3. Företagshälsovård. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation. 3.1 Uppdragsbeskrivning Anders Saltin 16/33

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Bostads Aktiebolaget VätterHem Upphandling Företagshälsovård Anders Saltin 16/33 Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 3. Företagshälsovård 3.1 Uppdragsbeskrivning Aktuell situation I Vätterhems affärsplan för har vi beslutat om tuffa och mätbara mål som arbetsgivare. Dessa innebär bland annat krafttag mot våra höga sjukskrivningstal (2013 6,5 %; ,0 %; ,8 %). Företagshälsan ska vara med i det förebyggande och rehabiliterande arbetet vilket ska leda till "ett friskare Vätterhem innebärande att arbetshindrande ohälsa minskar och öka livsstilsfrämjande val för Vätterhems medarbetare. Utöver detta ska företagshälsovården innebära ett mervärde för medarbetarna och erbjuda en tillgänglighet. Vätterhem är kvalitets- och miljöcertifierade enligt ISO 9001 och sedan 2015 och under 2016 kommer vi starta upp arbetet med att certifiera oss enligt ISO inom arbetsmiljö. Vätterhem har cirka 150 medarbetare fördelade på 5 arbetsställen i Jönköping - Centrum, Huvudkontoret, Råslätt, Österängen och Öxnehaga Förväntningar och avtalsobjekt Vätterhem söker en långsiktig partner som ska vara med i det förebyggande och rehabiliterande arbetet vilket ska leda till ett friskare Vätterhem samt att minska den arbetshindrande ohälsan och öka livsstilsfrämjande val för våra medarbetare. Utöver detta ska företagshälsovården innebära ett mervärde för medarbetarna och erbjuda en tillgänglig och lyhörd företagshälsovård. Vätterhem vill ha en lokal och väl förankrad samarbetspartner med reell kunskap inom vård- och hälsobranschen. Syftet med avtalet är att ge förutsättningar för skapa en utmärkt arbetsmiljö samt att vår partner hjälper oss att uppnå våra mål. Gemensamt ska vi verka för att minska sjukskrivningstalen och få personalen att vilja nyttja företagshälsan i större omfattning. Under 2016 startade vi upp arbetet med att certifiera oss enligt ISO inom arbetsmiljö och här kommer vår företagshälsovård att spela en nyckelroll. Avtalet innebär också att parterna ska biträda varandra kompetensmässigt och parterna ska dela på de gemensamma vinster som uppstår på ett proportionerligt och rättvist Utskrivet: :21 Sida 1 av 7

2 sätt. Förtroendet för varandra, och lojalitet till varandra, är avtalets grundbult Företagshälsovårdens kompetenser De personer som anlitas för utförandet ska ha mångårig vana av liknande arbeten samt ha relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet. Följande kompetenser ska finnas tillgängliga: - Legitimerad läkare med inriktning företagshälsovård. - Legitimerad sjuksköterska med inriktning företagshälsovård. - Legitimerad sjukgymnast/ergonom. - Beteendevetare, legitimerad psykolog eller socionom eller person med beteendevetenskaplig högskoleexamen på minst likvärdig nivå. - Arbetsmiljöingenjör, hälsopedagog eller person med en för området relevant högskolexamen med liknande inriktning. Samtliga kompetenser ska kunna erbjudas inom fem kalenderdagar. Leverantören ska kunna erbjuda akuttider för besök hos psykolog och beteendevetare. För bedömning och/eller provtagning av medarbetare vid drogmissbruk eller annan beroendeproblematik ska akuttid, samma dag, kunna erhållas. Utöver detta ska leverantören ha genuskompetens, dvs kunskap om köns- och genusrelaterade faktorers betydelse för kvinnors och mäns hälsa, sjuklighet, bemötande, omhändertagande och behandlingsresultat. Leverantören ska vara uppdaterad och arbeta efter de evidensbaserade riktlinjer som presenteras av nationella och internationella oberoende samarbeten Arbetslivsinriktad rehabilitering (AGS-KL Rehabilitering) Leverantören och dess personal ska känna till Vätterhems möjlighet att ansöka om ersättning för vid arbetslivsinriktad rehabilitering och för insatser som görs i förebyggande syfte enligt AGS-KL Rehabilitering så att Vätterhem har möjlighet att ansöka om ersättning Tjänsteutbud Medicinska bedömningar -Medicinsk bedömning av arbetsförmåga -Medicinska kontroller inklusive tjänstbarhetsbedömningar -Kontroller enligt gällande AFS -Remisser gällande yrkespåverkade skador/sjukdomar -Hälsokontroller -Vaccinering vid de tillfällen det bekostas och erbjuds av arbetsgivaren -Drogtest/alkohol Systematiskt arbetsmiljöarbete -Undersöka, identifiera risk- och friskfaktorer -Göra konsekvensanalys av risker och lämna förslag på relevanta åtgärder -Uppföljning -Stödja Vätterhem med att upprätta rutiner inom systematiskt arbetsmiljöarbete -Specialistkunskap inom teknisk och yrkeshygieniska mätningar/kartläggningar, hot och våld, konflikthantering, ensamarbete och ergonomi. I korthet, stöd och rådgivning inom arbetsmiljöområdet utifrån aktuell forskning beprövade metoder och med kompetens att identifiera och beskriva samband mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. Stöd vid missbruksfrågor I missbruksfrågor ska leverantören vara expertresurs och ge chef stöd att utreda och hantera missbruksfrågor. Resursen ska tex erbjuda stöd avseende: Utskrivet: :21 Sida 2 av 7

3 - Förebyggande arbete; utbildning i frågor som rör missbruk - Tidiga insatser; rådgivning, handledning och support i akuta situationer - Stöd vid rehabilitering; kartläggning, bedömning och förslag på åtgärder - Motivationssamtal i enskilda missbruksärenden - Rekommendationer på behandlingsalternativ Stöd vid frågor om Psykisk ohälsa Leverantörer ska förhålla sig uppdaterad kring nya riktlinjer, studier och aktuell forskning för hantering av psykisk ohälsa främst psykiskt ohälsa som är stressrelaterad samt aktivt föreslå åtgärder. Leverantören ska tillhandahålla stöd till individ och/eller grupp vid arbetsrelaterad psykosociala problem. Arbetsförmågebedömning Arbetsförmågebedömning ska ge svar på den anställdes arbetsförmåga samt oförmåga utifrån fysiska och/eller psykiska aspekter samt ge förslag på rehabiliterande och/eller medicinska åtgärder. Bedöms alltid i förhållande till arbetsuppgifter och arbetsförhållanden Uppstartsmöten För att Vätterhems personal ska få en helhetsbild av det nya samarbetet ska Leverantörens kontaktperson, minst en representant från kundteamet, och personalansvarig för Vätterhem, tillsammans genomföra en kortare prestation om ca 20 minuter på Vätterhems fem organisatoriska arbetsplatser inom åtta veckor från avtalsstart. Presentationen planeras och genomförs tillsammans med personalansvarig för Vätterhem Upplägg För att tillgodose Vätterhems behov ska hälsovårdstjänsterna innefatta dels ett baspaket och dels tilläggstjänster som kan köpas successivt vid behov. 3.2 Baspaket Baspaketets innehåll I bas-paketet ingår årligen: - Kontaktperson och kundteam, se Hälsoundersökningar, se Tjänst för sjuk- och friskanmälan, se Rehabiliteringsarbete, se 3.2.5, och - Leverera statistik till Vätterhem, se Kontaktperson och kundteam Leverantören ska utse en kontaktperson/kundansvarig för Vätterhem. Vätterhems kontaktperson ska besvara och hantera frågor rörande rådgivning kring administration, statistik, avtal, offertförfrågningar rörande specifika uppdrag, planering, uppföljning, utveckling, fakturering etc. Kontaktpersonen ska även ge råd och rekommendationer vid beställning av tjänster samt svara för samordningen av Vätterhems tjänsteutbud hos företagshälsovården. För tjänster som genomförs inom ramen för avtalet ska det finnas ett kundteam med ett förstahandsansvar för Vätterhem och våra medarbetare - tjänster ska således utföras av personer som ingår i Vätterhems kundteam i första hand Hälsoundersökning Utskrivet: :21 Sida 3 av 7

4 Hälsoundersökningar för cirka 50 % av alla anställda (ca personer) per år med fokus på att befästa och förstärka det friska hos individ, grupp och organisation. Syftet med hälsoundersökningarna är att hitta tidiga tecken på fysisk och psykisk ohälsa. Ska resultera i att uppmuntra individ, grupp och organisation till val som gynnar hälsa. Provtagning och tester ingår, åtminstone kontroll av blodvärde, blodsocker, kolesterol, blodtryck, hörsel, syn, färgseende, undersökning för arbete vid bildskärm samt undersökning/samtal för att se det allmänna hälsoläget för individen och för att denne ska få rådgivning i hälso- och arbetsmiljöfrågor. Vid indikation erbjuds tillkommande undersökning av fysisk styrka, spirometri, EKG, PSA eller liknande. Tillkommande undersökning/tester ersätts enl. prislista. Hälsoundersökningarna återkopplas på individnivå till medarbetaren och på grupp och organisationsnivå till Vätterhem. Företagshälsan ansvarar för kallelse via e-post till hälsoundersökningar enligt listor som Vätterhem bistår med. Företagshälsan ansvarar även för byte av tid samt att redovisa till Vätterhem vilka som avbokat/ej deltagit i hälsoundersökningen Sjuk- och friskanmälan Sjuk- och friskanmälan Sjuk och friskanmälan, inklusive VAB, görs direkt av medarbetaren till företagshälsovården via telefon eller hemsida. Företagshälsan ansvarar för att direkt vidarebefordra frånvaron via mail/sms till de som behöver veta om frånvaron enligt uppgifter från Vätterhem. Under dagen ska hälsan ringa medarbetaren för att ge rådgivning och sätta en prognos på sjukfrånvaron samt eventuellt starta upp planering av rehabiliteringsinsatser. Samtalet återkopplas till närmsta chef. Fortsätter sjukskrivningen följs det upp med ytterligare samtal och påminnelse om eventuellt behov av läkarintyg på sjukdag åtta. Företagshälsan tar emot friskanmälan som meddelas till de som behöver informationen hos Vätterhem. Företagshälsovården ansvarar för att Vätterhem får tillgång till statistik och historik för sjukskrivningar så att analyser kan göras (sjukdom, veckodagar, områden m.m.). Förstadagsintyg Förstadagsintyg ska kunna ges från första frånvarodagen om det bedöms nödvändigt från arbetsgivaren. Intyget ska utfärdas av läkare Medverkan i rehabiliteringsarbete Leverantören ska tillse att lämplig kompetens medverka i rehabiliteringsarbetet för sjukskriven/sviktande personal. Leverantören ska vara en oberoende expertfunktion som i samverkan med Vätterhem ska tillhandahålla stöd gällande rehabiliteringsarbete och ge förslag på lösningar och åtgärder till nytta för både arbetsgivare och arbetstagare. Det innebär att i samarbete med berörd medarbetare och dennes chef och göra en bedömning av medarbetarens arbets- och livssituation samt kan omfatta undersökning och bedömning av arbetsförmåga ur medicinskt, ergonomiskt, tekniskt och beteende perspektiv (avancerade bedömningar beställs separat) Statistik, avstämningsmöten Leverantören ska tillhandahålla statistik som visar utförda uppdrag och tidsavräkning. Utskrivet: :21 Sida 4 av 7

5 Statistik på utförda tjänster ska sammanställas för varje kvartal och för helår. Senast 30 dagar efter varje kvartal ska statistiken levereras. Leverantörens kontaktperson ska delta i möten med Vätterhems personalansvarig minst två gånger per år med syfte att beskriva det aktuella hälsoläget och föreslå åtgärder samt aktuella nyttjandet. Om tillgängligt, bifoga exempel/eller beskriv på annat sätt, den statistik/sammanställning som ni erbjuder era kunder: (Bifogat dokument) Pris - Baspaket Den ersättning som Vätterhem betalar leverantören för baspaketet betalas ut som en summa per tillsvidareanställd och år hos Vätterhem. Debitering sker per kvartal. Ange ert pris exkl. moms för baspaket per år och tillsvidareanställd (150 st. 2016): (Prismatris) 100,00 % Specifikation Kvantitet Enhet Pris per år och tillsvidareanställd (150 st. 2016): 150,00 st 3.3 Tillgäggstjänster Tilläggstjänster Utöver baspaketet kommer Vätterhem att ha behov av att köpa till tjänster/kompetenser. Ange pris per timme eller per styck exkl. moms: (Prismatris) Specifikation Kvantitet Enhet Läkare 1,00 tim Sköterska 1,00 tim Beteendevetare 1,00 tim Psykolog 1,00 tim Arbetsmiljöingenjör 1,00 tim Ergonom 1,00 tim Sjukgymnast/Fysioterapeut 1,00 tim Organisationskonsult 1,00 tim Hälsopedagog 1,00 tim Psykiater 1,00 tim Vaccination per st inklusive alla nödvändiga kompetenser: (själva vaccinet ska ej ingå i prissättningen) 1,00 st Arbetsförmågebedömning/utredening 1,00 st Tillkommande undersökning av fysisk styrka 1,00 st Tillkommande EKG 1,00 st Tillkommande PSA-prov 1,00 st Tillkommande kontroll av syn- och färgseende samt arbete vid bildskärm. 1,00 st Tillkommande hörselkontroll 1,00 st Utskrivet: :21 Sida 5 av 7

6 Tillkomamnde spirometri 1,00 st Om tillgängligt, bifoga prislista över andra tillkommande prover/tester som företagshälsan kan erbjuda (OBS filer kan inte överstiga 50 Mb per styck): (Bifogat dokument) 3.4 Leverantörsbedömning Grund för tilldelning av kontrakt Vätterhem kommer att anta det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt. Utvärdering sker enligt mervärdesmodellen, se bifogad PDF. Bedömningen tar avstamp från priset för baspaketet. Därefter reduceras priset med det mervärde som anbudsgivarens anbud/lösningsförslag har erhållit. Resultatet är anbudets jämförelsesumma. Anbudsgivaren med den lägsta jämförelsesumman kommer att tilldelas kontrakt Lösningsförslag och arbetssätt För att hjälpa oss i bedömningen av er ska ni, utöver redan lämnade uppgifter, bifoga en skriftlig beskrivning/genomförandeplan/lösning som visar hur ni kommer hantera uppdraget - således, ni ska beskriva vad som offereras, hur ni tänker arbeta med oss, och vad är det ni erbjuder, osv. Redogörelsen bör besvara åtminstone följande frågeställningar: 1. Vem är företaget/anbudsgivaren och vad tillhandahåller ni era kunder? 2. Hur kan ni hjälpa Vätterhem att nå sina mål (Metod/arbetsgång)? 3. Nyckelkompetenser/beskrivning av kundteam - vem som kopplas in/varför? 4. Hur fungerar/beskriv er Sjuk- och friskanmälan? 5. Är ni valbara som vårdcentral/finns samarbete med en valbar vårdcentral? 6. Har ni exempel på referensuppdrag med liknande omfattning, mål och innehåll? 7. Varför ska Vätterhem anlita er som leverantör? 8. Övrig? t.ex. offereras mervärden utöver vad Vätterhem har efterfrågat? Anbudet som helhet kommer att bedömas av Personalansvarig, Administrativ chef och Bovärd/förvaltare. Bifoga beskrivning/redogörelse som PDF, Word-fil eller liknande (filer kan inte överstiga 50 Mb per styck): (Bifogat dokument) Utvärdering av anbudsgivarens förslag Var och en av Jurymedlemmarna kommer enskilt att poängsätta redogörelsens bedömningspunkter utifrån en skala om 0-3 poäng där 0 poäng är sämsta värde och 3 poäng är bästa värde. Den sammantagna poängen från juryn blir utvärderingspoängen. Bedömningspunkter (0-3 poäng per punkt) 1. Leverantören och verksamheten. 2. Beskrivning av Kundteam. 3. Beskrivning av sjuk- och friskanmälan. 4. Val av arbetssätt (tillgänglighet, kopplingar uppdragsgivare och leverantör). 5. Utformning/innehåll i bifogad statistik. 6. Kostnad/upplevd kundnytta. 7. Rimlighet/affärsmässighet i anbudet. 8. Mervärden/plus/extra funktioner i anbudet t.ex. prov/tester/kompetenser. 9. Helhet (kombination av förslag, kompetens, angreppssätt). Utskrivet: :21 Sida 6 av 7

7 10. Skäl till varför Vätterhem ska välja er som leverantör? Värdeskalan för poängen innebär följande: 3 poäng = upplevs som bra, över förväntan, mervärde! 2 poäng = upplevs som godkänd, normal nivå, enligt förväntningar. 1 poäng = upplevs som mindre bra, kvalitetsbrister, under förväntad nivå. 0 poäng = går ej att bedöma/finns ej tillräcklig information i anbud. Juryns bedömning av lösningsförslaget: (Linjär skala) ,00 SEK Enhet: Poäng Pitch/Anbudspressentation Om det bedöms nödvändigt kommer Vätterhem att kalla maximalt 3 leverantörer (de 3 med den lägsta jämförelsesumman) till ett möte på ca 60 minuter. Mötet kommer att vara en kombination av en anbudspresentation och en intervju och har två huvudsyften: 1. ge leverantören möjlighet att presentera sitt anbud och sin förmåga, 2. ge Vätterhem möjlighet att kvalitetssäkra bedömningen av leverantören. Utskrivet: :21 Sida 7 av 7