Giftfri miljö för barn och unga- svar på motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) (KF)

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 30 augusti Paragraf Diarienummer KS-2016/ Giftfri miljö för barn och unga- svar på motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) (KF) Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 1 augusti 2017, anses motionen besvarad. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) väckte den 11 april 2016 motionen Giftfri miljö för Huddinges barn och unga. Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för en giftfri miljö för kommunens verksamheter där barn och unga vistas samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen är positiv till förslaget men anser att det motionärerna föreslår kommer att göras inom ordinarie arbete med Miljöprogrammets avsnitt Gifter i miljön med de kompletteringar som är nuvarande inriktning på arbetet. Överläggning I ärendet yttrar sig Sara Heelge Vikmång (S) och Marica Lindblad (MP). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Beslutet delges Remissinstanserna

2 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 25 augusti Paragraf Diarienummer KS-2016/ Giftfri miljö för barn och unga- svar på motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) (KF) Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta i enlighet med förvaltningens förslag till beslut. Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 1 augusti 2017, anses motionen besvarad. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) väckte den 11 april 2016 motionen Giftfri miljö för Huddinges barn och unga. Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för en giftfri miljö för kommunens verksamheter där barn och unga vistas samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen är positiv till förslaget men anser att det motionärerna föreslår kommer att göras inom ordinarie arbete med Miljöprogrammets avsnitt Gifter i miljön med de kompletteringar som är nuvarande inriktning på arbetet. Överläggning I ärendet yttrar sig Sara Heelge Vikmång (S). Härefter förklaras överläggningen avslutad.

3 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) HANDLÄGGARE Lisa Trevitt lisa.trevitt@huddinge.se Kommunstyrelsen Giftfri miljö för barn och unga svar på motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 1 augusti 2017, anses motionen besvarad. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) väckte den 11 april 2016 motionen Giftfri miljö för Huddinges barn och unga. Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för en giftfri miljö för kommunens verksamheter där barn och unga vistas samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen är positiv till förslaget men anser att det motionärerna föreslår kommer att göras inom ordinarie arbete med Miljöprogrammets avsnitt Gifter i miljön med de kompletteringar som är nuvarande inriktning på arbetet. Beskrivning av ärendet Idag finns cirka registrerade kemikalier i världen och forskning tyder på att sådana som tidigare ansett riskfria i själva verket kan ge oss människor negativa och långsiktiga hälsoeffekter. Unga och barn är särskilt utsatta eftersom de äter mer i förhållande till sin vikt, eftersom att små barn rör sig närmare golvet och då andas in damm och farliga partiklar samt oftare stoppar saker i munnen. Motionen pekar på Huddinge kommuns existerande Handlingsplan för giftfria förskolor i vilken det bland annat tydliggörs vilka kemikalier som ska rensas bort, vilka rutiner som gäller vid städning, hur den fysiska miljön bör vara samt hur man kan öka personalens kunskaper på området. Motionärerna påpekar dock att även större barn i skolåldern också påverkas av kemikalier och man uppmanar Huddinge kommun att ta efter kommuner som Järfälla, Ludvika och Halmstad som har valt att ha kombinerade handlingsplaner för POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) förskolor och skolor. Detta för att synliggöra problemen med farliga kemikalier och samtidigt arbeta för att göra skolorna giftfria. Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas. Vidare föreslår motionärerna att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Remissinstansernas synpunkter Socialnämnden Socialnämnden anser att det är positivt att det finns en befintlig handlingsplan för giftfri förskola i Huddinge kommun. Handlingsplanens åtgärder är dock förknippad med kostnader och det är viktigt att beakta detta i framtida arbete. I övrigt är förvaltningen positiv till arbete som syftar till att göra miljöer för barn och ungdomar giftfria. Kultur- och fritidsnämnden I en tidigare motion av Yosef Sigal (S) och Rikard Lingström (S) daterad den 2 juni 2015 ställde nämnden sig positiv till förslaget att ta fram en övergripande kemikalieplan för Huddinge kommun. Nämnden ansåg då att en kemikalieplan skulle bidra till att göra Huddinge kommun till en kommun präglad av hållbar utveckling och bidra med tydliga riktlinjer till kemikalieanvändningen inom alla olika verksamheter. Den motion som nu avhandlas, med en gemensam handlingsplan för förskola och skola, skulle bidra ytterligare i att skapa riktlinjer för hur kemikalier i respektive verksamhet hanteras. Gymnasienämnden Gymnasienämnden beskriver i deras Verksamhetsplan för 2017 på sidan 18 att en övergripande plan ska tas fram för att utveckla arbetet utifrån Miljöprogrammets mål gällande gifter i vardagen. Nämnden delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria och de ser inget principiellt hinder till att ha en gemensam handlingsplan för de verksamheterna. Lyftas bör dock att arbetet med en gemensam handlingsplan skulle kräva en administrativ resursförstärkning. Grundskolenämnden Nämnden delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i borde vara giftfria samt ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan för de verksamheterna. En gemensam handlingsplan kan troligen baseras på handlingsplanen för förskolans åtgärder om detta blir aktuellt.

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) Förskolenämnden Nämnden delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria samt ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan. Förskolenämnden har redan antagit en plan för förskolan och en gemensam plan kommer därför troligtvis inte tillföra så mycket. Dessutom skiljer sig skolformerna åt i flera väsentliga delar bland annat åldrar och beteenden. Det kan även uppstå vissa svårigheter gällande rådigheten om det blir kommunstyrelsen istället för förskolenämnden som gör förändringar i dokumentet. Förskolans handlingsplan kan däremot ligga till grund för grundskolan och gymnasiets planer. Tillsynsnämnden Nämnden anser att det är av största vikt att barn och unga exponeras så lite som möjligt av skadliga kemikalier. De framhåller vidare att det är verksamhetsutövaren som är ytterst ansvarig för att barnen har god inomhusmiljö utan skadliga kemikalier i förskola och skola enligt Miljöbalken. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser liksom motionärerna att det är positivt att Huddinge kommun har en befintlig handlingsplan för en giftfri förskola och att denna bör utvecklas för att inkludera andra verksamheter än endast förskola. Barn och unga är särskilt känsliga för farliga kemikalier och kommunen bör säkerställa att de skyddas från exponering av kemikalier inom kommunens verksamheter. Enligt kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2017 ska utifrån målen i Miljöprogrammet en övergripande plan för giftfri miljö påbörjas som ska vara klar senast våren För att tydligt utreda hur detta arbete bäst ska genomföras togs under våren 2017 en förstudie fram för att utreda införandet av en eventuell kemikalieplan. Förstudien jämförde två alternativa metoder för att stärka kommunens kemikaliearbete, nämligen; genomförandet av en fullskalig kemikalieplan samt implementeringen av avsnittet Gifter i miljön i styrdokumentet Miljöprogram som beslutades om den 13 februari Frågeställningen gällde att utreda vilken metod för kemikaliearbetet som är mest lämplig för Huddinge kommun gällande tid, resurser och arbetssätt. Resultatet i förstudien visar att en kemikalieplan är resurs- och tidskrävande i både framtagning och genomförande då framtagandet tar ca 2 år i anspråk samt kräver minst 1 personalresurs. Miljöprogrammet som är beslutat är ett

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) redan existerande styrdokument där arbetet direkt kan fokuseras mer på genomförande och implementering. Dock saknas i Miljöprogrammet tydlig ansvarsfördelning, metod och resurser för arbetet. Förslaget från förstudien är att genomföra följande punkter: 1. En gap-analys genomförs där kemikaliearbetets nuläge utreds samt dess önskade läge beskrivs. Åtgärder som behövs för att nå det önskade läget identifieras. 2. En handlingsplan tas fram för att nå de mål som berör kemikaliearbetet i Miljöprogrammet. 3. Satsningen för Giftfri förskola följs upp och ytterligare åtgärder tas fram. Detta är planerat att genomföras under 2017 av barn- och utbildningsförvaltningen. 4. Utbildning för personal på förvaltningarna erbjuds för att öka medvetenheten i frågan och ge kemikaliearbetet ytterligare förankring. Detta görs efter att handlingsplan är fastställd. Utöver detta verkar förvaltningen för att regionala samarbeten inom kemikalieområdet etableras och underhålls. I och med att ett mer övergripande kemikaliearbete kommer att genomföras enligt ovan så anser förvaltningen att en särskilt framtagen handlingsplan för verksamheter där barn och unga vistas inte behöver utarbetas. Detta kommer att ske i det övergripande kemikaliearbetet inom ramen av Miljöprogrammet och det särskilda fokus som nu ges till avsnittet Gifter i miljön. De övriga förvaltningarnas och nämndernas stöd i frågan visar att det finns en samsyn kring kemikaliefrågan inom kommunen och att vidare arbete med att minska exponeringen av kemikalier för framför allt barn och unga bör prioriteras. Därmed anser förvaltningen att denna motion är besvarad. Magdalena Bosson Kommundirektör Heléne Hill Samhällsbyggnadsdirektör Gunilla Wastesson Biträdande samhällsbyggnadsdirektör

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) Bilagor 1. Motion Giftfri miljö för Huddinges barn och unga 2. Miljöberedningens protokoll 3. Socialnämndens remissvar 4. Kultur- och fritidsnämndens remissvar 5. Gymnasienämndens remissvar 6. Grundskolenämndens remissvar 7. Förskolenämndens remissvar 8. Tillsynsnämndens remissvar

8 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Miljöberedningen 18 maj Paragraf Diarienummer KS-2016/ Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Miljöberedningens beslut Miljöberedningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta i enlighet med förvaltningens förslag till beslut. Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 26 april 2017, anses motionen besvarad. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) väckte den 11 april 2016 motionen Giftfri miljö för Huddinges barn och unga. Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för en giftfri miljö för kommunens verksamheter där barn och unga vistas samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen är positiv till förslaget men anser att det motionärerna föreslår kommer att göras inom ordinarie arbete med Miljöprogrammets avsnitt Gifter i miljön med de kompletteringar som är nuvarande inriktning på arbetet. Överläggning Christina Axelsson (S) och Yosef Sigal (S) yrkar att miljöberedningen ska föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att bifalla förslagen i motionen. Christian Ottosson (C) yrkar att miljöberedningen ska föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta i enlighet med förvaltningens förslag till beslut. I övrigt yttrar sig Birgitta Ljung (MP). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Ordförande ställer propositioner mot varandra, att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att bifalla förvaltningens förslag till beslut mot att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att bifalla förslagen i motionen, och finner därvid att miljöberedningen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att bifalla förvaltningens förslag till beslut.

9 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Miljöberedningen 18 maj Paragraf Diarienummer KS-2016/ Reservationer Christina Axelsson (S) och Yosef Sigal (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för förslagen i motionen.

10 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsen Diarienr IDiarieplanbeteckn. Huddinge kommun Kommunfullmäktige 11 april 2016 MOTION Giftfri miljö för Huddinges barn och unga Vår närmiljö är fylld av kemikalier. Inte sällan spelar kemikalier en avgörande roll för att förbättra våra liv. Exempelvis används kemikalier som beståndsdelar i läkemedel. Samtidigt finns det många kemikalier som är direkt skadliga och farliga för oss. Forskning visar att kemikalieproduktionen i världen har mångdubblats de senaste 50 åren. l dag finns det runt kemikalier registrerade i världen och allt mer forskning pekar på att kemikalier som tidigare ansetts vara riskfria och därmed spridits fritt i själva verket kan ge oss negativa och långsiktiga hälsoeffekter. Barn och unga är särskilt känsliga för farliga kemikalier. Små barn är mer utsatta eftersom de äter mer i förhållande till sin vikt och rör sig närmare golvet där de lättare andas in damm och farliga partiklar, samt oftare stoppar saker i munnen. Men även större barn påverkas av farliga kemikalier. Det är av största vikt att barn och unga s vardagsmiljö är god och hälsofrämjande. Huddinge kommun har sedan tidigare en handlingsplan 1 för att minska gifterna i Huddinges förskolor. l den slås det bland annat fast vilka kemikalier och produkter som ska rensas bort, vilka rutiner som ska finnas vid städning, hur den fysiska miljön bör vara inomhus och utomhus, samt att öka personalens kunskaper på området. Handlingsplanen är ett bra steg i rätt riktning för att barnen i förskolorna vistas i en ur ett hälsoperspektiv bra miljö. Det är dock även viktigt att vi skapar förutsättningar för att även våra skolor och andra verksamheter som vänder sig till barn oc h unga ska vara giftfria. Barn i skolåldern påverkas liksom yngre barn av farliga kemikalier. Flera kommuner såsom Järfälla, Ludvika och Halmstad har valt att ha kombinerade handlingsplaner för både förskola och skola för att få giftfria miljöer. På så sätt synliggörs problematiken med farliga kemikalier i ett bredare perspektiv samtidigt som skolorna blir giftfria. Genom att ta ett brett grepp på farliga kemikalier går det att erbjuda en giftfri miljö inte bara för yngre barn utan även för äldre. Liksom barn i förskoleåldern kan yngre elever som går i skolan vara utsatta för farliga kemikalier eftersom de också använder produkter och material som kan bestå av skadliga ämnen som exempelvis ftalater, organfosfater eller bisfenol A. Huddinge kommun bör ska en handlingsplanen som inkluderar alla de verksamheter där barn och unga vistas så som förskola, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola, 1 " Handlingsplan för giftfria förskolor"

11 gymnasiesärskola, mötesplatser för unga, kulturskola och idrottshallar. Planen ska också beröra andra miljöer som kommunen ansvarar för och där barn och unga tillbringar en stor del av sin tid. Alla barn ska kunna växa upp under trygga och hälsosamma förhållanden. Det är därför viktigt att Huddinge kommun ligger i framkant för att göra vardagen giftfri för barn och unga. Genom att ta ett helhetsgrepp om de farliga kemikalierna görs detta möjligt samtidigt som vi lägger grunden för att nå upp till kommunens mål om ett hållbart Huddinge. Därmed blir kommunen en ännu bättre plats att leva och bo på. Utifrån ovanstående föreslår vi därför att kommunfullmäktige beslutar att Att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö Att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen ~,~t.~ S~ / Socialdemokraterna Christina Axelsson Socialdemokraterna

12 FÖRSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Förskolenämnden 13 oktober Paragraf Diarienummer FSN-2016/ Giftfri miljö för barn och unga motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förskolenämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter i ärendet och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har i en motion till fullmäktige föreslagit att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas i med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. Samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Förvaltningen ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan. Förskolenämnden har redan antagit en plan för förskolan och en gemensam plan kommer därför troligtvis inte tillföra så mycket. Dessutom skiljer sig skolformerna åt i flera väsentliga delar bland annat åldrar och beteenden. Det kan även uppstå vissa svårigheter gällande rådigheten om det bli kommunstyrelsen istället för förskolenämnden som gör förändringar i dokumentet. Förskolans handlingsplan kan däremot ligga till grund för grundskolan och gymnasiets planer. Överläggning I ärendet yttrar sig Karl Henriksson (KD) och Erling Karlsson (S). Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

13 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE FSN-2016/ (3) HANDLÄGGARE Castefjord, Christina Christina.Castefjord@huddinge.se Förskolenämnden Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter i ärendet och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har i en motion till fullmäktige föreslagit att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas i med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. Samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Förvaltningen ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan. Förskolenämnden har redan antagit en plan för förskolan och en gemensam plan kommer därför troligtvis inte tillföra så mycket. Dessutom skiljer sig skolformerna åt i flera väsentliga delar bland annat åldrar och beteenden. Det kan även uppstå vissa svårigheter gällande rådigheten om det bli kommunstyrelsen istället för förskolenämnden som gör förändringar i dokumentet. Förskolans handlingsplan kan däremot ligga till grund för grundskolan och gymnasiets planer. Beskrivning av ärendet Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har den 11 april 2016 väckt en motion till kommunfullmäktige om en giftfri miljö för barn och unga. Motionärerna vill att Huddinge kommun ska ta fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. De önskar även att den befintliga planen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Motionen har sin bakgrund i att kemikalieproduktionen i världen har ökad anmärkningsvärt de senaste 50 åren och att barn och unga är särskilt känsliga för farliga kemikalier. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

14 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE FSN-2016/ (3) I motionen lyfter motionärerna fram det faktum att Huddinge kommun redan har en handlingsplan för att minska gifterna i Huddinge förskolor. Den innehåller bland annat bestämmelser om vilka kemikalier och produkter som ska rensas bort, hur den fysiska miljön bör vara både inomhus och utomhus samt att öka personalens kunskaper på området. Motionärerna anser att det är viktigt att skapa förutsättningar för en giftfri miljö även i andra verksamheter som riktar sig till barn och unga. Förskolenämnden, Grundskolenämnden, Gymnasienämnden och Kultur- och fritidsnämnden har fått motionen för yttrande. Förvaltningens synpunkter Huddinge kommun har sedan 2015 en handlingsplan för giftfria förskolor.1 Handlingsplanen är framtagen av barn- och utbildningsförvaltningen med stöd av representanter från dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, kommunstyrelsens förvaltning och fastighetsbolaget Huge Fastigheter AB. Handlingsplanen innehåller riktlinjer kring bland annat mat och hur den ska tillagas, rutiner kring hygien och städning, förskolornas inomhus- och utomhusmiljö och inköp och upphandling. Genomslaget av handlingsplanens intentioner för förskolan är tydligt i de uppföljningar barn- och utbildningsförvaltningen gör samt i det dagliga arbetet i verksamheterna, både i det pedagogiska arbetet med barnen men också vid inköp av livsmedel samt städmaterial. Även när det gäller nybyggnation och renovering av lokaler håller en medvetenhet och ett förändrat synsätt på att etableras. Påpekas bör dock att det finns svårigheter med att ersätta material till giftfria alternativ där utbudet också befinner sig i utvecklingsprocesser. Nära samverkan med upphandlingsavdelningen stödjer den delen i processen. Flera åtgärder är mer omfattande och i många fall kräver det stora utgifter och de tar därför längre tid att genomföra. Barn- och utbildningsförvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i borde vara giftfria. Förvaltningen ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan. Förskolenämnden har redan antagit en plan för förskolan och en gemensam plan kommer därför troligtvis inte tillföra så mycket. Dessutom skiljer sig skolformerna åt i flera väsentliga delar bland annat åldrar och beteenden. Det kan även uppstå vissa svårigheter gällande rådigheten om det bli kommunstyrelsen istället för förskolenämnden som gör förändringar i dokumentet. Förskolans 1 Handlingsplan för en giftfri förskola i Huddinge,

15 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE FSN-2016/ (3) handlingsplan kan däremot ligga till grund för grundskolan och gymnasiets planer. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Bilagor Remisshandlingar den 8 juni 2016 Beslutet delges Kommunstyrelsen Annelie Glifberg Verksamhetschef för förskolan

16 GRUNDSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Grundskolenämnden 13 oktober Paragraf Diarienummer GSN-2016/ Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Grundskolenämndens beslut 1. Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. 2. Nämnden lägger till följande i ärendet med hänvisning till Mål och budget: Gifter i vardagen utgör ett hot inte bara mot oss människor utan även mot vår livsmiljö. Därför ska åtgärder vidtas för att få bort skadliga kemikalier i kommunens olika verksamheter. En övergripande plan ska tas fram för att utveckla arbetet utifrån Miljöprogrammets mål. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har i en motion till fullmäktige föreslagit att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas i med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. Samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Vi ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan för de verksamheterna. Motionärerna har nämnt i deras motion att det redan finns handlingsplan i Huddinge kommun för en giftfri förskola som kan integreras i en eventuell ny mer omfattande handlingsplan. Överläggning I ärendet yttrar sig Jelena Drenjanin (M), Michaela Lööf (S), Birgitta Ljung (MP), Katarina Wigle (C), Sven Pernils (SD) och Sonia Benavente (V). Under överläggningen lämnar Jelena Drenjanin (M) ett ordförandeförslag med följande förslag till tillägg i ärendet med hänvisning till Mål och budget: Gifter i vardagen utgör ett hot inte bara mot oss människor utan även mot vår livsmiljö. Därför ska åtgärder vidtas för att få bort skadliga kemikalier i kommunens olika verksamheter. En övergripande plan ska tas fram för att utveckla arbetet utifrån Miljöprogrammets mål. Nämnden ställer sig bakom förslaget.

17 GRUNDSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Paragraf Grundskolenämnden 13 oktober forts. Diarienummer GSN-2016/ Yrkanden Jelena Drenjanin (M): Nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Michaela Lööf (S), Birgitta Ljung (MP) och Sonia Benavente (V): Nämnden beslutar att biträda motionen. Propositioner Ordförande ställer proposition på yrkandena och finner att nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Reservationer Michaela Lööf (S), Margareta Lydén-Lövkvist (S), Jan Nordström (S), Birgitta Ljung (MP) och Sonia Benavente (V) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

18 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GSN-2016/ (3) HANDLÄGGARE Korkmaz, Sabina Sabina.Korkmaz@huddinge.se Grundskolenämnden Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har i en motion till fullmäktige föreslagit att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas i med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. Samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Vi ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan för de verksamheterna. Motionärerna har nämnt i deras motion att det redan finns handlingsplan i Huddinge kommun för en giftfri förskola som kan integreras i en eventuell ny mer omfattande handlingsplan. Beskrivning av ärendet Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har den 11 april 2016 väckt en motion till kommunfullmäktige om en giftfri miljö för barn och unga. Motionärerna vill att Huddinge kommun ska ta fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas med syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. De önskar även att den befintliga planen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Motionen har sin bakgrund i att kemikalieproduktionen i världen har ökad anmärkningsvärt de senaste 50 åren och att barn och unga är särskilt känsliga för farliga kemikalier. I motionen lyfter motionärerna fram det faktum att Huddinge kommun redan har en handlingsplan för att minska gifterna i Huddinge förskolor. Den POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

19 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GSN-2016/ (3) innehåller bland annat bestämmelser om vilka kemikalier och produkter som ska rensas bort, hur den fysiska miljön bör vara både inomhus och utomhus samt att öka personalens kunskaper på området. Motionärerna anser att det är viktigt att skapa förutsättningar för en giftfri miljö även i andra verksamheter som riktar sig till barn och unga. Förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden och kultur- och fritidsnämnden har fått motionen för yttrande. Förvaltningens synpunkter Som motionärerna skriver har Huddinge kommun sedan 2015 en handlingsplan för giftfria förskolor. 1 Handlingsplanen är inspirerad av Sundbyberg kommuns handlingsplan för giftfria förskolor och är i stor del baserad på Naturskyddsföreningens stödmaterial. Handlingsplanen är framtagen av barn- och utbildningsförvaltningen med stöd av representanter från dåvarande miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, kommunstyrelsens förvaltning och fastighetsbolaget Huge Fastigheter AB. Handlingsplanen innehåller riktlinjer kring bland annat mat och hur den ska tillagas, rutiner kring hygien och städning, förskolornas inomhus- och utomhusmiljö och inköp och upphandling. Vissa av åtgärderna handlar om att förändra rutiner. Det kan till exempel handla om att städa mer noggrant, att vädra och att tvätta händerna mer frekvent. Åtgärder som är simpla och som kan genomföras omedelbart. Andra åtgärder handlar till exempel om vilket material som används i byggnader. De är mer omfattande då de i många fall kräver stora utgifter och de tar därför längre tid att genomföra. Förvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i borde vara giftfria. Förvaltningen ser inget hinder i att ha en gemensam handlingsplan för de verksamheterna. Som motionärerna har nämnt i deras motion finns det redan en handlingsplan i Huddinge kommun för en giftfri förskola som kan integreras i en eventuell ny mer omfattande handlingsplan. 1 Handlingsplan för en giftfri förskola i Huddinge,

20 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GSN-2016/ (3) Handlingsplanen för förskolans åtgärder är utgångspunkt för denna plan och flera av åtgärderna som står beskrivna i den kan troligen implementeras i de övriga verksamheterna om en gemensam handlingsplan blir aktuell. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Bilagor Remisshandlingar den 8 juni 2016 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten Kerstin Gelfgren Grundskolechef

21 GYMNASIENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Gymnasienämnden 12 oktober Paragraf Diarienummer GN-2016/ Giftfri miljö för barn och unga motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Gymnasienämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter i ärendet och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har i en motion till fullmäktige föreslagit att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, och gymnasieskolor samt övriga verksamheter där barn och unga vistas, i syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. Samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen delar motionärernas bild av att samtliga verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Vi ser inget principiellt hinder i att ha en gemensam handlingsplan för dessa verksamheter. Som motionärerna nämnt i sin motion finns i nuläget en handlingsplan i Huddinge kommun för en giftfri förskola som kan integreras i en eventuellt ny mer omfattande handlingsplan. Överläggning I ärendet yttrar sig Christina Eklund (M), gymnasiechef Ann-Britt Sten Hodin och Henrik Boltenstål (M). Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

22 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GN-2016/ (2) HANDLÄGGARE Andersson, Lisbeth Lisbeth.Andersson@huddinge.se Gymnasienämnden Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter i ärendet och överlämnar tjänsteutlåtandet till kommunstyrelsen som nämndens yttrande i ärendet. Sammanfattning Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har i en motion till fullmäktige föreslagit att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, och gymnasieskolor samt övriga verksamheter där barn och unga vistas, i syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. Samt att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningen delar motionärernas bild av att samtliga verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Vi ser inget principiellt hinder i att ha en gemensam handlingsplan för dessa verksamheter. Som motionärerna nämnt i sin motion finns i nuläget en handlingsplan i Huddinge kommun för en giftfri förskola som kan integreras i en eventuellt ny mer omfattande handlingsplan. Beskrivning av ärendet Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har den 11 april 2016 väckt en motion till kommunfullmäktige om en giftfri miljö för barn och unga. Motionärerna vill att Huddinge kommun ska ta fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas, i syfte att ge barn och unga en giftfri miljö. De önskar även att den befintliga planen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Motionen har sin bakgrund i att kemikalieproduktionen i världen ökat anmärkningsvärt de senaste 50 åren och att barn och unga är särskilt känsliga för farliga kemikalier.. Motionärerna anser att det är viktigt att skapa förutsättningar för en giftfri miljö även i andra verksamheter som riktar sig till barn och unga. Förskolenämnden, Grundskolenämnden, Gymnasienämnden och Kultur- och fritidsnämnden har fått motionen för yttrande POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

23 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GN-2016/ (2) Förvaltningens synpunkter I Mål- och budget dokumentet lyfts gifter i vardagen fram som ett hot inte bara mot oss människor utan mot vår livsmiljö och att åtgärder ska vidtas för att få bort skadliga kemikalier i kommunens olika verksamheter. Vidare står det att en övergripande plan ska tas fram för att utveckla arbetet utifrån Miljöprogrammets mål. Som motionärerna skriver har Huddinge kommun sedan 2015 en handlingsplan för giftfria förskolor. 1 Handlingsplanen är inspirerad av Sundbybergs kommuns handlingsplan för giftfria förskolor och är till stor del baserad på Naturskyddsföreningens stödmaterial. Handlingsplanen är framtagen av förskoleavdelningen med stöd av representanter från dåvarande Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, Kommunstyrelsens förvaltning och fastighetsbolaget Huge Fastigheter AB. Gymnasieskolan arbetar idag enligt de skallkrav och specificeringar som finns inom området städ, exempelvis upphandling/ inköp av material och utrustning. Likaså har de existerande kemilabben sina föreskrifter kring kemikaliehantering och laborationer. Yrkesprogram som fordonsprogrammet arbetar för att inte nyttja något skadligt material i undervisningen. Arbetet med att minska gifterna för barn och unga börjar i förskolan och det bör inte sluta där. Förvaltningen delar motionärernas bild av att alla verksamheter som barn och unga vistas i bör vara giftfria. Vi ser inget principiellt hinder i att ha en gemensam handlingsplan för de verksamheterna. Det behöver dock lyftas fram att arbetet en gemensam handlingsplan skulle kunna kräva en administrativ resursförstärkning på gymnasieskoleavdelningen. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Ann-Britt Sten Hodin Gymnasiechef Bilagor Remisshandlingar den 8 juni 2016 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten 1 Handlingsplan för en giftfri förskola i Huddinge,

24 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN TJÄNSTEUTLÅTANDE KFN-2016/ (2) HANDLÄGGARE Wesslén, Mats Mats.Wesslen@huddinge.se Kultur- och fritidsnämnden Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens svar enligt tjänsteutlåtande daterat den 25 augusti 2016 och skickar det som sitt eget. Sammanfattning I en motion föreslår Yossi Sigal (s) och Christina Axelsson (s) att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för verksamheter där barn och unga vistas för att skapa en giftfri miljö. I ett tjänsteutlåtande daterat svarade förvaltningen på en motion från Yosef Sigal (s) och Rikard Lingström (s) med förslag om att ta fram en övergripande kemikalieplan för Huddinge. Förvaltningen menar att det finns kopplingar mellan den nämnda motionen från 2015 och den nu aktuella motionen i det avseendet att den nya motionen tar frågan ett steg längre än tidigare och efterfrågar just det som förvaltningen nämnde i sitt svar, att skapa riktlinjer för hur kemikalier i respektive verksamhet hanteras. Förvaltningen ställer sig positiv till en handlingsplan för kemikalier i kommunens olika verksamheter. Beskrivning av ärendet I en motion skriver Yossi Sigal (s) och Christina Axelsson (s) att barn och unga är särskilt utsatta för farliga kemikalier. Skribenterna menar också att genom att ta ett brett grepp på farliga kemikalier går det att erbjuda en giftfri miljö inte bara för yngre barn utan även för äldre. Vidare sägs att Huddinge bör skapa en handlingsplan som inkluderar alla de verksamheter där barn och unga vistas. Skribenterna föreslår därför att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för verksamheter där barn och unga vistas för att skapa en giftfri miljö. Förvaltningens synpunkter I ett tjänsteutlåtande daterat svarade förvaltningen på en motion från Yosef Sigal (s) och Rikard Lingström (s) med förslag om att ta fram en POSTADRESS Kultur- och fritidsnämnden Huddinge BESÖKSADRESS Patron Pehrs väg 6 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

25 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN TJÄNSTEUTLÅTANDE KFN-2016/ (2) övergripande kemikalieplan för Huddinge. Där menar förvaltningen bland annat att en väl utformad kemikalieplan kan bidra till att göra Huddinge till en kommun präglad av hållbar utveckling och vi behöver, i den mån det inte redan finns, tydliga riktlinjer för hur kemikalier i respektive verksamhet hanteras. Förvaltningen menar att det finns kopplingar mellan den nämnda motionen från 2015 och den nu aktuella motionen i det avseendet att den nya motionen tar frågan ett steg längre än tidigare och efterfrågar just det som förvaltningen nämnde i sitt svar, att skapa riktlinjer för hur kemikalier i respektive verksamhet hanteras. Marina Högland Kultur- och fritidsdirektör Bilagor Remisshandlingar Beslutet delges Kommunstyrelsen Mats Wesslén Utredare

26 KUL TUR- OCH FRITIDSNAM NDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SIOA 1 o (12) HUDDINGE KOMMUN Sammantradesdatum Paragraf Kultur- och fritidsnämnden 11 oktober Diarienummer KFN-2016/ Giftfri miljö för barn och unga -motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S)- remissvar Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens svar enligt tjänsteutlåtande daterat den 25 augusti 2016 och skickar det som sitt eget. Sammanfattning I en motion föreslår Y oss i Sigal (S) och Christina Axelsson (S) att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för verksamheter där barn och unga vistas för att skapa en giftfri miljö. I ett tj änsteutlåtande daterat svarade förvaltningen på en motion från Yossi Sigal (S) och Rikard Lingström (S) med förslag om att ta fram en övergri pande kemikalieplan för Huddinge. Förvaltningen menar att det finns kopplingar mellan den nämnda motionen från 2015 och den nu aktuella motionen i det avseendet att den nya motionen tar frågan ett steg längre än tidigare och efterfrågar just det som förvaltningen nämnde i sitt svar, att skapa riktlinjer för hur kemikalier i respektive verksamhet hanteras. Förvaltningen ställer sig positiv ti ll en handlingsplan för kemikalier i kommunens olika verksamheter. Beslutet delges Kommunstyrelsen S1gnaturer Utdragsbestyrkande datum och signatur

27 TILLSYNSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Tillsynsnämnden 6 september Paragraf Diarienummer TN-2016/ Giftfri miljö för barn och unga- motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S)- yttrande till kommunstyrelsen Tillsynsnämndens beslut Nämnden antar tjänsteutlåtandet som svar på remissen. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har remitterat en motion ställd av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) ställd till tillsynsnämnden. I motionen Giftfri miljö för barn och unga föreslår motionären att Huddinge kommun vidtar de åtgärder som behövs för att vi ska erbjuda alla barn och unga en giftfri miljö, och att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas. Motionärerna skriver att forskning visar att kemikalieproduktionen i världen har mångdubblats de senaste 50 åren och att det finns kemikalier registrerade samt att allt mer forskning pekar på att kemikalier som tidigare ansetts vara riskfria och därmed spritts fritt i själva verket kan ge negativa och långsiktiga hälsoeffekter. Motionärerna konstaterar vidare att små barn är mest utsatta eftersom de äter mer i förhållanden till sin vikt och rör sig närmare golvet där de lättare andas in damm och farliga partiklar, samt oftare stoppar saker i munnen. Men även att större barn påverkas av farliga kemikalier. Det är av största vikt att barn och ungas vardagsmiljö är god och hälsofrämjande. Huddinge kommun har sedan tidigare en handlingsplan för att minska gifterna i Huddinges förskolor, och i den slås det bl a fast vilka kemikalier och produkter som ska rensas bort, vilka rutiner som ska finnas vid städning, hur den fysiska miljön bör vara inomhus och utomhus, samt personalens kunskaper på området. Handlingsplanen är ett steg i rätt riktning för att barnen i förskolorna vistas i en ur ett hälsosperspektiv bra miljö. Därför tycker motionärerna att vi även ska skapa förutsättningar för att våra skolor och andra verksamheter som vänder sig till barn ska vara giftfria. Enligt motionärerna så påverkas barn i skolåldern liksom yngre barn av farliga kemikalier. Flera kommuner har valt att kombinera handlingsplaner för både förskola och skola för att få giftfria miljöer. På så sätt synliggörs problematiken med farliga kemikalier i ett bredare perspektiv samtidigt som skolorna blir giftfria. Genom att ta ett brett grepp på farliga kemikalier går det att erbjuda en giftfri miljö inte bara för yngre barn utan även för äldre. Liksom barn i förskoleåldern kan yngre elever som går i skolan vara utsatta för farliga kemikalier eftersom de också använder produkter och material som kan bestå av skadliga ämnen såsom ftalater, organofosfater och bisfenol A. Enligt motionärerna bör handlingsplanen inkludera alla de verksamheter där barn och

28 TILLSYNSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG unga vistas, så som förskola, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola, gymnasiesärskola, mötesplats för unga, kulturskola och idrottshallar. Planen ska också beröra andra miljöer som kommunen ansvarar för och där barn och unga tillbringar en stor del av sin tid. Miljötillsynsavdelningen anser liksom Yossi Sigal och Christina Axelsson att det är av största vikt att barn och unga exponeras så lite som möjligt för skadliga kemikalier. Det är verksamhetsutövaren som är ytterst ansvarig att se till att barnen och unga har en god inomhusmiljö i förskola och skola. Beslutet delges Kommunstyrelsen

29 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2016/ (4) HANDLÄGGARE Malin Löfbom malin.lofbom@huddinge.se Tillsynsnämnden Remiss dnr KS-2016/ Giftfri miljö för barn och unga motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Nämnden antar tjänsteutlåtandet som svar på remissen. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har remitterat en motion ställd av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) ställd till tillsynsnämnden. I motionen Giftfri miljö för barn och unga föreslår motionären att Huddinge kommun vidtar de åtgärder som behövs för att vi ska erbjuda alla barn och unga en giftfri miljö, och att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för både kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra verksamheter där barn och unga vistas. Motionärerna skriver att forskning visar att kemikalieproduktionen i världen har mångdubblats de senaste 50 åren och att det finns kemikalier registrerade samt att allt mer forskning pekar på att kemikalier som tidigare ansetts vara riskfria och därmed spritts fritt i själva verket kan ge negativa och långsiktiga hälsoeffekter. Motionärerna konstaterar vidare att små barn är mest utsatta eftersom de äter mer i förhållanden till sin vikt och rör sig närmare golvet där de lättare andas in damm och farliga partiklar, samt oftare stoppar saker i munnen. Men även att större barn påverkas av farliga kemikalier. Det är av största vikt att barn och ungas vardagsmiljö är god och hälsofrämjande. Huddinge kommun har sedan tidigare en handlingsplan för att minska gifterna i Huddinges förskolor, och i den slås det bl a fast vilka kemikalier och produkter som ska rensas bort, vilka rutiner som ska finnas vid städning, hur den fysiska miljön bör vara inomhus och utomhus, samt personalens kunskaper på området. Handlingsplanen är ett steg i rätt riktning för att barnen i förskolorna vistas i en ur ett hälsosperspektiv bra miljö. Därför tycker motionärerna att vi även ska skapa förutsättningar för att våra skolor och andra verksamheter som vänder sig till barn ska vara giftfria. POSTADRESS Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

30 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2016/ (4) Enligt motionärerna så påverkas barn i skolåldern liksom yngre barn av farliga kemikalier. Flera kommuner har valt att kombinera handlingsplaner för både förskola och skola för att få giftfria miljöer. På så sätt synliggörs problematiken med farliga kemikalier i ett bredare perspektiv samtidigt som skolorna blir giftfria. Genom att ta ett brett grepp på farliga kemikalier går det att erbjuda en giftfri miljö inte bara för yngre barn utan även för äldre. Liksom barn i förskoleåldern kan yngre elever som går i skolan vara utsatta för farliga kemikalier eftersom de också använder produkter och material som kan bestå av skadliga ämnen såsom ftalater, organofosfater och bisfenol A. Enligt motionärerna bör handlingsplanen inkludera alla de verksamheter där barn och unga vistas, så som förskola, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola, gymnasiesärskola, mötesplats för unga, kulturskola och idrottshallar. Planen ska också beröra andra miljöer som kommunen ansvarar för och där barn och unga tillbringar en stor del av sin tid. Miljötillsynsavdelningen anser liksom Yossi Sigal och Christina Axelsson att det är av största vikt att barn och unga exponeras så lite som möjligt för skadliga kemikalier. Det är verksamhetsutövaren som är ytterst ansvarig att se till att barnen och unga har en god inomhusmiljö i förskola och skola. Beskrivning av ärendet Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) har inkommit med en motion. Yossi Sigal och Christina Axelsson skriver i motionen Giftfri miljö för barn och unga att forskning visar att det finns runt kemikalier registrerade i världen och att forskning pekar på att kemikalier som tidigare ansetts vara riskfria och därmed spritts fritt i själva verket kan ge oss negativa och långsiktiga hälsoeffekter. Mot bakgrund av ovanstående föreslår Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) att Huddinge kommun vidtar de åtgärder som behövs för att vi ska erbjuda alla barn och unga en giftfri miljö. Enligt motionärerna så påverkas barn i skolåldern liksom yngre barn av farliga kemikalier. Flera kommuner har valt att kombinera handlingsplaner för både förskola och skola för att få giftfria miljöer. På så sätt synliggörs problematiken med farliga kemikalier i ett bredare perspektiv samtidigt som skolorna blir giftfria. Genom att ta ett brett grepp på farliga kemikalier går det att erbjuda en giftfri miljö inte bara för yngre barn utan även för äldre. Liksom barn i förskoleåldern kan yngre elever som går i skolan vara utsatta för farliga kemikalier eftersom de också använder produkter och material som kan bestå av skadliga ämnen såsom ftalater, organofosfater och bisfenol A.

31 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2016/ (4) Handlingsplanen är tänkt ska inkludera alla de verksamheter där barn och unga vistas, så som förskola, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola, gymnasiesärskola, mötesplats för unga, kulturskola och idrottshallar. Planen ska också beröra andra miljöer som kommunen ansvarar för och där barn och unga tillbringar en stor del av sin tid. Miljötillsynsavdelningens synpunkter Miljötillsynsavdelningen anser liksom Yossi Sigal och Christina Axelsson att det är av största vikt att barn och unga exponeras så lite som möjligt för skadliga kemikalier. Det är verksamhetsutövaren som är ytterst ansvarig att se till att barnen har en god inomhusmiljö utan skadliga kemikalier i förskolan och skolan. Miljöbalkens allmänna hänsynsregler 2 kapitel 3 säger att alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd ska utföra de skyddsåtgärder, iaktta de begränsningar och vidta de försiktighetsmått i övrigt som behövs för att förebygga, hindra eller motverka att verksamheten eller åtgärden medför skada eller olägenhet för människors hälsa. Dessa försiktighetsmått ska vidtas så snart det finns skäl att anta att en verksamhet eller åtgärd kan medföra skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. Miljöbalkens allmänna hänsynsregler 2 kapitel 2 säger också att alla som bedriver eller avser att bedriva en verksamhet eller vidta en åtgärd ska skaffa sig den kunskap som behövs med hänsyn till verksamhetens eller åtgärdens art och omfattning för att skydda människors hälsa. Verksamhetsutövaren bör ha kunskap om de produkter och material som finns att tillgå på marknaden och tillsammans med kommunens upphandlingsenhet se till att kommunen upphandlar bra produkter och material utan skadliga kemikalier. Staffan Stafström miljöchef Malin Löfbom miljöinspektör Bilagor Remiss: Giftfri miljö för barn och unga motion ställd av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S)

32 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2016/ (4) Beslutet delges Kommunstyrelsen

33 SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnden 6 april Paragraf Diarienummer SN-2017/ Giftfri miljö för barn och unga - svar på motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och antar yttrandet som sitt eget. Sammanfattning En remiss har inkommit till socialnämnden yttrande. Remissen gäller en motion ställd av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för en giftfri miljö för kommunens verksamheter där barn och unga vistas. Förvaltningen är positiv till förslaget vilket också uttrycktes i ett annat remissvar gällande förslag om en övergripande kemikalieplan för Huddinge kommun. Överläggning I ärendet yttrar sig Gunilla Helmerson (M) och Anneli Sjöberg (S). Efter detta förklaras överläggningen avslutad. Beslutet delges Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, samhällsbyggnadsavdelningen, Katarina Persson

34 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2017/ (2) HANDLÄGGARE Johan Andersson johan.andersson@huddinge.se Socialnämnden Giftfri miljö för barn och unga svar på motion väckt av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S) Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och antar yttrandet som sitt eget. Sammanfattning En remiss har inkommit till socialnämnden yttrande. Remissen gäller en motion ställd av Yossi Sigal (S) och Christina Axelsson (S). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för en giftfri miljö för kommunens verksamheter där barn och unga vistas. Förvaltningen är positiv till förslaget vilket också uttrycktes i ett annat remissvar gällande förslag om en övergripande kemikalieplan för Huddinge kommun. Beskrivning av ärendet Motionen beskriver hur mycket kemikalier det finns i vår närmiljö. Idag finns cirka registrerade kemikalier i världen och forskning tyder på att sådana som tidigare ansett riskfria i själva verket kan vara skadliga för människor. Särskilt utsatta är barn och unga, dels eftersom de äter mer i förhållande till sin vikt, dels då små barn rör sig närmare golvet och då andas in damm och farliga partiklar. Motionen pekar på Huddinge kommuns handlingsplan för att minska gifterna i Huddinges förskolor. I den tydliggörs vilka kemikalier som ska rensas bort, vilka rutiner som gäller vid städning, hur den fysiska miljön bör vara samt hur man kan öka personalens kunskaper på området. Motionärerna påpekar dock att barn i skolåldern också påverkas av kemikalier och man uppmanar Huddinge kommun att ta efter kommuner som Järfälla, Ludvika och Halmstad som har valt att ha kombinerade handlingsplaner för förskolor och skolor. Detta för att synliggöra problemen med farliga kemikalier och samtidigt arbeta för att göra skolorna giftfria. Motionärerna föreslår att Huddinge kommun tar fram en övergripande handlingsplan för kommunens förskolor, skolor, gymnasieskolor och andra POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

35 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2017/ (2) verksamheter där barn och unga vistas. Vidare föreslår motionärerna att den befintliga handlingsplanen för giftfri förskola integreras i den nya handlingsplanen. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser liksom motionärerna att Huddinges befintliga handlingsplan för en giftfri förskola är mycket positiv, vilket också uttrycktes i förvaltningens remissvar SN-2015/1465 gällande en övergripande kemikalieplan. Som den befintliga handlingsplanen påpekar, är arbetet för giftfria miljöer förenat med stora kostnader. Det är därför viktigt att sådana tas i beaktande och tydligt presenteras för varje ansvarig förvaltning. I övrigt är förvaltningen positiv till ett arbete som syftar till att göra miljöer för barn och ungdomar giftfria. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Bitr. social- och äldreomsorgsdirektör Johan Andersson Utredare Bilagor Motion Giftfri miljö för Huddinges barn och unga Beslutet delges Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, Samhällsbyggnadsavdelningen Katarina Persson

36 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 30 augusti Paragraf Diarienummer KS-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) (KF) Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 13 april 2017, anses motionen besvarad. På grund av jäv deltar inte Henric Juhlin (C) i handläggningen i detta ärende. Sammanfattning I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I svaret till kommunstyrelsen, tjänsteutlåtande daterat den 29 augusti 2016 (bilaga 3), lämnades en mer ingående beskrivning av frågor som informationssäkerhet, tillgänglighet för förtroendevalda och invånare, enkel hantering för förtroendevalda och invånare, integration med kommunens ärendehanteringssystem samt enkel administration i ett kommande publiceringsverktyg. Det är frågor som behöver hanteras och lösas i samband med införandet av ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Motionen gick vid tidigare beredning på remiss till samtliga nämnder vilket redovisas i bilagor till tjänsteutlåtandet daterat den 27 januari 2016 (bilaga 4). Ärendet återremitterades återigen av kommunstyrelsen den 28 september 2016, denna gång till demokratiberedningen för att belysa frågan om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar. Kommunstyrelsens förvaltning belyser i detta tjänsteutlåtande frågan om nämndhandlingarnas tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar, kommande upphandling av nytt ärendehanteringssystem och övriga åtgärder för att underlätta sökning av handlingar som inte finns publicerade på webben.

37 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Mot bakgrund av vad som framgår av kommunstyrelsens förvaltningstjänsteutlåtande daterat den 13 april 2017 med bilagor föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Överläggning Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) yrkar att kommunstyrelsen ska föreslå kommunfullmäktige att bifalla förslaget i motionen. I övrigt yttrar sig Daniel Dronjak (M), Toralf Nilsson, administrativ direktör, Britt Björneke (V) och Ann-Marie Högberg (S). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Ordförande ställer propositioner mot varandra, att kommunstyrelsen ska föreslå kommunfullmäktige att bifalla förvaltningens förslag till beslut enligt tjänsteutlåtandet mot Marica Lindblads (MP) och Birgitta Ljungs (MP) yrkande att kommunstyrelsen ska föreslå kommunfullmäktige att bifalla förslaget i motionen, och finner därvid att kommunstyrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bifalla förvaltningens förslag till beslut enligt tjänsteutlåtandet. Reservationer Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) reserverar sig mot beslutet till förmån för förslaget i motionen (se bilaga 3:1). Beslutet delges Samtliga nämnder Demokratiberedningen

38 Huddinge Kommun Kommunstyrelsen FÖRSLAG Ärende 3: Bättre hantering av politiska handlingar Förslag: Miljöpartiet yrkar att motionen ska bifallas. Bakgrund: Miljöpartiet har i olika sammanhang och i flera år lyft och påtalat brister kring Huddinge kommuns hantering av politiska dokument. Det är anmärkningsvärt hur en så pass stor kommun som Huddinge förhåller sig och till och med förnekar dessa brister. Som förtroendevald är det svårt att få fram ärenden och protokoll och vill man följa ett ärende bakåt i tiden så är tillgängligheten mycket begränsad. Hur upplever då kommuninvånarna transparensen och tillgängligheten? Hur uppmuntrar detta till delaktighet och förståelse för kommunens verksamhet? l ett annat ärende på dagens sammanträde som gäller "öppna data" står följande i tjä nsteutlåtandet: "Med andra ord är målet att publicera öppna data som: skapa förutsättningar för ökad insyn, transparens, delaktighet och förståelse för kommunens verksamhet ger en förbättrad möjlighet till medborgarinflytande underlättar för medborgarna att använda den kommunala informationen/tjänsterna" Miljöpartiet har visat på ett verktyg/tjänst, dvs Här finns handlingar och protokoll tydligt och lätthanterligt, där motioner och beslut är sökbara bakåt i tiden. Verktyget används sedan många år av flera kommuner och behöver inte utvecklas/ skapas. Denna tjänst skulle dels underlätta för förtroendevalda och dels bidra till de mål som ska uppnås med att publicera öppna data, enligt ovan. För Miljöpartiet de gröna.~cu~(c " ~ m i,,u~[ c._f ( Marica Lindblad

39 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 25 augusti Paragraf Diarienummer KS-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) (KF) Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet överlämnar ärendet till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande. Sammanfattning I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I svaret till kommunstyrelsen, tjänsteutlåtande daterat den 29 augusti 2016 (bilaga 3), lämnades en mer ingående beskrivning av frågor som informationssäkerhet, tillgänglighet för förtroendevalda och invånare, enkel hantering för förtroendevalda och invånare, integration med kommunens ärendehanteringssystem samt enkel administration i ett kommande publiceringsverktyg. Det är frågor som behöver hanteras och lösas i samband med införandet av ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Motionen gick vid tidigare beredning på remiss till samtliga nämnder vilket redovisas i bilagor till tjänsteutlåtandet daterat den 27 januari 2016 (bilaga 4). Ärendet återremitterades återigen av kommunstyrelsen den 28 september 2016, denna gång till demokratiberedningen för att belysa frågan om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar. Kommunstyrelsens förvaltning belyser i detta tjänsteutlåtande frågan om nämndhandlingarnas tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar, kommande upphandling av nytt ärendehanteringssystem och övriga åtgärder för att underlätta sökning av handlingar som inte finns publicerade på webben. Mot bakgrund av vad som framgår av kommunstyrelsens förvaltningstjänsteutlåtande daterat den 13 april 2017 med bilagor föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad.

40 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 25 augusti Paragraf Diarienummer KS-2015/ Överläggning I ärendet yttrar sig Marica Lindblad (MP), Sara Heelge Vikmång (S), Malin Danielsson (L), Daniel Dronjak (M),Jelena Drenjanin (M), Roger Höglund, IT- och kommunikationsdirektör, Tomas Henriksson (S) och Magdalena Bosson, kommundirektör. Härefter förklaras överläggningen avslutad.

41 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Rev KS-2015/ (1) HANDLÄGGARE Helena Gerrby Helena.Gerrby@huddinge.se Kommunstyrelsen Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 13 april 2017, anses motionen besvarad. Sammanfattning I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I svaret till kommunstyrelsen, tjänsteutlåtande daterat den 29 augusti 2016 (bilaga 3), lämnades en mer ingående beskrivning av frågor som informationssäkerhet, tillgänglighet för förtroendevalda och invånare, enkel hantering för förtroendevalda och invånare, integration med kommunens ärendehanteringssystem samt enkel administration i ett kommande publiceringsverktyg. Det är frågor som behöver hanteras och lösas i samband med införandet av ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Motionen gick vid tidigare beredning på remiss till samtliga nämnder vilket redovisas i bilagor till tjänsteutlåtandet daterat den 27 januari 2016 (bilaga 4). Ärendet återremitterades återigen av kommunstyrelsen den 28 september 2016, denna gång till demokratiberedningen för att belysa frågan om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar. Kommunstyrelsens förvaltning belyser i detta tjänsteutlåtande frågan om nämndhandlingarnas tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar, POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

42 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (4) kommande upphandling av nytt ärendehanteringssystem och övriga åtgärder för att underlätta sökning av handlingar som inte finns publicerade på webben. Mot bakgrund av vad som framgår av kommunstyrelsens förvaltningstjänsteutlåtande daterat den 13 april 2017 med bilagor föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Beskrivning av ärendet I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I svaret till kommunstyrelsen lämnades en mer ingående beskrivning av frågor som informationssäkerhet, tillgänglighet för förtroendevalda och invånare, enkel hanteringför förtroendevalda och invånare, integration med kommunens ärendehanteringssystem samt enkel administration i ett kommande publiceringsverktyg. Det är frågor som behöver hanteras och lösas i samband med införandet av ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Ärendet återremitterades återigen av kommunstyrelsen den 28 september 2016, denna gång till demokratiberedningen för att belysa frågan om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar Motionen gick vid tidigare beredning på remiss till samtliga nämnder vilket redovisas i bilagor till tjänsteutlåtandet daterat den 27 januari Demokratiberedningens synpunkter Demokratiberedningen behandlade ärendet vid sitt sammanträde den 2 december Demokratiberedningen framhåller följande: I Mål och budget 2017 lyfts allas rätt till likvärdig service och bemötande upp oavsett eventuella funktionsnedsättningar. Inom funktionshinderspolitiken är IT och digitalisering ett prioriterat område. Nya lagkrav ställer högre krav på offentliga organisationer att vara inkluderande och att funktionsnedsatta inte får missgynnas.

43 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (4) Kommunens webbplatser och e-tjänster uppfyller kraven på tillgänglighet. Men huruvida tillgången på politiska handlingar är tillgängliga för funktionsnedsatta digitalt är inte helt fastställt, vilket är viktigt att beakta vid utveckling av Huddinges befintliga system eller vid val av nya webbtjänster. Förvaltningens synpunkter Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Kommunens webbplats uppfyller idag kraven på tillgänglighet. När det gäller dokument på webbplatsen har majoriteten av personerna med behov av uppläsning av dokument egna verktyg för detta i sina datorer. I dagarna kommer kommunens uppläsningstjänst att kompletteras med en funktion som gör det möjligt med uppläsning av dokumenten oavsett om man har egna verktyg eller inte. Vid upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem med tillhörande webbpublicering kommer det att läggas stor vikt vid att det är enkelt att publicera dokument så att de uppfyller kraven på tillgänglighet. Nytt ärendehanteringssystem Avtalet för kommunens befintliga ärendehanteringssystem/diariesystem går ut år Förvaltningen har startat arbetet med en projektbeställning för en upphandling av ett nytt avtal. I den kravspecifikation som upprättas kommer ett starkt krav att vara att det ska finnas färdiga lösningar för att integrera en webbpubliceringsplattform med systemet som gör att handlingarna via kommunens webbplats kan finnas tillgängliga betydligt längre än vad som är fallet idag. Övrigt För att underlätta att söka fram handlingar som inte finns publicerade på webben har de politiska sekreterarna fått behörighet att söka och titta på handlingar direkt i ärendehanteringssystemet i kommunstyrelsens diarium. Mot bakgrund av vad som framgår av kommunstyrelsens förvaltningstjänsteutlåtande daterat den 13 april 2017 med bilagor föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Magdalena Bosson Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör

44 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (4) Helena Gerrby Huvudregistrator Bilagor 1. Motionen 2. Demokratiberedningens remissvar 3. Kommunstyrelsens beslut och kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 29 augusti Kommunstyrelsens beslut och kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 27 januari 2016 med bilagor Beslutet delges Samtliga nämnder Demokratiberedningen

45 Huddinge kommun Kommunfullmäktige MOTION Bättre hantering av politiska handlingar Miljöpartiet foreslår att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst for hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige, Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster for hantering nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Anledningen till vår motion är att vi länge sett stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation - nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Det är svårt att hitta handlingar, och sedan en tid tillbaka går det heller inte att hitta handlingar som är äldre än 3 år på webben. Det gäller oavsett om det gäller politiker, medborgare, tjänstemän eller media. Stockholm, Värmdö och Tyresö är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Insyn Sverige ger bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och kring beslut, samt bra historik. Det är lätt for alla att folja med politiken. Man kan bevaka sammanträden, ärenden och beslut via ett sökbart arkiv och också prenumerera på kallelser till möten. Mot bakgrund av ovanstående foreslår Miljöpartiet de Gröna att kommunfullmäktige beslutar om: : att kommunstyrelsen ges uppdrag att tillse att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst for en bättre hantering av politiska handlingar, t.ex. Insyn Sverige. Miljöpartiet de grönas fullmäktigegrupp

46 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Demokratiberedningen 2 december Paragraf Diarienummer KS-2016/ Remiss - Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Demokratiberedningens beslut Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 9 november 2016, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen som demokratiberedningens remissvar på motionen Bättre hantering av politiska handlingar. Sammanfattning I en motion väckt i kommunfullmäktige den 13 april 2015 av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP), föreslås att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben Ärendet återemitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för utförligare beredning. En andra återemittering skedde den 28 augusti 2016 med anledning av att motionen även ska remitteras till demokratiberedningen för att belysa tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar. I mål och budget 2017 lyfts allas rätt till likvärdig service och bemötande upp oavsett eventuella funktionsnedsättningar. Inom funktionshinderspolitiken är IT och digitalisering ett prioriterat område. Nya lagkrav ställer högre krav på offentliga organisationer att vara inkluderande och att funktionsnedsatta inte får missgynnas. Kommunens webbplatser och e-tjänster uppfyller kraven på tillgänglighet. Men huruvida tillgången på politiska handlingar är tillgängliga för funktionsnedsatta digitalt är inte helt fastställt, vilket är viktigt att beakta vid utveckling av Huddinges befintliga system eller vid val av nya webbtjänster. Överläggning I ärendet yttrar sig Leif Dyrvall (DP), Jennifer Hopper Lind (M), Barbro Lind (MP), Elena Aydogdyeva (C), Nujin Alacabek Darwich (V), Shewen Nysmed (S) och Hanna Lundborg, kvalitetschef. Härefter förklaras överläggningen avslutad. Henrik Juhlin (C) deltar inte i handläggningen av ärendet på grund av jäv. Beslutet delges Kommunstyrelsen

47 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG

48 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) HANDLÄGGARE Marcel, Moritz Marcel.moritz@huddinge.se Demokratiberedningen Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Demokratiberedningen beslutar Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 9 november 2016, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen som demokratiberedningens remissvar på motionen Bättre hantering av politiska handlingar. Sammanfattning I en motion väckt i kommunfullmäktige den 13 april 2015 av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP), föreslås att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben Ärendet återemitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för utförligare beredning. En andra återemittering skedde den 28 augusti 2016 med anledning av att motionen även ska remitteras till demokratiberedningen för att belysa tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar. I mål och budget 2017 lyfts allas rätt till likvärdig service och bemötande upp oavsett eventuella funktionsnedsättningar. Inom funktionshinderspolitiken är IT och digitalisering ett prioriterat område. Nya lagkrav ställer högre krav på offentliga organisationer att vara inkluderande och att funktionsnedsatta inte får missgynnas. Kommunens webbplatser och e-tjänster uppfyller kraven på tillgänglighet. Men huruvida tillgången på politiska handlingar är tillgängliga för POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

49 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) funktionsnedsatta digitalt är inte helt fastställt, vilket är viktigt att beakta vid utveckling av Huddinges befintliga system eller vid val av nya webbtjänster. Beskrivning av ärendet I en motion väckt i kommunfullmäktige den 13 april 2015 av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP), föreslås att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Stockholm, Värmdö och Tyresö är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Motionärerna menar att Insyn Sverige ger bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och kring beslut, samt bra historik. Återremittering Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I det tjänsteutlåtandet lämnades en mer ingående beskrivning av frågor som informationssäkerhet, tillgänglighet för förtroendevalda och invånare, enkel hantering för förtroendevalda och invånare, integration med kommunens ärendehanteringssystem samt enkel administration i ett kommande publiceringsverktyg. Ärendet återremitterades en andra gång av kommunstyrelsen den 28 september Denna gång remitterades ärendet till demokratiberedningen samt att förvaltningen i sitt tjänsteutlåtande ska belysa frågan om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Tillgänglighet för alla Tillgången till internet har ökat möjligheten att tillgodogöra sig information och underlättat för människor som till exempel har fysiskt svårt att röra sig. Det har också bidragit till en lättare och mer direkt kommunikation mellan offentlig organisation och medborgaren. Men det har också ställt till problem när IT och digitaliseringen inte tillgänglighetsanpassats. Därför är det av stor vikt att säkerställa att kommunen ger likvärdig service i form av tillgång på politiska handlingar. Mål och budget 2017 I mål och budget 2017 står det att Jämlikhet i Huddinge betyder att alla ska ha likvärdig service och jämlikt bemötande oavsett bostadsort, ålder, kön, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck,

50 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) funktionsnedsättning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Ingen ska lämnas efter, och ingen ska hållas tillbaka. Funktionshinderspolitik Myndigheten för tillgänglighet gjorde, på uppdrag av regeringen i juni 2011, en strategi för genomförandet av funktionshinderspolitiken för åren Där bland annat IT-politiken och digitaliseringen lyfts upp som ett prioriterat område bland flera. I strategin för funktionshinderspolitiken har regeringen satt upp två inriktningsmål för IT-politiken Tillgängligheten och användbarheten till offentliga webbgränssnitt ska öka. Kunskapen och beställarkompetensen kring tillgänglighet och användbarhet ska stärkas i anslutning till offentliga upphandlingar av e-tjänster. Tillgänglig information handlar om att göra det möjligt för personer med funktionsnedsättning att kommunicera med och att ta del av myndighetens eller organisationens information via tryckta medier, telefon, webb, film och möten. Det offentliga har en central roll i att skapa förutsättningar för tillgängliga lösningar. Detta framförallt genom möjligheten att upphandla tillgängliga digitala tjänster och produkter. Nya lagkrav Bristande tillgänglighet räknas sedan 1 januari 2015 som diskriminering, vilket innebär att en person med en funktionsnedsättning inte får missgynnas genom att åtgärder för tillgänglighet inte vidtas. Lagen om offentlig upphandling, LOU kommer från och med 1 januari 2017 bli tydligare och ställa hårdare krav vad gäller tillgänglighet När det som anskaffas ska användas av fysiska personer ska de tekniska specifikationerna bestämmas med beaktande av samtliga användares behov, däribland tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning. (9 kap 2 ). Lagarna ställer krav på offentliga organisationer att vara inkluderande på ett tydligare sätt. Samt möjliggör för funktionsnedsatta att vända sig till exempelvis diskrimineringsombudsmannen om de upplevt ett missgynnande bemötande.

51 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) Nuläge i Huddinge kommun Kommunen följer de officiella riktlinjerna för hur arbetet med webbplatser i offentlig sektor bör se ut vad gäller e-tjänstplattformar och kommunens webbplatser. Detta medför att kommunens webbplatser är tillgängliga och olika hjälpmedel och verktyg kan användas för att kunna tillgodogöra sig information, även med en funktionsnedsättning. Alla nämnder, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och samtliga råd publicerar kallelser, handlingar och protokoll på Huddinge.se. Hur pass tillgängliga politiska handlingar är när de publiceras på Huddinge.se är inte helt fastställt. I dagsläget är politiska handlingar tillgängliga för personer med synnedsättning då nämndsekreterare ordnar detta manuellt. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelses förvaltning håller med motionärerna om att hantering av politiska handlingar ska vara lättillgängliga för både medborgare, tjänstemän och politiker. Kommunstyrelsens förvaltning anser att med de lagkrav som åligger kommunen och den service som alla medborgare har rätt till oavsett funktionsnedsättning är ett säkerställande om tillgänglighet viktigt. Kommunen arbetar idag på många sätt för att säkerställa tillgängligheten digitalt och tar bland annat hjälp av Funka för granskning och stöd i tillgänglighetsarbetet. Det säkerställs att politiska handlingar görs tillgängliga för personer med synnedsättning på webben, men det bygger på en aktiv handling från varje enskild nämndsekreterare att ordna detta manuellt. Det är otydligt om politiska handlingar är tillgängliga för övriga funktionsnedsatta när de publiceras på Huddinge.se. Funktionsnedsattas tillgänglighet till politiska handlingar på kommunens webb är viktiga att beakta vid utveckling av Huddinges befintliga system eller vid val av nya webbtjänster.

52 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2016/ (5) Hanna Lundborg Kvalitéchef Marcel Moritz Utvecklingsledare Bilagor Bilaga: Bättre hantering av politiska handlingar- motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Beslutet delges Kommunstyrelsen

53 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 28 september Paragraf Diarienummer KS-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Kommunstyrelsens beslut Ärendet återremitteras till förvaltningen för vidare handläggning. Skäl för återremiss Ärendet återremitteras med anledning av att motionen bör remitteras till demokratiberedningen samt att förvaltningen i sitt tjänsteutlåtande bör belysa frågan om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättningar. Överläggning Henrik Juhlin (C) och Marica Lindblad (MP) yrkar återremiss av ärendet, vilket även biträds av ordföranden. Marica Lindblad (MP) yrkar, i andra hand, bifall till motionen. I övrigt yttrar sig Sara Heelge Vikmång (S) och Toralf Nilsson, administrativ direktör. Härefter förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Ordförande ställer propositioner mot varandra, om att avgöra ärendet idag mot att ärendet återremitteras, och finner därvid att kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet.

54 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) HANDLÄGGARE Helena Gerrby Helena.Gerrby@huddinge.se Kommunstyrelsen Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 29 augusti 2016, anses motionen besvarad. Sammanfattning I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I detta tjänsteutlåtande lämnas en mer ingående beskrivning av frågor som informationssäkerhet, tillgänglighet för förtroendevalda och invånare, enkel hanteringför förtroendevalda och invånare, integration med kommunens ärendehanteringssystem samt enkel administration i ett kommande publiceringsverktyg. Det är frågor som behöver hanteras och lösas i samband med införandet av ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Motionen gick vid tidigare beredning på remiss till samtliga nämnder vilket redovisas i bilagor till tjänsteutlåtandet daterat den 27 januari Mot bakgrund av detta föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Beskrivning av ärendet I en motion väckt i kommunfullmäktige den 13 april 2015 av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP), föreslås att Huddinge kommun ansluter sig POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

55 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Stockholm, Värmdö och Tyresö är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Motionärerna menar att Insyn Sverige ger bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och kring beslut, samt bra historik. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsen den 24 februari 2016 för ytterligare beredning. I detta ärende lämnas en mer ingående beskrivning av frågor som behöver hanteras och lösas i samband med införandet av ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Nuläge Alla nämnder, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och samtliga råd publicerar kallelser, handlingar och protokoll på Huddinge.se. Publiceringen av nämndhandlingar till Huddinge.se sker idag genom verktyget Epi-server. Publiceringen kräver konvertering och ytterligare bearbetning av dokumenten och sker inte direkt från kommunens ärendehanteringssystem. Kommunens nya webbplats ska i huvudsak användas för att publicera information och aktuella nyheter. Den nya webbplatsen kräver också en annan teknik för publicering av nämndhandlingar än den teknik som används idag. Den äldre tekniken kommer dock att användas som en övergångslösning fram till dess att ett nytt, komplett, verktyg för publicering av nämndhandlingar finns på plats. Andra kommuner Kommunstyrelsens förvaltning angav i det tidigare tjänsteutlåtandet, daterat den 27 januari 2016, att Tyresö kommun skulle byta publiceringsverktyg till det verktyg som är kopplat till Tyresös ärendehanteringssystem, vilket är samma system som Huddinge kommun använder. Det har visat vara fel och berodde på en misstolkning av informationen från Tyresö kommun. Förvaltningens synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i motionärernas mening att det är viktigt att allmänna, offentliga handlingar och beslutsärenden är lätt åtkomliga för förtroendevalda och kommuninvånare.

56 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) Kommunstyrelsens förvaltning arbetar med att ta fram ett nytt verktyg för publicering av nämndhandlingar. Denna portal kommer att likna den portal som motionärerna föreslår i koncept och funktionalitet. Med befintliga personella och ekonomiska resurser på kommunstyrelsens kansli kan ett verktyg vara på plats inom ett år från dagens (tjänsteutlåtandets) datum. Det nya verktyget behöver uppfylla förvaltningens krav vad gäller: Informationssäkerhet Publiceringen och åtkomsten måste vara säker och lätt att administrera i förhållande till Offentlighets- och sekretesslagen och Personuppgiftslagen. Det gäller framför allt handlingar med sekretess och hur vi åstadkommer en säker åtkomst för dessa handlingar. Tillgänglighet för förtroendevalda och invånare Nämndhandlingarna ska gå att nå även om ärendehanteringssystemet eller kommunens nätverk ligger nere så att behovet av support utanför kontorstid minimeras. Enkel hantering för förtroendevalda och invånare Verktyget ska ha en säker och lätthanterlig inloggning och ha en tydlig navigering oavsett läsmedium. Integration med kommunens ärendehanteringssystem Publiceringen ska kunna ske inifrån kommunens ärendehanteringssystem där all administration av handlingar och föredragningslistor inför nämndsammanträdena sker. Enkel administration i verktyget Publiceringen ska kunna ske med minimal manuell hantering och konvertering, oavsett om publiceringen gäller förtroendevalda eller invånare Publiceringen ska också kunna ske så effektivt som möjligt oberoende av var, på vilken typ av enhet, handlingarna ska läsas. Stöd för olika enheter Verktyget ska stödja olika typer av enheter utan extra administration eller olika plattformar/system för olika typer av enheter. Verktyget ska stödja läsning på läsplatta, PC och smart telefon. Kostnad Olika leverantörer har olika kostnadsbilder vilket gör det komplicerat att jämföra produkterna i förhållande till kraven på produkten. Förvaltningen konstaterar dock att den helhetslösning vi söker torde betinga en lägre kostnad än en lösning med olika plattformar och en mer omfattande

57 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) administration. Kommunstyrelsens förvaltning undersöker kostnadsbild och övriga kriterier för ett heltäckande verktyg med flera olika leverantörer, förutom befintlig leverantör av publiceringsverktyget för förtroendevalda. För att få ett verktyg som håller över tid och som uppfyller förvaltningens krav och lagkraven i verksamheten, behöver fler verktyg övervägas innan en upphandling eller beställning kan göras. Det är en komplex fråga som behöver utredas i samverkan med bland annat IT-sektionen för att få en säker, effektiv och hållbar lösning. Remissinstansernas synpunkter Förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Rubricerade nämnder instämmer i motionärernas mening om vikten av transparens och tillgänglighet när det gäller kommunala handlingar och möjligheter till dialog mellan politiker och kommuninvånare ur ett demokratiperspektiv. Nämnderna menar också att de funktioner som idag finns på Huddinge.se och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som pågår för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem med tillhörande hantering av nämndhandlingar. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden menar att det kan vara en förbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska dokument och därmed stärka transparensen och dialogen mellan politiker och kommuninvånarna. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning vad gäller effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden Rubricerade nämnder instämmer med motionärernas synpunkt att det finns förbättringsområden gällande kommunens hantering av politiska handlingar. Nämnden menar dock att det sällan är så att problem med administrativa processer löses enbart genom att byta ut eller införa nya tekniska system och att det redan idag finns funktioner på Huddinge.se som motionärerna frågar efter. Nämnden föreslår att kommunstyrelsens förvaltning vid en kommande upphandling av ärendehanteringssystem söker en lösning som uppfyller kommunens krav på effektiva administrativa processer och motionärens krav på bättre hantering av politiska handlingar.

58 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) Mot bakgrund av det som anges i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 29 augusti 2016 föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Helena Gerrby Huvudregistrator Bilagor 1. Motionen 2. Förskolenämndens remissvar 3. Grundskolenämndens remissvar 4. Gymnasienämndens remissvar 5. Kultur- och fritidsnämndens remissvar 6. Natur- och byggnadsnämndens remissvar 7. Socialnämndens remissvar 8. Tillsynsnämndens remissvar 9. Äldreomsorgsnämndens remissvar Beslutet delges Förskolenämnden Grundskolenämnden Gymnasienämnden Kultur- och fritidsnämnden Natur- och byggnadsnämnden Socialnämnden Tillsynsnämnden Äldreomsorgsnämnden

59 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 24 februari Paragraf Diarienummer KS-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Kommunstyrelsens beslut Ärendet återremitteras för ytterligare beredning. Sammanfattning I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Motionen har gått på remiss till samtliga nämnder. Kommunstyrelsens förvaltning beskriver det arbete som pågår med att utveckla kommunens webbplats, Huddinge.se, med möjligheter till dialog mellan politiker och invånare, tillgång till nämndhandlingar och diarium, samt arbetet med att effektivisera och utveckla system för publicering och distribution av nämndhandlingar. Mot bakgrund av detta föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Överläggning Ordförande yrkar på återremiss av ärendet. I övrigt yttrar sig Marica Lindblad (MP), Toralf Nilsson, administrativ direktör, och Ann-Marie Högberg (S). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Ordföranden ställer proposition om bifall till att ärendet ska avgöras idag mot bifall till att ärendet ska återremitteras och finner härvid att kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet. Beslutet delges Förskolenämnden Grundskolenämnden Gymnasienämnden

60 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Kultur- och fritidsnämnden Natur- och byggnadsnämnden Socialnämnden Tillsynsnämnden Äldreomsorgsnämnden

61 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) HANDLÄGGARE Helena Gerrby Helena.Gerrby@huddinge.se Kommunstyrelsen Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Med hänvisning till vad som sägs i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande, daterat den 27 januari 2016, anses motionen besvarad. Sammanfattning I en motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) föreslår motionärerna att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Motionen har gått på remiss till samtliga nämnder. Kommunstyrelsens förvaltning beskriver det arbete som pågår med att utveckla kommunens webbplats, Huddinge.se, med möjligheter till dialog mellan politiker och invånare, tillgång till nämndhandlingar och diarium, samt arbetet med att effektivisera och utveckla system för publicering och distribution av nämndhandlingar. Mot bakgrund av detta föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Beskrivning av ärendet I en motion väckt i kommunfullmäktige den 13 april 2015 av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP), föreslås att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

62 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) Motionärerna ser stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation. Det är svårt att hitta handlingar och det går heller inte att hitta handlingar som är äldre än tre år på webben. Stockholm, Värmdö och Tyresö är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Motionärerna menar att Insyn Sverige ger bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och kring beslut, samt bra historik. Motionen har gått på remiss till samtliga nämnder. Nuläge Utveckling av ärendehanteringsprocessen är ett av kommunstyrelsens förvaltnings basåtaganden. Kommunstyrelsens förvaltning arbetar kontinuerligt med åtagandet i samverkan med övriga förvaltningar. Distribution/publicering av nämndhandlingar till förtroendevalda och tjänstemän Alla nämnder, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har fattat beslut om digital distribution av nämndhandlingar. Under 2016 kommer flertalet nämnder att ha infört den nya hanteringen. För socialnämndens del återstår frågor om sekretess och support utanför arbetstid att lösa innan den digitala lösningen kan införas fullt ut. Distribution och publicering av nämndhandlingar till förtroendevalda och tjänstemän sker digitalt via appen Meetings för åtkomst till handlingar och ärenden via läsplatta och i gränssnittet Mötesportalen för åtkomst via dator i kommunens nätverk. Meetings och Mötesportalen är integrerade med kommunens ärendehanteringssystem W3D3. Några av fördelarna med integrationen med ärendehanteringssystemet är att det alltid är den senaste versionen av dokumenten som visas och att administrationen för visning av handlingarna minimeras. Handlingar på kommunens webbplats Alla nämnder, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och samtliga råd publicerar kallelser, handlingar och protokoll på Huddinge.se. Publiceringen av nämndhandlingar till Huddinge.se sker idag genom verktyget Epi-server. Publiceringen kräver konvertering och ytterligare bearbetning av dokumenten och sker inte direkt från kommunens ärendehanteringssystem. Alla inkomna, utgående och upprättade handlingar finns också publicerade genom funktionen Sök i kommunens diarier. I funktionen visas information om handlingen ned till nivån handlingsnamn/filnamn, detta för att säkerställa att inga hemliga handlingar eller handlingar som innehåller känsliga personuppgifter ska publiceras med automatik.

63 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) Kommunstyrelsens förvaltning konstaterar att invånare, media och andra intressenter i allt högre grad använder Sök i kommunens diarier för att hitta handlingar som sedan begärs ut. Publicering av handlingar på kommunens kommande webbplats Kommunens nya webbplats, som ska lanseras under våren 2016, ska i huvudsak användas för att publicera information och aktuella nyheter. Webbplatsen är inte lämplig som dokumentarkiv, bland annat för att användare av webbplatser idag alltmer söker på specifika dokumentnamn eller sökord och det då kan vara svårt att sätta dokumenten i sitt rätta sammanhang och kunna garantera dokumentens äkthet, vilket krävs av ett arkiv. Kommunstyrelsens förvaltnings plan är dock att ta fram en separat portal för att publicera nämndhandlingar. Denna portal kommer att likna Insyn Sverige i koncept och funktionalitet. Den separata portalen kommer att bygga på samma system (kommunens ärendehanteringssystem W3D3) som används för att internt i Huddinge kommun administrera nämndhandlingar. Det gör att kommunen inte behöver dubbelpublicera handlingar i både W3D3 och på huddinge.se vilket sparar tid och resurser. Samtidigt får kommunen med en ny publik portal för nämndhandlingar en kraftfull lösning där invånare och andra intresserade enklare kan ta del av politiska beslut och följa och bevaka olika ärenden. Det återstår dock att hitta säkra lösningar vad gäller handlingar som omfattas av offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och personuppgiftslagen (PuL), både för den interna och externa publiceringslösningen. När detta är löst är produkten färdig att levereras parallellt med att kommunens nya webbplats är klar för lansering. Dialog Huddinge.se erbjuder idag dialog med och möjlighet att ställa frågor till förtroendevalda genom funktionen Fråga din politiker. I servicecenters frågeforum finns möjlighet att ställa frågor, framföra synpunkter och interagera/kommunicera med andra intressenter. Omvärld Kommunstyrelsens förvaltning har varit i kontakt med Stockholms stad, Tyresö kommun och Ljungby kommun som idag använder Insyn Sverige för publicering och åtkomst av nämndhandlingar. Stockholms stad och Tyresö kommun kommer att lämna Insyn Sverige och gå över till det verktyg som Huddinge kommun i första hand tittar på, med integrering till respektive ärendehanteringssystem.

64 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) Remissinstansernas synpunkter Förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden, socialnämnden och äldreomsorgsnämnden Rubricerade nämnder instämmer i motionärernas mening om vikten av transparens och tillgänglighet när det gäller kommunala handlingar och möjligheter till dialog mellan politiker och kommuninvånare ur ett demokratiperspektiv. Nämnderna menar också att de funktioner som idag finns på Huddinge.se och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som pågår för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem med tillhörande hantering av nämndhandlingar. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden menar att det kan vara en förbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska dokument och därmed stärka transparensen och dialogen mellan politiker och kommuninvånarna. Kultur- och fritidsnämnden föreslår att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning vad gäller effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden Rubricerade nämnder instämmer med motionärernas synpunkt att det finns förbättringsområden gällande kommunens hantering av politiska handlingar. Nämnden menar dock att det sällan är så att problem med administrativa processer löses enbart genom att byta ut eller införa nya tekniska system och att det redan idag finns funktioner på Huddinge.se som motionärerna frågar efter. Nämnden föreslår att kommunstyrelsens förvaltning vid en kommande upphandling av ärendehanteringssystem söker en lösning som uppfyller kommunens krav på effektiva administrativa processer och motionärens krav på bättre hantering av politiska handlingar. Kommunstyrelsens förvaltnings synpunkter Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i motionärernas mening att det är viktigt att allmänna, offentliga handlingar och beslutsärenden är lätt åtkomliga för förtroendevalda och kommuninvånare och att det finns möjligheter till dialog med både förtroendevalda och tjänstemän på kommunens hemsida. Kommunstyrelsens förvaltning menar att man genom det verktyg för publicering av handlingar, med flera funktioner, som kommunen närmast tittar på infriar önskemålen om lätt tillgänglig och tydlig publicering av nämndhandlingar på kommunens webbplats. Verktyget effektiviserar

65 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE KS-2015/ (5) dessutom administrationen vid publiceringen av handlingarna och ger en säkrare dokumenthantering, bland annat genom att webbpubliceringen är integrerad med kommunens befintliga ärende- och dokumenthanteringssystemet. Kommunens nya webbplats kommer också att erbjuda samma möjligheter till dialog med förtroendevalda och tjänstemän som dagens webbplats. Mot bakgrund av det som anges i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande föreslår kommunstyrelsens förvaltning att motionen ska anses besvarad. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Helena Gerrby Huvudregistrator Bilagor 1. Motionen 2. Förskolenämndens remissvar 3. Grundskolenämndens remissvar 4. Gymnasienämndens remissvar 5. Kultur- och fritidsnämndens remissvar 6. Natur- och byggnadsnämndens remissvar 7. Socialnämndens remissvar 8. Tillsynsnämndens remissvar 9. Äldreomsorgsnämndens remissvar Beslutet delges Förskolenämnden Grundskolenämnden Gymnasienämnden Kultur- och fritidsnämnden Natur- och byggnadsnämnden Socialnämnden Tillsynsnämnden Äldreomsorgsnämnden

66 FÖRSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Förskolenämnden 10 september Paragraf Diarienummer FSN-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förskolenämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Sammanfattning Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) har i en motion till kommunstyrelsen föreslagit att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar. De funktioner som idag finns på Huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar hösten 2015 för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Överläggning I ärendet yttrar sig Karl Henriksson (KD), Peter Johansson (MP), Ellinor Avsan (M) och Erling Karlsson (S). Protokollsanteckningar Peter Johansson (MP) lämnar bifogande protokollsanteckning till protokollet, Bilaga FSN 11:1. Bilaga Protokollsanteckning från Miljöpartiet de Gröna Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

67 Huddinge kommun Förskolanämnden o Protokollsanteckning Aren de 11: Bättre hantering av politiska handlingar- motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) När man arbetar med politik så är det ett framåtsyftande arbete. Men för att kunna göra ett bra arbete så är historiebeskrivningen viktig. Man behöver på ett lätt sätt ha tillgång till protokoll och handlingar på ärenden som har behandlats tidigare och då är 3 år en för kort tid (inte ens en mandatperiod). Att det går att begära ut handlingarna är ju givetvis en möjlighet men betydligt mer omständlig då det upptar tjänstemäns tid samt att man behöver veta i alla fall på ett ungefär vad man letar efter. Det har tidigare för de flesta nämnder funnits handlingar publicerat gällande för flera år tillbaka i tiden. Dessa borde inte vara så svåra att publicera igen och skulle underlätta betydligt för både politiker och privatpersoner när man vill hitta information. För Miljöpartiet de Gröna Peter Johansson

68 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE FSN-2015/ (2) HANDLÄGGARE Hyensjö, Anna Anna.Hyensjo@huddinge.se Förskolenämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Sammanfattning Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) har i en motion till kommunstyrelsen föreslagit att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar. De funktioner som idag finns på Huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar hösten 2015 för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Beskrivning av ärendet I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår (MP) att kommunstyrelsen ges uppdrag att se till att Huddinge kommun ansluter sig till webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t ex Insyn Sverige. Motionärerna lyfter fram att det är svårt att hitta handlingar på huddinge.se, och att det inte går att hitta handlingar som är äldre än 3 år. I motionen hänvisas till tjänsten Insyn Sverige som ett 15-tal kommuner i landet anslutit sig till. Tjänsten är en av många tjänster på marknaden för webbpublicering av handlingar och digitala forum för dialog mellan invånare och politiker och tjänstemän. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen är på samma linje som motionärerna och anser att det är viktigt med transperens och tillgänglighet till kommunens handlingar. Idag finns samtliga nämnders handlingar publicerade på huddinge.se, under rubriken Kommun och politik. Där finns sammanträdena för de tre senaste åren uppdelade efter datum. Om man vill söka fram ett enskilt ärende men inte vet vilket datum eller vilken nämnd det tillhör, finns det en sökfunktion längst upp till höger på huddinge.se. Denna funktion finns på alla sidor på kommunens webbplats. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

69 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE FSN-2015/ (2) Ytterligare en funktion som kan användas för att hitta handlingar är Sök i Kommunens diarier. Här kan man söka handlingar ur diariet, exempelvis nämndhandlingar från år 2004 och framåt. För att öppna dokumentationen som man är intresserad av vänder man sig till registrator vid respektive förvaltning. En hjälpsida med tydliga instruktioner hur man går till väga för att använda funktionen finns framtagen. Det pågår ett arbete att vidareutveckla kommunens dokumenteringshanteringssystem W3D3. När det arbetet är klart kommer servicen på huddinge.se att likna det man får i Insyn Sverige. Under hösten 2015 kommer Huddinge att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionaliteten på huddinge.se. Barn- och utbildningsförvaltningen kommer att delta i projektets styrgrupp. Invånarnas möjlighet till dialog med förtroendevalda och tjänstemän Det finns idag dialogmöjligheter på huddinge.se via Servicecenters frågeforum och Fråga din politiker. Invånarna/besökaren når dessa forum via startsidan på huddinge.se. Genom att erbjuda olika forum för dialog med förtroendevalda bidrar vi till att stärka den demokratiska processen. Men det ställer också krav på såväl politiker som tjänstemän vad gäller svarstider och diarieföring. Om vi ska ansluta oss till Insyn Sverige eller införa en likande tjänst är det viktigt att kommunen har en tydlig ansvarsfördelning och regler vad gäller svarstider och diarieföring. Arbete med vidareutveckling Öppenhet, insyn, delaktighet och dialog är grundläggande förutsättningar för demokrati. Invånarna har rätt att på ett enkelt sätt ta del av kommunens handlingar och bör ges bra förutsättningar att föra dialog med förtroendevalda. De funktioner som idag finns på huddinge.se motsvarar de tjänster som efterfrågas. Däremot kan de vidareutvecklas och bli bättre och det arbetet pågår inom kommunen. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se och i det förändringsarbete som pågår gällande dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Annelie Glifberg Verksamhetschef förskola Bilagor Remisshandlingar daterade den 5 juni 2015 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

70 GRUNDSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Grundskolenämnden 8 september Paragraf Diarienummer GSN-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Grundskolenämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänste-utlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Sammanfattning Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänste-utlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) har i en motion till kommunstyrelsen föreslagit att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar. De funktioner som idag finns på Huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar hösten 2015 för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Överläggning I ärendet yttrar sig Jelena Drenjanin (M), Sara Heelge Vikmång (S), Birgitta Ljung (MP). Yrkanden Jelena Drenjanin (M): Nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Birgitta Ljung (MP): Nämnden beslutar att tillstyrka motionen. Propositioner Ordförande ställer proposition på yrkandena och finner att nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Reservationer Birgitta Ljung (MP) och Zaire Kanat Yildirim (M) reserverar sig mot nämndens beslut till förmån för eget yrkande.

71 GRUNDSKOLENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Paragraf Grundskolenämnden 8 september forts. Diarienummer GSN-2015/ Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

72 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GSN-2015/ (3) HANDLÄGGARE Hyensjö, Anna Anna.Hyensjo@huddinge.se Grundskolenämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Sammanfattning Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) har i en motion till kommunstyrelsen föreslagit att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar. De funktioner som idag finns på Huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar hösten 2015 för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Beskrivning av ärendet I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår (MP) att kommunstyrelsen ges uppdrag att se till att Huddinge kommun ansluter sig till webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t ex Insyn Sverige. Motionärerna lyfter fram att det är svårt att hitta handlingar på huddinge.se, och att det inte går att hitta handlingar som är äldre än 3 år. I motionen hänvisas till tjänsten Insyn Sverige som ett 15-tal kommuner i landet anslutit sig till. Tjänsten är en av många tjänster på marknaden för webbpublicering av handlingar och digitala forum för dialog mellan invånare och politiker och tjänstemän. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen är på samma linje som motionärerna och anser att det är viktigt med transperens och tillgänglighet till kommunens handlingar. Idag finns samtliga nämnders handlingar publicerade på huddinge.se, under rubriken Kommun och politik. Där finns sammanträdena för de tre senaste åren POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

73 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GSN-2015/ (3) uppdelade efter datum. Om man vill söka fram ett enskilt ärende men inte vet vilket datum eller vilken nämnd det tillhör, finns det en sökfunktion längst upp till höger på huddinge.se. Denna funktion finns på alla sidor på kommunens webbplats. Ytterligare en funktion som kan användas för att hitta handlingar är Sök i Kommunens diarier. Här kan man söka handlingar ur diariet, exempelvis nämndhandlingar från år 2004 och framåt. För att öppna dokumentationen som man är intresserad av vänder man sig till registrator vid respektive förvaltning. En hjälpsida med tydliga instruktioner hur man går till väga för att använda funktionen finns framtagen. Det pågår ett arbete att vidareutveckla kommunens dokumenteringshanteringssystem W3D3. När det arbetet är klart kommer servicen på huddinge.se att likna det man får i Insyn Sverige. Under hösten 2015 kommer Huddinge att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionaliteten på huddinge.se. Barn- och utbildningsförvaltningen kommer att delta i projektets styrgrupp. Invånarnas möjlighet till dialog med förtroendevalda och tjänstemän Det finns idag dialogmöjligheter på huddinge.se via Servicecenters frågeforum och Fråga din politiker. Invånarna/besökaren når dessa forum via startsidan på huddinge.se. Genom att erbjuda olika forum för dialog med förtroendevalda bidrar vi till att stärka den demokratiska processen. Men det ställer också krav på såväl politiker som tjänstemän vad gäller svarstider och diarieföring. Om vi ska ansluta oss till Insyn Sverige eller införa en likande tjänst är det viktigt att kommunen har en tydlig ansvarsfördelning och regler vad gäller svarstider och diarieföring. Arbete med vidareutveckling Öppenhet, insyn, delaktighet och dialog är grundläggande förutsättningar för demokrati. Invånarna har rätt att på ett enkelt sätt ta del av kommunens handlingar och bör ges bra förutsättningar att föra dialog med förtroendevalda. De funktioner som idag finns på huddinge.se motsvarar de tjänster som efterfrågas. Däremot kan de vidareutvecklas och bli bättre och det arbetet pågår inom kommunen.

74 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GSN-2015/ (3) Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se och i det förändringsarbete som pågår gällande dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Bilagor Remisshandlingar den 5 juni 2015 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten Kerstin Gelfgren Grundskolechef

75 GYMNASIENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Gymnasienämnden 9 september Paragraf Diarienummer GN-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Gymnasienämndens beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänste-utlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Sammanfattning Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) har i en motion till kommunstyrelsen föreslagit att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar. De funktioner som idag finns på Huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar hösten 2015 för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Överläggning I ärendet yttrar sig Christina Eklund (M), utbildningsdirektör Jukka Kuusisto, nämndoch utredningssekreterare Lena Gammal och Anders Lönroth (MP). Yrkanden: Christina Eklund (M): Nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag Michaela Lööf (S) och Anders Lönroth (MP): Nämnden beslutar att tillstyrka motionen. Propositioner Ordförande ställer proposition på yrkanden och finner att nämnden beslutar i enlighet med förvaltningens förslag. Reservationer Michaela Lööf (S), Yvonne Riazzoli (S), Lena Berg (S), Sara Holmgren (S) och Anders Lönroth (MP) reserverar sig mot nämndens beslut till förmån för eget yrkande.

76 GYMNASIENÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Paragraf Gymnasienämnden 9 september forts. Diarienummer GN-2015/ Suppleantyttrande Thomas Strandqvist (V) lämnar suppleantyttrande med hänvisning till yrkande från (S) och (MP). Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten

77 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GN-2015/ (2) HANDLÄGGARE Hyensjö, Anna Anna.Hyensjo@huddinge.se Gymnasienämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) till kommunstyrelsen som yttrande i ärendet. Sammanfattning Marica Lindblad (MP) och Birgitta Ljung (MP) har i en motion till kommunstyrelsen föreslagit att Huddinge ansluter sig till en webbtjänst för hantering av nämndhandlingar. De funktioner som idag finns på Huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Hur och på vilket sätt detta ska ske bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar hösten 2015 för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår gällande kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Beskrivning av ärendet I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår (MP) att kommunstyrelsen ges uppdrag att se till att Huddinge kommun ansluter sig till webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t ex Insyn Sverige. Motionärerna lyfter fram att det är svårt att hitta handlingar på huddinge.se, och att det inte går att hitta handlingar som är äldre än 3 år. I motionen hänvisas till tjänsten Insyn Sverige som ett 15-tal kommuner i landet anslutit sig till. Tjänsten är en av många tjänster på marknaden för webbpublicering av handlingar och digitala forum för dialog mellan invånare och politiker och tjänstemän. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen är på samma linje som motionärerna och anser att det är viktigt med transperens och tillgänglighet till kommunens handlingar. Idag finns samtliga nämnders handlingar publicerade på huddinge.se, under rubriken Kommun och politik. Där finns sammanträdena för de tre senaste åren uppdelade efter datum. Om man vill söka fram ett enskilt ärende men inte vet vilket datum eller vilken nämnd det tillhör, finns det en sökfunktion längst upp till höger på huddinge.se. Denna funktion finns på alla sidor på kommunens webbplats. POSTADRESS Barn- och utbildningsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

78 BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE GN-2015/ (2) Ytterligare en funktion som kan användas för att hitta handlingar är Sök i Kommunens diarier. Här kan man söka handlingar ur diariet, exempelvis nämndhandlingar från år 2004 och framåt. För att öppna dokumentationen som man är intresserad av vänder man sig till registrator vid respektive förvaltning. En hjälpsida med tydliga instruktioner hur man går till väga för att använda funktionen finns framtagen. Det pågår ett arbete att vidareutveckla kommunens dokumenteringshanteringssystem W3D3. När det arbetet är klart kommer servicen på huddinge.se att likna det man får i Insyn Sverige. Under hösten 2015 kommer Huddinge att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionaliteten på huddinge.se. Barn- och utbildningsförvaltningen kommer att delta i projektets styrgrupp. Invånarnas möjlighet till dialog med förtroendevalda och tjänstemän Det finns idag dialogmöjligheter på huddinge.se via Servicecenters frågeforum och Fråga din politiker. Invånarna/besökaren når dessa forum via startsidan på huddinge.se. Genom att erbjuda olika forum för dialog med förtroendevalda bidrar vi till att stärka den demokratiska processen. Men det ställer också krav på såväl politiker som tjänstemän vad gäller svarstider och diarieföring. Om vi ska ansluta oss till Insyn Sverige eller införa en likande tjänst är det viktigt att kommunen har en tydlig ansvarsfördelning och regler vad gäller svarstider och diarieföring. Arbete med vidareutveckling Öppenhet, insyn, delaktighet och dialog är grundläggande förutsättningar för demokrati. Invånarna har rätt att på ett enkelt sätt ta del av kommunens handlingar och bör ges bra förutsättningar att föra dialog med förtroendevalda. De funktioner som idag finns på huddinge.se motsvarar de tjänster som efterfrågas. Däremot kan de vidareutvecklas och bli bättre och det arbetet pågår inom kommunen. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se och i det förändringsarbete som pågår gällande dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. Jukka Kuusisto Utbildningsdirektör Bilagor Remisshandlingar daterade den 5 juni 2015 Beslutet delges Kommunstyrelsen Akten Ann-Britt Steen Hodin Gymnasiechef

79 KUL TUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL SIDA 13 (15) HUDDINGE KOMMUN Sammanträdesdatum Paragraf Kultur- och fritidsn~mnden 1 september Diarienummer KFN-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar -motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marika Lindblad (MP)- Remissvar Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens svar enligt tjänsteutlåtande daterat den 2 juni 2015 och skickar det som sitt eget. Sammanfattning I en motion från miljöpartiet föreslår Birgitta Ljung och Marica Lindblad att Huddinge ansluter sig till någon av de webbtjänster for hantering av nämndhandlingar som finns, till exempel Insyn Sverige. Förvaltningen menar att det kan vara en forbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska dokument och därmed stärka transparensen i kommunen. Förvaltningen menar också om dokument och handlingar blir mer lättillgängliga så kan antalet frågor och synpunkter från engagerade Huddingebor öka vilket ställer större krav på kommunen att avsätta resurser för att hantera detta. Förvaltningen föreslår därför att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning beträffande effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Beslutet delges Kommunstyrelsen Signaturer: Justerare Utdragsbestyrkande: datum och signatur

80 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN TJÄNSTEUTLÅTANDE KFN-2015/ (2) HANDLÄGGARE Wesslén, Mats Mats.Wesslen@huddinge.se Kultur- och fritidsnämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens svar enligt tjänsteutlåtande daterat den 2 juni 2015 och skickar det som sitt eget. Sammanfattning I en motion från miljöpartiet föreslår Birgitta Ljung och Marica Lindblad att Huddinge ansluter sig till någon av de webbtjänster för hantering av nämndhandlingar som finns, till exempel Insyn Sverige. Förvaltningen menar att det kan vara en förbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska dokument och därmed stärka transparensen i kommunen. Förvaltningen menar också om dokument och handlingar blir mer lättillgängliga så kan antalet frågor och synpunkter från engagerade Huddingebor öka vilket ställer större krav på kommunen att avsätta resurser för att hantera detta. Förvaltningen föreslår därför att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning beträffande effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Beskrivning av ärendet I en motion från miljöpartiet de gröna skriver Birgitta Ljung och Marica Lindblad att de ser brister i hur Huddinge kommun hanterar möteshandlingar till den politiska organisationen. Detta gäller nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Motionärerna menar att det är svårt att hitta handlingar och att det inte heller går att komma åt handlingar som är äldre än 3 år på internet. Förslaget är därför att Huddinge ansluter sig till någon av de webbtjänster för hantering av nämndhandlingar som finns, till exempel Insyn Sverige. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen menar att det kan vara en förbättring ur ett medborgarperspektiv med en webbtjänst som kan underlätta tillgången till politiska POSTADRESS Kultur- och fritidsnämnden Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

81 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN TJÄNSTEUTLÅTANDE KFN-2015/ (2) dokument och därmed stärka transparensen i kommunen och göra dokument som annars hanteras manuellt mer lättillgängliga. Förvaltningen menar dock att det ur ett rent förvaltningsperspektiv inte är av avgörande betydelse att ansluta kommunen till en webbtjänst som föreslås. Idag finns nämndernas handlingar för 2013 och framåt tillgängliga på huddinge.se under fliken Kommun och politik. Ett arbete pågår också för att utveckla dokumenthanteringen i w3d3 vilket är avsett att förbättra medborgarservicen. När dokument och handlingar blir mer lättillgängliga så kan antalet frågor och synpunkter från engagerade Huddingebor öka vilket ställer större krav på kommunen att avsätta resurser för att hantera detta. Förvaltningen föreslår därför att frågan utreds vidare av kommunstyrelsens förvaltning beträffande effekterna av den föreslagna webbtjänsten. Marina Högland Kultur- och fritidsdirektör Mats Wesslén Utredare Bilagor Remisshandlingar: Motion Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsen

82 NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL HUDDINGE KOMMUN Sammantrådesdatum Paragraf Natur- och byggnadsnämndens arbetsutskott Natur- och byggnadsnämnden Diarienummer NBN-2015/ augusti augusti Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Natur- och byggnadsnämndens beslut Natur- och byggnadsnämnden antar tjänsteutlåtande som svar på motionen. Protokollsanteckning Tomas Nordström (MP) lämnar protokollsanteckn ing. Arbetsutskottets förslag till beslut Ärendet överlämnas ti ll nämnden utan eget ställningstagande. Sammanfattning Natur- och byggnadsnämnden har fått motionen " Bättre hantering av politiska handlingar" för yttrande senast den 30 september Motionen är väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntj änstemän. Förslagsställarna ser ett behov av bättre hantering av politiska handlingar då de länge sett stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation - nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Det är svårt att hitta handlingar och det går inte att hitta handlingar som är äldre än tre år sedan en tid tillbaka. Stockholm, Värmdö och Tyresö kommun är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Insyn Sverige ger en bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och beslut, samt bra historik. Man kan bevaka sammanträden, ärenden och beslut via ett sökbart arkiv och också prenumerera på kallelser till möten. S1gnaturer Ordförande J u~ Utdragsbestyrkande: datum och signatur

83 NATUR- OCH BYGGNADSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL HUDDINGE KOMMUN Natur- och byggnadsnämndens arbetsutskott Natur- och byggnadsnämnden Diarienummer NBN-2015/ Sammantrådesdatum 17 augusti augusti 2015 Paragraf Sammanfattning forts. Mot bakgrund av detta föreslår Miljöpartiet de Gröna att kommunstyrelsen ges i uppdrag att tillse att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t.ex Insyn Sverige. Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning S gnaturer Ordförande Utdragsbestyrkande datum och s1gnatur

84 Huddinge kommun Natur- och byggnadsnämnden 2 o >-9 8- CJRr~ Protokollsanteckning Ärende 7 Bättre hantering av politiska handlingar Motionen tar upp en central fråga för den kommunala demokratin. Kommunledningen måste ta sitt ansvar och skyndsamt vidta förbättringsåtgärder. Utvecklingen av W3D3 måste påskyndas så att funktioner liknande Insyn Sverige blir tillgängliga. Nämndhandlingar för flera år bakåt än 2013 måste omgående läggas in på Huddinge.se. Diariet är inget alternativ för de funktioner som efterfrågas i motionen. Miljöpartiet de gröna Tomas Nordström

85 TJÄNSTEUTLÅTANDE NBN-2015/ (3) HANDLÄGGARE Balic, Johanna Johanna.Balic@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Natur- och byggnadsnämnden antar tjänsteutlåtande som svar på motionen. Beskrivning av ärendet Natur- och byggnadsnämnden har fått motionen Bättre hantering av politiska handlingar för yttrande senast den 30 september Motionen är väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Förslagsställarna ser ett behov av bättre hantering av politiska handlingar då de länge sett stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Det är svårt att hitta handlingar och det går inte att hitta handlingar som är äldre än tre år sedan en tid tillbaka. Stockholm, Värmdö och Tyresö kommun är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Insyn Sverige ger en bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och beslut, samt bra historik. Man kan bevaka sammanträden, ärenden och beslut via ett sökbart arkiv och också prenumerera på kallelser till möten. Mot bakgrund av detta föreslår Miljöpartiet de Gröna att kommunstyrelsen ges i uppdrag att tillse att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t.ex Insyn Sverige. POSTADRESS Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

86 TJÄNSTEUTLÅTANDE NBN-2015/ (3) Förvaltningens synpunkter Natur- och byggnadsförvaltningen (NBF) håller med motionärerna Birgitta Ljung och Marica Lindblad att det finns förbättringsområden gällande kommunens hantering av politiska handlingar. NBF arbetar på uppdrag av natur- och byggnadsnämnden samt tillsynsnämnden som båda inrättades den 1 januari NBF har under våren 2015 arbetat med digitalisering av nämndsprocessen via kommunens nuvarande dokument- och ärendehanteringssystem W3D3. Digitaliseringen av nämndsprocessen ligger i linje med utvecklingen i resten av kommunen och samhället samt ger fördelar i såväl handhavande, administration och för miljön. Arbetet med att styra om hanteringen från papper har varit nödvändig och efterfrågad av våra förtroendevalda, men har varit resurskrävande. Förvaltningen anser därför att det, just nu, inte är lämpligt att byta system för hantering av politiska handlingar. Problem med administrativa processer löses sällan enbart med att byta ut eller införa nya tekniska system. Ofta handlar det istället om att processerna i sig behöver ses över samt att befintliga system anpassas till processerna och att de används på rätt sätt. W3D3 har utvecklats sedan kommunens första införande och fortsätter att utvecklas för att fungera så bra som möjligt för såväl tjänstemän, förtroendevalda och andra användare. I den översyn som gjordes av den f.d. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen under år 2014 påvisades brister och föreslogs ett antal förbättringar. Ett problem som man ville åtgärda var bristerna med att enkelt kunna söka och hitta ärenden och handlingar som hanteras i mer verksamhetsnära system än W3D3 som t.ex. Bygg-R som används inom flera verksamheter på NBF och KSF. Översynens förslag till lösning blev en enkel webbbaserad sökmotor som kan söka i alla kommunens verksamhetstöd för ärenden. Någon sådan lösning finns inte idag, vilket resulterar i att ärenden nu dubbelregistreras för att bli sökbara från W3D3. Kommunen bör kontinuerligt följa marknaden för system för att hantera sina administrativa processer och för tillgängliggörande av handlingar till förtroendevalda och allmänheten i övrigt. Förvaltningens bedömning är att så också sker. Vid upphandling av system av den karaktär som motionen berör, bör kommunen sikta på en livstid, tillika avskrivningstid, om cirka 10 år. Tätare byten än så kan inte ses som kostnadseffektivt såvida inte brister och fel av allvarlig karaktär kan påvisas. Då W3D3:s livstid närmar sig 10 år bör kommunen åter fråga marknaden efter den lösning som bäst uppfyller kommunens krav.

87 TJÄNSTEUTLÅTANDE NBN-2015/ (3) Förvaltningen föreslår att nämnden antar detta tjänsteutlåtande som svar på remissen. Anders Lindelöf Teknisk direktör Johanna Balic Handläggare Bilagor Remiss av motion ställd av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

88 TILLSYNSNÄMNDEN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL HUDDINGE KOMMUN Sammantrådesdatum Paragraf S.d Tillsynsnämnden Diarienummer TN-2015/ augusti Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Tillsynsnämndens beslut Tillsynsnämnden antar tjänsteutlåtande som svar på motionen. Sammanfattning Natur- och byggnadsnämnden har fått motionen "Bättre hantering av politiska handlingar" för yttrande senast den 30 september Motionen är väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mell an medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Förslagsställarna ser ett behov av bättre hantering av politiska handlingar då de länge sett stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation- nämnder, styrelser, beredningar och fu llmäktige. Det är svårt att hitta handlingar och det går inte att hitta handlingar som är äldre än tre år sedan en tid tillbaka. Stockholm, Värmdö och Tyresö kommun är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Insyn Sverige ger en bra och lättöverskådlig överbl ick av ärenden och beslut, samt bra historik. Man kan bevaka sammanträden, ärenden och beslut via ett sökbart arkiv och också prenumerera på kallelser till möten. Mot bakgrund av detta föreslår Miljöpartiet de Gröna att kommunstyrelsen ges i uppdrag att tillse att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t.ex Insyn Sverige. Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning S1gnaturer. Ordförande Utdragsbestyrkande: datum och signatur

89 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2015/258 1 (3) HANDLÄGGARE Balic, Johanna Johanna.Balic@huddinge.se Natur- och byggnadsnämnden Tillsynsnämnden Bättre hantering av politiska handlingar - motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Tillsynsnämnden antar tjänsteutlåtande som svar på motionen. Beskrivning av ärendet Natur- och byggnadsnämnden har fått motionen Bättre hantering av politiska handlingar för yttrande senast den 30 september Motionen är väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Motionärerna föreslår att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av nämndhandlingar, exempelvis Insyn Sverige. Insyn Sverige erbjuder både e-tjänster för hantering av nämndhandlingar och dialog mellan medborgare, politiker och kommuntjänstemän. Förslagsställarna ser ett behov av bättre hantering av politiska handlingar då de länge sett stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar till kommunens politiska organisation nämnder, styrelser, beredningar och fullmäktige. Det är svårt att hitta handlingar och det går inte att hitta handlingar som är äldre än tre år sedan en tid tillbaka. Stockholm, Värmdö och Tyresö kommun är tre kommuner i länet som använder Insyn Sverige. Insyn Sverige ger en bra och lättöverskådlig överblick av ärenden och beslut, samt bra historik. Man kan bevaka sammanträden, ärenden och beslut via ett sökbart arkiv och också prenumerera på kallelser till möten. Mot bakgrund av detta föreslår Miljöpartiet de Gröna att kommunstyrelsen ges i uppdrag att tillse att Huddinge kommun ansluter sig till en webbtjänst för en bättre hantering av politiska handlingar, t.ex Insyn Sverige. POSTADRESS Huddinge BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

90 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2015/258 2 (3) Förvaltningens synpunkter Natur- och byggnadsförvaltningen (NBF) håller med motionärerna Birgitta Ljung och Marica Lindblad att det finns förbättringsområden gällande kommunens hantering av politiska handlingar. Samtidigt är det sällan så att problem med administrativa processer löses enbart genom att byta ut eller införa nya tekniska system. Ofta handlar det istället om att processerna i sig behöver ses över samt att befintliga system anpassas till processerna och att de används på rätt sätt. NBF arbetar på uppdrag av natur- och byggnadsnämnden samt tillsynsnämnden som båda inrättades den 1 januari NBF har under våren 2015 arbetat med en övergång till en digitaliserad nämndsprocess via kommunens nuvarande dokument- och ärendehanteringssystem W3D3. Digitaliseringen av nämndsprocessen ligger i linje med utvecklingen i resten av kommunen och samhället samt ger fördelar i såväl handhavande, administration och för miljön. Arbetet med att styra om hanteringen från papper har varit nödvändig och efterfrågad av våra förtroendevalda, men har varit resurskrävande. Det pågår också ett arbete med att vidareutveckla W3D3 och när arbetet är klart kommer servicen att likna den man får i Insyn Sverige. Redan i dag finns funktioner på huddinge.se som motsvarar de tjänster som motionärerna frågar efter. Alla nämnders handlingar publiceras i dag under Kommun och politik på huddinge.se och det finns en funktion för att hitta handlingar på huddinge.se under Sök i kommunens diarier. Där kan man söka fram handlingar ur diariet, till exempel nämndhandlingar, från år 2004 och framåt. Man får uppgifter om ärendet, till exempel diarienummer, datum och handläggare samt en ärendemening som innehåller information om vad ärendet handlar om. Det finns också möjlighet för invånarna till dialog med förtroendevalda på huddinge.se via Fråga din politiker. Under hösten 2015 kommer Huddinge kommun även att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionerna på huddinge.se. I den översyn som gjordes av den f.d. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen under år 2014 påvisades brister och föreslogs ett antal förbättringar. Ett problem som man ville åtgärda var bristerna med att enkelt kunna söka och hitta ärenden och handlingar som hanteras i mer verksamhetsnära system än W3D3 som t.ex. Bygg-R som används inom flera verksamheter på NBF och KSF. Översynens förslag till lösning blev en enkel webbbaserad sökmotor som kan söka i alla kommunens verksamhetstöd för ärenden. Någon sådan lösning finns inte idag, vilket resulterar i att ärenden nu dubbelregistreras för att bli sökbara från W3D3.

91 TJÄNSTEUTLÅTANDE TN-2015/258 3 (3) Kommunen bör kontinuerligt följa marknaden för system för att hantera sina administrativa processer och för tillgängliggörande av handlingar till förtroendevalda och allmänheten i övrigt. Förvaltningens bedömning är att så också sker. Vid upphandling av system av den karaktär som motionen berör, bör kommunen sikta på en livstid, tillika avskrivningstid, om cirka 10 år. Tätare byten än så kan inte ses som kostnadseffektivt såvida inte brister och fel av allvarlig karaktär kan påvisas. Då W3D3:s livstid närmar sig 10 år bör kommunen åter fråga marknaden efter den lösning som bäst uppfyller kommunens krav. Förvaltningen föreslår att nämnden antar detta tjänsteutlåtande som svar på remissen. Anders Lindelöf Teknisk direktör Johanna Balic Handläggare Bilagor Remiss av motion ställd av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP). Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

92 SOCIALNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnden 2 september Paragraf Diarienummer SN-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Socialnämndens beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar. De funktioner som idag finns på huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår av kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Överläggning I ärendet yttrar sig Gunilla Helmerson (M), Anneli Sjöberg (S), Marianne Broman (MP), Güzel Güzel (V). Efter detta förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Marianne Broman (MP), Güzel Güzel (V) och Anneli Sjöberg (S) yrkar bifall till förslagen i motionen. Ordföranden Gunilla Helmerson (M) ställer proposition om bifall till föreliggande förslag mot bifall till Marianne Broman (MP, Güzel Güzel (V) och Anneli Sjöberg (S) yrkande om bifall till förslagen i motionen och finner att socialnämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag, förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat Reservationer Mot socialnämndens beslut reserverar sig (S), (MP) och (V) samtliga till förmån för gemensamt yrkande. Se protokollsbilaga, daterat , till denna paragraf. Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

93 V ä n s terpa n iet Huddinge kommun Socialnämnden Reservation Ärende 6- Bättre hantering av politiska handlingar l en motion förslår Birgitta Ljung och Marica Lindblad Miljöpartiet, att en bättre hantering av politiska handlingar ska ske. Anledningen är att det länge varit stora brister i Huddinge kommuns hantering av möteshandlingar. Det har varit svårt att hitta handlingar, och handlingar äldre än 3 år har tagits bort från åtkomst på Internet. Här har skett en försämring, eftersom det tidigare varit möjligt att finna äldre handlingar på Internet. l svaret från förvaltningen hänvisas till möjligheten att söka i kommunens diarier. Att hitta ärenden där är krångligt, och är något som belastar kommunens registratorer. Att omgående lägga in flera år är ett måste. Diariet är inget alternativ. l svaret står även att ett arbete med att vidareutveckla Huddinge kommuns dokument- och ärendehantering görs, och att när det arbetet är klart, kommer servicen att likna den man får i Insyn Sverige. En stor kommun som Huddinge bör ligga i framkant när det gäller information på nätet. Det är en demokratifråga och något som kommuninvånarna kan förvänta sig. Och det är ett måste för politiskt aktiva, som ett redskap i det politiska arbetet. Tillstyrker motionen! För Socialdemokraterna För Miljöpartiet För Vänsterpartiet /~Jf&m; Marianne Broman Z Guzel Guzel

94 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2015/ (3) HANDLÄGGARE Erika Svärdh erika.svardh@huddinge.se Socialnämnden Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar. De funktioner som idag finns på huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår av kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Beskrivning av ärendet I en motion ställd till kommunfullmäktige den 13 april 2015 föreslår Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar, till exempel Insyn Sverige. Motionärerna lyfter fram att det är svårt att hitta handlingar på huddinge.se, och att det inte går att hitta handlingar som är äldre än tre år. I motionen hänvisar man till tjänsten Insyn Sverige som omkring 15 kommuner i landet har anslutit sig till. Insyn Sverige är en av många tjänster på marknaden för webbpublicering av handlingar och digitala forum för dialog mellan invånare, politiker och tjänstemän. Samtliga nämnder i Huddinge kommun är remissinstanser för denna motion. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

95 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2015/ (3) Förvaltningens synpunkter Hantering av handlingar Samtliga nämnders handlingar publiceras idag under Kommun och politik på huddinge.se. Där finns sammanträdena för de senaste tre åren, uppdelade efter datum: Om man vill söka fram ett enskilt ärende, utan att veta på vilket datum sammanträdet hölls eller vilken nämnd det hör till, kan man söka efter handlingarna i sökfunktionen som finns längst upp till höger på huddinge.se. Sökfunktionen finns på alla sidor på huddinge.se, och omfattar alla dokument och sidor som finns på huddinge.se. Ytterligare en funktion för att hitta handlingar på huddinge.se är Sök i kommunens diarier: Det pågår ett arbete med att vidareutveckla Huddinge kommuns dokumentoch ärendehanteringssystem, W3D3. När arbetet är klart kommer servicen på huddinge.se att likna den man får i Insyn Sverige. Under hösten 2015 kommer Huddinge kommun dessutom att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionaliteten på huddinge.se. Social- och äldreomsorgsförvaltningen kommer att delta i projektets styrgrupp och arbetsgrupp. Invånarnas möjlighet till dialog med förtroendevalda och tjänstemän Det finns redan idag bra dialogmöjligheter på huddinge.se via Servicecenters frågeforum och Fråga din politiker. Besökaren når båda dessa forum från startsidan på huddinge.se: Här man kan söka fram handlingar ur diariet, till exempel nämndhandlingar, från år 2004 och framåt. Man får uppgifter om ärendet, till exempel diarienummer, datum och handläggare samt en ärendemening som innehåller information om vad ärendet handlar om. Däremot kan man inte öppna dokumenten via denna funktion, i stället får man vända sig till registrator. Till funktionen finns en hjälpsida med tydliga instruktioner om hur man använder Sök i kommunens diarier: kontakt.huddinge.se/org/huddingekommun/

96 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SN-2015/ (3) Genom att erbjuda invånarna olika typer av forum för dialog med de förtroendevalda bidrar vi till att stärka den demokratiska processen. Men det ställer också krav på såväl politiker som tjänstemän vad gäller svarstider, diarieföring och förmågan att enkelt sortera ut de frågor som rör de förtroendevalda respektive tjänstemännen i kommunen. Några av de kommuner som är med i Insyn Sverige, till exempel Knivsta och Mora, uppger att de har som ambition att svara på frågor inom en vecka. Frågor som kommer in till kommunen ska besvaras skyndsamt, vilket normalt sett innebär att man svarar inom en till två dagar. Om Huddinge ska ansluta sig till Insyn Sverige, eller en liknande tjänst, är det viktigt att det finns en tydlig ansvarsfördelning och regler för till exempel för svarstider och diarieföring. Bra funktioner som kan vidareutvecklas Öppenhet, insyn, delaktighet och dialog är grundläggande förutsättningar för demokrati. Invånarna har rätt att på ett enkelt sätt ta del av kommunens handlingar och bör ges så bra förutsättningar som möjligt att föra en dialog med de förtroendevalda. Det finns redan idag funktioner på huddinge.se som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar. Däremot kan de befintliga funktionerna vidareutvecklas och bli bättre, och här pågår det redan ett arbete inom kommunen. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se och i det förbättringsarbete som pågår av dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Erika Svärdh Kommunikationschef Bilagor Motionen Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

97 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Äldreomsorgsnämnden 1 september Paragraf Diarienummer AN-2015/ Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Äldreomsorgsnämndens beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar. De funktioner som idag finns på huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår av kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Överläggning I ärendet yttrar sig Eva Carlsson-Paulsén (M), Nurcan Gültekin (S), Lasse Alm (V), Barbro Lind (MP), Ann Clewett (SD), Erika Svärdh kommunikationschef, Lars Axelsson, nämndsekreterare. Efter detta förklaras överläggningen avslutad. Propositioner Barbro Lind (MP), Lasse Alm (V) och Nurcan Gültekin (S) yrkar bifall till förslagen i motionen. Ordföranden Eva Carlsson-Paulsén (M) ställer proposition om bifall till föreliggande förslag mot bifall till Barbro Lind (MP), Lasse Alm (V) och Nurcan Gültekin (S) yrkande om bifall till förslagen i motionen och finner att äldreomsorgsnämnden beslutar i enlighet med föreliggande förslag, förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat

98 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Paragraf Äldreomsorgsnämnden 1 september forts. Diarienummer AN-2015/ Protokollsanteckningar Protokollsanteckning anmäls dels av Barbro Lind (MP), dels av Lasse Alm (V), och Nurcan Gültekin (S). Se bilaga till detta protokoll, daterat Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

99 Huddinge Kommun Äldreomsorgsnämnden Protokollsanteckning Ärende 4: Bättre hantering av politisk handlingar- svar på motion väckt av Birgitta Ljung och Marica Lindblad (MP) Motionen tar upp en central fråga för den kommunala demokratin. Sedan lång tid, 6-12 månader, kommer varken allmänhet eller förtroendevalda politiker åt dokument äldre än ca två, tre år. Det är inte acceptabelt att offentliga handlingar av nämnt slag helt enkelt försvinner ens under en övergångstid vid byte av system för arkivering eller annan åtgärd i arkiveringssystemen. Det måste i vatje stund finnas möjlighet att nå dokumenten även om det innebär parallella system under övergångstiden. Allt annat är flagranta brott mot den kommunala demokratin. Kommunledningen måste ta sitt ansvar och inte bara skyndsamt, utan omgående vidta förbättringsåtgärder. Utvecklingen av W303 måste påskyndas så att funktioner liknande Insyn Sverige blir tillgängliga utan dröjsmål. Nämndhandlingar för flera år bakåt än 2013 måste omgående läggas in på Huddinge.se. Diariet är inte ett arkiv och därmed inte ett alternativ för de funktioner som efterfrågas i motionen. För Miljöpartiet(MP) För Socialdemokraterna (S) För Vänsterpartiet (V) VF~ l~ ;JL

100 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE AN-2015/ (3) HANDLÄGGARE Erika Svärdh erika.svardh@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Bättre hantering av politiska handlingar - svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande Bättre hantering av politiska handlingar svar på motion väckt av Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning I en motion ställd till kommunfullmäktige föreslår Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar. De funktioner som idag finns på huddinge.se, och som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar, kan utvecklas och bli bättre. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se, samt i det utvecklingsarbete som pågår av kommunens dokument- och ärendehanteringssystem, W3D3. Beskrivning av ärendet I en motion ställd till kommunfullmäktige den 13 april 2015 föreslår Birgitta Ljung (MP) och Marica Lindblad (MP) att Huddinge kommun ska ansluta sig till en annan webbtjänst för bättre hantering av politiska handlingar, till exempel Insyn Sverige. Motionärerna lyfter fram att det är svårt att hitta handlingar på huddinge.se, och att det inte går att hitta handlingar som är äldre än tre år. I motionen hänvisar man till tjänsten Insyn Sverige som omkring 15 kommuner i landet har anslutit sig till. Insyn Sverige är en av många tjänster på marknaden för webbpublicering av handlingar och digitala forum för dialog mellan invånare, politiker och tjänstemän. Samtliga nämnder i Huddinge kommun är remissinstanser för denna motion. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

101 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE AN-2015/ (3) Förvaltningens synpunkter Hantering av handlingar Samtliga nämnders handlingar publiceras idag under Kommun och politik på huddinge.se. Där finns sammanträdena för de senaste tre åren, uppdelade efter datum: Om man vill söka fram ett enskilt ärende, utan att veta på vilket datum sammanträdet hölls eller vilken nämnd det hör till, kan man söka efter handlingarna i sökfunktionen som finns längst upp till höger på huddinge.se. Sökfunktionen finns på alla sidor på huddinge.se, och omfattar alla dokument och sidor som finns på huddinge.se. Ytterligare en funktion för att hitta handlingar på huddinge.se är Sök i kommunens diarier: Det pågår ett arbete med att vidareutveckla Huddinge kommuns dokumentoch ärendehanteringssystem, W3D3. När arbetet är klart kommer servicen på huddinge.se att likna den man får i Insyn Sverige. Under hösten 2015 kommer Huddinge kommun dessutom att genomföra ett projekt för att förbättra innehållet och funktionaliteten på huddinge.se. Social- och äldreomsorgsförvaltningen kommer att delta i projektets styrgrupp och arbetsgrupp. Invånarnas möjlighet till dialog med förtroendevalda och tjänstemän Det finns redan idag bra dialogmöjligheter på huddinge.se via Servicecenters frågeforum och Fråga din politiker. Besökaren når båda dessa forum från startsidan på huddinge.se: Här man kan söka fram handlingar ur diariet, till exempel nämndhandlingar, från år 2004 och framåt. Man får uppgifter om ärendet, till exempel diarienummer, datum och handläggare samt en ärendemening som innehåller information om vad ärendet handlar om. Däremot kan man inte öppna dokumenten via denna funktion, i stället får man vända sig till registrator. Till funktionen finns en hjälpsida med tydliga instruktioner om hur man använder Sök i kommunens diarier: kontakt.huddinge.se/org/huddingekommun/

102 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE AN-2015/ (3) Genom att erbjuda invånarna olika typer av forum för dialog med de förtroendevalda bidrar vi till att stärka den demokratiska processen. Men det ställer också krav på såväl politiker som tjänstemän vad gäller svarstider, diarieföring och förmågan att enkelt sortera ut de frågor som rör de förtroendevalda respektive tjänstemännen i kommunen. Några av de kommuner som är med i Insyn Sverige, till exempel Knivsta och Mora, uppger att de har som ambition att svara på frågor inom en vecka. Frågor som kommer in till kommunen ska besvaras skyndsamt, vilket normalt sett innebär att man svarar inom en till två dagar. Om Huddinge ska ansluta sig till Insyn Sverige, eller en liknande tjänst, är det viktigt att det finns en tydlig ansvarsfördelning och regler för till exempel för svarstider och diarieföring. Bra funktioner som kan vidareutvecklas Öppenhet, insyn, delaktighet och dialog är grundläggande förutsättningar för demokrati. Invånarna har rätt att på ett enkelt sätt ta del av kommunens handlingar och bör ges så bra förutsättningar som möjligt att föra en dialog med de förtroendevalda. Det finns redan idag funktioner på huddinge.se som motsvarar de tjänster som motionärerna efterfrågar. Däremot kan de befintliga funktionerna vidareutvecklas och bli bättre, och här pågår det redan ett arbete inom kommunen. Frågan om i vilken utsträckning och på vilket sätt de ska utvecklas bör ingå i det projekt som kommunstyrelsens förvaltning startar i höst för att förbättra huddinge.se och i det förbättringsarbete som pågår av dokument- och ärendehanteringssystemet W3D3. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Erika Svärdh Kommunikationschef Bilagor Motionen Bättre hantering av politiska handlingar Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning

103 Ui:J HUDDINGE KOMM UN KOMMUNSTYRELSENS FORVAL TNING MEDBORGARFÖRSLAG till kommunfu llmäktige Lämnas personligen till: Information Huddinge Förslaaet Skriv ditt medborgarförslag här -6~ 66 OM f"o!b~p LAM:N 1CI'JI\J l <;e;an D e_ Motiverina Här kan du lämna en mer utförlig beskrivning av ditt medborgarförslag. Motivera gärna varför och hur du anser att förslaget ska genomföras. VeM M e.r -e;v\~ Wl tv\~ o:#vjvv vn- tv+b oks"fl'd>l\~ (V\eot'W\+oi ~ ph- f'ln'~/t-d 1 ro) ~k-v1 H-e l~ r~ S'tj va! b -h fl M f-- AM'\ l)b~lh" ~ lj~ u+v\juj~ p\ "W\ ~V\ '") [,.\f'.< J Q~ VWl vnx-_.e,...,_ "'-) -r-\nn -vw O p l-ov, (,J') 'J.j.{ VI J_ ~~+a if + (:::D VVI fy\-ea ~ b l - ~ Q--v\ lni e.,..r o v~r y v.(w] _ D JU} vt V\) VW]~ ~ vh 6~ ~ ~-+\Av f-h- 8L-lA. '1-V\ ~-o+s- Vl t J p~ t~ r o--t+ k:) V\MS' V t k+i9 ~ J ~') J 1 > ~--Q-r- o-+\ s-t-a-k+-e+ ~ ~~ _Lv-v r -e;vt.e_r,;,-t~\!\ v ~d--) _5~ 'U~. Jr~) k'oy\ -h P~ \/\Al j ~~ 0 ;-r, V) V.,~+--v-- l V\ 5 ~ V\V"rt- t-, v+t mr-h- -e.,q t-e VI\1\t ) S'e~t v V\; )-htvsh If' ~o i'v\ :;tg;f~ p \ ~ v'\..e.m. Underskrift Datum!C( ;, 1- - Underskrift\ ~~ p~. ) Presentation Jag önskar själv presentera mitt förslag för fullmäktige 81 Ja D Nej D Legitimation Isignatur POSTA DRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Information Huddinge Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TEL EFAX o 1

104 ~ tiuooinge KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING MEDBORGARFÖRSLAG till kommunfullmäktige Lämnas personligen till: Information Huddinge ANKOM o 3 l l HUDD INGE KOMMUN Huddinge servicecenter ""~~..1 Från Efternamn Billerstam Förnamn Camilla. - " t ; ~----~ Förslaaet Skriv ditt medborgarförslag här Att Huddinge kommun startar upp "Huddinge Naturskola" inom kommunen. Som riktar sig främst till att ta emot s kolklasser. Naturskolan föreslås driftas av 2 kommunalanställda, som i ett nära samarbete fördela arbetsuppgifterna mellan sig främst för 3 målgrupper; skolor (ta emot skolklasser för barn 7-15 år, fortbildning av lärare), föreningar och allmänhet (exempelvis Naturskyddsföreningen, Fri1uftsfrämjandet, guide:a/förbättra i naturområden och sprida info i olika forum och föredrag). Naturskolan s ka vara ansluten till Naturskaleföreningen (www. naturskola. se). kan du lämna en mer utförlig beskrivning av dill medborgarförslag. Motivera gärna varför och hur du anser att Jag upplever att Huddinge har en etablerat naturprofil och Huddinge har redan fått utmärkelser för sitt naturarbete. Kommunen drar verkligen till sig naturintresserade och barnfamiljer som har ett enormt behov av natur och hembygdskänsla. Jag ser att många barn s kulle må bättre och bli gladare och k a nske redan längtar till naturen, mer än vad de kanske erbjuds av sin familj hemmavid. Med en Naturskola som gemensam samlingspunkt för unga blir det en oas som överbryggar alla kulturer, funktionshinder och en och annan något ovan förälder, med möjlighet till "Öppet hus" emellanåt blir det även lättillgängligt att återvända till med sina anhöriga - cirkeln är sluten och fler känner delaktighet att värna och uppl eva naturen som faktiskt finns runt hörnet! Underskrift Datum POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON OCH TELEF A:X

105 Bilaga l till Medborgarförslag "Huddinge Naturskola"/ Huddinge kommun Från medborgare Camilla Billerstam Sakkunnig inom Naturskolor Jonas Hedlund, Naturskolepedagog, ANK O;~-* o ~ HUDDINGE KOM Huddinge servir f.',, Tyresö naturskola erbjuder Tyresös grundsko leklasser (årskurs 2, 5 och 9) praktiska naturoch miljölektioner i Al by naturreservat. Naturskolan har sin bas vid Alby friluftsgärd, med bra kollektivtrafik, och har således hela naturen som sitt klassmm. Jonas brukar framhålla att det är ett kostnadseffektiv hjälp till skoloma att genomföra fältundersökningsdagar mm som de enligt skolplanen är skyldiga att genomföra. Viktigt är att naturskolan ger lustfyllda möten med naturen och allt som finns där. Didaktiskt och upplevelsebaserat lärande och där man får lära sig med hela kroppen vilket gör det lättare att minnas det man har upplevt och lärt sig. Jonas har jobbat på Tyresö Naturskola i 11 år och har god insikt i sakfråga och stödjer mitt förslag att starta Huddinge Naturskola i Huddinge kommun. Jonas är gäma referensperson. Han nämner att på Naturskoleforeningens hemsida finns en del info (naturskola.se), under fliken Forskning så kan man hitta nanm på inspirerande forskningsrapp01ter. Jonas menar att forskning visar att bam som vistas ute i natw en och själv får upptäcka djur och insekter i naturen, har bättre förmåga till samarbete, bättre hänsyn till naturen och ofta på lång sikt ett miljöintresse som vuxen. Mer läsvärt från Natmskoleföreningen: Hälsa -Nordiska ministenådet (2012) Frisk i natw en- Ett nordiskt projekt. -Naturvårdsverket (20 11) Den nyttiga utevistelsen - Forskningsperspektiv på natmkontaktens betydelse för barns hälsa och miljöengagemang. Friluftsliv -Regeringens skrivelse 2012/13:51 Mål för friluftslivspolitiken. Platsens betydelse -Szczepanski, A. (20 13) Platsens betydelse för lärande och undervisning- ett utomhuspedagogiskt perspektiv. Nordina 9( l). Didaktik -SLU (2012) Naturvägledning i skolan- en handledning. Naturskaleföreningen och centrum för Naturvägledning. -Dahlgren, Linköpings universitet (1997) Utomhuspedagogik - Boklig bildning och sinnlig erfarenhet. /Camilla Billerstam, Huddinge,

106 ~ HUOOINGE KOMMUll KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING MEDBORGARFÖRSLAG till kommunfullmäktige? Lämnas personligen till : Information Huddinge ANKOM o HUDDINGE KOMMUN Huddinge servicecenter Från Efternamn Billerstam Förnamn C ami l la.. :. t. Förslaget Skriv ditt medborgarförslag här Att Huddinge kommun startar upp Huddinge Re Mida Center, e nli gt k onceptet från Institutet i staden Reggio Emilia, i Italien. ReMida är en kreativ verksamhet där donerat verksamhetsavfall från företag i kommunen återvinns och ger förutsättningar till nyskapande konstnärlig verksamhet. Jag föreslår att Huddinge ReMida Center riktar sig främst till förskolan i kommunen 0-6 år. Mot ersättning kan centret ta emot grupper från andra kommuner då intresset verkar finnas i andra kommuner (Haninge), men ännu inte f ler än södertälje som är certifierade, vilket skulle kunna ge bättre förutsättningar vad gäller budgeten. gärna varför och hur du anser att förslaget ska genomföras. Jag föreslår en förstudie, förberedelser och genomförandet av en Certifiering av ett Center i Huddinge kommun. Denna verksamhet s k a driftas av minst 2 certifierade förskolelärare som genomgått utbildning och certifiering i Italien, och som fått c hans att bekanta sig med södertälje och Vaggeryd verksamheterna. För att Centret ska upprätthålla ett professionellt yrkesnätverk anordnar de ett Öppet hus för intressenter {verksamma kommuner, oerfarna kommuner och andra länder, samt för företag som gåvogivare) under 3 dgr första vecka n i juni årligen. För att sprida kunskap till allmänhete n ska Centret erbjuda Öppet hus under 3 dagar sista veckan i augusti årligen. Enligt SRV Återvinning AB, Anders Löfdahl är det ok att ReMida tar till vara verksamhetsavfall från företag då det rör sig om en ringa mängd. Underskrift Datum POSTAORESS BESÖKSADRESS TELEFON OCH TELEFAX

107 Bilaga l till Medborgarförslag "Huddinge ReMida Center" Från medborgare Camilla Billerstam sakkunnig inom verksamheten ReMida utifrån ett politiskt perspektiv. Elof Hansjons, Södertälje kommun, kommunalråd i Socialdemokraterna Förtroendevald, Nämndordförande i Utbildningsnämnen Adress: Kommunakådskansliet /Södertälje kommun!51 89 Södertälje Tel: , , mail: elof.hansjons@sodertalie.se El of berättar för mig att han upplever att ReMida Södertälje är fascinerande då det genom enkla, billiga material ger en mycket tilltalande förskolemiljö. Med mer kunskap är det relativtlite som behövs göras för att en 1970-tals lokal ska kunna förvandlas till en kreativ miljö för barn och pedagoger. Detta ger effekten att Elof inte alls tänker att det alltid behövs byggas nytt för att "fräscha upp", eller åstadkomma en bättre samverkan mellan bam och material, utan snarare tänka i nya banor såsom att; -hur ska materialet presenteras i lokalen för barnen och deras medupptäckare (pedagogerna)? -hur få det att se snyggt och ut? -hur få miljön tilltalande för barn att vilja utforska? Ä ven för en eventuell nybyggd försko le lokal fungerar konceptet med ReMida även utmärkt, förklarar Elof, eftersom det då går att börja fi ån tomma ytor. Elof har också fö\jt utvecklingen av ReMida i Södertälje kommun via Inger Muto Hammarlind, tidigare Chefför Västra förskoleområdet. En stor del av arbetet har bedrivits av personer med tjänsten som Atejjerista (som nyskapar inomhusmiljöer på förskolor). El of är gärna referensperson i förslaget för dem som kan tänkas ha frågor och funderingar och beskriver gärna hur Södertälje har arbetat, även om förutsättningarna naturligtvis skiljer sig åt mellan kommunerna. Han föreslår också att jag ska lära mig mer om ämnet och prata vidru e med tjänstemän och politiker i Huddinge kommun för att se efter vilka förutsällningar som finns i just Huddinges förskolemiljö, för att lokalt anpassa verksamheten utifrån det som förs fram i detta Medborgarförslag. /Med underlag från intervju med El of Hansjons /Vid pennan Camilla Billerstam, Huddinge,

108 Bilaga 2 till Medborgarförslag "Huddinge ReMida Center" Från medborgare Hemsida: Jag fick en intervju med Inger Mu to Hammarlind för några veckor sedan varav några punkter finns sammanställt nedan. Inger påböljade sin egen resa inom ReMida redan år 2002 med inspiration från italienska Reggio Emilia Institutet. Det blev en process under flera år med besök på institutet år 2005, och att därefter skriva en Projektbeskrivning till Södertälje kommun. Invigningen var år 2008 och det senaste är att från förra året kom ReMida att tillhöra Utbildningsnämnden. Det som började i liten skala har växt och är numera en etablerad verksamhet i Södertälje kommun. Södertälje ReMida Center hör således till ett internationellt nätverk som ger möjlighet till feedback och fortbildning. Institutets mäl är att ha Center runtom i världen som håller en hög kvalite- inte att ha så många Center som möjligt. Inger är gärna Referensperson och svara på frågor och funderingar inom ämnet. I Södertälje har det blivit med tiden länkar till olika funktioner inom kommunen såsom Kultur/Fritid, Miljö/Hållbarhet, Social omsorg (rehab för utbrända) osv. "Remida bygger på en ide om samarbete mellan människor och organisationer. Vi binder sammw1 industri, utbildning och skapande verksamhet på ett kraftfullt sätt. All rest- och spillmatierial som vi samlar in kommer frånföretag på orten." Citat från infoblad om Remida Södertälje. Läs mer Mer info om konceptet och pedagogiken ReMida och dess urspnmg från Italien: ReMida i Vaggeryds kommun: "Remida i Vaggeryds kommun startade som ett EU projekt genom LEADER västra Småland hösten 2011 och blev sedan en kommunal verksamhet i början av Vi har under projekttiden varit ett Kreativt Återanvändningscenter och blev 2013 en certifierad ReMida. Det finns ytterligare en ReMida i Sverige, i Södertälje." Citat från: /w w w. vaggeryd.se/utbi l dn i ng -och-bamomsorg/remida.htm l /Med underlag från telefonintervju med Inger Muto Hammarlind, Nid pennan Camilla Billerstam, Huddinge,

109 1 w LeJ HUDDINGE KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING MEDBORGARFÖRsLAG till kommunfullmäktige t~as ~:Xlv~fl tm: Information Huddinge ANKOM HUDDINGE KOMMUN q Skriv örtt medborg anorslag här B r tl'l.. lttu-y~a V7l ::>'!JA rå. ut V 1 AtA-t)A- J tu-'5f lt>tvte>vt.. V1A ;}),':5-th')e"-. Vet ef!vi.a?pm l?eltovj ~r ;Jb..kä ~~ h eh1 Jl~rt r-r MtNifi httr~- NJv5VIv VJ#ltfi'\( oc0. ~~d Vt?re lwv~r.1t ~ej~ (_ Motivering Hå kan clu IWma l!ln ow u'.f001o ~ audi.'j.~~ ~gå..<m~ od\j:wr!>\1~ <iifllll.t~slla~m. (i~", f.5 lo~y, S~e)fzrrr ad-t,~' e{/\sfvl /;JUktp{. 1/VJ b-t~r ~~W)e Sftk.W\.-f ~l/\. kuma vn-st-j~ra," /JVk.rAde-f-. E f1ersom ej e. t t VL ~e ~r h L(Å ~t+ ~tf 0A ~~~"" lj)~.-c ~ q ~U{w-Ar5iu>1evt. s owt ~f'~ -H V\ 1t k-t r Y" t; ev-wv f- VV11\.?te. J A? Ä t x: h~ tt lad vr.. OtM.IIÅdetA... -/1; ~ tttf l f.~ ltto~aowl j'pr~ ~~ ~- H 'JO~fl.\.?LU.~ V\"<,--v/qr ~Ar betz~v la v. J Vllj a."' ~e r 1\.. #- d e fm?j;: v?j..li/ 1 VIP?IL tn-+ o ett J 11 J lam 6 vt:r+ 1vff fw, 11-+f J N; ~C r, e 0 5/t.IM- o ~M- el e"' A j' k le"' 'PI" V' i. r VVLÅ"),{ ~d '0AI'e l )e rej furp. l fj..tdd.wt.j e Ko~~ bna e e r"d-<-d"'- f'- p hf-5 d "V' ~ ftr /.)r~ ~-H- r ltj~-vl l Y1e ( lry - ~. ~ POSTADRESS BESOKSADRESS g Huddinge kommun ~ K~~~ ~ Information Huddinge ~ Huddinge Kommunalvägen 28 :c:&>~ T huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX o'

110 1 (1) Information om rapport från inspektion av överförmyndare/överförmyndarnämnd Länsstyrelsen har inspekterat överförmyndarverksamheten i er kommun. Kopia av rapport från inspektionen översänds till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i egenskap av högsta ledning för kommunen och därmed ytterst ansvariga för verksamheten. Kopia av rapport från inspektionen översänds även till kommunrevisionen. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet för kommunernas överförmyndarverksamhet och ska inspektera verksamheten i kommunerna. Vid inspektionen ska Länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i föräldrabalken, förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättsäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska alltid kontrollera dels det av överförmyndaren förda registret över ärenden, dels stickprovsvis utvalda akter. Inspektionsrapporten är upplagd på följande vis. I sammanfattningen anges på vilka punkter som Länsstyrelsen framför kritik mot verksamheten. Om Länsstyrelsen inte funnit något att kritisera så framgår även det. Under rubriken aktgranskning med kritik redogör Länsstyrelsen för de akter som vi granskat där vi funnit anledning att kritisera någon del av handläggningen. Under rubriken övrig aktgranskning redogör Länsstyrelsen för andra rättsfrågor som uppkommit vid granskningen av akterna och vid den efterföljande diskussionen med överförmyndarkansliet. Under rubriken övriga frågor redogör Länsstyrelsen för information m.m. som framkommit utöver aktgranskningen. Länsstyrelsen kan framföra tre nivåer av kritik: kan inte undgå kritik, kritik eller allvarlig kritik. Samtliga sammanfattas dock som kritik i den inledande sammanfattningen. Inte undgå kritik är den mildaste formen av kritik och allvarlig den strängaste. När allvarlig kritik framförs ska Länsstyrelsen normalt sett följa upp frågan, antingen genom att begära återrapportering eller genom ett särskilt uppföljande möte/samtal. Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Box STOCKHOLM Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se

111 RAPPORT 1 (6) Datum Beteckning Enheten för tillsyn Lisa Wellenius Rapport från inspektion hos Södertörns överförmyndarnämnd den 5 april 2017 Sammanfattning Länsstyrelsen i Stockholms län har efter inspektionen funnit anledning att rikta kritik mot Överförmyndarnämnden i Södertörns kommun (nämnden) på följande punkter: - Lång handläggningstid avseende överlämnande av överklagande. - Lång handläggningstid avseende anordnade av godmanskap för ensamkommande barn. Inledning Vid inspektionen den 5 april 2017 granskade Länsstyrelsen 52 akter. Se bilaga med information om de granskade akterna. Efter granskningen höll Länsstyrelsen ett sammanträde med nämnden där de frågor som uppstått vid granskningen av akterna behandlades. Vid sammanträdet medverkade Anna Lund från nämnden, Niklas Näslund och Fredrik Fahlander från nämndens kansli samt Lisa Wellenius, Johan Lidman och Lotta Reimers från Länsstyrelsen. I den mån Länsstyrelsen har funnit anledning att kommentera nämndens handläggning av ärendena framgår detta av rapporten, med hänvisning till aktuella akter. Aktgranskning med kritik Överklagande I akt 7816, angående ett förvaltarskap, noterade Länsstyrelsen att förvaltaren överklagande ett arvodesbeslut den 17 maj Förvaltaren påminde nämnden den 9 juni 2016 och överklagandet överlämnades till rätten den 13 juni Ett överklagande ska ges in till den myndighet som har meddelat beslutet (se 23 förvaltningslagen [1986:223], FL). Beslutsmyndigheten prövar om överklagandet lämnats in i rätt tid och om så har skett ska myndigheten överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till den högre instansen (se 25 FL). Enligt Justitieombudsmannen, JO, ligger det i sakens natur att överlämnandet måste ske utan dröjsmål och JO har vid flera tillfällen uttalat att tiden som regel inte bör överstiga en vecka (se bl.a. JO 1995/96 s. 314). Länsstyrelsen är kritisk till nämndens handläggning i denna del. Handläggningstid anordnade av godmanskap för ensamkommande barn Vid granskning av ärenden om godmanskap för ensamkommande barn noterade Länsstyrelsen att det tagit lång tid för nämnden att anordna tre godmanskap. Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Box STOCKHOLM Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se

112 2 (6) - I akt 9947 inkom en ansökan om god man från Migrationsverket den 9 december 2015 och nämnden anordnade godmanskap den 19 januari I akt 9940 inkom information om att barnet blivit anvisat till kommunen via socialnämnden den 8 december 2015 och ansökan om god man från Migrationsverket den 14 december Nämnden anordnade godmanskap den 11 januari I akt 9863 inkom information om att barnet blivit anvisat till kommunen via socialnämnden den 3 december Den 10 december 2015 inkom ett meddelande från socialnämnden om att de anmält behov av god man den 29 oktober 2015 men ännu inte hade fått något besked om god man. Nämnden anordnade godmanskap den 15 januari Vid sammanträdet diskuterades hur nämnden klarade den stora anstormningen av ensamkommande barn år 2015 (se nedan i avsnitt Övrigt). Nämnden framförde vidare att de var noggranna med att kontrollera att de var behörig myndighet, d.v.s. att barnet vistades i kommunen, och att barnen fick träffa den tilltänkta gode mannen innan de anordnade godmanskapet. Eftersom barnen flyttade mycket och kommunikationen ofta brast mellan olika myndigheter innebar det mycket arbete att hålla ordning på var barnen befann sig. I 3 lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn, LGEB, anges att god man ska förordnas så snart det är möjligt. I förarbetena till lagen (se prop. 2004/05:136 s. 27 och s. 31 f.) står bl.a. att det är en naturlig följd av barnens utsatta situation att ett ärende om förordnade av god man för ett ensamkommande barn handläggs skyndsamt. Lagstiftaren har valt att inte specificera en tidsgräns, men det har ofta tolkats som att det inte ska ta mer än några dagar. Länsstyrelsen är medveten om att anledningen till de långa handläggningstiderna i dessa tre ärenden var den extraordinära situation som rådde under denna period. Mot bakgrund av lagstiftarens krav på skyndsamhet med anledning av barnets utsatta situation är dock Länsstyrelsen kritisk till de långa handläggningstiderna i de tre ärendena. Övrig aktgranskning Handläggningstid granskning årsräkningar Länsstyrelsen granskar under år 2017 särskilt handläggningstider för granskning av årsräkningar. Vid granskningen noterade Länsstyrelsen en årsräkning med längre handläggningstid. I akt 4682, angående ett förmynderskap, granskades årsräkningen för år 2014 först den 7 december Vid sammanträdet uppgav nämnden att den ökade mängden ärenden rörande godmanskap för ensamkommande barn har påverkat handläggningstiderna för granskning av årsräkningar (se även nedan i avsnitt Övrigt). Nämnden håller dock på att återhämta sig och de årsräkningar som inkommer i tid och med komplett underlag ska vara klara runt den 1 september i år. Överlämning av redovisningshandlingar vid byte Vid granskningen av två godmanskap noterade Länsstyrelsen följande angående överlämning av redovisningshandlingar efter byten.

113 3 (6) - I akt 3660 noterades att nämnden efter ett byte av god man enligt formuleringen i nämndens skrivelse överlämnade den före detta gode mannens redovisningar till den nye gode mannen den 26 februari Godmanskapet har funnits sedan 1960-talet och det har funnits flera ställföreträdare i ärendet. - I akt 2767 noterades att det inte framgick att nämnden överlämnat redovisningshandlingar till den nye gode mannen efter ett byte. Bytet genomfördes i juli 2015 och sluträkningen granskades av nämnden i oktober Vid sammanträdet uppgav nämnden att de har som rutin att överlämna samtliga årsräkningar, inte bara den senaste ställföreträdarens, till den nya ställföreträdaren efter ett byte och att det troligen rör sig om ett språkligt fel i skrivelsen i akt Sedan överförmyndaren har granskat förmyndarens, gode mannens eller förvaltarens sluträkning, ska räkningen samt de förteckningar, årsräkningar och handlingar enligt 15 kap. 3 och 8 föräldrabalken, FB, som förvaras hos överförmyndaren lämnas över till den som är behörig att ta emot redovisning för förvaltningen, exempelvis en ny ställföreträdare. Om handlingar har lämnats till en ny ställföreträdare, ska denne inom två månader därefter återlämna handlingarna (se 16 kap. 8 2 och 3 st. FB). Bestämmelsen innebär att alla förteckningar, årsräkningar, sluträkningar m.m. som förvaras hos överförmyndaren ska lämnas över, oavsett antal eller ålder. Länsstyrelsen uppmanar nämnden att följa upp om nämndens rutiner angående överlämning följs. Redovisning i godmanskap för ensamkommande barn Vid granskning av ärenden om godmanskap för ensamkommande barn noterade Länsstyrelsen följande angående redovisning. - I tre ärenden har nämnden beslutat om byte av god man. De entledigade gode männen har varit befriade från skyldigheten att lämna årsräkningar, men inte sluträkning. Det har dock inte lämnats in några sluträkningar. De nya gode männen har inte befriats från skyldigheten att lämna årsräkningar (se akt 7740, 9947 och 9863) men det har inte lämnats in årsräkningar. I akt 7740 saknas årsräkningarna för åren 2015 och 2016 och i akt 9947 och 9863 saknas årsräkningarna för år I akt 5027 anordnades godmanskapet i september Det har inte inkommit några årsräkningar för åren och det finns inte något beslut om befrielse från skyldigheten att lämna årsräkning. Vid sammanträdet framförde nämnden att de troligen förbisett att det behövs ett nytt beslut efter ett byte och att de kommer se över sina rutiner i detta avseende. Gode män ska årligen lämna in en årsräkning och redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som har stått under dennes förvaltning. Om en god mans uppdrag upphör ska denne inom en månad därefter lämna en sluträkning beträffande egendom som har stått under dennes förvaltning (se 14

114 4 (6) kap. 1, 15 och 18 FB). Överförmyndaren kan befria en god man från skyldigheten att lämna års- och sluträkning, om det med hänsyn till gode mannens och huvudmannens förhållanden, tillgångarnas art eller värde eller omständigheterna i övrigt finns särskilda skäl (se 14 kap. 19 FB). Enligt Länsstyrelsens mening följer det av bestämmelsens ordalydelse att ett beslut om att befria en specifik god man från redovisningsskyldighet endast avser den gode mannen. Om överförmyndaren byter ut den gode mannen måste därför överförmyndaren fatta ett nytt beslut i frågan, för att hen inte ska vara skyldig att lämna in års- och sluträkning. Dessa bestämmelser är även tillämpliga i godmanskap för ensamkommande barn (se 12 LGEB). Länsstyrelsen uppmanar nämnden att se över sina rutiner. Underrättelse till socialnämnden om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare - I akt 9253, angående ett godmanskap för ett ensamkommande barn, noterade Länsstyrelsen att gode mannen den 22 juni 2016 meddelat nämnden att barnet fått permanent uppehållstillstånd den 26 maj Nämnden har inte anmält behov av särskilt förordnad vårdnadshavare till socialnämnden eller inhämtat någon information med anledning av gode mannens uppgifter. Överförmyndaren ska underrätta socialnämnden om att förutsättningar för en talan eller anmälan om behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare föreligger (se 10 LGEB). Länsstyrelsen uppmanar nämnden att se över sina rutiner i detta avseende. Spärrade bankmedel i förmynderskap Vid granskning av två förmynderskap noterade Länsstyrelsen följande. - I akt 3772 ärvde barnet kr år Nämnden begärde in bevis om att pengarna satts in på spärrat bankkonto i barnets namn. Under år 2012 och 2013 inkom förmyndarna med kontoutdrag som visade att medlen fanns på ett bankkonto samt var placerade i fonder, men som inte visade att medlen var spärrade från uttag. Sedan dess har inget hänt i ärendet. - I akt 9858 inkom den 14 december 2015 en ansökan en om uttag från ett spärrat konto för placering i en kapitalförsäkring. Nämnden beviljade uttaget den 20 januari 2016 och begärde in bevis om placering och spärr senast den 10 februari Det har inte inkommit och nämnden har inte vidtagit någon åtgärd. Vid sammanträdet påpekade Länsstyrelsen att de begärda kompletteringarna inte inkommit eller inte varit kompletta men att nämnden inte följt upp detta. Övriga frågor Vid sammanträdet tog Länsstyrelsen upp frågor kring hur nämndens verksamhet påverkades av den stora inströmningen av ärenden avseende ensamkommande barn under Nämnden uppgav att antalet ärenden ökade mycket kraftigt och det kom i snitt in 10 nya ärenden per dag. Idag har nämnden 870 ärenden, tidigare hade de ca 150 stycken. Situationen innebar att verksamheten fick skifta fokus

115 5 (6) och att det var tungt för de anställda på kansliet. Nämndens uppfattning är dock att de hanterade situationen bra. Nämnden blev dock efter med granskningen av årsräkningarna och fick ta in extra personal från bemanningsföretag, vilket innebar ökade kostnader. Nämnden har fått anställa mer personal, idag är det 16.3 årsarbetskrafter på kansliet. Nämnden har drygt 4000 ärenden totalt. Avseende granskning av årsräkningar uppgav nämnden att alla nya ställföreträdare får en utbildning i redovisning. Även andra ställföreträdare som brister i redovisningen etc. får samma utbildning. Insatserna har lett till att antalet sena årsräkningar, vitesföreläggande och anmärkningar har minskat. Hittills under år 2017 har nämnden granskat dubbelt så många årsräkningar som vid samma tid förra året. Nämnden uppgav vidare att de har olika nivåer för granskning av årsräkningar, beroende på olika faktorer. De försöker även hitta olika sätt att granska ställföreträdarens förvaltning av huvudmannens tillgångar. Nämnden uppgav att de har tagit fram en stor mängd dokumenterade rutiner, de har idag ca 100 stycken. Det är kansliets personal som arbetat fram rutinerna vilket innebär att de fungerar i praktiken och är accepterade. Rapporten är upprättad av Lisa Wellenius och Lotta Reimers. Bilaga: Granskade akter Kopia till: Södertörns överförmyndarnämnd Kommunfullmäktige i Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Tyresö kommuner Kommunstyrelsen i Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Tyresö kommuner Kommunrevisorerna i Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nynäshamn och Tyresö kommuner

116 BILAGA 1 (1) Datum Beteckning Enheten för tillsyn Lisa Wellenius Granskade akter Förvaltarskap Akt 4885, 1216, 428, 6481, 4963, 7074, 2578, 251 och Godmanskap Akt 7437, 5633, 3301, 9894, 3660, 2767, 8693, 6007, 4396, 2308, och 101. Förmynderskap Akt 4682, 4743, 3792, 11259, 4656, 6228, 3772, 10317, 9858, 10874, 5579, 8586, 6660 och Godmanskap för ensamkommande barn Akt 10810, 7740, 9947, 9946, 9940, 8256, 9927, 8409, 9863, 9253, 5027 och Ansökan/anmälan om behov av god man/förvaltare Akt 11549, 11634, 11420, och Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen Stockholm Box STOCKHOLM Regeringsgatan stockholm@lansstyrelsen.se