Redovisning av resultat

Transkript

1 Redovisning av resultat Tillståndshantering för färdtjänst NU- och BÖR- lägeskartläggning samt effekter Jan Törnebohm o Susanne Ribbing,

2 Redovisning Den valda exempeltjänsten bakgrund och syfte Genomförandet av kravställningsarbete NU-läget i siffror Identifierade förbättringsområden Kravställt BÖR-läge översiktligt Nyttan sammanfattad utifrån olika perspektiv Underlag för nyttokalkyl Förslag till handlingsplan

3 Genomförandet Arbetsgrupp med repr. från kommunala utredare, färdtjänstens handläggare, läkare har träffats 8 ggr under hösten och vintern Arbetet har processletts av Jan Törnebohm, Visuera Integration AB. Mellan sessioner har processkartor uppdaterats och lagts ut för granskning av deltagarna.

4 Varför valde vi Färdtjänsten? Projektet Regional Webbplats för vård och omsorg Webbplatsen ska tillhandahålla information och tjänster. Tjänsterna har varierande och oftast okänd komplexitet. Vi har behov av att klargöra hur nya tjänster ska identifieras, kvalificeras, beslutas, införas och förvaltas i en framtida tillämpning. Det är viktigt att lära och dra nytta av arbetet med en första e-tjänst i kommande utveckling. Det är inte tillräckligt att enbart peka på ett behov. Utmaningen är att från behov komma till beslut att leverera och fortvarigt förvalta. Val av tjänst för exemplet Färdtjänsten är förhållandevis enkel men den är gränsöverskridande mellan kommuner och landsting i Stockholm. Färdtjänsten är bedömd av verksamheten att ha stor effektiviseringspotential och lämplig i syfte att höja servicenivån gentemot invånarna, i linje med den nationella IT-strategin. Vad försöker vi göra annorlunda? En presumtiv tjänst måste vara i detalj identifierad innan en bedömning kan ske hur den stegvis ska realiseras. Med hjälp av detaljerade processkartor tydliggörs ett önskat läge, BÖR-läget. Med processkartorna som grund kan vi välja att realisera tjänsten iterativt i samarbete med verksamheterna. Ett arbetssätt och en metodik för tjänsteutveckling.

5 Tillståndshanteringens NU-läge i siffror Beskrivning Antalet ansökningar om särskild kollektivtrafik per år (ny, förlängning, återansökan). Antal/ andel Andel i procent av ansökningar om tillstånd som leder till avslag 12,2% Antalet ansökningar om övrig ändring per år Andel i procent av ansökningar om ändringar som leder till avslag. 12,0% Antalet ansökningar om ändring specialfordon per år Andel i procent av ansökningar om ändring specialfordon per år som leder till avslag. 2,5% Andel i procent ej kompletta ansökningar eller utredningar. 8%

6 Identifierade förbättringsområden inom beskrivet NU-läge Ingen transparens för deltagande roller medges Ingen möjlighet till självbetjäning, servicegraden för kommuninvånaren är mycket låg (systemmässigt) Manuell hantering av arbetsflöde med tillhörande informationsflöde är gällande för samtliga roller men i mindre omfattning för handläggningen inom färdtjänsten. Kvalitén på informationsflödet brister till följd av att olika versioner av blanketter används och anvisningar inte tillämpas. Idag fattas beslut årligen för tillståndsprövningsärenden. Ett bedömningsinstrument som ger stöd för behovsprövningen och spårbarhet av kriterier för fattat beslut saknas.

7 Tillståndshantering för färdtjänst Översiktsmodell BÖR-läge med Flöden

8 Nyttan sammanfattad utifrån olika perspektiv inom beskrivet BÖR-läge Medborgarnytta Färre telefonkontakter och möjlighet till självbetjäning för medborgaren. Aktuell information om status för ett ärende finns alltid tillgänglig Kortare ledtider Verksamhetsnytta Inga ofullständiga ansökningar (tvingande fält, flervalslistor etc.) Ökad kvalitet på informationsflödet till följd av elektroniska blanketter Pappershantering i möjligaste mån helt eliminerat Sparad tid i alla steg då informationen följer ärendet utan behov av återupprepad inmatning Transparens, tillgång till webbgränssnitt som visar var i processen ärendet finns Uppföljning, statistik, lärande Huvudmän (Landsting, Kommuner samt KSL) Processbeskrivningen utgör ett levande beslutsunderlag som reglerar samverkan mellan roller/organisationer utgör en exakt beskrivning av verksamhet och IT stödjer fortsatt utveckling av verksamhet och IT medger bättre stöd för styrning och uppföljning av verksamheten

9 Men nyttan för medborgaren? Vilken nytta finns? Egen tid Väntan (ledtid) Följa ärendet Tillgänglighet Anhörigs medverkan Tillståndshanteringen för färdtjänst är kravställd helt ur ett medborgarperspektiv En fokusering på medborgarperspektivet ger en stor effektivisering av hela processen Processen ger transparens för samtliga deltagande roller i hanteringen

10 Ytterligare nytta i ett längre perspektiv ej omhändertaget i beskrivet BÖR-läge Jämlika bedömningar med stöd av kopplat regelverk, bedömningsinstrument Bättre återkoppling och samordning med stadsplanering/ tekniska kontoret Effektivisering med stöd av GIS- och trafikplaneringsstöd (SL-planerare mm) Utvärdera möjligheterna till en effektivare organisation till följd av kravställd lösning

11 Tillståndshantering för färdtjänsten Effekter ur ett rollperspektiv timmar och kostnad Effekt tid/kostnad 57% 17.0 MKR Effekt tid/kostnad 50% 1.3 MKR tim tim tim Effekt tid/kostnad 55% 9.7 MKR tim tim tim Effekt tid/kostnad 11-66% 1,3-6.7 MKR tim Not 1. tim Effekt tid/kostnad 100% 1.0 MKR tim 50 kr/tim 1000 kr/tim 500 kr/tim 500 kr/tim 350 kr/tim Not tim motsvarar 13.5 FTE vilket är nuvarande bemanning. Dagens ärendevolym hanteras av 5.1 FTE. Utestående fråga kvalitet på tidsangivelser, annat arbetsinnehåll än tillståndshantering.

12 Vilka resurser krävs för att hantera dagens volym med kravställd lösning realiserad? FTE (fulltidsekvivalent ) = manår Se Not 1

13 Underlag för nyttokalkyl RÖD NYTTA (1.3 mnkr) Svårvärderad nytta Självbetjäning Värdering av medborgarens nytta GUL NYTTA ( mnkr) Indirekt resultatpåverkande nytta Reducerad hanteringstid (80/20) - samordnad medborgarkontakt - ökad samverkan över mellan kommuner och kommuner/landsting Årlig bruttonytta (GUL/GRÖN) mnkr Återstående arbete för en komplett nyttokalkyl o Uppskatta kostnader för att realisera nytta o Strategi och prioritering av gula nyttor o Principer för hemtagningsansvar GRÖN NYTTA ( mnkr) Direkt resultatpåverkande nytta Reducerad hanteringstid (80/20) - minskad ledtid/kö - möjligheta att hantera en ökad volym Drift och förvaltningskostnad - ej värderad KOSTNAD Kostnad för nyttan Värdering av kostnader ej utfört

14 Riskanalys, största risker: Nr Beskrivning 4 1 Övertro på systemet, överskattade nyttoeffekter, man bibehåller sitt tidigare arbetssätt 3 Överenskommelse om finansiering uppnås inte 13 Förbisett beroenden till andra system 15 Vi klargör inte vem som fattar vilka beslut om ny tjänst S a n n o l i k h e t Vi överenskommer inte om ägarfrågan, process och förvaltning 17 Vi misslyckas med upphandlingen K o n s e k v e n s

15 Förslag till beslut om nästa steg Förslag: Ta fram en körbar lösning, demonstrator, i syfte att ytterligare förfina kravställning och förankra arbetssätt Projekt Demonstrator för Färdtjänstens tillståndshantering Hela flödet från ansökan till beslut omfattas (Se beskrivning funktionalitet/avgränsning) Rollerna Medborgare, Utredare, Läkare, Handläggare stöds Inga kopplingar till interna/externa system realiseras. Koppling till dessa system ersätts med manuell hantering där så är tillämpligt BP 1 - Iteration 1 körbar enligt ovan till Q4-09 Pilotdrift under 3 månader efter BP1 Arbete med utvärdering av begreppsarbete samt grad av funktionalitet (parallellt) BP 2 vägval utveckling mot alternativ a) eller b) a) produktionsmässig tillämpning b) upphandling Q Varför den här vägen? Gränssnitten måste prövas, begrep och språkbruk, tvingande fält mm. Pröva arbetsflöde i en sammanhållen och transparent verksamhetsprocess Det finns Att utreda punkter Vi tror det finns ett bedömningsinstrument som kan införlivas i tjänsten Etablera parallellt former för ägarskap och förvaltning i enlighet med ingångna avtal Ger flexibilitet i beslutsgång

16 Demonstrator funktionalitet och avgränsning