Verksamhetsplan IMH. Bygga Styrka. Rekrytering. Kompetensutveckling

Transkript

1 VERKSAMHETSPLAN IMH 1(19) IMH IMH utgörs av ämnen och avdelningar som representerar en stor bredd. Forskning och forskarutbildning utgör ca 60 % av IMH:s verksamhet. IMH:s forskning omfattar både kliniska och prekliniska forskningsområden samt medicinsk teknik och samhällsvetenskaplig forskning. IMH har ökat kvantiteten publikationer och har bibehållit en god internationell standard i fältnormaliserad citering och ökad sampublicering med internationella partners. IMH:s lärare medverkar i grundutbildningarna i följande program: läkarprogrammet, sjuksköterskeprogrammet med specialistutbildning, fysioterapeutprogrammet, biomedicinska analytikerprogrammet, programmet medicinsk biologi, integrerade masterprogrammet inom arbetsterapi/folkhälsovetenskap med flera. Utöver ordinarie program ges fristående kurser och uppdragsutbildning. Inom Teknisk fakultet har IMH-lärare ansvar för vissa kurser inom områdena farmakologi, medicinsk strålningsfysik och medicinsk teknik samt för examensarbeten. en tar fasta på rektors strategikarta och har utarbetats genom gemensamma möten med styrelse och ledningsråd. Delar av de centrala frågorna har förankrats i dialog med de anställda och sedan reviderats årligen. En handlingsplan för 2016 finns i bilaga 1. Bygga Styrka Rekrytering En av utmaningarna som IMH delar med flera andra institutioner och universitet är att vara attraktiv för både nyrekrytering och ersättningsrekrytering av lärare forskare. IMH skall nå målet genom att ha en aktiv rekryteringsstrategi baserad på god omvärldsanalys genom inventering av potentiella sökande till aktuella ämnesområden och att organisationskommittéer utses inför annonsering. på ett aktivt sätt annonsera i lokala, nationella och internationella medier samt eftersträva större samordnade annonseringar. undvika att oplanerade vakanser uppstår genom att planera ersättningsrekryteringar i god tid och medvetet eftersträva att parallell-besätta tjänster inför kommande pensionsavgångar ha en väl fungerande introduktion av nyanställd personal för att ge en god start i arbetet. Kompetensutveckling LINKÖPINGS UNIVERSITET

2 2(19) En förutsättning för att IMH skall kunna bidra till god kvalitet i både grundutbildning och forskning såväl som i administration är att personalen har god kompetens som ständigt förnyas. IMH skall nå målet genom att: ha en tydlig individuell karriärplanering utifrån verksamhetens behov och erbjuda tydliga kompetensutvecklingsplaner. Attraktiva akademiska miljöer En förutsättning för att IMH skall bibehålla sin styrka och konkurrenskraft är att IMH har en attraktiv akademisk miljö där personer väljer att stanna kvar. Utmaningen är att i så hög grad som möjligt utnyttja den breda tvärvetenskapliga kompetens som redan finns etablerad. IMH skall uppnå målet genom att: skapa förutsättningar för att framgångsrika forskare har goda resurser för utveckling av bra forskningsmiljöer ge tillräckligt stöd till nyrekryterade forskare under en uppstartsperiod erbjuda en aktiv forskarseminariemiljö utveckla ett bra utbyte mellan institutionens olika miljöer genom ett ökat utbud av gemensamma forum samordna utnyttjande av stödresurser till forskning vara starka och attraktiva genom att chefer och ledare har hög kompetens att utöva ett gott ledarskap Utveckla och stimulera ett gott medarbetarskap Synliggöra IMH som en attraktiv arbetsplats och akademisk miljö Prioritera, generera och omfördela resurser IMH skall ha transparanta och tydliga fördelningsprinciper för anslagsmedel som stimulerar till hög kvalitet i forskning och utbildning. IMH skall uppnå målet genom att utveckla långsiktighet i principer för resursfördelning, uppföljning och styrning för ett effektivt resursutnyttjande utveckla regler för dispositionstid för anslagsmedel och myndighetskapital stimulera till samverkan mellan forskare och ämnen i större ansökningar

3 3(19) Visa Excellens Kvalitet i forskning och grundutbildning IMH skall bidra till ökad kvalitet både avseende forskningsproduktion och att attrahera en hög andel externa medel till forskning och öka antalet tvärfakultetliga publikationer. IMH skall bidra till att göra LiU:s utbildningsprogram attraktiva och framgångsrika. IMH skall uppnå målet genom att erbjuda stöd av seniora och framgångsrika forskare i samband med större ansökningstillfällen. stimulera seniora forskare att delta i olika nationella bedömningsgrupper. förbättra kvaliteten på forskningsansökningar och kunskap om ansökningsprocessen genom att handledare och doktorander gemensamt utvecklar forskningsansökningar. stimulera till utveckling av nätverk och samarbete med andra universitet och högskolor nationellt och internationellt. IMH skall bidra till att göra LiU:s olika utbildningsprogram attraktiva IMH skall uppnå målet genom att fördela utbildningsuppdrag så att majoriteten av lärare/forskare deltar i undervisning. uppmärksamma och premiera goda pedagogiska prestationer och förändringsarbete i grundutbildning. bidra till utveckling av innovativa lärmiljöer. Skapa Effektivitet Verksamhetsstöd IMH har skapat en avdelning för verksamhetsstöd. Målet är att vidareutveckla avdelningen så att den kan bidra med ett professionellt och ändamålsenligt verksamhetsstöd. IMH skall uppnå målet genom att utveckla en verksamhetsplan för Avdelningen för verksamhetsstöd (bilaga 2)

4 4(19) Ta Ansvar Samverkan IMH har en bred kontaktyta till olika samhällsaktörer inte minst Region Östergötland som vi samverkar med genom utbildning och forskning. Samverkan är en förutsättning för att innovationer från universitetet blir till nyttiggörande i samhället. En viktig del i samverkan är att bidra till kunskapsspridning om vår undervisning och forskning till det omgivande samhället. IMH skall uppnå målet genom att entreprenörskap ska uppmuntras i såväl utbildning som forskning. en ökad samverkan med näringslivet skall uppmuntras. Följa en långsiktig informations- och kommunikationsplan för att synliggöra IMH internt och externt samt bidra till kunskapsspridning i samhället i stort. (Bilaga 3)

5 5(19) Bilaga 1. IMH:s HANDLINGSPLAN 2016 Mål Stärka forskning och öka medelsförbrukning Verktyg för planering av uppdrag för lärare och forskare Karriärplanering Rekrytering Genomförandestrategier Fortsätta satsning på postdok-tid. Underlätta förutsättningar för forskning vid institutionen Ta fram ett förbättrat stöd för bemanningsplanering. (Målet är ett IT-baserat stöd) Implementera beslutet kring rollfördelningen för karriärplanering Bedöma behov baserat på pensionsavgångar och verksamhetsförändringar Aktiviteter Vad Vem När Vad: Utlysa 24 månader postdok-tid med delad finansiering mellan centrala medel och forskargruppens/avdelningens egna medel 50/50. Vem: Utlysning går ut till avdelningschefer och ämnesföreträdare som kan inkomma med ansökningar. När: Deadline för ansökan 15 februari 2016 med målet att medlen ska förbrukas under 2016 och Vad: Möten med seniora forskare och ämnesföreträdare Vem: proprefekt för forskning sammankallar När: Årligen Vad: Ta fram ett stöd för planering av uppdrag för lärare och forskare. Vem: Administrativ chef leder intern projektgrupp. När: Vad: Fullfölja och implementera det beslut som utarbetats för rollen som avdelningschef och ämnesföreträdare. Vem: Prefekt i dialog med avdelningschefer och ämnesföreträdare När: Våren 2016 Vad: Genomföra Verksamhets- och kompetensinventering i dialog med fakultetsledningen (VoK) Uppföljning Avstämning av medelsförbrukning på ekonomigenomgångar med resp. avdelning och prefektur årligen. Rapport på efterföljande kanslimöte En första uppföljning på Ledningsråd hösten 2016 Chefsskapsuppföljning nov-dec. Fortlöpande inom inst.

6 6(19) Tydliggöra vårt samverkansuppdrag och öka vår samverkan med näringslivet Bidra till kunskapsspridning om institutionens undervisning och forskning IMH:s samverkanskoordinator bevakar och stimulerar till samverkan med olika samhällsaktörer och synliggör dessa i de samverkansprojekt som LiU deltar i. Målgruppsanpassad information om institutionens undervisning och forskning Vem: Prefekturen i samarbete med avdelningschefer och HRkonsulter. Vad: Arbeta med rekryteringsgrupper inför nya utlysningar av lärartjänster. Vem: Prefekt utser lämpliga personer att tillsammans med HR-konsult ingå i rekryteringsgrupp. När: Inför rekrytering. Vad: Arbeta aktivt för att föra in undervisning om entreprenörskap i alla de utbildningar som vi medverkar i, inklusive doktorandutbildningen. Sprida kunskap till alla anställda om de olika former för innovationsstöd som LiU erbjuder. Vem: Samverkanskoordinator och prefekt/proprefekt När: Under 2016 Vad: Samla in relevant material till liu-webben från medarbetare utifrån målgrupp och kommunikationsbehov. Vem: Kommunikatör När: Under 2016 Grupperna rapporterar löpande på ledningsråd Årligen genom sammanställni ng av årets aktiviteter till prefekturen Två avstämningsmöten/termin med prefekt

7 7(19) Bilaga 2. verksamhetsstöd Ett professionellt och ändamålsenligt administrativt stöd inom IMH Med aktiviteterna i denna verksamhetsplan vill vi arbeta för - Tydligare och effektivare administration - Utvecklad service, samarbetsförmåga och bemötande - Ökad kompetens och möjligheter till lärande i vardagen - Sträva efter en ännu bättre arbetsmiljö. 1) Detta arbetar vi för gemensamt Mål Genomförandestrategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Effektivare administration Fortsätta synliggöra rutiner och riktlinjer på hemsidan Tydliggöra spetskompetens inom gruppen som resurs för fler Tydliggöra IT-funktionen på IMH Vem: Emma Busk Winquist i samarbete med funktionsgrupperna under året Vem: Administrativ chef tillsammans med funktionsansvariga Vad: Identifiera spetskompetens och utse specialister med uppdrag för att stödja hela IMH inom t ex arkiv, Diva, Polopoly Vem: Administrativ chef i samråd med var och en När: Hösten 2015 Vad: Vem gör vad inom IMH och inom kvarter US Vem: Administrativ chef tillsammans med chef Kvarter US När: Hösten 2015 Personal klar. Nästa är ekonomi.

8 8(19) Utveckla tillgång till gemensamma mallar och dokument Vad: Vi behåller fillagret, men ansvarar för att rensa funktionsgruppsvis Vem: Respektive funktionsgrupp samt Fredrik Almquist, Emma Busk Winquist Utvecklad service, samarbetsförm åga och bemötande Följa teknikutveckling Öka kunskap om våra olika verksamheter inom IMH Vad: Orientering av möjliga AV-redskap i undervisning och möten Vem: Stina och Emma tillsammans med ITsamordnaren Vad: Utse 2-3 som utvecklar spetskompetens inom VS Vem: Administrativ chef När: Hösten 2015 Vad: Erbjuda fördjupad kunskap inom ett par områden Vem: Alla inom VS När: Löpande Vad: Bjuda in IMHforskare till gemensamma APT Vem: Ansvarig för APT Förslag: Stina och Emma Skype, Lync mm Ta in förslag från VS Öka kompetens och erfarenhetsutby te Genomföra egna kompetensskattningar Upprätta kompetensbank där det framgår vem som kan svara på frågor Verktyg för effektiv administration/ personlig effektivitet Vem: Var och en När: Våren 2016 Vem: Administrativ chef i samråd med var och en När: Våren 2016 Vad: Föreläsare/kurs? Vem: När: Omtag Omtag Hade föreläsare på APT i december 2014

9 9(19) Fördjupad systemkunskap i olika verktyg Vad: Korta workshops/seminarier Vem: Utses för varje gång När: 1:a tisdagen i månaden Fortsätter under våren Ta in nya förslag. Bättre arbetsmiljö Ändamålsenliga mötesformer och god intern kommunikation Förtydliga hur back-up funktionen ser ut för var och en Vad: APT var 6:e vecka, möten i funktionsgrupper enligt särskilt kalendarium När: Genomförs löpande, utvärderas halvårsvis Vem: Respektive funktionsgrupp tillsammans med funktionsansvarig Förtydliga hur back-up funktionen ser ut för var och en Samarbetsklimat (Högt i tak våga fråga) Vad: Registratorerna ska lära varandras ärendetyper Vem: Registratorerna på IMH När: Hösten 2014 Kajsa nu också inne och stöttar. Omstart hösten 2015 Flytt till hus Tydliggöra uppdrag, ansvar och förväntad prestation för var och en inom VS Ordna sociala aktiviteter Underlätta för nyanställda Koordinera flytt Vad: Fortsätta arbetet med uppdragsbeskrivningar Vem: Adm-chef När: Medarbetarsamtal Vad: Vem: Trivselgruppen (utses för en termin i taget) När: Vad: Utse faddrar/mentorer till nyanställda Vem: Administrativ chef och funktionsansvariga När: I samband med nyanställning Vad: Information, beställningar/inköp, AW i mars 2015 klart

10 10(19) Samordna rumsbehov Telefoni utbyte inför flytt Arkivering Arkivering övrig samordning med avdelningarna Vem: Tom Wise, Anna Schenell, Gunilla Bergstrand När: Ht 2014 aug 2015 Vad: Sammanställa uppdaterade lokalbehov för avdelningarna Vem: Anna Schenell, Gunilla Bergstrand När: Okt 2014-april 2015 Vad: Planera övergång till MEX-telefoni för berörda avdelningar Vem: Koordinator samt telefoniansvariga (Ulrica Lisell och Yvonne Hallingström) När: hösten 2014 Vad: Se till att alla berörda avdelningar arkiverar material inför flytt. Vem: Arkivsamordnare i samarbete med avdelningsadm och forskare När: Hösten 2014 och våren 2015 Vad: Flytt av befintligt arkivmaterial Vem: Arkivsamordnare När: Hösten 2014 och våren 2015 Klart Klart klart Pågår? 2) Funktionsgrupp utbildningsadministration Ansvarig Karin Persson Mål Genomförande-strategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När

11 11(19) Bättre utnyttjande av LISAM Visa hur vi arbetar inom de olika programmen Vad: Definiera utvecklingsområden och vem som kan hjälpa till med vad. Vem: När: Juni Mitten september Manualer behövs Hur föra förslag vidare och utveckla systemet 16 juni läkarutbln Back-up Backup-rutiner vid frånvaro Vad: Lägga rutiner på Lisam (samt pärm på rummet) Vem: Var och en När: Vår och höst 2015 Erfarenhetsutbyt e Visa hur vi jobbar inom de olika programmen Vad: Erfarenhetsutbyte främst inom institutionen Vem: Alla När: I samband med funktionsgruppsmöten och löpande vid behov 3) Funktionsgrupp personal (HR) Ansvarig Jeane Scheiding Mål Genomförande-strategier Aktiviteter Vad, vem, när? Välfungerande Planera och följa upp hantering av införande av nya underlag och administrativa system inom beslut i HR personalärenden Fortsätta synliggöra processer inom personalområdet på IMH:s webb Öka kunskap hos avdelningschefer och administratörer om processer och regelverk kring olika anställningar. Särskilt fokus på - amanuenser - utlandsrekrytering - kortare anställningar -arvodesanställningar Vem: Jeane Scheiding, Christine Ericsson Vad: Ta fram processbeskrivningar Vem: Jeane Scheiding, Christine Ericsson, Emma Busk Winquist Uppföljning i december 2015 Vad: Informationsinsatser till enskilda och grupper Vem: Jeane Scheiding, Christine Ericsson Uppföljning : - Amanuenser ska uppdateras - Utlandsrekrytering checklista klar, ska kommuniceras i november - Process för arvodesanställningar ska tas fram dec -15

12 12(19) Personalinforma tion Utveckla samarbetsformer mellan HR och ekonomer Webbinfo på engelska till medarbetare Tydliggöra koppling IS- LR-LSG-APT Vad: Möte för att träffas kring samarbetsformer och agenda Vem: Elisabeth Helltegen När: September 2014 Vad: Vem: När: Vad: Vem: När: Igång Behov: tydligare syfte och mål med mötet Avvaktar ny internwebb, intro finns på sv o eng Avstämningsmöte med prefekt 4) Funktionsgrupp ekonomi - Ansvarig: Elisabeth Helltegen Mål Genomförande-strategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Synliggöra processer inom ekonomi- och avtalsområdet Tydliggöra processer kring fakturahantering/flöden samt avtal Vad: Vem: Fredrik Almquist börjat kartlägga avtal Elisabeth Helltegen startar dokument om kund/levfakturarutin (intern IMH rutin) När: höst/vinter Tydlig och återkommande ekonomirapportering Följa upp hur IMH kan ta del av utvecklingsarbete inom ekonomiområdet Benchmarking andra institutioner och med LiÖ Ökad anpassning av ekonomirapportering till målgrupperna forskningsledare, avdelningschefer, institutionsstyrelse 2015/2016 Vad: Vem: Maria följer upp med central grupp. LiU Centralt ger ej svar i frågan, LiU gemensam fråga, ej VP IMH När: Vad: detaljområden Vem: finns många bollplank internt IMH När: fortlöpande Vad: Utveckla rutin/mallar för kontinuerlig återkoppling till respektive målgrupp. Blivit stor förbättring forskargrupper. Pågår rullande på alla avdelningar.

13 13(19) Förbättrad användning av våra administrativa system Ökat samarbete mellan HRekonom Fördjupade utbildningar -Agresso -Palette -QlickView Vem: Ekonomgruppen När: System blir del i Lius budgetsystem plan 2017 Vad: införtimh- möten HR+Ekonomi Vem: alla inom Pint och Ekonomi När: möten ca 2 ggr/halvår Vad: finns IMH-interna utbildningspass Vem: olika ansvariga När: ca 1 ggr/halvår per system Effektivare arbetssätt Övrigt Budget och budgetmallar Bokslutsarbetet kan vi jobba på annat sätt? Mall finansieringsplan inför planering av tjänster Abonnemangsfakturering Arbetsområden som byter utförare Vad: behövs enhetliga budgetmallar Vem: mest Liu Centralt När: pågår på försök t.ex. personalbudget, plan att införa gemensamt budgetsystem 2017 av LiU Vad: Vem: När: Vad: IMH-blankett till IS Vem: Ekonomgruppen När: klart höst/vinter 2015/2016 Vad: i Agresso, rutin för kundfakturor som regelbundet avser samma avtal/motsvarande Vem: kundfakturaadm. När: är klart Kund- och leverantörsfakturahante ring. Avd SAM m.fl. Byte våren 2016 Klart

14 14(19) Strategiområden och större forskningsprogram nya och förändrade Lönekonteringar på institutionen Vad: Ta fram rutiner och arbetssätt Vem: Maria När: Våren 2015 Klart Flyttekonomi Budget Klart Byte av Controller 2016 Ny controller VT 2016 Överlämnande pågår 1:a halvåret ) Funktionsgrupp avdelningsadministration och registratur Ansvarig: (Emma Busk Winquist) Gunilla Bergstrand Mål Genomförandestrategier Aktiviteter Uppföljning Vad Vem När Effektiv Utveckla generalistrollen Vad: Ta del av administration processbeskrivningar och implementera dem lokalt Vem: Var och en på respektive avdelning När: När aktuellt Vad: Medverka på avdelningarnas APT med information om administrativa frågor Vem: Var och en Vad: Sprida information om regler och riktlinjer på avdelningen Vem: Var och en Vad: Ta fram gemensamma processbeskrivningar (IT-abonnemang, checklista när någon slutar) Vem: Susanne påbörjar arbetet ang ITabonnemang.

15 15(19) Utveckla stödet till avdelningschef När: Vintern 2015 Vad: Workshop om hur vi jobbar idag. Specificera tema som hålls i samband med möte i funktionsgruppen Vem: Funktionsansvarig När: Hösten 2014 Vad: Ge förslag till förbättringar i det avdelningsspecifika ledningsstödet Vem: Funktionsansvarig och gruppen När: ledningsgrupp/ledningsr åd Vad: Samordna expertresurser som arbetar gentemot avdelningen Vem: Var och en Vad: Tydliggöra avdelningens dokumentflöden och beslutsunderlag Vem: Åsa Fahlstedt uppdaterar gamla dokumentsflödesmallen. När: Våren okt 2014 workshop Outlook - klar Effektiv intern kommunikation Arkiv och registratur Intranät Vad: Information om arkivrutiner Vem: Arkivsamordnare När: Arkivdag 1 gång/år. Uppdaterad webb inkl mall för etiketter fomtrl. Vad: Bevaka projekt för nytt Intranät på LiU

16 16(19) Veckobrev Vem: Kommunikatör i samarbete med avdelningarnas webbredaktörer. När: Vad: Fortsätta hålla IMH:s befintliga interna sidor aktuella och anpassade efter verksamhetens behov Vem: Kommunikatör Vad: Sprida relevant och inspirerande information till alla medarbetare på IMH. Vem: Kommunikatör När: Varje vecka

17 17(19) Bilaga 3. Kommunikationsplan Bakgrund Institutionsstyrelsen och ledningsrådet har i institutionens verksamhetsplan beslutat att en kommunikationsplan för IMH ska tas fram. Aktiviteterna i kommunikationsplanen ska i samverkan med verksamhetsplanen för VS medverka till att målen i verksamhetsplanen uppfylls. Mål med kommunikationen 1. Attrahera nya medarbetare och resurser till IMH. 2. Öka synligheten för forskning och utbildning vid IMH både externt och internt. 3. Utveckla och förbättra den interna kommunikationen. = Ej påbörjat = pågår = klart Tid och aktivitetsplan 2016 Mål Aktivitet Hur Vem När Rekrytering: Attrahera nya medarbetare Aktivt annonsera ut lediga tjänster Utveckla introduktionen för nyanställda Se över struktur på våra hemsidor så att man lätt hittar relevant information om verksamhet, organisation och medarbetare Bidra till kunskapsspridning Genom samordning av annonsering samt bredare annonsering lokalt, nationellt och internationellt PINT/ personaladministratör i samarbete med rekryteringsgrupper HRinformation till nyanställda på svenska och engelska Fortsatt utveckling av IMH:s interna webbsidor Webb, Veckobrev, PINT Kommunikatör Kommunikatör Vid varje annonsering 2 ggr/termin Kontinuerligt

18 18(19) om IMH:s forskning och utbildning Fickfolder, Pressmeddela nden Attraktiva akademiska miljöer: Öka synlighet och kännedom om den forskning som bedrivs vid IMH Samla in relevant målgruppsanpassa d information om forskningsverksam heter vid IMH till LiU-webben Samla in relevant målgruppsanpassa d information om lärare/forskare vid IMH till LiUwebben Visa upp goda exempel och stimulera fler att lämna in material Visa upp goda exempel och stimulera fler att lämna in material Fotografera alla medarbetare Kommunikatör 2016 Kommunikatör 2016 Kommunikatör 2016 Tipsa MedFak och LiU om forskningsnyheter från IMH-forskare Tipsa MedFak och LiU om nyheter I de fall MedFak eller LiU inte skriver om tipsen, skriv egna nyheter och publicera på veckobrev och IMH-webb Alla medarbetare Kommunikatör Kontinuerligt Kontinuerligt Nätverka med informatörer på MedFak och LiU Kommunikatör Kontinuerligt Kvalitet i forskning och grundutbildning: Synliggöra forskning och grundutbildning vid IMH Uppmärksamma goda prestationer i forskning och grundutbildning Webb, veckobrev Kommunikatör Kontinuerligt Intern kommunikation Utveckla och förbättra den Publicera processbeskrivning ar på intern webb Intern webb Arbetsgrupper inom varje område tar fram 2016

19 19(19) interna kommunikatione n processerna i sammarbete med kommunikatör Tydliggöra det adm. stöd som finns som kärnverksamheten kan avropa Intern webb Kommunikatör i samarbete med funktionsgrupp er 2016 Stötta ledning och avdelningschefer med processer och mallar Webben, fillagret VS Kontinuerligt Samverkan Forskningsresultat sprids till allmänhet och relevanta samhällsaktörer och samarbetspartners Webben, veckobrev, Pressmeddela nden, Möten Kommunikatör, Institutionsledn ingen, Forskningsledar e Kontinuerligt