Nya webbriktlinjer för Huddinge kommun

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (6) HANDLÄGGARE Erik Ferenius erik.ferenius@huddinge.se Kommunstyrelsen Nya webbriktlinjer för Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut 1. Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 enligt bilaga 1 till förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat den 2 juli 2014, godkänns. 2. Riktlinjerna ersätter Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser som antogs av kommunstyrelsen 2009 (KS-2009/ ). Sammanfattning Huddinge kommun har olika webbplatser som fyller olika syften. Den mest besökta webbplatsen är Webbplatserna är av skiftande kvalitet beroende på hur mycket resurser som avsätts men också på grund av varierande kunskapsnivåer och olika syn på vad som är en bra webbplats. Sedan 2009 då de nuvarande riktlinjerna togs fram har internet utvecklats, inte minst har ny webbteknik skapat möjligheter som inte tidigare fanns. Nya riktlinjer behöver därför tas fram i syfte att stödja olika webbinitiativ på ett bättre sätt men också för att säkerställa att kommunens webbplatser håller önskvärd kvalitet. Regeringen (E-delegationen) har under 2013 tagit fram nya riktlinjer för offentliga myndigheter i syfte att säkerställa att webbplatserna följer etablerade webbstandarder och håller rätt tillgänglighetsnivå. Dessa nationella riktlinjer måste vi följa vilket är tydliggjort i förslaget på nya webbriktlinjer för Huddinge kommun. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår att riktlinjerna godkänns för att kunna säkerställa kvaliteten i kommunikationen med Huddinge kommuns invånare. Beskrivning av ärendet För att webbplatserna ska hålla hög kvalitet behövs stöd och riktlinjer för de som arbetar och ansvarar för de olika webbplatserna och e-tjänsterna i POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (6) kommunen. Riktlinjerna för Huddinge kommuns webbplatser ska fungera som ett stöd i arbetet med befintliga webbplatser men också för de som planerar att starta en ny webbplats. Riktlinjerna visar på den miniminivå som alla webbplatser ska uppfylla. Kommunens huvudwebbplats är huddinge.se som drivs och utvecklas av kommunikationsavdelningen på KSF med hjälp av redaktörer på förvaltningarna. Inom kommunens olika verksamheter har vi även andra webbplatser som fyller viktiga syften. Kraven på dessa webbplatser har historiskt inte varit lika höga som för huddinge.se vilket också återspeglas i kvaliteten och den tillgänglighetsnivå de har. På senare år har kommunen även kunnat erbjuda fler e-tjänster och i takt med ökad internetanvändning används dessa e-tjänster allt mer. Även vad gäller användargränssnitten i e-tjänsterna så skiftar kvaliteten avsevärt vilket skapar problem för våra invånare när de ska använda tjänsterna. Det finns idag ett flertal webbplatser och e-tjänster inom Huddinge kommun som inte går att använda om man är funktionshindrad och behöver specifika hjälpmedel. Med bättre stöd och tydligare riktlinjer kan vi höja kvaliteten även för e- tjänsterna så att dessa följer en grundnivå som alla webbplatser och e-tjänster ska uppfylla. Med bakgrund till detta så har nya webbriktlinjer tagits fram. Riktlinjerna ersätter de tidigare från Remissvar Förskolenämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden Nämnderna har (bilaga 2, 3, 4) lämnat likalydande svar på remissen. De är positiva till riktlinjerna och menar att de att utgör en viktig grund i det interna arbete som pågår och kommer att ske framöver. Förvaltningen menar att riktlinjerna eventuellt kan kompletteras med information om vad som gäller för användning/publicering av film och ljud. Även här gäller medgivande från upphovsrättsinnehavare för publicering på våra webbplatser, påpekar förvaltningen. En annan synpunkt som lyfts fram handlar om de så kallade mallwebbplatserna där förvaltningen vill att riktlinjerna tydliggör att kommunala verksamheter på eget bevåg inte får utveckla eller ta fram mallwebbplatser. Vad gäller avsnittet om bloggar menar barn- och utbildningsförvaltningen att förskolor och skolor kan komma att använda andra verktyg (som till exempel

3 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (6) Edwise) än kommunens gemensamma bloggplattform som i riktlinjerna föreslås vara det centrala bloggverktyget. I avsnittet om e-tjänster vill förvaltningen att riktlinjerna definierar vilken expertkunskap som behövs i projekt som rör framtagande av e-tjänster. I övrigt önskar man att det är viktigt att säkra en dialog mellan förvaltningen avseende beslutsgången och ger förslag på mindre ändringar. Förvaltningens kommentar: Riktlinjerna har nu kompletterats med en text gällande publicering av film och ljud. Även avsnittet om webbplatser (sid 3) har kompetterats med en särskild skrivning som tydliggör att kommunala verksamheter på eget bevåg inte får ta fram webbplatser. I avsnittet om mallwebbplatser och fristående webbplatser har även ansvaret för beslutet tydliggjorts. Vad gäller bloggar har riktlinjerna uppdaterats med en text om att andra verktyg är tillåtna för förskolor och skolor. Däremot finner förvaltningen inget skäl att ändra i texten om e-tjänster där det tydligt står att personer med expertkunskap inom användargränssnitt och interaktionsdesign ska vara delaktiga i framtagande av gränssnitt för e-tjänster. Miljönämnden och samhällsbyggnadsnämnden Nämnderna har (bilaga 6) lämnat likalydande svar på remissen och ser positivt på förslaget för nya webbriktlinjer. Man tycker bland annat att riktlinjerna tydliggör ansvarsfrågan och syftet med olika typer av webbplatser. En synpunkt handlar om avsnittet om bildrättigheter där förvaltningen vill att riktlinjerna tar upp vad som gäller vid användande av film och ljud. Även här är det viktigt att ha medgivande från upphovsrättsinnehavare, menar förvaltningen. I samband med detta lyfter man även fram möjligheten för kommunen att använda molntjänster för podcasts. Förvaltningen anser att riktlinjerna kan förtydligas med att inkorrekta sökfraser inte nödvändigtvis behöver skrivas i texten för att bli sökbara, utan kan ordnas genom justeringar i sökmotorn. Förvaltningens kommentar: Riktlinjerna har nu kompletterats med en text gällande publicering av film och ljud. Vad gäller sökfraser har en text lagts till om att justeringar löpande bör göras i sökmotorn för att optimera sökningar (för de webbplatser som har en separat sökmotor).

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (6) Socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Nämnderna har lämnat (bilaga 7 och 8) likalydande svar på remissen och anser att de nya riktlinjerna är tydliga och kommer att ge förvaltningen ett bra stöd i arbetet med webbplatser och e-tjänster. En synpunkt som framkommer handlar om avsnittet om bilder där förvaltningen anser att fotografens namn alltid ska anges vid en bild, i stället för den vagare skrivningen om möjligt som står i riktlinjerna. Man önskar också att ett förtydligande bör göras om vad som gäller vid köp av bilder. Under avsnittet om domäner vill förvaltningen att valet av domännamn för fristående webbplatser ska godkännas av kommunens kommunikationsdirektör. Förvaltningen önskar också ett förtydligande vad gäller ansvar för de som publicerar på en webbplats. Det bör framgå vad det innebär att en enskild webbredaktör har ansvar för det som publiceras. Till sist menar man att de publiceringsanvisningar som finns som stöd i webbarbetet bör uppdateras och eventuellt kompletteras med lathundar och checklistor. Förvaltningens kommentar: Riktlinjerna har nu tydliggjorts vad gäller användning och köp av bilder. Eftersom det finns en separat bildmanual i kommunen hänvisar riktlinjerna till denna. Det gör att stycket om bilder har kortats ner. Vad gäller val av domännamn för fristående webbplatser har riktlinjerna kompletterats med att domännamnet ska godkännas av kommunens kommunikationsdirektör. Ett förtydligande av ansvarsfrågan är nu gjord i riktlinjerna, under avsnittet Ansvar och checklista för nya webbplatser. Där framgår det att det är respektive verksamhetchef som ansvarar för innehållets giltighet och relevans. Den enskilde webbredaktören har ett särskilt ansvar att kontrollera att innehållet följer våra riktlinjer, att språket är korrekt och att innehållet inte bryter mot till exempel PUL (personuppgiftslagen). Det finns planer på att ta fram lathundar och checklistor som stöd i webbarbetet, utöver de publiceringsanvisningar som redan finns.

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (6) Kultur- och fritidsnämnden Nämnden (bilaga 5) ställer sig positiv till föreslagna riktlinjer och anser att det leder till en positiv utveckling av webb- och digital kommunikation för Huddinge kommuns räkning. Förvaltningen önskar att riktlinjerna kompletteras med visuella förtydliganden, till exempel genom en manual med tillämpningar. En annan synpunkt gäller domänhantering som förvaltningen anser bör hanteras av kommunstyrelsens förvaltning. Man påpekar också att användandet av molntjänster, som tas upp i riktlinjerna, bör vara förankrat med Huddinge kommuns IT-avdelning. Förvaltningen menar att det av riktlinjerna inte framgår tydligt hos vem ansvaret ligger vid beslut om stängning och framtagning av webbplats. Förvaltningens kommentar: Det finns planer på att ta fram lathundar och checklistor som stöd i webbarbetet, utöver de publiceringsanvisningar som redan finns. Dessa skulle även kunna innehålla visuella förtydliganden som KUF föreslår. Vad gäller domänhantering kan den mycket väl hanteras centralt på KSF men det är en fråga som måste förankras hos den administrativa avdelningen på KSF och inte låter sig göras inom ramen för framtagandet av dessa riktlinjer. Riktlinjerna har nu förtydligats avseende beslut om stängning och framtagning av webbplats. Förvaltningens synpunkter De olika remissinstanserna har bidragit med relevanta synpunkter och förslag på ändringar och kompletteringar. I anslutning till avsnitten från respektive nämnd finns dessa synpunkter beskrivna samt vilka ändringar som är gjorda i riktlinjerna. Huddinge kommuns webbplatser har årligen flera hundra tusen besökare och allt fler invånare väljer att utföra ärenden och få svar på frågor i kommunens digitala kanaler. Framöver kommer vi sannolikt att ta fram fler digitala tjänster och inte fokusera på webbplatser på det sätt som vi gör idag. Under de närmsta åren kommer dock våra webbplatser att ha en fortsatt central roll för att ge stöd och hjälp till Huddinge kommuns invånare. Det är därför viktigt att webbplatserna håller hög kvalitet varför det behövs stöd och riktlinjer i arbetet med dem. Riktlinjerna för Huddinge kommuns webbplatser

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING KS-2014/ (6) ska alltså fungera som ett stöd i arbetet med befintliga webbplatser men också för de som planerar att starta en ny webbplats eller digital tjänst. Huddinge kommun, som den näst största kommunen i Stockholmsregionen, har potential att ha en hög ambition vad gäller digital kommunikation. Riktlinjerna ska möjliggöra den höga ambitionen och underlätta att vi kan ta flera steg framåt de närmsta åren. Vesna Jovic Kommundirektör Roger Höglund Kommunikationsdirektör Erik Ferenius Webbansvarig Bilagor Bilaga 1 Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014 Bilaga 2 Remissvar förskolenämnden Bilaga 3 Remissvar grundskolenämnden Bilaga 4 Remissvar gymnasienämnden Bilaga 5 Remissvar kultur- och fritidsnämnden Bilaga 6 Remissvar miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Bilaga 7 Remissvar socialnämnden Bilaga 8 Remissvar äldreomsorgsnämnden Beslut delges Remissinstanserna

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 1 (91) HANDLÄGGARE Erik Ferenius erik.ferenius@huddinge.se Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014 Dessa riktlinjer gäller webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun. Riktlinjerna är styrande och beslutas av kommunstyrelsen. I detta dokument används begreppet webbplatser som ett samlingsnamn för webbplatser, externa webbapplikationer, bloggar och e-tjänster. Bakgrund och syfte Det finns flera syften med dessa riktlinjer. Ett är att säkerställa att vi håller hög kvalitet på samtliga våra webbplatser, inte bara utifrån ett kommunikativt och tekniskt perspektiv utan även användbarhetsmässigt och grafiskt. Ett annat syfte är att ta fram så kostnadseffektiva lösningar som möjligt. Webbutveckling kan vara dyrt varför vi måste se till att få så stor avkastning som möjligt för varje investerad krona. Det är också viktigt att värna om vårt varumärke där våra webbplatser har ett uppdrag att stödja kommunens övergripande vision, så att vi kan stärka bilden av Huddinge som en attraktiv kommun att bo, besöka och verka i. Övergripande för alla webbplatser Vår digitala närvaro består av olika delar, som till exempel sociala medier, bloggar, e-tjänster och olika webbplatser. Den centrala webbplatsen är huddinge.se, men kommunen har också många andra viktiga webbplatser. Identifiera användarnas toppbehov Merparten av våra webbplatser har ett gemensamt uppdrag: de ska stödja användarnas toppbehov så att besökarna snabbt ska kunna utföra ärenden eller få svar på frågor. Med toppbehov avses uppgifter som besökaren rankar högre än sajtens innehåll i stort. Med insikten om vilka behov det är kan man enklare skapa en webbplats som ger rätt service. Vissa av våra webbplatser, som exempelvis bloggar, har delvis en annan uppgift där det mer handlar om att berätta om vår verksamhet och skapa relationer med våra besökare. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Kommunikationsenheten BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB Huddinge

8 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 2 (9) Fokusera på användbarhet och glöm inte tillgängligheten Det ska vara enkelt att använda våra webbplatser. Därför ska vi hela tiden arbeta med att förenkla navigering och logik på webbplatserna. Språket ska följa klarspråksprinciper och de skrivregler som finns för kommunen. Texterna ska också ta hänsyn till sökmotorernas logik och innehålla ord och fraser som vi vet att användarna söker på i sökmotorer. För de webbplatser i kommunen som har en separat sökmotor bör justeringar löpande göras i sökmotorn för att optimera sökningar. Eftersom Huddinge kommun är en offentlig verksamhet ställs extra höga krav på att användargränssnittet är tillgängligt och överskådligt, oavsett om målgruppen är invånare, företagare eller medarbetare. Tillgänglighet innebär att informationen ska vara presenterad på så sätt att den är tillgänglig för alla besökare och användare oavsett ålder, kön, eventuella funktionsnedsättningar, etnisk och kulturell bakgrund eller tekniska förutsättningar. Alla kommunens webbplatser ska följa E-delegationens webbriktlinjer som är statens officiella riktlinjer för hur man bör arbeta med webbplatser inom offentlig sektor i Sverige. Tydliggör avsändaren Det är viktigt att besökarna ser att det är Huddinge kommun som är avsändare och står för webbplatsen. Därför ska webbplatserna följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Det innebär bland annat att vi ska använda ett speciellt sidhuvud och att det ska finnas en tydlig avsändare på startsidan. Uppgifter som verksamhet, adress, telefonnummer, e-post och organisationsnummer ska finnas med. Ha koll på bilder och filmer Bilder som används på webbplatsen ska vara friköpta (eller köpta genom licens) eller vara godkända av fotografen för användning på webb. Detta gäller även för publicering av ljud- och filmklipp. För mer information vad som gäller vid användning av bilder se kommunens bildmanual som finns på Insidan. Säkerställ responsiva gränssnitt Många av våra besökare använder mobila enheter när de besöker våra webbplatser. Därför ska nya webbplatser och e-tjänster byggas i responsiv design vilket innebär att webbsidorna fungerar bra oavsett vilken skärm besökaren använder. Genom att designa responsivt säkrar vi att våra

9 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 3 (9) webbplatser och e-tjänster fungerar bra på såväl datorer som i läsplattor och mobiler. Installera statistikscript För att kunna följa upp hur våra webbsatsningar faller ut ska alla webbplatser ha spårningskod för Google Analytics installerad. Kontakta kommunens webbansvarige för hjälp och råd kring detta. Sammanfattning Kommunens webbplatser ska stödja användarnas toppbehov och det ska vara enkelt att använda webbplatserna och förstå texterna på dem. Webbplatserna ska följa våra grafiska webbtillämpningar, vara tillgänglighetsanpassade och följa E-delegationens webbriktlinjer. Nya webbplatser ska vara responsiva. Avsändaren av webbplatsen ska tydligt framkomma och bilder ska vara betalda och/eller godkända före publicering. Olika typer av webbplatser Det finns goda möjligheter för olika verksamheter inom Huddinge kommun att kommunicera via webben. Beroende på typ av verksamhet passar informationen ibland bäst på huddinge.se, ibland som en så kallad mallwebbplats och i undantagsfall som en fristående webbplats. I vissa fall är det inte en webbplats som ska tas fram utan det passar bäst att kommunicera via till exempel bloggar eller sociala medier. Kommunala verksamheter får inte ta fram egna webbplatser på egen hand utan ska först stämma av med förvaltningens kommunikationsavdelning eller kommunens webbansvarige. Kommunens webbansvarige fattar beslut om en mallwebbplats ska tas fram och kommunens kommunikationsdirektör om fristående webbplatser. Huddinge.se Huddinge.se är navet bland våra webbplatser. Här ska användarna kunna hitta relevant information och utföra olika ärenden. Webbplatsen ska också leda och guida besökaren vidare till andra webbplatser som finns i kommunen. Så mycket som möjligt av kommunens verksamhet ska rymmas på huddinge.se. Det är enklare för användaren att hitta information på ett ställe än att leta på flera platser på nätet. Det är också mer kostnadseffektivt om vi utvecklar och trimmar några få webbplatser istället för att ha en spretig flora av många webbplatser som ska underhållas och utvecklas. Det innebär att vi inte ska ta fram separata webbapplikationer om innehåll och teknisk lösning med fördel går att implementera på huddinge.se.

10 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 4 (9) Mallwebbplatser med delvis egen profil Vissa verksamheter har behov av att ha en egen webbplats med en delvis egen profil, utanför huddinge.se. Exempel på detta är skolor och olika kultur- och fritidsverksamheter. Vi kallar dessa webbplatser för mallwebbplatser. Vi ska endast ta fram mallwebbplatser om det föreligger specifika skäl, som att verksamheten har en egen identitet och att målgruppen, det vill säga besökarna på webbplatsen, finner det enklare att gå till en separat webbplats. Även om vi tar fram en mallwebbplats ska viss grundinformation om verksamheten ska finnas på huddinge.se. Mallwebbplatser ska finnas inom kommunens gemensamma tekniska ramverk (se mer under Tekniskt ramverk). Kommunens webbansvarige beslutar om en mallwebbplats ska tas fram, i samråd med kommunikationsavdelningen på berörd förvaltning. Fristående webbplatser med egen profil Inom kommunen finns det verksamheter som kan ha behov av en egen profil. Det kan till exempel vara konsthallar eller kommunala bolag som behöver profilera sig på ett sätt som inte låter sig göras inom kommunens befintliga tekniska och grafiska ramverk. För dessa verksamheter är det tillåtet att ta fram en fristående webbplats med egen profil. Det ska dock framgå på dessa webbplatser att det är Huddinge kommun som är ägare av verksamheten. Liksom för mallwebbplatserna är det viktigt att viss grundinformation om verksamheten finns på huddinge.se, även om vi tar fram en fristående webbplats. Fristående webbplatser behöver inte ligga inom kommunens gemensamma tekniska ramverk. Kommunens kommunikationschef beslutar om en fristående webbplats ska tas fram. Kommunens kommunikationsdirektör beslutar om en fristående webbplats ska tas fram, i samråd med kommunikationsansvarig på berörd förvaltning. Bloggar Kommunen uppmuntrar olika verksamheter eller personer att berätta om vad de gör. Det kan handla om en specifik verksamhet, ett projekt eller något annat. Exempel på bloggar som finns i kommunen är en blogg om kommunens varumärke, en blogg om retrobiblioteket, en blogg om Huddinges historia och olika pedagogbloggar. En blogg har ofta en mer

11 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 5 (9) personlig och informell karaktär än en webbplats och bör därför ligga utanför huddinge.se. Kommunens bloggplattform ska i första hand användas för bloggar som drivs i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns verksamheter. Gällande förskolor och skolor kan även andra verktyg erbjudas men för övriga verksamheter ska den gemensamma bloggplattformen användas. Kommunens webbansvarige eller ansvarig kommunikatör från respektive förvaltning beslutar om start av blogg samt löpande kvalitetsuppföljning. E-tjänster Kommunen har olika webblösningar som av tekniska skäl inte låter sig integreras i huddinge.se. Det kan vara e-tjänster som är hårt knutna till olika verksamhetssystem och därför är svåra att flytta in i kommunens webbmiljö. Ambitionen är dock att våra e-tjänster ska integreras i huddinge.se eftersom det underlättar för användarna att slippa förflyttas mellan olika användargränssnitt. En integrerad webbmiljö gör också att användarna kan slippa olika inloggningsförfaranden för de kommunala tjänster som de nyttjar. Om e-tjänsten måste ligga på en fristående plats är det viktigt att säkerställa god användbarhet. Därför ska alltid medarbetare med expertkunskap inom användargränssnitt och interaktionsdesign vara delaktiga i framtagande av gränssnitt för e-tjänster. Det är också ett krav att kommunens grafiska webbtillämpningar följs för e-tjänsterna. IT-ansvarig eller e-tjänsteansvarig på respektive förvaltning har ansvar för att riktlinjerna ovan följs och att webbansvarig eller förvaltningskommunikatör involveras i framtagande av gränssnitten för e-tjänster. Molntjänster och sociala medier Utbudet och kvaliteten på molntjänster 1 har ökat markant de senaste åren och Huddinge kommun kommer sannolikt att använda fler sådana framöver. Bra molntjänster kan vara ett kostnadseffektivt sätt att snabbt komma igång med en funktion eller webbtjänst, i stället för själv utveckla eller köpa in ett system. Med molntjänster avses i detta sammanhang webbtjänster som används i kommunikation med våra medborgare. 1 Molntjänst = olika funktioner som tillhandahålls som en tjänst på Internet där användaren inte behöver ha teknisk kunskap eller kontroll över infrastrukturen för tjänsten. Exempel på molntjänster är Google Drive, Youtube och Soundcloud.

12 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 6 (9) Baksidan med molntjänster är att vi har sämre anpassningsmöjligheter och kontroll över utveckling och säkerhet. En annan nackdel med molntjänster är att man ofta är tvungen att låta besökaren lämna den egna webbplatsen för att komma till tjänsten. Det kan uppfattas som krångligt men kan även skapa ett förtroendeproblem eftersom många molntjänster har en egen profil och eget utseende som man inte kan påverka. Det är därför önskvärt om våra besökare kan stanna så länge som möjligt på våra webbplatser för att utföra sina ärenden. Vi bör också sträva efter att integrera molntjänster i våra egna webbplatser. Ibland är det dock inte görbart av kostnadsskäl eller tekniska skäl varför vi får använda molntjänsten som den ser ut. I dessa fall ska det framgå tydligt när besökaren lämnar Huddingewebbplatsen och att man förflyttas till den externa tjänsten. Om vi använder molntjänster eller externa applikationer är det viktigt att vi använder en etablerad leverantör för att säkerställa leveranskapacitet och kvalitet. Det ska gå att testa systemet under en tid och det ska gå att kontrollera kundnöjdhet med referenser. Notera också de juridiska aspekterna av användandet av en molntjänst. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är också personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören. Innan en molntjänst tas i bruk måste därför den personuppgiftsansvarige bedöma om den personuppgiftsbehandling som man vill låta molntjänstleverantören utföra kommer att vara tillåten enligt personuppgiftslagen. På Datainspektionens webbplats finns mer information om regler och rutiner gällande molntjänster. Sociala medier är väl använt inom kommunen och en viktig kommunikationskanal för olika verksamheter. För sociala medier finns specifika riktlinjer och handledningar framtagna. Kommunens webbansvarig eller förvaltningskommunikatör ska alltid involveras före inköp av en molntjänst som har med kommunikation att göra. Sammanfattning Huddinge.se är navet för alla våra webbplatser och så mycket som möjligt av kommunens verksamhet ska rymmas där. Vi ska endast ta fram mallwebbplatser om det föreligger specifika skäl. Vi ska endast ta fram fristående webbplatser om det föreligger specifika skäl. Fristående webbplatser behöver inte ligga inom kommunens gemensamma tekniska ramverk.

13 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 7 (9) Uppmuntra till bloggande men säkerställ att bloggarna ligger i kommunens gemensamma bloggramverk. Kommunens webbansvarige eller kommunikatör från respektive förvaltning ska vara delaktiga i framtagande gränssnitten av nya e- tjänster och vid inköp av molntjänster. Endast testade och etablerade tjänster och applikationer ska användas. Tekniskt ramverk Kommunen har olika tekniska ramverk som ska användas för våra webbplatser. Syftet med ramverken är som nämnts tidigare att hushålla med våra utgifter och att ha ett sammanhållet grafiskt gränssnitt. I ett gemensamt ramverk kan också fler verksamheter tillgodogöra sig nya webbfunktioner vilket håller nere utvecklingskostnaderna. Det finns tre ramverk att använda: 1. Ramverk för Huddinge.se: Dessa mallar avser dels huddinge.se men också det utseende som till exempel finns på vår e-tjänsteplattform (service.huddinge.se). 2. Ramverk för mallwebbplatser: Detta ramverk togs ursprungligen fram för våra grundskolor men det fungerar även utmärkt för separata webbplatser för olika kultur- och fritidsverksamheter (eller andra verksamheter) som Huddingehallen och Huddinge kulturskola. Detta ramverk ska användas för samtliga verksamheter som behöver en separat webbplats inom Huddinge kommun (med undantag för så kallade fristående webbplatser). 3. Ramverk för bloggar: Detta ramverk ska användas för de bloggar som drivs inom Huddinge kommun, oavsett verksamhetsområde. Domäner Det är viktigt att vi använder huddinge.se som huvuddomän eftersom det tydligt signalerar vem som är avsändaren av webbplatsen. Som besökare till en kommunal verksamhet, vare sig det är ett fysiskt eller digitalt besök, måste man på ett enkelt sätt förstå att det är kommunen som står bakom verksamheten. Alla våra gemensamma tekniska ramverk har huvuddomänen huddinge.se. Vi kan enkelt koppla på subdomäner till huvuddomänen, som till exempel grundskolor.huddinge.se, kulturfritid.huddinge.se eller service.huddinge.se.

14 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 8 (9) Det finns verksamheter som sedan länge har använt sig av ett externt domännamn, som till exempel huddingehallen.com. Dessa domännamn kan vara inarbetade varför det kan finnas motiv till att behålla dem. Det är dock viktigt att man gör en så kallad pekning för dessa webbadresser, så att besökaren förflyttas till den ordinarie webbplatsen efter att man har skrivit in det externa domännamnet. På sikt bör vi byta ut gamla domännamn med comtoppdomän till huddingedomännamn. För en fristående webbplats är det tillåtet att använda det domännamn som man finner lämpligt. För molntjänster och sociala medier används av naturliga skäl inte heller vår egen domän. Val av domännamn för fristående webbplatser ska godkännas av kommunens kommunikationsdirektör. Samtliga domäner som används i verksamheten ska ägas av Huddinge kommun. Både teknisk- och administrativ kontakt ska vara ställda på en funktion eller enhet vid Huddinge kommun. E-postadressen ska aldrig gå till en medarbetare utan till en funktionsbrevlåda. Ansvar och checklista för nya webbplatser Kommunens webbansvarige ansvarar för dessa riktlinjer och respektive förvaltningschef ansvarar för att de följs. För varje webbplats som publiceras i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns verksamheter ska det finnas en ansvarig webbredaktör. Den personen ansvarar för att dessa riktlinjer kompletteras med syfte, mål, målgrupp/er, förvaltningsorganisation och uppföljning för den egna webbplatsen. I förvaltningsorganisationen ska ingå vem som har rätt att fördela behörigheter för användare. För innehållets giltighet och relevans ansvarar respektive verksamhetchef. Den enskilde webbredaktören har ett särskilt ansvar att kontrollera att innehållet följer våra riktlinjer, att språket är korrekt och att innehållet inte bryter mot till exempel PUL (personuppgiftslagen). Det gäller både innehåll som publiceras på våra egna webbplatser och det som vi lägger ut i andra plattformar, exempelvis i sociala medier. Verksamheter som önskar ta fram en ny webbplats ska alltid kontakta kommunens webbansvarige eller någon av kommunikatörerna på respektive förvaltning. Ta gärna checklistan nedan till hjälp: Checklista för nya webbplatser Vad är syftet med webbplatsen vilket jobb ska den göra? Vilka är de primära målgrupperna?

15 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING PM DATUM DIARIENUMMER 2 juli 2014 KS-2014/ SIDA 9 (9) Vilka är de främsta användarbehoven vad tror vi besökarna i första hand vill göra på webbplatsen? Hur ska webbplatsen underhållas och förvaltas? Vilka resurser finns till förfogande? Beslut om start och stängning av webbplats Det är förvaltningens kommunikationsansvarige, i samråd med kommunens webbansvarige, som godkänner en webbplats innan den blir publik. Kommunens webbansvarige har också mandat att stänga en webbplats om den inte anses hålla tillräckligt hög kvalitet eller om den inte följer dessa riktlinjer.

16 FÖRSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Förskolenämnden 13 maj Paragraf Diarienummer FSN-2014/ Remiss Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 Förskolenämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram förslag till riktlinjer för webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun och de ska vara styrande samt beslutas av kommunstyrelsen. Förvaltningen är positiv till kommungemensamma riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser men har några synpunker som behöver belysas. Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

17 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN FSN-2014/ (3) HANDLÄGGARE Hyensjö, Anna Anna.hyensjo@huddinge.se Förskolenämnden Remiss - Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram förslag till riktlinjer för webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun och de ska vara styrande samt beslutas av kommunstyrelsen. Förvaltningen är positiv till kommungemensamma riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser men har några synpunker som behöver belysas. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens förvaltning föreslår nya riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser. Nuvarande riktlinjer togs fram I förslaget till nya riktlinjer är de viktigaste förändringarna som föreslås följande: Riktlinjerna omfattar inte bara webbplatser utan även bloggar, e-tjänster och molntjänster. Riktlinjerna förtydligar att vi ska följa kommunens grafiska profil och dess tillämpningar för webb. Vi ska också följa E-delegationens riktlinjer. Specifika krav för mobila enheter finns framtagna. Krav för uppföljning och statistik är tydliggjort. Riktlinjerna skiljer på olika typer av webbplatser, som fristående webbplatser och mallwebbplatser. Riktlinjerna visar även på vilka tekniska ramverk som ska användas. Riktlinjerna tar upp hantering av domännamn. På slutet i dokumentet finns en checklista där ansvaret för webbplatserna är tydliggjort. Regeringen (E-delegationen) tog 2013 fram nya riktlinjer för offentliga myndigheter för att säkerställa att webbplatserna följer webbstandarder och håller rätt tillgänglighetsnivå, vilket också påverkar Huddinge kommuns nya riktlinjer för webbplatser. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

18 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN FSN-2014/ (3) Flera av kommunens e-tjänster är kopplade till tjänster som rör barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter. I de nya riktlinjerna är det tydligt att vi ska kravställa en hög kvalitet på samtliga webbplatser dels utifrån ett kommunikativt och tekniskt perspektiv, dels genom att vi säkerställer att användbarheten för våra invånare är god. Riktlinjerna fyller även en funktion genom att de tydliggör vikten av så kostnadseffektiva lösningar som möjligt. Det är viktigt att värna om kommunens varumärke och i det arbetet har våra webbplatser ett uppdrag att stödja kommunens övergripande vision, så att vi kan stärka bilden av Huddinge som en attraktiv kommun att bo, besöka och verka i. Förvaltningens synpunkter Barn- och utbildningsförvaltningen (BUF) är positiv till nya riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser. Det förslag till riktlinjer som har kommit som remiss till nämnden fyller ett syfte och kommer att utgöra en viktig grund i det interna arbete som pågår och kommer att ske framöver. Förvaltningen vill framföra följande synpunkter. I riktlinjerna kan man läsa om vilka regler som gäller för användande av bilder. Kanske vinner riktlinjerna på att kompletteras med information om vad som gäller för användning/publicering av film och ljud. Även här gäller medgivande från upphovsrättsinnehavare för publicering på våra webbplatser. I det fjärde textstycket under rubriken Mallwebbplatser med delvis egen profil önskar förvaltningen att ett tydliggörande läggs in. Detta för att synliggöra arbetsgången. Förslag till en ny formulering är, Kommunikationsansvarig på respektive förvaltning beslutar i samråd med kommunens webbansvarig om en mallwebbplats ska tas fram. Kommunala verksamheter får inte på eget bevåg utveckla/producera eller ta fram mallwebbplatser. I texten Fristående webbplatser med egen profil ser förvaltningen att det är viktigt att säkra en dialog mellan förvaltningarna avseende beslutsgången. Ett förtydligande i sista meningen i detta stycke liknande Kommunens kommunikationsdirektör beslutar om en fristående webbplats ska tas fram, i samråd/dialog med kommunikationschef på berörd förvaltning, skulle förstärka detta. Bloggar I texten rörande kommunens bloggplattform kan man läsa att denna plattform ska användas för alla bloggar som drivs i Huddinge kommuns namn eller för någon av Huddinge kommuns verksamheter. Förvaltningen vill lyfta fram att detta verktyg kan komma att användas av förskolor men verksamheten kommer även att ges möjlighet att välja andra plattformar för att blogga med föräldrar, till exempel via edwise.

19 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN FSN-2014/ (3) E-tjänster Kunskapen om vilka regler som finns, hur man bygger hemsidor och tillgogoser krav på användarvänlighet varierar inom kommunen och förvaltningarna. Därför anser förvaltningen att det är viktigt att i riktlinjerna definiera vilken expertkunskap som behövs i projekt som rör framtagande av e-tjänster samt hur delaktigheten ser ut när vi arbetar med framtagande av gränssnitt för e-tjänster. Allmänna kommentarer Riktlinjerna behöver uppdatseras så att de återspeglar korrekta titlar på cheferna som nämns i texten. Rent generellt bör texten under rubriken Övergripande för alla webbplatser samt Molntjänster och sociala medier få mellanrubriker för ökad läsbarhet. I dokumentet finns det två sammanfattningar vilka har fått olika utseende. Dessa bör få samma utformning för tydlighetens skull. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Anna Hyensjö Kommunikationschef Bilagor Remisshandlingar den 3 mars 2014, Riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser 2014 Beslutet delges Kommunstyrelsen. Akten

20 GRUNDSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Grundskolenämnden 15 maj Paragraf Diarienummer GSN-2014/ Remiss - Webbriktlinjer för Huddinge kommun 2014 Grundskolenämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram förslag till riktlinjer för webbplatser och e-tjänster för Huddinge kommuns verksamheter. Riktlinjerna riktar sig till alla som har ansvar för eller arbetar med webbplatsinnehåll eller webbrelaterade projekt i Huddinge kommun och de ska vara styrande samt beslutas av kommunstyrelsen. Förvaltningen är positiv till kommungemensamma riktlinjer för Huddinge kommuns webbplatser men har några synpunkter som behöver belysas. Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten.