Tolkförmedlings- och översättningstjänst

Transkript

1 ANBUDSINBJUDAN Tolkförmedlings- och översättningstjänst Övertorneå kommun inbjuder Er att lämna anbud på rubricerad upphandling i enlighet med detta dokument och bilagor. I underlaget presenterar vi samtliga förutsättningar och krav som ställts på anbudsgivaren och utförandet. Läs igenom informationen noggrant och följ anvisningarna. Upphandlande myndighet Övertorneå kommun är upphandlande myndighet. Upphandlingens omfattning Denna upphandling omfattar översättning och granskning av texter. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs med förfarandet direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091) Inlämningsdag och märkning av anbud Ert anbud ska vara oss tillhanda senast Om Ert anbud kommer in efter denna dag måste vi diskvalificera det enligt LOU. Märk anbudet med texten: Anbud översättningstjänster Lämna in Ert anbud Skriv under anbudet, lägg det i ett tillslutet, neutralt och omärkt kuvert och skicka det till: Övertorneå kommun Upphandling ÖVERTORNEÅ Anbudets giltighetstid. Anbud ska vara giltigt till nittio (90) dagar efter sista anbudsdag. I de fall upphandlingen blir föremål för överprövning ska anbudsgivaren vara bunden av anbudet fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom. Tilldelningsbeslut Kommunen kommer att skicka tilldelningsbeslut per e-post till samtliga anbudsgivare så snart tilldelningsbeslut har fattats. I enlighet med 16 kap. 2 LOU råder ingen avtalsspärr vid direktupphandling. Det innebär att avtal tecknas med antagen leverantör omedelbart efter tilldelningsbeslutet. Därmed anses upphandlingen avslutad. Frågor under upphandlingen Om Ni har frågor om upphandlingen ska Ni ställa dem skriftligen via e-post. Ställ frågorna senast den 7 augusti 2014, så att alla hinner ta del av de skriftliga svaren, som redovisas senast den 8 augusti 2014 på upphandlingens hemsida. Innan Ni lämnar in anbudet ska Ni kontrollera om det har inkommit nya uppgifter

2 ANBUDSINBJUDAN och att Ni har lämnat anbudet utifrån ett förfrågningsunderlag som kan ha blivit föremål för rättelser och kompletteringar under anbudstiden. OBS! All ny information om upphandlingen och alla svar på frågor, eventuella rättelser med mera läggs ut på kommunens hemsida under fliken Upphandlingar. Vi ser fram emot anbud från Er! Med vänlig hälsning Jessica Hasanbegovic Upphandlare Övertorneå kommun Upphandlingsdokument Nedanstående dokument ingår i förfrågningsunderlaget. Administrativa föreskrifter - Allmänna föreskrifter - Kvalificering och utvärdering av anbud - Kommersiella villkor Bilaga 1 Språkbilaga Bilaga 2 Anbudsformulär, Anbudspris Bilaga 3 Leverantörsinformation Bilaga 4 Leverantörsförsäkran Bilaga 5 Kravformulär

3 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Förmedling av översättningstjänster. 1. Allmän orientering Beställare Övertorneå kommun inbjuder Er att lämna in anbud om översättningstjänster enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar Upphandlande myndighet Övertorneå kommun är upphandlande myndighet. Beställarens kontaktperson Carina Ylipuranen, Arbetsmarknads- och integrationschef E-post: Handläggare upphandling Jessica Hasanbegovic E-post: 1.1. Omfattning Upphandlingen omfattar beställarens behov av översättning och granskning av texter. Statistik för de senaste åren visar att beställaren köpt översättningstjänst ca kronor per år. Denna uppgift lämnas som ren information och ska inte ses som någon utfästelse om kommande avrop. Antagen leverantör åtar sig att förmedla översättningstjänster vid avrop enligt detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Ramavtal kommer att tecknas med en leverantör Avtalstid Ramavtalen träder ikraft från den dagen då det undertecknas av båda parter och löper i trettiosex (36) månader. Kommunen har möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare tolv (12) månader. Eventuell förlängning meddelas leverantören senast tre (3) månader före utgången av avtalstiden. 2. Administrativa krav 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs med förfarandet direktupphandling enligt lagen om offentlig upphandling, LOU (SFS 2007:1091) Alternativa anbud/ reservationer Reservationer och/eller alternativa anbud accepteras inte. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kommer anbudet att förkastas. Sida 1 av 4

4 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.3. Handlingsförteckning Nedanstående dokument ingår i förfrågningsunderlaget. - Detta dokument - Avtalsvillkor/Kommersiella villkor - Utvärderingsmodell - Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget Frågor och svar Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Språkbilaga Anbudsformulär - Anbudspris Anbudsformulär - Leverantörsinformation Anbudsformulär - Leverantörsförsäkran Kravformulär Anbudsgivaren ska innan anbudets lämnande, själv kontrollera att den har ett fullständigt förfrågningsunderlag Frågor och svar Frågor under anbudstiden ska ställas till handläggaren via e-post upphandling@overtornea.se. Endast skriftliga uppgifter lämnade av kontaktpersonen under anbudstiden är bindande för kommunen och anbudsgivare. Frågor gällande anbudet ska ställas skriftligen till kontaktpersonen via e-post senast den 7 augusti Om frågor som inkommer senare än den 7 augusti 2014 garanteras inte att frågan besvaras. Detta på grund av att kommunen av likabehandlingsskäl är förhindrad att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden. Både frågor och svar samt eventuella rättelser eller PM kommer att presenteras under fliken Upphandlingar på kontinuerligt, dock senast den 8 augusti Det är anbudsgivarens skyldighet att bevaka och läsa eventuella svar och meddelanden under anbudstiden för att inte riskera att få sitt anbud förkastat vid kvalificeringen ifall väsentlig information för anbudets avlämnande har förbisetts Anbudets utförande/fromkrav Anbudet ska vara skriftligt och avfattas på svenska samt överensstämma med förfrågningsunderlaget. Anbudet ska lämnas i ett originalexemplar. Endast enkelsidiga utskrifter. Anbudet ska vara undertecknat av behörig person. Anbudet ska vara prissatt i SEK. Anbudsgivare ska i förfrågningsunderlagets bilaga 2, Anbudsformulär redovisa om anbud har lämnats för samtliga efterfrågade tjänster eller endast för en av dem. Följande dokument/bilagor ska lämnas in: 1. Intygande om att kraven är uppfyllda, bilaga 5 - Kravformulär. 2. Prisuppgifter och underskrift av behörig person ska lämnas i bilaga 2 - Anbudsformulär Sida 2 av 4

5 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 3. Uppgifter om företaget och företagets kontaktperson för anbudet ska lämnas i bilaga 3 - Leverantörsinformation. 4. Bilaga 4 Leverantörsförsäkran ska fyllas i och bifogas anbudet. 5. Beskrivning av kvalitetssäkringssystem. Utelämnade uppgifter och dokument tolkas som att krav inte uppfylls eller accepteras vilket leder till att anbud förkastas Pris Anbudspriser ska lämnas i bifogad bilaga 2, Anbudsformulär och anges i svenska kronor exklusive moms. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärderingen av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Kommunen kan komma att begära in motivering till de priser som lämnats i anbudet. Om Kommunen inte anser att eventuell förklaring är godtagbar äger Kommunen rätt att förkasta anbudsgivare som lämnat oskäligt låga priser i enlighet med bestämmelserna i 12 kap. 3 LOU Sista anbudsdag Anbud ska vara kommunen tillhanda senast den 15 augusti Inlämning och märkning av anbud Anbud ska lämnas in i förslutet och neutralt emballage märkt Anbud översättningstjänster Anbudet ska adresseras till: Övertorneå kommun Upphandling Övertorneå Brevlåda för avlämning av anbud efter receptionens stängning finns på Tingshusvägen 2, bredvid entrédörren till kommunhuset. OBS! Anbud genom fax eller e-post godkänns inte med anledning av sekretesskraven i LOU. Ersättning för lämnat anbud utgår inte Anbudets giltighet Anbud ska vara giltigt nittio (90) dagar efter sista anbudsdag. I de fall upphandlingen blir föremål för överprövning ska anbudsgivaren vara bunden av anbudet fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom. Sida 3 av 4

6 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Anbudsöppning Anbudsöppning sker enligt reglerna i LOU. Anbud öppnas av två av kommunen utsedda personer närvarande. Anbudsöppningen är inte offentlig, men anbudsgivaren kan begära att representant från Handelskammare närvarar. Anbudsgivaren står för kostnaden för detta Prövning och utvärdering Efter anbudsöppning genomförs prövning och utvärdering av de anbud som kommit in i rätt tid. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls Stegvis prövning Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg Kvalificering av leverantör Vid steg ett (1) kvalificering av leverantör- prövas om anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav på Leverantören, samt att anbudet är korrekt avlämnat. Dessa är angivna som ska-krav. Ett ska-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbudsgivare som uppfyllt kraven går vidare till steg två (2), övriga förkastas Obligatoriska krav tjänsten I steg två (2) prövas om anbudet uppfyller obligatoriska krav på tjänsten, dvs. krav kopplade till upphandlingsföremålet. Ett krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbud som uppfyllt dessa obligatoriska krav på tjänsten går vidare till steg tre (3), övriga anbud förkastas Utvärderingsmodell I steg tre (3) utvärderas kvarvarande anbud enligt principen lägst pris Tilldelningsbeslut Kommunen kommer att skicka tilldelningsbeslut via e-post till samtliga anbudsgivare så snart tilldelningsbeslut har fattats. Tilldelningsbeslut kommer att innehålla skälen för beslutet. Bindande avtal med antagen leverantör kommer att slutas genom skriftligt avtal, undertecknat av båda parter direkt efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sida 4 av 4

7 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR 1 AVTALSPARTER Detta avtal har träffats mellan Övertorneå kommun, organisationsnummer , (nedan kallad Kommunen) och XXX, organisationsnummer XXX (nedan kallad Leverantören). Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 2 AVROPSBERÄTTIGADE Övertorneå kommuns samtliga förvaltningar, kommunala bolag och stiftelser är under ramavtalsperioden berättigade att avropa från ramavtalet. 3 AVTALETS OMFATTNING Ramavtalet omfattar översättningstjänster, specificerade i förfrågningsunderlaget och i Leverantörens anbud. Beställaren ges möjlighet att avropa översättningstjänster, dvs. företag som utför översättning från efterfrågade språk till svenska samt från svenska till efterfrågade språk. 3.1 Avtalstid Avtalstiden gäller från avtalets undertecknande och löper i trettiosex (36) månader med möjlighet för Kommunen att förlänga avtalet med ytterligare tolv (12) månader. Eventuell förlängning meddelas leverantören senast tre (3) månader före utgången av avtalstiden. 3.2 Priser Anges i separat prislista som biläggs ramavtalet vid avtalets tecknande. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande lag. 3.3 Prisjustering Priserna ska vara fasta under ett (1) år från avtalets ikraftträdande. Part kan därefter begära att avtalade priser justeras, en gång per avtalsår i enlighet med Statistiska Centralbyråns, tjänsteprisindex (TPI) (2005=100), som basvärde gäller kvartal 2 år 2014 efter produktgrupp Prisjustering kan påkallas av båda parter. Förändringar vars resultat enligt beräkning understiger 2 % justeras inte. Om justering inte sker har Leverantör rätt att tillgodoräkna den ej nyttjade förändringen i nästa prisjustering. Begäran om prisjustering ska meddelas part senast en månad innan ikraftträdande. Vid eventuell förlängning av Ramavtalet sker prisjustering enligt ovanstående modell. 3.4 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering får ske tidigast den dag leverans är fullgjord och godkänd. Om fakturan är utställd i pappersform ska Kommunen betala fakturan senast trettio dagar efter det att korrekt faktura mottagits. Sida 1 av 7

8 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR Vid elektronisk fakturering ska Kommunen betala korrekt faktura senast trettio dagar från att den utställts. Är fakturan inte korrekt kontaktas leverantören för att korrigering ska kunna ske. Inga avgifter såsom fakturerings-, expeditionsavgifter accepteras. Dröjsmålsränta betalas enligt räntelagen, dröjsmålsräntefakturor under 100 kronor accepteras inte. Samlingsfakturor avseende dröjsmålsräntor avseende flera olika leveranser hos Kommunen accepteras ej. Faktura ska innehålla uppgifter om: Datum för utfärdandet Kundens namn, adress, kostnadsställe samt referens Mottagarens namn, adress samt referens Faktureringsadress Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus-/bankgiro samt referens Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av vara/tjänst samt leveransdatum Övriga uppgifter som Kunden önskar 4 UTFÖRANDE AV TJÄNST 4.1 Avbeställning Beställaren har rätt att utan kostnad avbeställa sådana delar av uppdraget som inte genomförts. Avbeställning ska ske skriftligen till Leverantören. Beställaren får också avbeställa uppdrag eller del av uppdrag som genomförts, men ska i så fall ersätta Leverantören för utfört arbete och styrkta nödvändiga kostnader. Detta gäller även om avbeställning beror på myndighetsbeslut som Beställaren inte kunnat råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Beställarens rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget. Vid avbeställning ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas omgående till Beställaren. Efter överlämnandet får resultatet av uppdraget användas på samma sätt som om uppdraget fullföljts. Om uppdrag avbeställes på grund av omständighet hänförlig till Leverantören eller dennes underleverantör/översättare utgår inte ersättning till Leverantören 4.2 Avbrytande av uppdrag Leverantören har endast rätt att avbryta ett uppdrag om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget. Om Leverantören avbryter ett uppdrag ska resultatet av helt eller delvis utfört arbete redovisas och överlämnas omgående till Beställaren. Om uppdrag avbryts ska Beställaren utge ersättning för utfört arbete och styrkta nödvändiga kostnader. Sida 2 av 7

9 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR 4.3 Leveransförsening Leverantören åtar sig att leverera i enlighet med överenskommelse med Beställaren. I de fall Leverantören befarar en försening gäller följande: Leverantören ska omgående skriftligen meddela Beställarens kontaktperson detta. Leverantören ska ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då utförande beräknas kunna ske. Beställaren har rätt att säga upp alternativt häva beställningen på grund av att förseningen innebär sådan olägenhet att ny leveranstid inte kan godkännas. Underlåter Leverantören att omgående lämna sådant meddelande eller då förseningen innebär sådan olägenhet för Beställaren att den inte kan godkännas har Beställaren utöver vite enligt punkt (Vite vid leveransförsening) även rätt till skadestånd inom ramen för avtalad ansvarsbegränsning enligt punkt 4.14 (Ansvarsbegränsning). Om ny leveranstid kan godkännas ska detta ske skriftligen. Om förseningen beror på Beställaren eller på något förhållande som Beställaren svarar för eller på omständighet enligt punkt (Force majeure) ska tiden för utförandet, efter anmälan enligt ovan, förlängas till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. 4.4 Vite vid leveransförsening Om uppdraget/leveransen försenas och inget annat skriftligen avtalats ska Leverantören utge vite till Beställaren med 2 % av värdet av den del av uppdraget/leveransen som är försenad. Vite utgår per påbörjad förseningsdag. Vite utgår med maximalt 10 % av det avtalade arvodet för uppdraget. Vid uppnått maxvite äger Beställaren rätt att säga upp alternativt häva beställningen. Vite förfaller till betalning en (1) månad efter första förseningsdagen under vilken förseningen föreligger. Beställaren har rätt att från fakturerat belopp avräkna upplupet vite. Förseningsvite gäller inte när beställning har avbeställts. 4.5 Äganderätt Eventuell upphovsrätt till översatta texter ska tillfalla Beställaren utan att särskild ersättning utgår. Beställaren får därmed fritt nyttja arbetsresultat. Leverantören får inte publicera eller på annat sätt nyttja arbetsresultatet utan Beställarens skriftliga medgivande. Beställaren har äganderätten till originalhandlingarna och det översatta materialet liksom till de datafiler och elektroniska konfigurationer som handlingarna framställs ur samt övrigt material som framställs i anledning av uppdraget. 4.6 Ansvarsbegränsningar och befrielsegrunder Leverantören svarar för skada som Leverantören vållat Kund genom brist vid utförande av tjänsten eller försummelse. Leverantören skadestånd omfattar endast ersättning för direkt skada och inte i något fall för följdskada eller indirekt skada såsom utebliven vinst, förlust eller allmän förmögenhetsskada, såvida inte grov vårdslöshet föreligger på Leverantören sida. Kund äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig skadestånd antingen genom att vid närmast påföljande betalningstillfälle göra avdrag på priset motsvarande skadeståndets storlek eller genom att till Leverantören framställa krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställdes. Framställan om krav på skadestånd ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Sida 3 av 7

10 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR Part ansvarar inte för andra Partens eventuella ersättningsskyldighet gentemot tredje part. Begränsningen i detta stycke äger dock inte tillämpning om skadan orsakats av uppsåt eller grov vårdslöshet och inte heller för ansvar i fall som avses i punkt "Sekretess". 4.7 Sekretess Part kan inte till tredje part lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller som i övrigt rör motpartens interna förhållanden, i annan utsträckning än som krävs för Uppdragets genomförande. Sekretesskyldighet gäller inte för sådan information som Part kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom Uppdraget eller tillhandahållandet av Uppdraget eller som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller inte heller när Part är skyldig enligt lag att lämna ut uppgifter. I de fall Leverantören ges tillgång till, enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), skyddad information ska tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas. Leverantören ska informera Tolk och anlitad underleverantör om gällande sekretess. Om Kund så begär ska särskild sekretessförbindelse undertecknas av Tolk och anlitad underleverantör innan arbetet påbörjas. Om Parterna inte avtalat annat gäller sekretess under Kontraktstiden samt under fem (5) år efter Kontraktens upphörande. När det gäller uppgifter som är sekretessbelagda enligt lag gäller sekretessen under den tid som anges i lagen. Ramavtalsleverantören kan endast behandla, t.ex. lagra, bearbeta eller lämna ut, Kundens data som behandlas i Uppdraget i den utsträckning det är nödvändigt för tillhandahållandet av tjänsten. Detta åtagande gäller utan begränsning i tiden. 4.8 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid avropstillfället och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, jordbävning, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet samt icke avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden. Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund. Kommunen och Leverantören ska verka för att hitta alternativa lösningar så att uppdraget trots ovan hinder kan fullföljas. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående skriftligen underrätta motpart därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Har hindret bestått i mer än sex (6) månader har part rätt att skriftligen häva detta ramavtal till omedelbart upphörande. 5 KOMMUNIKATION AVSEENDE UPPDRAGET Leverantören ska i samtliga kontakter med Kommunen använda svenska språket. All kommunikation, rapportering, fakturering mm ska ske via leverantören. Detta gäller även om leverantören anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget Sida 4 av 7

11 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR 6 SÄRKILDA KONTRAKTSVILLKOR 6.1 Antidiskrimineringsklausul 1 Leverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). 2 Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av Kommunen skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt 1. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. 3 Om Leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att företa enligt 2 eller om Leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1, äger Kommunen rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. 4 Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. För det tredje krävs att Leverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. 5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för Kommunen att dess Leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. Kommunen äger i dessa fall rätt att häva avtalet. 7 RAMAVTALETS ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING 7.1 Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet Detta ramavtal Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlag med bilagor Svensk Standard SS-EN 15038:2006 Översättningstjänster -Krav, med undantag för punkt Kontrolläsning. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud Leverantörens anbud Sida 5 av 7

12 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR 7.2 Ramavtalsändringar och tillägg Ändringar och tillägg till ramavtalet ska godkännas av Kommunen och Leverantören samt upprättas skriftligen i separat handling, undertecknas av avtalsparterna och biläggas ramavtalet. 8 SAMARBETE OCH UPPFÖLJNING 8.1 Informationsplikt Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för ramavtalet. 8.2 Statistik Leverantören ska kostnadsfritt lämna statistik en gång per år. 9 FÖRTIDA UPPHÖRANDE 9.1 Hävning av avtalet Anser part att den andra parten inte tillfredställande fullgör sina åtaganden enligt avtalet ska den missnöjde parten skriftligen meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/villka sätt part anser att den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal. Den andra parten ska då snarast dock senast inom fyra (4) veckor från att ett sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger den missnöjde parten rätt att häva avtalet med en (1) månads uppsägningstid. Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal. Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 lag (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken. Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 LOU. Hävning ska ske skriftligen. 9.2 Skadestånd Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan Kommunen och Leverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som är anledning till hävning. 10 TVIST OCH PRESKRIPTION 10.1 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållande ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan. Om parterna inte förlikas ska tvisten hänskjutas till svensk allmän domstol i Haparanda och avgöras enligt svensk rätt. Den omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Sida 6 av 7

13 AVTALSVILLKOR/KOMMERSIELLA VILLKOR Leverantören att avbryta sitt uppdrag. Inte heller äger köparen rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina skyldigheter. Sida 7 av 7

14 ANBUDSFORMULÄR BILAGA 2 Anbudsformulär Pris ska anges per ord för nedanstående angivna tjänster och exklusive moms. Anbudets pris: Översättningstjänst 1. Översättare auktoriserad SEK 2. Översättare övrig SEK 3. Korrekturläsning SEK 4. Språkgranskning SEK 5. Tillägg vid expressleverans SEK Ort och datum Företagets namn Underskrift av behörig person Namnförtydligande Sida 1 av 1

15 FÖRETAGSINFORMATION BILAGA 3 För anbudsgivare i annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning Denna bilaga ska bifogas offert, samtliga uppgifter fylls i och bilagan undertecknas av behörig person 1.1 Anbudsgivares företagsuppgifter Registrerat firmanamn Postadress Postnummer och ort Telefonnummer Hemsida E-post Fax PG alt BG 1.2 Företagsform Aktiebolag Ekonomisk Handelsbolag Enskild firma förening Registrerad för mervärdesskatt Skatter Ja Nej A-skatt F-skatt Person-/organisationsnummer Personal antal anställda 1.3 Kontaktperson för offert Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.4 Kontaktperson under avtalstid Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.5 Jourtelefon, telefonnummer där entreprenör alltid kan nås Telefonnummer 1.6 E-postadress dit tilldelningsbeslut skall sändas E-post Ort och datum Företagsnamn Namnunderskrift Namnförtydligande Sida 1 av 1

16 LEVERANTÖRSFÖRSÄKRAN BILAGA 4 Denna försäkran återsändes ifylld och undertecknad av behörig person tillsammans med anbudet. Härmed försäkras på heder och samvete att företaget: 1) Är registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret eller annat register och registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt samt arbetsgivaravgifter, om sådan registreringsskyldighet föreligger. 2) Är godkänd för F-skatt. 3) Inte är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 4) Inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande. 5) Inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 6) Inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 7) Har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Om företaget under avtalets gång inte uppfyller någon eller några av ovanstående punkter och rättelse inte sker omgående efter kommunens anmodan, är detta rättslig grund för kommunen att häva avtalet, utan att vi kan ställa ekonomiska eller andra krav på kommunen. Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan. Vi är medvetna om att oriktiga uppgifter i denna försäkran också är grund för hävande av avtal. Kommunen har rätt att begära komplettering av denna försäkran med intyg och eventuellt kontrollera lämnade uppgifter, innan anbudsgivare antas. Ort och datum Företagsnamn/Organisationsnummer Namnunderskrift Namnförtydligande Sida 1 av 1

17 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 Kravformuläret ska besvaras och insändas tillsammans med anbud. Allmänna krav 1. Anbudets giltighetstid Krav 1 Anbud ska vara bindande till och med nittio (90) dagar efter sista anbudsdag. I de fall upphandlingen blir föremål för överprövning ska anbudsgivaren vara bunden av anbudet fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom. Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? Ja 2. Krav på anbudsgivaren Krav 2.1 För upphandlingen gäller lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att inhämta intyg och bevis i enlighet med LOU i samband med utvärderingen av anbudet. Accepteras inhämtandet av intyg och bevis? Ja Krav 2.2 Omständigheter enligt LOU 10 kap. 1 och p. får inte föreligga. Leverantörsförsäkran ska fyllas i, undertecknas och medfölja anbudet. Kravet uppfylls? Ja Är efterfrågad handling ifylld och bifogad? Ja Krav 2.3 Övertorneå kommun och Skatteverket har ett samarbete. Det förebyggande informationsarbetet innebär att Övertorneå kommun begär in offentliga uppgifter från Skatteverket om skattestatus för sina leverantörer, både inför upphandling och löpande under hela avtalets gång. Med uppgifter om skattestatus menas moms- och arbetsgivarregistrering, F-skatt- arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna, underskott på skattekontot samt uppgift om skatteskuld hos Kronofogden. Genom undertecknandet av anbudet intygar leverantören att grund för uteslutning inte föreligger. Om kontrollen hos Skatteverket visar på omständigheter som av anbudsgivaren kräver ett förtydligande kommer sådan att begäras. Om förtydligandet ej är godtagbart kan anbudsgivaren komma att uteslutas. Genom inlämnandet av anbud intygar anbudsgivaren att denne är fri från hinder för deltagande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Anbudsgivaren ska lämna ifylld leverantörsinformation. Kravet uppfylls och godkänns? Ja Krav 2.4 Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller Sida 1 av 7

18 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för anbudsgivaren och som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Krav 2.5 Anbudsgivaren ska inneha giltigt F-skattebevis Krav 2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivare ska bifoga en kortare presentation av sitt företag tillsammans med anbudet. Förutom presentationen ska anbudsgivare beskriva den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten för att kunna genomföra uppdraget. Detta ska också bifogas anbudet. Efterfrågad beskrivning av anbudsgivaren är bifogad anbudet? Ja Krav 2.7 Underleverantör Anbudet ska innehålla uppgifter om huruvida anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra delar av uppdraget ska underleverantörens namn och organisationsnummer framgå. Det är inte möjligt att delegera avrop till underleverantör. Observera att krav (Uteslutning av leverantör enligt 10 kap.1-2 LOU och krav fullgjort sina åliggande gällande skatter och socialförsäkringsavgifter) även gäller för underleverantör. Om en underleverantör utesluts från kvalificeringen behöver detta inte innebära att anbudsgivaren utesluts från kvalificeringen. En prövning genomförs om anbudsgivaren själv har erforderlig kapacitet att genomföra uppdraget. Med underleverantör menas här annat företag/ näringsidkare som träder in i leverantörens ställe som leverantör enligt detta avtal. Har anbudsgivaren för avsikt att anlita underleverantör? Ja Nej Om ja, uppfylls och godkänns kravet? Ja Krav 2.8 kvalitet och säkerhet? Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kvalitetssäkringssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på god kvalitet och service uppfylls. Nystartade företag ska redovisa hur sådana system ska upprättas så att de kan tillämpas om avtal tecknas mellan beställaren och anbudsgivaren. Kravet uppfylls och godkänns Ja Efterfrågad beskrivning är bifogad anbudet Ja Sida 2 av 7

19 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 3. Krav på tjänst Detta kapitel avser de krav som ställs på tjänsten. Krav 3.1 Språkbilagan ska fyllas i avseende vilka språk anbudsgivaren förbinder sig till att tillhandahålla under avtalstiden. Vissa av språken är angivna som obligatoriska och måste kunna erbjudas för att anbudet ska vara gilltig. Har bilagan fyllts i och bifogats? Ja 3.1 ÖVERSÄTTNING Om anbud lämnas på del B, Översättningstjänster ska samtliga krav under 3.2 besvaras. Har anbud lämnats på del B? Ja Utförande av tjänsten Krav 3.2 Anbudsgivaren ska tillhandahålla översatta och granskade texter av mycket hög kvalitet som är färdiga att använda eller publicera. Med mycket hög kvalitet avses att texterna ska vara korrekta språkligt, stilistiskt och facktekniskt med en enhetlig användning av uttryck, begrepp, ord och förkortningar. Språket ska vara lättflytande, lättläst, lätt för målgruppen att förstå och idiomatiskt korrekt. Uppdrag ska genomföras i enlighet med: Svensk Standard SS-EN 15038:2006 Översättningstjänster - Krav, med undantag för punkt Kontrolläsning. Eventuella riktlinjer, anvisade ordlistor, skrivregler etc. för översättningar som finns hos Avropande myndigheter. Krav 3.3 Anbudsgivaren ska finnas tillgänglig för att ta emot beställningar och besvara frågor under kontorstid. Med kontorstid avses helgfri måndag till fredag , med eventuellt avbrott för max en (1) timmes lunch. Krav 3.4 Anbudsgivaren ska kunna ta emot och leverera uppdrag per e-post, telefon och post. Krav 3.5 Anbudsgivaren ska i samband med beställningen registrera och efterfråga de uppgifter som krävs för att kunna utföra uppdraget enligt de krav som ställts av Beställaren. I de fall beställningen är ofullständig eller oklar ska Anbudsgivaren begära in ett förtydligande. Sida 3 av 7

20 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 Krav 3.6 Den av Anbudsgivaren utsedda översättaren ska i de fall Beställaren tillhandahåller ordlistor, särskild terminologi eller annat referensmaterial som är specifik för kommunen använda dessa vid genomförande av uppdrag. Krav 3.7 I de fall Beställaren efterfrågar en namngiven översättare ska Anbudsgivaren i möjligaste mån tillgodose detta. Om Anbudsgivaren inte kan tillhandahålla den av Beställaren efterfrågade översättaren ska detta motiveras. Krav 3.8 Anbudsgivaren ska, i de fall den Avropande myndigheten begär detta, tillhandahålla curriculum vitae (CV) på den översättare som ska utföra uppdraget. Detta för att Avropande myndighet lättare ska kunna bedöma översättarens lämplighet och kompetens för det aktuella uppdraget. Den Avropande myndigheten ska ha rätt att begära en annan översättare om myndigheten finner att översättarens kompetens och/eller lämplighet inte är tillräcklig. Krav 3.9 Avropande myndighet ska ha rätt att välja bort översättare som har levererat bristande eller felaktiga översättningar vid tidigare uppdrag. Krav 3.10 Anbudsgivaren ska omgående skriftligen via e-post bekräfta beställningen, dock senast nästkommande arbetsdag, genom att skicka en bekräftelse och därigenom meddela om denne kan åta sig uppdraget. Med senast nästkommande arbetsdag avses senast kl nästkommande helgfria arbetsdag efter att beställningen inkommit. Krav 3.11 Anbudsgivaren ska på begäran från Beställaren vid brådskande uppdrag som innebär översättning av högst 500 ord skriftligen via e-post bekräfta beställningen senast kl samma arbetsdag förutsatt att beställningen kommit Anbudsgivaren tillhanda senast kl. 12 samma dag. Krav 3.12 I de fall Anbudsgivaren inte kan åta sig uppdraget i enlighet med beställningen ska denne skriftligen meddela Avropande myndighet detta via e-post omgående, dock senast nästkommande arbetsdag. Krav 3.13 Anbudsgivaren ska ansvara för samtliga handlingar, underlag och översatt material, såväl i Sida 4 av 7

21 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 pappersform som i elektronisk form, som hanteras av Anbudsgivaren i uppdraget. All hantering av handlingar ska ske under sådana förhållanden att uppgifter skyddas mot obehörigs åtkomst. Anbudsgivaren ansvarar för handlingar till dess handlingarna har kommit beställaren tillhanda. Anbudsgivaren ska hantera och förvara handlingar som innehåller sekretessreglerad text eller annan text med känsliga uppgifter så att de inte är tillgängliga för obehöriga. När handlingar inte är under uppsikt ska de förvaras i låst utrymme. Anbudsgivaren ska ha nödvändig utrustning och utrymme för att säkerställa konfidentiell hantering och i de fall behov finns även destruktion av handlingar och data. Krav 3.14 När översättningen är slutförd och innan leverans sker ska Anbudsgivaren ansvara för att översättaren själv kontrollerar sitt arbete. Kontrollen ska minst innefatta att innebörden av texten översatts korrekt, att översättningen är fullständig, att den inte innehåller felaktigheter och att de angivna specifikationerna är uppfyllda. Översättaren ska göra eventuella nödvändiga ändringar. Ovanstående kontroll ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. Krav 3.15 Uppdrag som avser normalleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar. För texter med till ord ska leverans ske inom 10 arbetsdagar. För texter över ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Avropande myndighet och Anbudsgivaren. Vid försening av uppdrag ingår det i Anbudsgivarens åtagande att återkoppla omgående till beställare hos den Avropande myndigheten om inte överenskommen leveransdag kan hållas. Om inget anges vid beställning av beställaren gäller normalleverans, och inte expressleverans. Krav 3.16 Uppdrag som avser expressleverans ska kunna levereras enligt följande: För texter upp till ord ska leverans ske inom 3 arbetsdagar. För texter med till ord ska leverans ske inom 5 arbetsdagar. För texter över ord ska leverans ske enligt överenskommelse mellan Avropande myndighet och Anbudsgivaren. Vid försening av uppdrag ingår det i Anbudsgivarens åtagande att återkoppla omgående till beställare hos den Avropande myndigheten om inte överenskommen leveransdag kan hållas. Krav 3.17 Anbudsgivaren ska kunna leverera utförda översättningar på papper och i digital form som ska vara läsbara i Word 2003 eller senare version, eller likvärdigt ordbehandlingsprogram samt i PDFformat. Sida 5 av 7

22 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 Leverans enligt ovan stycke ska ske kostnadsfritt, dvs. ingå i de lämnade priserna. Avropande myndighet anger vid beställning i vilket dokumentformat översättningarna ska levereras. Krav 3.18 Anbudsgivaren ska tillhandahålla: Översättare som godkänts i Kammarkollegiets auktorisationsprov från svenska till angivet språk där sådana finns att tillgå (auktoriserad translator). Översättare som godkänts i Kammarkollegiets auktorisationsprov från angivet språk till svenska där sådana finns att tillgå (auktoriserad translator). Övriga översättare (icke-auktoriserad translator). Krav 3.19 De översättare som anbudsgivaren tillhandahåller ska ha minst följande kompetens: Översättningskompetens Språklig och textuell kompetens inom käll- och målspråk Undersöknings- faktainhämtnings- och faktabearbetningskompetens Kulturell kompetens Teknisk kompetens Ovan nämnda kompetenser ska ha förvärvats på ett eller flera av följande sätt: Formell högre utbildning i översättning Motsvarande behörighet inom något annat ämne samt minst två (2) års dokumenterad översättningserfarenhet Minst fem (5) års dokumenterad yrkesmässig översättningserfarenhet Översättarens yrkeskompetens definieras i enlighet med svensk Standard SS-EN 15038:2006 Översättningstjänster - Krav. 4. Statistik till Kommunen Krav 4.1 Statistik ska tillhandahållas kostnadsfritt till Kommunen en (1) gång per år. Statistiken ska avse ett kalenderår, dvs. avse perioden 1 januari till 31 december. Statistiken ska redovisas senast 31 mars efterföljande kalenderår. Sammanställning av statistik ska lämnas med följande innehåll: Totalt försäljningsbelopp per språk samt per språkområde Totalt försäljningsbelopp korrekturläsning Totalt försäljningsbelopp språkgranskning Antal utförda uppdrag per språk Antal utförda uppdrag totalt Antal utförda uppdrag av auktoriserade translatorer Statistiken ska vara uppdelat per respektive språk, således ska flera språk inte läggas samman till ett språk, t.ex. ska Dari och Farsi inte redovisas som Persiska. Statistiken ska vara på svenska språket och inte innehålla förkortningar, t.ex. ska engelska inte förkortas EN. Sida 6 av 7

23 KRAV FORMULÄR BILAGA 5 Krav 4.2 Anbudsgivaren ska ha system för att kunna leverera begärd statistik i digital form och läsbar i Excel 2007 eller senare version, eller likvärdigt kompatibelt kalkylprogram med exportfunktion till Excel Krav 4.3 I de fall Anbudsgivaren inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning av statistik äger Kommunen rätt att vid bristfällig eller utebliven redovisning kräva vite om tvåtusen (2 000) kronor. Vite utgår om Anbudsgivaren inte åtgärdar bristen inom 10 arbetsdagar efter skriftlig erinran från Kommunen. Därefter utgår vite om tusen (1 000) kronor för varje kalendermånad som bristen kvarstår. Kravet godkänns? Ja 5. Anbudsformalia Krav 5.1 Anbudsgivaren godkänner de bifogade administrativa föreskrifter, ska-kraven och utvärderingsmodell som ingår i förfrågningsunderlaget. Kravet godkänns? Ja Krav 5.2 Anbudsgivaren godkänner de bifogade avtalsvillkor/avtal Avtalsvillkoren godkänns i sin helhet? Ja Krav 5.3 Kontroll av bifogade bilagor Anbudsgivaren kontrollerar att alla begärda bilagor som ska bifogas anbudet är ifyllda med efterfrågade uppgifter och att de bifogas anbudet. Uppfylls kravet om kontroll av bifogade bilagor? Ja Sida 7 av 7