Verksamhetsrapport Tertial Kommunledningssektorn

Transkript

1 Verksamhetsrapport Tertial Kommunledningssektorn

2 2(21)

3 Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt Sammanfattning Volymer Chefer i förvaltningen Kommunala fastigheter Måluppföljning Strategiska förutsättningar Effektiva kommungemensamma processer Attraktiv arbetsgivare Underhåll på trygg och säker nivå Öka effektiviteten i vårt lokalutnyttjande I Kungälv finns arbete åt alla Förbättrat näringslivsklimat Attraktivt boende Antalet bostäder för unga, funktionshindrade, flyktingar och äldre skall öka Antalet bostäder skall öka. Antalet detaljplaner skall öka Minskad segregation Barnfattigdomen ska minska Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Ekonomi Utfall för hela sektorn (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Kommentar till utfall Personal Anställda Antal arbetade timmar Sjukfrånvaro Sjuklönekostnad (21)

4 1 Verksamhetsöversikt Kommunledningssektorns mål är att samla ett professionellt sektorsövergripande stöd till kommunledning och politik när det gäller frågor som upprätthållande av demokrati, verkställande av beslut, ekonomi, humana resurser/hr, utveckling, utredning och planering. Sektorn arbetar på uppdrag av helheten varför många processer redovisas både med utgångspunkt i helheten och i sektorn specifikt, medan vissa andra redovisas var och en för sig. En del saker inom sektorn har direkt återkoppling till medborgare/brukare medan annat fungerar mer som stöd inåt i organisationen. Sektorn består av fem enheter: Enheten för utveckling, planering och uppföljning, Enheten för kommunkansli och juridik, Enheten för Humana Resurser/HR, Enheten för ekonomi och upphandling och Kommunikationsenheten. Varje enhet har enhetschef. 4(21) Enheten för utveckling, planering och uppföljning/upu Målet för enheten är att genom breda kunskaper och professionellt förhållningssätt stödja utvecklings- planerings och uppföljningsarbete/processer i kommunen som helhet. Enheten utgörs av personer med uppgift att utveckla övergripande frågor och ta strategiska grepp bland annat inom områden som beredskapssamordning, strategiska IT-frågor, projektledning, utredning, socioekonomiska investeringar, folkhälsa, brottsförebyggande arbete, intern säkerhet, styrning och ledning, kommunplanering, försäkringsfrågor, förvaltningens inre arbete samt verksamhetsutveckling med stöd av extern finansiering samt utveckling av externa relationer. Enheten för kommunkansli och juridik Målet för enheten är att genom väl grundade kunskaper och professionellt förhållningssätt tillhandahålla stöd och service till kommunledning och politik i frågor gällande dokument- /ärendehantering och juridik såväl som annat som i förlängningen skall komma medborgarna till del i den demokratiska processen. Enheten för ekonomi och upphandling Ekonomi- och upphandlingsenheten utgör kommunens samlade enhet för ekonomiadministrationoch upphandling. Huvuduppgiften är att stödja förvaltningen och den politiska organisationen, samt att styra och samordna alla ekonomiadministrativa processer och upphandlingar. Exempel på dessa processer är budget, årsbokslut, uppföljning, prognoser och inköpsprocessen. Enheten svarar också för det operativa (och till stor del strategiska) ansvaret för kommunkoncernens finansfunktion med bank och kreditmarknadsrelationer och för kommunens ekonomisystem. Enheten ansvar för styrning och samordning av kommunens upphandlingar, ramavtal, gemensam utveckling och utbildning i upphandlingsfrågor samt informationsteknologiskt stöd inom området. Enheten för humana resurser/hr HR-enheten är kommunens samlade enhet för strategiska personalfrågor. Huvuduppdraget är att ge förvaltningen och den politiska organisationen stöd inom kompetensområdet. Det innebär bland annat att omvärldsbevaka, följa och analysera utveckling och förändringar i förvaltningens bemanning, hälsostatus med mera och att initiera insatser för att stödja verksamhetsutveckling och attraktivitet och trygg bemanning. Exempel på aktuella områden är personalförsörjning, lönepolitik med löneöversyner, arbetsrätt, arbetsmiljöfrågor med hälso- och rehabiliteringsfrågor och ledar- och kompetensutveckling.

5 5(21) Kommunikationsenheten Kommunikationsenhetens roll är att vara ett stöd för verksamheterna när det gäller extern och intern information. Ett av enhetens mål är också att ge media en bra service och att kommunen kännetecknas av att enheten är tillgängliga för media och att de bemöts professionellt. I enhetens uppdrag ingår att skriva pressmeddelanden, anordna presskonferenser och erbjuda bilder till redaktioner som efterfrågar det. Enheten paketerar information och tänker där särskilt på att anordna presskonferenser i en så bildmässigt bra miljö som möjligt. Enheten skriver texter till hemsidan och intranätet och bidrar med text och bild till årsredovisningen. I samband med interna förändringar eller omorganisationer finns enheten med i ett tidigt skede för att hjälpa till att ta fram information till dem som berörs. Enheten deltar också i olika projekt för att där hjälpa till med både intern och extern information. Enheten för samhällsutveckling Samhällsutveckling har ansvaret att strategiskt stödja, styra, samordna, utveckla, planera, följa upp innehålls och kvalitetsfrågor inom ramen för Kommunledningssektorns samlade uppdrag. Arbetet är organiserat i linje-, process-, projekt- och uppdragsform. Övergripande kan funktioner och processer beskrivas enligt följande: Ansvar för innehållsfrågorna i Kommunplaneringen Ansvar för nätverket av samhällsutvecklingsstrateger och processerna som stödjer kommunplaneringen Ansvar för rollen som fastighetsägare (mark och lokaler) Ansvar för strategi och bostadsplanering/bostadsförsörjningsprogram Ansvar för Näringsliv- och besöksnäringsrelaterade frågor inkl evenemang och marknadsföring av destinationen Ansvar för samordning av strategisk markförsörjning och genomförande av översiktsplanen Ansvar för lokalförsörjningsfrågor. Ansvar för investeringsplanering, genomförandet och förvaltningens produktionsplan Ansvar för Investeringsgenomförandet förvaltningens produktionsplan Ansvar för beställarfunktion gentemot samhällsbyggnadssektorn, servicesektorn och SOLTAK genom samordning och utveckling av serviceråden SLA.

6 2 Sammanfattning Enheten för utveckling, planering och uppföljning Sedan 2013 arbetade enheten i ett aktivitetsbaserat kontor som utgjorde visningskontor inför ombyggnationen för nya Stadshuset. Under vecka flyttade enheten in i det nybyggda stadshuset. Under hösten 2014 genomfördes en utredning för att utreda om frågorna som rör samhällsutveckling och tillväxt organisatoriskt skulle samordnas i en ny enhet vid kommunledningssektorn. Förvaltningsledningen beslutade att en förändring skulle genomföras vilket innebär att näringslivsfrågor, investerings- och lokalförsörjningsfrågor flyttas till en ny samhällsutvecklingsenhet. Samtidigt flyttas folkhälsofrågorna till enheten och arbetet med sociala investeringar förtydligas genom framtagande av en social översiktsplan. Nya områden som ska fokuseras på från 2015 är portfölj-, program- och portföljstyrning samt ökat fokus på projektledning. Kvalitetsarbetet Inom enheten pågår ett arbete med att se över och utveckla kommunens kvalitetsarbete med styrkedjan som utgångspunkt. I uppdraget ingår att ta fram ett förslag på hur kommunens kvalitetsarbete ska organiseras samt lämna förslag på, målsättning, syfte och uppdrag. Under våren har förslag till ny struktur och definition av kommunens styrdokument arbetats fram och är nu föremål för politisk behandling. Projekt Inom enheten leds ett antal projekt, däribland framtagande av servicekatalog i vilken servicesektorns tjänsteutbud och kvalitetsnivåer beskrivs. Exempel på andra pågående projekt är digitalisering av möteshandlingar, Portfölj, program och projektstyrning, ny struktur för styrdokument, E-arkiv, medborgardialog, ett antal styrdokument inom IT, informationssäkerhet samt det övergripande projektet Förändra Radikalt som utifrån struktur, kultur och ledarskap ska främja utvecklings- och förbättringsarbetet i kommunen. Inom ramen för ombyggnationen av stadshuset har ett enheten lett ett antal delprojekt i syfte att förbereda organisationen för inflyttning. Säkerhet och krisberedskap Framtagande av ny risk-och sårbarhetsanalys samt krigsberedskapsplan för Kungälvs kommun pågår. Riktlinjer för arbetet med systematiskt brandskyddsarbete ska implementeras. Ny organisation för funktionen TIB (tjänsteman i beredskap) har inrättats. Utbildningsinsatser i stabsmetodik genomförs. Samverkansavtal med Polisen har arbetats fram. Förberedelser inför kommunens deltagande i SAMÖ 2016 har initierats. Fokus är att fortsatt utveckla förvaltningens arbete med trygghets- och säkerhetsfrågor i ett helhetsperspektiv. Det internationella arbetet Diskussioner om organisering och roller i EU-arbetet pågår mellan Göteborg Stad, GR, VGR och kommunerna för att möta West Swedens avveckling. Detta arbete får konsekvenser för hur Kungälvs kommun arbetar med frågorna långsiktigt. Diskussioner pågår om hur det interna arbetet bör utvecklas inte minst utifrån ett tillväxtperspektiv Folkhälsa och social hållbar utveckling Folkhälsoavtalet med regionen ska omförhandlas. Utifrån detta kommer en genomlysning av folkhälsorådets roll och struktur genomföras med start före sommaren. Inom folkhälsoområdet pågår ett flertal projekt däribland Utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål att minska segregationen har kommunstyrelsen fastslagit resultatmålen om minskad barnfattigdom och minskat utanförskap. För att uppnå detta har förvaltningen fått i uppdrag att ta fram en social översiktsplan. Syftet med social översiktsplan är att, utifrån resultatmålen, presentera en översikt över social utsatthet i Kungälvs kommun. 6(21)

7 7(21) Ambitionen därefter är att analysera vilka åtgärder som är relevanta. Riktlinje drogfria ungdomsmiljöer antogs den 25 mars av kommunstyrelsen. Sett utifrån det operativa drogförebyggande arbetet har det skett en rad konkreta insatser. I maj beviljades Kungälvs kommun kr från socialstyrelsen för utvecklad arbete med rutiner, samverkan och kompetensförstärkning avseende arbetet mot våld i nära relationer. Kring hälsofrämjande skola bedrivs ett aktivt modellarbete kring Kareby-skolan. I bred dialog med skolans ledning och hälsolag har ett förslag till hälsoplan arbetats fram. Föreläsningar har arrangerats kring föräldrastöd, äldres kost samt doping under temat Mitt Mimers. Arbetsgruppen kring äldre säkerhet arrangerade den 18 maj ett event vid vårt utomhusgym. Inför höstens pågår planeringsarbete kring utåtriktade insatser kring koncept som Hygienveckan, Världens bästa idrottsförälder, Mitt Mimers, Psykiatrinsdag och Seniordagen. Kring Föreningslyftet sker återkommande uppföljning med deltagande föreningar. Våren har även präglats av strategiskt arbete. Teamet kring social hållbarhet vid UPU har genomlyst uppdrag och belyst samverkansstrukturer. Förslag till projektdirektiv kring folkhälsoarbete 3.0 har processats fram. Folkhälsan har även varit delaktig i processen kring social översiktsplan Enheten för kommunkansli och juridik Kanslienheten har en central roll i att utveckla administrationen i kommunen med t.ex. registrering av handlingar, tjänsteskrivelser, nämndadministration och arkivbildning. En stor del av utvecklingsarbetet utgörs av digitaliseringen av handlingar genom dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360. Systemförvaltaren har under 2014 arbetat med implementeringen av systemet i förvaltningen och därmed förbättrar möjligheterna till styrningen, uppföljning och effektivisering. Enheten har även startat upp utbildning i handlingsoffentlighet i syfte att öka medvetandet runt vad som ska diarieföras och vad som är en allmän handling. För att möta de utmaningar och behov som finns i samhället behöver vi ta vara på de möjligheter som digitaliseringen ger. Kungälvs kommuns digitala agenda syftar till att förenkla kontakten mellan kommun och medborgare, öka tillgängligheten, bidra till en öppnare kommun och en effektivare administration. Den ökade digitaliseringen och införande av digitala möteshandlingar påverkar ärendeprocessen och gör att behovet av ett enhetligt arbetssätt ökar. Enheten har under 2014 aktivt arbetat med att implementera digitala möteshandlingar i politiska instanser i syfte att arbeta smartare och effektivare samt medborgarna bästa möjliga service. Digitalisering av poltiska möteshandlingar kommer ytterligare minska energi- och pappersförbrukning samt att förbereda förvaltningen for ett framtida E-arkiv. Enheten arbetar också med att få en bättre hantering av politiska uppdrag genom att regelbundet följa upp motioner, uppdrag förvaltning och revisionsrapporter. En ny mall för tjänsteskrivelser med tillhörande riktlinjer har utarbetats under 2014 och gäller för ärenden som behandlas inom ramen för kommunstyrelsens nämndområde. Syftet med att uppdatera nuvarande tjänsteskrivelsemall med nya rubriker är att utveckla och förbättra kvaliteten på beslutsunderlagen. Bra och genomarbetade beslutsunderlag underlättar arbetet för både politik och förvaltning samt kvalitetssäkrar beslutsprocessen. Tjänsteskrivelsen kan även ses som ett internkontrollverktyg för att säkra den politiska styrkedjan och synliggöra förvaltningens kontinuerliga arbete kopplat till politiska mål och andra åtaganden. Enheten för Humana Resurser/HR Enhetens uppdrag är att vara ett stöd och en strategisk resurs för kommun- och förvaltningsledning i övergripande organisations- och personalfrågor. Till uppgiften hör även att ge stöd till alla chefer i

8 8(21) personalprocesser och komplicerade personalärenden. Under början på år 2014 har HR-specialisterna ägnat en stor del av sin arbetstid åt att utbilda nya chefer i personalprocesser och att ge chefer stöd i svåra personalfrågor. Ett ökat fokus har varit arbetsmiljöområdet. Här har en årsplanering med månadsrapportering till kommunstyrelse, förvaltningsledning och CSG har införts. Stöddokument för arbetsmiljö-, hälso- och rehabiliteringsarbetet har arbetats om för att underlätta för chefer. De omarbetade dokumenten har presenterats vid frukostmöten. Alla chefer har varit inbjudna till dessa. De omarbetade stöddokumenten har tagits väl emot. Uppmärksammade insatser för marknadsföring av kommunen som arbetsgivare har genomförts med hjälp av yrkesambassadörer. Behovet av stöd vid chefsrekryteringar och komplicerade arbetsrättsliga frågor har ökat. Bildandet av det kommunala bolaget SOLTAK tillsammans med 6 andra kommuner medför en hel del arbetsrättsliga frågor. Flera av de kommungemensamma pågående projekten berör personalområdet och förutsätter en medverkan från HR-enheten. Det rör exempelvis Stadshuset med delprojekt kring arbetsmiljö, ledning och arbetssätt. Efter avslutad förstudie "översyn av bemanningsprocessen" har ett genomförandeprojekt påbörjats. Utgångspunkterna och målsättningen är att hantera bemanningsproblematiken vid ordinarie personals frånvaro på annat sätt. Ytterst syftar det till att få en effektivare bemanning, möjlighet att öka sysselsättningsgraden för redan anställda, minska behovet av timanställda samt öka kontinuiteten för brukarna. Detta förutsätter ett nära samarbete med berörda fackliga organisationer och sannolikt tecknade av lokala avtal. Projektet leds av en HR-specialist. Projektet planeras pågå under 3 år. På temat "attraktiv arbetsgivare" infördes möjlighet för anställda att genom kommunen beställa ett årskort på Västtrafik för resor Göteborg ++ eller regionen runt. Kommunen betalar kortet och den anställde betalar genom ett månatligt löneavdrag. Enheten för ekonomi och upphandling Årets första månader präglades som vanligt av mycket arbete med processerna bokslut, budget och uppföljning av ekonomin. Alla chefer i kommunen har tillgång till en ekonom som stödjer dem i sitt arbete med ekonomi. Varje nyanställd chef träffar "sin" ekonom för utbildning och genomgång av de ekonomiska förutsättningarna i förvaltningen, på sektorn och på enheten Utbildningar har hållits både till nya chefer och medarbetare som skall arbeta med ekonomi, till exempel introduktionsutbildningar, utbildningar i fakturaportalen och i användandet av Agresso. Arbetet med verksamhetsövergång för delar av personalen till SOLTAK AB är en viktig fråga under året. Liksom arbetet med enhetens verksamhetsplan. Vårt digitala upphandlingssystem används nu i alla upphandlingar. De finns fortfarande möjlighet att lämna in anbud på annat sätt men de flesta leverantörer använder vårt system. Systemet ger en enklare och effektivare arbetsprocess. I vårt web-baserade beställningssystem WINST finns alla våra avtal och enheten utbildar kontinuerligt nya användare. Systemet är en viktig komponent i vår strävan att öka avtalstrohet och handla rätt varor av rätt leverantör. Upphandlingsfrågorna är "i ropet" och det finns ett ökat intresse och engagemang i förvaltningen för dessa frågor vilket vi upplever som positivt. Enheten har lagt vikt vid att implementera de nya styrdokumenten i upphandlingarna och ställa ökade krav inom områden som miljö, samt etiska och sociala frågor. Fullmäktige beslutade om en ny upphandlingspolicy och nytt upphandlingsreglemente Riktlinjer är framtagna och förankringsarbete pågår. Näringslivsklimatet är en fråga som har fått ett ökat fokus för förvaltningen och därmed också för enheten. Vi arbetar med att möta leverantörer och har för avsikt att bli mer aktiva och skapa fler

9 9(21) arenor för dialog med näringslivet, till exempel möten med KMN, delta i Match Cup och Kungälvsmässan samt ha en utökad dialog med leverantörer som ett lärande inför nya upphandlingar. Enheten har producerat bokslut för Bagahus AB och för BORF (Bohusläns räddningstjänstförbund). Arbetet med SOLTAK AB har gått in i en ny fas. Upphandling av nytt ekonomisystem pågår, liksom arbete med gränsdragning mellan bolaget och kommunen. Investeringsprocessen har ett särskilt fokus. En investeringsekonom stöttar kommunens investeringssamordningsgrupp och arbetet med att utveckla investeringsprocessen. Kommunikationsenheten Enheten arbetar intensivt med att ta fram en ny hemsida, där en stor del av informationen kommer att förmedlas genom rörlig bild. Den nya hemsidan ska kännetecknas av nytänkande, mod och kreativitet samtidigt som den ska vara användarvänlig. Målet är att hemsidan ska var klar i september. Enheten producerar kontinuerligt rörlig bild till hemsidan och intranätet. Enheten filmar, intervjuar och redigerar själva. Ett flertal informationsfilmer har producerats bla en profilfilm som ska finnas på den nya hemsidan. En bildbank med pressbilder för media och förvaltningen har producerats. När det gäller sociala medier ligger fokus på Facebook och Twitter. För innehållet står vår Facebookredaktion. En ny webbredaktörsorganisation har bildats som ska leverera information till den nya hemsidan. Utbildningsinsatser har gjorts för chefer och medarbetare i medierelationer. Riktlinjer för användningen av social medier har tagits fram. Arbete pågår med att ta fram en kommunikationspolicy. Målet är att den ska vara klar i slutet av oktober. Kommunikationsenhetens inriktning är att arbeta mer uppsökande mot verksamheten och vara rådgivande i informationsinsatser. Digitala nyhetsbrev från kommunchefen bandas och presenteras på intranätet som ett led i att förbättra den interna informationen. Årsredovisningen har förbättrat genom en modernare layout och med lokala bilder från verksamheten. I anslutning till detta arbete gjordes en digital årskrönika med sammanfattning av årets händelser. Enheten för samhällsutveckling Samhällsutveckling har nu fyra månader som egen enhet. Mark och exploatering är flyttad från Samhällsbyggnad till Kommunledningssektorn. Planeringsresurserna för lokalförsörjningen är samlad i enheten istället för att ligga i kärnverksamheterna. Perioden kännetecknas av fokus på leverans av investeringsbudget, uppbyggnad av processer kring bostadsförsörjningen och leverans av 2000 bostäder under mandatperioden, vidare arbete med uppdragshandlingar till Servicesektorn, Samhällsbyggnad och övriga. Processerna kring kommunplaneringen med organisering och fördjupning av innehållsfrågorna pågår sedan tidigare och här leder nu enheten arbetet när det gäller innehållsfrågorna. Rekrytering är en stor fråga under 2015 där målsättningen är att bemanna nyckelpositioner fram till efter semestern. Arbetet pågår. Enheten fortsätter att stödja Programmet för stadskärnan med flera resurser. Investeringsviljan i kommunen är stor. Det är glädjande att många fastighetsägare har intresse av utvecklingsmöjligheterna hos oss. Ett samarbete mellan kommunen, fastighetsägarna i centrum och deras intresseorganisation har under perioden resulterat i gemensamma slutsatser avseende

10 10(21) handelsutveckling och behovet av fortsatt arbete. Dialogen med handlare och andra näringsidkare i stadskärnan pågår i s.k. stråkmöten utmed huvudgatorna i stadskärnan. Näringslivsarbete skedde under perioden på flera olika arenor. De interna har hittills handlat om att starta arbetet med översyn av våra styrdokument samt i samarbete med kommunledningen analysera KS mål och fundera vad tillväxt är i Kungälv. Det går mycket resurser för att leverera 2000 bostäder under mandatperioden. Trycket på sammanhållande projektledare ökar. Likaså är behovet av markförhandlare fortsatt stort i anledning av att VA-kustzon-projektet fortgår. Resursförstärkning sker via både rekryteringar och konsulter. Beslutsunderlagen för investeringar i tre skolor levererades under perioden. Torildskolan, Hålta och Sparrås ska börja byggas under åter. Investeringsbeslut väntas under T2 i politiken. Stadshuset väcker stor intresse vilket resulterar i många studiebesök och hjälp i arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare. Solcellsanläggningen på Stadshuset har tagits i drift. Den beräknas leverera en energimängd motsvarande en besparing på en miljon kronor per år för stadshuset. Budgeten för planerat underhåll förväntas arbetas upp som helhet. Arbetet med att åtgärda hyresfria lokaler åt föreningar ligger fortsatt oprioriterat då övriga uppdrag ligger tydligare i linje med verksamhetsplanen för Reavinst Kommunen beräknas sälja tre fastigheter under året till ett samlat värde på omkring 7mkr. Exploateringsprognos Ullstorp, Ytterby centrum, NN slutredovisas under året med ett förväntat resultat om +1,5 mkr Ekonomiskt utfall Sektorn redovisar kostnader på 224,2 mkr för helåret. Den största kostnadsökningen utöver plan avser driftskostnadskonsekvenser inom IT -10 mkr, samt kostnader för hyresfria lokaler -3,5 mkr Måluppfyllelse Bedömningen för våra sektorsmål är att målsättning håller eller att vi når måluppfyllelse för alla mål utom ett. Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål Effektiva kommungemensamma processer Strategiska förutsättningar Attraktiv arbetsgivare Underhåll på trygg och säker nivå Öka effektiviteten i vårt lokalutnyttjande I Kungälv finns arbete åt alla Attraktivt boende Minskad segregation Minskad miljö och klimatpåverkan Gör rätt från början investera i barn och unga Förbättrat näringslivsklimat Antalet bostäder för unga, funktionshindrade, flyktingar och äldre skall öka Antalet bostäder skall öka. Antalet detaljplaner skall öka. Barnfattigdomen ska minska Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program

11 3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på helår. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. 11(21) 3.1 Chefer i förvaltningen Volymtal Utfall Plan Antal chefer i förvaltningen Antal nyanställda chefer i förvaltningen, sedan ett år Prognos helår Plan helår 3.2 Kommunala fastigheter Volymtal Utfall Plan Prognos helår Plan helår Elförbrukning (MWh) Bruksarea (BRA), egna fastigheter, m Bruksarea (BRA) inhyrda fastigheter, m

12 4 Måluppföljning 12(21) 4.1 Strategiska förutsättningar Effektiva kommungemensamma processer Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Kommunledningssektorn skall arbeta för att utveckla och rationalisera övergripande gemensamma processer för bättre hushållning. Det innebär att kommunledningssektorn tillsammans arbetar för att optimera, synkroniserar och tydliggöra processerna. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall De flesta aktiviteterna pågår, någon med avvikelse. Arbetet med processerna inom ekonomi- och upphandling är försenade. Som ett första steg har en servicekatalog arbetats fram som kommer att vara grunden i det fortsatta arbetet. Servicekatalogen beräknas vara klar innan sommaren. Aktiviteten förväntas genomföras men kommer att förskjutas över årsskiftet. Arbetet med att ta fram en kommungemensam definition av vad en process är, har inte startat upp. Kommunplaneringens processer vidareutvecklas. Fler deltar i nätverket. Investeringsgruppen är omorganiserad och kommer enligt årshjulet att lämna förslag till investeringsplan i tid till Förvaltningsledningen. Bostadsförsörjningen analyseras under T1 och T2 i syfte att leverera målsättningen om 2000 bostäder under mandatperioden. Arbetet med tillämpning av förvaltningens beslutade projektmodell pågår och beslut väntas till sommaren. Styrgruppen för kommunplanering är igång med sitt arbete. Årshjulet stödjer sektorn i processerna. Analys Eftersom aktiviteterna inte pågår enligt plan fullt ut bedöms målet som gult. Kommunledningssektorns aktiviteter tar sikte på uppdraget att samordna, styra och synkronisera kommungemensamma processer. Aktiviteterna förväntas fortsätta utvecklingen som påbörjades förra året. Processerna i en förvaltning ska bli effektivare och skapa förutsättningar för enhetschefer och medarbetare i sektorerna att fokusera på sina uppdrag. Roller och ansvar i organisationen skall bli tydliga Hur går vi vidare Sektorn arbetar på enligt plan, med någon tidsförskjutning. Sektorns ledningsgrupp kommer att förtydliga uppdraget kring definition av processer innan sommaren. Aktivitet Definition process Översyn av styrdokumenten Stärka KLS som en sektor Implementering av Move Kommunplanering för en förvaltning Kartläggning av sektorns processer. Ej påbörjad med avvikelse

13 13(21) Aktivitet Bilda analysgrupp med uppgift att hitta sätt att systematiskt följa processer genom hela förvaltningen för medveten styrning och ökad samordning Attraktiv arbetsgivare Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Kungälvs kommun är en arbetsgivare som lockar till sig nya medarbetare och där medarbetare trivs och vill stanna. Attrahera- behålla- avsluta i positiv anda. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Flertalet planerade aktiviteter har påbörjats och löper enligt plan. Analys Att vara en attraktiv arbetsgivare är ett ständigt pågående arbete och för närvarande fokuseras arbetet på ledarskap utifrån ett hälsofrämjande perspektiv. Så här går vi vidare Arbetet pågår i huvudsak enligt plan. Indikator Utfall Målvärde Antal sökande per ledig tjänst Sjuktal 7,1% 5,6% Sysselsättningsgraden för kvinnor 91,7 96,9 Andel timanställda 9,4% 11,4% Yrkesambassadörer 2 2 Rankning Universums undersökning 14 Personalomsättning Hälsoinspiratörer 10 Chefsutveckling Öka NMI och/eller HME från X-Y Aktivitet Utveckla arbetet med yrkesambassadörer Delta i Universums studentundersökning Alternativa utvecklings- och karriärvägar Introduktionsplan för medarbetare och chefer Ledaruppdrag Utveckla arbetet med hälsoinspiratörer Chefsföreläsningar Ej påbörjad

14 14(21) Aktivitet Medarbetarenkät Underhåll på trygg och säker nivå Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar ska vi sköta och vidmakthålla så att kapitalförstöring undviks Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Utfallet ligger i linje med årets genomförandeplan. De mest omfattande underhållsarbetena utförs som vanligt under sommarsäsongen. I år är underhållsbudgeten lägre än planerat vilket medför att visst underhåll får skjutas fram till nästa år. Analys Budgeten för planerat underhåll 2015 är 22,7 Mkr för byggnader, installationer och tomtmark, vilket är drygt 1 Mkr lägre än Utslaget på den sammanlagda lokalytan blir det 92 kr/kvm och år. Riktväder för kommunala lokaler ligger på ca 150 kr/kvm vilket innebär att ytterligare medel behövs för att säkerställa en god inomhusmiljö och att inte kapitalförstöring skall ske. Så här går vi vidare Förvaltningen jobbar vidare med att kvalitetssäkra underhållsplanen utifrån perspektiven att underhållsåtgärderna planeras för genomförande i rätt tid och tillräcklig omfattning. Införandet av komponentavskrivning kommer att medföra att de flesta underhållsåtgärderna kommer att belasta investeringsbudgeten vilket i sig innebär att driftkostnaden för underhållet under den närmsta perioden kommer att minska. Aktivitet Statusredovisning av underhållsplan inför tertialrapport Öka effektiviteten i vårt lokalutnyttjande Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning God funktion för nyttjande verksamhet. Ekonomisk effektivitet för utförande verksamhet samt för service, drift och underhåll. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Mätning av yt-indikatorer för sektorerna sker en gång om året, genom en lokalrevision per sektor i samband med årsbokslutet. Analys Förvaltningen fortsätter att ha fokus på sektorernas lokalbehov och dess lokalförändringar. Samhällsbyggnadsutskottet har en fast punkt på sin dagordning med senaste informationen inom lokalresursplaneringen där förvaltningen redovisar aktuella frågor och de behov som finns, för att kunna lösa sektorernas både dokumenterade och akuta lokalbehov.en viktig fråga att hantera är

15 15(21) verkställigheten av investeringsplanen och de resurser som krävs för att förvaltningen gemensamt ska planera, projektera och följa upp varje investeringsprojekt. Det arbetas nu för att skapa en utvecklad struktur för detta, genom en ny enhet inom Kommunledningssektorn med personal från tidigare Samhällsbyggnad samt Kommunledningssektorn. Fokus kommer att ligga på att Förvaltningen ska genomföra investeringsbudgetens projekt samt underlätta för framtida projekt. Så här går vi vidare Förvaltningen har fortsatt särskilt fokus på lokaler för sektorerna Vård- och Äldreomsorg, Arbetsliv och Stöd samt förskolans verksamhet. Fortsatt fokus på att få planeringsunderlag från Samhällsbyggnad samt att fortsätta utveckla prognosarbetet kopplat till sektorernas behov av lokaler. För att kunna lösa förvaltningens både dokumenterade och akuta lokalbehov är frågan om investeringsplanens verkställighet samt de resurser som krävs central. Vårt forum inom gruppen Kommunplanering kommer att fortsätta utvecklas under Indikator Utfall Målvärde Lokalyta per elev i grundskolan Lokalyta per barn i förskola Lokalyta per boende inom vård- och omsorg 65 Lokalyta per boende inom arbetsliv- och stöd Lokalytor/ invånare Lokalytor - antal kvm i egna lokaler Lokalkostnader i relation till budget 26% 33% Lokalkostnad/ kvm Lokalytor - antal kvm i inhyrda lokaler Aktivitet Stäm av de föreslagna lokalkostnadsindikatorerna mot branschnyckeltal Välj ut fem jämförelsekommuner som är intresserade av att regelbundet följa upp samma indikatorer som vi. Kartlägg nyttjandet av kommunens lokaler Bilda analysgrupp för effektivt lokalutnyttjande 4.2 I Kungälv finns arbete åt alla Förbättrat näringslivsklimat Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Ett bra näringslivsklimat skapas av en mängd olika faktorer. Svenskt Näringsliv definierar företagsklimat som "Summan av de attityder, regler, institutioner och kunskaper som finns i företagarens närmiljö". Kommunen råder inte ensam över dem, men kan inom sina ansvarsområden medverka till att näringslivet ges bra förutsättningar. Arbete pågår/målsättning håller

16 16(21) Kommentar av utfall Översyn av styrdokument inom näringslivsområdet har inletts enligt uppdrag. Kommunledningen och förvaltningsledningen samverkar i syfte att nå de av KF och Ks fastlagda strategiska förutsättningarna och resultatmålen. Analys Dialoger, nätverksbyggande och kunskapsinhämtning pågår för att samla ett analysunderlag. När detta är gjort under hösten kommer förslag till handlingsplan för både politiken och förvaltningen. Så här går vi vidare Arbetet försätter Indikator Utfall Målvärde Förbättra Kungälv på Svenskt Näringslivs ranking 136 Antal nyetablerade företag Insikt, förbättra Kungälvs kommuns ranking 66 Aktivitet Skapa arenor och samverkansprojekt Samverka med de lokala näringslivsföreningarna Utveckla Kungälv/Marstrand som destination för besöksnäring, etableringar och inflyttande Stimulera ung företagsamhet och sysselsättning med hjälp av arbetsmarknadspolitiska åtgärder Förbättra den lokala kunskapen om, och det lokala engagemanget för, extern finansiering från regionala- och statliga myndigheter samt EU. Skapa goda förutsättningar för redan etablerade företag med avvikelse 4.3 Attraktivt boende Antalet bostäder för unga, funktionshindrade, flyktingar och äldre skall öka Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Under mandatperioden skall antalet färdigställda bostäder öka i takt med förändrat behov Kommer ej att uppfyllas/är ej uppfyllt Kommentar av utfall Ett för lågt resultat ifall det skulle vara en jämn produktion över mandatperioden. Verkligheten ser inte ut på det sättet. Det finns över 1000 bostäder möjliga att bygga i befintliga detaljplaner. Analys Vi förväntar oss ett successivt ökat antal bostäder i laga kraft-vunna detaljplaner under mandatperioden. Antalet sökta och beviljade bygglov kommer att öka i takt med att genomförandet av detaljplanerna är möjligt. Utmaningen är att genomföra allt som planeras. Här råder inte kommunen fullt ut över situationen.

17 17(21) Så här går vi vidare I juni 2015 presenterar förvaltningen en handlingsplan för att nå 2000 bostäder under mandatperioden. Indikator Utfall Målvärde Antalet lägenheter i trygghetsboende Antalet bostäder skall öka. Antalet detaljplaner skall öka. Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Genom en förändrad detaljplan- och bygglovsprocess ska antalet färdigställda bostäder öka. Under mandatperioden skall nya bostäder färdigställas, med målet att hälften är hyresrätter. Utgångspunkt för befolkningsökningen är den av KF fastställda översiktsplanen Prioriterade serviceorter: Marstrand, Kungälv/Ytterby, Diseröd Utgångspunkt är antalet bostäder Skapa en effektivare, öppnare och tydligare samrådsprocess vid handläggningen av bygglov- och detaljplaner samt kortare ledtider. Kommunen skall ej ha regler som överskrider Boverkets regler Det skall vara en variation av upplåtelseformer Byggande av bostäder kan ske både som nyproduktion och i så kallade omvandlingsområden Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Ett för lågt resultat ifall det skulle vara en jämn produktion över mandatperioden. Verkligheten ser inte ut på det sättet. Det finns över 1000 bostäder möjliga att bygga i befintliga detaljplaner. Analys Vi förväntar oss ett successivt ökat antal bostäder i laga kraft-vunna detaljplaner under mandatperioden. Antalet sökta och beviljade bygglov kommer att öka i takt med att genomförandet av detaljplanerna är möjligt. Utmaningen är att genomföra allt som planeras. Här råder inte kommunen fullt ut över situationen. Så här går vi vidare I juni 2015 presenterar förvaltningen en handlingsplan för att nå 2000 bostäder under mandatperioden. Indikator Utfall Målvärde Antal bostäder i lagakraftvunna detaljplaner Antalet bostäder i beviljade bygglov Antalet bostäder som fått slutbesked Aktivitet Dialog mellan förvaltning och politik med syfte att politiken adderar en genomförandeplan till rambudgeten. Pröva en aktivitet för att sänka kostnaderna vid nyproduktion av hyresrätter Utbildning inom ämnet kommunplanering, politik och förvaltning tillsammans Ej påbörjad

18 4.4 Minskad segregation 18(21) Barnfattigdomen ska minska Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Sociala investeringar ska beslutas utifrån en socioekonomisk översiktsplan som belyser de förutsättningar som finns i kommunen, i syfte att rikta insatser till områden där utanförskap och barnfattigdom är som störst. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Arbetet med den sociala översiktsplanen går enligt plan. Analysdelen beräknas rapporteras till kommunstyrelsen den 24 juni Därefter påbörjas arbetet med att utifrån analysen ge förslag på sociala investeringar eller andra åtgärder. För närvarande har tre sociala investeringsprojekt beslutats av kommunstyrelsen: Multikompetenta team i förskolan - rekrytering av projektledare pågår Teknikstöd i skolan - projektet pågår Riktad drogprevention - rekrytering av projektledare pågår. Analys Att arbeta med sociala investeringsprojekt är komplext och det har tagit mer tid än förväntat att definiera hur styrningen och uppföljningen av investeringsprojekten ska gå till. Samtidigt har bedömning gjorts att för att skapa bra sociala investeringar krävs en koppling till en analys av hur Kungälvs kommuns sociala strukturer ser ut givet de sociala riskfaktorer som till stor del definierar barnfattigdom och utanförskap. I den av kommunstyrelsen antagna årsplanen för 2015 finns därmed en aktivitet att arbeta fram en social översiktsplan där tanken är att denna ska utgöra ett bra underlag för kommande sociala investeringar och då primärt i samarbete med externa aktörer. Så här går vi vidare När den sociala översiktsplanens första del, analysen, är rapporterad till kommunstyrelsen är ambitionen att tillsammans med interna och externa aktörer arbeta fram riktade sociala investeringsprojekt utifrån analysens slutsatser. Arbetet med att minska barnfattigdomen är långsiktigt och uppföljningen sker därmed över tid. Aktivitet Ta fram en socioekonomisk översiktsplan (Styrgrupp Socioekonomi) Utreda, bereda och genomföra olika socioekonomiska projekt utifrån översiktsplanen (Styrgrupp Socioekonomi) Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från: Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Kommer att uppfyllas/är uppfyllt

19 19(21) Kommentar av utfall Fem aktiviteter är pågående enligt plan medan aktiviteten informera nyanställd personal om värdegrund inte är påbörjad. Utredningen kring avtal om teckenspråkstolkar är klar och ett arbete med att informera om den i förvaltningen startar nu. Föreläsningen "När mallen inte stämmer" som handlar om ADHD (Attention deficit hyperactivity disorder) och Asperger drog så mycket folk att alla inte fick plats i föreläsningssalen och en extraföreläsning fick därför anordnas. Analys Aktiviteterna bidrar på olika sätt till att öka kunskapen om olika funktionsnedsättningar eller att underlätta för personer med funktionsnedsättning att delta i samhället. Vi behöver arbeta med förbättringar inom alla områden och på olika nivåer för att utveckla bemötande, tillgänglighet och delaktighet för alla. Så här går vi vidare Temadagen Psykisk hälsa är under planering och bland annat kommer Eric Donell att föreläsa kring hur det är att leva med en funktionsnedsättning som Tourette, ADHD och OCD (tvångssyndrom). Lansering av ny hemsida sker i höst. Kommunens hemsida kommer då att vara utformad utifrån e- delegationens webbriktlinjer. Alla texter kommer att produceras utifrån klarspråk och viss information kommer att kompletteras på lättläst svenska och teckenspråk. Webbplatsen kommer också att lanseras med en talsyntes i form av FunkaNu:s Talandewebb, samt möjlighet att göra anpassningar av bakgrundsfärger, typsnitt och fontstorlek. Aktivitet Översyn av information om allmänna möten och dokument utifrån ett funktionshinderperspektiv Informera nyanställd personal om värdegrund Utreda avtal om teckenspråkstolkar Tillgänglighetsanpassad hemsida Vid upphandling ska det som upphandlas så långt som möjligt vara tillgängligt och användbart för personer med funktionshinder. Föreläsningar om olika typer av funktionsnedsättningar under folkhälsodagarna för personal och allmänhet

20 5 Ekonomi 20(21) 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr) Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavv ikelse Intäkter (Tkr) Personalkostnader (Tkr) Övriga kostnader (Tkr) Nettokostnad (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavv ikelse Kommunchef (Tkr) Utveckling, Planering och Uppföljning (Tkr) Kansli (Tkr) HR (Tkr) Ekonomi o Upphandling (Tkr) Enheten för kommunikation och information Samhällsutveckling Summa nettokostnad, sektor (Tkr) Kommentar till utfall Förutom de enheter på kommunledningssektorn redovisas också övergripande kommungemensamma kostnader för hela förvaltningen här. Exempel är förvaltningens lönekostnadsökning med anledning av nytt avtal, Bohus räddningstjänstförbund, SOLTAK och Bagahus med mera. Budgeten för lönekostnaderna fördelas ut när lönerevisionen är klar. Det är inte gjort i ännu och är en av förklaringarna till att sektorns stora överskott i tertial 1. Sektorns kostnader för helåret förväntas bli 224,4 mkr. Sammanlagt avviker kostnaderna mot plan med -14,4 mkr, varav -10 mkr är driftskostnadskonsekvenser. Jämfört med plan har kostnaderna för IT ökat med 10 mkr. Den kostnadsökningen redovisas som en driftskostnadskonsekvens. På sektorn redovisas också personalkostnader av engångskaraktär - 1 mkr. Stadskärneprojektet har tagit fart och kostnaderna beräknas bli -1 mkr mer än planerat. Dessutom har sektorn kostnader för sociala investeringar på ca -1 mkr. Samhällsutveckling är en ny enhet som består av Näringslivsenheten, Mark och Exploatering och Kommunens fastigheter. En översyn görs avseende kommunens subventionerade och hyresfria fastigheter som idag står för ett prognosticerat underskott med -3,5 miljoner kronor. på grund av en varm vinter prognosticeras kommunens energikostnader bli lägre än budgeterat +1,5 mkr.

21 6 Personal 21(21) 6.1 Anställda Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavvikelse Antal anställda Antal årsarbetare , Antal arbetade timmar Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavvikelse Månadsavlönade Timavlönade Sjukfrånvaro Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavvikelse Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 6,16 6,16 Sjukfrånvaro- Kvinnor 7,2 7,2 Sjukfrånvaro - Män 3,72 3,72 Ålder <= 29 år 6,93 6,93 Ålder år 2,77 2,77 Ålder >= 50 år 9,47 9,47 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 80,65 80, Sjuklönekostnad Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos helår Plan helår Prognosavvikelse Sjuklönekostnad Kronor Beräknat PO (personalomkostnader) kronor Summa