Minnesanteckningar från Ledningsgruppsmöte CSC KTH den 2 maj 2011

Transkript

1 Minnesanteckningar från Ledningsgruppsmöte CSC KTH den 2 maj 2011 Närvarande: Anders Askenfeldt, Örjan Ekeberg, Olle Bälter, Johan Håstad, Ann Lantz, Tina Billing, Eva-Lena Åkerman, Johan Stenberg, Erwin Laure, Maria Malmqvist, Danica Kragic, Mikael Lindahl, Erik Fransén, Anna Sandberg, Alexander Solsmed, Johan Berglund, Jan Gulliksen Sekreterare: Anderz Petersson 1. Research Office (RO) - Föredragande Leif Eklund. Övriga närvarande från RO Jeanna Ayoubi, Christina Hörnell och Kenneth Billqvist. RO vill bidra med att hjälpa forskaren att hitta forskningsfinansiering. RO har ansvar för förhandling och avtalsprocessen gentemot internationella offentliga finansiärer. Vidare är man stöd för KTHs ledning via plattformar SRA, beslutsunderlag, databaser (Database research professional respektive KTH Research Project Database). För att stärka ansökningsprocessen har en konsultfirma granskat ansökningarna. Första resultaten kommer i maj grundat på ett mindre antal ansökningar. Tidsaspekten är alltid en trång sektor, håll gärna RO informerade om projekt som är på gång. Diskussion om KTHs hit rate, viktiga finansiärer mm. Möjligheten att kunna använda RO som strategiskt bollplank. Se vidare särskild bilaga från RO. 2. Studenternas frågor Studentrepresentation från Datasektionen presenterade sig. Alexander Solsmed. (Andreas Falk sjuk) Kan ledningsgruppen bestå av två studeranderepresentanter och utgår någon form av ersättning till sektionerna? Dekansekreteraren undersöker frågan vidare. 3. GA (Föredragande Olle) Utbildningsutskottet ska bilda en arbetsgrupp för att utreda hur man kan ersätta dagens språkingångar med möjligheter att läsa språk i fler program. Olle kommer att ingå i gruppen. Verksamhetsföreståndare: Anmäl lärarresurser i Datalogi till Studierektorn i Datalogi (Viggo Kann) Katarina Gustavsson är ansvarig för kandidatprogrammet i simulering med bistånd av Bengt Lindberg HT2011. Anna-Karin efterlyste tips om hur man kan marknadsföra ett nytt program. 4. Doktorandernas frågor (föredragande Mikael / Gulan) Bostadsfråga doktorander. Förvaltningschefen hänvisar till UAC. UAC (ägt av KI) har enbart 12 lägenheter och i princip är det omöjligt att hitta lägenhet den vägen. Gulan tar frågan åter till förvaltningschefen. 1

2 5. FA Doktorsprogrammen är öppna. Antalet ansökningar till doktorsprogrammen är för få. Föreståndarna får till uppgift att påminna handledare och doktorander om ansökan. Gulan efterlyser skyndsam hantering så att samtliga doktorander inser vikten av att ansluta till programmet och utfallet ska avrapporteras till nästa LG-möte. 6. Forskningsdekanens frågor (Föredragande Dani) Avdelningsövergripande satsningar - Small visionary projects 16 ansökningar som granskats av professorsgruppen med bra korsvisa samarbeten. Fem projekt kommer att finansieras samt ett projekt via CVAP. Totalt 6 beviljade projekt. Det är viktigt att projekten genomförs och en halvtidsutvärdering kommer att ske för alla projekt. Utrymme finns för ytterligare projekt varför en ny utlysningsomgång kommer att göras. Översyn av ansökningsprocessen kommer att diskuteras på nästa professorslunch. Plattform: Sim-vis-int Johan Hoffman. Dani kommer att följa upp denna plattform inom kort. Professorsluncherna. Nästa möte äger rum den 7 juni. Agenda för detta möte är nya professorer, visioner, ämnesansvar, tankar kring SRA, EIT, KTH plattformar och hållbarhet Ung fakultet Två genomförda möten med ett 20-tal deltagare. Nästa sammankomst går av stapeln den 23 maj med frågor som post ERC, anställningsintervju av doktorander och olika samtal med doktorander. JML Ny ordförande behövs. Gulan hänvisar frågan till föreståndarna och understryker vikten av att skolan hittar en intresserad person till detta uppdrag. Dani återrapporterar på nästa möte. Studeranderepresentanten Anna Sandberg erbjuder sig att aktivt arbeta med JML gruppen i någon form. 7. Föreståndarnas frågor Inga ärenden. 8. Ekonomi (föredragande Tina / Anders A) VR-ansökningar. Förtydligande behövs kring forskares ansökan när denne inte har en fast anställning. Hur ska föreståndarnas delegation se ut i anställningsfrågan? Skolchefen återkommer till frågeställningen när VR har fattat beslut om tilldelningen för Reviderad FAkultetsmedelsFördelning II (REFAF). Särskilt möte kring den nya fördelningsmodellen kommer inom kort att äga rum enbart med avdelningsföreståndarna som uppmanas att fundera på frågan inför detta möte. Genomgång av avdelningarnas ekonomi; Gulan, Tina och Anders kommer att träffa alla föreståndarna plus avdelningsadministratören vid enskilda möten kring avdelningarnas ekonomi. 9. Personalfrågor (föredragande Eva-Lena) Pågående utvärdering av nyanställdas introduktion presentation av resultatet på nästa LG-möte. Charlotta Finnerman slutar 13 maj. Ny medarbetarundersökning kommer att ske i oktober. 2

3 Utbildning av ledningspersonal. En inventering av ledarutbildning på skolan har gjorts och fortsatt diskussion följer. Utvecklingsmedel för ledarutveckling CSC har beviljats medel för ledarutveckling och följande områden föreslås Utvecklings- och lönesamtal, Seminarium om ledningsgruppens roll och arbetssätt. Kris och medmänskligt stöd. Idéseminarier med doktorander och handledare Rekryteringsutbildning. Önskemål om att utbildningarna även kommer att ges på engelska framfördes. 10. Kommunikation (föredragande Maria) Årsrapporten 09/10 & 10/11 - Projektplan för kommande årsrapport ska tas fram. Nytt redaktörsgränsnitt och ny form på KTHs webb, man kan hitta exempel på utseende via KTH Social. Konsekvens för skolan och avdelningarna är ett mer lättarbetat gränssnitt. Maria uppmanar alla avdelningars webbansvariga att gå introduktionskurs i Polopoly samt därefter bygga upp avdelningarnas hemsidor i det nya gränssnittet. Studentrepresentanter efterlyser att studentinformationen från kansliet görs tillgänglig i lämpligt format på sektionssidorna. Maria undersöker frågan vidare. 11. IT - (föredragande Johan Berglund) Nytt arbetssätt i systemgruppen har införts. Ska resultera i bättre ärendehantering, om än lite fördröjning inledningsvis tills formen satt sig. Avdelningarnas datormiljö bör samordnas med systemgruppen så att skolan som helhet får en bra datormiljö. 12. Skolchefens frågor Ingrid Melinders symposium och kalas 13 maj (föredragande Anders A.) Sista anmälningsdag är den 4 maj. Bemanning ledningsfunktion och principer procentpåslag för centrala uppdrag (föredragande Gulan). Vilken princip ska skolan tillämpa för skol- eller KTH-uppdrag som man åtar sig göra inom tjänsten? Detta gäller uppdrag som fakultetsråd, tjänsteförslagsnämnder, strategiskt råd, etc. För närvarande har en princip tillämpats som inneburit en förhandling med skolchefen om man har ett eller flera uppdrag som summerar ihop sig till tillräckligt stort antal procent (typiskt 10 % eller mer) om huruvida detta skall täckas av skolan centralt. KTH centralt ger för närvarande inga bidrag för KTH-uppdrag och i samtal med andra skolchefer kan man konstatera att det vanliga är att inga procentersättningar ges för denna typ av uppdrag utan att man anser att uppdragen ingår i tjänsten på KTH. Sedan försöker man fördela ut uppdrag rättvist och uppmuntra de som åtar sig betydelsefulla uppdrag inom ramen för de möjligheter som löneförhandlingen erbjuder. Skolchefen vill föreslå en modell som innebär att inga procentpåslag ges från CSC för denna typ av uppdrag förutom de som redan fördelas inom GRU, samt avdelningsföreståndare, FA, GA och PA i forskarutbildningen. I stället föreslås att dessa medel istället fördelas ut till avdelningarna. 3

4 Diskussion: *Argument för befintlig modell: Det är viktigt att synliggöra uppdragen. Det kan bli än svårare att hitta personer som vill engagera sig om man tar bort uppdragsprocenten. Ska man skilja på uppdrag som är KTH övergripande och uppdrag som huvudsakligen gagnar CSC-skolan? *Argument för den nya föreslagna modellen: Det finns andra motivationsfaktorer än pengar. Bra att försöka minska på antalet detaljdiskussioner om påslag. Skolchefen finner ingen konsensus i ledningsgruppen för den ena eller andra modellen. Skolchefen kommer att fundera och diskutera frågan för att fatta beslut inför nästa ledningsgruppsmöte. Rapport från diskussion med rektor ny organisation av GRU (föredragande Gulan) Skolchefen informerade muntligt om diskussionerna om organisationen av Grundutbildningen inom ICT-området. Lokalförsörjningsbehov CSC-skolan (föredragande Anderz) Föreståndarna och funktionsansvariga uppmanas inkomma med en prognos på lokalbehov för åren Anderz initierar processen via e-post. Val strategiska rådet (föredragande Anderz) Val till strategiska rådet planeras till den 24 maj. Preliminär röstlängd finns anslagen och utdelad till alla röstberättigade. Nomineringskommittén har presenterat sex lärarrepresentanter varav fyra ska väljas. Val förtroenderådet (föredragande Anderz och Erik F) Preliminär röstlängd finns anslagen. Erik är valberedningens ordförande. Valet kommer att äga rum den 15 juni och CSC-skolan har att välja sex stycken representanter till förtroenderådet. Rutin docentansökan se bilaga (föredragande Gulan) Synpunkter på ansökan ur pedagogisk synvinkelrespektive föreståndarens roll i processen. Rutinbeskrivningen återremitteras till Gulan. Rektors skolbesök äger rum den 25 maj kl. 11 Sommaravslutning 22 juni för CSC-skolan. Föreståndarna uppmanas inkomma med ett namn per avdelning som kan ingå i festkommittén senast den 6 maj. Förslag sändes till Eva-Lena. 13. Nästa möte OBS! Nästa möte äger rum den 13 juni hos TMH, Lindstedtsvägen 24. Lokal: Fantum, plan 5. Justeras Jan Gulliksen 4

5 Pågående ärenden Ledningsfrågor Nya medlemmar till det Strategiska rådet (SR) Lärarrepresentanter ska väljas) Nya medlemmar i tjänsteförslagsnämnden (TFN), Dekanus återkommer Utbildning av ledningspersonal (Eva-Lena inventerar utb behovet) BLAD III Processen för lärarbemanning, d.v.s. bemanning av hela lärarens tid. Implementationsgrupp bestående av Viggo (sammankallande) Tina, Gulan, Anna-Karin Tornberg, Olle Bälter, Örjan Ekeberg och Cristian Bogdan Personalfrågor Status löneförhandlingen (första bud från skolan inlämnat, avvaktar fackens svar, klart i maj?) Bemanning av ledningsfunktionen Professuren i visualisering, (sakkunniggranskning pågår) Professuren i medieteknik, 20 sökande, ansökningstidens utg. 4/4 (sakkunniggranskning pågår) Professuren i interaktionsdesign 12 sökande, ansökningstidens utg. 4/4 (sakkunniggranskning pågår) Professuren i säkerhet (kommer lysas ut senare alternativt kallas) Lektoratet i Datalogi (intervju med kandidater 5 maj) Lektoratet i Machines Learning (anställningsprofil ej fastställd) Adjunkterna (önskemål kartlagda, samtal mellan adjunkterna och avdelningsföreståndare har skett, formellt beslut kommer) 67+ -åringarna Nära relationer på arbetsplatsen Utvecklingssamtal Forskning Professorslunchen EIT ICT labs KTHs ICT-plattform Small visionary projects (fem projekt utvalda för finansiering) Genomgång av rektorskontraktet samt fördelning av fakultetsmedel Ung fakultet FA Doktorsprogrammen Arbetsvillkor för doktorander och handledare. En extern konsult kommer att upphandlas. 5

6 Handledardag preliminärt i september Rutiner vid docentföreläsningar (Birgit har utarbetat ett reviderat förslag) GRU Kommunikation Simuleringskandidatprogrammet Läget på administrationen Infrastruktur Arbete med att ta fram en ny telefonpolicy, frivilliga till en arbetsgrupp eftersöks Ekonomi REFAF II (Grupp med Tina, Anders A. och Gulan arbetar på ett förslag, presentation på LG i maj) Genomgång av avdelningarnas ekonomi Administrativt Lokalfrågan 6