PR & INTERNKOMMUNIKATION. Jämtland Härjedalen Turism

Transkript

1 PR & INTERNKOMMUNIKATION Jämtland Härjedalen Turism

2 Innehållsförteckning Inledning 3 Vem är värden och vem är gästen? Grundpelare Logotyper (Jämtland Härjedalen Turism, Jämtland Härjedalen & Tema/Aktivitet) Marknadskommunikation 7 Värd Jämtland Härjedalen Målgrupp Den globala resenären (Active Family, WHOPs, DINKs & Värdeord) Mål (Huvudmål & Delmål) Kanaler (Jamtland.se, Magasin Upplev, Magasin Gastronomy, Sociala media, Evenemang, Event, VisitSweden, Turistbyråer, Tryckt media & Digital media) Branschkommunikation 14 Värd Jämtland Härjedalen Turism Målgrupp Besöksnäringen och dess intressenter Mål (Huvudmål & Delmål) Kanaler (Referensgrupp, Jamtland.se/inside, Inside News, Press/PR, Forum & Lobbying) Internkommunikation 18 Värd & målgrupp Kanaler (Personalintroduktion/personalhandbok, , Veckomöten/skriftliga protokoll, Personaldaga & Projektsamordningsmöten) Bilagor Bilaga 1. Webbstrategi Bilaga 2. Kravlista evenemang Bilaga 3. Sociala media-strategi 2

3 Inledning PR & Internkommunikation Jämtland Härjedalen Turism utgår från Spice for life kommunikationsplattformen för hela Jämtland Härjedalen, men fokuserar på Jämtland Härjedalen Turism och organisationens kommunikation. Syftet är att tydliggöra vilka kanaler vi kommunicerar genom, vid vilka tillfällen, till vem och från vilken avsändare. Marknadskommunikation, Branschkommunikation och Internkommunikation behandlas i dokumentet. 3

4 Vem är värden och vem är gästen? Jämtland Härjedalen Turisms (JHT) kommunikation kan delas upp i två områden kommunikation där värden (avsändaren) är Jämtland Härjedalen (JH) och kommunikation där värden är JHT. Kommunikation som utgår från värden Jämtland Härjedalen riktar sig gentemot våra gäster potentiella och existerande besökare samt inflyttare till Jämtland Härjedalen. Kommunikation som utgår från värden JHT riktar sig gentemot våra ägare och medlemsföretag, våra destinationer, turismbranschen, media, myndigheter, kommuner och opinionsbildare etc. JH Gäster/besökare i JH Inflyttare till JH JHT Medlemmar/intressenter Turismbranschen/beslutsfattare/opinionsbildare Media Grundpelare Till grund för kommunikation med värden JH ligger visionen samt de fem mätbara huvudmålen för besöksnäringen i Jämtland Härjedalen vilka formulerats i strategin för besöksnäringen, antagen av JHTs styrelse i mars Till grund för kommunikation med värden JHT ligger JHTs uppdrag, vision och affärsidé samt målen för JHTs verksamhet. Vision Jämtland Härjedalen Jämtland Härjedalens - europaledande på naturbaserade upplevelser. 5 mätbara huvudmål Jämtland Härjedalen Omsättningen var ,9 miljarder kr. År 2020 skall den vara 6,0 miljarder kr i det årets penningvärde enligt turismekonomiska modellen, TEM. Antalet årsarbeten var År 2020 skall antalet årsarbeten vara Antalet utländska gäster i kommersiella bäddar var År 2020 skall dessa ha ökat till Antalet evenemang av nationell och internationell karaktär skall 2020 ha ökat till att omfatta sex årligt återkommande. Regionen skall from 2020 stå som värd för minst ett megaevenemang, av VM- eller motsvarande karaktär, vart tredje år. Andelen mycket nöjda kunder, baserat på gemensamma och destinationsvisa 4

5 gästundersökningar, skall år 2020 vara 75 % och andelen mycket nöjda/nöjda ska vara 95 %. Vision Jämtland Härjedalen Turism Europaledande destinationsutveckling Affärsidé Jämtland Härjedalen Turism Genom samverkan, kompetens och innovation utvecklar JHT europaledande destinationer. Mål Jämtland Härjedalen Turism År 1 Genomförd nulägesanalys av destinationerna avseende faktorer som Exportmognad, Tillgänglighet, Kompetens och Hållbarhet med stöd av affärsutvecklingsmodellen Kurbits eller motsvarande. Utvecklad modell för systematisk mätning av kundnöjdhet hos JHTs kunder, i första hand destinationerna. Utvecklad modell för systematisk mätning av personalnöjdhet. År 2 Basfinansieringen utökad till 5 mkr per år. JHTs vision och affärsidé väl förankrad inom destinationerna. Utvecklad modell för intern och extern kommunikation. Tydliggjord plan och mål för PR-verksamhet. Systematisering av lärandeprocessen inom JHT. År 4 Sveriges främsta regionala turismorganisation. Färre och starkare destinationer inom Jämtland Härjedalen. Basfinansieringen utökad till 7 mkr per år. Utvecklad och hållbar modell för internationell marknadsföring av Jämtland Härjedalen. Logotyper De logotyper vi använder i kommunikationen är naturligtvis nära sammankopplade med vem som är avsändare för det aktuella budskapet. För att inte förvirra gästen om vem värden är måste vi vara noga med att välja rätt logotyp vid rätt tillfälle. Inte heller skall vi använda allt för många logotyper vid samma tillfälle vilket också kan göra det svårt för gästen att uppfatta vem som står bakom budskapet. Jämtland Härjedalen Turism I de sammanhang där värden är organisationen JHT skall logotypen Jämtland Härjedalen Turism användas. Den finns i flera olika utföranden och färger och version väljs efter vad som passar layouten i aktuellt sammanhang. 5

6 Upplev Jämtland Härjedalen I de sammanhang där värden är Jämtland Härjedalen skall logotypen Upplev Jämtland Härjedalen användas. Den finns i flera olika färger och språk och version väljs efter vad som passar tillfället. Webbadressen används valfritt underliggande i höger kant. Tema/aktivitet Jämtland Härjedalen Det finns även sammanhang då vi vill lyfta specifika teman och aktiviteter. Den logotyp som skall användas är Upplev Jämtland Härjedalen med ordet Upplev utbytt mot ett som passar aktuellt tema, t ex Skiing Jämtland Härjedalen eller Cykla Jämtland Härjedalen. Webbadressen används valfritt underliggande i höger kant. 6

7 Marknadskommunikation 7

8 Värd - Jämtland Härjedalen Gästerna måste veta vem det är som bjuder in, vem som är värd. Hur skall de annars veta vart de skall åka och till vem? I all kommunikation gentemot gäst skall vi därför arbeta med platsen Jämtland Härjedalen som tydlig avsändare. Det är den fysiska platsen med hela dess dynamik och attraktion som är viktig och som skall vara ledstjärnan i kommunikationen. Den regionala avsändaren Jämtland Härjedalen kan vid vissa tillfällen även kombineras med en destination. Målgrupp - Den globala resenären Då JHT kommunicerar genom avsändaren Jämtland Härjedalen och fokuserar på gästen, utgår vi från VisitSwedens målgrupp den globala resenären som delas in i de tre segmenten Active Family, Double Income, No Kids (DINKs) och Wealthy, Healthy Older People (WHOPs). Den globala resenären kännetecknas av att den: Är globalt medveten. Söker nya annorlunda upplevelser i interaktion med naturen eller storstäder. Har resvana både privat och i tjänsten. Föredrar genuina resmål och lärande upplevelser. Är kulturintresserad. Är intresserad av mat och dryck och dess ursprung. Har högre disponibel inkomst och högre utbildning än genomsnittet. Har bättre engelskakunskaper. Har högre internetmognad än genomsnittet. Active Family Den aktiva familjen prioriterar tid tillsammans och längtar efter det enkla, naturnära livet på familjevänliga anläggningar i t ex Funäsfjällen, Vemdalen och Bydalsfjällen. WHOPs WHOPs är ett segment med specialintressen och som vill interagera med den lokala naturen och kulturen. Att exempelvis få ta del av det och uppleva den småskaliga livsmedelsproduktionen, bo på lantgård, träffa både djur och bonde är en attraktiv produkt. DINKs DINKs är urbana trendsättare som vill vara först med den senaste och samtidigt bygga sitt eget varumärke. Designhotell, gourmetmat och trendiga affärer mitt i fjällvärldens mest urbana skidort Åre passar utmärkt. Värdeord För att göra vår marknadskommunikation än mer riktad mot de gäster vi vill skall besöka Jämtland Härjedalen har vi till de tre segmenten lagt till värdeord, specifika för besökaren som väljer just Jämtland Härjedalen. Värdeorden skiljer sig till viss del mellan sommar- och vintersäsong och även mellan de tre 8

9 olika segmenten. Orden skall fungera som ledord i vår marknadskommunikation, t ex vid val av bilder, annonser etc. och således hjälpa oss att spetsa vårt budskap och nå våra gäster bättre. Värdeord sommar - Kultur - Historia - Outdoor/aktiviteter - Hälsa (mat/friskvård) - Hållbarhet (soc./eko./ek./värdskap) Värdeord vinter - Outdoor/aktiviteter - Äventyr (soft/hardcore) - Hälsa (mat/firskvård) - Hållbarhet (soc./eko./ek./värdskap) ACTIVE FAMILY - Kultur - Outdoor/aktiviteter - Hållbarhet ACTIVE FAMILY - Outdoor/aktiviteter - Softa äventyr - Hållbarhet WHOPs - Kultur - Historia - Hälsa - Hållbarhet WHOPs - Outdoor - Softa äventyr - Hälsa - Hållbarhet DINKs DINKs - Outdoor/aktiviteter - Hälsa - Outdoor/aktiviteter - Sport - Hardcore äventyr - Hälsa Mål Det huvudsakliga målet för JHTs kommunikation med avsändare Jämtland Härjedalen är att långsiktigt bidra till ett ökat antal gästnätter i Jämtland Härjedalen. Därigenom förbättras även möjligheterna till ökad lönsamhet för de företag i regionen som är direkt eller indirekt beroende av turism. Huvudmål Ett ökat antal gästnätter i Jämtland Härjedalen. Delmål Att öka kännedomen om Jämtland Härjedalen internationellt (främst på våra prioriterade marknader) och nationellt. Att förmedla bilden av Jämtland Härjedalen som en året-runt-region. Att lyfta bilden av Jämtland Härjedalen som europaledande på naturbaserade upplevelser. 9

10 Att skapa image och inspirera gäster att besöka Jämtland Härjedalen alt. flytta till regionen. Att bibehålla relationer med existerande gäster samt att skapa nya. Att lyfta specifika teman/aktiviteter. Att via destinationerna i regionen distribuera och sälja Jämtland Härjedalen. Kanaler Genom ett antal huvudsakliga kanaler kommunicerar vi med vår målgrupp. Kanalerna används vid olika tillfällen och i varierande utsträckning. Jamtland.se Innehåll som riktar sig gentemot potentiella besökare och inflyttare med syfte att informera samt inspirera till besök och bokning. På jamtland.se lyfter vi först och främst aktiviteter. Målgruppen är den globala resenären och alla dess tre segment. Kanalen har i dagsläget en nationell utgångspunkt men ett internationellt perspektiv tas i åtanke vid utveckling för att sajten även skall passa den internationella målgruppen. Sajten publiceras på svenska, engelska och med specifika landningssidor på t e x tyska, holländska och norska. Se separat webbstrategi i bilaga 1. För att informera och inspirera besökare och inflyttare till regionen. För att via destinationerna styra besökare till bokning. Vid alla marknadsaktiviteter där JHT har en aktiv roll. Vid aktuella positiva aktiviteter som äger rum i regionen. Vid händelser och aktiviteter som stärker bilden av Jämtland Härjedalen som europaledande på naturbaserade upplevelser. För att inspirera och informera om inflyttning, företagsverksamhet och jobb. inte Vid intern branschinformation. Vid negativa händelser och aktiviteter som äger rum i regionen. Magasin Upplev Information gentemot potentiella besökare med syfte att både skapa image och informera besökaren på plats. Målgruppen är den globala resenären och alla dess tre segment. Kanalen är i dagsläget främst barmarksbetonad. Utgångspunkten är nationell men informationen skall anpassas för att fungera även för de internationella besökarna och magasinet publiceras även på engelska och tyska. Som imageskapande. Som informationskanal för besökaren på plats. För inspiration till att söka mer information på jamtland.se. inte För branschspecifik information. För fullständigt produktutbud, prisinformation, kontaktinformation etc. 10

11 Magasin Gastronomy Inspiration för att lyfta Jämtland Härjedalen som matregion med fokus på matupplevelser, aktiviteter och mathantverk. Magasinet bygger på att kommunicera följande tre delbudskap som alla har utgångspunkt i vår naturliga och naturnära livsstil i Jämtland Härjedalen: Upplevelser i Jämtland Härjedalens naturliga skafferi (befintliga fjällvandringar, evenemang och outdoorupplevelser förstärkta med mat), Lär av mathantverket (besök och upplevelser hos småskaliga matproducenter) och Kreativt kök (våra kockar i världsklass som finns på t ex Mikado, Fäviken Magasinet, Whiteguiderestauranger och Matakademienrestauranger). Målgruppen är främst kvinnor, 30-35, boende i Mälardalen och mellan- Sverige samt Foodies. Kanalen har en nationell utgångspunkt i de tre svenska magasinen och en internationell utgångspunkt i den engelska publikationen. För att skapa medvetenhet om Jämtland Härjedalen som en matregion där man kan kombinera matupplevelser och aktiviteter. För att skapa image och inspiration. inte För fullständigt produktutbud, prisinformation, kontaktinformation etc. För att marknadsföra enskilda produkter. Evenemang Marknadskanal för att poängtera och lyfta bilden av Jämtland Härjedalen som europaledande på naturbaserade upplevelser samt att stärka profilen som en evenemangsregion. Fokus på evenemang som har potential att öka antalet gästnätter till regionen, under evenemanget i sig samt som effekt av image evenemanget resulterar i. Segmentet är beroende på evenemangets karaktär. Kanalen har prioritet i en internationell utgångspunkt. En kravspecifikation för de evenemang JHT använder som kanal finns i bilaga 2. Som imageskapande. För att öka antalet gästnätter under evenemanget i sig samt som effekt av evenemanget. För att skapa media. Vid evenemang som genererar nationell/internationell media. inte För att stötta evenemangen i sig. Vid evenemang som inte kan redovisa planerat antal gästnätter till följd av evenemanget. Vid evenemang som endast genererar lokal media. Event Event är en del av ett evenemang där JHT, ensam eller i sammanslutning, önskar framhäva en speciell kvalitet eller företeelse, med evenemanget som bakgrund. Ett sådant evenemang kan vara t ex Storsjöyran, där JHT med destinationer går samman för att göra ett event inom ramen för evenemanget eller Cannes filmfestival där JHT samverkar med övriga aktiva inom Sweden Film Commission för att 11

12 tillsammans arbeta för att driva filmproduktioner till Sverige. Segmentet varierar utifrån arena och evenemang. Kanalens utgångspunkt varierar utifrån budskap. För att framhäva en speciell kvalitet eller företeelse. Där JHT/JH tjänar på att nyttja ett sammanhang vi ej kan skapa själva. Mässor/monter Primärt en marknadskanal gentemot både gamla (locka till merförsäljning) och nya (inspirera till besök) besökare där fokus ligger på ett specialintresse eller tema som t ex fiske. Kan även vara en kanal gentemot bransch. Segmentet varierar beroende på arena och tema. Kanalens utgångspunkt (nationell/internationell) styrs av temat. Imageskapande och säljande. Informationsförmedling. Vårda befintliga kundrelationer samt skapa nya. Inflyttning till regionen. inte Vid rena varumässor. VisitSweden Kanal för internationell marknadskommunikation i syfte att öka antalet internationella gästnätter till Jämtland Härjedalen. Segmentet varierar utifrån den marknad som bearbetas. Kanalen har en internationell utgångspunkt. Gentemot den internationella marknaden. Mot valda marknader/målgrupper, i dagsläget (2013) NO sommar, NL sommar, FIN vinter, DK vinter. Målgrupper Active Family (övervägande), DINKs och WHOPs. inte Gentemot den nationella marknaden. Turistbyråer Turistbyråer inom Jämtland Härjedalen används för information, distribution och sälj. Turistbyråer utanför Jämtland Härjedalen används för information (gul/blå) och distribution. Segmenten är ej avgränsade. Kanalen har både en nationell och internationell utgångspunkt. För information, distribution och försäljning gentemot besökare. 12

13 Sociala media Sociala media används främst för att behålla och skapa relationer. Sekundärt syfte är att generera trafik till jamtland.se samt att lyfta aktiviteter, evenemang och bokningsbara produkter och paket. Målgruppen är befintliga/potentiella besökare i Jämtland Härjedalen och samtliga segment samt besöksnäringen och dess intressenter. Kanalen har både en internationell och nationell utgångspunkt. En separat strategi för sociala media finns i bilaga 3. För right-on-time, kortfattad information och kommunikation. För att behålla och skapa relationer. För att generera trafik till jamtland.se Som imageskapande verktyg för att lyfta den bild vi förmedlar av Jämtland Härjedalen. För att lyfta aktuella evenemang och aktiviteter. För att lyfta bokningsbara produkter och paket och därigenom driva till bokning. För att lyfta aktuell information om besöksnäringen i Jämtland Härjedalen. inte För fullständig, detaljerad information. Tryckt media Kanal som används i högst begränsad omfattning och främst för att lyfta ett speciellt tema och i en områdesspecifik publikation. Segmentet varierar men det är specialintresserade av aktuellt tema t ex cykling, vandring eller fiske. Kanalens utgångspunkt (nationell/internationell) varierar utifrån valt tema. I fackpress och i magasin med fokus på specifika teman. inte För generell kommunikation i media som t ex bilagor, dagspress etc. Digital media Digitala media består t ex av banners i samband med evenemangsmarknadsföring, adwordsannonsering, tv, radio etc. Kanal som används gentemot besökare för att skapa trafik till jamtland.se samt relationer med potentiella gäster till Jämtland Härjedalen. Målgruppen är den globala resenären och segment varierande utifrån sammanhang. Kanalen har prioritet på en nationell utgångspunkt. Bannerannonsering används i princip endast i samband med evenemang. inte Aktivt utanför specifika kampanjer/satsningar. 13

14 Branschkommunikation 14

15 Värd - Jämtland Härjedalen Turism Utöver de gäster vi vill bjuda in till Jämtland Härjedalen arbetar Jämtland Härjedalen Turism även med kommunikation som utgår från organisationen. Målgrupp Besöksnäringen och dess intressenter I den kommunikation där JHT står som värd är vår målgrupp den nationella/internationella besöksnäringen och dess intressenter vilken är uppdelad i de tre segmenten Medlemmar/Intressenter, Turismbranschen/Beslutsfattare/Opinionsbildare samt Media. Mål Det huvudsakliga målet för JHTs kommunikation med avsändare Jämtland Härjedalen Turism är att gentemot målgruppen skapa en tydlig bild av organisationen och dess verksamhet. Huvudmål Sveriges främsta regionala turismorganisation som genom samverkan, kompetens och innovation utvecklar europaledande destinationer. Delmål Att våra ägare, destinationer och medlemmar känner sig välinformerade och har kunskap om JHTs verksamhet med aktuella projekt och aktiviteter samt organisationen som sådan - dess mål och visioner. Kommunikationen skall kännetecknas av öppenhet och möjlighet till dialog. Att våra destinationer och medlemmar känner delaktighet i utvecklingen av turismen i Jämtland Härjedalen. Att aktivt arbeta för att stärka relationerna och hålla en öppen dialog med våra destinationer för att på så sätt bland annat öka möjligheten att hitta nyheter att kommunicera externt. Att skapa förutsättningar för samverkan och för ökade kunskaper om turismen i Jämtland Härjedalen samt om marknader, målgrupper, konkurrenter, trender och tendenser. Att möjliggöra påverkan nationellt, politiskt och strukturellt. Att genom initiativ och aktiviteter som t ex forum och konferenser belysa och lyfta viktiga områden för turismens utveckling samt turismens betydelse som basnäring i Jämtland Härjedalen. Att belysa aktiviteter/händelser där Jämtland Härjedalen eller JHT är involverade. Att stärka bilden av Jämtland Härjedalen genom att t ex lyfta stora attraktioner, evenemang eller specifika områden som är typiska för Jämtland Härjedalen. Att media uppfattar JHT som en självklar kontakt när det gäller turism i Jämtland Härjedalen. Att medias framställning av Jämtland Härjedalen som resmål till övervägande del är positiv. Att samtliga pressaktiviteter genererar uppmärksamhet i de utvalda medierna. 15

16 Kanaler Genom kanalerna kommunicerar vi till vår målgrupp. Kanalerna används vid olika tillfällen och i varierande utsträckning. Referensgrupp Referensgruppen består av destinationsansvariga och deras närmaste medarbetare i Jämtland Härjedalen samt nyckelpersoner för utveckling av turismen i Jämtland Härjedalen. Möten arrangeras kring olika teman med anknytning till Vision, Mål, Strategi för Besöksnäringen i Jämtland Härjedalen som finns på med syfte att genom att informera om och diskutera olika ämnen vidareutveckla turismen i Jämtland Härjedalen och skapa samverkan mellan de olika aktörerna. Det kan t ex handla om utveckling av reseanledningar vid ett tillfälle med inspirationsföreläsningar och diskussioner/workshops. : För att informera om och diskutera ämnen som vidareutvecklar turismen i Jämtland Härjedalen. För att skapa samverkan mellan deltagarna. För att inspirera. inte: För enskilda företagspresentationer. Jamtland.se/inside Branschinformation med syfte att upplysa och informera om aktuella projekt, aktiviteter etc. som pågår inom JHT. Målgruppen är samtliga segment inom målgruppen. För att tillhandahålla lättillgängliga verktyg i våra medlemmars vardag som t ex besöksnäringens strategi, brandbook, designhandbok och exporthandbok. För att tillgängliggöra branschspecifik information (till studenter, turismbranschen, media etc.). inte För information gentemot besökare. Som ett intranät. Inside News Nyhetsbrev för att informera om vad som är aktuellt inom JHTs basverksamhet såväl som projekt. I viss mån belyses även aktuella händelser inom regionen och nationella/internationella nyheter genom mediabevakning. Målgruppen är samtliga segment inom målgruppen besöksnäringen. För uppdatering av JHT-aktiviteter. För att förmedla mediabevakning främst om regionen men även nationellt och internationellt. I mindre utsträckning (Kort & gott) för information som rör regionen och branschen men där JHT inte är huvudavsändare/arrangör. 16

17 inte För information gentemot besökare. Främst för information om enskilda destinationer eller företag. Press & Jamtland.se/press Press (främst genom verktyget Mynewsdesk) syftar till att belysa befintliga aktiviteter/händelser där regionen eller JHT är involverade, att stärka bilden av JH samt för påverkan nationellt, politiskt och strukturellt. Målgruppen är media, politiker och tjänstemän i beslutsfattande positioner. Kanalen har en nationell utgångspunkt (för en internationell utgångspunkt sker kommunikationen till stor del via VisitSweden). Vid aktiviteter/evenemang/händelser av nyhetsvärde för regionen som besöksmål. Vid aktiviteter/evenemang/händelser av nyhetsvärde som kan påverka beslut som rör regionens utveckling i positiv riktning. För att löpande underhålla media med bilder och information från Jämland Härjedalen. inte Vid aktiviteter/evenemang/händelser där en enskild destination/evenemangsarrangör är huvudavsändare och de sköter press inom den egna organisationen. Forum Forumen syftar till att lyfta och diskutera specifika frågeställningar och problemområden. Målgruppen är samtliga segment inom målgruppen. Som en samverkansplattform kring aktuella frågor och problem. För frågeställningar/problemområden som finns angivna i strategin för besöksnäringen i Jämtland Härjedalen. inte Gentemot besökare. Lobbying Lobbying syftar till att uppfylla JHTs mål. Kan t ex innefatta lobbying för bättre kommunikationer till Jämtland Härjedalen via flyg, tåg, bil och buss. I frågor med betydelse för destinationernas grundförutsättningar. inte Gentemot besökare. 17

18 Internkommunikation 18

19 Värd & Målgrupp - Jämtland Härjedalen Turism För internkommunikationen på JHT står samtliga medarbetare inom organisationen som både värd och målgrupp. Tillsammans ansvarar vi för att upprätthålla det informationsflöde som krävs inom såväl basverksamheten som de aktuella projekten. Kanaler Följande kanaler används för att skapa en tydlig internkommunikation inom JHT. Personalintroduktion/personalhandbok För att ge alla medarbetare samma grund att stå på får nyanställda en personalintroduktion av VDn inklusive JHTs personalhandbok som är till för att underlätta för den nyanställde. I handboken finns en introduktion om JHT och besöksnäringen i regionen, innebörden av att vara anställd på JHT, ekonomi och administrativa rutiner, inköpspolicy, praktiska frågor samt information om våra olika roller inom organisationen. är ett effektivt sätt att kommunicera, särskilt när man vill nå ut med information till flera parter och används givetvis kontinuerligt inom JHT precis som gentemot externa partners. Tänk dock gärna till en gång extra om vilka som faktiskt behöver informationen eller behöver vara inblandade i diskussionen innan ni lägger hela organisationen på sändlistan - våra mailboxar har en tendens att snabbt bli fulla vilket lätt kan skapa en stressig tillvaro. Veckomöten/skriftliga protokoll Varje onsdag hålls veckomöte på JHT som protokollförs. Mötet är obligatoriskt i den mån prioriterade externa möten inte är inbokade. Mötena syftar till att gå igenom aktuella frågor som rör verksamheten samt ge en kort uppdatering från varje medarbetare om vad som är aktuellt inom deras respektive arbete. Det ligger på personalens eget ansvar att uppdatera sig från veckomötet om man inte närvarat, protokollet finns nedskrivet i en mötesbok. Personaldagar Personaldagar hålls ca en gång i kvartalet och kan vara förlagda lunch lunch. Under personaldagarna ges tillfälle att diskutera frågor som kräver mer tid än vad som är möjligt under t ex ett vanligt veckomöte. Det handlar ofta om mer omfattande frågor som rör verksamheten som helhet, t ex kan affärsidé, vision och strategiska handlingsplaner finnas på agendan. Projektsamordningsmöten Projektsamordningsmötena syftar till att skapa ett forum för specifika projektfrågor. Samtliga projektledare och JHTs projektchef deltar på mötena som hålls ungefär en gång i månaden. Mötena fungerar som ett forum för att skapa samordning mellan de olika aktuella projekten, utbyta erfarenheter och skapa synergier, på så sätt upprätthålls en organisation som trots många olika projekt strävar åt samma håll. 19

20 20