Styrelsemöte HHUS Agenda

Transkript

1 Mötesinformation Mötesdatum: Kl Mötesplats: Samvetet Närvarande Post Anna Neglén Daniel Saadat Lukas Norlund Sivermark Sara Lundqvist Johanna Witting John Gunell Adam Dahrén Simon Fjellner Hanna Lundin Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ordf. Ekonomiutskottet Ordf. Näringslivsutskottet (ej närvarande) Ordf. Sociala utskottet Ordf. Utbildningsutskottet Ordf. Pubutskottet Ordf. Marknadsutskottet Inbjudna Owe R Hedström Inspektor HHUS (närvarande till och med 15) Maria Kapell Utbildningsbevakare, Umeå Studentkår Wilmer Prentius Umeå Studentkår (närvarande till och med 10) Josefin Furbeck Projektgruppen Graduation (närvarande till och med 11) Ida Salomonsson Vice ordf. Näringslivsutskottet Justeras John Gunell, Justerare Anna Neglén, Ordf Maria Kapell, Sekr 1(9) justeringssignatur

2 1. Mötets öppnande Ordförande förklarar mötet öppnat kl Val av Sekreterare utse Maria Kapell till sekreterare för mötet. 3. Val av Justerare utse John Gunell till justerare för mötet. 4. Föregående Protokoll Bakgrund: Protokoll från tidigare styrelsemöte. lägga föregående protokoll till handlingarna. 5. Godkännande av dagordningen godkänna dagordningen med följande ändringar: flytta 20 Language policy till bli beslutspunkt Närvarande 2(9) justeringssignatur

3 bevilja alla närvarande med yttranderätt. Meddelandepunkter 7. Rapporter Föredragande: Styrelsen Bilaga: 7. Verksamhetsberättelser lägga verksamhetsberättelserna till handlingarna. 8. Ekonomisk rapport Föredragande: Sara Lundqvist Bakgrund: Ekonomiutskottets ordförande presenterar den ekonomiska situationen Bilaga: 8. Ekonomirapport lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna. 9. Utbildningsbevakaren rapporterar Föredragande: Maria Kapell Bakgrund: Maria presenterar aktuella frågor inom kåren och inom hennes arbetsområden. Maria informerar från två universitetscentrala arbetsgrupper som haft sina första möten. Arbetsgruppen för uppsats- och examensarbeten och arbetsgruppen för gemensamma försättsblad/konvolut vid salstentamen. US ska utse 1-2 representanter till en arbetsgrupp som ska utreda frågan om förmån vid studentfackligt arbete. Det finns ett förslag om se över möjligheten om kunna erbjuda de studentfackligt aktiva studenterna någon form av ledarskapsutbildning som anordnas av universitetet. Arbetsgruppen kommer sammankallas en första gång i början av juni men arbetet kommer ske under hösten. Anmäl intresse till Maria. lägga informationen till handlingarna. 3(9) justeringssignatur

4 10. Kåren informerar Föredragande: Wilmer Prentius Bakgrund: Umeå Studentkår informerar om aktuella händelser. Wilmer informerar om UKÄs förslag till nytt kvalitetssäkringssystem som i stort går ut på lärosätenas egna kvalitetssäkringssystem ska granskas istället för granska alla utbildningar som tidigare gjorts. Ändring av US stadgar togs upp på senaste kårfullmäktige, vilka bland annat innebär förändringar i hur kårstyrelsen utses, förändringar av regler för verksamhetsmedel till sektionerna och föreningarna samt fördelningsmodellen vad gäller medel för medlem/student. US har fastställt en strategisk plan som innehåller visioner och mål för studentkårens långsiktiga arbete. lägga informationen till handlingarna. 11. Diskussionspunkt projektgruppen Graduation Föredragande: Josefine Furbeck och Lukas N Sivermark. Bilaga: 11. Graduation Josefine vill ha input från styrelsen i hur de ser på och hur de tycker projektgruppen ska hantera de problem som uppstått på grund av de har sålt så få biljetter. Josefine berättar de har avbokat ett band som skulle spela efter middagen och de har beslutat skärma av Universum på något sätt så lokalen inte känns så tom. Styrelsen litar på projektgruppen far bra beslut men vill de diskutera mer med styrelsen så kan de komma med konkreta förslag som styrelsen kan ta ställning till. Vidare så diskuterar styrelsen vad som kan göras för förbättra till nästa års Graduation. Många tror det bristfälliga intresset beror på priset och tråkiga rykten från förra året. Satsa på bättre underhållning och undersök om mer samarbete och inblandning från USBE är möjligt. Anna och Adam tar upp frågan på ett styrelsemöte med USBE. Beslutspunkter 12. Frukt i loungen Föredragande: Ida Salomonsson 4(9) justeringssignatur

5 Bilaga: 12. Frukt i loungen Styrelsemöte HHUS Delade meningar kring detta. Några anser frukt varje vecka blir för dyrt men det kan vara ett bra sätt få in studenter i loungen. Samtidigt kan det göras mycket annat för de pengarna som ger mervärde för medlemmarna. Förslag på testa fram till sommaren men då genom själva köpa in frukt och i en mindre mängd än vad förslaget säger. Styrelsen är dock överens om de inte kan ta något beslut på priset än eftersom underlaget är otydligt. Beslut på pris kommer senare när uppgifter om exakt pris finns. testa med frukt i loungen fram till sommaren. 13. Indesign Föredragande: Hanna Lundin Bilaga: 13. Indesign Hanna berättar Indesign för ett år kostar ca 2900 kr exklusive moms. Hon har också kollat på en paketlösning som ger tillgång till fler appar och tilläggsprogram, det skulle kosta ca kr. Styrelsen är alla överens om köpa in Indesign för 2900 kr och diskuterar om det är värt köpa den dyrare paketlösningen. Det bör kollas upp exakt vad det dyrare programmet innehåller och kan användas till för se om HHUS har någon användning för det eller om det bara blir onödigt ta det dyrare alternativet. Förslag kolla med USBE om det går samarbete med dem i denna fråga, om de har någon licens över som HHUS kan få ta del av. Hanna kollar med USBE. Styrelsen överens om godkänna den billiga kostnaden men inte den dyrare innan det är tydligt vad HHUS kan få ut av den. godkänna en kostnad på 2900 exklusive moms för Indesign med reservation för Hanna, efter ha pratat med USBE inte får tillgång till licens från dem. 14. Kontantfri pub Föredragande: Simon Fjellner Bilaga: 14. Kontantfri pub 5(9) justeringssignatur

6 Simon förklarar detta är förslag för bli kontantfria och påbörja den processen, sen måste Pubutskottet se över och lösa alla detaljer. Den som skulle ske till börja med är köpa in två nya kortterminaler. Styrelsen diskuterar synpunkter och frågetecken som uppkommit. Positivt kapa kostnaderna men synd helt ta bort möjligheten för kontant betalning, exempelvis om tekniken skulle strula. Finns också en efterfrågan i styrelsen på en mer specifik plan för hur det ska gå till göra puben helt kontantfri. Vad händer med dricksen till pubresan? Simon svarar vad detta får för konsekvenser på pubresan är en annan fråga och något för pubutskottet se över. Hur kommer det fungera vid entrén? Simon förklarar det inte borde bli några problem med de nya kortterminalerna och de tittar även på en lösning med swish. Ett förslag är testa köra kontaktritt under insparken eftersom det är det största evenemanget under året och fungerar det då så fungerar det köra det stort sedan. Styrelsen är överlag positiva till förslaget och anser puben i framtiden bör bli kontantfri. Styrelsen är överens om testa köra kontantfritt till och med oktober och sedan utvärdera hur det gått. godkänna E-puben i framtiden ska bli kontantfri. 15. Language policy Föredragande: Lukas N. Sivermark Bilaga: 20. Language policy Lukas förklarar det finns med lite småfel i dokumentet som behöver rättas till, men i det stora hela så stämmer innehållet. Styrelsen diskuterar hur de ser på dokumentet. Överlag positiva synpunkter på ta fram en sådan här policy. Johanna hälsar (via Ida) det behövs en tydligare klausul för företagens avtal. John ser problem med sittningar ska vara helt på engelska då det upplevs som kvaliteten går ner och svensktalande studenter är inte intresserade av gå på sittningar helt på engelska. Lukas förklarar det finns med skrivelser i policyn som tillåter undantag vid just sittningar. Anna tycker hemsidan bör vara endast på engelska och blir det svårt så bör det alltid stå på engelska först och sedan svenska nedanför istället för tvärtom. Om det blir svårt vid sittningar köra helt på engelska så bör i alla fall tal, sånger och liknande skrivas ner på engelska så alla känner sig involverade i sittningen. Styrelsen är alla överens om HHUS ska ha en Language policy men de är inte beredda fa något beslut än eftersom det fortfarande är mycket som är oklart och som behöver diskuteras igenom mer. Det som framförallt är oklart är vad som bör gälla vid sittningar och i samarbeten med företag. Lukas reviderar dokumentet och kommer med ett nytt förslag för styrelsen ta beslut på. 6(9) justeringssignatur

7 bordlägga frågan. Diskussionspunkter 16. Representation Bilaga: 15. Representation Anna vill ha input från styrelsen hur de ser på representation främst för Anna och Johanna. Styrelsen diskuterar främst Annas representation och alla är positiva till HHUS ska stå för kostnaderna i samband med ett representationsuppdrag, exempelvis om hon ska hålla tal på en sittning. Vid representation på en sittning bör Anna bära en pin eller liknande som utmärker hon är där för HHUS räkning. Anna tycker det är svårt avgöra, speciellt vid sittningar, när hon ska gå som privatperson och när hon ska gå som ordförande. Vad tycker styrelsen är rimligt? Styrelsen anser när Anna förväntas göra något, exempelvis hålla ett tal, alltså när hon får vissa krav på sig så ska HHUS betala. Sedan om hon vill gå som privatperson utan krav på representation så får hon själv betala. 17. Socialas outfit Föredragande: John Gunell Bilaga: 16 Socialas outfit Får Sociala ha en egen outfit? Delade meningar i styrelsen om Sociala ska få egen outfit eller inte. De som är för tycker det är en jättebra idé sociala vill arbeta för synas mer med sitt utskott och tror det bara är bra för HHUS om utskotten syns mer. De som är lite mer tveksamma undrar om tröjor verkligen är rätt sätt gå för synas mer och få studenterna mer intresserade av HHUS och Socialas evenemang? John förklarar de redan syns på events och annat som de ordnar men det inte blir någon kontinuitet och därför är syftet med tröjorna bära dem varje fredag för skapa just kontinuitet och ser tröjorna som ett verktyg för branda föreningen. 7(9) justeringssignatur

8 Styrelsemöte HHUS Andra frågetecken som uppkommer är om Sociala enbart vill marknadsföra Sociala eller hela föreningen, det finns en risk Sociala blir HHUS och de andra utskotten glöms bort. John förklarar syftet är marknadsföra Socialas events och på det viset också marknadsföra och skapa mervärde för hela föreningen. Anna välkomnar de andra utskotten komma med förslag och idéer om de också vill satsa mer på branding och ser Socialas initiativ som väldigt bra. Styrelsen diskuterar vad som ska finnas på tröjorna och om företagens logga ska finnas med. John kollar upp detta med Johanna. Styrelsen har fått svar på sina frågor från John och alla är positiva till Sociala ska få en egen outfit. Sociala utskottet får en egen outift. 18. Engagemang Föredragande: Adam Dahrén Bilaga: 17 Engagemang Adam förklarar bakgrunden till han inte kan åka på nästa U9 och berättar hans Vice åker i hans ställe. Anna vill styrelsen diskuterar generella förväntningar vad gäller styrelsemedlemmarnas engagemang och inte diskuterar Adams fall specifikt. Styrelsen är överlag eniga om styrelsemedlemmarna ska prestera utefter postbeskrivningarna och prioritera sina uppdrag högt. 19. Budget utskott Föredragande: Ida Salomonsson Bilaga: 18 budget utskott De flesta tycker detta blir ännu en perk för de aktiva som inte är värd lägga pengar på, det finns ingen medlemsnytta eller föreningsnytta i det. Simon tycker dock det kan finnas en poäng med en symbolisk summa för varje utskott ge något tillbaks till utskottsmedlemmarna. 8(9) justeringssignatur

9 Styrelsemöte HHUS Anna ställer detta i relation till alla perks som de engagerade har i sitt uppdrag och tycker de redan är nog många för det ska vara motiverat med fler. Men om ett utskott har jobbat med något stort under en hel dag/helg exempelvis bokslut eller städning av puben så ska utskottsordföranden självklart kunna ta beslut om föreningen ska betala för mat/fika till de som deltagit. Styrelsen överens om utskotten inte ska ha budgetar till middagsbjudningar och liknande för då finns det risk för det uppkommer situationer där ett utskott har en budget som de måste göra av med på mat/fika trots det inte är nödvändigt eller de planerat för det. 20. Kontoret Bilaga: 19 Kontoret Anna vill veta hur styrelsen ser på styrelsen/ledningen använder skrivaren på kontoret för privat bruk. Styrelsen överens om från och med nu bara skriva ut HHUS-relaterat material och påtala vad som gäller om de ser någon som tänkt skriva ut för privat bruk. 21. Sekretess belägga 18. Engagemang med sekretess. 22. Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat kl (9) justeringssignatur