VÄTTERNRUNDAN 2013 BORENS IK

Transkript

1 VÄTTERNRUNDAN 2013 BORENS IK Instruktinsflder ch arbetsinstruktiner för Brens IKs persnal. Öppettider Bil ch Materialutlämning Alla bilar ch all material hämtas ch återlämnas vid utlämningsplatsen, sm är Gdsförrådet förbi Maif-anläggningen, d.v.s. längst in på Bangårdsgatan, gamla Vattenfall/Mtala Express. I ch med att det i år inte får användas egna bilar så innebär detta mer ansvar på ss. OBS INGEN UTLÄMNING/ÅTERLÄMNING PÅ BORENS KANSLI!! OBS Reseräkningar ch andra ersättningsanspråk MÅSTE lämnas till Kansliet senast för att vara giltiga. Detta för att vi ska hinna redvisa detta till Vätternrundan. Tjejvättern & Halvvättern Vecka 23 Öppet för hämtning trsdag klckan till Överlämning ch Återlämning sker efter avslutat pass. Se rätt avsnitt i detta dkument. Vätternrundan Vecka 24. Öppet för hämtning nsdag ch trsdag klckan till Överlämning ch Återlämning sker efter avslutat pass, dck inte senare än lördag. Sedan under söndag tm Se rätt avsnitt i detta dkument.

2 Brens IK Vätternrundan Innehåll Bakgrund till Brens IKs engagemang i Vätternrundan Arbetsinstruktiner för brytpersnal på depå Arbetsinstruktiner för följebilar Lggblad följebil/depå Lggblad brutna cyklister Reseräkning följebil/depå Karta över vissa depåer Bakgrund till Brens IKs engagemang i Vätternrunda-arrangemangen Brens IK har ännu ett år fått möjligheten att hjälpa till med Vätternrundans arrangemang, Tjejvättern, Halvvättern ch Vätternrundan. Klubbens deltagande i arrangemangen är en mycket viktig inkmstkälla ch ert deltagande är väldigt mycket värt. Brens åtagande Brens IK ansvar för följande funktiner under alla 3 lppen: följebilar brytrapprtering från depåer uppsamlingsbilar (transprt av brutna till Mtala) sambandsfunktiner vissa specialfunktiner (SUB9) Under stra Vätternrundan sammarbetar vi med Brensbergs IF sm har hand m följebilar ch depåpersnal på 2 sträckr/depåer. Det är viktigt att man har inställningen att man vill hjälpa till. Vi är till för cyklisternas skull ch skall se till att det blir en minnesvärd ch trevlig upplevelse att kmma till Mtala för att cykla Vätternrundan. Samband: Sida 2 av 24

3 Brens IK Vätternrundan Instruktiner för brytpersnal på Depå. Följande gäller för persnal sm ska jbba sm brytpersnal i depå. Innan du lämnar Mtala Tänk på att trafiksituatinen under Lppen är väldigt ansträngd. Åk därför i VÄLDIGT gd tid för att inte kmmer försent till arbetspassen. Skriv av mätarställning innan du åker till din depå. Detta för att få rätt milersättning. Tänk på möjligheten att samåka med första följebil. Det kan vara svårt med parkering på depån. Tänk på att funktinärer har eget ansvar när det gäller att följa trafikreglerna. Kntrllera även att följande finns med. Kläder efter väder. Man står ute hela passet. Mbiltelefn med laddare ch gärna billaddare eller extra batteri. Det finns inte ström på alla depåer. T-shirt samt dekal Funktinär att sätta på T-shirt. Fås vid hämtning av materiel. Körschema samt telefnlista för följebilarna. Fås vid hämtning av materiel. Turlista för uppsamlingsbussar. Fås vid hämtning av materiel. Detta dkument, innehållande lggblad, reseräkning samt listr för att skriva upp brutna cyklister på Ankmst till depå Persnal på första passet anmäler ankmst till depåchefen (denne har väst märkt med Depåchef) ch gör upp med hnm/henne var det är lämpligt att du/ni ska vara någnstans, gör även upp hur ni lämpligast sköter rapprteringen av brutna cyklister, vi ansvarar för denna hantering i samråd med depåchef. På de flesta depåer finns ett tält sm kan sättas upp vid behv, depåchefen bör kunna tillhandahålla detta. Ring Samband i Flkets Hus, Mtala ch anmäl dig, samtidigt kntrllerar ni er täckning på mbilen. Bekanta er med depån ch kntrllera framför allt vart cykelreparatör finns, vart sjukvårdare har sitt tält ch vart följebilarna lämpligast lämnar av cyklisterna. Om/när det kmmer en avbytare till dig så infrmera hnm/henne m vad sm gäller. Kntakt med följebilar Följebilarna kntaktar samband så depåpersnalen behöver inte ha speciellt mycket kntakt med följebilarna. Samband: Sida 3 av 24

4 Brens IK Vätternrundan Hantering av brutna cyklister Anteckna startnummer på cyklister sm vill bryta på avsedd lista ch invänta samtal från Samband sm kmmer att ringa någn gång per timma ch fråga efter dessa nummer. Turlista över avgångstider på transprter av brutna cyklister till Mtala ska tas med. Se checklista. Plats där brutna cyklister kan vänta på transprt till Mtala bestäms i samråd med depåchef. Nytt för 2013 är att under Vätternrundan kmmer det införas ett kösystem för transprt tillbaka till Mtala. Detta för att cyklister inte ska behöva stå i kö för att få sin plats. Lappar för detta delas ut när cyklist registreras sm brutit. Blck med kölappar fås ifrån Depåchef. Busschauffören sm kör tillbakatransprten kmmer att ringa er ch tala m hur många sm får plats. Det är då ert ansvar att ha kll på vilken färg ch vilka nummer sm gäller så det är viktigt att föra lggbk över hur många ni skickat hem med respektive buss ch naturligtvis även viktigt att hålla kll på utlämnade kölappar. SKRIV I LOGGBOKEN!! Insamling av kläder På vissa depåer (lite klart vilka, berr på depåchef) hjälper vi till att samla in kläder från cyklister sm vill lämna kläder ifrån sig. Ntera nummer på medföljande lappar sm fästes på påsen rdentligt, ni skickar dessa påsar med de uppsamlingsbussar sm går till Mtala. Avresa ifrån samt stängning av depå Har du sista passet på depån så invänta rder m när sista cyklisterna passerat, vi får inte lämna depån innan vi har fått klartecken av depåchefen att depån är stängd. Hjälp gärna till med stängning av depå, även m detta inte är nödvändigt. Ring samband i Mtala när du lämnar din depå. Har du inte sista passet får depån inte lämnas innan avbytare anlänt ch blivit infrmerade m vad sm gäller. Skriv av mätarställning vid arbetspassets slut (i Mtala) ch fyll i reseräkningen. Denna lämnas sedan till kansliet. Övrigt Kntakta alltid samband i Mtala m någt förutsett inträffar. Mat ska depåpersnalen ha möjlighet att äta på depåerna. Tänkt dck på att inte alla depåer har full service. Klla med depåchef vad sm gäller. I alla lägen ska rder ifrån Depåchef följas. Se till att ha bra kntakt med dessa så fungerar arbetet smidigt. Samband: Sida 4 av 24

5 Brens IK Vätternrundan Instruktiner för följebilsförare. Följande gäller för följebilspersnal. Om ni har fullt i bil så meddela eventuellt väntande cyklist m detta ch infrmera m att det snart kmmer ännu en följebil. Hämtning av Bil ch Materiel Nytt för 2013 är att man inte får använda egen bil, utan Vätternrundan/Peugt står för följebilar. Detta innebär att det blir lite mer lgistik för att hämta, överlämna ch återlämna bilar. Alla bilar ch all material hämtas vid utlämningsplatsen, sm är Gdsförrådet förbi Maifanläggningen, d.v.s. längst in på Bangårdsgatan, gamla Vattenfall/Mtala Express. Tjejvättern Förare sm ska köra tjejvättern hämtar bil på utlämningsplatsen trsdagen innan tjejvättern. För öppettider se första sidan. Bilar sm hämtas är INTE tankade utan man måste först åka till Preem på Östermalmsgatan (Mtala) ch tanka. Tankning fungerar så att man tankar, går in ch visar sitt Körkrt samt uppger bilens regnr ch anger att det gäller Vätternrundan OBS. Vi kmmer att få både bensin ch diesel-bilar så var uppmärksam på vilket bränsle just er bil behöver. Mntera följande på bilen Cykelhållare, Reklamskyltar Dekal Följebil på framruta ch bakruta Flaggr, 2 st. per bil. Tänk på att dessa ska sitta fast rdentligt i fönstret. Vid körning mellan ch MÅSTE lysdid vara tänd på ena flaggan. Alla bilar har speciellt sätesskydd för baksätet. Detta MÅSTE mnteras rdentligt. Överlämnng av bilar efter utfört pass. För att överlämning till halvvättern ska gå så smidigt sm möjligt SKA förare under Tjejvättern kntakta förare av samma bil (passnummer, Pass 1 TV = Pass 1 HV) i Halvvättern för att bestämma hur överlämning ska ske. Kntaktinfrmatin med telefnnummer ch namn fås vid hämtning av bil. Innan bil överlämnas till Halvvätternförare ska bilen tankas ch splarvätska fyllas på m nödvändigt. Samband: Sida 5 av 24

6 Brens IK Vätternrundan Halvvättern Förare på Halvvättern ska få sin bil överlämnad ifrån Förare på Tjejvättern. Bilen ska vara tankad ch splarvätska ska vara påfyllt. Kntrllera detta vid mttagandet. Klla även att eventuella fel ch skadr är införda på speciellt felanmälan sm då ska finnas i bilen. Vid återlämnande efter utfört arbetspass, sm sker till utlämningsplatsen, ska bilen vara tankad ch splarvätska påfylld. Tankning sker på Preem på Östermalmsgatan (Mtala). Tanka, gå in ch visa Körkrt samt uppge bilens reg-nr ch att det gäller Vätternrundan. OBS. Vi kmmer att få både bensin ch diesel-bilar så var uppmärksam på vilket bränsle just er bil behöver. Återlämning av bilar Halvvättern sker direkt efter avslutat arbetspass, Återlämning sker vid Vätternrundans gdsförråd förbi Maif-anläggningen, d.v.s. längst in på Bangårdsgatan, gamla Vattenfall/Mtala Express. Bilen parkeras utanför ch sedan får man gå in ch söka upp persnal på förrådet för att anvisas permanent parkeringsplats samt avstämning att eventuella fel/skadr är dkumenterade. Samband: Sida 6 av 24

7 Brens IK Vätternrundan Vätternrundan Förare sm ska köra FÖRSTA passet hämtar bil på utlämningsplatsen nsdagen eller trsdagen innan Vätternrundan. För öppettider se första sidan. Kntrllera m bilen är tankad, m inte måste bilen tankas. Detta sker på Preem på Östermalmsgatan (Mtala). Tanka, gå in ch visa Körkrt samt uppge bilens reg-nr ch att det gäller Vätternrundan. OBS. Vi kmmer att få både bensin ch diesel-bilar så var uppmärksam på vilket bränsle just er bil behöver. Mntera följande på bilen m detta inte är gjrt. Cykelhållare, Reklamskyltar Dekal Följebil på framruta ch bakruta Flaggr, 2 st. per bil. Tänk på att dessa ska sitta fast rdentligt i fönstret. Vid körning mellan ch MÅSTE lysdid vara tänd på ena flaggan. Alla bilar har speciellt sätesskydd för baksätet. Detta MÅSTE mnteras rdentligt. Tankning under pass. För de flesta ska inte tankning under pass vara nödvändigt men ifall man måste tanka får man lägga ut detta själv ch skriva en reseräkning på tankningen. Överlämning av bilar efter utfört pass. Överlämning mellan passen sker vid depå eller efter överenskmmelse med mttagande pass. På körschemat finns infrmatin m vilket pass bilen ska överlämnas till. Otrligt viktigt att man har kmmunikatin med mttagaren för att dit ch hemtransprt ska fungera. Kntaktinfrmatin med telefnnummer ch namn fås vid hämtning av bil. Sista pass på varje sträcka ska lämna bilen på utlämningsplatsen, Vätternrundans gdsförråd förbi Maif-anläggningen, d.v.s. längst in på Bangårdsgatan, gamla Vattenfall/Mtala Express. Bilen parkeras utanför ch sedan får man gå in ch söka upp persnal på förrådet för att anvisas permanent parkeringsplats samt avstämning att eventuella fel/skadr är dkumenterade. Bilen ska vid tillbakalämnandet plckas ur ch all material ska läggas på anvisad plats. Bilen ska INTE tankas innan återlämnandet. Samband: Sida 7 av 24

8 Brens IK Vätternrundan Innan du lämnar Mtala. Tänk på att trafiksituatinen under Lppen är väldigt ansträngd. Åk därför i VÄLDIGT gd tid för att inte kmmer försent till arbetspassen. Tänk på att funktinärer har eget ansvar när det gäller att följa trafikreglerna. Kntrllera bränsle, splarvätska samt utrustningen i bilarna enligt bifgad checklista. Ankmst till arbetspassets start. Vid ankmst till startdepån, det vill säga depån där man utgår ifrån ska man via telefn kntakta samband. Detta för att de ska hålla reda på att inte alla följebilar går på sitt pass samtidigt. Eventuellt kan de be er vänta några minuter innan ni startar ert pass. Det är viktigt att ni finner lämpliga avlämnings- ch vändplatser på de depåer ni trafikerar. Fråga gärna depåpersnalen m var avlämning kan ske. Transprt av cyklister Följebilarnas huvuduppgift är att transprtera cyklister sm av någn anledning inte själva kan ta sig fram till nästa depå. Detta kan ber på trasig cykel, skadr eller andra rsaker. Tänk på följande när ni tar upp ch transprterar cyklister. Parkera på ett trafiksäkert ställe vid sidan av vägen. Sätt på varningsblinkers. Kör cyklister framåt. I få undantagsfall vill cyklisten transprteras bakåt till senaste depå i stället. Be denne då vänta ch ta upp på tillbakavägen. Skriv ner i lggbladet när ni lämnar cyklister vid depå. Detta för att vi ska kunna få lite statistik över hur många sm transprteras. Om ni har fullt i bil så meddela eventuellt väntande cyklist m detta ch infrmera m att det snart kmmer ännu en följebil. Samband: Sida 8 av 24

9 Brens IK Vätternrundan Skräp på vägen ch lyckr Om nödvändigt så rensa vägbana från föremål sm kan utgöra fara eller hinder för cyklister eller andra trafikanter. Använd kvast. Vid lycka följ följande checklista. 1. Placera bilen sm skydd ch sätt på varningsblinkers. 2. Sätt upp saftblandare på taket. 3. Vid allvarlig lycka ring Kntakta samband. 5. Om nödvändigt ch m du har kmpetens ge första hjälpen. Kntrll av sista cyklist De 2 sista bilarna (passen) på varje sträcka måste ha kntakt med varandra samt hålla kntrll på var sista cyklist befinner sig. Under inga mständigheter får man sm sista följebil åka hem utan att vara säker på att sista cyklist passerat depå. Detta kan alltså innebära att sista arbetspasset blir lite längre än planerat. Är man säker kntaktar man samband sm stämmer av var sista cyklist befinner sig. Det finns en speciell bil, markerad sm sistabil sm åker efter sista cyklist. Denna kan man hålla kll på för att se var sista cyklisten är någnstans. Innan man åker hem kntaktar man alltid samband. Se Avslut av arbetspass nedan. Vid avslut av arbetspass Alla bilar måste kntakta samband innan man avslutar sitt pass ch åker hem. Detta då det kan vara nödvändigt att hjälpa till m någn str lycka inträffat eller av andra anledningar. Fel ch Skadr på Bil Eventuella skadr, repr eller annat fel på bilen sm uppstår under användning MÅSTE villkrligen dkumenteras på speciell Skade/Felanmälan sm finns bifgad i detta dkument. Vätternrundan har försäkringar sm täcker ALLA eventuella fel/prblem & skadr vad gäller bilarna. Dck kräver detta att vi dkumenterar ner eventuella prblem ch fel. Övrigt Kntakta alltid samband i Mtala m någt förutsett inträffar. Håll kntakt med era depåer ch framförallt övriga följebilar på sträckan. Mat ska det finnas möjlighet att äta på depåerna. Tänkt dck på att inte alla depåer har full service. Klla med depåchef vad sm gäller. Följebil mellan Mtala ch Ödeshög behöver inte åka in i Mtala utan frtsätter Vadstenavägen när man kmmer brinkenbacken ifrån Skänninge. Tänk på att cyklisterna sm behöver hjälp kan vara väldigt trötta ch frustrerade, försök vara så hjälpsamma ch psitiva sm möjligt. Samband: Sida 9 av 24

10 Brens IK Vätternrundan Checklista Utrustning Följebilar Följande behövs i följebilar. Eget materiel Måste tas med. Kläder efter väder. Tänk på att ni kan få stå ute en lång stund vid lyckr eller liknande. Mbiltelefn med billaddare eller extra batteri. Lggblad ch Felanmälan Följebil. Finns i detta dkument. Reseräkning. Finns i detta dkument. Ev. Arbetshandskar Hämtas på utlämningsstället. Följande hämtas på utlämningsstället, för tider se första sidan av detta dkument. Körschema inkl. telefnnummer för följebilarna. Arbetsschema med telefnnummer till depåerna T-shirt (1 st. per funktinär) Dekal Funktinär att klistra på t-shirten Penna I bilarna sm hämtas eller tas över ska följande utrustning finnas. Cykelhållare Reklamskylt 2st Dekal Följebil att sätta på bilen (2 st. per bil, framruta ch bakruta) Flaggr 2 st. per bil. (vid körning på natten skall en flagga vara med lysdid) saftblandare Varningsblinkers för mntering på biltak. Ficklampa Piassavakvast Förstahjälpen kudde Filt Plast (att skydda säten med) Reflexväst 2 st. per bil Pappersrulle Cykelpump Tmflaskr för att fylla med vatten. För Tvätt el dyl. Samband: Sida 10 av 24

11 Brens IK Vätternrundan Skadeanmälan / Felrapprt Bil Registreringsnummer: Pass nr: Förare : Depå : Klckslag Plats - Händelse Samband: Sida 11 av 24

12 Brens IK Vätternrundan Lggblad Följebil/Depå Sträcka : Pass nr: Förare : Depå : Klckslag Händelse / Plats / Åtgärd Samband: Sida 12 av 24

13 Brens IK Vätternrundan Lggblad Följebil/Depå Sträcka : Pass nr: Förare : Depå : Klckslag Händelse / Plats / Åtgärd Samband: Sida 13 av 24

14 Brens IK Vätternrundan Brutna cyklister i depå Depå : Pass nr: Nummer Klckslag Nummer Klckslag Nummer Klckslag Samband: Sida 14 av 24

15 Brens IK Vätternrundan Brutna cyklister i depå Depå : Pass nr: Nummer Klckslag Nummer Klckslag Nummer Klckslag Samband: Sida 15 av 24

16 Brens IK Vätternrundan Brutna cyklister i depå Depå : Pass nr: Nummer Klckslag Nummer Klckslag Nummer Klckslag Samband: Sida 16 av 24

17 Brens IK Vätternrundan Reseräkning ch synpunktsfrmulär Fyll i detta frmulär för att få ut reseersättning. Skriv ckså upp m det är någt vi bör ändra eller tänka på till nästa år. Funktinär: Arbetspass: Mätarställning vid start: Mätarställning vid slut: Antal körda Km : Telefnersättning: 100 kr Avstår milersättning: Avstår telefnersättning: Övriga ersättningsanspråk (mt kvitt) ch synpunkter Underskrift: Ersättningen sätts in på följande bank ch Knt: Bank Knt Samband: Sida 17 av 24

18 Brens IK Vätternrundan Reseräkning ch synpunktsfrmulär Fyll i detta frmulär för att få ut reseersättning. Skriv ckså upp m det är någt vi bör ändra eller tänka på till nästa år. Funktinär: Arbetspass: Mätarställning vid start: Mätarställning vid slut: Antal körda Km : Telefnersättning: 100 kr Avstår milersättning: Avstår telefnersättning: Övriga ersättningsanspråk (mt kvitt) ch synpunkter Underskrift: Ersättningen sätts in på följande bank ch Knt: Bank Knt Samband: Sida 18 av 24

19 Brens IK Vätternrundan Kartr på Depåer Medevi Samband: Sida 19 av 24

20 Brens IK Vätternrundan Karlsbrg Samband: Sida 20 av 24

21 Brens IK Vätternrundan Bviken Samband: Sida 21 av 24

22 Brens IK Vätternrundan Fagerhult Samband: Sida 22 av 24

23 Brens IK Vätternrundan Ödeshög Samband: Sida 23 av 24

24 Brens IK Vätternrundan Gränna (Gyllene Uttern) Samband: Sida 24 av 24