrera nya användare av Swedbanks portal. Behörighetsadministratörerna på ekonomiavdelningen, bildnings- och socialförvaltningen kan även beställa nya bankkort. Behörighets- och kortadministratör arbetar i förening. Kortadministratör Medarbetare som har en övergripande behörighet att hantera nyladdning av bankkort i Swedbanks portal. Kortadministratören kan även komma åt rapporter gällande vad kort nyttjas till och ansvarar även för avstämning då nyladdning ska göras (har inköpen redovisats?). Behörighets- och kortadministratör arbetar i förening. I Swedbanks portal kallas denna funktion för användare. Beslutsattestant Medarbetare med ansvar för avdelning eller enhet. Denna person ansvarar för att godkänna att viss medarbetare får nyttja ett förladdat bankkort. Beslutsattestanten ansvarar också för att godkänna att förladdat bankkort laddas med visst efterfrågat belopp. Kortansvarig Den medarbetare som är personligt ansvarig för ett kort. Även om kortet inte är knutet till en person, utan kan nyttjas av flera kollegor (pinkod), är denna person att förstå som ytterst ansvarig för kortet och redovisning av de inköp som kortet nyttjats till.

5 Kundfördjupning Behörighetsadministration Förladdat kort Handkassa

6 Innehållsförteckning Behörighetsadministration Förladdat kort Handkassa Kortfattad beskrivning Behörigheter Administrera användare Registrera ny användare Ändra/uppdatera befintlig användare Support Support Användare Portal Förladdat kort Handkassa

7 Behörighetsadministration Förladdat kort Handkassa 1.1. Kortfattad beskrivning Förladdat kort Handkassa administreras via Administrationsportal. Via portalen kan behörig användare beställa och hantera kort. Inloggning sker, med av banken godkänd säkerhetslösning, BankID. Endast behöriga användare kan logga in till tjänsten. Behörighetsadministratör registreras av banken Behörighetsadministratören fördelar behörighet till de anställda som ska vara användare Användare som tilldelats behörighet kan utifrån sin behörighetsnivå: Se uppgifter via kortöversikt Ladda kort Ladda kort och signera kortladdning Kontrasignera kortladdning Spärra och ersätta kort Beställa kort Kontrasignera kortbeställning Se rapporter 2

8 2. Behörigheter Via Behörigheter kan du som är Behörighetsadministratör tilldela och administrera villkor avseende enskilda behörigheter. Behörighetsadministratörer registreras av banken enligt gällande villkor för signering avseende behörighetsadministratör/er som reglerats i avtalet. Administration av behörigheter kan endast göras av den som tilldelats rollen som Behörighetsadministratör. Via portalen kan Behörighetsadministratören registrera nya användare samt ändra/uppdatera befintliga användare. Alla registreringar signeras enligt gällande villkor. Via sidan visas även översiktsbild av registrerade användare 4 Administrera behörighet Välj Behörigheter för översiktsbild för befintliga användare Översikt användare - visar information för användare avseende: - Namn - Personnummer - Aktiverad registreringsdatum - Behörighet 2. Visa behörigheter - visar fördjupad information om behörigheter avseende: - Namn - Behörighet ladda kort - Behörighet kortbeställning - Behörighet korttransaktioner - Behörighet rapporter 4 3. Visa villkor - visar fördjupad information om det finns angivet för villkor enligt: - Namn - Giltighetstid för användarbehörighet - Tider för tillgänglighet - Dagar för tillgänglighet - Platsbegränsning för tillgänglighet 4. Klicka på Visa för fördjupad information om enskild användare. Här visas de senaste inloggningarna för den enskilde användaren med t ex datum, tid och IP-adress. 5 Översiktsbilden visar även uppgift om: - Personnummer - Behörighetsnivå (handläggare alt administratör) - Skapad av (vem som registrerat) - Signerad av - Ev kontrasignering 5. För att ändra/uppdatera användare, klicka på Ändra villkor eller behörighet. För att ta bort användare, klicka på Ta bort användare 6. För att lägga till ny användare, klicka på Registrera Handläggare Enhet 3

9 2.1. Administrera användare Via Behörighetsadministrationen kan du registrera och administrera användare. Tilldelning av behörighet görs på enskild användare och för begränsning i tillgänglighet. Behörigheter kan tilldelas och uppdateras enligt följande: Behörighet ladda kort begränsning utifrån följande - Ingen - Förbereda laddning - Förebereda laddning och signera ensam - Förbereda laddning och signera två i förening - Signera laddning ensam - Signera laddning två i förening Behörighet kortbeställning begränsning utifrån följande - Ingen - Förbereda kortbeställning - Förbereda kortbeställning och signera ensam - Förbereda kortbeställning och signera två i förening - Signera kortbeställning ensam - Signera kortbeställning två i förening Behörighet rapporter begränsning utifrån följande - Ja - Nej (anges som default värde) Anger begränsning för användare att se rapporter. Behörighet korttransaktioner begränsning utifrån följande - Ja - Nej (anges som default värde) Anger begränsning i möjlighet att se korttransaktioner på enskilt kort. Giltig från datum: möjlighet att ange startdatum för behörighet Ange datum enligt: ÅÅÅÅ-MM-DD Giltig till datum: möjlighet att ange slutdatum för behörighet Ange datum enligt: ÅÅÅÅ-MM-DD - Giltig tidpunkt mellan vilka klockslag användare kan utföra ärende i portalen Ange klockslag med timme och minut med semikolon mellan, t ex 08: Giltigt datum alternativ för vilka dagar en användare kan utföra ärenden i portalen Begränsas utifrån följande: - Alla dagar (Anges som default värde) - Endast bankdagar (Platsbegränsning: möjlighet att begränsa tillgänglighet utifrån tider och dagar tillval) 4

10 Registrera ny användare Här kan du registrera uppgifter och villkor för ny användare 1 Registrera ny användare Välj Behörigheter och klicka på Registrera Handläggare Enhet 1. Ange obligatoriska* uppgifter enligt - Personnummer och Namn 2 Valfria uppgifter är: e-post och Telefon 2. Behörighet ladda kort: Markera val 3. Behörighet kortbeställning: Markera val 3 4. Behörighet rapporter: Välj - JA/NEJ 5. Behörighet korttransaktioner: Välj - JA/NEJ Giltig från datum: ange eventuell begränsning med datumval 7. Giltig till datum: ange eventuell begränsning med: ÅÅÅÅ-MM-DD 8. Giltig tidpunkt: ange eventuell begränsning med klockslag: TT:MM 9. Giltig dagar: ange eventuell begränsning utifrån: Alla dagar/endast bankdagar 10. Klicka på Spara Ändra/uppdatera befintlig användare Här kan du ändra villkor för befintlig användare Signera enligt gällande villkor Om du vill avbryta pågående registrering eller ändring, klicka på Avbryt. Ändra/uppdatera befintlig användare Välj Behörigheter och klicka på Visa för aktuell användare (under Till användare). Bilden visar aktuell information om behörigheter och gällande registreringsvillkor För att ändra/uppdatera villkor, klicka på Ändra villkor eller behörighet 1 1. Uppdatera villkor enligt nya förutsättningar för användare 2. Klicka på spara 3. Signera enligt gällande villkor 4. Uppdatering gäller omgående Om du vill avbryta pågående registrering eller ändring, klicka på Avbryt. 5

11 3. Support 3.1. Support Användare Portal Förladdat kort Handkassa Här hittar du information om vart du som Behörighetsadministratör kan vända dig samt vissa informationsdokument. Du kan skriva ut Användarmanual och kopia på kortcarrier. Det finns även en FAQ med de vanligaste frågorna och svaren som kan skrivas ut. Kontaktuppgifter Support Telefon: e-post: Skriv ut Dokument 1. Klicka på Support 2. Klicka på aktuell PDF 3. Dokumentet öppnas i nytt fönster 4. Välj utskrift 6

12

13 Ver nr: Ansökan om förladdat kort Förvaltning: Fylls i av förvaltningen Härmed godkänner jag att namn: personnummer: får kvittera ut ett förladdat kort med kr: som ska debiteras ansvar: verksamhet: Beslutsattest Datum: Underskrift: Namnförtydligande: Jag är personligt betalningsansvarig för kortet med tillhörande PIN-kod och förbinder mig att snarast till kortadministratören redovisa mina inköp och uttag med kvitton innan ny laddning görs eller inom maximalt 3 månader. Jag har tagit emot ett kort med nummer: Kom ihåg att ta med legitimation! Datum: Id-kontroll (gjord av kortadministratören ) Underskrift: Namnförtydligande: Ansvar Balanskonto Verksamhet Debet 1619 Kredit 19.. Fylls i av kortadministratören Utfärdare bokföringsorder/kortadministratör Datum: Underskrift: Namnförtydligande: Kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelningen

14 Ver nr: Ansökan om nyladdning av kort Förvaltning: Fylls i av förvaltningen Härmed godkänner jag att nyladdning av kort nr: får ske med belopp: ansvar: som ska debiteras verksamhet: Beslutsattest Datum: Underskrift: Namnförtydligande: Ansvar Balanskonto Verksamhet Debet 1619 Kredit 19.. Fylls i av kortadministratören Utfärdare bokföringsorder/kortadministratör Datum: Underskrift: Namnförtydligande: Kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelningen