Gäster: Konsulter från AB1

Transkript

1 CSC Ledningsgruppsmöte Stockholm Närvarande: Jan Gulliksen Skolchef Danica Kragic, föreståndare CVAP, vice skolchef Anders Askenfeldt, föreståndare TMH Örjan Ekeberg, föreståndare CB Gert Svensson stf. för Erwin Laure föreståndare PDC-HPCViz Ann Lantz. föreståndare MID Mads Dam, föreståndare TCS Erik Fransén, FA Olov Engwall, GA Kristoffer Emanuelsson, studentrepresentant data Rebekah Cupitt, forskarstuderanderepresentant Francisco Viña, stf forskarstuderanderepresentant Matilda Schaffer, studentrepresentant media Maria Widlund, HR-chef Tina Billgren Eriksson, ekonomichef Mattias Wiggberg, stabschef Gäster: Konsulter från AB1 Sekreterare: Maria Widlund AGENDA Prioriterade punkter: IT-behovsanalys (föredragande Mattias Wiggberg och Maria Widlund) - Redovisning av rapport från ab1 (Starck&Partner) Frågor ställdes till AB1 om varför det inte är med mer kring den ekonomiska analysen i rapporten. Svaret som gavs var dels att det har varit svårt att få fram relevanta uppgifter, dels måste det utredas vidare och ses mot kvaliteten. Synpunkter kring hur vi får till en bättre och fungerande beställar-organisation fördes fram. Det besvarades med att det blir en viktig del i den kommande fas 2. Vidare ställdes frågor kring verksamhetens behov och hur AB1 sett de specifika behoven vi har på vår skola. AB1 menar att det inte framkommit så mycket mer än inom några enstaka områden som t.ex. Unix kompetens. Vikten av att ITA är införstådda med det verksamhetsnära stödet är viktigt för vår skola framfördes. En specifik fråga kring hur rapporten belyser situationen för doktorander ställdes. AB1 menar att det är något ska lösas i det s.k. standardiserade utbudet, även om det inte betyder att det är exakt samma för alla. En sista fråga ställdes om vem som har deltagit i SWOT-analyserna. Svaret är att det är ab1. Starck&Partner redogör för hur Systemgruppen upplever situationen. De upplever sig inte lyssnade på och anser sig inte fått med allt de sagt i rapporten. De vill nu ha vidare beslut för att kunna ta nästa steg som kompetensinventering osv. - Diskussion om möjliga vägar framåt Mattias Wiggberg går igenom bakgrunden och hur processen varit fram till dags datum. Fokus är på verksamhetsbehovet, men också att det löser sig bra för berörd personal. Jan Gulliksen beskriver sin syn på situationen just nu och berättar om möten med Lilla Ledningsgruppen som ses imorgon igen för att träffa Hans Wohlfarth för vidare information. Gulan beskriver också att hans plan är att ta ett inriktningsbeslut för att sedan informera om det på kommande APT den 3 februari. 1 (5)

2 Information kring det på skolans APT den 3 februari förutsätter att skolans samverkansgrupp ställer sig bakom skolchefens inriktningsbeslut. En allmän diskussion fördes om för- och nackdelar i det olika scenarios som presenterats i rapporten. KTH LG: Årsredovisning: Ansökningssiffror som föregående år. Nedgång i HÅS/HÅP pga ändrad läsårsindelning. Betalande studenter 2013: 217 mot 2012: 186 Stipendier går ned och egenfinansierade går upp. Prestationsgraden går ned. Examination 2013: 993, 2012: 920. Positivt att det går upp men negativt i relation till de 1800 vi tar in. Master/magister går upp, men många pga att det även inkluderar de som även tar ut civilingenjörsexamen. Forskarstuderande nyantagna 2013: 316, 2012: totalregistrerade, 1894 aktiva minst 50 %. Forskarexamina 2013: 252, 2012: 235 PÅ hela KTH ökar antalet anställda mest på TA-sidan. På CSC går antalet anställda inom TA däremot ned. Resultaträkning: 2013: Mkr (1 ) SciLife bidrar till att det de facto är ett underskott. Viktigt att skolorna verkar för att KTH mer är i balans. Personalkostnader ökar med 88Mkr lokalkostnader ökar med 60 Mkr, intäkter ökar med 90Mkr. Bidrag har gått upp men långt ifrån vad vi budgeterat på skolorna. Gru går back 50 Mkr och Forskning + 54 Mkr CSC Resultat 2011: 6359 Resultat 2012: 2351 Resultat 2013: Budget 2013: Diff 2013: CSC Resultat 2013: Resultat UTB: Budget utb: Resultat forsk: Budget forsk: 922 CSC myndighetskapital 2013: : CSC oförbrukade bidrag 2013: Budgetunderlag: Första utkast till text finns. Äskanden. Nya utbildningsplatser i Södertälje. Stipendier för ickeeuropeiska studenter, stöd till vår tekniklärarutbildning åk 7-9 Regleringsbrev 2014: GRU takbelopp FOFU Kvalitetsbaserad omfördelning: 7926 tkr (dessa pengar delas ut till de program som fått utmärkt kvalitet ITM, SCI och ICT) Minst 20% kvinnliga professorer ska rekryteras (det var 25% 2013) SFO ska följas upp. Vi tror regeringen kommer ligga kvar med samma pengar, men ev. omfördelning har varslats om. Oklart hur pengarna i så fall kommer att delas ut. Rutiner för utbetalning av forskningsbidrag i samverkan med Vinnova. Utbildning: redovisa utbildningsutbudet, lärarutbildningen, studieavgifter, tredjelandsstudenter, studenter som inte tar poäng Innovationsverksamheten Stipendiefrågan: 20 Mkr avsaknade medel som inte får tas av fofuanslag ska tas från Myndighetskapital. CSC (China) är största orsaken till medlen. Besluts och delegationsordning: Heter numera bara delegationsordningen, eftersom beslutsdelegationen numera återfinns i anställningsordningen. Skolchefen förväntas ha egna delegationsdokument. Avtal om adjungerad professor och affilierad fakultet delegeras nu till skolchefen att fata beslut om. US 19/2 Internrevisionens rapport Årsredovisning och budget Campusplan 2 (5)

3 Arkitekturskolans organisation Rektorskonferens info från Jan Björklund Autonomifrågan. Utbildningsdepartementet jobbar vidare på Stiftelsefrågan Utb. utvärdering. Man vill se över systemet, men det ligger kvar att det är resultatet av utbildningen som utvärderas. Utredning om ledarskap vid universitet ska tillsättas Internationella studenter kommer fortsättningsvis betraktas som en egen grupp som kan få antagningsbesked snabbare. 6 månaders arbetssökarvisum efter examen för utländska studenter Erasmus Mundus - problem med avtal och svensk lagstiftning som man jobbar på Inbjudan till näringslivet att diskutera finansieringen av stipendier för utbildning Lärarutbildningen - saknar metodik i utbildningen - kompletterande utbildning för att få lärarkompetens skolforskningsinstitut Utesluter inte en utbyggnad av ingenjörsutbildningen om det blir ett utökat söktryck. Diskussion om högskoleprovet för antagning. ⅓ tas in denna vägen. Inför minimigräns. Se över dimensioneringen av utbildningen. Sverige har hög andel enstaka kurser jämfört med andra länder. ESS ser man positivt på. UKÄ reviderat system. Kvalitetsbaserad resursfördelning kvarstår Större vikt vid självvärdering och arbetslivets synpunkter 6-årscykel Dekanus: Lärartillsättningar fler tillsatta kvinnor än män i proportion till sökandesiffrorna ser det sämre ut. 0(9) tillsatta kvinnliga lektorer 2(3) tillsatta kvinnliga professorer 6 tillsatta kvinnliga biträdande lektorer. Man kommer se över sammanfattning av sökkommittéerna och deras arbeten. Utvärdering av tider för tillsättning. Flaskhalsar: att få in sakkunnigutlåtande - har kortats till 2 månader. TFN har kortats till 2 månader. Från TFN till rektor tog lång tid, mycket pga långa förhandlingar och huruvida professorn tackar ja. 14 månader totalt. Lektor snittid 6 månader pga. att skolcheferna är snabba att fattat beslut. Sakkunnigutlåtandena är ofta det som tar tid. Biträdande lektorer är nere i 6 månader. Befordringsärenden: Sakkunnigutseende kan ta upp till 2 år (!). Flaskhalsarna är sakkunnigutlåtande och att få till TFN-möte. Affilierad 1 månader median snabbaste tiden 6 dagar. Adjungerad 4 månader median. Vad kan man förbättra? Kommunikation mellan avdelning, skola, förvaltning kan förbättras. HR ska vara mer med i loopen (gör vi nu på CSC). Tydligare koppling mellan TFN och sökkommittén. Planera alla deadlines. Förslag ordf i TFN med i sökkommittén. FR 28/1. Bitr. lektor i bioinformatik och beräkningsbiologi kommer upp. Förbättring av program utifrån UKÄ. Etisk policy och etisk kommitté. Delegationsordningen. Lärarrep i UU och ANstU. Förbered Hedersdoktorer Prodekanus: Uppflyttningskrav och exjobbskvalitet. Patrik G har varit med från CSC. Man skärper till något vad man måste klarat av för att bli uppflyttad. Bra signaler men kräver mer stöd till studenterna och planering i samband med schemaläggning och programplanering. Risk att det kommer bli fler individuella studieplaner på kort sikt, men förhoppningsvis bättre kvalitet på lång sikt. Förbered oss på utökad GRUadministration och behov av fler examinationstillfällen. Förvaltningschef Gemensamma resurser Universitetsförvaltningens organisation. Lokalkostnaderna är en stor andel 16% av de totala kostnaderna för verksamheten. Förvaltningskostnaderna ökar i takt med att omsättningen ökar. Vi måste vara beredda att prioritera mer i framtiden. Centralisering av IT-supporten är en central del av kostnadsutvecklingen centralt. Förvaltningschefen inskärper vikten av att detta fortsätter. 3 (5)

4 Information: Ny ordförande i CSCs doktorandråd, ledningsgruppen och Strategiska rådet är Rebekah Cupitt. Extrainsatt APT tisdagen den 18 mars, 11:30 13:00. Tema: avdelningspresentationer för att informera om våra avdelningar och avdelningarnas utvecklingsplaner. 10 minuter per avdelning. Vi kommer att återkomma till centrumen under senare APT er. Diskussion: Framtida kommunikationsbehov - föredragande Mattias Wiggberg och Maria Malmqvist Inför återuppbyggandet av kommunikationsenheten behöver den befintliga behovsanalysen stämmas av. Maria gör en kort dragning av nuläget utifrån det underlag som skickats ut innan mötet. En synpunkt är att Kommunikationsenheten borde ha en egen styrgrupp för att möte upp verksamhetens behov. En annan synpunkt från studerande ombuden är att det idag finns för många ingångar på KTH s hemsidor. De saknas också en sida för minnesanteckningar osv. Se nedan noteringar från Studenterna. Gulan poängterar att kommunikationsenheten idag är underbemannad då det endast är Maria som arbetar där. Det innebär att prioriteringar tvingats göras och att viss fördröjning kan förekomma. Ny ledamot till fakultetsrådets arbetsutskott (AU) - föredragande Jan Gulliksen CSC-skolan har efter Jesper Oppelstrups flytt till SCI inte längre någon ledamot i fakultetens arbetsutskott. Jan Gulliksen tar tacksammast emot förslag på lämplig professor som kan tänka sig att axla ett sådant uppdrag. Mads Dam har föreslagit Viggo Kann och Karl Meinke Ledningsgruppen beslutar att Karl Meinke är en lämplig kandidat och önskar honom lycka till. Budget for full proposal KAW Fellowship - föredragande Danica Kragic Endast en relevant kandidat i dagsläget. Denna person behöver också komma in med sin ansökan snart.när ansökan kommer in behöver vi se över finansieringen. Vem gör detta tillsammans med Danica? Oklart vilka pengar som skolan behöver skjuta till för dessa anslag. Tina Billlin Eriksson gräver vidare tillsammans med Danica. Skolan stöttar att Ginevra Castellano lämnar in en KAW-ansökan. Studenter: Vi har på tok för många plattformar i dag. Första månaden för ettorna i höst blev det varse om systemen Social, Rapp, Egen hemsida, Bilda och de gamla CSC sidorna. Detta är ingenting nytt, och studenterna tycker att det är väldigt bra att i alla fall CSC bestämmer sig för att gå över helt och hållet till Social (även om det är lite segt för vissa lärare och kurser). Vi hoppas bara att resterande skolor också bestämmer sig för att gå över till Social helhjärtat. Det är dock en hel del brister i Social, både i brist av utbildning och i brist av funktionalitet: Lärare gör olika, vi behöver ett styrdokument och en utbildning så att alla gör lika Gemensam "wiki" mellan kurserna så att information inte försvinner mellan kursomgångar (föreläsningsanteckningar, extentor, sammanfattningar) Kommentarer från studenter om kursen, som syns mellan kursomgångar (för lärare att sammankoppla tidigare års möjligheter, för studenter att enklare kunna välja kurser) Rättigheter när nytt material läggs ut bör default vara "visa för alla" istället för "privat" som det är nu Det finns dock några positiva effekter av Social som man inte får glömma och exempel på bra användningar av det En plattform så att man vet var man hittar information, och vet hur och var man använder denna enda plattform 4 (5)

5 Kommunikationen mellan studenter och lärare är väldigt bra genom Social, om lärare och studenter är där och "lyssnar". Detta gör att samma fråga inte behöver ställas av varje student och frågor kan besvaras av både assistenter och elever. Detta gör dessutom att examinatorn slipper få en överfull mailbox med frågor från studenter. Matematik institutionen använder Social väldigt bra idag när det gäller Envarre, Flervarre (men ingen annan kurs) där tentaresultat kommer upp (kan detta vara ett alternativ till Rapp?), mängder av extentor och det går att kommunicera väl med lärarna. Staben och FA Beslut om tilläggstipendier till forskarstuderande med s.k. annan finansiering har nu kommit. Det innebär att forskarstuderande får endast antas om de har en garanterad ersättning enligt Svenska Institutets (SI) aktuella nivå för gäststipendiater. Från gäller att den garanterade nivån är det belopp som gäller vid antagning av forskarstudenten, d.v.s. det kan inte komma justeringar/tilläggsbeslut under studieperioden även om SI höjer nivån. Forskarstuderande som antogs innan och ej har ersättning enligt SI nivån får tilläggsstipendier enligt särskild utredning. För skolan är det 7 personer. Övriga punkter: Rektors besök på CSC 5 juni planering, struktur och huvudansvarig 5 (5)