Minnesanteckningar från möte med CHE-skolans ledningsgrupp

Transkript

1 Minnesanteckningar från möte med CHE-skolans ledningsgrupp utöver presentationer och bilagor på Bilda Onsdag , kl Sammanträdesrummet på Kemiteknik, Teknikringen 42, plan 4 Närvarande: Mikael Lindström (ordförande), Inger Odnevall Wallinder, Lidija Glavas, Mats Johansson, Mats Jonsson, Helene Hedin, Ulf Arvidsson, Marie Larson, Rasmus Karlsson, Susanna Wold, István Furó (ersätter Tore Brinck), Per Alvfors, Sara Naumann (kom kl 10, under punkt 3) Ärende Ansv Påbörjad datum Slutförd datum Handlingsplan CHE Kvalitetsrådet ombes att titta på Riskanalysblanketten Sammanställa handlingsplan Klar: 1 mars Kvalitetsrådet, Mikael och Marie Rektorskontraktet 2014: Tjänster Grupperna ska fastställas. Prefekterna utser representanter. Klar: Ledningsgruppens möte 22 januari Prefekterna Analysplattformen Utse 2-3 representanter per institution Klar: Ledningsgruppens möte 22 januari Prefekterna Godkännande av dagordning och föregående mötes minnesanteckningar Inga synpunkter. 1 (8)

2 2 Dekaninformation Ekonomiska förutsättningar vid inrättande och avslutning av fakultetsanställningar Arbetet pågår, det kommer finnas möjlighet att lämna in remissyttrande när vicerektor Gustav Ambergs förslag kommer den 1 mars. De kommer att titta på sätt att ge bättre basresurser samt möjligheter till omfördelningar. Prefekterna samlar in synpunkter från institutionerna. KTH:s partnerskap med Illinois Bordläggs till nästa möte, då Stefan Östlund kommer att besöka ledningsgruppen. Årsredovisning 2013, budgetunderlag , regleringsbrev 2014 Ångpanneföreningens Forskningsstiftelse delar ut forskningsanslag och stipendier ansökan senast den 28 februari 2014 Horizon 2020 Mikael skulle vilja att skolan samarbetade mer med Research Office och plattformarna. Det finns ett behov av samordning och effektivisering. EU Horizon 2020: ml Research Office: Mats Johansson: Grundläggande systemfel inom tenure track att lektorer ska dra in egna medel. Konserverar forskningen. Mikael: Vi behöver involvera ekonomerna tidigare i ansökningsförfarandet, när det gäller att ta fram budgeten. Mats Johansson: Diarieföringen, sker den hos ekonomerna? Ulf: Charlotte Cerps diarieför ansökningarna. Mats Johansson: Vi skulle kunna inrätta en mindre kurs för doktorander om hur man söker medel, för att långsiktigt stärka upp. 2 (8)

3 3 Administrativ information Marie L delar ut broschyren Studera utomlands som Marija Bogdanovic tagit fram i samarbete med Marie Magnefjord. Den 22 mars kommer Lilla Nobelklubben på besök på CHE. De som är intresserade av att delta kan kontakta Marie L. AAE Arbetet med AAE fortsätter. I processen lär sig UF mycket om skolorna. Bisysslor Helene: Alla ska fylla i blankett om bisysslor, även de som inte har någon bisyssla. Adjungerade professorer: KTH vag i regelverket, Helene undersöker. Systematiskt arbetsmiljöarbete (processen) Blanketten Systematiskt personal- och arbetsmiljöarbete (se bilaga Bilda) lämnas varje år in till KTH inför bokslut. Viktigt att under hela året jobba just systematiskt med detta och införliva med övrigt riskanalysarbete på ledningsnivå. Upphandling (Ulf) Ekonomigruppen arbetar med att utveckla hemsidan med information om upphandling. Ulf visar ett schema över upphandlingsprocessen. Internrevisionens rapport Under 2013 granskade KTH CHE-skolan och nu har rapporterna från granskningen kommit. Det har framkommit synpunkter på bland annat bisysslor. Generellt är CHE återhållsamma med representation, men det förekommer enstaka grupper/personer som fått backning. Skolans ledning kommer att inleda diskussioner med berörda personer. Det har skett upphandlingar som inte följt gällande regler. Redovisning av projekt sker på olika sätt, men de har noterat att skolan just nu ser över rutinerna. Det saknas ibland information på fakturor, de kan vara ställda på fel personer. Detta behöver ses över. Skolan arbetar med att all information ska finnas tillgänglig och att anställda ska veta vad som gäller. Mats Johansson: Upphandlingen, som den sköts idag, medför signifikanta merkostnader. HALU 2014 för CHE (Helene) Alla anställda vid CHE kommer erbjudas hälsoundersökning i början av 2014, de som under året fyller 50, 55, 60 eller 64 erbjuds åldersrelaterad och något större undersökning. De anställda kommer att få ett mail och få boka tider själva på webben. Mats Johansson: Kommer doktorander och stipendiater att erbjudas? 3 (8)

4 Erbjudandet går till alla anställda doktorander, inte stipendiater, inom forskarutbildningen. Ny punkt: Adjungerade lärare (Helene) Det har inkommit en förfrågan från dekanus ifall det finns ett behov av adjungerade lärare. Det skulle vara som adjungerad professor, men kompetensmässigt snäppet under. Mikael: Är det här något ledningsgruppen vill gå vidare med? Susanna ser ett behov vid kursutveckling. István: Vad finns det för intresse av att vara adjungerad lektor? Vad kan företagen vinna på det? Susanna: De skulle kunna tycka att det är intressant att få vara med om att utveckla utbildningen. Förutsättningen är att företag och institut tycker detta är tillräckligt attraktivt. Per Fagrell kan vara någon att höra med. Helene återkopplar till gruppen för lärartillsättningar. Ny punkt: Ledarskap del 1 (Helene) Deadline för att anmäla deltagare till KTH:s Ledarskapsutbildning del 1 är 14 februari. Vilka som redan gått ligger som bilaga på Bilda. 4 Handlingsplan CHE Campusmiljöer, administration och infrastruktur Marie L presenterade en sammanställning över målen och aktiviteterna. Ledningsgruppen har nu gått igenom utvecklingsplanens fyra delområden. Nästa steg är att sammanställa en handlingsplan utifrån det som framkommit. 5 Skoldialog Verksamhetsuppdrag 2014 Analysplattform (Åsa Emmer har bjudits in till mötet och deltar i diskussionen under punkt 5.) Skolan har fått plats i den centrala upphandlingen under period 6. Det är något tidigt och skolan överväger att flytta till period 8. Förslaget är att identifiera gamla arbetshästar som skulle kunna användas mer. Mats Johansson: FPT har nyligen sett över instrumenten. De har bildat en instrumentgrupp och de skulle kunna ge stöd till Åsa, samt tydlig och bra input om vad som finns och behövs på FPT. 4 (8)

5 Åsa: Det finns flera instrument på skolan som vi inte känner till. István: Åsa ska leda en grupp. Institutionerna ska utse representanter till grupperna. Det borde inte vara fler än tio personer totalt. Mikael: Det viktigaste är att Åsa får ett stöd och att det finns en koppling till institutionerna. Sara tror inte att Ingenjörspedagogiska avdelningen behöver utse representant. De som redan sitter med har god insyn i utbildningen. Inger: Det är bra att ha en strategi om man ska ha ett instrument eller flera av samma typ. Åsa: Det är meningen att det ska gå över institutionsgränsen. Inger: Då är det viktigt att instrumenten verkligen är skolgemensamma, och inte bara kallas så på papper. Mikael: Institutionerna utser 2-3 representanter till gruppen. Tre personer är en övre gräns. Åsa utses till ansvarig för gruppen. Ett formellt beslut kommer. Gruppen kommer starta med att genomföra en inventering av befintliga instrument. Det är ett stort arbete att bara få en översikt. Verksamhetsuppdrag 2014 Fakultetsanställningar 2014 (Mats Jonsson) Lektorat Biobaserade material FPT: Minna Hakkarainen Kemi: Eva Blomberg KET: Klas Engvall Lektorat Livsvetenskap FPT: Michael Malkoch, Anna Finne Wistrand Kemi: Tore Brinck, Olof Ramström, Åsa Emmer KET: Åke Rasmusson Biträdande lektorat solceller/solbränsle Mötet föreslår att Licheng Sun och Carina Lagergren tillfrågas. Översyn master BIO CHE Susanna Wold utses till ansvarig. Masterprogram för lärarexamen Sara Naumann utses till ansvarig. 6 Ekonomi Bokslut 2013 På forskningssidan kommer de indirekta kostnaderna att gå ned något, på utbildningssidan blir det något dyrare. 5 (8)

6 SUHF för KTH 2014 är färdig nu, Ulf visar den som hastigast men ber att få återkomma med den vid tillfälle när det finns tid för djupare diskussioner. Susanna: Kommer UF gå på med plus? Ulf: Kan tyvärr inte svara på den frågan i dagsläget. Susanna: Varför hamnar så mycket pengar där? Mikael: Det är många transfereringar som inte är färdiga än. Budgetarbete GRU (GA) Tillsättning av pedagogiska utvecklare Pedagogiska utvecklare har utsetts: Karin Odelius, Emma Strömberg och Magnus Bergström. De kommer att dela en tjänst på 50 % och de medel skolan erhållit för e-lärande kommer också stärka upp. De ska implementera en kursutvärdering. De kommer få utbildning av ECE kontinuerligt under året. Arbetet med HSV12-utvärderingen CHE har skrivit en rapport som presenterats för Utbildningsutskottet. Nästa steg är att påbörja arbetet. Översyn masterkurser CHE har färre studenter som kommer in och färre betalstudenter. Under 2013 ställdes många kurser in. Programansvariga i samarbete med GA behöver göra en översyn. Förmodligen kan några kurser läggas ihop. Uppdrag till I-gruppen I-gruppen, som består av Mark Rutland, Marija Bogdanovic, Anders Hult samt programansvariga, får i uppdrag av Ledningsgruppen att öka antalet nybörjare på avancerad nivå. Tentaskanning Tentaskanningen har startat i och med den aktuella perioden. Det har hittills fungerat bra. Per: Kan vi få skanningsfilen istället för tentorna? Marie L: Idag kan bara studenterna och expeditionen se den skannade filen. På sikt kommer förmodligen lärarna få rätta den skannade filen. Sara: Får man inte dela ut de fysiska tentorna? Marie L: Det vet inte Marie om det finns regler för. Problemet hittills har snarare varit att studenterna inte hämtar ut sina tentor. 6 (8)

7 8 FoFu (FA) Doktorandintroduktion Introduktionen ska ske på institutionerna och utföras av proprefekterna. Preliminärt är det sagt att det ska ske 1 gång per termin och institution. Man får utvärdera behovet. Nya kurskrav KTH har ändrat reglerna för utbildning på forskarnivå. Kriterier Excellensdoktorandtjänster Det är snart dags att annonsera. Om man får flera sökande som har samma betygsnivåer, hur ska man särskilja dem? Vilka andra kriterier ska man ha och hur ska de värderas? Förslag: Medelvärde av år 1 och 2. Ska man väga in den intervju man håller med de sökande? Mikael: Bakgrunden är att premiera studenter med goda studieresultat, det är viktigt att hålla i minnet. Det ska löna sig att plugga. Doktorandkurser kopplat till KOPPS Det finns ett stort antal doktorandkurser i KOPPS och av dessa är det flera som har bristfällig information, flera är inte aktuella. Kursutbudet behöver uppdateras och rensas så att det speglar verkligheten. Det måste finnas information om kursansvarig och kontaktperson. Inger kommer att ta bort de kurserna som hon inte fått information om från de kursansvariga. De kan vid behov återinföras. Mikael: De befintliga kurserna, ska de ges med någon särskild frekvens? Inger: För att en kurs ska räknas som aktiv måste den ges minst vartannat år. Mikael ber prefekterna att informera om detta ute på institutionerna. István föreslår att Inger skickar ut information, påminnels till lärarna. Då kan hon samtidigt informera om att borttagna kurser vid behov kan återinföras. 9 Lokaler (Mats Johansson och Marie Larson) Videokonferensrummet fungerar nu. Man kan kontakta Mia Hjertén och Marie Magnefjord för bokning. Planer Hus 15 (TFK och ADMIN) Planer Hus 19 Plan 2 Korridor Hus 19 7 (8)

8 10 Tjänster Lärartjänst Kemiteknik Professor organisk kemi och lektorat fysikalisk kemi Nya lärartjänster i Rektorskontrakt 2014 Admintjänster 11 Prefekternas frågor GRU-budgetar (Göran och Per) Göran och Per efterfrågar ett projektnummer för varje GRU-kurs. Det skulle underlätta för de lärare som har flera kurser i uppföljningen av kurserna och deras kostnader. Susanna: Kursansvarige är ansvarig för alla pengar. Per: Om man har flera kurser, är det svårt att göra uppföljning om vad varje kurs kostar. István: Vi fick tidigare direktiv från UF att vi hade för många projekt och därför infördes det nuvarande systemet. Detta behöver vi i så fall kolla upp innan vi inför något nytt. Per och Göran föreslås skriva ihop ett förslag om vad som saknas idag, så kan kvalitetsrådet se om det är genomförbart. 12 Övriga frågor Huvudskyddsombud Catharina Silfverbrand Lindh har bjudits in till ledningsgruppens möte för att delta i denna punkt. Skyddsronder (Catharina Silfverbrand Lindh) Skyddsronder är utförda på skolan, förutom på Greenhouse labs, administrativa avdelningen (görs när alla flyttat ihop som planerat) och verkstaden. Det är viktigt att skyddsronderna följs upp och att bristerna åtgärdas. FPT och Kemi har satt deadlines för när bristerna ska vara åtgärdade, KET har ännu inte hört av sig till Catharina. Ifall man inte rättar till synpunkterna, kan labbet stängas ner. Kemikalierevision i samband med miljöledningssystemet KTH vill utföra en förundersökning av användningen av kemikalier inför certifieringen. Målet är att man ska vara certifierad i slutet av Man har valt ut ett antal institutioner och på CHE vill man kontrollera FPT och Kemi. Vid protokollet: Marie Magnefjord 8 (8)