Kompletterande handlingar (senare utskick) till äldrenämndens sammanträde den 24 november 2016

Transkript

1 ÄLDREFÖRVALTNINGEN Gunilla Andersson (1) Äldrenämnden Kompletterande handlingar (senare utskick) till äldrenämndens sammanträde den 24 november 2016 Ärende nr på föredragningslistan Ärendemening Diarienummer 9 Månadsrapport med helårsprognos per oktober /2016 Vänligen Gunilla Andersson Nämndsekreterare Tel e-post: gunilla.a.andersson@sundbyberg.se SBG1001, v1.2, Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON TELEFAX aldrenamnden@sundbyberg.se

2 (9) Äldrenämnden Månadsrapport med helårsprognos per oktober 2016 Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 14 november Sammanfattning Efter oktober månad görs bedömningen att nämnden kommer att redovisa ett positivt helårsresultat om 2,0 mnkr. Detta bedöms som möjligt eftersom förvaltningen, p.g.a. tomställda platser, prognostiserar överskott vad gäller kostnad för entreprenadavtal samtidigt som verksamheterna i egen regi fortsätter med effektiviseringsarbete. Det är dock en minskning av beräknat helårsresultat jämfört med beräknat resultat i tertial två som lämnades efter augusti månad. Förändringen beror på att antalet och därmed kostnaden för utförda hemtjänsttimmar har ökat under hösten samt att kostnaderna för verksamheten i hus K på Ekbacken beräknas bli högre än vad som tidigare uppskattats. Just dessa två parametrar har i tidigare prognoser nämnts som mycket svårbedömda och att en risk föreligger för att kostnaderna för dessa kan komma att öka. Äldreförvaltningen har haft det fulla ansvaret för hus K sedan 1 april, vilket är en kort period för att säkert kunna bedöma en realistisk helårsprognos. I samband med övertagandet har också obudgeterade kostnader uppkommit. En helårsprognos för myndighetsenhetens kostnad för utförda hemtjänsttimmar blir mycket osäker när timmarna varierar från månad till månad. Utfall i bokslut 2015 visade ett underskott om 13,3 mnkr för posten köp av utförda hemtjänsttimmar och under 2016 har nämnden fått ett tillskott om 7,8 mnkr. De åtgärder som externa granskningar påtalat är genomförda men trots detta fortsätter antalet timmar att variera från månad till månad och efter september och oktober har antalet timmar ökat igen. Detta är lagbunden verksamhet, d.v.s. det finns inte möjlighet att säga nej till enskildas individers lagstadgade behov av omsorgsinsatser. Verktyg för att förutse minskningar eller ökningar av volymen finns inte att tillgå. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner månadsrapport med helårsprognos per 31/ Ärendet justeras omedelbart och översändes till kommunstyrelsen Sundbybergs stad, Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: Organisationsnummer: aldrenamnden@sundbyberg.se

3 (9) Uppföljning av ekonomi Efter oktober månad görs bedömningen att nämnden i helårsprognos 2016 kommer att redovisa ett positivt resultat för hela äldrenämnden om 2 mnkr. Detta bedöms möjligt eftersom förvaltningen, p.g.a. tomställda platser, prognostiserar ett överskott vad gäller kostnad för entreprenadavtal samtidigt som verksamheterna i egen regi fortsätter med effektiviseringsarbete. Dock är det ett lägre beräknat helårsresultat än vad som redovisades i tertial två efter augusti månad. Detta är orsakat av ökat köp av hemtjänsttimmar samt ökade kostnader för verksamheten i hus K på Ekbacken. Kostnad för utförda hemtjänsttimmar I bokslutet för 2015 utvisade köp av hemtjänsttimmar underskott. Under 2016 beslutade kommunfullmäktige om extra volymtilldelning till nämnden med 7,8 mnkr. Trots detta beräknas utförda hemtjänsttimmar för 2016 överstiga budget med ca timmar. Av under avsnittet med verksamhetstatistik framgår också att antalet kunder också ökat successivt under hösten. Prognosen för helår för myndighetsenheten som beställare beräknas till ett underskott på 2,8 mnkr. Detta är möjligt eftersom andra poster delvis väger upp underskottet för köp av hemtjänsttimmar. De åtgärder som externa granskningar påtalat är genomförda men trots detta fortsätter antalet timmar att variera från månad till månad och efter september och oktober har antalet timmar ökat igen. Detta är lagbunden verksamhet som utgår från det individuella behovet och nämndens riktlinjer, d.v.s. det finns inte möjlighet att säga nej till enskildas lagstadgade behov av omsorgsinsatser. Variationerna i antal utförda timmar, som inte går att förutse, medför en osäkerhet i de ekonomiska prognoserna. Verktyg för att förutse minskningar eller ökningar av volymen finns inte att tillgå. Utförd tid timmar Rak uppräkning - SAN Rak uppräkning - ÄN Utfall Budget-SAN Budget-ÄN Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Av den raka (d.v.s. utfall efter oktober + 2 månader) uppräkningen av utförda hemtjänsttimmar i diagrammet ovan framgår hur antalet utförda timmar utvecklats mellan åren Den raka uppräkningen för 2016 visar en ökning

4 (9) av timmar på helår för äldrenämnden med ca timmar och en minskning för social- och arbetsmarknadsnämnden (SAN) med ca timmar jämfört med utfallet Netto innebär detta en sammanlagd prognostiserad ökning av köpta hemtjänsttimmar på cirka timmar jämfört med utfall De timmar som utförs åt SAN påverkar inte äldrenämndens ekonomi eftersom kostnaden för köp av hemtjänsttimmar ligger hos SAN. Noteras bör att utförda timmar åt SAN endast avser hemtjänst i kommunal regi. SANs köp från externa LOV-företag regleras i budgeten hos SAN och redovisas inte här. Hemtjänst egen regi Förutsättningarna för hemtjänstutförarna har förbättrats då nämnden beslutat att ersättning ska erhållas för dubbelbemanning från och med budgetåret Resultatet (intäkter minus kostnader) för hemtjänst egen regi efter oktober utvisar ett +/- 0 resultat d.v.s. intäkter och kostnader är lika stora tom oktober månad. Det är resultatet (intäkter minus kostnader) efter december som visar verksamhetens helårsresultat för 2016 vilket bedöms till ett +/- 0 resultat. Detta är en stor förbättring jämfört resultatet för 2015 som utvisade ett underskott på 3,8 mnkr. Ersättning för dubbelbemanning Äldrenämndens budget för biståndsbedömd dubbelbemanning uppgår 2016 till 7 mnkr. En beräkning av kostnad för dubbelbemanning på helår är svår att göra då antalet timmar kan varierar mycket mellan månaderna beroende på hälsan m.m. hos de äldre. Utfallet följs månatligen under året. Hemtjänst egen regi har hittills erhållit ersättning för dubbelbemanning med nästan 1,9 mnkr. De privata utförarna har hittills erhållit ersättning med nästan 0,3 mnkr. I prognosen efter oktober har ersättning för dubbelbemanning totalt för året vad gäller hemtjänst egen regi och privata utförare beräknats (en rak uppräkning på helår) till drygt 2,6 mnkr. Detta innebär att resterande 4,4 mnkr av de erhållna 7,0 mnkr täcker en del av kostnaden för utförda hemtjänsttimmar och gör att det beräknade underskottet för utförda hemtjänsttimmar totalt blir lägre. Övertagande av verksamheten i Ekbackens hus K Äldrenämnden beslutade i oktober månad 2015 att äldreboendet i Ekbackens hus K skulle övergå i kommunal regi från den 1 april Budget 2016 för K-huset är lagd på samma nivå som den ersättning som tidigare entreprenör skulle ha fått om de fortsatt driva boendet. Tidigare entreprenör avstod från erbjuden förlängning av avtalet eftersom de ansåg att de inte kunde driva verksamheten med en budget i balans. Mot bakgrund av detta befarade förvaltningen redan vid ingången av 2016 att inte heller egen regi skulle klara verksamheten på den ersättning som tidigare entreprenör erhöll. Krav på åtgärdsprogram och tydliga direktiv om budget i balans är kommunicerade till ansvariga för verksamheten. I utfallet efter oktober finns uppstartskostnader för K-huset på drygt 1,2 mnkr. De totala kostnaderna för uppstart uppgår hittills efter oktober till ca 1,4 mnkr. Kostnad för övertagandet har inte beaktats i nämndens budgetram varken för 2015 eller 2016.

5 (9) Prognosen på helår beräknas efter oktober uppgå till - 2,5 mnkr utifrån kända parameterar i dagsläget. Övriga äldreboenden i egen regi Två äldreboenden i egen regi (Bällstahof och Lötsjögården) utvisar efter oktober ett negativt resultat medan Solskiftet redovisar ett överskott. Berörda chefer har utarbetat åtgärdsprogram och prognostiserar tillsammans ett resultat på ca - 0,1 mnkr på helår. Noteras bör att kostnader av engångskaraktär, såsom uppstartskostnader på Bällstahof, ingår i helårsprognosen. Entreprenader Ett antal lägenheter har tomställts på entreprenaderna som ett led i den kommande nedstängningen av Ekbackens F-hus. Dessutom sker kontinuerligt anpassning utifrån aktuellt behov av platser. Dessa faktorer beräknas ge ett överskott på helår med 6,3 mnkr. Träffpunktsverksamheten Träffpunkten Allén beräknas utvisa ett underskott på helår om ca 0,15 mnkr beroende på att behovet av personal varit högre än budget. Detta rättas till i samband med budget 2017 då samordning kommer att ske med personalen som kommer från Höjdpunkten. Övriga verksamheter Övriga verksamheter beräknas tillsammans generera ett överskott på helår med 1,250 mnkr.

6 (9) Driftbudget per kontogrupp (Mnkr) Utfall ack Budget ack Diff ack Prognos Budget Diff oktober -16 oktober -16 oktober -16 Helår Helår Helår Försäljningsmedel 11,7 13,2-1,5 14,1 15,9-1,8 Taxor och avgifter 9,2 8,8 0,4 11,0 10,5 0,5 Hyror och arrenden 15,3 15,7-0,4 18,3 18,8-0,5 Bidrag 13,0 11,3 1,8 16,0 13,4 2,6 Försäljning av verksamhet och entrepr 0,1 0,0 0,1 0,1 0,0 0,1 Interna intäkter 48,6 11,7 37,0 55,3 59,6-4,3 Summa verksamhetens intäkter 97,9 60,6 37,3 114,8 118,2-3,4 Personalkostnader -149,1-115,5-33,5-178,9-181,2 2,3 Konsulttjänst och inhyrd personal -1,2-0,1-1,0-1,4-0,2-1,2 Köp av verksamhet -155,6-158,9 3,3-185,2-189,1 3,9 Bidrag och transfereringar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Lokalhyror -38,1-37,7-0,4-45,7-45,7 0,0 Kapitaltjänstkostnader -2,3-2,7 0,4-2,9-3,3 0,4 Övriga kostnader -27,4-22,9-4,5-31,1-31,1 0,0 Summa verksamhetens kostnader -373,7-337,9-35,9-445,2-450,6 5,4 Finansiella intäkter/kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Verksamhetens nettokostnader -275,8-277,3 1,4-330,4-332,4 2,0 Kommunbidrag 269,6 269,6 0,0 323,5 323,5 0,0 Volymersättning/Kompensation 6,3 6,3 0,0 8,9 8,9 0,0 Resultat 0,0-1,4 1,4 2,0 0,0 2,0 Efter oktober månad görs bedömningen att nämnden för helåret 2016 kommer att redovisa ett överskott på 2,0 mnkr totalt för hela äldrenämnden. Detta bedöms som möjligt eftersom förvaltningen, p.g.a. tomställda platser, prognostiserar överskott vad gäller kostnad för entreprenadavtal samtidigt som verksamheterna i egen regi fortsätter med effektiviseringsarbete. Investeringsbudget (Mnkr) Utfall ack Budget Prognos Diff oktober -16 Helår Helår Helår ÄLDREBOENDE KV. BANKEN -0,3-0,5-0,5 0, TRÄFFPUNKT KV. BANKEN -0,2-0,4-0,3 0, LÖTSJÖGÅRDEN KV KARTAN 0,0-6,5 0,0 6, INVENTARIER -0,3-1,5-1,0 0, TRÄFFPUNKT LÖTSJÖVÄGEN 4-6 0,0-1,5 0,0 1, VERKSAMHETSSYSTEM -0,2-2,0-0,8 1,2 Summa -1,0-12,4-2,6 9,8 Det låga utfallet beror främst på att projekt Lötsjögården kvarteret Kartan och projekt avseende träffpunkt Lötsjövägen kommer att genomföras först under Även i övrigt har utfallet varit lägre än bedömt, bl a när det gäller nyligen upphandlat system för uppföljning av hemtjänstinsatser och trygghetslarm.

7 (9) Verksamhetsstatistik Hemtjänst Beviljad tid I tabellen nedan visas, för respektive utförare inom hemtjänsten, antalet beviljade timmar för kunder som fått utförd hemtjänst under månaden. För de kunder som inte haft någon hemtjänst under månaden ingår inte beviljad tid nedan i tabellen. Den kommunala hemtjänsten sköter alla larmutryckningar och de kunder som endast har larm ingår inte i sammanställningen eftersom att det inte beviljas någon tid för enbart larm. Fördelning av BEVILJAD tid per utförare i hemtjänsten (endast utförare som haft både beviljad och utförd tid under respektive månad) Kommunal regi Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Totalt 2016 Franstorpsvägen Lötsjövägen Prästgårdsgatan Summa kommunal hemtjänst Ledsagning/avlösarservice Totalt antal beviljade timmar kommunal regi Privat hemtjänst 1:a aktiva valet Abbore hemtjänst Adela Omsorg AB AkademCare Akleja Aktiv hemtjänst o service Alerta omsorg Allegra Alminia Ansvarsfull omsorg Attendo Aros omsorg Care Rent Int. AB Eva-Lenas hemtjänst CASA Stockholm hemtjänst - - Enklare vardag - - Eveo Finsk Omsorg FSB Lea Medihead AB Mica MTG Humanus Omsorg Mångkulturell Hemtjänst AB Sagac i Stockholm AB Sommarvistelser Svanens hemtjänst Veritas Omsorg Totalt antal beviljade timmar privat regi Totalt privat och kommunal hemtjänst Andel kommunal hemtjänst 50% 47% 46% 47% 47% 48% 49% 47% 46% 47% 47% Andel privat hemtjänst 50% 53% 54% 53% 53% 52% 51% 53% 54% 53% 53% Totalt antal kunder med hemtjänst, larm och avlösarledsagarservice januari-oktober 2016 Av tabellen nedan framgår totalt antal hemtjänstkunder per månad. Här ingår totalt antal kunder vilket även inkluderar kunder med larmabonnemang och kunder som inte haft någon utförd tid under aktuell månad. Förklaringen till det större antal

8 (9) personer som redovisas i egen regi beror på att det endast är hemtjänst i egen regi som har larmkunder. Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Totalt antal hemtjänstkunder varav: Egen regi totalt Ålder Ålder Ålder Ålder Ålder Ålder Privata utförare totalt Ålder Ålder Ålder Ålder Ålder Varav antal kunder med förenklad biståndsbedömning Varav antal personer med endast trygghetslarm Totalt antal utförda hemtjänsttimmar januari-oktober 2016 Nedan redovisas utförda timmar under perioden januari-april Det är de utförda timmarna som påverkar myndighetsenhetens kostnader. Kommunal Regi Utförda timmar ÄN Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Summa 2016 Franstorpsvägen utfört Lötsjövägen utfört Prästgårdsgatan utfört Summa hemtjänst: Varav Dubbelbemanning Ledsagning/avl.service utfört Varav Dubbelbemanning Totalt antal utförda egen regi Utförda timmar SAN Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Summa 2016 Franstorpsvägen utfört Lötsjövägen utfört Prästgårdsgatan utfört Summa hemtjänst: Varav Dubbelbemanning ,25 0,75-3, , Ledsagning/avl.service utfört Totalt antal utförda egen regi SAN Privat hemtjänst Utförda timmar Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Summa :a aktiva valet ,48 272,42 268,80 273, Abbore hemtjänst och personlig assistans ,00 335,00 322,67 338, Adela Omsorg AB ,16 336,98 383,61 290, AkademCare AB ,87 151,50 151,50 150, Akleja vård och omsorg AB ,01 972,55 894,42 914, Aktiv hemtjänst o service ,97 826,54 883,54 997, Alerta omsorg ,75 168,33 165,28 182, Allegra ,00 12,67-79 Alminia 22,74 23 Ansvarsfull omsorg ,00 111,00 111,00 111, Attendo ,74 553,74 569,08 512, Care Rent Int. AB Eva-Lenas hemtjänst , , , , Eveo ,02 143,30 145,47 148, FSB Finsk Omsorg ,03 167,34 220,52 227, Lea vård och omsorg , , , , Medihead AB ,43 233,50 206,55 188, Mica omsorg AB , , , , Mångkulturell Hemtjänst AB ,15 161,59 128,18 143, Sagac i Stockholm AB ,50 192,50 187,64 192, Sommarvistelser Svanens hemtjänst ,32 96, Veritas Omsorg ,91 540,39 541,65 567, Totalt utförda privat htj Varav Dubbelbemanning - 64,00 66,50 62,

9 (9) Kostnaden för utförda timmar till SAN interndebiteras SAN. Däremot debiteras inte kostnad för dubbelbemanning hänförbar till SAN då det är ÄN som har tilldelats extra medel för detta. Det som belastar äldrenämnden (myndighetsenheten) är kostnaden för utförda timmar i egen regi timmar (= ) t.o.m. oktober samt utförda timmar i privat regi timmar t.o.m. oktober Äldreboende Antal bifall/avslag av ansökningar om äldreboendeplats tom Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Totalt antal beslut om särskilt boende varav: Bifall totalt Avslag totalt Delavslag totalt Totalt anta lpersoner med beslut om särskilt boende: Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i procent av arbetad tid månadsvis oktober 2016

10 (9) Nyckeltal Snitt tom oktober Sjukfrånvaro i % av arbetad tid 6,93% Andel långtidsfrånvaro (>60 dgr) 33,79% Sjukfrånvaro kvinnor 6,95% Sjukfrånvaro män 6,80% Sjukfrånvaro - 29 år 3,26% Sjukfrånvaro år 6,23% Sjukfrånvaro 50 - år 8,10% Sjukfrånvaron har dessvärre ökat något. Förvaltningens enheter följer noga utvecklingen och i samband med månadsuppföljningarna är analys och åtgärder en stående punkt. En arbetsgrupp med enhetschefer och representant från HR har också bildats där man tillsammans ska arbeta med att ta fram ett gemensamt arbetssätt för denna fråga. Sjukfrånvaron på äldreförvaltningen följer generellt stadens utveckling, även i staden ses alltså samma ökning.