BILAGA 2 RAMAVTALSUTKAST TELE-, DATA- OCH SÄKERHETSPRODUKTER

Transkript

1 FMV (10) BILAGA 2 RAMAVTALS TELE-, DATA- OCH SÄKERHETSPRODUKTER Denna dag har följande avtal ( avtalet ) träffats mellan A. Försvarets materielverk ( FMV ) org. nr Stockholm (lokalt postnummer) och B. [Företagets fullständiga firma] ( Leverantören ) org nr [######-####] [adress] 1. BAKGRUND 1.1 Efter FMV, Marknad & inköp, genomfört ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling har FMV och Leverantören träffat detta avtal. Avtalet innebär Leverantören förbundit sig på de villkor som anges sälja Data-, tele- och säkerhetsprodukter ( varorna ) till FMV. 1.2 Försvarsmakten ( FM ) (organisationsnummer ) är berättigade Beställa från avtalet. De rättigheter och skyldigheter som följer av avtalet tillkommer även FM. 2. AVTALET 2.1 Avtalet består av detta avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: I) Tillägg till och ändringar i avtalet II) Detta avtal jämte tillhörande bilagor (Bilaga 1 - Varukorg) III) FMV Allmänna leveransvillkor (FMV ALK) för varor IV) FMV beställning/inköpsorder V) FMV förfrågningsunderlag VI) Leverantörens lämnade anbud

2 FMV (10) 3. AVTALSTID M.M. 3.1 Detta avtal gäller från och med den tidpunkt då avtalet undertecknats av båda parter och 24 månader framåt. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet gälla utan föregående uppsägning. 3.2 FMV äger rätt, men är inte skyldigt, förlänga avtalet på oförändrade villkor under högst 24 (tjugofyra) månader från avtalet annars skulle upphört gälla. Sådan förlängning av avtalet får ske vid ett eller flera tillfällen. Avser FMV förlänga Avtalet ska detta skriftligen meddelas Leverantören senast tre (3) månader före Avtalet annars upphör gälla. 4. OMFATTNING OCH PARTERNAS ÅTAGANDEN 4.1 Detta avtal omfar varor som inom branchorganisationen Sveriges Elgrossister betecknas i E-nummerlistor. Endast varor inom följande E-nummerlistor omfas av avtalet: 48 - Telekabel 49 - Data, buss och optokabel 50 - Telenät- och optomateriel 51 - Datanätmateriel 52 - Strömförsörjning, nätstörningsskydd 53 - Entré- & kontorssignaler, signalgivare 58 - Porttelefoner, lås, passagekontroll 60 - Antennmateriel 62 - Ljud, bild- och tiddistribution 63 - Larm - och övervakningssystem Berier omfas ej av detta avtal. UPS:er omfas dock av upphandlingen. Leveranser kommer främst ske till nedan angivna leveransorter: Boden, Luleå, Umeå, Härnösand, Arvidsjaur, Uppsala, Enköping, Arboga, Kungsängen, Stockholm, Haninge, Linköping, Kvarn, Skövde, Karlsborg, Såtenäs, Göteborg, Halmstad, Revinge, Karlskrona, Eksjö, Ronneby. Leveranser kan även komma ske till andra platser där FMV/FM har verksamhet. 4.2 Organisatoriska förändringar inom FMV/FM kan innebära avropen förändras under avtalsperioden, exempelvis kan förändringar bland leveransorterna ske.

3 4.3 Leverantören åtar sig FMV (10) leverera varor ur samtliga E-nummerlistor som framgår av pkt 4.1 ovan. efter beställning från FMV/FM tillhandahålla de varor som framgår av Bilaga 1 - varukorg samt av Leverantörens grundprislista utifrån villkor som anges i detta avtal med tillhörande bilagor. Omedelbart meddela FMV/FM om förändringar sker avseende Leverantörens utfärdade tillstånd med anknytning till detta avtal 4.4 Parterna åtar sig genomföra skäliga förbättringsåtgärder, för det fall den andre parten föreslagit sådana. medverka till avtalsuppföljning sker minst en gång per år om inte annat överenskommes. Parterna svarar för sina egna kostnader som uppstår i samband med avtalsuppföljningen. 4.5 FMV/FM åtar sig på de villkor som anges i detta avtal till Leverantören betala för levererade och av FMV/FM godkända varor enligt mellan parterna överenskomna villkor. i skälig omfning bistå Leverantören så Leverantörens avlastning och överlämnande kan ske utan väsentlig olägenhet bl a genom tillse Leverantören vid avtalad tidpunkt för leverans har tillträde till plats(er) till vilken/vilka varorna ska levereras. 5. BESTÄLLNING 5.1 Beställning ska ske enligt fastställd rangordning. Handlingsregler för rangordning: 1. Beställning skickas till leverantör nr 1 i rangordningen. 2. Leverantör nr 1 bekräftar order, i enlighet med detta avtal pkt 6, om man kan eller inte kan leverera de efterfrågade produkterna. 3. Om leverantör nr 1 i rangordningen inte kan leverera ska beställning gå vidare till leverantör nr 2 i rangordningen osv. 5.2 Fastställd rangordning: 1. Leverantör A 2. Leverantör B 3. Leverantör C

4 FMV (10) 5.3 Beställning från leverantör 1 i rangordningen kommer ske via mejl eller leverantörens webbshop. 5.4 Beställning från övriga ramavtalsleverantörer kommer ske via mejl. 5.5 Beställning ska ske genom inköpsorder mellan FMV och Leverantören. För FMV ska beställning alltid göras av Marknad och inköp eller en inköpsavdelning eller någon särskild hos FMV utsedd behörig person för vara giltigt. 5.6 I inköpsordern ska parterna precisera och konkretisera vad den särskilda beställningen omfar. Inköpsorder ska då alltid bl a innehålla följande. I) Benämning och målnummer för detta avtal II) Varor som omfas av beställningen III) Pris avseende varor som omfas av beställningen IV) Kontaktperson(er) för respektive part V) Leveransadress dit varorna ska levereras VI) Aktuell faktureringsadress och redovisningskassa 5.7 Ett mål i regeringens handlingsplan för elektronisk förvaltning är den statliga förvaltningen ska kunna hantera sina inköp elektroniskt vid utgången av år Statens standard för elektronisk beställning är SFTI (Single Face To Industry) Leverantören ska ha beredskap för under avtalsperioden börja ta emot elektroniska beställningar i ett standardiserat format. Ekonomistyrningsverket ger direktiv rörande en infrastruktur som ger leverantörerna olika möjligheter ta emot elektroniska beställningar. Mer information finns på 6. ORDERBEKRÄFTELSE 6.1 Leverantören ska lämna en orderbekräftelse till inköpsansvarig (den person som anges på inköpsordern) efter erhållen beställning, om inget annat överenskommits. Av orderbekräftelse ska det minst framgå inköpsordernummer, godsmärkning, annan referensuppgift, leveranstidpunkt, artikelnummer, eventuella ersättningsartiklar, priser samt raber och rabkoder. 6.2 Om Leverantören inte kan leverera beställd vara ska Leverantören meddela Beställaren inom 24 timmar (nästkommande arbetsdag). 6.3 Om Leverantören kan leverera beställd vara men inte inom avs tid ska Beställaren meddelas inom 24 timmar (nästkommande arbetsdag). Beställaren har då möjlighet ta bort beställningen eller godkänna en försenad leverans. 6.4 I de fall Leverantören inte har möjligheten leverera efterfrågad vara enligt avtalad leveranstid har Beställaren rätt anskaffa varan från nästa leverantör i rangordningen.

5 FMV (10) 7. LEVERANS M.M. 7.1 För genomförande av leverans av avtalad vara/tjänst krävs en inköpsorder upprättad av FMV har kommit Leverantören tillhanda från FMV. 7.2 Leverantörens kundtjänst ska ha öppettider för kundkontakt minst vardagar mellan kl. 08:00-16: Med tillägg för FMV ALK för varor pkt 2, Leverans mm, ska vara(or) fritt levereras till av Beställaren anvisade platser enligt INCOTERM DDP (Delivered Duty Paid, 2010). 7.4 Leverans, till angivna leveransorter, av varor prissa i Bilaga 1 - varukorg ska ske inom två (2) arbetsdagar från lagd beställning om inget annat överenskommits. Om avtalad produkt i Bilaga 1 Varukorg ej kan tillhandahållas ska produkt av motsvarande kvalitet eller bättre erbjudas till samma pris. 7.5 Leverans, till angivna leveransorter, av Leverantörens standardsortiment/lagervaror, ska ske inom två (2) arbetsdagar från lagd beställning om inget annat överenskommits eller leverantören tackat nej till beställningen eller delar av beställningen enligt detta avtal pkt För Leverantörens beställningssortiment sker leverans enligt överenskommelse mellan Beställare och Leverantör. 7.7 Leverantör ska om Beställaren så önskar kunna erbjuda snabbare leveranstid än 2 arbetsdagar. Leverans sker då enligt överenskommelse och Beställaren står för den faktiskt tillkommande fraktkostnaden. 8. DRÖJSMÅL SAMT PÅFÖLJDER VID DRÖJSMÅL 8.1 Om Leverantören är i dröjsmål ska Leverantören meddela Beställaren snarast möjligt. Om Leverantören inte kan leverera en ersättningsvara alternativt Beställaren inte anser varan är anses såsom likvärdig äger Beställaren rätt till avbeställa varan utan någon kostnad för Beställaren samt rätt till vite i enlighet med detta Avtal, punkt Om leverantör nummer 1 i rangordningen ej kan leverera beställd vara från Bilaga 1 varukorg eller vara av likvärdig kvalitet utgår vite i enlighet med detta avtal pkt Med ändring av 3.2 FMV ALK ska storleken på eventuellt vite vara fem procent (5 %) av beställningens värde per påbörjad vecka där dröjsmål föreligger, dock högst med tjugofem procent (25 %) av beställningens värde.

6 FMV (10) 9. PRIS OCH ANNAN ERSÄTTNING 9.1 Tillägg till 4.1. FMV ALK för varor Samtliga priser i Bilaga 1 Varukorg är angivna i SEK exklusive moms och är det totala priset för respektive artikel. 9.2 Prisförändring Med ändring av 4.2. FMV ALK för varor Begäran om prisförändring ska ske skriftligt, med underlag som styrker förändringen. Begäran om förändring ska vara part tillhanda senast 6 veckor före ev förändring. Om överenskommelse ej träffas, äger båda parter rätt skriftligen säga upp gällande avtal med iakttagande av uppsägningstid på 6 månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla ramavtalsvillkoren Samtliga priser angivna i Bilaga 1 Varukorg och i den till anbudet bifogade grundprislistan ska vara fasta till och med Parterna äger därefter rätt till en årlig prisreglering, per den 1 juni. Prisregleringen ligger därefter fast i minst 12 månader Prisreglering får då ske med 90 % av SCB:s Entreprenadindex, Huvudgrupp Litt 152, installationsarbete för tele-, data- och säkerhetsanläggningar, 2011=100, Basgrupp 1321, Tele-, data-, säkerhetsmateriel, utifrån basmånad maj Undantag Om SCB:s Entreprenadindex, Huvudgrupp, Litt 152, installationsarbete för tele-, data- och säkerhetsanläggningar, 2011=100, Basgrupp 1321 Tele-, data-, säkerhetsmateriel, ökar/minskar med mer än 5 % sedan den senast gjorda prisregleringen, äger parterna rätt utifrån avtalade villkor påkalla en prisreglering under fast prisperiod. 9.3 Offererade raber ska vara fasta under hela avtalstiden inkl. eventuella förlängningar. 9.4 Vid eventuellt kampanjerbjudande, då en artikel tillfälligt erbjuds till ett lägre pris än vad som avtalats, ska detta komma beställaren till del. 9.5 Eventuella trängelsksavgifter eller liknande avgifter för utföra uppdrag enligt detta avtal betalas av Leverantören. 9.6 Avgifter som ej skriftligen godkänts accepteras ej.

7 FMV (10) 10. FAKTURERING OCH BETALNING 10.1 Leverantören ska ha beredskap för under avtalsperioden börja skicka elektroniska fakturor. Ekonomistyrningsverket har upphandlat en infrastruktur som ger leverantörerna olika möjligheter sända en elektronisk faktura i Svefaktura format. Mer information finns på Vid fakturering ska inköpsordernummer och arbetsordernummer anges på fakturan. Faktura ska adresseras i enlighet med uppgifter angivna på inköpsorder och där framgår även inköpsordernumret Beställaren ska vid beställningstillfället kunna ange 2 stycken referensuppgifter som sedan ska återges på fakturan Samfakturering är normalt ej tillåten. Särskild överenskommelse med FMV krävs för dessa fall Alla fakturering ska ske via ramavtalsleverantör om inte annat överenskommits med FMV. 11. REKLAMATION OCH AVVIKELSEHANTERING 11.1 Returer ska kunna accepteras inom två veckor från leveransdag. Returer ska såvitt inte orsaken till returen beror på fel av FM/FMV ske utan returavdrag eller andra kostnader för FM/FMV och kreditering ska ske med 100 %. Vara som betraktas som felaktig, avvisasas av FM/FMV som därmed har rätt häva beställningen eller kräva ersättningsleverans. Avvisad vara återsänds efter överenskommelse med Leverantören och på dennes bekostnad. 12. STATISTIK 12.1 Statistik ska lämnas månadsvis till FMV senast den 10e varje månad, och omfat föregående månads transaktioner, eller på begäran av FMV/FM. Statistiken ska omfa samtliga köp som gjorts av FMV org nr och FM org nr Av statistiken ska framgå följande (samtliga värden ska redovisas i separata kolumner): Beställningssumma totalt Beställningssumma/produkt (Artikelnummer, artikelnamn, e-nummer, e- listnummer och antal)

8 Beställningssumma/produktgrupp Arbetsordernummer/referensnummer Inköpsordernummer Beställande enhet Leveransadress Leveransdatum Samtliga priser redovisas med samt utan rabsats Rabkod FMV (10) Belopp redovisas exklusive moms. 13. LAGAR, DIREKTIV OCH FÖRORDNINGAR 13.1 Tillägg till 18 FMV ALK för varor. Leverantör ska följa vid varje tillfälle gällande lagar, direktiv och förordningar. Bland annat ska nedan angivna, vid var tid gällande, förordning gälla i den omfning och från den tidpunkt som anges i respektive förordning, där så är tillämpligt: Förordning (SFS 2006:1273) om producentansvar för förpackningar Förordning (SFS 2005:209) om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter 14. KVALITETSLEDNINGSSYSTEM 14.1 Leverantören ska under hela avtalstiden arbeta efter ett kvalitetsledningssystem. Leverantören är certifierade enligt Kvalitetsledningssystem X Alt Leverantören arbetar efter ett eget kvalitetsledningssystem. 15. PRODUKTINFORMATION OCH SORTIMENTSFÖRÄNDRINGAR 15.1 Leverantören ska från avtalsstart kunna erbjuda digitala (exempelvis i PDF-format) produktkataloger på svenska, kostnadsfritt till beställaren. All produktinformation ska ske på svenska. Produktinformation till berörd personal ska ske enligt överenskommelse med kontaktperson hos Leverantören och Beställaren Vid förändringar i Leverantörens sortiment på grund av utveckling under avtalstiden ska Leverantören kvartalsvis i samband med statistikinlämning lämna en sortimentslista med samtliga tillägg och ändringar.

9 FMV (10) 15.3 Om vara utgår ur sortimentet ska likvärdig vara kunna erbjudas till samma styck- /meterpris eller lägre Leverantören ska under hela avtalstiden ha personal som aktivt jobbar med uppdatera och utveckla produktsortimentet inom de E-nummerlistor som upphandlingen omfar Beställaren ska vid större projekt/beställningar kunna få kontakt med Leverantörens tekniska support/säljare samt få en offert på material inom det upphandlade sortimentet senast 3 arbetsdagar från förfrågan. 16. WEBBSHOP 16.1 Leverantör ska inneha en webbsida med elektronisk katalog en s.k. webbshop/nätbutik, där beställare kan ta del av upphandlat sortiment, priser etc Den elektroniska katalogen ska ha sökfunktioner för olika kategorier av varor samt möjlighet till filtrering av sortimentet inom de olika kategorierna Beställaren ska via Leverantörens webbshop kunna se produktinformation och bild för respektive produkt. Endast det upphandlade sortimentet (produkter inom de E- nummerlistor som anges i pkt 4.1. ovan) får exponeras i Leverantörens webbshop Beställaren ska kunna genomföra beställning via Leverantörens webbshop Beställaren ska vid beställningstillfället kunna ange 2 stycken referensuppgifter som sedan ska återges på fakturan Inloggningsuppgifter till beställarna ska tillhandahållas av Leverantören efter godkännande av avtalsansvarig på FMV Beställaren ska kunna logga in med sina kontouppgifter och få fram uppgifter som orderhistorik, leveransstatus och fakturor. 17. ÖVRIGT 17.1 Utöver villkoren i detta avtal gäller FMV ALK för varor.

10 FMV (10) 18. MEDDELANDEN 18.1 Samtliga meddelanden mellan parterna enligt detta avtal ska för vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser. För Försvarets materielverk: Försvarets materielverk, Marknad & Inköp Att: Manfred Stenson Tegeluddsvägen Stockholm Telefonnummer växel: Enhetsadress: För Försvarsmakten: Försvarsmakten (förband) Att: [Ansvarig handläggare] (lokal adress/box) (lokalt postnummer) För Leverantören: [Leverantörens Firma] Att: [namn på kontaktperson hos Leverantören] Adress Telefonnummer e-postadress Detta avtal har upprättats i två (2) likalydande originalexemplar, varav parterna tagit var sitt. Stockholm den [datum] FÖRSVARETS MATERIELVERK [Ort och datum] [LEVERANTÖRENS FIRMA] Namn: Titel: Namn: Titel