Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Transkript

1 Revisionsrapport Fredrik Markstedt Cert. kommunal revisor och My Nyström Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Sundsvalls kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 Kvalitetssystemets omfattning... 1 Roll och ansvarsfördelning... 1 Styrning och kontroll... 2 Rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Metod och avgränsning Förutsättningar för ett ledningssystem i Sundsvall Organisation Väsentliga verksamhetsförändringar sedan föregående granskning Granskningsresultat Kvalitetssystemets omfattning Genomfört arbete Tids- och aktivitetsplan Roll och ansvarsfördelning Styrning, uppföljning och kontroll Uppföljning av kvalitet och verksamhet Bilagor Bilaga 1 Granskade dokument Bilaga 2 Lagstiftning Socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Patientsäkerhetslagen Sundsvalls kommun

3 1. Sammanfattning På uppdrag av Sundsvalls kommuns förtroendevalda revisorer har granskat socialnämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att socialnämnden inte fullt ut arbetar med kvalitetssystemet på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Inledningsvis bör nämnas att socialnämnden fattade beslut om att införa ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Medarbetarna vid strategiska enheten fick då i uppdrag att driva kartläggningsarbetet och att en handlingsplan för införande upprättades för att kvalitetssystemet slutligen skulle finnas på plats vid årsskiftet 2014/2015. På grund av det ansträngda ekonomiska läget för nämnden med prognostiserat negativt resultat på 90 mnkr 1 för innevarande år i kombination med de organisationsförändringar som varit är vår bedömning att arbetet med kvalitetssystemet blivit nedprioriterat. Då ett gediget arbete genomförts under året för att kartlägga verksamheternas huvudproceser och rutiner är det av yttersta vikt att nämnden säkrar införandet i enlighet med tidigare fattat beslut. Utifrån de revisionsfrågor granskningen baseras på grundar sig bedömningen ovan på följande observationer: Kvalitetssystemets omfattning Vår bedömning är att socialnämnden i nuläget saknar ett kvalitetssystem som på ett systematiskt och sammanhållet sätt omfattar de områden som anges i SOSFS 2011:9. Samtidigt bör betonas att flertalet av de delar som ett kvalitetssystem ska omfatta återfinns inom nämndens ansvarsområde. Det som saknas och som enligt vår bedömning utgör en stor utmaning för nämnden är att enas om kvalitetssystemets omfattning. Ledningens intention är att systemet ska utgöra ett tillräckligt signalsystem för att ge såväl nämnd som ledning information och underlag. Detta för att kunna bedöma verksamheternas kvalité och vid eventuella avvikelser kunna vidta nödvändiga åtgärder. Hur detta ska se ut i praktiken är i nuläget oklart. Roll och ansvarsfördelning Vår bedömning är att roll- och ansvarsfördelningen för införandet av kvalitetsledningssystemet i nuläget är oklar i vissa avseenden och att nämnden här behöver vidta åtgårder för att tydliggöra ansvarsfrågan. Vår bedömning är att om exempelvis strategienheten ska driva implementeringen av ledningssystemet måste de få ett tydligare uppdrag och mandat för att kunna ge vägledning och stöd till verksamheterna. Detta för att verksamheterna ska få tillräckliga förutsättningar att 1 Delårsrapport januari-april 2014, Socialnämnden Sundsvalls kommun 1 av 17

4 arbeta på ett likartat sätt och därigenom även underlätta övergripande ledning och styrning. Resultatet från granskningen visar vidare på upplevd otydlighet i roll- och ansvarsfördelningen mellan strategienheten och avdelningen för kvalité och utveckling. En otydlighet som riskerar att bidra till att förvaltningens resurser för utvecklingsarbete används på ett felaktigt sätt. Granskningen visar även att nämndens ansvar för hälso- och sjukvård måste utvecklas ytterligare. Här ser vi att kommunens MAS:ar på ett tydligare sätt kan och bör ges utrymme i planering, uppföljning och slutligen tillsyn av berörda verksamheter. Styrning och kontroll Via granskningen har vi inte identifierat någon genomgående och övergripande systematik för exempelvis riskanalys och egenkontroll utan det är upp till varje verksamhet att själva bestämma på vilket sätt man utför detta. Synpunkter, klagomål, rapporter, egenkontroll och uppföljningar sammanställs inte på ett systematiskt och samordnat sätt utan hanteras som olika aktiviteter i de olika delarna i organisationen. Det finns därför sammantaget ingen möjlighet att se trender och dra slutsatser i organisationen och det blir svårt att bedriva ett övergripande förbättringsarbete med de förutsättningarna. Då ett omfattande kartläggningsarbete som tidigare nämnts bedrivits är det enligt vår bedömning av yttersta vikt att en plan för informationsåterföringen till verksamheterna upprättas. Dels för att säkra delaktighet och dels för att säkra fortsatt engagemang i det fortsatta utvecklingsarbetet. Rekommendationer Utifrån de iakttagelser som gjorts inom ramen för granskningen bör nämnas att vissa åtgärder redan påbörjats alternativt planerats in avseende flertalet av de brister som uppmärksammats. Samtidigt är vår bedömning att socialnämnden än mer aktivt bör följa och styra införandet av ledningssystemet. Då nämndens arbete av naturliga skäl i flera avseenden kommit att präglas av de ekonomiska förutsättningarna är det viktigt att utrymme ges för att säkra införandet av ledningssystemet. Konkret innebär det enligt vår bedömning att den information som i nuläget ges vid del- och årsredovisning inte är tillräcklig utan behöver kompletteras med ytterligare besluts- och informationspunkter på nämndens sammanträden. Vidare rekommenderar vi socialnämnden att: Tydliggöra roll- och ansvarsfördelningen mellan strategienheten och avdelningen för kvalité och tjänsteutveckling i det fortsatta utvecklingsarbetet kring upprättandet av kvalitetsledningssystem. Säkerställa att plan upprättas och ansvar tydliggörs för informationsåterföringen till verksamheterna för att undvika ett potentiellt förväntansgap rörande utformning och syftet med det kommande kvalitetsledningssystemet. Sundsvalls kommun 2 av 17

5 I såväl planering och införande av det kommande kvalitetsledningssystemet bör hälso- och sjukvårdsperspektivet beaktas i större utsträckning. Enligt vår bedömning bör bland annat MAS funktionen på ett tydligare sätt ges utrymme i planering, uppföljning och slutligen tillsyn av berörda verksamheter. Arbetet med riskanalys bör intensifieras. I nuläget saknas en systematik i arbetet med bedömning av risker i verksamheterna. Vår bedömning är att detta arbete med fördel kan integreras/samordnas med det arbete som redan bedrivs rörande internkontroll. Sundsvalls kommun 3 av 17

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Under år 2011 genomfördes en granskning av socialnämndens kvalitetssystem, Kvalitetsplan Brister i granskningen var bland annat en avsaknad av beskrivning för hur nämndens processer är utformade för specifika områden. Granskningen framhöll att områdena samverkan och samarbete samt handläggning och dokumentation m.m. av ärenden som rör enskilda bör prioriteras och vidareutvecklas. Rekommendationer till nämnden var att kvalitetssystemet regelbundet bör följas upp och att rutiner för detta finns. Socialnämnden lämnade synpunkter och kommentarer på revisionsrapporten med tillhörande beslut om åtgärder och tillhörande tidsplan för genomförande. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft den 1 januari Därmed upphävdes de tidigare föreskrifterna SOSFS 2005:12 om kvalitetssystem för HSLinsatser samt SOSFS 2006:11 om kvalitetssystem enligt SoL, LVU och LVM som låg till grund för granskningsinsatsen Föreskrifter är tvingande medan allmänna råd är rekommendationer. Föreskrifterna är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård socialtjänst och verksamheter enligt LSS. De nya föreskrifterna och allmänna råden fokuserar på hur ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas och anger att det är vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS som ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Det skall även användas för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Risk finns för att inte tillräckliga åtgärder vidtagits utifrån de brister och utvecklingsområden som framkom samt att ledningssystemet inte anpassats till de nya föreskrifterna (2011:9) Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att övergripande bedöma om socialnämndens arbete med kvalitetssystem sker på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Finns ett dokumenterat kvalitetssystem som omfattar de områden som anges i lagstiftning och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd? Är ansvaret för kvalitetsarbetet tydligt och finns en tydlig organisation och plan för hur det ska bedrivas? Sundsvalls kommun 4 av 17

7 Är nämndens styrning och kontroll inom området tillräcklig? Här kommer särskilt nämndens arbete med riskanalys, egenkontroller och avvikelsehantering att beaktas. Vid bedömning av revisionsfrågorna ovan kommer nämndens hantering av de brister som uppmärksammades år 2011 att beaktas Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som revisorerna utgår ifrån vid analys och bedömningar. Följande revisionskriterier ligger till grund för granskningsinsatsen; Socialtjänstlagen och Hälso- och sjukvårdslagen Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om kvalitetssystem 2011:9 Nämndens policys och mål inom området För mer utförlig information kring aktuell lagstiftning för granskningsinsatsen, se bilaga Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom att ta del av och granska kommunens ledningssystem samt rutiner för egenkontroll, samt genomgång av ytterligare styrdokument som är relevanta för granskningsinsatsen. För detaljerad förteckning över dokument se bilaga 1. Intervjuer har även genomförts med socialdirektör, två affärsområdeschefer på produktionssidan, verksamhetsutvecklare äldreboende, en enhetschef inom socialtjänsten (myndighetssidan), chef för strategienheten, kvalitetsutvecklare och kommunens två medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS:ar). Totalt har nio personer intervjuats inom ramen för granskningen. Uppföljningen har avgränsats till kvalitetsarbetet på övergripande nivå inom socialnämndens verksamheter. Det vill säga verifiering av i vilken utsträckning verksamhetsnära tillämpningar av den egna nämndens övergripande ledningssystem finns och i vilken utsträckning dessa är kända och tillämpas har inte ingått i denna granskningsinsats. Sundsvalls kommun 5 av 17

8 3. Förutsättningar för ett ledningssystem i Sundsvall 3.1. Organisation Socialförvaltningen i Sundsvalls kommun är uppdelad i två organisationer. En myndighetsutövande beställande del, Socialtjänsten, samt en utförar/produktionsdel som kallas Socialtjänstens produktion. Myndigheten har tre huvudprocesser vilka innefattar mottagning, fördjupad utredning samt verkställighet och uppföljning. Produktionen är i sin tur uppdelad på sex affärsområden: hemtjänst, äldreboende, stöd och behandling, stöd och omsorg, hälsa och sjukvård samt personlig assistans. Varje affärsområde har en affärsområdeschef vilken är direkt överordnad respektive enhets- och/eller områdeschef. Vidare finns ett antal stödenheter kopplade till förvaltningen vilka är ekonomi och HR, kansli, förebyggande enheten, enheten för kvalitet och tjänsteutveckling samt strategienheten. Se organisationsskiss nedan. Socialtjänsten inom Sundsvalls kommun är en relativt stor organisation och cirka 20 % av invånarna tillhör åldersgruppen 65 år eller äldre. Inom hemtjänsten är LOV infört sedan år 2012 och det finns i dagsläget nio privata och en kommunal utförare. Hemtjänsten har cirka 2200 kunder, varav den egna regin verkställer drygt 90 % av besluten. Inom särskilt boende finns drygt 30 boenden, vilka drivs i egen regi Väsentliga verksamhetsförändringar sedan föregående granskning 2011 Sedan föregående granskning av kommunens ledningssystem har ett antal organisationsförändringar ägt rum på olika håll inom organisationen. Exempelvis genomfördes den 1 oktober 2012 en större omorganisation då LOV infördes inom hemtjänsten. Organisationsförändringen ledde till att gränsdragningen mellan beställar- och utförarsidan förstärktes och tydliggjordes. Under intervjuer framkommer att syftet med omorganisationen var att relationen skulle bli mer Sundsvalls kommun 6 av 17

9 affärsmässig och konkurrensneutral inom LOV-systemet. Vidare skapades de sex affärsområdena inom produktionen där varje verksamhet samlades under en affärsområdeschef. Inom LOV-systemet har förändringar skett avseende hur ersättningen till utförare beräknas. Från elektroniskt uppmätt (utförd) tid till biståndsbedömd (planerad) tid. Sundsvalls kommun 7 av 17

10 4. Granskningsresultat I följande avsnitt presenteras resultatet från genomförd granskning. Varje avsnitt inleds med en kortare redogörelse kring de krav som ställs på ett ändamålsenligt kvalitetssystem. Därefter följer väsentliga resultat från granskning och analys av tillgänglig dokumentation i form av genomförd riskanalys, uppföljningar och hantering av synpunkter och klagomål. Här redogörs även för våra iakttagelser från genomförda intervjuer. Respektive avsnitt avslutas med :s bedömning kring de iakttagelser som gjorts Kvalitetssystemets omfattning Ledningssystemet ska användas för att systematisk och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd i ledningssystemet ska den som bedriver socialtjänst planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Uppgifterna som ingår i arbetet ska anges. Ledningssystemet ska vidare anpassas till de olika verksamheterna Genomfört arbete Socialnämnden beslutade att införa ett kvalitetsledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9. Förvaltningen genomförde under år 2012 och 2013 ett omfattande arbete med att ta fram en nulägesbild och en plan för det fortsatta arbetet. En rapport togs fram Redovisning av uppdrag gällande Socialtjänstens kvalitetsarbete ledningssystem, huvudsak eller huvudvärk. I detta arbete identifierades och beskrevs fem nyckelprocesser (individprocessen, marknadsprocessen, strategiprocessen, förebyggandeprocessen, stödprocessen) samt en fristående process rörande samverkan. Skriftliga riktlinjer och rutiner uppgavs finnas på arbetsplatsnivå på samtliga enheter. Även förbättringsområden och förslag till åtgärdsplan inklusive tidsplan redovisades. Under intervjuer framkommer att detta arbete och åtgärder inte resulterat i några konkreta aktiviteter. Det arbete som gjorts under våren 2014 har resulterat i att arbetet inte ska utgå från processerna som beskrivs ovan. Istället ska de fyra områdena ekonomi, arbetsmiljö, säkerhet och kvalitet vara vägledande för utformningen av kvalitetsledningssystemet. Förutom ovan nämnda rapport har ett stort arbete lagts ner inom de olika verksamheterna inom ramen för ledningsarbetet. Bland annat har det inom Stöd och omsorg arbetats fram en gemensam metod och modell för regelbundna uppföljningar, utvärderingar och rapporteringar. Vidare har ett arbete med lean 2 och värdegrundsarbete utförts inom hela förvaltningen. På enhetsnivå inom de olika verksamheterna sker ett arbete med egenkontroller, men en övergripande helhetsbild saknas. 2 Filosofi kring hur resurser hanteras, med syfte att fokusera på aktiviteter som skapar värde för kunden/brukaren. Sundsvalls kommun 8 av 17

11 Under intervjuer uppges att en ambition finns att arbetet med ledningssystemet ska harmonisera med årshjulet och det övergripande arbetet med Mål och resursplan samt internkontrollplanen. Det ska betraktas som en kugge i det övergripande styrningshjulet och en naturlig del i det dagliga arbetet samt vid uppföljningstillfällen Tids- och aktivitetsplan En plan för fortsatt arbete med ledningssystemet har tagits fram av förvaltningen, vilken godkändes av socialnämnden Förvaltningen fick då också i uppgift att återrapportera arbetet med ledningssystemet vid delår- och årsbokslut. I dagsläget sker ett arbete med att kartlägga processer samt riskområden i dessa inom samtliga verksamheter. En delrapportering av detta har skett vid delårsbokslut och en slutgiltig redovisning uppges ska ske för nämnden i december. Ambitionen är att ledningssystemet ska vara färdigt att tas i bruk innan årets slut. Den informerade representanter från strategiska enheten ledningsgruppen om nuläge, behov av prioriteringar samt klargörande av syfte och målsättningar avseende kvalitetsledningssystemet. Bedömning 4.1. kvalitetssystemets omfattning Vår bedömning är att socialnämnden i nuläget saknar ett kvalitetssystem som på ett systematiskt och sammanhållet sätt omfattar de områden som anges i SOSFS 2011:9. Samtidigt bör betonas att flertalet av de delar som ett kvalitetssystem ska omfatta återfinns inom nämndens ansvarsområde. Flera instanser inom organisationen har genomfört kartläggningar och gedigna grundarbeten, vilka har rapporterats uppåt i organisationen. Det som saknas och som enligt vår bedömning utgör en stor utmaning för nämnden är att enas om kvalitetssystemets omfattning. Ledningens intention är att systemet ska utgöra ett tillräckligt signalsystem för att ge såväl nämnd som ledning information och underlag. Detta för att kunna bedöma verksamheternas kvalité och vid eventuella avvikelser kunna vidta nödvändiga åtgärder. Hur detta ska se ut i praktiken är i nuläget oklart Roll och ansvarsfördelning Enligt SOSFS 2011:9 ska den som bedriver socialtjänst identifiera och beskriva processer och aktiviteter, och för aktiviteterna ska nödvändiga rutiner inklusive ansvarsfördelning tas fram. Områden där samverkan behövs ska identifieras, samt på vilket sätt samverkan ska ske. Socialnämndens verksamhet är uppdelad i socialtjänst som utövar myndighetsarbetet samt produktionen som verkställer de biståndsbedömda besluten. Vid organisationsförändringen som följde inrättandet av LOV inom hemtjänsten blev gränsdragningen mellan beställar- och utförarsidan tydligare och två separata ledningsgrupper bildades. Socialförvaltningen har numera en gemensam ledningsgrupp och ytterligare åtgärder har enligt de intervjuade vidtagits för att förbättra samverkan mellan beställare och utförarsidan. Samtidigt upplever flertalet Sundsvalls kommun 9 av 17

12 av de intervjuade att kulturen i vissa delar fortfarande präglas negativt av den tidigare uppdelningen. I ledningsgruppen medverkar samtliga affärsområdeschefer från produktionssidan, samt cheferna inom socialtjänsten (myndighetssidan). Flertalet av de intervjuade lyfter att de ekonomiska utmaningarna som förvaltningen haft och står inför har haft en negativ inverkan på arbetet med upprättandet av ledningssystemet. Strategienheten upplever till exempel att de skulle behöva få sitt arbete förankrat i större utsträckning än vad hitintills har varit fallet. Samtidigt finns en uppfattning bland flera av de intervjuade chefsfunktionerna att just strategienhetens medarbetare fått ett tydligt uppdrag att driva processen framåt och komma med förslag på system och gemensamma mallar med tillhörande tillämpningsanvisningar som sätter ramarna för det fortsatta arbetet. Utöver strategienheten återfinns även avdelningen för kvalité och utveckling. Utifrån de exempel på utvecklingsarbeten som pågår för tillfället upplever flera av de intervjuade att det finns frågetecken i gränsdragningen mellan dessa stödfunktioners respektive inriktning. Slutligen kan konstateras att kommunens två MAS:ar organisatoriskt återfinns inom strategienheten. MAS:arna upplever att de saknar mandat och att förutsättningar till viss del saknas för att fullt ut kunna säkra kvaliteten ur ett hälso- och sjukvårdsperspektiv utifrån det uppdrag och ansvar som åligger MAS:funktionen enligt gällande lagar och allmänna råd 3. I den utsträckning hälso- och sjukvårdsperspektivet beaktas är uppfattningen att det sker ur ett produktionsperspektiv. Att säkra kvaliteten ur ett beställarperspektiv är enligt MAS:arnas bedömning ett fortsatt utvecklingsområde. Bedömning 4.2. roll och ansvarsfördelning Vår bedömning är att roll- och ansvarsfördelningen för införandet av kvalitetsledningssystemet i nuläget är oklar i vissa avseenden och att nämnden behöver vidta åtgårder för att tydliggöra ansvarsfrågan. Vi gör bedömningen att ett tydligare uppdrag och mandat måste ges för att driva utvecklingsarbetet och inom ramen för detta ge direktiv i form av system och gemensamma mallar med tillhörande tillämpningsanvisningar till verksamheterna. Detta för att verksamheterna ska få tillräckliga förutsättningar att arbeta på ett likartat sätt och därigenom även underlätta övergripande ledning och styrning. Resultatet från granskningen visar vidare på en upplevd otydlighet i roll- och ansvarsfördelningen mellan strategienheten och avdelningen för kvalité och utveckling. En otydlighet som riskerar att bidra till att förvaltningens resurser för utvecklingsarbete används på ett felaktigt sätt. Granskningen visar även att nämndens ansvar för hälso- och sjukvård måste utvecklas ytterligare. Här ser vi att kommunens MAS funktion på ett tydligare sätt kan och bör ges utrymme i planering, uppföljning och slutligen tillsyn av berörda verksamheter. Rollfördelningen kring vem som har mandat att fatta beslut kring ledningssystemet upplevs otydlig under intervjuerna. 3 Hälso- och sjukvårdslagen 1982:763, Patientsäkerhetsförordningen 2010:1369, Socialstyrelsens allmänna råd SOSFS 1997:10 Sundsvalls kommun 10 av 17

13 4.3. Styrning, uppföljning och kontroll Enligt SOSFS 2011:9 ska det fortlöpande göras bedömningar huruvida det föreligger risker, en så kallas riskanalys. Även egenkontroller ska genomföras, vilket exempelvis kan innefatta olika jämförelser, målgruppsundersökningar eller granskning av socialdokumentation. Vidare ska klagomål tas emot, utredas och analyseras Uppföljning av kvalitet och verksamhet Angående uppföljning av kvalitetsledningssystemets införande kan inledningsvis nämnas att socialnämnden beslutade att införa ett kvalitetsledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9 ( ). Under 2013 har nämnden vid två tillfällen behandlat ledningssystemet. Dels då beslut togs om att förvaltningen i december samma år skulle komma med ett förslag på en modell för styrning och uppföljning av verksamheterna. Detta arbete redovisades då socialnämnden även godkände planen och gav förvaltningen i uppgift att återrapportera arbetet med ledningssystemet vid delår- och årsbokslut. Vid första delårsrapporten 2014 rapporterar förvaltningen i enlighet med beslutet, vilket även presenterades muntligt på sammanträdet i april. Det som rapporteras gäller den pågående kartläggningen av processer inom samtliga av socialförvaltningens verksamheter, vilken uppges ska vara klar till sommaren Granskningen visar att ett stort kartläggningsarbete har genomförts inom flera affärsområden. Enligt de intervjuade affärsområdescheferna har de inte fått några särskilda direktiv i form av mallar och tillämpningsanvisningar kring hur detta kartläggningsarbete skulle genomföras. Det i sin tur har resulterat i att tillvägagångssätt och efterföljande dokumentation varierat i såväl omfattning som inriktning. Affärsområdescheferna upplever att de lämnat ifrån sig underlag som synliggör såväl de huvudsakliga processerna som identifierade utvecklingsområden. I avvaktan på ytterligare information och direktiv bedrivs det fortsatta kvalitets- och utvecklingsarbetet inom de olika verksamhetsområdena. Samtliga intervjuade framhåller att nämndens negativa ekonomiska resultat under en lång tid i flera avseenden varit styrande och att upplevelsen är att de aktiviteter som prioriterats varit de som kortsiktigt kunnat resultera i effektiviseringar och potentiella besparingar. Därmed är den allmänna uppfattningen bland de intervjuade att arbetet med kvalitetsfrågor och verksamhetens långsiktiga planering blivit nedprioriterat. Samtidigt har ett arbete genomförts under våren 2014 vilket resulterat i att kommunens fyra områden ekonomi, arbetsmiljö, säkerhet och kvalitet ska vara vägledande för utformningen av kvalitetsledningssystemet. Förhoppningen är att arbetet med kvalitetsledningssystemet på ett naturligt sätt ska harmonisera med de processer och arbetssätt kring ledning, styrning och kontroll som kommunen har i stort. Sundsvalls kommun 11 av 17

14 Som en del i ett övergripande kvalitetsarbete kan även nämnas att hela Sundsvalls kommun deltar i SKL:s projekt Kommunens kvalitet i korthet. Projektet innebär att ett 40-tal indikatorer följs och rapporteras till kommunfullmäktige. I sammanhanget bör även nämnas att ett kontinuerligt arbete pågår med revidering och utveckling av internkontroll inom kommunen. Detta är enligt de intervjuade att betrakta som en integrerad del i det övergripande arbetet med kvalitetsledningssystemet. Internkontrollplanen följdes bland annat upp i december 2013 och på nämndssammanträdet i januari ( ) togs beslut om årets punkter för granskning. Bedömning 4.3. styrning, uppföljning och kontroll Vi gör bedömningen att en systematisk uppföljning till stor del saknas. Vi saknar även riskanalyser som beskriver vilka kvalitetsrisker som finns inom olika områden. Vår bedömning är att detta arbete med fördel kan integreras/samordnas med det arbete som redan bedrivs rörande internkontroll. Det finns ett behov av att definiera när och hur en systematisk uppföljning ska ske samt koppla analysen av dessa till årshjulet. Vi ser ett även att behov av att skapa en tydligare struktur för direktiv och uppföljning på respektive nivå inom verksamheten för implementering av kvalitetsledningssystemet. Det bör således framgå vad, hur och varför vissa saker ska genomföras, dvs. en koppling till det övergripande syftet med kvalitetsledningssystemet. Enlig vår bedömning riskerar avsaknaden av återkoppling och information att arbetet med utveckling och implementering av kvalitetsledningssystemet försvåras ytterligare. Vidare ser vi en risk i att det kvalitets- och utvecklingsarbete som nu bedrivs inom flera delar av organisationen i slutändan inte kommer att passa in i det övergripande kvalitetsledningssystemets utformning. Sundsvalls kommun 12 av 17

15 Fredrik Markstedt Projektledare Per-Åke Brunström Uppdragsledare Sundsvalls kommun 13 av 17

16 Bilagor Bilaga 1 Granskade dokument Följande dokument har granskats: Socialnämndens protokoll för perioden augusti 2013 till och med maj 2014 Socialnämndens beslut om att införa ett ledningssystem SN Tjänsteskrivelse Införande av ledningssystem Tjänsteskrivelse Införande av ledningssystem Redovisning av uppdrag gällande Socialtjänstens kvalitetsarbete: Ledningssystem huvudvärk eller huvudsak? Presentationsunderlag till ledningsgrupp Metodmall för processkartläggning Presentationsmaterial Ledningssystem för Socialförvaltningen Mål och resursplan för 2014 med plan för Socialnämndens delårsrapport jan-april 2014 Delrapportering internkontrollplan Kvalitetsteamets uppdrag och beskrivning Kvalitetsteamets syfte och arbetsuppgifter Projektplan uppföljningsprojekt handläggningsenheten 2011 Slutrapport uppföljningsprojekt Modell över handläggningsprocessen Processbeskrivning: varför behöver socialtjänsten ett kvalitetsledningssystem Check-Plan-Do Skönsmons hemtjänst, Sundsvalls kommun 14 av 17

17 Bilaga 2 Lagstiftning Socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen Kommunernas ansvar för service och omsorg regleras i socialtjänstlagen (SoL) och ansvaret för hälso- och sjukvård i hälso- och sjukvårdslagen (HSL). SoL är en ramlag som anger riktningen för bland annat äldreomsorgen och funktionshindrade. Enligt 5 kap. 4 SoL ska socialtjänsten verka för att äldre får möjlighet att leva och bo under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Vidare skall socialnämnden verka för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och att leva som andra. Nämnden skall medverka till att den enskilde får en meningsfull sysselsättning och får bo på ett sätt som är anpassat efter hans eller hennes behov av särskilt stöd. En av de viktigaste principerna i SoL är att verksamheten ska präglas av en helhetssyn på individen och dennes behov där sociala, fysiska, medicinska, psykiska och existentiella behov ska beaktas. Vidare anger SoL att all verksamhet skall vara av god kvalitet där det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras (SoL kap 3 3). Detta ställer krav på att kommunerna ska ha ett kvalitetssystem för all verksamhet inom socialtjänsten. Varje kommun ska enligt 18 HSL erbjuda en god hälso- och sjukvård åt de som bor i en sådan boendeform eller bostad som avses i 20, 2 st. och 21, 3:e SoL. Ansvaret avser hälso- och sjukvård i särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor med behov av särskilt stöd, bland annat ålderdomshem, servicehus, gruppboende och sjukhem. Ansvaret omfattar även hälso- och sjukvård i bostäder med särskild service för funktionshindrade i alla åldrar som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring. Kommunen skall även erbjuda god hälso- och sjukvård åt dem som vistas i daglig verksamhet som omfattas av 10 SoL samt erbjuda habilitering, rehabilitering och hjälpmedel för funktionshindrade i samband med sådan hälsooch sjukvård som omfattas av kommunens vårdansvar. Enligt 28 HSL skall ledningen av hälso- och sjukvård vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främja kostnadseffektivitet. Enligt 31 HSL ska kvaliteten i verksamheten inom hälso- och sjukvård systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Socialstyrelsen beslutade under år 2011 om nya, gemensamma föreskrifter och allmänna råd (2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Dessa trädde i kraft den 1 januari 2012 och är tillämpliga inom hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst samt inom verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Därmed upphävdes de tidigare föreskrifterna SOSFS Sundsvalls kommun 15 av 17

18 2005:12 om kvalitetssystem för HSL-insatser samt SOSFS 2006:11 om kvalitetssystem enligt SoL, LVU, LVM och SoL. Föreskrifter är tvingande medan allmänna råd är rekommendationer. De nya föreskrifterna och allmänna råden fokuserar på hur ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas och anger att det är vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS som ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. En viktig förändring som tillkommit i SOSFS 2011:9 är att en definition av kvalitet har införts. Den som bedriver verksamhet skall säkerställa att verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter inom hälso- och sjukvård, socialtjänst och LSS samt beslut som meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Ovanstående definition av kvalitet är grunden för hur ledningssystemet ska vara uppbyggt och hur det ska användas. Detta ställer krav på att den som bedriver verksamheten har kunskap om de för verksamheten relevanta kraven och målen i lagarna och andra föreskrifter. Den som bedriver verksamhet kan välja att ställa ytterligare krav på verksamheten genom att sätta egna mål eller följa krav i olika standarder. Det är möjligt förutsatt att sådana krav eller mål inte står i strid med gällande författningar. Vidare ställer föreskrifterna och allmänna råden bl.a. krav på att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS systematiskt och fortlöpande utvecklar och säkrar kvaliteten i verksamheten. I detta arbete måste ansvarig för kvalitetsledningssystemet klargöra vilken verksamhet som bedrivs samt göra en kartläggning av vilka mål som gäller för respektive verksamhet. Vidare ska den som bedriver verksamhet bedöma vilka processer och rutiner som verksamheten behöver fastställa för att uppfylla dessa krav och mål. Därefter ska den som bedriver verksamhet se till att arbetet bedrivs utifrån fastställda processer och rutiner. Patientsäkerhetslagen Hög patientsäkerhet är ett grundläggande krav och en kvalitetsfråga för att skapa en trygg och säker vård och omsorg. En brukare som får stöd av socialtjänsten ska känna sig trygg och säker. En medarbetare ska kunna utföra sitt arbete med rätt förutsättningar och metoder så att en säker vård och omsorg kan ges. Patientsäkerhetslagen, som trädde i kraft 1 januari 2011, ställer krav på att vårdgivaren årligen ska upprätta en patientsäkerhetsberättelse Nationell värdegrund Den 1 januari 2011 trädde två nya bestämmelser i socialtjänstlagen (2001:453), i kraft. I 5 kap. 4 SoL infördes en bestämmelse om en nationell värdegrund för äldreomsorgen och i 5 kap. 5 SoL infördes en bestämmelse som tydliggör den äldre personens ökade möjligheter till inflytande vid genomförandet av insatserna. Bestämmelserna innebär i korthet att socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att den äldre får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Med detta avses Sundsvalls kommun 16 av 17

19 bland annat att äldreomsorgen bör värna och respektera var och ens rätt till privatliv och kroppslig integritet, självbestämmande, delaktighet och individanpassning. Verksamheten bör bidra till att den enskilde känner trygghet och meningsfullhet. Insatserna inom äldreomsorgen ska vara av god kvalitet och den äldre personen ska få ett gott bemötande. Sundsvalls kommun 17 av 17