Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Nämndens för funktionshindrade upphandling av nio gruppbostäder enligt LSS Förfrågningsunderlaget avser: Plåtslagargatan 1 A, sex lägenheter Forntidsgatan 2, sex lägenheter nyproducerad Utmarksgatan, fem lägenheter Hundaregatan, sex lägenheter Triangelnätsvägen, sex lägenheter Lavegatan, sex lägenheter Skälbygatan 169, fem lägenheter Skälbygatan 173, fem lägenheter Lillhamra nyproduktion, sex lägenheter

2 Dnr:2012/231-NF-061 Innehåll 1. INLEDNING Ordförklaringar/förtydligande 3 2. HUVUDMANNASKAP Syfte med upphandlingen Upphandlingens praktiska förutsättningar Upphandlingens omfattning och målgrupp Sammanfattande beskrivning av uppdraget 8 3. EKONOMI 9 4. KRAV PÅ ANBUDETS UTFORMNING Rättelse, avbrytande, tilldelning och kontrakt KVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE KRAV PÅ UPPDRAGET Hälso- och sjukvård Särskilda områden att beskriva METOD VID VÄRDERING AV ANBUD ALLMÄNNA AVTALSVILLKOR Parter Avtalets omfattning Avtalstid och avtalets giltighet Leveranstid Ekonomiska villkor Lagar, förordningar och styrande dokument Hållbar utveckling Nämndens för funktionshindrade kvalité och uppföljning Övrigt UTVÄXLING AV AVTAL 29 2

3 Bilagor Objektbilagorna innehåller beskrivning av gruppbostaden-, inventarieförteckning-, nuvarande täthetsschema-och personalförteckning från nuvarande utförare sommaren 2012 samt ritningar på gruppbostaden. Objekt 1 Plåtslagargatan Objekt 2 Forntidsgatan Objekt 3 Utmarksgatan Objekt 4 Hundaregatan Objekt 5 Triangelnätsvägen Objekt 6 Lavegatan Objekt 7 Skälbygatan 169 Objekt 8 Skälbygatan 173 Objekt 9 Lillhamra, kompletteras i EU-supply under anbudstiden Referensblankett Ekonomi budblankett Webbhänvisningar: samt FN s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning Evidensbaserad praktik Vård- och omsorgsassistenters kvalifikationer Kvalitetsledning Bostad med särskild service och daglig verksamhet Rätt kompetens hos personal i verksamheter för personer med funktionsnedsättning Nämndens för funktionshindrade mål och indikatorer ingsplaner/nämnden%20för%20funktionshindrades%20mål%20och%20indikatorer% pdf Riktlinjer för kost ition%20bilaga%202%20kosttillägg% pdf Riktlinjer för hälso- och sjukvård TLINJER%20FÖR%20HÄLSO%20OCH%20SJUKVÅRD% pdf Anmälan om verksamhetschef deringtype 1

4 Lex Sarah Rutin och ansvarsfördelning %20Rutin%20och%20ansvarsfördelning,%20komplettering.%20Antagen%20av%20de%20s ociala%20nämnderna%20februari% pdf Västerås stads strategiska plan 0Västerås%20stad% pdf Handikappolitiskt program kappolitiskt%20svenska.pdf Program för delaktighet och jämlikhet pdf Folkhälsoprogrammet ogrammet%20västerås%20stad.pdf Integrationsprogrammet %20program%20svensk.pdf Miljöprogram am%20met%20västerås%20stad.pdf 2

5 1. Inledning Västerås stad har drygt anställda och är organiserad i en beställar- och utförarmodell. I Västerås stad finns 16 nämnder, där flertalet har egen förvaltning och tjänstemän. Västerås stad är sedan 2010 finskt förvaltningsområde. Nämndens för funktionshindrade ansvarsområde inbegriper särskilda boendeformer, dagliga verksamheter, sysselsättning, personlig assistans, korttidsverksamhet, boendestöd och hemtjänst för individer under 65 år. Kvarboendeprincipen tillämpas för personer över 65 år i de särskilda bostäderna. Nämnden har sedan mitten av 1990 talet konkurrensutsatt LSS gruppbostäder och på senare år bostäder för personer med psykiska funktionsnedsättningar. Lagen om valfrihet gäller för daglig verksamhet, ledsagarservice, avlösarservice och hemtjänst inklusive boendestöd för personer under 65 år. Nämnden för funktionshindrade har avtal med både kommunala och icke kommunala utförare. Västerås har drygt invånare och är beläget vid Mälaren i Västmanlands län. Staden har under decennier präglats som industristad, men har med tiden alltmer utvecklats till en teknikstad och erbjuder arbetstillfällen inom såväl industri som tjänstesektorn. Några stora arbetsgivare är idag Västerås stad, ABB och Bombardier Transportation. Det finns goda kommunikations-möjligheter med närliggande städerna Stockholm, Uppsala, Eskilstuna och Örebro. 1.2 Ordförklaringar/förtydligande Nämnden för funktionshindrade benämns synonymt med nämnd eller beställare. Anbudsgivare benämns synonymt med anbudsgivare och utförare. Kombinatorisk anbudsgivning: Anbudgivaren har möjlighet att kombinera paketpris med de olika gruppbostäderna (objekten). Anbudsgivaren måste dock även lämna pris och beskrivning av frågeområden på varje enskild gruppbostad som anbudsgivaren avser att lämna anbud på. EBP: Evidensbaserad praktik innebär att beslut om insatser ska utformas utifrån en förståelse och en sammanvägning av brukarens erfarenheter och förväntningar, den professionelles expertis, den för tillfället bästa vetenskapliga kunskapen om insatsers effekt samt den lokala situationen och aktuella omständigheter. AKK: Alternativ kommunikation kan vara teckenspråk, teckenkommunikation, lättläst svenska, kognitivt anpassat med fotografier, bilder, pictogram etc. Personlig lämplighet: Lyhörd, engagerad, ansvarsfull, pålitlig, bra kommunikationsförmåga, söker kompetenshöjning och samverkan samt har reflektionsförmåga över sin egen yrkesroll och maktposition. Adekvat kompetens/utbildning: Gällande arbetsteamet innebär det kunskap om målgruppen, grundläggande social-, medicinsk- och pedagogisk kompetens samt kunskaper 3

6 om AKK. Personal kan utföra delegerade och ordinerade insatser. Nämnden ser gärna att teamet har olika utbildningsnivåer och erfarenheter för att få ett tvärvetenskapligt synsätt. Akademisk utbildning inom teamet efterfrågas. Se socialstyrelsens vägledning för arbetsgivare Rätt kompetens hos personal i verksamheter för personer med funktionsnedsättning. Adekvat bemanning: Morgon, kväll och helg om de enskilda är i bostaden alternativt utför kultur och fritidsaktiviteter bör rimligen minst två personal vara i tjänst. Övrig tid bör minst en personal vara i tjänst alternativt jourtjänst om bostaden är tom eller de enskilda sover. Tillgänglig arbetsledning dygnet runt. Ansvarig chef: Den chef som har verksamhets, budget och personalansvar. Ansvarig chef ska ha social, rehabiliterings, medicinsk och/eller specialpedagogisk högskoleutbildning. Neutrala arbetskläder: Innebär att kläderna ska vara vardagliga och passande i en hemmamiljö, inte utelämna de enskilda till att se hjälpberoende ut. Detta är särskilt viktigt vid utevistelser där den enskilde inte ska behöva förknippas med något företag eller att det är personal som är medföljande. Kultur och fritid: Aktiviter utöver bostadsvård, personvård eller inköp. Uppdraget att ledsaga, ge stöd, service och vägledning till kultur och fritidsaktiviteter ligger inom verksamhetens ansvarsområde. Nämndens krav är att varje enskild i snitt ska kunna erbjudas och ha tillgång till egen tid med personal för att utföra aktiviteter minst två gånger per vecka. Samverkan: Personal inom en gruppbostad ska ha hög kompetens och personlig lämplighet och förväntas ha förmågan att utifrån en helhetssyn samverka och ha kunskapsutbyte med andra viktiga aktörer runt den enskilde. Godman, anhöriga/vänner, intresseorganisationer, daglig verksamhet, skolor, landstinget (framförallt habilitering och/eller psykiatrin), kultur och fritidsaktörer i samhället med flera är exempel på andra viktiga aktörer. MAS: Medicinsk ansvarig sjuksköterska ska finnas anställd hos anbudsgivaren. Denne har tillsynsansvar för Hälso- och sjukvårdsinsatser Kvarboendeprincipen: Innebär att en person ska kunna bo kvar i anvisad lägenhet till livets slut om det inte finns särskilda skäl för flyttning. 2. Huvudmannaskap Västerås stad, Nämnd för funktionshindrade, är huvudman för verksamheten. Nämnden för funktionshindrade ansvarar för stadens olika former av stöd- och service samt omvårdnad och vägledning för personer med funktionsnedsättningar. Sociala nämndernas stab bistår nämnden för funktionshindrade, i vilken myndighetsutövningen för målgruppen ingår. 2.1 Syfte med upphandlingen 4

7 Nämndens för funktionshindrade strävan är att i än högre utsträckning möjliggöra att kvaliteten får genomslagskraft vid upphandlingar, samt att dessa ska leda till en för staden god och långsiktig hållbar totalekonomi. 2.2 Upphandlingens praktiska förutsättningar Distribution av förfrågningsunderlaget görs enbart elektroniskt av eu-supply, via länken Anbud ska vara skriftligt och sändas till beställaren endast via eu-supply, se ovan länk. Till anbudet ska efterfrågade bilagor finnas. Anbud och bilagor ska bifogas i filformat.pdf eller.tif Anbudet ska vara skriftligt och författat på svenska. Enstaka, för branschen, vedertagna fackuttryck får användas, om de är på ett annat språk än svenska. Vid avvikelse från svenska språket, ska det vedertagna språket användas. Beställaren förbehåller sig rätten att via anbudsgivaren och på dennes bekostnad, begära in översättning om som så bedöms nödvändigt för korrekt förståelse av anbudet. Frågor besvaras samt all övrig kommunikation sker endast via eu-supply, se ovan länk. Innan anbudets inlämnande förväntas anbudsgivaren ha kunskap om de lokala förutsättningarna. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud 6 månader efter sista anbudsdag. Om upphandlingen/tilldelningsbeslut blir föremål för en överprövning enligt 16 kap. LOU och nämnda tid överskrids, är anbudsgivaren bunden vid sitt anbud tills dess att överprövningsprocessen är avslutad och kontrakt har tecknats mellan anbudsgivaren och nämnden. Anbudet kan komma att antas utan föregående förhandling. Kommunens egenregi kan lämna anbud och ges samma villkor som övriga anbudsgivare. Vinner egenregin, kan upphandlingen formellt komma att avbrytas för överenskommelse med denna. Nämnden vill ha minst tre olika anbudsvinnare, se punkt 7. Upplysningar Frågor ska vara skriftliga via eu-supply dokument Frågor om upphandlingen ska ställas via eu-supply och svar ges enbart via eu-supply. Endast skriftliga svar är bindande för beställaren. Svaren delges samtliga registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Upphandlingens tidplan Förfrågningsunderlaget annonseras via eu-supply. Visning av lokalerna: Anbudsgivaren kontaktar direkt nuvarande utförare och överenskommer om dag och tid för visning mellan den 12 november-25 november 2012: Maud Falk, personalchef på Indies Omsorg AB, Tel

8 Annette Lundblom, verksamhetschef på Attendo LSS AB, Tel Mob Utbildningstillfälle för kombinatorisk anbudsgivning sker kl på Stadshuset i Västerås Sista dag för anbudsgivare att ställa frågor: Sista dag för inlämning av anbud: Anbudsöppning: Anbudsgenomgång: Från 19 dec feb 2013 Eventuella anbudsförtydliganden och förhandlingar: Preliminär tidpunkt för tilldelningsbeslut: feb 2013 Preliminärt datum för avtalsskrivning: Från elfte dagen efter tilldelningsbeslut. 2.3 Upphandlingens omfattning och målgrupp Nedan beskrivs hur målgruppen ser ut under sommaren Målgruppen kan förändras över tid och ska tas med i beaktande vid inlämning av anbud. Plåtslagargatan; sex personer med lindrig till måttlig utvecklingsstörning samt neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Samtliga har behov av psykosocialt stöd och service. Bjurhovda, Forntidsgatan; sex personer med måttlig till grav utvecklingsstörning. Tilläggshandikapp i form av mer eller mindre grava rörelsehinder och stora omvårdnadsbehov, alternativ kommunikation. Våren 2013 kommer den nyproducerade gruppbostaden vara inflyttningsbar. De boende har tidigare bott i en icke fullvärdig gruppbostad och har stor önskan om att fortsätta med gemensamma aktiviteter och måltider. Utmarksgatan; fem personer med måttlig till grav utvecklingsstörning. Olika tilläggshandikapp; epilepsi, alternativ kommunikation, stora omvårdnadsbehov. Hundaregatan; sex personer med utvecklingsstörning i kombination med psykiatrisk tilläggsproblematik Triangelsnätsvägen; sex personer med måttlig till grav autism med stora omvårdnadsbehov Lavegatan; sex personer med lindrig till måttlig utvecklingsstörning, fysiska funktionsnedsättningar. Skälbygatan 169; fem personer med lindrig till måttlig utvecklingsstörning. Medicinska och fysiska omvårdnadsbehov. Skälbygatan 173; fem personer med måttlig utvecklingsstörning, fysisk och psykisk tilläggsproblematik. Demenstillstånd. Stora omvårdnadsbehov. Lillhamra nyproduktion; sex personer med utvecklingsstörning/autism och tilläggsproblematik ex. kommunikation, rörelsehinder och/eller psykosocial problematik. Gemensamt för alla gruppbostäder är att upphandlingen avser driften och inkluderar sociala tjänster samt hälso- och sjukvårdande insatser. Ersättning utgår även för eventuell icke belagd plats. Upphandlingsförfarande 6

9 Upphandlingen görs enligt kap. 15 LOU och anbudsutvärderingen görs utifrån att ställda krav på anbudsgivare och uppdrag bedöms vara uppfyllda till det av anbudsgivarens lägsta offererade pris via så kallad kombinatorisk anbudsgivning, se punkt 7 och ekonomibilaga. Avtalstid Gruppbostäderna hanteras i denna upphandling i samma förfrågningsunderlag, frågeområden att beskriva ska ske för varje gruppbostad som anbudsgivaren avser att lägga bud på. Separata avtal kommer att tecknas per gruppbostad. Anbudsgivare lägger således anbud på alla gruppbostäder, några gruppbostäder eller enstaka gruppbostäder. Under avtalstiden kommer en utredning om möjlighet till lagen om valfrigetssystem (LOV) inom särskilda bostäder att ske. Nämnden förbehåller sig rätten att justera avtalstiden vid eventuellt förändrade beslut enligt LOV och/eller LOU. Plåtslagargatan 1 A: med möjlighet till 2 år + 2 år Forntidsgatan 2: med möjlighet till 2 år + 2 år Utmarksgatan: med möjlighet till 2 år + 2 år Hundaregatan: med möjlighet till 2 år + 2 år Triangelnätsvägen: med möjlighet till 2 år + 2 år Lavegatan: med möjlighet till 2 år + 2 år Skälbygatan 169: med möjlighet till 2 år + 2 år Skälbygatan 173: med möjlighet till 2 år + 2 år Lillhamra nyproduktion: med möjlighet till 2 år + 2 år Förutsättning för Lillhamra gruppbostad är att erforderliga politiska beslut är fattade. Oförutsatta hinder kan uppkomma i byggprocessen vilket kan leda till en försening. Om så sker förskjuts hela avtalstiden. För samtliga gruppbostäder gäller att senast 9 månader före avtalstidens utgång, ska nämnden besluta om respektive avtals förlängning eller upphörande och skriftligen meddela utföraren beslutet. Vid respektive tidpunkt för förlängning kan förlängning göras med maximalt två år. Således finns möjlighet för nämnden att förlänga med kortare tid än två år. Önskar utföraren säga upp avtalet, ska detta skriftligen meddelas nämnden senast 9 månader innan avtalstidens utgång. Om skriftlig uppsägning inte har gjorts inom föreskriven tid, gäller för båda parter att avtalet automatiskt förlängs med två år. Har avtalet förlängts och den totala avtalstiden gått ut, upphör avtals giltighet. En ytterligare förlängning av avtalstiderna är inte möjliga. Detta behöver inte föregås av beslut från nämnden. Nämnden förbehåller sig rätten att förlänga avtalstiden med maximalt sex månader om en överprövning görs enligt LOU och föranleder en försening vid kommande upphandling. 7

10 2.4 Sammanfattande beskrivning av uppdraget Specifika krav på uppdraget finns att svara på i eu-supply. Utföraren ska iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Verksamheten ska utövas religiöst och politiskt obundet. Inom de nio olika gruppbostäderna finns olika målgrupper och individer med olika förmågor, behov och förutsättningar. Nämndens för funktionshindrade krav är att verksamheterna kan visa goda resultat gällande upplevt gott bemötande och respekt för sin person. Den enskilde ska ha möjlighet att utöva sina kultur- och fritidsintressen, ha inflytande och känna sig lyssnad på avseende önskemål om insatsens utformning. Samverkan bör ske med såväl lokala som andra viktiga samverkanspartners för den enskilde. Systematiskt kvalitetsarbete och evidensbaserad praktik (EBP) ska bedrivas i verksamheten. Samtliga som bor vid de olika bostäderna med särskild service ska ges stöd, service, omvårdnad och vägledning individuellt och vid önskemål i grupp för att fungera i livet och i kontakten med samhället. Stödet ska ges utifrån var och ens behov och förutsättningar och möjliggöra för den enskilde att ha ett så innehållsrikt liv som möjligt. Det här kan till exempel innebära att den enskilde behöver stöd och vägledning (fysiskt, mentalt och/eller socialt) för att kunna ägna sig åt kultur- och fritidsaktiviteter, motion och olika former av social samvaro. Vi är alla olika och det är utifrån de livsområden som den enskilde tycker är viktiga som planeringen av stöd och hjälp ska göras. Medskapande och inflytande innebär att personalen strävar efter att ha den boendes fokus före att sätta den boende i fokus. De boendes egna upplevelser och önskemål är en kunskapskälla som ska vägas samman med forskningen och den beprövade erfarenheten. Att 100 % av de enskilda ska ha godkänd genomförandeplan och en kontaktman/stödperson är några av nämndens krav. Personalen ska vara professionell, lyhörd och flexibel samt ha en god kännedom om den enskildes behov och önskemål. Detta underlättas av att antalet personal som har kontakt med den enskilde begränsas. När få olika personer jobbar med den enskilde ökar också möjligheterna för den enskilde och personalen att tillsammans bygga upp en förtroendefull relation. Personalen ska inge trygghet, tillit och stabilitet för den enskilde. Kompetensutveckling och handledning ska genomföras efter behov. Personlig lämplighet och professionellt förhållningssätt är nödvändiga ingredienser för att bygga upp en förtroendefull relation och ge adekvat stöd, service och vägledning. Detta för att skapa balans mellan självständighet och den enskildes hälsa. Enligt Karolinska Institutets Folkhälsoakademi har personer med utvecklingsstörning en ökad risk för både fysisk och psykisk ohälsa. Övervikt, fetma och/eller undernäring förekommer i högre utsträckning än för befolkningen generellt, vilket ökar risken för att utveckla kroniska sjukdomar och ohälsa. Personalens förmåga att främja hälsosam mat, motion och återhämtning är av avgörande betydelse för hälsan hos den enskilde. Hälso- och sjukvård ska utgöra en integrerad del i verksamheten. Personalen ska tillämpa ett habiliterande/rehabiliterande och pedagogiskt arbetssätt och vara ett stöd i den enskildes 8

11 vardag. Evidensbaserad praktik ska bedrivas i verksamheterna. En förutsättning för att de boende och/eller deras företrädare/närstående ska kunna ta rollen som medskapare är att det finns kunskap om alternativ kommunikation och lättillgänglig information som är kognitivt anpassad för varje enskilds förmåga att bearbeta och ta in information. Stödet kan innebära allt från mer eller mindre praktiskt stöd i hushållet till socialt och mentalt stöd ute i samhället. Det omfattar även stöd/vägledning i att hantera pengar, inköp och andra ekonomiska ärenden. Den enskilde kan även behöva stöd i kontakten med sina närstående, arbete/skola/sysselsättning. Den enskildes egna möjligheter att klara vardagliga aktiviteter måste alltid tas tillvara och stödjas, både i den egna lägenheten och ute i samhället. 3. Ekonomi Beställaren låter värdera anbudsgivarens ekonomiska situation genom kontroll hos kreditvärderingsföretag. Se även om anbudsgivaren är ett nybildat företag under krav på anbudets utformning. Västerås stad samarbetar med Skatteverket Mälardalen i samband med upphandlingar. Det innebär att Skatteverket lämnar uppgifter till beställande nämnd, dels inför upphandlingen, dels fortlöpande under hela avtalstiden. De uppgifter som kontrolleras är F-skatt, arbetsgivaravgifter, momsregistrering och skuld hos Kronofogdemyndigheten m.m. Anbudsgivaren ska vara fri från förfallna skulder för skatter och sociala avgifter. Kontrollen omfattar även underentreprenörer. Om anbudsgivare bryter eller har brutit mot gällande skatteregler, äger beställande nämnd rätt att välja bort det företaget i samband med upphandlingen. Om det under pågående avtalsperiod uppdagas att företaget bryter mot gällande skatteregler, äger nämnden rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Moms De tjänster som omfattas av denna upphandling är i huvudsak inom kategorin social omsorg och är därför att betrakta som momsbefriade. Det innebär att en anbudsgivare ska ange ett pris som innefattar den ej avlyftbara ingående momsen på momspliktiga varor och tjänster. Kommunens egna utförare omfattas av det särskilda momssystemet för kommuner och landsting som möjliggör avlyft av den ingående momsen. Vid köp av verksamhet från icke kommunal utförare erhåller kommunen ett särskilt momsbidrag som uppgår till 6 %. Detta momsbidrag syftar till konkurrensneutralitet mellan kommunal och icke kommunal utförare i samband med upphandlingar. Skulle egenregin stå som vinnare för ett eller fler objekt så kommer den del av upphandlingen att avbrytas och kommunen väljer att driva dessa verksamheter i egen regi. 9

12 Kostnadstak och justering för momseffekt Om summan av vinnande anbud avseende alla nio gruppbostäder överstiger kr på årsbasis kan upphandlingen komma att avbrytas. För att uppnå att antalet vinnande anbudsgivare blir minst tre kan ytterligare kr komma att accepteras. Innan inkomna anbud ställs mot varandra, respektive bedöms utifrån kostnadstaket, gör beställaren en justering av kommunal anbudsgivares pris genom att dessa multipliceras med 1, Kostnadstäckning Ersättningen avser att täcka samtliga kostnader för uppdraget, exkl. lokalkostnader, dygnet runt årets alla dagar under uppdragstiden. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta neutrala arbetskläder till personalen inkl. ombyte, liksom till vikarier och praktikanter. Utföraren ska anskaffa och bekosta all förekommande skyddsordning till personalen, ex. förkläden och handskar. Prisnivån för alla platser omfattar samtliga insatser dygnet runt, samt inkluderar kostnader för medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och sjuksköterska (SSK). Ersättning utgår för både belagd och icke belagd plats. Anbudsgivaren ska inte debitera den enskilde för något som anbudsgivaren ska tillgodose enligt kontraktet. Anbudsgivaren står för avskrivningskostnader för samtliga inventarier under avtalsperioden. Förändringar i vårdtyngden är inte grund för omförhandling av ersättningarna under pågående avtalstid, vilket innebär att anbudsgivaren måste göra en bedömning om eventuella förändringar av vårdtyngden i prisbilden. Köhantering Samtliga lägenheter inom särskilt boende, fördelas genom stadens bistånds-handläggare och därefter tecknar den enskilde hyreskontrakt med fastighetsägaren. Anbudsgivaren ska till stadens biståndsenhet omgående anmäla ledig plats. Efter att den enskilde muntligen till biståndshandläggaren tackat ja till en lägenhet, skickas hyreskontrakt till den enskilde. Om den enskilde har korttidsplats, ska inflyttning göras från den dagen den enskilde har hyreskontrakt. Om den enskilde bor i ordinärt boende, kan inflytt göras senare, men personen i fråga debiteras hyreskostnad. 4. Krav på anbudets utformning Av ert anbud ska framgå: 1. Beskrivning av ert företags verksamhetsidé värdegrund, mål och vision för aktuellt verksamhetsområde (bostad med särskild service enligt LSS),. 10

13 2. Beskrivning av ert företags ledning och styrning, samt planerad styrning av aktuella objekt. 3. Beskrivning av ert kvalitetsledningssystem med koppling till aktuella författningar. Ange de olika områden ni har i ert kvalitetsledningssystem. 4. Bifoga er mall för genomförandeplan 5. Beskrivningar utifrån Särskilda områden att beskriva se vidare i detta förfrågningsunderlag. Det krävs konkreta exempel för samtliga gruppbostäder som ni avser lämna bud på. Maximalt en A4 sida får användas till att beskriva respektive frågeområde. Det är inte tillåtet att besvara fler frågeställningar på samma sida. 6. Ifylld bilaga Referens (om det är aktuellt för anbudsgivaren). Se vidare under rubrik Referenser. 7. Ifylld bilaga Ekonomi 8. Anbud och bilagor ska sändas via eu-supply och i filformat.pdf eller.tif Nybildade företag ska dessutom bifoga nedan handlingar i anbudet: 1. Affärsplan inklusive budget 2. Uppgift om verkställande direktör eller motsvarande 3. Uppgift om styrelseledamöter 4. Registreringsbevis 4.1 Rättelse, avbrytande, tilldelning och kontrakt För att anbudsgivare ska ges möjlighet till rättelse, måste de formella kraven vara korrekta. Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Beställaren kan medge att anbudet förtydligas och kompletteras, om det kan göras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsförtydliganden kan aktualiseras om beställaren bedömer att inkomna anbud som uppfyller kvalificeringskraven kräver klargöranden med anbudsgivarna. Även enskilda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare kan aktualiseras om beställaren bedömer att så krävs. Anbudsförtydliganden eller förhandlingar görs på sådant sätt att inte någon anbudsgivare särbehandlas. Avbrytande av upphandling 11

14 Upphandlingen kan komma att avbrytas om inget anbud inlämnas som innebär en kostnad som är lika med eller lägre än den ersättningsnivå som nämnden har fastställt. Se Ekonomisk beräkning i anbud. Upphandlingen kan också komma att avbrytas om beställaren anser att buden är för låga för att rimligen ha förutsättning att driva verksamheterna. Upphandlingen kan även komma att avbrytas om inget inlämnat anbud uppfyller kvalificeringskraven och kraven på uppdraget. Tilldelningsbeslut När beställaren har beslutat om vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen, upphör den absoluta sekretessen. Ett tilldelningsmeddelande om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontrakt och skälen till det, skickas elektroniskt via eu-supply. Därför ska anbudsgivaren uppge sin e-post adress som kontaktväg i eu-supply. Meddelande ges även till de som begär att få del av vilken anbudsgivare som har tilldelats uppdraget. Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut elektroniskt måste den upphandlande myndigheten vänta 10 dagar innan kontrakt får tecknas. Under denna tid gäller en s.k. avtalsspärr. Om en anbudsgivare begär överprövning prövas ärendet av förvaltningsrätten. Efter att förvaltningsrätten har avgjort målet gäller en avtalsspärr om 10 dagar från domen (om domen inte innebär något annat). Samma sak, dvs. en avtalsspärr om 10 dagar, gäller om kammarrätten upphävt ett interimistiskt beslut av innebörden att den upphandlande myndigheten inte får ingå eller fullgöra ett avtal innan något annat bestämts. Upprättande av avtal Upphandlingsavtal upprättas av nämnden för funktionshindrade och undertecknas av beställaren och anbudsgivaren. Avtal kan inte tecknas förrän tilldelningsbeslut eller dom vinner laga kraft. Senast vid avtalsskrivning ska tillstånd från socialstyrelsen uppvisas. Motiv för förkastande av anbud Beställaren kräver att anbuden motsvarar efterfrågade uppgifter och redovisning av kravuppfyllelse. Anbud kan komma att förkastas om lämnade uppgifter är ofullständiga eller oriktiga. Om sådana förhållanden föreligger som framgår av 15 kap. 13 LOU och 10 kap. 1 LOU kommer aktuellt anbud att förkastas. Om beställaren begär upplysningar och anbudsgivaren underlåter att lämna sådana upplysningar eller lämnat felaktiga uppgifter, kan den få sitt anbud förkastat. Anbud får förtydligas om det inte innebär risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 5. Kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivaren ska uppfylla kvalifikationskraven i denna upphandling. Anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen, om denne inte uppfyller samtliga ska-krav gällande kvalificering av anbudsgivare. 12

15 Ställda frågor ska i Eu-supply besvaras och ge upplysningar om bl.a. anbudsgivarens juridiska, ekonomiska och tekniska förmåga. Referenser Beställaren använder referenser i kvalificeringsfasen, syftande till att fastställa att en anbudsgivare har tillräcklig förmåga och kapacitet att genomföra uppdraget. Alla referenser dokumenteras. För redan verksamma leverantörer inom staden och nämndens ansvarsområde gäller, avseende referenser, att sådana inte ska uppges. Nämnden gör en bedömning av anbudsgivarens lämplighet, vilken utgår från dennes förmåga att utföra uppdrag inom nämndens ansvarsområde i staden de senaste två åren. Två kriterier utgör grund för bedömningen: resultat av brukarenkäter och resultat av uppföljningar. Om anbudsgivaren under de senaste två åren inte har uppnått nämndens mål och haft fler än tre områden att förbättra och inte visat förmåga att förbättra dessa, bedöms inte anbudsgivaren vara lämplig att fortsätta bedriva liknande verksamheter i staden. För icke verksamma leverantörer inom nämndens ansvarsområde i Västerås stad, eller de som inte har varit det de senaste två åren, ska anbudsgivaren lämna tre referenser. Se bilaga 2, avsnitt B. Det krävs att samtliga frågor inom avsnittet är besvarade ja för anbudsgivarens vidare kvalificering. För nybildade företag gäller att referenter ska lämnas avseende företrädarna (de fysiska personerna) för företaget. Referenserna kan då bygga på tidigare erfarenheter av ledarförmågan hos företagets företrädare, från den tid personerna varit verksamma i andra motsvarande verksamheter som denna upphandling avser. Se bilaga 2, avsnitt A. Det krävs att samtliga frågor inom avsnittet är besvarade ja för anbudsgivarens vidare kvalificering. 6. Krav på uppdraget Samtliga krav på uppdraget ska besvaras i eu-supply. Anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen, om denne inte uppfyller samtliga ska-krav Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvård ska utgöra en integrerad del i verksamheten och vara ett stöd för patienten. Utföraren ska följa de lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd som gäller för hälso- och sjukvården, samt Västerås stads riktlinjer för hälso- och sjukvård liksom riktlinjer för kost. Alla patienter ska omgående bedömas av sitt hälso- och sjukvårdsbehov, samordning av insatser ska ske och omvårdnadsplan ska upprättas och följas. Utföraren ska ansvara för att det finns ett aktuellt ledningssystem för verksamheten enligt socialstyrelsens författning, för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. 13

16 Enligt Patientsäkerhetslagen, ska utföraren tillse att patienten får individuellt anpassad information om sitt hälsotillstånd, de metoder för undersökning och behandling som finns, möjligheterna att välja vårdgivare och utförare inom den offentligt finansierade hälso- och sjukvården samt om vårdgarantin. Patienten ska få sådan information att denne är delaktig i patientsäkerhetsarbetet. Utföraren, tillsammans med utsedd MAS ska se till att kraven på patientsäkerhet följs, samt att patientsäkerhetsberättelse för respektive enhet upprättas årligen, senast den första mars. Hälso- och sjukvård ska årligen följas upp genom egenkontroll av hälso- och sjukvårdsjournalerna. Utföraren ska låta beställaren få del av resultaten Särskilda områden att beskriva Väsentligt är att varje område ges en sådan beskrivning att det klart framgår hur just ni som anbudsgivare kommer att arbeta. En fråga som besvaras genom att beskrivningen mer har karaktär av att definiera frågeområdet och/eller inte konkret beskriver genomförandet, gör att ert anbud inte går vidare till den slutliga värderingen.! För att besvarad fråga ska bedömas godkänd, krävs att samtliga fråge- områden är konkret beskrivna med konkreta exempel. Svaret på respektive fråga ska max rymma en A4 sida, teckensnitt 12. Endast en fråga ska besvaras per sida. Frågeområden: 1. Kompetens och bemanning: Beskriv och exemplifiera hur ni planerar kompetensutveckling av olika kompetenser, bakomliggande skäl och den rimliga grundbemanningen utifrån målgrupperna? Beakta nedan punkter: Rimlig grundbemanning för de aktuella bostäderna. Bedömd bemanning i åa inklusive nattpersonal. Kompetensernas betydelse för god balans mellan självbestämmande och den enskildes hälsa. Hur ni avser att säkerställa personlig lämplighet och adekvat kompetens i arbetsteamet. Beskriv och ge exempel på hur ni attraherar medarbetare för bästa kvalitet och resultat ex. Delaktighet och inflytande genom önskad tjänstgöringsgrad. 2. Kultur och fritid: Beskriv och ge exempel på hur ni avser att tillgodose ert kultur och fritids uppdrag. Beskriv och exemplifiera hur ni planerar stödet för kultur, hälsa och fritid med tänkt bemanning. 14

17 3. Samverkan: Beskriv hur samverkan kan bidra till att den enskildes behov av stöd och hjälp tillgodoses på den enskildes villkor Med vem eller vilka avser ni att samverka. 4. Ge exempel på och konkretisera en morgoninsats från att personalen är vid den enskildes ytterdörr till att den enskilde är på väg till daglig verksamhet eller annan sysselsättning. 5. Ge exempel på och konkretisera hur ni avser att arbeta för att säkerställa att den enskildes kunskaper och önskemål tas tillvara 7. Metod vid värdering av anbud Steg 1. Kvalificeringskrav på anbudsgivare och uppdrag Alla ska-krav på anbudsgivare och uppdrag måste uppnås. För att anbudsgivaren ska gå vidare till den slutliga värderingen krävs att samtliga frågeområden att beskriva och exemplifiera ska vara godkända. Om beställaren bedömer att inkomna anbud inte motsvarar förfrågningsunderlagets krav kan upphandlingen komma att avbrytas. Steg 2. Ekonomisk utvärdering Om offererat pris överstiger beställarens angivna maximala prisnivå, kan upphandlingen komma att avbrytas. I denna upphandling ges leverantör möjlighet att, förutom enkla anbud på de olika objekten, också lämna s.k. kombinatoriska anbud. En leverantör kan i upphandlingen lämna fyra typer av anbud: i) Enkelt anbud på olika objekt ii) Paketbud på kombinationer av objekt iii) Anbud med angivande av maximalt antal objekt som kan antas iv) Anbud med angivande av minsta antal objekt som kan antas i) Enkel anbud Med ett enkelt anbud avses ett anbud på ett valfritt enskilt objekt. Leverantör är fri att lämna valfritt antal enkla anbud. 15

18 ii) Paketbud Ett paketbud innebär att leverantören lämnar anbud på en kombination av objekt, där de lämnade priserna på objekten i kombinationen endast gäller om leverantören tilldelas samtliga objekt som kombinationen avser. På de objekt som ingår i ett eller flera paketbud måste leverantören också lämna ett enkelt anbud enligt i). En anbudsgivare får maximalt lämna anbud på 20 paket (kombinationer) av objekt. iii) Anbud med angivande av maximalt antal objekt som kan antas En leverantör har möjlighet att ange en maxgräns för hur många objekt som högst kan antas i händelse av att leverantören skulle ha lämnat lägsta pris på fler objekt än denne har kapacitet att fullgöra. En leverantör kan således bjuda på fler objekt än denne har kapacitet att fullgöra, genom att ange hur många objekt som han totalt är beredd att teckna kontrakt på. iv) Anbud med angivande av minsta antal objekt som kan antas En leverantör har möjlighet att ange att denne önskar bli tilldelad ett minsta antal objekt för att dennes enkla anbud skall gälla. En leverantör kan med ett sådant villkor sålunda tillförsäkra sig att denne ej vinner för få objekt i upphandlingen. Det maximala antalet objekt som kan anges som minimigräns för att de enkla anbuden skall gälla är två objekt. Utgångspunkt vid utvärdering av anbuden Anbuden kommer att utvärderas i ett alternativt två scenarier Scenario 1 Utvärderingen sker efter principen att upphandlingens totala kontraktssumma skall minimeras. Detta innebär att staden inte kommer att utvärdera anbuden på var och ett av de nio objekten utan tilldelar objekt till leverantörer på ett sådant sätt att stadens totala kontraktssumma för samtliga objekt i upphandlingen minimeras. Scenario 2 Skulle utvärderingen i Scenario 1 visa att antalet vinnande leverantörer är färre än tre, så görs en ny utvärdering av anbuden. Utgångspunkt för utvärderingen är fortfarande att stadens totala kontraktssumma för samtliga objekt skall minimeras i enlighet med Scenario 1 men under bivillkoret att antalet vinnande leverantörer skall vara minst tre. Jämförelse av de båda scenarierna Om den vinnande kontraktssumman under Scenario 2 överstiger den vinnande kontraktssumman under Scenario 1 med mer än , så kommer anbudsgivare att tilldelas objekt i enlighet med utvärderingen i Scenario 1. I annat fall tilldelas anbudsgivare objekt i enlighet med utvärderingen i Scenario 2. 16

19 8. Allmänna avtalsvillkor 8.1 Parter Mellan Västerås kommun, Nämnden för funktionshindrade, och (namn på företaget), nedan kallad utföraren har följande avtal träffats: 8.2 Avtalets omfattning gruppbostad Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1) skriftliga ändringar och tillägg till avtal, 2) avtal 3) anbud 4) eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 5) förfrågningsunderlag med bilagor 8.3 Avtalstid och avtalets giltighet Avtalstiden är fyra år med möjlighet till två års förlängning och ytterligare två års förlängning xx-xx xx-xx + möjligen 2 år + möjligen 2 år. Vid avtalsstart gäller att kraven på utföraren och uppdraget samt utlovad kvalité ska kunna uppfyllas. Godkänd verksamhetschef och tillstånd från socialstyrelsen ska vara klart vid avtalsstart. Senast 9 månader före avtalstidens utgång, ska nämnden besluta om respektive avtals förlängning eller upphörande och skriftligen meddela utföraren beslutet. Vid respektive tidpunkt för förlängning kan förlängning göras med maximalt två år. Således finns möjlighet för nämnden att förlänga med kortare tid. Önskar utföraren säga upp avtalet, ska detta skriftligen meddelas nämnden senast 9 månader innan avtalstidens utgång. Om skriftlig uppsägning inte har gjorts inom föreskriven tid, gäller för båda parter att avtalet automatiskt förlängs med ett två år. 8.4 Leveranstid Utföraren har ansvar för- och ges tillgång till..gruppbostad fr.o.m XX-XX Från och med denna dag gäller att kvalitetskrav på såväl utföraren som uppdrag, samt på de i anbudet uppgivna och värderade kvalitéerna levereras. 17

20 8.5 Ekonomiska villkor Ersättningen avser att täcka samtliga kostnader för uppdraget, exkl. lokalkostnader, dygnet runt årets alla dagar under uppdragstiden. Ersättningen omfattar samtliga insatser dygnet runt, samt inkluderar kostnader för medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och sjuksköterska (SSK). Ersättning utgår för både belagd och icke belagd plats. Utföraren ska tillhandahålla och bekosta neutrala arbetskläder till personalen inkl. ombyte, liksom till vikarier och praktikanter. Utföraren ska anskaffa och bekosta alla förekommande skyddskläder till personalen, ex. förkläden och handskar. Gällande betalningsansvar för utskrivningsklar se avsnittet "Ersättningsskyldighet vid betalningsansvar för utskrivningsklar". Utföraren svarar för kostnader vid utryckning som gäller fel- eller falsklarm. Förändringar i vårdtyngden är inte grund för omförhandling av ersättningarna under pågående avtalstid. Inför eventuell förlängning av avtal, om vårdtyngden förändrats markant, finns för båda parter möjlighet till omförhandling. De tjänster som omfattas av denna upphandling är i huvudsak inom kategorin social omsorg och är därför att betrakta som momsbefriade. Moms ska därmed inte läggas på det fakturerade beloppet. Indexjustering En fast ersättning utgår för de första 12 månaderna. Därefter justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Första gången indexjustering sker är 2014-XX-XX. Därefter sker indexjustering den 1 januari respektive år. Ersättningen utbetalas månadsvis mot faktura tidigast den 20:e respektive månad. Utbetalning sker 30 dagar efter fakturadatum. Det år avtalet löper ut ska omsorgsprisindex ur särskild tabell, publicerad av Sveriges Kommuner och Landsting användas. Om ett definitivt omsorgsprisindex finns publicerad ska det användas. Om endast ett preliminärt omsorgsprisindex finns publicerat ska det användas fram till dess att ett definitivt omsorgsprisindex publiceras. En retroaktiv avräkning ska göras av skillnaden mellan det preliminära och det definitiva omsorgsprisindexet så snart detta är möjligt. Ersättningsskyldighet vid betalningsansvar för utskrivningsklar Den person, som under viss tid erhållit somatisk eller psykiatrisk sjukvård, ska ha rätt att återvända till sin bostad eller att flytta in i anvisad bostad när vederbörande är utskrivningsklar. Innan en patient är utskrivningsklar ska en vårdplan upprättas och justeras av parterna för att betalningsansvaret ska träda i kraft. Bedömningen utskrivningsklar görs på samma grunder som en utskrivning. Detta innebär att patienten skulle kunna lämna avdelningen omgående om inte särskilda hinder föreligger, t ex om det enligt 18

21 myndighetsutövarens uppfattning inte vore etiskt/moraliskt försvarbart att den enskilde omedelbart måste återvända till sin bostad. Om utföraren, mot myndighetsutövarens beslut, inte åtar sig att utföra de insatser som den enskilde har behov av för att kunna återvända till bostaden eller flytta in i anvisad bostad är utföraren skyldig att erlägga den avgift som kommunen ska betala enligt avtal mellan Landstinget Västmanland och kommunen. Tolk Utföraren ska anlita och bekosta tolk om behov uppstår. 8.6 Lagar, förordningar och styrande dokument Verksamheten ska bedrivas enligt de mål och riktlinjer som följer av Socialtjänstlagen SoL, lagen om stöd och service till vissa personer med funktionsnedsättning LSS och Hälso- och sjukvårdslagen HSL. Under avtalstiden ska utföraren följa lagstiftning, föreskrifter, förordningar, allmänna råd och rekommendationer, riktlinjer samt nedanstående dokument. Om ytterligare dokument tillkommer under avtalstiden, förväntas utföraren följa dessa. Utföraren förväntas samverka i gemensamma utvecklingsuppdrag, initierade av nämnden. Utöver ovanstående ska utföraren bedriva verksamheten utifrån: Kvalitetskrav Konventionen om rättigheter för personer med funktionsnedsättning Handikappolitiska programmet Nämndens för funktionshindrade mål och indikatorer Riktlinjer för kost Riktlinjer för hälso- och sjukvård Instruktion för handläggning av anmälan av missförhållanden Utöver ovanstående punkter ska utföraren känna till och verka för: Västerås stads strategiska plan Folkhälsoprogrammet Program för delaktighet och jämlikhet Integrationsprogram Miljöprogram Arbetsmiljöverkets rekommendationer om arbetsvillkor Hållbar utveckling Utföraren ska verka för en hållbar utveckling, som innebär: 19

22 Ekologisk hållbarhet- att minska klimatpåverkan, skydda natur- och kulturtillgångar, minska mängden och spridningen av skadliga ämnen samt arbeta för ett energi- och resurseffektivt samhälle Social hållbarhet- att bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhällen där grundläggande mänskliga behov uppfylls Ekonomisk hållbarhet- att ta ansvar för medborgarnas skattepengar utifrån ett totalekonomiskt perspektiv 8.7 Nämndens för funktionshindrade kvalité och uppföljning Utföraren är skyldig att ha ett kvalitetsledningssystem enligt aktuell författning. Nämnden har rätt att fortlöpande ta del av verksamhetens räkenskaper. Utföraren ska fortlöpande lämna in årsredovisning och verksamhetsberättelse enligt nämndens krav. Utföraren ska löpande föra inventarieförteckning, enligt inventarieförteckning som bifogas vid avtalsskrivning. Utföraren ska medverka i nämndens uppföljning och utvärdering av verksamheten. Former för uppföljning kan vara undersökningar genom enkäter eller intervjuer, observationsstudier och avtalsuppföljning med besök i verksamheten. Vid behov ska utföraren medverka vid nämndens sammanträde och muntligt och/eller skriftligt redogöra om verksamheten. Resultaten av brukarundersökningar för särskilt boende publiceras på stadens hemsida. I utförarens ansvar ligger att: 1. Årligen inlämna en skriftlig kvalitetsredovisning vid tidpunkt som fastställs genom överenskommelse mellan nämnden och utföraren. 2. Årligen medverka aktivt med att hantera de enkäter som nämnden beslutat om. Utföraren får instruktioner från staben. 3. Rapportera kostnadsredovisningar, statistik och verksamhetsmått. 4. Rapportera sammanfattning per tertial av avvikelser, synpunkter och klagomål enligt nämndens begäran. Den 30 april, 31 augusti, 31 december samt övrig tid om staben begär 5. Vid allvarlig händelse ska rapport in per omgående till nämndens kvalitetsombud. 6. MAS ska lämna in tillsyner årligen på stabens begäran. 7. Skicka in egenkontroller till nämnden. 8.8 Övrigt Huvudmannaskap Kommunen nämnden för funktionshindrade - är huvudman för verksamheten. I kommunallagen regleras kommunens ansvar för kontroll av att entreprenören fullföljer sitt åtagande. 20

23 Ansvar skador Utföraren ansvarar för samtliga person- och sakskador som uppkommer genom fel eller försummelse hos utföraren, eller annan för vilken utföraren ansvarar, i samband med åtagande enligt detta avtal. Utföraren ansvarar för att utkvitterade nycklar m m förvaras och handhas på ett för kommunen betryggande sätt. Om utkvitterad nyckel m m förkommer, svarar utföraren för kostnaderna för byte av lås och låscylindrar m m. Utföraren ansvarar för att larmanläggning hanteras i enlighet med givna instruktioner. Vid underlåtelse av detta som leder till inbrott eller utryckning av bevakningsföretag eller räddningstjänsten, svarar utföraren för kostnaderna för t ex utryckning och självrisk. Försäkring Det åligger respektive avtalspart att teckna och under avtalsperioden vidmakthålla erforderligt försäkringsskydd för sin egendom och verksamhet. Utföraren skall teckna ansvarsförsäkring med försäkringsbelopp omfattande lägst 50 Mkr för personskada och 50 Mkr för sakskada. Ansvarsförsäkringen skall inkludera skydd för skada genom levererad produkt (produktansvar) och utökat skydd vid skada på omhändertagen egendom inklusive nyckelförlust. Även skada på hyrd lokal skall omfattas. Vidare ska försäkringen omfatta ren förmögenhetsskada med minst 5 Mkr per skada. Utföraren skall teckna patientskadeförsäkring med försäkringsbelopp minst motsvarande det som anges i den svenska patientskadelagen. Försäkringen skall gälla inom aktuellt geografiskt område. Försäkringen skall tecknas och vidmakthållas, så att den gäller under hela avtalsperioden. Bevis om att ovan nämnda försäkring har tecknats skall överlämnas till staben senast inom fyra veckor från beställning. Bevis om att förnyad försäkring finns skall överlämnas till kommunen senast en vecka före det att försäkringen går ut. I annat fall äger kommunen rätt att teckna försäkring på utförarens bekostnad. Vid skador Krav från skadelidande skall i första hand regleras av utföraren eller utförarens försäkringsbolag. För krav som den skadelidande riktar mot landstinget gäller följande. Utföraren förbinder sig att följa den reglering som landstinget eller landstingets försäkringsbolag gör och att till landstinget återbetala samtliga kostnader till följd av regleringen. 21

24 Ansvarig chef Uppgifter om verksamhetschef ska anmälas till nämnden. Om förändringar sker gällande företagets chefer i högre befattning, såsom VD, regionchef, ska meddelande ges till nämnden. Ansvarig chef ska ha social, medicinsk alternativt specialpedagogisk högskoleutbildning och vara godkänd att driva gruppbostad enligt LSS av socialstyrelsen. Sekretess och tystnadsplikt Utföraren ska följa aktuell lagstiftning gällande sekretess, sekretessprövning och tystnadsplikt och informera samtliga yrkesverksamma inom verksamheten om detta. Utföraren ansvarar för att sekretessbelagt material hålls inlåst och oåtkomligt för utomstående. Administrativa system En privat utförare kan själv besluta vilket IT-system den vill använda som stöd i verksamheten, men nämndens krav är att utföraren antingen använder en kommande utförarprotal som staden tillhandahåller eller upprättar en integration mot Västerås stads ITsystem för Vård- och omsorg. Utföraren ansvarar för att utse en person på respektive enhet och som med rätt och tillräcklig kompetens, kan arbeta på operativ nivå i förkommande verksamhetsnära uppgifter. Utföraren ska göra det praktiskt möjligt för denna person att utföra sitt uppdrag. Personen ska utbilda och handleda övrig personal på enheten i användandet av enhetens ITsystem. Landstinget Västmanland och länets kommuner använder IT-systemet Prator för samordnad vårdplanering och utförare ska använda systemet. Med detta IT-stöd kan arbetet förenklas och garantera en ökad medicinsk säkerhet och därför är det av synnerligen stor vikt att samverkansdokumentet om samordnad vårdplanering följs. Utförare ska systematiskt dokumentera alla avvikelser samt klagomål och synpunkter. De ska ovillkorligen rapporteras till beställaren och åtgärdas i syfte att åstadkomma förbättringar. Sidoåtagande Utföraren äger rätt att erbjuda den enskilde även andra tjänster under förutsättning att det inte inkräktar på möjligheterna att bedriva verksamhet enligt upprättat avtal. För andra tjänster än de som biståndsbeslutet beviljar och som den enskilde väljer att köpa av utföraren, har den enskilde eget betalningsansvar. Anmälan om ledig plats- och mottagande av ny boende Utföraren ansvarar för att till stadens IT-system kunna överföra information om vilken vårdtagare som bor i vilken lägenhet och när lägenheten är ledig. I ansvaret ligger att utföraren omgående ska anmäla det till boendesamordnare. Omgående innebär att anmälan ska göras senast dagen efter att en plats är ledig. Datum för inflyttning bestäms mellan den enskilde, anhörig/god man/ samt utförare och biståndshandläggare. Inflyttning ska, förutom under veckodagar, kunna göras även på helger. 22