Äldrenämnden kallas till sammanträde torsdag den 26 mars 2015, kl 18:30

Transkript

1 Äldrenämnden Kallelse/föredragningslista 1 (1) Äldrenämnden kallas till sammanträde torsdag den 26 mars 2015, kl 18:30 Plats: Stadshuset, sammanträdesrum Lövsalen Förhinder anmäls till: Gunilla Andersson, e-post gunilla.a.andersson@sundbyberg.se Ordförande/sekreterare: Karin Holmberg/Gunilla Andersson Föredragningslista 1. Sammanträdets öppnande 2. Fråga om kallelse till sammanträdet skett i behörig ordning 3. Upprop 4. Val av protokolljusterare och tid för justering Information Dnr Sida 5. Förvaltningen informerar - Presentation demensteamet - Rapport Verksamhets- och avtalsuppföljning Stiftelsen Stora Sköndal, äldreboende Ekbacken hus K. Bifogas utskicket. ÄN-94/ Rapport från kontaktpolitiker 7. Rapport från politikers medverkan på kurser, konferens mm 8. Enskilt ärende Bokade rum förmöten: Styrande Heden Opposition Dalen Beslut 9. Helårsprognos med ekonomisk redovisning per februari Verksamhetsplan för äldrenämnden Synpunkter och klagomål, helårsrapport 2014 ÄN-32/2015 ÄN-55/2015 ÄN-33/ Anmälningsärenden 12. Delegationsbeslut lista bifogas utskicket Samverkansprotokoll i pärm på sammanträdet Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

2 2 Yvonne Åhlberg (KD) ers Turordning ersättare: Jane Gyllencreutz (FP) ers Susanne Svärd (V) ers Patrik Tengberg (S) ers (S), (V), (KD), (C) (S)= V, C, KD, MP,FP,M (M)= FP,MP,KD,C,S,V (MP)= M,FP (M), (FP), (MP) Jahan Bostanian (MP) ers Berit Severin (S) ers Kari Vikslätt (S) ers (FP)= M,MP,C,KD,S,V (V)= S,C,KD,MP,FP (KD)= C,S,V,M,FP,MP (C)= KD,S,V,FP,M,MP Kirsten Sveder (M) ers Olle Appelgren (M) ers Mats Johansson (S) ers Barbro Kjellin (M) ers Marcus Jonsson (KD) Ledamot Anne Ahluwalia (MP) Ledamot Antina-Maria Hessel (C) Ledamot Robert Ahl (MP) Ledamot Ulla Sällström (S) Ledamot Ritva Runestad (M) Ledamot Kajsa Adenbäck (S) ledamot Josefin Malmqvist (M) ledamot Veronica Kallander (V) 1e vice ordf Anna-Lena Hammarin (FP) 2e vice ordförande Förv.chef Ordf. Karin Holmberg (S) Nämndsekr Birgitta Fahlgren- Sylvén Gunilla Andersson Gunilla Andersson/25 jan -15

3 3 Sundbybergs stad Dnr ÄN 94/2015 Äldreförvaltningen Verksamhets- och avtalsuppföljning Stiftelsen Stora Sköndals drift av äldreboendet Ekbacken hus K Per Koij, MAS och Hedvig Schriever, utredare En verksamhets- och avtalsuppföljning utifrån avtalet mellan Sundbybergs stad och Stiftelsen Stora Sköndal för drift av äldreboendet Ekbacken hus K från och med den 1 april 2014 till den 31 mars 2016 med möjlighet till ett och ytterligare ett års förlängning.

4 1 4 Innehåll Inledning 2 Ledning, teamarbete, kvalitets- och förbättringsarbete 2 Ledning... 2 Teamarbete... 3 Skapandet av en korttidsenhet... 3 Kvalitets- och förbättringsarbete... 3 Uppföljningsplan Ledning, teamarbete, kvalitets- och förbättringsarbete 4 Kvalitetsindikatorer i förfrågningsunderlaget 5 Grundläggande vård och omsorg... 5 Uppföljningsplan av grundläggande vård och omsorg... 5 Kontaktmannaskap... 5 Kontaktmannatid 1,5 timme per vecka... 6 Aktiviteter... 6 Uppföljningsplan för aktiviteter... 7 Måltiden... 7 Uppföljningsplan för måltider... 7

5 2 5 Inledning Stora Sköndal har drivit äldreboendet Ekbacken hus K sedan den 1 april I oktober-november gjorde äldreförvaltningen en verksamhets- och avtalsuppföljning i enlighet med fastställd rutin. Ansvariga för uppföljningen har varit Per Koij MAS, Hedvig Schriever, utredare och Josephine Garpsäter, dietist. Prioriterade avtalspunkter följdes upp genom intervjuer med samtliga professioner på äldreboendet. Uppföljningen började med en intervju med äldreomsorgschef på Stiftelsen Stora Sköndal Annika Nagy och verksamhetschef på Ekbacken Eva Norberg. Därefter träffade vi sjuksköterskor, arbetsterapeut och sjukgymnast i en gruppintervju och teamcheferna vid ytterligare en. Vår avsikt var att träffa teamchefen för sjuksköterskorna vid en enskild intervju men han är tyvärr sjukskriven. Sex gruppintervjuer hölls med omvårdnadspersonalen. För att följa upp arbetet med måltidsmiljön genomfördes fyra deltagande måltidsobservationer. Efter att förvaltningen summerat informationen som intervjuerna och observationerna gav fick Stora Sköndal korrigera ett antal punkter och komplettera med ett antal redan planerade och påbörjade förbättringsarbeten. Stora Sköndal har förstärkt ledningsorganisationen betydligt över det i avtalet reglerade. Förbättringar genomförs på ett tillfredställande sätt. Att Stora Sköndal fick påbörja engagemanget på Ekbacken med en uppbyggnad av en helt ny korttidsenhet och betydande problem med fastigheten har sinkat förändrings- och förbättringsarbetet. Förvaltningen kan lära av detta till nästa gång en verksamhet ska tas över av ny entreprenör. Nedan följer en redovisning av vad avtalet reglerar, den bild av graden av uppfyllandet av kraven vi från äldreförvaltningen fått samt vilka överenskommelser gällande strategier för förbättringar som äldreförvaltningen och Stora Sköndal gjort. Förbättringsarbetet kommer att följas upp under 2015 i enlighet med den plan som redovisas efter varje del av denna uppföljning. Ledning, teamarbete, kvalitets- och förbättringsarbete Ledning Stora Sköndals ledningsstruktur på Ekbacken hus K ska enligt avtal utgöras av verksamhetschef och tre teamchefer. Direkt efter övertagandet förstärkte emellertid Stora Sköndal ledningen men en teamchef per våningsplan. Teamcheferna ska lägga 20 % av sin arbetstid på de uppgifter chefskapet innebär och resten av tiden på omvårdnadsarbetet eller som sjuksköterska. I intervjuerna framkom att personalen upplevde att den tänkta ledningsstrukturen inte etablerats till fullo vilket ledde till oro. Det har gjorts en del rockader bland teamcheferna och arbetsgruppen har varit drabbad av en längre sjukskrivning. Personalen tyckte att ledningen över teamcheferna, dvs främst verksamhetschefen, var osynlig i verksamheten. Stora Sköndal har åtgärdat bristerna med ytterligare förstärkning av ledarskapet. De har utökat antalet teamchefer till sju. Verksamhetschefsfunktionen har tillfälligt stärks genom tillsättandet av en biträdande verksamhetschef. Denna ska hjälpa till till med förankringen av teamchefsorganisationen och ge verksamhetschefen

6 3 6 möjlighet att fokusera på den legitimerade personalen, dvs sjuksköterskor, arbetsterapeut och sjukgymnast. Teamcheferna har haft och planeringsdagar för att skapa samsyn och gemensamma strategier för ledningsarbetet. Teamarbete Stora Sköndals ledningsorganisation och dess arbetsfördelning mellan teamchef och sjuksköterska var inledningsvis ovan för personalen på Ekbacken hus K. Sjuksköterskan är arbetsledare i omvårdnadsfrågor och teamcheferna i övrigt arbete. Teamchefer och sjuksköterskor uttryckte i intervjuerna en oro för att ansvarsfördelningen dem emellan inte är självklar. Sjuksköterskorna och undersköterskorna upplevde att teamarbetet försämrats med den nya organisationen. Veckovisa tvärprofessionella teammötena var i oktober ännu inte ett helt förankrat arbetssätt. Förvaltningen efterfrågade rutiner med tydliga ansvarsbeskrivningar för teamarbetet och teammöten, vilka nu också etablerats i verksamheten Teammöten hålls nu regelbundet på samtliga våningsplan. Inom sjuksköterskegruppen finns problem som härrör från tidigare bristande ledarskap. Arbetet med dokumentation av avikelser, utvecklingsarbete genom Senior Alert m.m. genomförs inte det sätt som regleras i stadens rutiner. Verksamhetschefen fokuserar även fortsättningsvis på uppföljning av sjuksköterskornas arbete för att säkerställa att detta är i enlighet med fastställd organisation. Tillsättandet av en biträdande verksamhetschef ger bättre förutsättningar för detta fokus. Skapandet av en korttidsenhet I samtalen med såväl sjuksköterskor och teamchefer som omvårdnadspersonal framkom behovet av personalkontinuitet gällande sjuksköterska på K:1, korttidsboendet. Samtliga yrkesgrupper uttryckte en förhoppning att arbetet skulle förbättras om ansvarig sjuksköterska arbetade måndag till fredag. Stora Sköndal har rekryterat en sjuksköterka som sedan slutet av januari ansvarar för korttidsavdelningen och att arbeta måndag till fredag, dagtid. Kvalitets- och förbättringsarbete För kvalitetsarbetet och andra viktiga ämnesområden såsom kost, aktiviterer etc., ska det enligt avtal finnas en organisation där verksamhetschefen och en teamchef håller i forum med ombud (kvalitetsombud, kostombud os.v) för alla våningsplan. Forumen ska hållas månadsvis. Ombuden ska delta på forumen och sprida det som bestäms där till övrig personal. Organisationen för detta var vid uppföljningen inte

7 4 7 etablerad. Ombuden visste inte helt vilket ansvar rollen som ombud innebär och mötena hade inte hållits i den utsträckning det är tänkt. Någon plan för hur arbetet skulle komma igång var i oktober inte känd. I mars har samtliga forum kommit igång med sitt arbete. Avvikelsehantering är en viktig del i ett fungerande kvalitetsledningssystem och verksamhetschefens och medarbetarnas ansvar finns definierat i avtalet. Sjuksköterskorna berättade att de inte avvikelserapporterar, omvårdnadspersonalen beskrev i intervjuerna att de tyckte att rutinerna för avvikelserapportering var diffusa och att avvikelser inte heller efterfrågades av ledningen. En icke fungerande avvikelsehantering är en dålig förutsättning för en korrekt hantering av missförhållanden och risker för missförhållanden. I mars har rutinen för avvikelsehantering tagits upp på ett flertal personalmöten och inflödet av avvikelser till Stora Sköndals kvalitetsledningssystem visar tydligt att budskapet gått fram då antalet rapporterade avvikelser stigit avsevärt, vilket enbart ska tolkas som något positivt. Varje avvikelse handläggs, förmedlas och följs upp på olika nivåer. Uppföljningsplan Ledning, teamarbete, kvalitets- och förbättringsarbete För att äldreförvaltningen ska kunna säkerställa att ledningsorganisationen är i drift ska Stora Sköndal fortsättningsvis delge förvaltningen protokoll eller annan redovisning från samtliga följande möten: - APT - Ledningsmöten var 14:e dag (deltagare och tidpunkt) - Teammöten (deltagare och tidpunkt) - Forumsmöten Redovisningen skickas kvartalsvis.

8 5 8 Kvalitetsindikarorer i förfrågningsunderlaget Stora Sköndal har i upphandlingen offererat särskilt aktivt arbete på gällande bla. kvalitetsområdena grundläggande vård och omsorg, kontaktmannaskap, kontaktmannatid 1,5 timme per vecka, måltiden och aktiviteter. Dessa har vi valt att följa upp särskilt. Grundläggande vård och omsorg Grundläggande vård och omsorg är en generell beskrivning av det planerade arbetet på enheten i enlighet med vedertagna värdeord. Stora Sköndal beskriver att personalens kompetens, bemötande och engagemang garanterar de boendes upplevelse av värdighet och välbefinnande. Stora Sköndals strategi för personalens delaktighet och engagemang har verkställts genom ny ledningsorganisation med ett närmre ledarskap, personliga samtal och introduktionsutbildning i Stora Sköndals organisation och värdegrund för samtlig personal och särskild handledning av en personalgrupp. Stora Sköndals verksamhetschef ser personalens engagemang och förståelse för den nationella värdegrunden för äldreomsorgen som ett viktigt utvecklingsområde. Personalens främsta fokus ligger på det basala omvårdnadsarbetet och inte på det som ger guldkant. En större flexibilitet för vad den boende vill just idag är ett förändringsarbete som verksamheten har framför sig. I intervjuer med personalen framkom att merparten av undersköterskorna och vårdbiträdena tycker det är svårt att hinna med det mest basala i omvårdnadsarbetet. Ännu mindre hinner de med att möjliggöra utevistelser, aktiviteter eller kontaktmannatiden (se nedan) Förvaltningen ser en klyfta mellan personalens och ledningens bild av det dagliga arbetets syften och villkor. Stora Sköndal planerar att samtlig personal under våren ska gå Socialstyrelsens utbildning i den nationella värdegrunden. Detta ska leda till en samsyn och delvis nytt arbetssätt hos personalen. Uppföljningsplan av grundläggande vård och omsorg I september 2015 kommer förvaltningen begära en plan från Stora Sköndal för hur kunskapen från Socialstyrelsens utbildning ska förvaltas på Ekbacken hus K. Planen ska innehålla en ansvarsfördelning för det förändringsarbete som krävs och i vilka forum värdegrundsfrågorna kommer att lyftas. Äldreförvaltningen kan bidra med förmedling av bl.a. stadens policyer i förankringsarbetet och deltar i framtagandet av planen. Kontaktmannaskap Kontaktmannen ska vara den boendes språkrör och lyfta fram den boendes behov och intressen och tillsammans med den boende formulera dessa i genomförandeplanen. Alla medarbete har gått Stora Sköndals utbildning i kontaktmannaskap. Efter utbildningen får medarbetarna skriva under en

9 6 9 uppdragsbeskrivning för kontaktmannaskap. I utbildningen ingår även reglerna kring rapport om missförhållanden (lex Sarah). Enligt avtalet ska teamchefsorganisationen vara en garanti för ett fungerande kontaktmannaskap, där teamcheferna planerar och kontrollerar medarbetarnas arbete. Uppföljningsplan gällande kontaktmannaskap I mars följer äldreförvaltningen upp hur teamcheferna arbetar med uppfyllande av det som planerats i genomförandeplanerna och veckoplaneringen. Utredare träffar teamcheferna en och en och går igenom de boendes genomförandeplaner och hur teamcheferna arbetar för att dagligen säkerställa att innehållet verkställs. Kontaktmannatid 1,5 timme per vecka Att Stora Sköndal utlovat att möjliggöra 1,5 timmars kontaktmannatid per vecka är inte väl känt i organisationen och inte heller något som ägnats särskilt fokus. Stora Sköndal planerar att få igång verkställigheten av detta efter planeringsdagar i början av året och rapporterar utförandet i Treserva. Uppföljningsplan gällande kontaktmannatid För april månad ska teamcheferna redogöra för varje kontaktpersons och boendes kontaktmannatid om 1,5 timme. Om en boende inte fått 1,5 timmes kontaktmannatid ska orsaker till det redovisas. Tiden kan med fördel rapporteras i Treserva men det blir teamcheferas uppgift att sammanställa statistik för utförandet. Kommunen skall också hitta ett uppföljningssätt att följa upp i Treserva. Aktiviteter I avtalet regleras att aktiviteter ska arrangeras på varje våningsplan dagligen. Den boende ska erbjudas två aktiveter dagligen. Gemensamma aktiviterer för hela boendet ska arrangeras. I intervjuerna med personalen framkommer frustration över aktivitetsplaneringen. Många ifrågasätter de boendes behov av aktiviteter eftersom de är för sjuka och trötta. Många tycker att det är svårt att hinna med planering, organisering och genomförande av aktiviteter. Att tre ur personalen är särskilt ansvariga för att genomföra planerade aktiviteter och möjliggöra utevistelser är uppenbarligen inget som implementerats och därför underlättat arbetet med aktiviteter. Promenader är en punkt som enbart finns vissa dagar på boendets veckoplanering. Daglig möjlighet att komma ut, som regleras i avtalet, finns alltså inte. De boende har varje dag möjlighet till utevistelse på enhetens balkonger. Verksamhetschefen har initierat att det varje måndag hålls ett råd med de boende som fastslår veckans aktiviteter. Det vill vi framhålla som något mycket positivt.

10 7 10 Diakoner finns nu tillgängliga på äldreboendet en gång i månaden. Dessa kan vara till stöd för boende, personal och anhöriga och kan även komma till Ekbacken vid behov. Eftersom det i personalen finns en oförståelse för syftet med ett ambitiöst aktivitetsprogram föreslår äldreförvaltningen Stora Sköndal att initialt arbeta med att etablera arbetssättet för en meningsfull tillvaro (se avtal grundläggande vård och omsorg) för de boende och betona den individuella planeringen genom genomförandeplaner, veckoplaner och kontaktmannatid. Förvaltningen följer upp detta på tidigare nämnda sätt. Boenderåden på våningsplanen om veckans aktiviteter och arbetet med aktivitetsforum bör också vidareutvecklas. Uppföljningsplan för aktiviteter I juni 2015 gör äldreförvaltningen en kontroll att antalet aktiviteter som erbjuds de boende motsvarar det i avtalet reglerade samt följer upp arbetet med att engagera de boende i planeringen av aktiviteter på våningsplanen. Måltiden Fyra deltagande observationer gjordes för att undersöka hur äldreboendet verkställer avtalets regleringar och andra krav gällande måltidsmiljön. I observationen ser vi hur dukningen är, hur flödet är vid serveringen, hur stämningen är under måltiden och hur eventuella matningar går till. Tyvärr kan vi konstatera att måltidsmiljön eller serveringen inte förbättrats sedan den verksamhetsuppföljning som gjordes Stora Sköndal har tagit fram en checklista för en måltid innehållandes alla delar av måltidskonceptet beskrivet i avtalet. Denna gås igenom på APT och planeringsdagar.stora Sköndal har tagit hjälp av stadens dietist i förändringarbetet kring måltidssituationen.stora Sköndal undersöker möjligheten till vidareutbildning av personalen. Uppföljningsplan för måltider Förvaltningen kommer under våren 2015 följa förbättringsarbetet med hjälp av stickprov sommaren 2015.

11 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Äldrenämnden Helårsprognos med ekonomisk redovisning per februari 2015 Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 16 mars 2015 Sammanfattning Äldrenämnden redovisar ett resultat efter februari som understiger budget med 3,6 mnkr. Helårsprognosen efter februari månad utvisar ett underskott på 6,5 mnkr. 6 mnkr hänförs till köp av hemtjänst timmar. Hänsyn har tagits till att 13 % av beräknat underskott beräknas tillhöra ärenden under 65 år vilka ska överföras till social- och arbetsmarknadsnämnden (SAN). Samma sak gäller avgifterna där 13 % beräknas tillhöra SAN. Exakt beräkning av denna fördelning kommer att göras i samband med avstämningen i delårsbokslutet. Köp av externa platser beräknas generera ett underskott på 0,5 mnkr. Övriga enheter inom äldreförvaltningens egen regi, hemtjänst, Lötsjögården, Solskiftet, dagverksamheten, Träffpunkterna samt förvaltningen håller given budgetram. Förvaltningens åtgärder för att minska kostnaden för antalet köpta hemtjänsttimmar framgår under punkten Vidtagna eller planerade åtgärder med anledning av budgetavvikelser. Kostnader för flytt till äldreboendet Bälstahof finns inte med i äldrenämndens budget. Kostnaden för detta har uppskattats till ca 600 tkr. Mot bakgrund av ovanstående vill äldrenämnden uppmärksamma kommunstyrelsen och kommunfullmäktige om att det finns en osäkerhet om nämndens möjlighet att hålla budget Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner helårsprognos med ekonomisk rapportering per februari Ärendet översändes till kommunstyrelsen Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

12 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Helårsprognos med ekonomisk redovisning per februari 2015 Uppföljning av ekonomiskt utfall totalt för äldrenämnden (mnkr) Utfall ack Budget ack Diff ack Prognos Budget Diff februari -15 februari -15 februari -15 Helår Helår Helår Försäljningsmedel 2,4 2,6-0,2 15,9 15,9 0,0 Taxor och avgifter 1,8 1,6 0,2 10,7 9,4 1,3 Hyror och arrenden 2,9 3,1-0,2 17,1 18,4-1,3 Bidrag 2,5 1,6 0,9 12,2 10,0 2,2 Försäljning av verksamhet och entrepr 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Interna intäkter 0,1 1,7-1,6 9,9 9,9 0,0 Summa verksamhetens intäkter 9,6 10,5-0,9 65,8 63,6 2,2 Personalkostnader -24,3-22,7-1,6-140,7-140,7 0,0 Konsulttjänst och inhyrd personal -0,3 0,0-0,3-0,5-0,1-0,3 Köp av verksamhet -27,8-25,9-1,9-164,0-155,3-8,7 Bidrag och transfereringar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Lokalhyror -6,9-6,9 0,0-41,2-41,2 0,0 Kapitaltjänstkostnader -0,5-0,6 0,1-8,9-8,9 0,0 Övriga kostnader -3,5-4,5 1,1-26,9-27,2 0,3 Summa verksamhetens kostnader -63,3-60,6-2,7-382,1-373,4-8,7 Finansiella intäkter/kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Verksamhetens nettokostnader -53,7-50,1-3,6-316,3-309,8-6,5 Kommunbidrag 51,6 51,6 0,0 309,8 309,8 0,0 Volymersättning/Kompensation 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Budgetreserv 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat -2,0 1,5-3,6-6,5 0,0-6,5 Äldrenämnden redovisar ett resultat efter februari som understiger budget med 3,6 mnkr. Helårsprognosen efter februari månad utvisar ett underskott på 6,5 mnkr. 6 mnkr hänförs till köp av hemtjänst timmar. Hänsyn har tagits till att 13 % av beräknat underskott beräknas tillhöra ärenden under 65 år vilka ska överföras till SAN. Samma sak gäller avgifterna där 13 % beräknas tillhöra SAN. Exakt beräkning av denna fördelning kommer att göras i samband med avstämningen i delårsbokslutet. Köp av externa platser beräknas generera ett underskott på 0,5. Stadens modell för resursfördelning baseras på åldersdemografi och speglar inte den ökning som skett av utförda hemtjänsttimmar. Kostnad och utfall 2014 för köp av utförda hemtjänsttimmar låg på ca 9,2 mnkr brutto över budget. Nettokostnaden (efter intäkter för avgifter och moms) uppgick till drygt 8,3 mnkr över budget. Äldrenämnden har under 2014 analyserat orsaker och vidtagit åtgärder för att minska/hejda volymökningen och därmed de ökande kostnaderna. Ytterligare analys- och orsaksarbete kommer att fortsätta under 2015 från både stadsledning och äldreförvaltning. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

13 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 I budgetram för 2015 kompenseras äldrenämnden genom stadens åldersdemografiska resursfördelning med 0,1 mnkr för ökade volymer inom hemtjänsten. I nämndens internbudget har budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar 2015 lagts på samma nivå som budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar i internbudget Budgeteringen följer stadens resursfördelning och gäller både kommunal hemtjänst och LOV-företag. Noteras bör att nämndens hantering i internbudget 2015 vad gäller volymökningen av utförda hemtjänsttimmar innebär att det redan vid årets ingång finns en ekonomisk obalans i den del som rör kostnaden för köp av hemtjänsttimmar. Reglering av ärenden under 65 år har ännu inte skett på grund av komplikationer kring administrativa rutiner. Ersättning för utförda hemtjänsttimmar åt SAN samt reglering av det underskott som är hänförbart till ärenden under 65 år kommer att regleras senast i samband med delårsbokslutet. Uppföljning av ekonomiskt utfall per verksamhet Utfall per verksamhet Utfall Budget Diff Prognos Budget Diff Utfall t o m t o m t o m feb feb feb helår helår helår helår (mnkr) Hemtjänst egen regi -1,2 0,3 1,5 0,0 0,0 0,0-0,7 Biståndsenheten - beställare hemtjänst -11,7-9,5 2,2-63,1-57,1-6,0-70,2 Larm och nattpatrull -0,9-0,8 0,1-5,3-5,3 0,0-5,4 Dagverksamheter -1,6-1,6 0,0-10,2-10,2 0,0-9,4 Träffpunkter -0,7-0,6 0,1-4,6-4,6 0,0-5,3 Lötsjögården -11,0-11,4-0,4-68,3-68,3 0,0-71,1 Solskiftet -2,7-2,9-0,2-17,7-17,7 0,0-16,0 Äldreboende, entreprenad -19,5-19,1 0,4-114,1-114,1 0,0-107,6 Äldreboende, enstaka platser -1,5-1,4 0,1-8,7-8,2-0,5-8,6 Biståndsenheten -0,9-1,0-0,1-6,0-6,0 0,0-5,6 BAB, Riksfärdtjänst och KBH -0,1-0,1 0,0-0,4-0,4 0,0-4,9 Ledning och förvaltningsstöd -1,9-2,0-0,1-17,9-17,9 0,0-10,3 Verksamhetens nettokostnad -53,7-50,1 3,6-316,3-309,8-6,5-315,1 Under avsnitt Ekonomisk utfall per enhet/verksamhet redovisas utfallet för respektive enhet/verksamhet med kommentarer. Vidtagna eller planerade åtgärder med anledning av budgetavvikelser Äldrenämnden redovisar per februari en negativ prognos om 6,5 mnkr. Prognosen hänförs främst till volymökning av hemtjänst (utförda hemtjänsttimmar). Förvaltningen har gjort en analys av orsak till ökningen av volymer, vilken visar att volymökningen är svår att påverka. Hemtjänst är en lagbunden insats som bygger på brukarens bedömda behov. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

14 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Från och med mars 2015 har en ny modell för kontroll och avstämning av utförda hemtjänsttimmar införts vilken är direkt kopplad till utförarnas fakturering. Metoden bygger på en omvänd faktureringsmodell där äldreförvaltningen meddelar vad respektive utförare ska fakturera utifrån registrerad utförd tid i verksamhetssystemet. Utförd tid utöver beviljad tid ersätts först månaden efter i de fall biståndsbedömarna godkänt utförd insats. Modellen är hämtad från Solna stad där den visat sig vara framgångsrik och systemet förväntas minska kostnaden för köpt hemtjänst. Alla beviljade hemtjänst beslut för 2014 har genomgåtts för att se om det finns beslut som avviker från beslutade riktlinjer. Granskningen visade på få avvikelser. De avvikelser som framkommit har åtgärdats. Biståndsenheten fortsätter att följa upp alla beslut genom s.k. kollegial granskning för att säkerställa likformigheten i besluten. Det pågår även ständiga diskussioner och uppföljningar med myndighetschefen. Äldrenämnden vill uppmärksamma kommunstyrelsen och kommunfullmäktige om att det, pga. dessa volymökningar, finns en osäkerhet om nämndens möjlighet att hålla budget Uppföljning av investeringar (mnkr) Planerad Total Utfall ack Budget Varav Prognos Diff ombudg. driftstart investering februari -15 Helår från 2014 Helår Helår ÄLDREBOENDE BÄLSTAHOF 0,0 0,0 0,0 0, INVENTARIER 0,0-1,5-1,5 0, PROGRAM BOTTENV. LÖTSJÖGÅRDEN 0,0-1,0-1,0 0, FÖRSTUDIE SMÅSKALIG ÄLDREBO -0,07 0,0 0,0 0, NYTT VERKSAMHETSSYSTEM -0,05 0,0 0,0 0,0 Summa 0,0-0,148-2,5 0,0-2,5 0,0 Utfallet för perioden avser bl.a. kostnader för upphandling av nya trygghetslarm i särskilda boenden, inredningsuppdrag avseende Bälstahof samt kostnader hänförbara till verksamhetssystemet Treserva. Äldrenämnden har begärt ombudgetering av investeringsmedel från 2014 till 2015 med sammanlagt 9,4 mnkr som bl.a. är avsett till investeringar i det nya äldreboendet Bälstahof och Lötsjögården. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

15 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Ekonomiskt utfall per enhet/verksamhet Hemtjänst, egen regi Ekonomiskt utfall (tkr) Hemtjänst, egen regi Utfall Budget Intäkter Kostnader Resultat Budget Resultat jan-feb jämfört med budget Hemtjänst egen regi Den kommunala hemtjänsten är konkurrensutsatt och helt intäktsfinansierad d.v.s. verksamheten har inget anslag från äldrenämndens budgetram. I denna verksamhet är därför inte resultatet jämfört med budget som är intressant utan istället resultatet som innebär intäkter minus kostnader (se tabeller nedan). Utmaningen är att anpassa kostnaderna efter intäkterna. Minskar intäkterna, d.v.s. ersättningen för utförda timmar måste anpassning av personalkostnaderna minskas i samma omfattning. Det omvända gäller när intäkter för utförda timmar ökar. Av tabellerna nedan framgår skillnaden mellan resultatfinansierad och budgetfinansierad verksamhet. Resultat (intäkter minus kostnader) Månad Januari Februari Totalt Intäkter Kostnader RESULTAT Resultat jämfört med budget Månad Januari Februari Totalt Resultat Budget RESULTAT Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

16 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Ersättning per utförd hemtjänsttimma har för 2015 fastställts till 355 kr och per utförd ledsagar-avlösartimma 300 kr. Anledningen till att utfallet efter februari är negativt beror på: Ersättning har inte erhållits för alla utförda timmar vilket kommer att justeras under mars månad. I februari har skett en stor utbetalning avseende semesterdagar som ej är tillåtet att spara. Några timanställda har fått allmän visstids anställning vilket innebär dubbla lönekostnader under februari. Detta kommer att jämna ut sig under året. Justering av kvällsscheman har ännu inte gett full effekt. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med noll d.v.s. intäkter och kostnader beräknas bli lika stora. Biståndenheten beställare hemtjänst Ekonomiskt utfall (tkr) Biståndsenheten - beställare hemtjänst Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb Stadens modell för resursfördelning baseras på åldersdemografi och speglar inte den ökning som skett av utförda hemtjänsttimmar. Kostnad och utfall 2014 för köp av utförda hemtjänsttimmar låg på ca 9,2 mnkr brutto över budget. Nettokostnaden (efter intäkter för avgifter och moms) uppgick till drygt 8,3 mnkr över budget. Äldrenämnden har under 2014 analyserat orsaker och vidtagit åtgärder för att minska/hejda volymökningen och därmed de ökande kostnaderna. Ytterligare analys- och orsaksarbete kommer att fortsätta under 2015 från både stadsledning och äldreförvaltning. I budgetram för 2015 kompenseras äldrenämnden genom stadens åldersdemografiska resursfördelning med 0,1 mnkr för ökade volymer inom hemtjänsten. I nämndens internbudget har budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar 2015 lagts på samma nivå som budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar i internbudget Budgeteringen följer stadens resursfördelning Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

17 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 och gäller både kommunal hemtjänst och LOV-företag. Noteras bör att nämndens hantering i internbudget 2015 vad gäller volymökningen av utförda hemtjänsttimmar innebär att det redan vid årets ingång finns en ekonomisk obalans i den del som rör kostnaden för köp av hemtjänsttimmar. Reglering av ärenden under 65 år har ännu inte skett på grund av komplikationer kring administrativa rutiner. Ersättning för utförda hemtjänsttimmar åt social- och arbetsmarknadsnämnden samt reglering av det underskott som är hänförbart till ärenden under 65 år kommer att regleras senast i samband med delårsbokslutet. Prognosen för helår beräknas till ett underskott för verksamheten på -6,0 mnkr netto. Då har hänsyn tagits till att 13 % av beräknat underskott tillhör ärenden under 65 år och som ska överföras till SAN. Samma sak gäller avgifterna där 13 % beräknas tillhöra SAN. Exakt beräkning av denna fördelning kommer att göras i samband med avstämningen i delårsbokslutet. Under avsnittet Verksamhetsstatistik framgår beviljad tid fördelad på respektive utförare för februari månad. Beviljad tid är den tid som en kund som mest kan få utförd. Larm och nattpatrull Ekonomiskt utfall (tkr) Larm och nattpatrull Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb Underskottet beror på att intäkter från social- och arbetsmarknadsnämnden saknas för februari månad. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

18 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Dagverksamheter Ekonomiskt utfall (tkr) Dagverksamheter Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb 27 0 Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Träffpunkter Ekonomiskt utfall (tkr) Träffpunkter Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb I utfallet saknas intäkter för försäljning i februari. Redovisningen har även belastats med kostnader som ska finansieras med projektmedel men som ännu inte erhållits. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Riksfärdtjänst Ekonomiskt utfall (tkr) Riksfärdtjänst Utfall Budget Intäkter 6 14 Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb 4 0 Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

19 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Bostadsanpassning Ekonomiskt utfall (tkr) Bostadsanpassning (BAB) Utfall Budget Intäkter 0 0 Kostnader -7 0 Nettokostnad -7 0 Budget 0 0 Resultat jan-feb -7 0 Fram till ansvarade äldreförvaltningen för BAB. Från har ansvaret överförts till stadsmiljö- och serviceförvaltningen nämnden. De kostnader som belastar äldrenämnden under 2015 avser justeringar hänförbara till beslut fattade före Under året kan komma ytterligare kostnader för gamla beslut som inte är kända i dag. Prognosen för helår beräknas till ett underskott på -7 tkr. Lötsjögården Ekonomiskt utfall (tkr) Lötsjögården Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb Kostnader för flytt till äldreboendet Bälstahof finns inte med i äldrenämndens budget. Kostnaden för detta har uppskattats till ca 600 tkr varav en del kommer att belasta Lötsjögården och har inte beaktats i prognosen. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

20 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Solskiftet Ekonomiskt utfall (tkr) Solskiftet Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb I utfallet saknas vissa kostnader för köpta sjukskötersketjänster vilket förklarar varför verksamheten efter februari visar ett överskott. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Äldreboende entreprenad Ekonomiskt utfall (tkr) Äldreboende - entreprenad Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb Verksamheten har belastats med kostnader för extra bemanning som kommer att ersättas av biståndsenheten. Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

21 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Äldreboende enstaka platser Ekonomiskt utfall (tkr) Äldreboende - enstaka platser Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb Utrymme i budget 2015 för köpta externa platser uppgår till 11 samt en dagvårds plats på Silviahemmet. Efter februari månad köps 12 externa äldreboende platser och köp av dagvårdplatser uppgår nu till 2 stycken. Äldrenämndens individutskott beslutar om köp av externa platser (gäller i de fall när speciella önskemål finns) Prognosen på helår beräknas till ett underskott på 500 tkr då det tillkommit köp av två dagvårdsplatser inklusive resor med samtrans. Prognosen är osäker på grund av Lötsjögården 6 kommande flytt till kvarteret Banken., vilket kan innebära behov av köp av ytterligare externa äldreboende platser. Ledning och förvaltningsstöd Ekonomiskt utfall (tkr) Ledning och förvaltningsstöd Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

22 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Biståndsenheten Ekonomiskt utfall (tkr) Biståndsenheten Utfall Budget Intäkter Kostnader Nettokostnad Budget Resultat jan-feb 64 0 Prognosen på helår beräknas till ett resultat lika med budget. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

23 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Verksamhetsstatistik Hemtjänst Fördelning av beviljade timmar per utförare i hemtjänsten I tabellen nedan visas, för respektive utförare inom hemtjänsten, antalet beviljade timmar. Kommunal regi Timmar Andel timmar Franstorpsvägen % Lötsjövägen % Prästgårdsgatan % Ledsagning/avlösarservice 871 4% Summa kommunal regi % Privat regi 1:a aktiva valet 52 0% Abbore hemtjänst 265 1% Adela Omsorg 603 2% AkademCare 53 0% Akleja % Aktiv hemtjänst o service 938 4% Alerta omsorg 130 1% Ansvarsfull omsorg 319 1% Attendo 524 2% Care Rent Int. AB 326 1% Eva-Lenas hemtjänst % Eveo 141 1% FSB Finsk Omsorg 77 0% Lea % Medihead AB 3 0% Mica % MTG Humanus Omsorg - 0% Mångkulturell Hemtjänst AB 89 0% Sagac i Stockholm AB 147 1% Veritas Omsorg 338 1% Summa privat regi % Totalt Varav under 65 år % Andel kommunal 54% Andel privat 46% Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

24 Äldreförvaltningen Maria Andersson (14) Dnr ÄN-0032/2015 Äldreboende Ej verkställda beslut om äldreboende Det finns inga ej verkställda beslut att rapportera för perioden. Antal bifall/avslag av ansökningar om äldreboende plats tom Januari Februari Totalt Andel Bifall % Avslag % Summa % Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i procent av arbetad tid månadsvis februari 2015 Dialog pågår kontinuerligt med förvaltningens enhetschefer kring sjukfrånvaro. Varje enhet kommer noga att bevaka utvecklingen under året. Doknr: ÄN-0032/ Diariedatum: Godkännare: Gunilla Andersson

25 Äldreförvaltningen Maria Andersson (1) Dnr ÄN-0055/2015 Äldrenämnden Verksamhetsplan för äldrenämnden 2015 Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 10 mars Verksamhetsplan för äldrenämnden Sammanfattning Syftet med äldreförvaltningens verksamhetsplan är att samla mål och uppdrag från kommunfullmäktige och äldrenämnd för att på ett tydligt sätt planera, genomföra och följa upp aktiviteter som kommer att ske under Aktiviteterna utgår från den ekonomiska ram (309,8 mnkr) som kommunfullmäktige tilldelat äldrenämnden. I budgetram för 2015 kompenseras äldrenämnden genom stadens åldersdemografiska resursfördelning med 0,1 mnkr för ökade volymer inom hemtjänsten. I nämndens internbudget har budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar 2015 lagts på samma nivå som budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar i internbudget Budgeteringen följer stadens resursfördelning och gäller både kommunal hemtjänst och LOV-företag. Noteras bör att nämndens hantering i internbudget 2015 vad gäller volymökningen av utförda hemtjänsttimmar innebär att det redan vid årets ingång finns en ekonomisk obalans i den del som rör kostnaden för köp av hemtjänsttimmar. Äldreförvaltningen kommer under året att fördjupa analys och orsak till de ökade volymerna. Äldreförvaltningen har ansvar att utforma aktiviteter (hur) med syfte att verkställa kommunfullmäktiges och äldrenämndens givna mål och uppdrag (vad). Äldrenämnden får en ekonomisk rapport varje månad och i samband med delårsbokslut och bokslut rapporteras hur mål och aktiviteter ur de fyra perspektiven genomförs och uppnås. Utifrån strukturen i verksamhetsplanen kommer varje kommunal enhet att skapa enhetsplaner där de övergripande målen och uppdragen bryts ned. Enhetsplanen beskriver och följer upp hur den egna enheten ska arbeta med mål och uppdrag. Arbetet med att ta fram enhetsplaner sker i dialog tillsammans med medarbetarna. På detta sätt åstadkommer förvaltningen en röd tråd från mål och uppdrag från kommunfullmäktige och äldrenämnd till verkställande ute på enheterna. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner verksamhetsplan för äldrenämnden Förvaltningen tar fram ett rapporterings- och uppföljningssystem för synpunkter och klagomål som ska vara enhetligt för hemtjänst i både kommunal och i privat regi. Detta ska tas upp som en särskild punkt i verksamhetsplanen för äldreförvaltningen Ärendet överlämnas till kommunstyrelsen. Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

26 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 26 Verksamhetsplan för Äldreförvaltningen Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

27 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 27 Innehållsförteckning Sid 3 Inledning Sid 7 Beskrivning av verksamhet Sid 7 Äldrenämnd och förvaltning Sid 8 Resursenheten Sid 8 Myndighetsenhet med uppföljningsansvar Sid 8 Äldreboende, enstaka platser Sid 8 Äldreboende, entreprenad Sid 8 Hemtjänst i valfrihetssystem Sid 9 Utförarenhet egen regi Sid 9 Solskiftets äldreboende Sid 9 Lötsjögårdens äldreboende Sid 9 Dagverksamheter Sid 10 Hemtjänst egen regi Sid 10 Larm och nattpatrull Sid 10 Träffpunkter Sid 11 Sid De fyra perspektiven Målen 2015 i perspektiven ekonomi, kund, medarbetare och kvalitet och utveckling med förvaltningsövergripande aktiviteter 2 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

28 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 28 Inledning Syftet med äldreförvaltningens verksamhetsplan är att samla mål och uppdrag från kommunfullmäktige och äldrenämnd för att på ett tydligt sätt planera, genomföra och följa upp aktiviteter som kommer att ske under Aktiviteterna utgår från den ekonomiska ram (309,8 mnkr) som kommunfullmäktige tilldelat äldrenämnden. För verksamhetsåret 2014 avsatte staden centrala medel för äldrenämndens verksamheter. Det rörde sig om 4,3 mnkr för att täcka ökade kostnader i samband med upphandling av hus K och hus F på Ekbacken. De verkliga kostnaderna (inklusive prisuppräkning enligt OPI 2015 exklusive hyreskostnad) efter genomförd upphandling uppgår dock på helårsbasis 2015 till cirka 9,3 mnkr. Under 2014 fanns också 5,3 mnkr centralt reserverade medel för att möta ökade kvalitetskrav. Ekonomisk reglering av dessa medel (4,3 mnkr+5,3 mnkr) totalt 9,6 mnkr, skedde i samband delårsbokslut De nya verksamheter och satsningar som genomfördes 2014 var nivåhöjande vilket innebär att de ökade kostnaderna kvarstår 2015 och framåt. I budgetram för 2015 kompenseras äldrenämnden genom stadens åldersdemografiska resursfördelning med 0,1 mnkr för ökade volymer inom hemtjänsten. I nämndens internbudget har budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar 2015 lagts på samma nivå som budgeterad kostnad för utförda hemtjänsttimmar i internbudget Budgeteringen följer stadens resursfördelning och gäller både kommunal hemtjänst och LOV-företag. Noteras bör att nämndens hantering i internbudget 2015 vad gäller volymökningen av utförda hemtjänsttimmar innebär att det redan vid årets ingång finns en ekonomisk obalans i den del som rör kostnaden för köp av hemtjänsttimmar. Äldreförvaltningen kommer under året att fördjupa analys och orsak till de ökade volymerna. Äldreförvaltningen har ansvar att utforma aktiviteter (hur) med syfte att verkställa kommunfullmäktiges och äldrenämndens givna mål och uppdrag (vad). Äldrenämnden får en ekonomisk rapport varje månad och i samband med delårsbokslut och bokslut rapporteras hur mål och aktiviteter ur de fyra perspektiven genomförs och uppnås. Utifrån strukturen i verksamhetsplanen kommer varje kommunal enhet att skapa enhetsplaner där de övergripande målen och uppdragen bryts ned. Enhetsplanen beskriver och följer upp hur den egna enheten ska arbeta med mål och uppdrag. Arbetet med att ta fram enhetsplaner sker i dialog tillsammans med medarbetarna. På detta sätt åstadkommer förvaltningen en röd tråd från mål och uppdrag från kommunfullmäktige och äldrenämnd till verkställande ute på enheterna. För att nå givna mål och tydligt beskriva verksamheten arbetar förvaltningen med fyra perspektiv: ekonomi, kund, medarbetare och kvalitet/utveckling. De olika perspektiven hänger ihop med kunden i fokus. Målbilderna till perspektiven är inspirerade av stadens budgetdokument 3 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

29 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 29 Planeringsdirektiv och planeringsförutsättningar för budget 2015 och plan samt äldrenämndens kvalitetsdeklaration. De fyra perspektiven är ett sätt att tydliggöra arbetet och beskriva givna mål. Målbild perspektiv ekonomi: Ekonomi i balans Förvaltningen kommer under året fortsätta analysera de ökande volymerna och därmed kostnader för utförda hemtjänsttimmar. Målbild perspektiv kund: I Sundbyberg ska alla äldre erbjudas en värdig omsorg. Omsorgen om våra äldre rör både deras behov av vård och möjlighet till gemenskap. Vi ska möjliggöra mänsklig samvaro och en värdefull fritid, utifrån den äldres individuella behov. Det leder till en meningsfull tillvaro. Äldrenämndens ledord; trygghet, integritet, god hälsa och välbefinnande, inflytande och självständighet är utgångspunkt för verksamheterna. Målbild perspektiv medarbetare: Våra medarbetare bär vår stad och dess varumärke. Ett bra arbetsgivarvarumärke får vi när medarbetarna är stolta och glada över att arbeta hos oss, när de vet om sitt värde och genom sin anställning växer som personer. Våra ledare ska vara förebilder och skapa förutsättningar för öppenhet, delaktighet, lärande, utveckling och ständig förbättring. Medarbetarna ska ta ett eget ansvar genom att aktivt medverka till utveckling och ta tillvara på förbättringsmöjligheter i verksamheten. Medarbetarna ska vara aktivt delaktiga, följa fattade beslut, mål och planer samt arbeta för att rutiner och instruktioner följs och förbättras. Målbild perspektiv kvalitet/utveckling: Verksamheten ska vara tydlig och förståelig och ske i samverkan med den enskilde. Vi ska tillgodose krav som ställs på verksamheten genom att arbeta systematiskt. Planering, genomförande, uppföljning och ständig förbättring ska vara en naturlig del av allt arbete. I det ständiga förbättringsarbetet ska synpunkter, klagomål, avvikelser samt internrevision i enlighet med ledningssystemet vara viktiga redskap. Verksamhetens ska utvecklas i takt med gällande lagstiftning och aktuell forskning. Äldreförvaltningens verksamhet i egen regi inklusive myndighetsutövningen ska arbeta i enlighet med ett ledningssystem (certifierat i enlighet med kvalitetsstandarden ISO 9001:2008). I verksamhetsplanen beskrivs kortfattat varje verksamhet inom nämndens ansvarsområde, det ekonomiska perspektivet beskrivs med intäkter och kostnader för varje verksamhet. Samtliga mål, från kommunfullmäktige och äldrenämnd har i verksamhetsplanen har sorterats in under något av de fyra perspektiven och förvaltningsövergripande aktiviteter anges för att kunna uppnå målen. 4 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

30 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 30 Verksamhetsplanen och enhetsplanerna är de verktyg som används för att planera, genomföra, följa upp och förbättra verksamheten och ledningssystemet. Det systematiska arbetssättet är inspirerat av PDCA-hjulet som ska utmärka allt arbete på äldreförvaltningen. Kvalitetsförmåga Act Hur förbättra, utveckla till nästa gång? Check Fungerade det enligt plan? Plan Vad skall göras? Hur skall det göras? Do Göra som planerat Tid långsiktigt fokus kvalitetsledningssystem Aktiviteterna i verksamhetsplanen bidrar till att uppnå stadens vision och äldreförvaltningens motto och verksamhetsidé. Äldreförvaltningens verksamhetsidé och motto talar om vad vi är, vad vi gör, hur vi gör och vad vi står för. 5 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

31 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 31 Stadens vision: Sundbyberg där staden är som bäst både storstad och natur med plats för mänskliga möten Nära Charmigt Expansivt Äldreförvaltningens motto: Mänskliga möten vi bryr oss Äldreförvaltningens verksamhetsidé: Äldreförvaltningen i Sundbybergs stad erbjuder stöd, service, omsorg och vård med människans bästa i fokus. Sundbyberg ska vara en förebild när det gäller att utveckla och erbjuda en god äldreomsorg. Under 2015 fortsätter förändrings- och förbättringsarbete i alla verksamheter. Allt detta ställer stora krav på förvaltningens alla kompetenta medarbetare, framförallt de som utför det viktiga arbetet direkt mot våra kunder/brukare. Sundbyberg 9 mars 2015 Birgitta Fahlgren-Sylvén förvaltningschef 6 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

32 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 32 Beskrivning av verksamheterna Äldrenämnd och förvaltning Nämnd Äldrenämnden har 11 ordinarie ledamöter och lika många suppleanter. Nämnden sammanträder varje månad (exklusive juli månad). Förvaltning Äldreförvaltningen kommer från och med mars 2015 organiseras med en myndighetsenhet med uppföljningsansvar, en utförarenhet för egen regi samt en resursenhet som samlar förvaltningens övergripande resurser. 7 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

33 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 33 Myndighetsenhet med uppföljningsansvar Biståndsenhetens uppgift är att utreda och fatta beslut om insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) samt lagen om riksfärdtjänst. Dessutom ansvarar biståndsenheten för utredningar inom ramen för lagen om färdtjänst, avgifter för insatser enligt SoL, utskrivningsklara enligt lagen om betalningsansvar. I och med stadens förändrade nämndstruktur ansvarar enheten för beslut som rör personer över 65 år. Inom enheten finns också utredare som svarar för bl.a. administration och uppföljning kring LOV-företag i hemtjänsten, interna kund- /brukaruppföljningar samt kvalitetsuppföljningar av kommunala och privata utförare. Resursenheten I och med ny förvaltningsorganisationen samlas alla förvaltningsövergripande resurser i en enhet. Ett naturligt arbetssätt i förvaltningen ska vara samarbete över enhets- och förvaltningsgränser. Bästa resultat och effekter ska uppnås och samarbetsvinster eftersträvas. Äldreboende, enstaka platser I denna verksamhet ingår enstaka externt köpta platser i äldreboende samt enstaka sålda platser i äldreboende och korttidsboende/tillfälligt boende. Kostnader för medicinskt färdigbehandlade/utskrivningsklara ligger också här. Alla beslut om köp av externa platser utanför budgetram fattas av nämndens individutskott. Äldreboende, entreprenad Plats på äldreboende ges, efter ansökan, till personer som har omfattande omvårdnads behov dygnet runt och som inte kan bo kvar hemma trots omfattande hjälpinsatser i hemmet. Kommunen utövar ledning och tillsyn för hälso- och sjukvård inklusive rehabilitering. I Sundbybergs stad finns tre äldreboenden som drivs på entreprenad åt staden. De finns alla inom Ekbacken (Ekbacksgränd 4, 6A och 6B) och består av hus F med 58 lägenheter (som drivs av Vardaga), hus K med 64 lägenheter (som drivs av Stora Sköndal) varav 13 är korttidsplatser samt hus H med 78 lägenheter och 11 platser för korttidsboende (som drivs av Humana Omsorg). Hemtjänst i valfrihetssystem Till personer som behöver stöd och service i den dagliga livsföringen finns hemtjänst. Hemtjänsten består av insatser i den enskildes hem av personlig 8 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

34 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 34 omsorg och service i form av praktisk hjälp och social samvaro. Utöver detta kan personer beviljas trygghetslarm. LOV infördes i hemtjänsten den 1 oktober 2012 och personer med hemtjänst kan därefter fritt välja utförare bland de som godkänts inklusive den kommunala hemtjänsten. Utförarenhet egen regi (Solskiftet, Lötsjögården, Bällstahof, dagverksamheter, kommunal hemtjänst, larm och nattpatrull, träffpunktsverksamhet) I och med ny förvaltningsorganisation inrättas en utförarenhet egen regi som ska ge bättre möjligheter till ledning och styrning och där kompetens och resurser används på bästa och mest effektiva sätt. Genom att hålla ihop verksamheten i egen regi i en enhet skapas bättre förutsättningar för detta. Ett naturligt arbetssätt ska vara samarbete över enhetsgränser. Bästa resultat och effekter ska uppnås och samarbetsvinster eftersträvas. Solskiftets äldreboende Solskiftet är ett äldreboende för människor med olika demenssjukdomar. Det finns 28 lägenheter i ett tvåvåningshus. Lägenheterna är uppdelade i fyra avdelningar, med sju boende i varje grupp. All personal har demensutbildning. Solskiftet drivs i egen regi av kommunen och ligger på Artillerivägen 3 i Rissne. Lötsjögårdens äldreboende Lötsjögårdens nuvarande äldreboende finns på Lötsjövägen 4 6 i Hallonbergen och består av totalt nio våningar med 11 lägenheter per plan. Lötsjövägen 6 flyttar i juni 2015 till nya lokaler i kvarteret Banken. Efter flytten kommer hus 6 att renoveras under för att motsvara nya lagkrav från Arbetsmiljöverket. När renoveringen är färdig flyttar Lötsjövägen 4 in i hus 6. Hus 4 avvecklas som äldreboende. Nytt äldreboende - Bällstahof I juni 2015 flyttar Lötsjövägen 6 in i nytt äldreboende i kvarteret Banken. Det nya boendet som kommer att heta Bällstahof inrymmer bl.a en finsk enhet. Dagverksamheter Dagverksamhetens mål är att skapa trygghet och trivsel för gästerna samt erbjuda social gemenskap, bevara funktioner, bryta ensamhet och isolering,. Dagverksamheten hjälper till att möjliggöra att den enskilde kan bo kvar i sitt hem om denne så önskar samt att ge avlastning till närstående. 9 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

35 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 35 Dagverksamheten har två avdelningar, Höjdpunktens sociala dagverksamhet och Solbackens dagverksamhet (speciellt för personer med demenssjukdom). Hemtjänst egen regi Till personer som behöver stöd och service i den dagliga livsföringen finns hemtjänst. Hemtjänsten består av insatser i den enskildes hem av personlig omsorg och service i form av praktisk hjälp och social samvaro. Hemtjänstgrupper finns på Lötsjövägen, Franstorpsvägen och Prästgårdsgatan. Utöver detta kan personer beviljas trygghetslarm. Larm och nattpatrull Som en trygghetsåtgärd kan personer som har behov av detta beviljas trygghetslarm. Ansvaret för trygghetslarmen under dag- kväll och natt sköts av den kommunala hemtjänsten. Nattpatrullen ansvarar för samtliga personer i hela kommunen som har någon insats på natten. Träffpunkter Träffpunkter för äldre finns på Landsvägen i Lilla Alby samt i Hallonbergen på Lötsjövägen 4-6. Där finns också frivilligverksamhet samt den fallförebyggande funktionen Fixar-Malte som ger personer 75 år och äldre samt funktionsnedsatta personer som redan har andra insatser från kommunen hjälp med t ex att byta glödlampor och proppar, hänga upp tavlor, ta ner gardiner etc. Träffpunkten på Landsvägen i lilla Alby flyttar i juni 2015 in i nya lokaler i kvarteret Banken. Under ombyggnation av Lötsjövägen (se ovan) kommer träffpunkten i Hallonbergen tillfälligtvis hållas stängd. 10 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

36 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 36 Ekonomi Kund Mänskliga möten - vi bryr oss Medarbetare Kvalitet och utveckling De fyra perspektiven För att nå givna mål och tydligt beskriva verksamheten arbetar förvaltningen med fyra perspektiv: kund, ekonomi, medarbetare och kvalitet/utveckling. De olika perspektiven hänger ihop med kunden i fokus. Målbilderna till perspektiven är inspirerade av stadens budgetdokument Planeringsdirektiv och planeringsförutsättningar för budget 2015 och plan samt äldrenämndens kvalitetsdeklaration. De fyra perspektiven är ett sätt att tydliggöra arbetet och beskriva givna mål. Mål 2015 med förvaltningsövergripande aktiviteter. Varje kommunal enhet kommer att skapa enhetsplaner där de övergripande målen och uppdragen bryts ned. Enhetsplanen beskriver och följer upp hur den egna enheten arbetar med mål och uppdrag. Aktiviteter som beskrivs nedan är förvaltningsövergripande. Start- och målvärden återfinns i enhetsplanerna. 11 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

37 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 37 Målbild ekonomi: Ekonomi i balans Förvaltningen kommer under året fortsätta analysera de ökande volymerna och därmed kostnader för utförda hemtjänsttimmar. EKONOMI Internbudget 2015 (kr) Verksamheter Intäkter Kostnader Budget Hemtjänst egen regi Biståndsenheten-beställare hemtjänst Larm och nattpatruller Dagverksamheter Träffpunkter Lötsjögårdens äldreboende Solskiftets äldreboende Äldreboende entreprenad Äldreboende enstaka platser Biståndsenheten Riksfärdtjänst Ledning och förvaltningsstöd SUMMA VERKSAMHETER Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

38 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 38 KUND Målbild perspektiv kund: I Sundbyberg ska alla äldre erbjudas en värdig omsorg. Omsorgen om våra äldre rör både deras behov av vård och möjlighet till gemenskap. Vi ska möjliggöra mänsklig samvaro och en värdefull fritid, utifrån den äldres individuella behov. Det leder till en meningsfull tillvaro. Äldrenämndens ledord; trygghet, integritet, god hälsa och välbefinnande, inflytande och självständighet är utgångspunkt för verksamheterna. Mål Valfrihet och inflytande inom den kommunala hemtjänsten ska öka Äldre ska få vård och omsorg på sitt modersmål efter behov. För våra äldre seniorer skall det finnas möjlighet att äta i skolmatsalar Valfrihet för äldre avseende hemsänd mat från kök och restauranger ska vara en självklarhet Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige Seniorkollot görs till en permanent aktivitet varje år inom äldrenämnden Starta friskvårdprojekt för äldre i samarbete med pensionärsorganisationerna Förvaltningsövergripande aktiviter Förbättra kommunikation om valfrihet i hemtjänsten Jämförelseverktyg på hemsidan Systematiskt uppföljningsarbete Inventering av samtliga medarbetares språkkunskaper. Fortsätta tidigare projekt. Öka information om möjligheten att äta i skolmatsalar Tidigare startat projekt fortsätter. Fortsatt systematisk information från biståndsbedömarna Ingår i förnyat Handslag Äldre ( ). Ingår i förnyat Handslag Äldre ( ). 13 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

39 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 39 Utöka brukar- och personalinflytandet MEDARBETARE Ny förvaltningsorganisation med syfte att förbättra ledning, styrning och öka delaktighet Målbild perspektiv medarbetare: Våra medarbetare bär vår stad och dess varumärke. Ett bra arbetsgivarvarumärke får vi när medarbetarna är stolta och glada över att arbeta hos oss, när de vet om sitt värde och genom sin anställning växer som personer. Våra ledare ska vara förebilder och skapa förutsättningar för öppenhet, delaktighet, lärande, utveckling och ständig förbättring. Medarbetarna ska ta ett eget ansvar genom att aktivt medverka till utveckling och ta tillvara på förbättringsmöjligheter i verksamheten. Medarbetarna ska vara aktivt delaktiga, följa fattade beslut, mål och planer samt arbeta för att rutiner och instruktioner följs och förbättras. Mål Medarbetarskapsutveckling: Förvaltningsövergripande aktiviteter Varje enhet arbetar med handlingsplaner utifrån medarbetarenkätens resultat Kompetensutveckling med fokus på bemötande, mångfald, ökad kompetens om demens, samt hur vi förhindra fallskador Genomföra aktiviteter i äldreförvaltningens kompetensförsörjningsplan För att vara en attraktiv arbetsgivare ska vi säkerställa att osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män aldrig får förekomma i Sundbyberg. Genomföra aktiviteter i handlingsplan för jämställdhet mellan arbetsgivare och arbetstagare 14 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

40 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 40 Mål Förvaltningen ska aktivt arbeta för att minimera timanställningar till förmån för fast anställd personal. Förvaltningen ska förbereda för att ta emot skollovsarbetare Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige KS och samtliga nämnder ska satsa på stärkt ledarskap bland chefer och arbetsledare genom utbildning och kompetensutveckling Äldreförvaltningen ges i uppdrag att anställa en medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) Utöka personaltätheten och satsa på kompetensutveckling Förvaltningsövergripande aktiviteter Uppföljning av antal timanställda inom utförarenhet egen regi sker regelbundet samt ökad samverkan mellan enheter vad gäller personalrörlighet. Arbetet ska ske i dialog med medarbetarna och med fackliga organisationer Samtliga enheter (inklusive privata entreprenörer) får tydlig information om vikten av att ta emot skollovsarbetare. Förvaltningsövergripande aktiviteter Under året kommer samtliga chefer i staden få sex dagars utbildning i styrning och ledning (stadens nya styrmodell). Ny förvaltningsorganisation med syfte att förbättra ledning, styrning och öka delaktighet Förvaltningen återkommer med kostnadsberäkning och konsekvensbeskrivning. Utökning av personal och viss kompetensutveckling genomfört med stöd av särskilt avsatta medel i budgetram 2014 och Vad gäller ytterligare satsningar på kompetensutveckling återkommer förvaltningen med kostnadsberäkning och konsekvensbeskrivning. 15 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

41 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 41 KVALITET OCH UTVECKLING Målbild perspektiv kvalitet/utveckling: Verksamheten ska vara tydlig och förståelig och ske i samverkan med den enskilde. Vi ska tillgodose krav som ställs på verksamheten genom att arbeta systematiskt. Planering, genomförande, uppföljning och ständig förbättring ska vara en naturlig del av allt arbete. I det ständiga förbättringsarbetet ska synpunkter, klagomål, avvikelser samt internrevision vara viktiga redskap. Verksamhetens ska utvecklas i takt med ny lagstiftning och aktuell forskning. Äldreförvaltningens verksamhet i egen regi inklusive myndighetsutövningen arbetar i enlighet ett ledningssystem (certifierat i enlighet med kvalitetsstandarden ISO 9001:2008). Mål Utveckla äldres möjlighet till kultur- och fritidsaktiviteter: Förvaltningsövergripande aktiviteter Fortsätta utveckla träffpunktsverksamheten med fler aktiviteter Hemtjänsten insatser ska kunna erbjudas flexibelt, såväl i tid som i åtgärd Förbättra kommunikation om möjligheten till flexibilitet inom hemtjänstens insatser Systematiskt uppföljningsarbete från myndighetsenheten Fortsatt satsning på bättre mat Systematiskt uppföljningsarbete. Förvaltningens dietist deltar i verksamhetsuppföljningar och kompetensutveckling av medarbetare. 16 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

42 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 42 Förvaltningen ska fortsätta samarbetet med stadens musikskola Planering för fortsatt arbete under 2015 görs av musikterapeut i samarbete med förvaltningens enhetschefer samt kultur- och fritidsförvaltningen. Mål Förvaltningen ska undersöka om det finns intresse från restauranger i staden att vara leverantör av mat inom hemtjänsten. Förvaltningsövergripande aktiviteter Tidigare startat arbete fortsätter och utvecklas. Dietist är involverad i arbetet. Ekologisk och närproducerad mat ska vara förstahandsvalet Krav på ekologisk och närproducerad mat ska fortsatt finnas med när förvaltningen tar fram förfrågningsunderlag för att upphandla matleverantörer. Verksamheten i äldreomsorgen ska ha ett barnperspektiv inom sina verksamheter, t ex ska barn vara välkomna att hälsa på sina far- och morföräldrar. Det ska finnas material t ex litteratur, papper och pennor tillgängliga för barn. Uppdrag till förvaltningens äldreboenden att redovisa hur målet verkställts. 17 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

43 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 43 Kvaliteteten och det egna inflytandet inom äldrevården ska öka. De äldres fysiska, psykiska och sociala välbefinnande ska vara i fokus Systematiskt kvalitetsarbete med uppföljningar. Arbetsmetoden ÄBIC (Äldres Behov I Centrum) införs i biståndsbedömning Fortsatt arbete med personcentrerad omvårdnad med extra stöd av det nyinrättade demensteamet Mål Staden ska minska sin energiförbrukning och sin totala miljöpåverkan Förvaltningsövergripande aktiviteter Genomföra handlingsplan för klimat- och hållbarhetsarbete Staden ska möjliggöra för personer, oavsett funktionsnedsättning, att vara delaktiga i samhällslivet på jämlika villkor. Genomföra handlingsplan för tillgänglighetsarbete Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige 18 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

44 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 44 LOV införs i hela äldreomsorgen, inklusive särskilda boenden Avtalstiderna för nu gällande avtal löper till 1 april Utredningsarbete för genomförande är påbörjat och samarbete är inlett med upphandlingsenheten. All äldreomsorg ska vara HBT-certifierad och tydligt arbeta med jämställdhet och mot diskriminering (information och utbildning) Biståndsenheten och dagvården är HBT-certifierade i juni Förvaltningen återkommer med kostnadsberäkning och konsekvensbeskrivning för övrig verksamhet. Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige Utveckla ett verktyg som hjälper stadens personal att bedöma vårdbehov jämställt Biståndsbedömning kommer att ske med stöd av arbetsmetoden ÄBIC (Äldres Behov i Centrum) Införa avdelningar med flerspråkig personal Högre andel ekologisk och närproducerad mat samt större inflytande över matsedeln från personal och brukare Start av finskt äldreboende på nya äldreboendet Bällstahof (kvarteret Banken). Förvaltningen kommer att genomföra språkinventering bland medarbetarna för att utveckla möjligheterna att matcha de äldres behov mot språkkunskaperna hos medarbetarna. Nya äldreboendet Bällstahof kommer att ha ett eget kök. Uppdrag till förvaltningens enheter att redovisa hur målet om större inflytande verkställts. 19 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

45 Verksamhetsplan för äldreförvaltningen i Sundbyberg 45 Maten ska vara näringsriktig, närodlad och serveras i inbjudande miljö Arbetssättet med omsorgsmåltider finns på alla äldreboenden och inom dagverksamheten. Systematiskt uppföljningsarbete från förvaltningen Planlägga ett arbete för giftsanering av stadens äldreboenden Förvaltningen planerar samarbete med stadsledningskontoret (SLK) i frågan. Tillkommande uppdrag från kommunfullmäktige Sundbybergs stad slår vakt om valfrihet och mångfald bland utförare inom äldreomsorgen Utredning pågår runt det politiska uppdraget om införande av LOV även inom äldreboende. 20 Doknr: ÄN-0055/ Diariedatum: Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

46 Äldreförvaltningen Carin Nyh (6) Dnr ÄN-0033/2015 Äldrenämnden Synpunkter och klagomål, helårsrapport 2014 Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse Sammanfattning Synpunkter och klagomål är ett viktigt sätt att möta de som tar del av äldreförvaltningens verksamhet och deras anhöriga. En analys av inkomna synpunkter och klagomål blir en del av förvaltningens kvalitetsarbete. Under 2014 inkom 63 st synpunkter och klagomål till äldreförvaltningen, det är en tydligt uppåtgående trend i jämförelse med tre år bakåt i tiden. En trend av fler inkomna klagomål är mycket positivt för äldreförvaltningens kvalitetsarbete. En majoritet av de inkomna synpunkterna och klagomålen handlar om bemötande i någon form. Eftersom professionellt bemötande är så grundläggande i äldreomsorgen och så tätt sammankopplat till trygghet handlar de flesta synpunkterna och klagomålen om upplevelsen av ett sämre bemötande och därmed en känsla av minskad trygghet. De andra vanligaste ämnena i inkomna synpunkter och klagomål är synpunkter på utförande och olika insatser och utförande av sjukvård och omsorg. Även bristande information både till den äldreomsorgen tar hand om och dennes anhöriga förekommer i flera synpunkter och klagomål. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner förvaltningens redovisning av synpunkter och klagomål under Förvaltningen tar fram ett rapporterings- och uppföljningssystem för synpunkter och klagomål som ska vara enhetligt för hemtjänst i både kommunal och i privat regi. Detta ska tas upp som en särskild punkt i verksamhetsplanen för äldreförvaltningen 2015 Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

47 Äldreförvaltningen Carin Nyh (6) Dnr ÄN-0033/2015 Redovisning synpunkter och klagomål år 2014 Synpunkter och klagomål är ett viktigt sätt att möta de som tar del av äldreförvaltningens verksamhet och deras anhöriga. Det ger verksamheten viktiga signaler om vad som inte har fungerat och möjliggör dialog och ständig förbättring. Synpunkter och klagomål kan också användas övergripande för att ge en bild av vad de som tar del av verksamheten värdesätter. En analys av inkomna synpunkter och klagomål blir en del av förvaltningens kvalitetsarbete. Totalt antal inkomna synpunkter och klagomål under 2014 Under 2014 inkom 63 st synpunkter och klagomål till äldreförvaltningen, de fördelar sig över årets månader så här: 12 Inkomna synpunkter och klagomål 2014, månadsfördelning jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Det är ganska vanligt att antalet inkomna synpunkter och klagomål sjunker under sommaren för att sedan stiga i augusti. För 2014 kan vi se en ökning i maj och sedan en större ökning igen i oktober. Eftersom ökningarna rör sig om 3-4 stycken

48 Äldreförvaltningen Carin Nyh (6) Dnr ÄN-0033/2015 behöver det inte ha någon koppling till någon specifik förändring. Fördelningen per kvartal visar en uppåtgående trend under året: Kvartal 1 9 Kvartal 2 15 kvartal 3 17 Kvartal 4 22 Fördelning per kvartal 2014 Kvartal 1 Kvartal 2 kvartal 3 Kvartal 4 Det totala antalet inkomna synpunkter och klagomål på 63 stycken är en tydligt uppåtgående trend i jämförelse med tre år bakåt i tiden. En trend av fler inkomna klagomål är mycket positivt för äldreförvaltningens kvalitetsarbete. Digrammet nedan visar en jämförelse med åren

49 Äldreförvaltningen Carin Nyh (6) Dnr ÄN-0033/ Inkomna synpunkter och klagomål, jämförelse År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 Fördelning per enhet Årets inkomna synpunkter och klagomål fördelar sig på enheterna med en viss övervikt till stadens hemtjänst. Det kan delvis bero på att den kommunala hemtjänsten fortfarande är störst i staden och delvis kan det bero på att privata utförare inte fått tillräckligt tydlig information att synpunkter och klagomål även ska skickas till äldreförvaltningen för diarieföring. Äldreförvaltningen kommer att fortsätta informera om detta vid samverkansmöten och det ska följas upp särskilt under året.

50 Äldreförvaltningen Carin Nyh (6) Dnr ÄN-0033/2015 Inkomna synpunkter och klagomål 2014, fördelade på enhet Vad handlar synpunktera och klagomålen om? En majoritet av de inkomna synpunkterna och klagomålen handlar om bemötande i någon form. Eftersom professionellt bemötande är så grundläggande i äldreomsorgen och så tätt sammankopplat till trygghet handlar de flesta synpunkterna och klagomålen om upplevelsen av ett sämre bemötande och därmed en känsla av minskad trygghet. De andra vanligaste ämnena i inkomna synpunkter och klagomål är synpunkter på utförande och olika insatser och utförande av sjukvård och omsorg. Även bristande information både till den äldreomsorgen tar hand om och dennes anhöriga förekommer i flera synpunkter och klagomål. Synpunkter och klagomål om hemtjänsten handlar till stor del om brister i utförande, bristande information och svårighet att få kontakt med rätt person. Ett flertal av de klagomålen har skrivits av den som tar emot hemtjänstinsatser. De inkomna synpunkterna och klagomålen på äldreboende handlar till stor del om synpunkter på den utförda sjukvården och omsorgen samt bristande information. En majoritet är skrivna av anhöriga till personer boende på äldreboende. Biståndsenheten har hanterat en del synpunkter på handläggningstid och fakturor och äldreförvaltningen centralt har genom synpunkter och klagomål hanterat generella synpunkter och frågor om äldreomsorg och plats på äldreboende. Sex stycken inkomna synpunkter och klagomål har kommit in där avsändaren valt att vara anonym.

51 Äldreförvaltningen Carin Nyh (6) Dnr ÄN-0033/2015 Slutsatser Den positiva trenden i antalet inkomna klagomål är en bra input till förvaltningens kvalitetsarbete. Dock är fördelningen av de inkomna klagomålen mycket ojämn över verksamheten där i synnerhet hemtjänstföretagen har för få som har nått förvaltningen för diarieförning och hantering. Troligen finns det också många klagomål som hanteras på plats utan att hamna i diariet där de kan följas upp. Tidigare har flera klagomål handlat om mat och måltider, innehållet i kortidsverksamhet samt upplevelse av att bemanningen inte fungerar. Det är under 2014 väldigt få klagomål i jämförelse med tidigare år som handlar om mat och måltider, kortidsverksamhet och bemanning. De vanligaste ämnena i inkomna synpunkter och klagomål är synpunkter på bemötande, utförande och olika insatser och utförande av sjukvård och omsorg. Det är väntat att klagomålen handlar om kärnverksamheten och visar också att det inte genom synpunkter och klagomål kan spåras ett specifikt förbättringsområde. Det är nytt för 2014 att ett flertal generella frågor om äldreomsorg, t ex hur man får plats på ett äldreboende kommer via synpunkt- och klagomålshanteringen. En möjlig förklaring är att e-tjänsten är väl synlig på hemsidan.