Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni Skurups kommun. Granskning av kommunens arbete för minskad ohälsa bland anställda

Transkript

1 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna juni 2016 Skurups kommun Granskning av kommunens arbete för minskad ohälsa bland anställda

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Genomförande Revisionskriterier Arbetsmiljölagen Socialförsäkringsbalken Arbetsmiljöverkets föreskrifter Systematiskt arbetsmiljöarbete Organisatorisk och social arbetsmiljö Arbetsanpassning och rehabilitering Granskningsresultat Kommunens organisation Sjukskrivningarnas utveckling Kommunens arbetsmiljöarbete Iakttagelser Bedömning Kommunens övriga förebyggande arbete Iakttagelser Bedömning Organisering av rehabiliteringsarbetet Iakttagelser Bedömning Insatser för att möta den ökade sjukskrivningen Iakttagelser Bedömning Svar på revisionsfrågor Sammanfattande bedömning...14 Källförteckning

3 1 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Skurup granskat ändamålsenligheten i kommunstyrelsens styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen bedömer vi att styrningen och uppföljningen av det förebyggande arbetet och rehabiliteringen är ändamålsenlig men att vissa brister finns vad gäller kommunens efterlevnad av Arbetsmiljöverkets föreskrifter avseende organisatorisk och social arbetsmiljö samt arbetsanpassning och rehabilitering. Vi bedömer vidare att det pågår ett aktivt arbete för att möta sjukskrivningarna men att det uppdrag som består i att se över sjukskrivningarna kan förtydligas och utredningsarbetet kan intensifieras. Detta grundar sig på följande iakttagelser: Det finns en modell för delegation av arbetsmiljöuppgifterna och en systematik för att undersöka, åtgärda och följa upp verksamheten. Arbetsförhållandena undersöks regelbundet och det finns en systematik i att följa upp arbetsmiljöarbetet som sådant. Kommunen har dock ännu inte implementerat de relativt nya föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö. Kommunen bedriver ett förebyggande arbete och detta arbete består av insatser i flera led. Arbetsgivaren samverkar med medarbetarna direkt och genom de fackliga organisationerna och medarbetarnas uppfattning om arbetsplatsen undersöks regelbundet. Ledarskapet ses som en del av en god arbetsmiljö och företagshälsovård finns att tillgå för preventiva och rehabiliterande åtgärder. I kommunens rehabiliteringspolicy finns mål för rehabiliteringsarbetet och en tydligt beskriven ansvarsfördelning när det gäller rehabiliteringen. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska arbetsgivaren också årligen följa upp verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering och göra de ändringar som föranleds av uppföljningsresultatet. Så görs inte i kommunen. En grupp tjänstemän har fått i uppdrag att se över sjuktalen. Någon utförligare uppdragsbeskrivning finns inte. Den tillsatta gruppen har ännu inte kommit fram till orsaker till de ökade sjukskrivningarna eller möjliga lösningar på problemet. Vi noterar slutligen att sjukfrånvaron är särskilt hög på bemanningsenheten. Vi ger därför kommunstyrelsen följande rekommendationer: Säkerställ att Arbetsmiljöverkets föreskrifter avseende organisatorisk och social arbetsmiljö samt arbetsanpassning och rehabilitering efterlevs i alla led. Säkerställ att uppdraget att utreda de ökade sjuktalen förtydligas och att utredningen av framför allt möjliga åtgärder fortsätter och intensifieras. Utred och analysera sjukskrivningarna inom bemanningsenheten samt förutsättningarna för bemanningsenheten som sådan. 2

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Sjukfrånvaron har ökat kraftigt i riket som helhet sedan 2010 och det gäller även i Skurups kommun. Mellan 2012 och 2014 ökade den totala sjukfrånvarotiden i kommunens egna verksamheter från 4,8 till 5,5 procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden. Arbetet med att minska ohälsa bland anställda har enkelt uttryckt två delar, förebyggande åtgärder och rehabilitering. Arbetsgivarens ansvar och skyldigheter inom området är i stor utsträckning reglerade i lag. Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren ansvar för att vidta alla nödvändiga åtgärder för att förebygga ohälsa och olyckor i arbetet. Dessutom har arbetsgivaren enligt socialförsäkringsbalken ett ansvar för att vidta de åtgärder som behövs för en effektiv rehabilitering. Det finns också krav på att ha en lämpligt organiserad verksamhet för arbetsanpassning och rehabilitering. Kommunstyrelsen har enligt antaget reglemente ansvar för ledning och samordning av personalpolitiken inklusive arbetsmiljöarbetet. Det innebär att kommunstyrelsen har förhandlingsansvar inom personalområdet samt beslutar i ärenden om tolkning och tillämpning av bestämmelser som avser förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och arbetstagarna. Mot bakgrund av detta har de förtroendevalda revisorerna beslutat att genomföra en granskning av arbetet för minskad ohälsa bland kommunens anställda. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i kommunstyrelsens styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. Följande frågor besvaras i granskningen: Finns det en ändamålsenlig strategi för kommunens arbete med att minska ohälsan bland anställda? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa bland sina anställda? Hur är ansvaret för förebyggande åtgärder och rehabilitering organiserat och är ansvarsfördelningen ändamålsenlig? Har det gjorts någon kartläggning av ohälsa och sjukfrånvaro samt möjliga orsaker och är kartläggningen tillräcklig? Vilken analys och bedömning har gjorts med anledning av ökad sjukfrånvaro och eventuell kartläggning? Vilka aktiviteter genomförs för att förebygga ohälsa bland personalen? Hur sker arbetet med rehabilitering av kommunens anställda? Vilken uppföljning och återrapportering sker till kommunstyrelsen? 2.3 Genomförande Granskningen har gjorts genom intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med kommunchef, personalchef och kommunstyrelsens presidium. Skriftliga källor redovisas sist i rapporten. 3

5 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs revisionskriterierna av arbetsmiljölagen, socialförsäkringsbalken 3.1 Arbetsmiljölagen Arbetsmiljölagen (1977:1160) stadgar att arbetsmiljön ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället. Arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende. Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll ska utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidsplaneras. Arbetsgivaren ska i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och arbetet med denna. Handlingsplaner ska upprättas. Arbetsgivaren ska svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. Arbetsgivaren ska också se till att det i verksamheten finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet. 3.2 Socialförsäkringsbalken Den som arbetar i Sverige är enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) försäkrad för rehabilitering. Arbetsgivaren ansvarar enligt denna lag för att de åtgärder vidtas som behövs för en effektiv rehabilitering. 3.3 Arbetsmiljöverkets föreskrifter Arbetsmiljöverket har en omfattande publikation av föreskrifter av både generell och specifik karaktär. Denna granskning utgår från de föreskrifter som kan sägas vara av allra mest generell karaktär när det gäller förebyggande arbete samt arbetsanpassning och rehabilitering: föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, om organisatorisk och social arbetsmiljö samt om arbetsanpassning och rehabilitering. I granskningen ingår dock även en kontroll av hur kommunen säkerställer att övriga föreskrifter som är relevanta för specifika verksamheter sprids och efterlevs Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) stadgar att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetet ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska se till att de som får i uppgift att verka för att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås är tillräckligt många och har de befogenheter, de resurser och den kompetens som behövs. Uppgiftsfördelningen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. 4

6 Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Om en arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker kan förebyggas. Arbetsgivaren ska omedelbart eller så snart det är möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ska också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. Arbetsgivaren ska varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering ska arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande Organisatorisk och social arbetsmiljö Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) ska arbetsgivaren se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning samt hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa Arbetsanpassning och rehabilitering Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1) ska arbetsgivaren organisera och bedriva verksamhet med arbetsanpassning och rehabilitering för arbetstagarna. Arbetsgivaren ska ange mål för verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering. Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på vilka behov av åtgärder för arbetsanpassning och rehabilitering som finns bland arbetstagarna. Arbetsgivaren ska så tidigt som möjligt påbörja arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering för de arbetstagare som har behov av det.. Arbetsgivaren ska klargöra hur arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering ska fördelas. Den som arbetar med arbetsanpassning och rehabilitering ska ha de befogenheter och resurser samt de kunskaper och den kompetens som behövs för uppgifterna. Arbetsgivaren ska årligen följa upp verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering samt göra de ändringar som föranleds av uppföljningsresultatet. Om det behövs ska mål, arbetsfördelning och uppföljning dokumenteras skriftligt. 5

7 4 Granskningsresultat 4.1 Kommunens organisation I kommunen finns tre förvaltningar serviceförvaltningen, individ- och omsorgsförvaltningen samt skol- och utbildningsförvaltningen och cirka 45 enheter. Enheternas storlek varierar; den genomsnittliga enhetsstorleken uppskattas till 30 personer, men vissa enheter kan omfatta upp till 70 personer. Personalfrågor handhas av den kommunövergripande staben. Sedan den 1 april 2016 sköts all korttidsbemanning inom skol- och utbildningsförvaltningen samt individ- och omsorgsförvaltningen av en intern bemanningsenhet. Skol- och utbildningsförvaltningen har haft motsvarande bemanningsenhet i ett år. Uppgiften sköttes tidigare att ett externt företag. Individ- och omsorgsförvaltningen hanterade tidigare sin egen korttidsbemanning. Enligt uppgift från kommunstyrelsen kommer 40 procent av bemanningen inom individ- och omsorgsförvaltningen från bemanningsenheten. Sjukskrivningsgraden inom denna nya bemanningsenhet är enligt uppgift hög. 4.2 Sjukskrivningarnas utveckling Kommunen redovisar följande diagram över sjukdagarnas utveckling. Diagram 1. Antal sjukdagar i Skurups kommun Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid såg under perioden ut som följer. 6

8 Diagram 2. Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid % 6% 4,75% 5,40% 5,50% 4% 6,40% 2% 0% Information om sjukskrivningarnas fördelning på förvaltningsnivå finns inte att tillgå för såg sjukskrivningarna på förvaltningsnivå dock ut som följer. Tabell 1. Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kommunövergripande stab 3,5 % Myndighetsverksamhet 0,8 % Serviceförvaltningen 5,7 % Individ- och omsorgsförvaltningen 7,0 % Skol- och utbildningsförvaltningen 5,0 % 4.3 Kommunens arbetsmiljöarbete Iakttagelser Arbetsmiljö: Ansvar, befogenheter och resurser En skriftlig arbetsmiljödelegation finns. Av mallen för delegation av arbetsmiljöuppgifter från förvaltnings- till enhetschef står följande: Uppgiften består i att organisera arbetsmiljö- och samverkansarbete, systematiskt arbetsmiljöarbete samt systematiskt brandskyddsarbete inom verksamhetsområdet och i att tillförsäkra att anförtrodda uppgifter utförs i enlighet med gällande lagar, författningar, arbetsmiljöverkets föreskrifter, arbetsmiljöinspektionens anvisningar samt Skurups kommuns policydokument. Delegaten ska ha dokumenterad grundläggande arbetsmiljöutbildning och god kännedom om kommunens rutiner och arbetsmiljöorganisation. Delegaten har de befogenheter som krävs för att fullgöra uppgiften/ansvaret. Hen medges rätt att vidarefördela arbetsuppgifter till underställd medarbetare. Arbetsmiljö- och samverkansfrågorna ska ingå i den dagliga verksamheten och nödvändig tid ska avsättas. I delegationsmallen finns också en längre instruktion om arbetsmiljöuppgifterna. Ansvariga chefers kompetens inom arbetsmiljöfrågor säkerställs genom obligatorisk arbetsmiljöutbildning för chefer. Personalchef ansvarar för resursfördelningen. Personalenheten ansvarar för att synliggöra föreskrifterna från Arbetsmiljöverket och säkerställa att de är kända. Att relevanta föreskrifter från Arbetsmiljöverket är kända säkerställs genom att alla chefer får arbetsmiljöutbildning inklusive uppdatering vart tredje till femte år. Vid skyddsronden, vilken genomförs en eller två gånger per år, kan en arbetsmiljöingenjör från företagshälsovården medverka. Detta styrs av arbetsledare tillsammans med skyddsombud samt eventuellt huvudskyddsombud. Ofta deltar enligt 7

9 uppgift arbetsmiljöingenjör vid skyddsronder inom den tekniska verksamheten, eftersom arbetsutrustning och liknande ska kontrolleras vid sådana ronder. Möjlighet finns då till information om förändrade föreskrifter och liknande. De nya föreskrifterna från Arbetsmiljöverket avseende ohälsosam arbetsbelastning respektive kränkande särbehandling kommer att ingå i utbildning för skyddsombud samt arbetsledare från hösten. Enligt kommunchefen är det viktigast att kommunens chefer får möjlighet att diskutera hur de ska arbeta med de nya riktlinjerna. Kommunen har nyligen börjat använda webbaserade utbildningar Styrning och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet I kommunen finns en central arbetsmiljöpolicy. I den redovisas kommunens mål för arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet samt vilket ansvar som åvilar arbetsgivaren och arbetstagaren. Varje chef äger sin egen eventuella handlingsplan för arbetsmiljön. Inga mål finns ännu för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsmiljön och arbetet med den dokumenteras i skyddsronder samt genom årlig enkätundersökning av arbetsmiljön, vilka görs en eller två gånger årligen beroende på verksamhetstyp. Enkätundersökningen avseende arbetsmiljön besvaras för varje verksamhet av chef, skyddsombud och ytterligare en medarbetare. Svar finns från totalt 40 verksamheter i kommunen. I undersökningen ingår frågor om följande områden. Mål, handlingsplaner och arbetsfördelning för arbetsmiljön Information och utbildning till/för anställda om arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöarbete Hänsyn till arbetsmiljöfaktorer vid beslut och åtgärder Samverkan och möjlighet för medarbetare att medverka i arbetsmiljöarbetet Instruktioner för riskfyllda arbetsuppgifter Hantering av tillbud inklusive rapportering till Arbetsmiljöverket Användning av företagshälsovården Rehabiliteringsutredningar Skyddsrond och brandrond Resultatet presenteras för respektive förvaltningsledning och handlingsplaner tas fram för kommunen som helhet samt för respektive förvaltning. I handlingsplanerna redovisas, för de risker/utvecklingsområden som noterats, bedömda risker/konsekvenser, planerade åtgärder inklusive slutdatum och datum för uppföljning samt ansvarig för genomförande. Kommunstyrelsen informeras om den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet samt de handlingsplaner som tas fram med anledning av undersökningsresultaten. Ärendet behandlades senast av kommunstyrelsen i augusti Kommunstyrelsen tog då del av det kommungemensamma enkätundersökningsresultatet, förvaltningarnas handlingsplaner och den kommungemensamma handlingsplanen. Kommunstyrelsen beslutade att anta förslaget till kommungemensam handlingsplan samt att redovisningen i övrigt med godkännande lades till handlingarna. Personalärenden av större dignitet rapporteras från personalutskottet till kommunstyrelsen. 8

10 4.3.2 Bedömning Mot bakgrund av ovanstående bedömer vi att kommunens arbetsmiljöarbete i stort sett är ändamålsenligt. Det finns en modell för delegation av arbetsmiljöuppgifter och en systematik för att undersöka, åtgärda och följa upp verksamheten. Arbetsförhållandena undersöks regelbundet och det finns en systematik i att följa upp arbetsmiljöarbetet som sådant. Kommunen har dock ännu inte implementerat de relativt nya föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö. Det är en brist som dock enligt ansvariga ska åtgärdas under hösten Kommunens övriga förebyggande arbete Iakttagelser Samverkan Kommunen har ett samverkansavtal med de kollektivavtalsbärande organisationerna. Avtalet syftar till att underlätta samverkan mellan parterna och öka medarbetarnas möjlighet till delaktighet. Enligt avtalet ska samverkan ske genom arbetsplatsträffar och samverkansgrupper på lokal, förvaltningsövergripande samt central nivå. Samverkansgruppen ska vara skyddskommitté enligt arbetsmiljölagens och arbetsmiljöförordningens föreskrifter. Samverkansgruppen ska vara delaktig i policyskapande gällande hälso- och arbetsmiljöfrågor samt hantera information och utbildning om hälsa och arbetsmiljö. Samverkansgruppen ska också planera, kontrollera och följa upp arbetsmiljöförhållanden samt rehabiliteringsverksamheten och företagshälsovårdsarbetet. Arbetsplatsträffen är ett forum för direkt dialog mellan medarbetaren och arbetsgivaren, som representeras av verksamhetschef/arbetsledare. Träffar hålls 8-10 gånger per år. Lokal samverkansgrupp samverkar i den verksamhet som ligger under respektive arbetsledare och består av verksamhetschef/arbetsledare samt en eller två representanter från de kollektivavtalsbärande fackliga organisationer som har medlemmar inom den aktuella enheten/verksamheten. Träffar hålls 6-8 gånger per år. Förvaltningsövergripande samverkansgrupp samverkar i de frågor berör den egna förvaltningen och består av förvaltningschef respektive kommundirektör samt en eller två representanter från de kollektivavtalsbärande fackliga organisationer som har medlemmar inom förvaltningen. Träffar hålls 6-8 gånger per år. Central samverkansgrupp behandlar arbetsmiljö, verksamhet, ekonomi samt policys och riktlinjer inom personalfrågor på ett kommunövergripande plan. Den centrala samverkansgruppen är också central skyddskommitté. Arbetsgivaren representeras av kommundirektör och personalchef och arbetstagarna representeras av en representant var från alla kollektivavtalsbärande fackliga organisationer inom kommunen. Träffar hålls sex gånger per år Medarbetarundersökning Medarbetarenkätundersökning har mellan 2010 och 2015 genomförts varje år infördes en ny rutin som består i ett samarbete med SKL. Detta i syfte att kunna jämföra kommunens resultat med andra kommuners. Efter 2015 genomförs undersökningen vartannat år för att kommunen ska hinna arbeta med de handlingsplaner som tas fram för att komma till rätta med de eventuella brister som undersökningen påvisar. I undersökningen får de svarande ta ställning till följande områden. 9

11 Fysisk och psykosocial arbetsmiljö Styrning och ledarskap Motivation och trivsel Handlingsplaner ska tas fram för de områden där en stor andel av medarbetarna är missnöjda eller mindre nöjda. Någon fast gräns för detta finns dock inte Undersökning och hantering av risker Riskerna i verksamheten undersöks vid arbetsplatsträffar samt i lokala samverkansgrupper. Vid alla omorganisationer görs risk- och konsekvensbedömningar. Dessa delges fackliga företrädare och datum för uppföljning finns alltid. Kommunchefen beskriver också att undersökning av risker sker i det dagliga arbetet. Alla arbetsskador och tillbud (händelser som skulle ha kunnat leda till sjukdom eller olycksfall bland medarbetare) ska anmälas i ett digitalt rapporteringsverktyg. Alla skyddsombud utbildas i hur verktyget används. På kommunens intranät finns skriftliga rutiner för tillbudsrapportering Ledarskap Vid intervjuer uppges att ett led i kommunens förebyggande arbete är det ledarskap och medarbetarskap som utövas. I kommunen finns en personalpolicy i vilken även ledarskapet beskrivs. Enligt policyn ska ledarskapet kännetecknas av professionalism, dialog och tillgänglighet. Innehållen i dessa begrepp är definierade i policyn. Ledarpolicyn antogs 2015 i syfte att tydliggöra förväntningar på ledarskapet. Som led i en satsning på ledarskapet tar personalchefen upp följande insatser. Ledarskapsutvecklingsprogram hölls vid sex tillfällen, under hösten 2015 för nio ledare. Ledningsorganisationen inom vård och omsorg utökades med fler ledare inom hemtjänsten Utveckling av kommunövergripande chefsmöten 2015 i syfte att skapa vi-anda. Temat för 2015 var kommunikation Friskvårdsaktiviteter och löneförmåner Insatser för att förebygga ohälsa bland personalen genomförs, utöver vad som redovisats ovan, framför allt på ad hoc-basis. Personalchef nämner att personal inom förskolan gör yoga, att friskvårdsbidrag finns, att park- och fritidsenheten satsat på fysisk aktivitet på arbetstid och haft stegräknartävlingar. Möjligheter finns också till bruttolöneavdrag för IVFbehandling, för operation av närsynthet och liknande, till löneväxling mot pension och till semesterdagsväxling (vilket innebär att semesterersättningen växlas mot semesterdagar) Företagshälsovårdens arbete Enligt kommunens arbetsmiljöpolicy ska företagshälsovården fungera som en oberoende extern expertresurs när det gäller arbetsmiljö, arbetsrelaterad ohälsa och rehabilitering. Arbetsledaren ska informeras om och samtycka till alla medarbetarens kontakter med företagshälsovården. Insatser från företagshälsovården finansieras centralt av företagshälsovården. Det primära syftet med företagshälsovården uppges vara preventivt arbete. Företagshälsovården används till insatser inom rehabilitering och individuella stödsamtal, coachning och handledning i grupp samt utbildningar och annat förebyggande arbete samt ledarutvecklingsprogram. 10

12 För första kvartalet 2016 ser fördelningen av kostnader för företagshälsovården ut som följer. Tabell 2. Fördelning av kommunens kostnader för företagshälsovård. Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation 2% 2% Grupp 2% 2% Individ 41% 54% 96% Totalt 41% 59% 100% Uppgifter om kostnadsfördelning för helåret 2015 finns inte att tillgå. Kostnaderna för individuella stödsamtal har enligt uppgift ökat jämfört med tidigare år Bedömning Mot bakgrund av ovanstående redovisning bedömer vi att kommunen har en tillräcklig systematik i sitt förebyggande arbete och att detta arbete består av relevanta insatser: Arbetsgivaren samverkar med medarbetarna direkt och genom de fackliga organisationerna, och medarbetarnas uppfattning om arbetsplatsen undersöks regelbundet. Ledarskapet ses som en del av en god arbetsmiljö och företagshälsovård finns att tillgå för preventiva och rehabiliterande åtgärder. 4.5 Organisering av rehabiliteringsarbetet Iakttagelser Enligt kommunens rehabiliteringspolicy är målet med rehabiliteringsarbetet är att anställda som på grund av sjukdom eller annan orsak fått sin arbetsförmåga nedsatt, så snart som möjligt ska erbjudas en väg tillbaka till arbetslivet utifrån sin egen arbetskapacitet. Medarbetaren ska så långt det är möjligt kunna arbeta kvar på sin arbetsplats. I andra hand kan omplacering bli aktuell. Rehabiliteringsarbetet ska leda till minskad sjukfrånvaro och personalomsättning. I policyn beskrivs ansvar och rollfördelning vid rehabilitering. Ansvaret vid rehabilitering är delat. Arbetsledaren/chefen ansvarar enligt gällande arbetsmiljödelegering för de skyldigheter som åligger kommunen som arbetsgivare. Arbetsledarens uppgift är att agera när behov av rehabiliteringsinsatser kan vara aktuella. I detta ingår bl.a. följande: Att bevaka kortare och längre sjukskrivningar. Att påbörja rehabiliteringsprocessen senast efter fyra veckors sjukskrivning, när medarbetare haft upprepad korttidsfrånvaro (sex tillfällen under en tolvmånadersperiod) eller när medarbetaren själv begär det. Att tydligt dokumentera plan för återgång i arbete/rehabiliteringsplan. I intervjuer uppges att arbetsledare med hjälp av ett nytt digitalt verktyg framöver kommer att få signaler om medarbetares frånvaro i de fall den uppvisar någon systematik, som att vara ofta återkommande eller inträffa på vissa dagar. Om sådan systematik upptäcks ska personalenheten kopplas in. 11

13 Medarbetaren ansvarar för en aktiv rehabilitering. Även detta ansvar förtydligas i policyn. Även personalenhetens, företagshälsovårdens, arbetstagarorganisationernas, Försäkringskassans och Arbetsförmedlingens roller beskrivs i policyn. I policyn beskrivs rutiner vid rehabilitering under sjukfrånvarons olika faser: Under dag 1-3 efter sjukanmälan kontaktar chefen medarbetaren för att höra hur hen mår och om något kan göras för att underlätta återgång till arbetet. Efter sju dagar ska medarbetaren lämna läkarintyg till kommunen. Under dag inleds rehabiliteringsprocessen genom ett möte där medarbetarens arbetsförmåga och eventuella behov av rehabilitering diskuteras. Arbetsledaren/chefen har ansvar för att vidta de åtgärder som krävs på arbetsplatsen för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete. Detta bekostas i normala fall av respektive arbetsplats. Under dag av sjukskrivningen ska arbetsledaren/chefen undersöka om det finns andra uppgifter i verksamheten eller kommunen som medarbetaren kan utföra. Personalenheten bör kopplas in. Under dag ska Försäkringskassan, om medarbetaren inte kunnat återgå till arbete i kommunen, utreda om medarbetarens arbetsförmåga kan tas tillvara utanför kommunens verksamhet. Om medarbetaren saknar arbetsförmåga och återgång i arbete därmed inte är möjlig efter sex månaders sjukskrivning kan kommunen överväga uppsägning av personliga skäl. Den vanligaste typen av arbetsanpassning är enligt uppgift schemaförändringar. Det är relativt vanligt att den anställdes läkare, efter beslut av den enskilde, deltar vid rehabiliteringssamtal mellan arbetsgivaren och den anställde. Personalchef beskriver samarbetet med Försäkringskassan som välfungerande. En överenskommelse om samarbete i sjukförsäkringsärenden finns mellan parterna. Målet med denna är att tydliggöra och effektivisera samarbetet. Utifrån överenskommelsen ska båda parterna fokusera på förebyggande insatser för att förhindra sjukskrivningar och ohälsa. Försäkringskassan förbinder sig att bl.a. vara samrådspartner i kommunens förebyggande ohälsoarbete. Ingen generell uppföljning av rehabiliteringsarbetet görs. Det innebär att sådana ändringar som ska föranledas av uppföljningsresultatet inte görs Bedömning Mot bakgrund av ovanstående iakttagelser bedömer vi att kommunens styrning av det rehabiliterande arbetet är tillräcklig men att uppföljningen av det kan förbättras. I rehabiliteringspolicyn finns mål för arbetet och en tydligt beskriven ansvarsfördelning när det gäller rehabiliteringen. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska arbetsgivaren också årligen följa upp verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering och göra de ändringar som föranleds av uppföljningsresultatet. Så görs inte i kommunen och det är en brist. 12

14 4.6 Insatser för att möta den ökade sjukskrivningen Iakttagelser Kommunens personalchef har tillsammans med samtliga biträdande förvaltningschefer fått i uppdrag att analysera orsakerna till samt ge förslag till åtgärder mot den ökade sjukfrånvaron. För detta arbete finns en budget men inte ett formellt beslutat uppdrag. I minnesanteckningar från kommunledningens möte står att gruppen ska se över sjuktalen. Ingen tidplan för detta arbete finns. Hittills har ingen färdig analys eller handlingsplan presenterats. I en power point-presentation som visats vid granskningen framgår att sambandet mellan ledarskap, trivsel på arbetet, arbetsmiljö och sjukfrånvaro undersökts och att ingen korrelation hittats. Personalchefen beskriver att orsakerna också får ses i det omgivande samhället, i vilket ekonomiska svängningar och socialförsäkringssystemens utformning har centrala roller Bedömning Mot bakgrund av ovanstående redogörelse bedömer vi att det pågår ett aktivt arbete för att möta den ökade sjukskrivningen men att uppdraget att se över sjuktalen kan och bör förtydligas. Den tillsatta gruppen har ännu inte kommit fram till orsaken till de ökade sjukskrivningarna eller möjliga lösningar på problemet. Ett tydligare uppdrag ger bättre förutsättningar för uppdragsgivaren att få det den efterfrågar. 5 Svar på revisionsfrågor Finns det en ändamålsenlig strategi för kommunens arbete med att minska ohälsan bland anställda? Kommunens strategi för att minska ohälsan bland de anställda består i ett undersökande, förebyggande och rehabiliterande arbete. Vi bedömer att denna strategi är ändamålsenlig såtillvida att den sker i flera led och i stort sett följer de krav som ställs i lag och föreskrifter. Vi bedömer dock, mot bakgrund av Arbetsmiljöverkets föreskrifter, att kommunen bör följa upp verksamheten med arbetsanpassning och rehabilitering och göra de ändringar som föranleds av uppföljningsresultaten. Vi bedömer också att det uppdrag avseende sjukfrånvarons utveckling som tagits fram bör förtydligas så att det framgår vari uppdraget består och vad den tillsatta arbetsgruppen förväntas åstadkomma. Vilka aktiviteter genomförs för att förebygga ohälsa bland personalen? Hur säkerställer kommunstyrelsen att kommunen arbetar effektivt för att förebygga ohälsa bland sina anställda? Det förebyggande arbetet består i följande. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete Samverkan mellan arbetsgivare och personal Arbete med ledarskap inom kommunen Vissa satsningar på friskvård Vissa preventiva insatser från företagshälsovården Det förebyggande arbetet bedöms uppfylla de krav som finns i lag och föreskrifter, med undantag av Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. 13

15 Hur sker arbetet med rehabilitering av kommunens anställda? Hur är ansvaret för förebyggande åtgärder och rehabilitering organiserat och är ansvarsfördelningen ändamålsenlig? Ansvaret för det förebyggande arbetet åvilar i första hand respektive arbetsledare/chef med stöd av personalenheten. Samma sak gäller rehabiliteringsansvaret, där även den enskilde har ett ansvar för at aktivt bidra till sin rehabilitering. Arbetet med rehabilitering följer en fast trappa och består i möjligheter till insatser från företagshälsovården. Utöver detta ska kommunen också undersöka möjligheter till arbetsanpassning. Vi bedömer att ansvarsfördelningen är ändamålsenlig såtillvida att den följer de krav som finns i lag och föreskrifter, att den är tydligt nedtecknad och att kommunen har specificerat vilka förutsättningar berörda har för att axla sitt ansvar. Har det gjorts någon kartläggning av ohälsa och sjukfrånvaro samt möjliga orsaker och är kartläggningen tillräcklig? Vilken analys och bedömning har gjorts med anledning av ökad sjukfrånvaro och eventuell kartläggning? Personalchefen har tillsammans med biträdande förvaltningschefer fått i uppdrag att se över sjuktalen. Sambandet mellan ledarskap, trivsel på arbetet, arbetsmiljö och sjukfrånvaro har undersökts och ingen korrelation har hittats. Ingen analys och bedömning har därför gjorts av kommunen. Mot den bakgrund att kartläggningen inte kommit fram till vari orsakerna till den ökade sjukskrivningen består eller vad kommunen kan göra åt den bedömer vi att kartläggningen bör fördjupas ytterligare. Vilken uppföljning och återrapportering sker till kommunstyrelsen? Den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet rapporteras till kommunstyrelsen. Personalärenden av större dignitet rapporteras från personalutskottet till kommunstyrelsen. 6 Sammanfattande bedömning Denna granskning har syftat till att bedöma ändamålsenligheten i kommunstyrelsens styrning och uppföljning av förebyggande insatser och rehabilitering vid ohälsa bland anställda. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen bedömer vi att styrningen och uppföljningen av det förebyggande arbetet och rehabiliteringen är ändamålsenlig men att vissa brister finns vad gäller kommunens efterlevnad av Arbetsmiljöverkets föreskrifter avseende organisatorisk och social arbetsmiljö samt arbetsanpassning och rehabilitering. Personalchef har i intervju uttryckt att skälet till den ökade sjukfrånvaron inte självklart står att finna enbart hos arbetsgivaren. Vi delar denna bild. Oavsett orsak har dock arbetsgivaren ett ansvar och detta ansvar är enligt lag och föreskrifter långtgående. Kommunen har också allt att vinna på att sjukskrivningarna minskar. Därför måste arbetet med att utreda möjliga åtgärder fortsätta och intensifieras. Vi ger därför kommunstyrelsen följande rekommendationer. Säkerställ att Arbetsmiljöverkets föreskrifter avseende organisatorisk och social arbetsmiljö samt arbetsanpassning och rehabilitering efterlevs i alla led. 14

16 Säkerställ att uppdraget att utreda de ökade sjuktalen förtydligas och att utredningen av framför allt möjliga åtgärder fortsätter och intensifieras. Per Arvedson Ylva Westander 15

17 Källförteckning KS 292 Dnr KS Systematiskt arbetsmiljöarbete Kommunstyrelsens protokoll Arbetsmiljöpolicy för Skurups kommun. Antagen i KS Delegation av arbetsmiljöansvar/fördelning av arbetsuppgifter (malldokument) Information om tillbudsrapportering på kommunens intranät Kommungemensam handlingsplan systematiskt arbetsmiljöarbete samt motsvarande planer för serviceförvaltningen, skola-utbildningsförvaltningen och individ- och omsorgsförvaltningen Lokalt samverkansavtal. Gäller tillsvidare från och med 1 oktober Lokalt kollektivavtal mellan arbetsgivarens Skurups kommun och kollektivavtalsbärande arbetstagarorganisationer Minnesanteckningar kommunledning Personalpolicy för Skurups kommun Rehabiliteringspolicy för Skurups kommun. Enligt beslut i kommunstyrelsen Resultat av kommungemensam enkät avseende arbetsmiljö Skurups medarbetarenkät 2015 Statistik avseende kostnader för företagshälsovård kvartal , Previa Överenskommelse om samarbete i sjukförsäkringsärenden mellan Skurups kommun och Försäkringskassan 16