Pyramid & Kassalagen Frågor och svar

Transkript

1 Pyramid & Kassalagen Frågor och svar Senast uppdaterad: torsdag den 24 maj 2012 Generellt ( ) Hur får jag ut en x-dagrapport snabbt och enkelt utan att lämna kassarutinen? Svar (MN): Lägg in start av rutin 3161 på en dynamisk knapp i rutin ( ) Fråga till Skatteverket: Var hittar jag information om hur länge man ska spara z-dagrapporterna? Har hört någonstans att det ska vara i 10 år. Vårt system är helintegrerat med redovisningen. Som det är idag skriver vi ut den varje dag samt har möjlighet att skriva ut den i efterhand då den finns sparad i en databas. Svar (MN): Svar från Skatteverket: Z-rapporterna är en del av bokföringen. Enligt bokföringslagen ska bokföring sparas i 10 år. ( ) Får flera kassor (arbetsplatser/kassabeteckningar) dela på samma kassalåda? Svar (MN): Både Ja och Nej, men det råder delade meningar om detta. Frågar man Skatteverket kan man få lite olika svar på denna fråga: Av SKVFS 2009:1 13 framgår att varje registreringsenhet för kontant betalning utgör ett separat kassaregister. Enligt 15 i SKVFS 2009:3 ska det till ett kassaregister finnas en kassalåda för förvaring av inkomna betalningsmedel. Kassalådan kan vara fristående eller integrerad med kassaregistret. Av ovanstående följer att det ska finnas en kassalåda per kassaregister. Om det på ett tydligt och klart sätt går att hålla isär pengarna i en kassalåda t.ex. genom olika fack så finns det inga hinder mot att olika företags pengar ligger i samma kassalåda. Sedan är det väl önskvärt att om det är möjligt förvara pengarna i olika kassalådor, men vi kan inte ställa det kravet. Skälet till att denna paragraf finns är ju för att vi ska på ett enkelt sätt kunna göra kassainventeringar. Skulle nu vi göra en inventering och pengarna är sammanblandade så kan det bli aktuellt med en kontrollavgift. (Not: I det senaste svaret pratar man om olika företag. Ska återkomma med detta.) Om man tittar på Skatteverkets föreskrifter så står där ordagrant: SKVFS 2009:1 13 Varje registreringsenhet för kontant betalning utgör ett separat kassaregister. SKVFS 2009:3 15 Unikum datasystem ab 1

2 "Till ett kassaregister ska det finnas en kassalåda för förvaring av inkomna betalningsmedel. Kassalådan kan vara fristående eller integrerad med kassaregistret. I en kassalåda får ett företags betalningsmedel inte sammanblandas med ett annat företags betalningsmedel." I dessa paragrafer framgår det inte att kassalådan måste vara exklusiv för ett kassaregister. Dock kan Skatteverket komma med förtydligande på detta. Men för närvarande kan man göra på följande sätt: Om man från Skatteverket begär räkning så skriver man ut x/z-dagrapporter för de arbetsplatser som delar på kassalådan. ( ) Detta är ett utdrag från information gällande Skatteverkets kontroller: Vidare måste kontrollkoden tillhandahållas. Koden finns normalt dels i journalen på ditt kassaregister och dels i kontrollenheten. Det vanliga kommer att vara att Skatteverkets handläggare ber den som står i butiken att ta fram kontrollkoden ur kassaregistrets journal. Han/hon måste därför veta hur du tar fram journalen ur denna. Svar (MN): Här tar man fram studion 8170 Kvittostudio. Selektera fram den aktuella kassabeteckningen. I listkontrollen kompletterar man med följande fält: Kassabeteckning (#25795) Redovisningsnummer (#25796) Z-dagrapportnr (#25797) Kontrollenhetens serienr (#25798) Kontrollkod (#25799) Kontrollkod Kopia (#25800) ( ) Varför får jag bara ut ett exemplar av kvittot fastän jag angett fler exemplar i blankettsetet (rutin 780)? Svar (MN) : Skatteverket tillåter bara att det skrivs ut ett originalkvitto. ( ) Hur är tillverkningsnumret som visas i 3160 uppbyggt? Svar (APE): Tillverkningsnumret är 27 tecken och består av 4 delar. 1. Unikums organisationsnummer 10 tecken 2. Program-ID 2 tecken (alltid 01, är för framtida behov om vi certifierar fler än en kassa) 3. Kundens organisationsnummer 10 tecken 4. Kassabeteckning 5 tecken ( ) Jag får fel datum på Z-dagrapporten, skall inte dagens datum stå på rapporten? Svar (KTH): Det finns 2 datum fält på Z-dagrapporten. Den ena visa utskriftstillfället med datum och klockslag. Det översta datumfältet i större stil visar det datum då underlaget för den aktuella Z- dagrapporten skapades. Detta datum är samma datum som när man angav växelkassa. ( ) Finns det någon loggning på de ändringar som görs i 3160? Svar (KTH): I dagsläget går det ej att logga registerändringarna. Kommer att finnas tillgängligt för loggning fr.o.m. SP6. Unikum datasystem ab 2

3 ( ) Hur är det med POSA, räknas inte det också som en försäljning eller skall inte förskott registreras i kontrollenheten? Svar (KTH): POSA är ett förskott, räknas inte som försäljning (inga varor involverade). Själva försäljningen kommer i ett senare skede. ( ) Vid start av 3110 måste man registrera ingående växelkassa för den aktuella kassabeteckningen. Påverkas kassaavstämningen som görs i 3120? Svar (KTH): Växelkassan för kassabeteckningen, vid uppstart av kassan och avstämningen för kassalådan i 3120 är helt oberoende av varandra. Avstämning skall utföras i vanlig ordning i Måste alla företag inom ett flerföretag skriva på Kundavtal Pyramid Certifierat Kassasystem? Svar (MN): Nej, bara det företag som står för själva licensen; moderbolaget. Vad måste jag göra i Kassan fr.o.m. 3.40B sp4 oavsett om jag är berörd av lagen eller ej? Svar (MN): Oavsett om man läst på ett nytt certifikat eller inte måste man göra följande: Koppla samtliga arbetsplatser, som ska arbeta med kassan, till en kassabeteckning i rutin Lägg in X- och Z-dagrapportformaten i det blankettset som står angivet i rutin 3190(under Kassaavstämning/Transaktion). Följande format levereras med sp 4: o KVXR X-dagrapport A4 o KVXRL X-dagrapport Kvittoskrivare (45 kolumner) o KVZR Z-dagrapport A4 o KVZRL Z-dagrapport Kvittoskrivare (45 kolumner) Var hittar jag information kring den nya Kassaregisterlagen? Svar (MN): All viktig och officiell information finns på Skatteverkets hemsida. Hit kan vi alltid hänvisa kunderna för att få information kring den nya lagen. Först och främst är det länken Kassaregister. Under denna sida finns dessutom en länk som heter Vanliga frågor om kassaregister. Oftast så pratar man om Kassaregister, vad är detta? Svar (MN): Med kassaregister syftar man på kassaapparater. Pyramid Kassa är ett kassasystem som ska jämställas med kassaregister. Om man som vi kör fler bolag i samma Pyramid och vissa av bolagen omfattas av nya Kassaregisterlagen och andra inte, kommer då de bolag som inte har en kontrollenhet ansluten, kunna köra kontantbetalning? Svar (MN): Ja, det går numera. Beställ ett nytt certifikat och ange vilka bolag som inte omfattas av lagen. Kan bl.a. vara företag med butiker i Norge och Danmark. Unikum datasystem ab 3

4 När jag startar rutin 3110 hittar den ingen z-dagrapport. Vad gör jag nu? Svar (MN): Börja med att gå ur rutinen. Lägg upp z-dagrapporten (KVZR alt KVZRL (kvittoformat)) och x-dagrapporten (KVXR alt KVXRL (kvittoformat)) i det blankettset som står angivet i rutin 3190 (Kassaavstämning/transaktion Blankettset) Måste jag skriva ut Z dagrapporten varje dag? Svar (KTH): Ja! Skrivs ut i samband med att kassan startas eller stängs. Från och med 3.40B sp 5 kommer en fråga om Z-dagrapporten ska skrivas när kassan stängs ner. Jag kör separat kassaregister sidan om Pyramid, måste Pyramid också då vara certifierad? Svar (KTH): Om kontantförsäljning görs från Pyramid måste Pyramid vara certifierad (Pyramid kassa med kontrollenhet). Om ingen kontantförsäljning görs från Pyramid kan Pyramid Kassaförsäljning Classic användas. Unikum datasystem ab 4

5 Kontrollenheten ( ) Pyramid säger att Com-port är upptagen och att Pyramid inte svarar Svar (MN) Så här gick det: Vi har testat med att byta kablar, dator mm. utan resultat. Vi har testat installera en aktiv USB-hub, även det utan resultat. När vi fick en ny variant av strömadapter som Retail tagit fram försvann problemen. Vi tror att det är detta som varit boven eftersom det fungerat i två dagar utan avbrott. Vi kommer även att installera UPS-er för att garantera strömkvalitén till både dator och CCbox ( ) Vi får felmeddelandet Kommunikation mot kontrollenheten misslyckades för de kassor som är kopplade mot kontrollenheten (körs via CleanCash server). Svar (MN) Börja med att kontrollera att Windows-tjänsten Clean Cash Server är startad (Windows tjänstehanterare). Kontrollera därefter inställningarna i Clean Cash Server. Mer information om detta kommer löpande. ( ) Om en kassa får driftstopp måste då reservkassan vara certifierad? Frågan dyker upp eftersom tidigare information från SKV varit att man kan använda sig av kvittoblock. Svar (MN) Skatteverket svarar enligt nedan: Om det certifierade kassaregistret är ur funktion så får försäljningen dokumenteras på något annat sätt, detta kan vara genom registrera försäljningen i ett icke certifierat kassaregister. Men det är viktigt att komma ihåg att felanmäla till Skatteverket samt att omgående åtgärda felet. Man kan alltså inte under en längre tid sälja via ett icke certifierat kassaregister. ( ) Jag har en kund som skall sälja av butiken i sin verksamhet till ett nytt bolag. Kan man låta svarta lådorna gå med i köpet och registrera om dessa på skatteverket! Eller måste den nya ägaren köpa nya? Svar (MN) Skatteverket svarar enligt nedan: Det finns inget hinder mot att då man säljer sitt kassaregister även säljer kontrollenheten. Däremot så bör man stämma av med tillverkaren eller leverantören av kontrollenheten att den klarar av att hantera kvittodata för ett nytt organisationsnummer. De flesta modeller gör det, men i vissa fall kan tillverkaren ha lagt in en spärr. Unikum datasystem ab 5

6 Som tidigare användare är man alltid enligt 30 SKVFS 2009:3 ansvarig för att kontrollenheten bevaras på ett betryggande sätt i minst tolv månader efter avyttringen. 30 Vid avyttring eller skrotning av ett kassaregister ska dess kontrollenhet bevaras. Kontrollenheten ska i minst tolv månader bevaras på ett betryggande sätt och i sådan miljö som avses i 5. Detsamma gäller för en kontrollenhet som bytts ut för att den gått sönder eller om den av något annat skäl har bytts ut. Efter avyttringen så ska man avanmäla sitt innehav och det gör man via Skatteverkets e-tjänst. Not: Här bör säljaren lägga in en klausul beträffande kontrollenheten i avtalet med den nye ägaren. Se även punkt från nedan. Unikum datasystem ab 6

7 ( ) Vi har en kontrollenhet (Multi user) som delas av flera juridiska bolag. Hur gör vi då kontrollenheten ska anmälas på Skatteverkets hemsida? Ska den registreras för respektive bolag eller räcker det med en gång för alla? Svar (MN) Här säger Skatteverket klart och tydligt att den ska registrera en gång för respektive bolag. ( ) Windowstjänsten Clean Cash Server startar inte. Ger felmeddelande. Vad beror detta på? Svar (MN): Detta kan bero på många saker. Ett tips är att läsa cleancashserver.log. Här kan man utläsa en hel del. Börja där. Kontrollera sen CleanCash.Service.exe.config. Här kan vara ett antal små saker som kan spela stor roll: - Raden som börjar med <HttpListener o Kontrollera så att porten ej är upptagen. o Kontrollera så att sökvägen till certifikatet är rätt (om ni kör https). - Raden som börjar med <UnitDefaults o Flowcontrol: Kontrollera att här står None och inte none. Stora och små bokstäver spelar stor roll. ( ) Ska noll-kvitton skrivas till kontrollenheten? Exempel: En kund kommer in och köper en soffa för 5,000:-. Han/hon betalar hela summan i förskott, som handpenning. Kvitto skrivs ut på detta och registreras i kontrollenheten. Kunden hämtar sina varor på ett centrallager där noll-kvitto skrivs som visar varorna samt avdrag för erlagd handpenning/förskott. Svar (MN): Svar från Skatteverket: Ja! kvittot ska skickas till kontrollenheten. Slutsumman är 5000 kr på nollkvittot där 5000 avgår för redan betalt i förskott. ( ) Om en kund gör KK eller byter organisationsnummer, vad gäller då? Kan jag använda den på nytt? Svar (MN): Efter att man avregistrerat kontrollenheten på det gamla organisationsnumret gäller följande: Kontrollenhet typ A: Här gäller det att behålla det s.k. Pos-ID i kontrollenhet. Nytt organisationsnummer är ok. Kontrollenhet typ C: Denna typ tillåter bara att ett Pos-ID har använts av ett organisationsnummer. Skapa upp ett nytt Pos-ID i kontrollenhet. Det blir en ledig plats i en C-kontrollenhet efter att ett Pos-ID varit inaktivt i 24 timmar. Med andra ord kan man återanvända en C1-kontrollenhet efter 24 timmar. Tänk på att en kontrollenhet måste registreras om hos Skatteverket efter organisationsnummerbyte. Unikum datasystem ab 7

8 ( ) Vi har en kund som kör en CF-box, den sk Frisörboxen. Vad gäller egentligen för denna? Svar (MN): Så här är det: CF-boxen, den sk Frisörboxen stödjer upp till 150 olika organisationsnummer. En förutsättning är att pos-id (Kassabeteckning i Pyramid) är samma för samtliga företag, ex Det som skickas till boxen är det vi kallar för Pos-ID i kontrollenhet, ex , etc Boxen känner av att det är samma pos-id genom att plocka bort de sista 10 siffrorna, dvs organisationsnummer och kontrollerar därefter resten. ( ) När jag klickar på Hämta i rutin 3160 får jag felmeddelande Kommunikation mot kontrollenhet misslyckades! Kan inte kontrollera status!. Har testat med allt. Vad kan vara fel? Det är en CleanCash typ A. Svar (MN): Testa något/några av följande alternativ: - Kontrollera så att sladdarna sitter i - Starta om maskinen - Starta om kontrollenheten - Byt ut kabeln ( ) När man skall rapportera kassaregister i Skatteverkets webbtjänst så anger man Beteckning ("Pyramid Kassa") och får därefter fråga om Modell. Där går det i nuläget att välja 3.40B / SP4. Kommer det att dyka upp nya servicepack vartefter ni släpper dem? Svar (KTH): Vi rapporterar inte SP till skatteverket. Att det står 3.40B SP4 är för att det är lägsta version som är certifierad. ( ) Hur hanteras DEMO och TEST-bolagen? I dokumentation och tillverkardeklaration står att övningskvitton inte hanteras. Kommer registreringar i testbolag att köras mot kontrollenheten, eller arbetar kassan i testbolag i "classic"-läge? Svar (KTH): I Pyramid finns inget övningsläge. Demo- och Testbolag kör Pyramid Kassaförsäljning Classic, dvs ett ej certifierat kassasystem. Dock är det så att dessa företag ej får köras på den certifierade kassan, dvs den fysiska arbetsplatsen. Övning ska enligt Skatteverket ej ske i själva butiken utan får bedrivas i annan lokal, exempelvis utbildningslokal. ( ) När jag kör arbetsplatsinstallationen får jag inte upp valet Klient för kassa (CleanCash). Vad beror detta på? Svar (MN): Detta beror på att arbetsplatsinstallationen felaktigt kräver att det ska finnas CRM/Säljstöd. Om detta saknas får klienten installeras manuellt. Filer finns att skicka manuellt. Fr.o.m. 3.40B, servicepack 5, finns det möjlighet att lägga till val i befintlig arbetsplatsinstallation. ( ) Fastän jag kört arbetsplatsinstallationen får jag en varning om att Pyramid ej kan ladda CleanCash objektet i Vad beror detta på? Svar (MN): Om man tidigare kört en arbetsplatsinstallation räcker det ibland inte bara att Uppdatera/Reparera utan man måste först avinstallera och därefter köra om den på nytt. Unikum datasystem ab 8

9 Måste kunden äga kontrollenheten? Svar (MN): Nej, den kan hyras. Läs mer om detta på Skatteverkets hemsida. Vad händer om en kontrollenhet skulle gå sönder, stannar kassan då eller vad händer? Svar (MN): Om Pyramid Kassa inte får kontakt med kontrollenheten slutar kontantförsäljningen att fungera. Felet ska anmälas till Skatteverket. Därefter gäller penna och papper eller ett o-certifierat kassasystem. Vem kontaktar KUNDEN om de har frågor kring kontrollenheter? Svar (MN): Sin ÅF. Vem kontaktar ÅF om de har frågor kring kontrollenheter? Svar (MN): ÅF kontaktar Origum Distribution AB Min kontrollenhet kopplas till datorn via en COM-USB omvandlare. Denna omvandlare skapar en COM8. När jag loggar in via Terminalserver (ej Citrix) ser jag inte denna port i enhetshanteraren. Vad gör jag? Svar (MN): Starta en kommandoprompt och skriv change port och enter. H:\>change port Därefter svar datorn exempelvis följande: AUX = \DosDevices\COM1 COM1 = \Device\RdpDrPort\;COM1:2\tsclient\COM1 COM8 = \Device\RdpDrPort\;COM8:2\tsclient\COM8 <= Här är din port!! Klarar CleanCash.dll att hantera flera samtidiga instanser i Terminalsever/Citrix? Svar (Retail Innovation): Ja, det ska fungera. I rutin 3160 får man problem när man trycker på knappen för att hämta kontrollenhetens serienummer. Vad kan detta bero på? Svar (MN): Det kan bero på en del olika saker. Om kontrollenheten är kopplad via en com-usb omvandlare så kan det bero på att drivrutinerna till denna ej är installerad. Ska alltid installeras innan man sätter in usbkontakten i datorn. Kontrollera i enhetshanteraren vilken com-port det blev. När det gäller kontrollenheten så ska samtliga dip-switchar på sidan stå rakt upp, inget annat! Man kan få felmeddelande om att man ej får kontakt med vår dll-fil vilket då beror på att arbetsplatsen ej är korrekt utför i Pyramid. Om kunden har gjort en arbetsplatsinstallation sen tidigare ska denna plockas bort och göras om. Man ska markera Klient för kassa (CleanCash) Unikum datasystem ab 9

10 Vi försöker köra en retur (som ska ge ett kreditkvitto) och får felmeddelande från kontrollenheten? Svar (MN): Vi har för närvarande ett problem här. Felet finns i 3.40B, sp4 (rättningsfiler finns). Felet uppstår i följande fall: Om man ej har Pris inkl. moms på projekttypen. Lösning: Sätt denna egenskap. Åtgärdat i servicepack 5!! Hur många kontrollenheter (CleanCash) behöver jag? Har 2 kassor. Svar (MN): Här rekommenderar vi 2 st A-boxar (eller C1.boxar) då man ska sprida riskerna. Om man har 8 kassor ska man inte lägga dessa i en C-box för 10 st utan välja att lägga dem i 2 st C-boxar för 5 användare. Unikum datasystem ab 10