Forskningsdatabas för Malmö högskola. Förstudie för skapandet av en forskningsdatabas vid Malmö högskola

Transkript

1 Forskningsdatabas för Malmö högskola Förstudie för skapandet av en forskningsdatabas vid Malmö högskola Mars 2007

2 Introduktion Under senhösten -06 och vintern -07 har en arbetsgrupp från Malmö högskolas webbnätverk arbetat med att se över möjligheterna att skapa en forskningsdatabas på Malmö högskolas hemsida. Arbetsgruppens uppdrag slutförs med att presentera föreliggande studie, som innehåller bakgrunden för diskussionen att skapa en forskningsdatabas, hur arbetsgruppens arbete gått till, några av de frågeställningar vi hanterat samt slutsatser, förslag och några utgångspunkter för det fortsatta arbetet. Med detta avslutar den här arbetsgruppen sitt uppdrag, i förhoppningen att arbetet med uppbyggnaden av en forskningsdatabas snarast kommer igång, med detta dokument som utgångspunkt. Förstudien är uppdelad i tre delar, den första resonerar kring vårt tillvägagångssätt, våra tankar kring innehåll och andra viktiga frågeställningar och de slutsatser vi dragit. Den andra delen går in på tekniska lösningar för en databas. Den tredje delen är ett appendix med andra arbetsdokument som ingått i vårt arbete. Arbetsgruppen har bestått av Maria Dahlberg, Anders Eriksson, Raymond Erming, Jessica Lindholm samt Sanna Camitz. För arbetsgruppen, 23 mars 2007 /Sanna Camitz

3 Innehåll Del Bakgrund 1.2 Arbetsgruppen 1.3 Arbetsgruppens tillvägagångssätt 1.4 Vetenskapsrådets IS-projekt 1.5 Hur ser behovet av en databas ut? 1.6 Målgrupper 1.7 Hur har andra lärosäten gjort? 1.8 Slutsatser 1.9 Det vidare arbetet 1.10 Förslag Del Exemplet CBS Teknikspåret för en forskningsdatabas på Malmö högskola Teknikval Del 3. Appendix 3.1 Policy för en forskningsdatabas, Peter Jönsson 3.2 Remissvar på policyn, Peter Nilén och Jette Guldborg 3.3 Remissvar på policyn, Sanna Camitz

4 Del Begrepp definition Ordet forskningsdatabas används i olika sammanhang med olika betydelser. Det vi menar med ordet i den här studien är en databas där man med hjälp av enkla sökord på ämnen/kategorier, personnamn på forskare eller namn på forskningsprojekt hittar: personlig hemsida för enskilda forskare av den modell som redan finns, och används i viss utsträckning, av forskare vid Malmö högskola, med eventuell länk till andra hemsidor (forskarens egen, de olika projekten etc) projekthemsida i en för databasen skapad mall för forskningsprojekt, med enkel och kortfattad beskrivning av projektet, ev. med vidare länkar till projektets egen hemsida ämnespresentation med kontaktuppgifter till personer På lärosäten utanför Sverige kan man hitta liknande databaser som då ofta heter Find an expert eller Find en ekspert (Danmark). 1.2 Bakgrund Det ställs idag allt högre krav på lärosäten att de ska informera omvärlden om sin forskning. Tekniken skapar bra sätt att göra det på. Vid Malmö högskola pågår en bred forskning inom en stor spännvidd av ämnen. Det finns sedan länge ett uttalat behov att stärka informationen från högskolan till omvärlden om den forskning som finns, den bredd den har och inte minst vilka forskare som finns vid högskolan. En snabb, lättöverskådlig information, samlad på ett ställe och därför lätt att hitta i, skulle kunna skapas i en databas. Databasen skulle ha en högt framskjuten placering på hemsidan, med en ingång redan från förstasidan på Databaser över forskning av den typen finns redan idag vid flera lärosäten i Sverige, så det är inget unikt i sig. Malmö högskola är långt ifrån först, men bör inte heller vara sist med att skapa en sådan här tjänst. Peter Jönsson sammanställde en policy för arbetet som varit en god utgångspunkt för arbetsgruppen (se appendix). 1.3 Arbetsgruppen Inom Malmö högskola finns ett webbnätverk för dem som arbetar med högskolans webb, tekniken, innehållet och dess utveckling. Inom webbnätverket hade man från de olika områdena inom högskolan fångat upp ett ökande intresse av att skapa en databas. En arbetsgrupp tillsattes inom webbnätverket, som fick i uppdrag att göra en första rekognoscering av hur en databas skulle kunna se ut och titta på följande: hur ser behovet av en databas ut (vilka problem ska den lösa)? vilka är målgrupperna? hur har andra lärosäten gjort sina databaser?

5 vilka tekniska möjligheter finns inom de nuvarande systemen och vad skulle krävas rent tekniskt? sammanställa slutsatser och synpunkter, både tekniska och innehållsliga Arbetsgruppen skulle sedan avsluta sitt uppdrag med att lägga fram en studie med förslag på hur det vidare arbetet ska gå till (föreliggande studie). 1.3 Arbetsgruppens tillvägagångssätt Arbetsgruppen har under vintern -07 tittat på olika lärosätens databaser, valt ut några av de som vi tyckt verkar passa våra behov och sedan pratat med de ansvariga för dessa. Arbetsgruppen har avlagt ett besök på Copenhagen Business School, CBS, som bedömdes ha en bra och intressant databas. Anders Eriksson i arbetsgruppen har också varit på sammanträden med Vetenskapsrådet angående den nationella forskningsdatabas som de förbereder (se nedan under 1.4). Arbetsgruppen har haft regelbundna möten då vi stämt av med varandra och diskuterat olika idéer och slutsatser. Arbetsgruppen har också gjort en inventering av de nuvarande tekniska systemen för att se vilka möjligheterna är att skapa en databas inom dessa eller om man ska skapa något helt nytt. 1.4 Vetenskapsrådets IS-projekt Vetenskapsrådet, som driver forskning.nu, håller i ett långsiktigt projekt som heter ISprojektet. Det har syftet att skapa en sökfunktion för den mesta av forskningen vid landets lärosäten. Denna sökfunktion ställer då vissa krav på hur informationen kan hämtas från respektive lärosätes webbplatser. De har dessutom i detta projekt skapat ett nätverk mellan personer inblandade i forskningsdatabasarbete på olika lärosäten. Anders Eriksson i arbetsgruppen har varit på konferens med detta nätverk och då många lärosäten redan har byggt forskningsdatabaser finns det mycket nyttiga erfarenheter att ta del av. Projektledare för IS-projektet är Ulf Daneklev, det är viktigt att man har nära kontakt med honom under det vidare arbetet med att bygga en forskningsdatabas för Malmö högskola, dels för att säkra att vi kan leverera bra information till forskning.nu men också för att ta del av nätverkets erfarenheter. 1.5 Hur ser behovet av en databas ut? Malmö högskola vill stärka informationen till omvärlden, inte bara om att det finns forskning här, utan också den kvantitet och bredd som finns inom forskningen. Vissa delar av Malmö högskolas forskning är mycket känd, medan andra delar är mindre känd. Den information som idag finns om forskningen ligger huvudsakligen på de olika områdenas hemsidor (med länkar dit från den centrala forskningssidan) och är väldigt varierande i mängd och kvalitet, beroende på hur mycket man satsat på informationen på respektive område. Det finns ett behov av att skapa en enhetlig information, på ett och samma ställe, inom ett och samma system. För utomstående målgrupper är det idag svårt att hitta vilken forskning och vilken kompetens som finns inom Malmö högskolas forskning, det är svårt att omedelbart hitta ett namn om man snabbt vill ha tag i någon inom ett visst område. Det är också svårt att snabbt ta reda på om en viss forskning och expertis finns på Malmö högskola.

6 1.6 Målgrupper En databas är till sin karaktär sökbar i på flera olika sätt; olika ingångar för olika frågor gör att målgrupperna är många. Arbetsgruppen har varit i kontakt med andra lärosäten som har sådana här databaser och fått veta vilka som använder deras databaser. Vi har identifierat följande målgrupper för Malmö högskolas databas (utan inbördes rangordning): Media som snabbt vill hitta en expert Media som enkelt får en snabb överblick över den bredd som finns i Malmö högskolas forskning Akademiker från andra lärosäten som söker kollegor eller vill hålla sig uppdaterade med vad som sker inom deras forskningsområde Akademiker inom högskolan som får en bättre bild av den samlade forskningen och kompetensen, vilket främjar möjligheten för fler områdesövergripande forskningsprojekt Politiker och myndigheter som får en snabb bild av bredden och kvantiteten hos Malmö högskolas forskning Forskningsorganisationer och finansiärer, av samma skäl som övriga målgrupper Presumtiva studenter, som ser vilken forskning som finns inom deras område och som också kan se vilka föreläsare och vilken kompetens de kommer få tillgång till Nuvarande studenter som söker en handledare (se 1.6 om erfarenheterna från CBS) Allmänheten (är inte en primär målgrupp, eftersom det väl är få som skulle sitta och leta i databasen av rent intresse. Större delen av allmänheten nås genom media, men nämns ändå för att understryka att informationen från databasen är lättillgänglig på webben för vilken besökare som helst). 1.7 Hur har andra lärosäten gjort? Arbetsgruppen har, som tidigare nämnts, tittat på flera andra lärosätens forskningsdatabaser och varit i kontakt med de ansvariga. De vi fastnat för har varit de som haft en förstasida med nyckelord, där alltså alla forskningsområden stått uppradade i ämnesord (klickbara med länkar) och sedan haft möjligheter att söka på namn på forskare, ämnesord och projekt. De flesta lärosäten har byggt sina databaser själva, det finns alltså inga färdiga system att köpa in. På Copenhagen Business School, CBS, har uppbyggnaden och förvaltningen av databasen, Find en ekspert, lagts på Biblioteket, det såg man som naturligt, eftersom databaskompetensen finns där. Där bestämde man sig för att enbart anställda, doktorerade forskare skulle finnas med i databasen, alltså inte några doktorander. Skälet till det var att man menade att de sistnämnda fortfarande befinner sig under utbildning och inte ses som anställda. Databasen är indexerad i google, så den som söker på ämnen där hittar snabbt till CBS. Informationen om varje forskare i CBS-databasen är upprättad en mall som är specifik för just den här databasen. Den är alltså inte kopplad till något annat system, till forskarnas egna hemsidor eller personalregistret, utan varje sida är enbart för databasen.

7 Forskningsprojekt finns inte i databasen, däremot går det att länka till projekthemsidor. CBS bestämde sig för att det skulle vara frivilligt för forskarna att vara med i databasen. På CBS är man mycket nöjd med sin databas och tycker att den mer än väl uppfyllt de förväntningar man hade. De har fått dubbelt så många omnämnanden i media sedan de skaffade databasen. De upplever att fenomenet att journalister alltid ringer samma forskare minskar: när en journalist inte får tag i den forskare de tänkt sig, hittar de nu snabbt en kollega till forskaren inom CBS och ringer den istället. Därmed har CBS ökat antalet forskare som syns i media. De märker också av användare som de inte räknade med: andra forskare letar upp kollegor och nya experter inom sitt område och håller sig uppdaterade via deras databas, innevarande studenter letar handledare och uppslag för uppsatser och blivande studenter kollar vilka forskare skolan har knutna till sig. De flesta lärosäten vi har talat med har valt att inte göra det obligatoriskt för forskare att vara med i databasen. På CBS valde man att göra det frivilligt och istället lita på att de goda historierna, om hur bra det är att vara med, skulle sprida sig bland forskarna. Det har fungerat och idag är de flesta med. I Karlstad, där man haft sin databas i tio år, har det blivit kutym att man går med, så de allra flesta är med. Värt att notera är också att Kalmar alldeles nyligen publicerat sin forskningsdatabas på hemsidan, Slutsatser Det råder ingen tvekan om att behovet av en forskningsdatabas är stort på Malmö högskola. Det är också viktigt att vi inte hamnar i bakvattnet av andra lärosäten som har databas, så att vi inte kommer i skymundan när det gäller att synliggöra forskning. Det är extra angeläget eftersom dessutom Vetenskapsrådet är på gång med en nationell databas som Malmö högskolas databas skulle kommunicera med. Målgrupperna för en forskningsdatabas är flera, eftersom sökvägarna in till informationen är många. Vägen in i databasen bör vara upplagd i två steg för att uppfylla våra syften: en förstasida med ett antal ämnesord/rubriker, i enkla, närmast populärvetenskapliga termer, för att ge en översikt över forskningen vid Malmö högskola med klickbara länkar en sökruta där man kan gå in och söka på personnamn, ämnesord och projekt. Informationen som finns i databasen kan hämtas från nuvarande system (MUEP, telefonregistret, de mallar för egna sidor som finns etc) men det kräver en insats för att uppdatera informationen i de systemen, så att informationen är likvärdig överallt. Uppbyggnaden av databasen bör göras i vidare tät kontakt med Vetenskapsrådet så att söksystemen är kompatibla med varandra. Det finns också en diskussion om vilka sökorden och kategorierna ska vara, där bör man kanske ha samma som Vetenskapsrådet eftersom det kan underlätta sökandet i vår databas. Arbetet med att bygga upp databasen sköts rimligen av en projektledare och en arbetsgrupp (se nedan under Förslag).

8 1.9 Det vidare arbetet Det kan vara idé att överväga att köpa in något av de system som andra lärosäten byggt själva (enligt principen att det är dumt om alla sitter och uppfinner hjulet gång på gång på varsitt håll). Det är viktigt att arbetet sker i nära kontakt med Vetenskapsrådet. En policydiskussion måste föras kring informationen i databasen: vilka forskare ska vara med? Bara de disputerade eller doktorander också? Ska det vara frivilligt att vara med? Hur mycket av informationen som kan och ska hämtas från de nuvarande systemen och hur mycket som bör nyproduceras är något man bör ha klart för sig på ett tidigt stadium, innan man börjar uppbyggnadsarbetet Förslag Arbetsgruppen föreslår att en projektledare med kompetens inom databas, information och kommunikation (rimligen en person med bibliotekskompetens) tillsätts snarast för att leda det vidare arbetet, lämpligast någon från högskolan som frigörs för att arbeta med detta. Projektledaren bildar en arbetsgrupp med representanter från högskolans webbnätverk (det vill säga folk från både informationsavdelningen och områdesinformatörer, IT och bibliotek) samt forskarrepresentant. Den gruppen ansvarar för genomförandet av upprättandet av en forskningsdatabas med utgångspunkt från det här dokumentet. Den arbetsgruppen bör också göra en plan för den vidare förvaltningen av databasen. Det gäller vem som ska sköta uppdateringar, vilket dock inte är något tidsödande arbete, eftersom antalet forskare inte är så skyhögt: på CBS som har fler forskare berättade den ansvariga att hon numera, sedan de kommit igång, enbart la ner i genomsnitt en timme i veckan på att göra uppdateringar (periodvis mer och periodvis mindre, förstås). Man bör också fastställa rutiner för hur informationen ska komma in till databasen och vilka skyldigheter som åligger forskarna, projektledare etc.

9 Del Exemplet CBS Systemet är egenutvecklat från grunden utifrån deras egna idéer och behov. Det är utvecklat i språket PHP och använder MySQL som databas för lagring av informationen. Första versionen tog ca 400 mantimmar att färdigställa. Till detta har ytterligare ca 200 mantimmar använts för att underhålla och anpassa systemet under resans gång. Systemägare är Biblioteket och förvaltas via gemensam drift. All sökning sker i realtid. Sökfunktioner är fritext, ämne, forskare, institut. All information är korsrelaterad med varandra för att göra det lättare att hitta ämne eller finna en expert Teknikspåret för en forskningsdatabas på Malmö högskola De mer detaljerade teknikbesluten bör tas då en specifikation för funktionalitet etc. är gjord, så att vi inte låser oss till en teknik som inte passar den tjänst vi vill göra. Men utifrån den grundfunktionalitet som definierats kan vi redan se några olika tendenser, t.ex. så kommer systemet antagligen båda kunna importera data och ev. också stödja att man skapar egna texter kring den inhämtade texten. I de första diskussionerna verka en modell med data som hämtas från redan existerande system vara det mest lämpade. Palasso MUEP Komp.reg. Forskningsinformationsdatabasen Forsk.projekt. (finns ej) Forskarnas hemsidor Dessa existerande system kan beskrivas utifrån hur de kan leverera information, och vilka format de stödjer. För vart och ett av systemen bör vi definiera vilka fält som ska visas fram, vilken information som kan fungera som unikt ID mellan data om forskaren och data om forskarens arbete.

10 MUEP Kan leverera XML enligt definierade namespaces med poster som beskriver den enskilde forskarens publikationer till Forskningsinformationsdatabasen. Poster ligger fritt tillgängliga ex.vis och kan användas på olika sätt, ett utdrag är t.ex. Telefon- och kompetensregistret Då det finns relativt stora problem med vårt nuvarande telefon- och kompetensregister i dagsläget är det frågan om man inte ska satsa på att göra ett nytt i samband med att man utvecklar forskningsdatabasen. Ett som de anställda själva kan ändra vissa fält och som stödjer bättre utsökningar. Palasso och hemsidor Det behöver göras mer genomgripande undersökningar av vilka tekniska möjligheter det skulle kunna finnas för databasen att hämta och använda information från Palasso och forskarhemsidor. Ovanstående stöd kan ligga till grund för val av programvara för portalen, och för att avgöra om vi själva kan utveckla systemet internt Nya tjänster Vi har inom arbetsgruppen berört behovet av att inom projektet skapa nya tjänster, t.ex. för en katalog med lämpliga sökord och för forskningsprojekt. Katalog med lämpliga sökord Inom högskolevärlden (framförallt inom biblioteksvärlden som traditionellt beskriver sina samlingar ämnesmässigt) finns ett flertal olika vokabulärer som ämnesmässigt försöker beskriva forskning. Vi bör utgå från någon av dessa för att underlätta arbetet, och i den mån det behövs lägga till specifika termer för Malmö Högskola. Några exempel som man kan titta närmare på är systemet som används av forskning.nu (om de använder något), ämnesträdet i MUEP,se som ägs av Vetenskapsrådet och Högskoleverket, alt. blicka ut mot det europeiska systemet CERIF. Forskningsprojekt MUEP innehåller i dagsläget publikationer från högskolans personal. Systemet skulle mycket väl kunna inrymma även beskrivningar av projekt Teknikval För tillfället utarbetas en specifikation för högskolans studentportal. Den bygger på delvis samma filosofi som forskningsinformationsdatabasen; d.v.s att data från olika av högskolans datasystem ska samlas i en portal. Ev. kan ett närmare samarbete skapas för att portallösningen blir så generell att den kan inrymma student- såväl som forskarinformation från högskolan. Båda har det gemensamt att utseende och layout ska kännas tilltalande (för student media), snarare än t.ex. lämpad för administrativa verktyg som flera av de system vi ska hämta data från ändå är.

11 Del 3. Appendix 3.1 Policy för en forskningsdatabas, Peter Jönsson 3.2 Remissvar på policyn, Peter Nilén 3.3 Remissvar på policyn, Sanna Camitz

12 3.1 Policy för en forskningsdatabas, Peter Jönsson Forskningsdatabas, bakgrund Samverkan med det omgivande samhället Högskolans roll i samhället har förändrats markant under de senaste decennierna. Krav på samhällsrelevans har visserligen funnits under lång tid, men 1977 ålades högskolorna i Sverige att informera om forskningens resultat. Högskolans uppgift att vara samhällsrelevant ibland kallad "den tredje uppgiften" förstärktes ytterligare i högskolelagen I den andra paragrafen står det att "Högskolorna skall samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet", vilket betyder att högskolan inte enbart ska förmedla kunskap, utan också vara beredd på att ta emot erfarenheter och problem utifrån. På senare tid har begreppet den tredje uppgiften ersatts med att samverkan och kommunikation ska ses som ett förhållningssätt gentemot omvärlden; samverkan ska vara välintegrerad i forskning och utbildning och inte uppfattas som en särskild uppgift vid sidan om de två andra (forskning och utbildning). Samverkansuppgiften kan indelas i tre huvudprocesser: forskningskommunikation; kunskaps- och innovationssystemet samt uppdragsutbildningar. Bland intressenterna ingår: allmänhet, näringsliv, offentlig sektor och andra organisationer. Till de övergripande målen hör demokrati- och kunskapsutveckling samt tillväxt och bättre utbildning (Högskoleverket 2004:38 R). För att kunna samverka på ett bra sätt måste högskolan således ha en öppen attityd visavi omvärlden, både på det lokala, nationella och internationella planet. Lokal samverkansprofil Samtidigt som det finns en statlig reglering, har varje högskola möjlighet att skapa sin egen samverkansprofil och etablera relevanta system för omvärldskontakter. För Malmö högskola beskrivs målen för samverkan i olika dokument. Orienteringsmålen i Malmö högskolas visionsdokument Där mångfald gör skillnad visar samverkansambitionen för kunskapsdelning och partnerskap. I Malmö högskolas Forskningsstrategier för framhålls att forskningen skall präglas av hög samhällsrelevans och ha utgångspunkt i aktuella samhällsfenomen: Detta ställer extra krav på interaktion med omgivande samhälle; både med offentlig och privat sektor. Forskningsinformationen måste avpassas så att den blir relevant för praktisk omsättning och att den blir framträdande i samhällsdebatten. Pappret Malmö högskolas samverkansuppgift (Dnr Mahr 19-05/371) poängterar en ökad och tydligt profilerande satsning på samverkansuppgiften, bland annat för att utveckla relationerna till intressenter utanför högskolan. Sammantaget: Malmö högskola ska utgöra en naturlig del i samhället. Händelser och processer i samhället ska i och med detta kunna få möjlighet att prägla verksamheten.

13 Högskolan måste således ha ett öppet förhållningssätt gentemot omvärlden om dessa ambitioner ska kunna realiseras. Bland annat ställs krav på att information lätt ska kunna överföras från högskolan såväl som in till högskolan. Förutom denna dubbelriktade genomsläpplighet behöver högskolan i den utåtriktade delen också kunna meddela omvärlden relevant, korrekt och så fullständig information som möjligt. Forskningskommunikation Forskningskommunikation riktad till olika målgrupper är en viktig del i samverkansuppgiften. Inte minst en demokratisk bevekelsegrund talar för att allmänheten på ett begripligt sätt ska kunna följa forskningens landvinningar. Forskningsinformation kan förmedlas på flera sätt, till exempel genom: öppna föreläsningar, populärvetenskapliga publikationer och presentationer på webbsidor. Informationsspridningen via Internet har ökat under senare år. Vidare resonemang kring forskningskommunikation bygger till stor del på denna informationsteknik. Alla sorters framställningar kan med fördel målgruppsanpassas; informationen till allmänhet, skola, media och forskarsamhället kan därmed differentieras. Kommunikation med den internationella publiken förutsätter dessutom att informationen skall vara tillgänglig på engelska. Tyngdpunkten i ansvaret för forskningsinformation vid Malmö högskola ligger på områdena, men det finns ett gemensamt ansvar för utvecklingsarbete, samordnat agerande av profileringsskäl, praktisk samordning och vid stödinsatser till speciella satsningar (Dnr Mahr 19-05/371) 1. Förbättringsarbete rörande högskolans forskningsinformation hanteras således bäst högskolegemensamt. Forskningsdatabas En databas ökar forskningsinformationens tillgänglighet, vilket är helt i linje med det öppna förhållningssätt som ska känneteckna Malmö högskolas verksamhet. En forskningsdatabas innebär att man som besökare kan söka information om högskolans forskning via pågående forskning, publikationer och individuella forskare. En databas underlättar arbetet att insamla, lagra och uppdatera data, liksom införandet av nya tillämpningar. En forskningsdatabas är alltså ett hanteringssystem som ger möjlighet att på ett smidigt sätt både få tag på och uppdatera information om högskolans pågående forskning, forskningskompetens och -publikationer. I databasen systematiseras hantering av forskningsdata, vilket innebär ökad tillförlitlighet och kontroll över dataspridning samt snabb åtkomst. Flera andra högskolor i Sverige har en forskningsdatabas, till exempel: Södertörns högskola, Mittuniversitetet och Umeå universitet. En sådan konstruktion förutsätter naturligtvis att det finns relevant information, eller data, att hänvisa en besökare till. Å ena sidan skall databashanteringssystemet vara av hög standard, å andra sidan måste den data som ska hanteras också hålla hög kvalitet, det vill säga vara heltäckande, uppdaterad och korrekt kategoriserad. Man kan säga att resultatet inte blir bättre än kombinationen av hantering och innehåll. 1 Sedan hösten 2005 görs under ledning av högskolans informationschef i samarbete med vicerektor för samverkansuppgiften och de områdesansvariga en översyn samt plan för hur den löpande samord-ningen av forskningsinformation till allmänheten bör organiseras.

14 Uppbyggnaden av en forskningsdatabas och dess implementering vid högskolan måste beakta och utnyttja befintliga informationstekniska strukturer och system så att en helhetslösning åstadkommes i stället för en särlösning för forskningsinformation. Helhetslösningen skall gagna alla verksamheters utveckling. Tillfället bör tas i akt att göra en översyn på vilket sätt kravspecifikationen för forskningsdatabasen kan utnyttja personaladministrationssystemet och samtidigt agera kvalitetsdrivande i fråga om hemsidor för forskning samt forskande personals personliga hemsidor. För forskningsinformation rörande högskolans publikationer länkas Malmö University Electronic Publishing lämpligen till forskningsdatabasen /några tankar om genomförandet/ Genomförande En högskolegemensam arbetsgrupp svarar för att forskningsdatabasen etableras vid Malmö högskola. Arbetsgruppen upprättar en kravspecifikation för forskningsdatabasen; det vill säga vilka uppgifter som databasen ska kunna förmedla till en användare. Med utgångspunkt från denna kravspecifikation undersöks vilken indata som behövs i kombination med en katalog av lämpliga sökord för att uppfylla kraven. I samråd med personalavdelningen, informationsavdelningen samt Bibliotek och IT producerar arbetsgruppen ett flödesschema som visar hanteringen av data, från inmatning till hur träffbilden av de olika sorternas information ska visas på bildskärmen. Kopplingen till befintliga administrativa system Palasso, MUEP samt kompetens- och telefonregistret ägnas extra uppmärksamhet. Insatsen som krävs för att länka samman befintliga system identifieras samt tids- och kostnadsbestäms under våren I arbetet ingår klargörande av vilka övriga stödåtgärder som behövs initialt för att göra information på forskningshemsidorna och alla forskande lärares personliga hemsidor relevant och sökbar. En plan görs också för vidmakthållande och uppdatering av denna information. Att forskningsinformation ska kunna ges till en nationell såväl som en internationell publik hålls i åtanke under utvecklingen av forskningsdatabasen. Till arbetsgruppen knyts en referensgrupp 2 som följer projektet. Forskningsstrategiska gruppen informeras fortlöpande under projektets gång om hur arbetet framskrider. 2 Förslag på personer som är lämpliga att ingå i denna referensgrupp emotses.

15 3.2 Remissvar på policyn, Peter Nilén och Jette Guldborg Vi tycker att det är mycket positivt med ett högskolegemensamt initiativ för att förbättra och stärka informationen och presentationen av högskolans forskning. Som det framgår av förslaget är det av flera anledningar en viktig fråga att fokusera på. Förutom av de många skäl som anförs, tycker vi att det också ur en demokratisk synvinkel är väsentligt att återkoppla forskningen till samhället och skattebetalande medborgare. Förslaget pekar på möjliga problemställningar och innehåller många goda tankar. Vi vill dock framföra följande. Organisation av arbetet Ska detta initiativ bli framgångsrikt är det av stor vikt att avsnittet på sidan 2, med början en sådan konstruktion... tas på allvar och realiseras. Är data i forskningsdatabasen inte heltäckande, uppdaterad och lättfattligt kategoriserad, är det bättre att inte att ha en databas. Det betyder att ansvaret och organisationen kring insamling av data ska vara tydlig och att det ska vara obligatoriskt att bidra. En slags kvittomodel : Ingen data inga centrala pengar (eller en mjukare variant: Ingen data mindre pengar) En databas som inte håller hög kvalitet, och därmed pålitlighet, är slöseri av tid och resurser och riskerar att ge en skev bild som inte gagnar högskolan. Erfarenheterna från det saligen avsomnade SAFARI- projektet, det tidigare nationella initiativet till forskningsdatabas med populärvetenskaplig inriktning, visar på behovet av en tydlig struktur kring inläggning och redovisning från forskarna. En av de viktigaste frågorna handlar troligen om hur man fångar ett engagemang hos forskarna i kombination med nödvändiga mekanismer/styrmedel kring inläggningen. Innehåll En fråga man kan ställa sig handlar om populärvetenskapliga beskrivningar i en forskningsdatabas; vilken ambitionsnivå bör finnas och vilka element bör populärvetenskapligt beskrivas i systemet (dvs forskaren själv eller hans/hennes publikationer). På sid 3 nämns en katalog av lämpliga sökord, vi antar att det kan handla om t ex ett ämnesträd för förbättrade sökningar. Här är det angeläget att forskningsdatabasen kan använda etablerade system som förhåller till omvärldens system, motsvarande VR/SCB/CERIF. Lära av andra Det är viktigt att dra lärdom av andras erfarenheter och att inte begå samma fel. Många har försökt, men få har lyckats. Begreppsförvirring Det förekommer bland annat ord som forskningsinformation och forskningskommunikation. Klargörande och definition, tack!

16 Namnet Forskningsdatabas kan fungera, men en risk finns att det tolkas som innehållande även ren forskningsdata, som rådata, mm. På sikt kan det förs tås finnas denna typ av data i lagringssystem/publiceringssystem/muep. Som vi läser förslaget syftar databasen i nuläget mer till information om forskningen och inte själva forskningsdatan. (Dvs Forskningsinformationsdatabas, även om det är på tok för långt..) Kompetensregistret Vi är tveksamma att lägga för mycket energi i kopplingen till kompetensregistret. Det är inte uppdaterat och inte ett verktyg som utvecklas. Det är bättre att satsa på att bygga ut informationen i PA-systemet Palasso. Andra medier I forskningsinformationen bör man uppmärksamma andra medier än text, t ex bilder (fasta, levande), ljud etc. Detta av hänsyn till de delar av allmänheten som inte har text som primärt informationsmedel. Samarbetsformer För ett effektivt genomförande bör möjligheten till samarbete uppmärksammas. På nationell nivå finns initiativ för svenskt forskningsinformationssystem där bl a Vinnova är inblandat. Samarbete med andra högskolor/universitet bör också undersökas. Koppling till existerande system och utnyttjande av existerande resurser System för forskningsprojekt finns fn inte vid Mah. Detta måste alltså byggas, alternativt använda något annat befintligt system, t ex publiceringssystem, för att ingå i en kommande forskningsdatabas. Ett mervärde i en forskningsdata kan i förlängningen finnas genom att data kan återanvändas. En möjlighet kan t ex vara att historisk forskningsinformation skulle kunna användas i Alumnisystem. Det är också angeläget att understryka att befintlig information som redan finns på högskolan, t ex personliga hemsidor vid områdena, ska kunna återanvändas i systemet. Jette och Peter N 2/2/07

17 3.3 Remissvar på policyn, Sanna Camitz Hej! Med anledning av att vi haft en diskussion om detta några i arbetsgruppen, så har jag ett par synpunkter på policydokumentet, som gäller den punkt som handlar om genomförandet: den arbetsgrupp som nu är tillsatt har som uppgift att förbereda arbetet med en projektdatabas, undersöka vad som ska göras och hur det ska göras, och lägga fram ett konkret förslag så småningom på hur projektet ska genomföras och med i så fall vilka andra kontakter inom högskolan. Nästa steg är sedan, som jag ser det, att utse en projektledare och eventuellt en ny arbetsgrupp (som kanske blir samma som den som är idag, men det beror ju på) som ansvarar för själva genomförandet. Jag menar därför att policyn ligger ett steg för långt fram i processen när den redan formulerar att arbetsgruppen ska ansvara för genomförandet och tillsammans med vem; där är vi inte än. Först måste det finnas ett specifikt formulerat uppdrag, där det är fastställt vem som är uppdragsgivare och vilken projektledare+arbetsgrupp som lämpligast genomför det. Men det är inte den nuvarande arbetsgruppens uppgift i nuläget. /Sanna