Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration - att realisera Konstfacks strategi : Förslag till uppdragsspecifikation

Transkript

1 KONSTFACK Beslutad i Högskolestyrelsen 10 november 2008 Rektor Ivar Björkman Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration - att realisera Konstfacks strategi : Förslag till uppdragsspecifikation Rektor har tillsammans med ledningsgruppen formulerat en uppdragsspecifikation för att i projektform driva arbetet med att utveckla och förbättra kvaliteten inom både utbildning och administration. Målet är att skapa en ändamålsenlig organisation för Konstfack som bidrar till att skapa en bättre kvalitet i både utbildning, forskning och administration. * Bakgrund Under de senaste åren har mycket hänt inom högskolan och vår omvärld. Nedan några exempel på händelser: Flytten till Telefonplan, vilken inneburit ökade kostnader för lokaler i form av ökade kostnader för lokalhyror och avskrivningar och räntekostnader på investeringar Läsåret 2007/08 startade det nya masterprogrammet enligt Bolognasystemet, vilket inneburit satsningar på både utbildnings- och administrativ nivå Ökad satsning på forskning och omvärldskontakter Övrigt som påverkat/påverkar vår verksamhet är följande: Pris- och löneomräkningen av Konstfacks anslag har legat på en lägre nivå än det faktiska utfallet för våra kostnadsökningar de senaste åren, vilket indirekt medfört krav på besparingar. Inget pekar i dagsläget på en pris- och löneomräkning kommande år som innebär täckning för våra ökade kostnader. Allmänt högre krav ställs på högskolornas uppföljning och rapportering till olika instanser Satsningar i samband med den ökade internationaliseringen Utbildningarna och studenternas arbete har blivit alltmer interdisciplinära Uppdelningen i kandidat- respektive masternivå. En ökad teoretisk undervisning på framförallt masternivå. En förändrad konkurrenssituation för de konstnärliga utbildningarna. Lärarna ägnar mer tid åt administrativt arbete och mindre tid åt utbildning Kommande införande av förändrad redovisningsmodell enligt beslut i SUHF ställer högre krav på ekonomisk kompetens inom hela organisationen Ej transparenta och delvis omotiverade skillnader mellan institutionernas budget per helårsstudent Sammantaget innebär ovanstående krav att vi måste utveckla vårt sätt att arbeta, samarbeta och organisera vår verksamhet. Organisationen behöver anpassas och utvecklas till att mer Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration sid 1

2 enhetligt och effektivt tillgodose verksamhetens behov och samtidigt skapa en större ekonomisk flexibilitet. Signalerna från departementet deklarerar tydligt att vi i framtiden kommer att få ett större självbestämmande och därmed frihet att utveckla vår verksamhet. Detta ställer också krav på större ansvar. Ett led i detta arbete är att profilera våra kunskapsområden och att skapa en organisation med administrativa stödfunktioner som stödjer dessa. Idag märks ett ökat interdisciplinärt tänkande inom utbildningarna vid Konstfack, där studenterna testar och tänjer på gränserna för de olika disciplinerna. Detsamma märks bland yrkesverksamma konstnärer och formgivare. Organisationen måste realisera de krav som länge funnits om att utifrån utbildningarnas och studenternas behov uppmuntra och möjliggöra samverkan för att nyttja gemensamma resurser och kompetenser. Vi har fortfarande långt att gå när det gäller att öppna de vattentäta skotten mellan institutionerna. Konstfacks forsknings- och utbildningsstrategi för slår fast att en central utgångspunkt är att låta ämnesområdena korsbefrukta varandra utan att särarten går förlorad. En utveckling av organisationen ska därför särskilt stödja en ökad direkt samverkan mellan institutionerna och möjlighet till interdisciplinärt arbete inom våra utbildningsprogram. I strategin betonas också vikten av att integrera konstnärliga förhållningssätt med djup materialkännedom och nya teoretiska infallsvinklar. Organisationens utveckling ska således återspegla en tydlig integration mellan praktik och teori. Konstfacks organisation ska också stödja extern samverkan med lärosäten och näringslivspartners. Den ska även bidra till att lägga grunden för en väl fungerande forskningsmiljö med tydlig återkoppling till grundutbildningen. Vi bör stärka och tydliggöra den innehållsmässiga kompetensen på övergripande nivå i syfte att leva upp till forskningsstrategin och Konstfacks engagemang i nuvarande och kommande forskarskolor. En nulägesanalys av våra medarbetares arbetssituation har tagits fram under läsåret 2007/08. Vidare har vi i vår forsknings- och utbildningsstrategi redogjort för våra strategiska insatser under åren I dagsläget finns ett antal pågående projekt som alla på ett övergripande sätt strävar efter att utveckla vår verksamhet på olika nivåer. Ett exempel är utvecklingen av våra kandidatprogram som vår kvalitetsansvarige håller i. Sammantaget utgör dessa rapporter och pågående arbete viktiga bitar i våra gemensamma strävanden att förbättra kvaliteten i utbildning, forskning och administration. Ledningsgruppen ser det som angeläget att ta ett helhetsgrepp om de förändringar som behöver göras. Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration sid 2

3 UPPDRAGSSPECIFIKATION * Syfte Syftet med projektet är att skapa förutsättningar för hur Konstfack bättre kan möta dagens och morgondagens krav på kvalitet i utbildning och forskning. Följande uppgifter har identifierats som viktiga i processen: Utveckla en tydlig organisatorisk struktur som stöder och skapar goda förutsättningar för kvalitet och effektivitet i kärnverksamheten Skapa enhetliga och effektiva administrativa och kommunikativa processer för planering, genomförande och uppföljning Omfördela resurser för att skapa utrymme för offensiva satsningar Projektet ska bedrivas utifrån följande utgångspunkter: Helhetssyn - arbetet sker utifrån perspektivet en gemensam högskola, d.v.s. en skola där alla arbetar mot en gemensam vision och tydliga mål Effektivitet - nya arbetssätt och verktyg utvecklas och införs Delaktighet - arbetet ska ske genom en öppen dialog * Mål Grundläggande mål för arbetet är att skapa: Högre kvalitet i utbildning och forskning En attraktivare arbetsplats Möjlighet att bättre nyttja våra resurser * Delmål Att skapa en högre kvalitet i verksamheten, med väl avvägda delar för kunskapsuppbyggnad, gränsöverskridande samarbete och effektivitet, ska uppnås genom att: a) Satsa på profilerade områden för att uppnå konkurrensfördelar i relation till andra högskolor både nationellt och internationellt b) Skapa ett tydligare och mer fokuserat visions- och måldokument. Slutföra arbetet med att utveckla Konstfacks nuvarande mål och vision som påbörjades hösten 2007 c) Tydliggöra programansvar och ansvar för samordning och utveckling av utbildningsprogram/nivåer d) Stärka den interdisciplinära samverkan direkt mellan utbildningarna e) Utveckla en ekonomi som bättre stödjer kärnverksamheten f) Skapa en bättre arbetsmiljö, utveckla anställningsvillkor och stödja arbetet med en långsiktig plan för kompetensförsörjning g) Införa tydligare och mer transparenta verktyg för budgetuppföljning och verksamhetsstyrning h) Skapa organisatoriska och resursmässiga förutsättningar för att stärka Konstfacks forskningsmiljö i) Stärka studentinflytandet i rådgivande och beslutande organ Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration sid 3

4 * Organisering av arbetet Projektet består av följande definierade delprojekt som tillsammans ska bidra till att Konstfack uppnår ovanstående mål och delmål. Organisation av kärnverksamheten och dess styrprocesser Delprojekt: Utreda möjligheten att dela in kärnverksamheten i färre enheter: - I detta ingår att föreslå hur institutionens och grundutbildningens styrning ska se ut. En ny organisation ska även bidra till en väl fungerande forskningsmiljö med tydlig återkoppling till grundutbildningen. I projektet ingår att utreda hur ansvar för gemensamma kurser och moment ska organiseras. Ansvarig: Projektledare Förslag senast 1/ Utveckla effektiva ledningsprocesser - Utveckla verksamhetsplaner på enhetsnivå Ansvarig: respektive verksamhetsansvarig - Utveckla verksamhetsplaner på central nivå Ansvarig: rektor - Utveckla mer effektiva möten för rådgivande organ: Ledningsgruppen och Verksamhetsforum. Ansvarig: rektor - Bättre förberedda rektorsbeslut och beslut i Högskolestyrelsen Ansvarig: rektor Förslag senast 1/ (gäller alla uppdrag under punkten Utveckla effektiva ledningsprocesser ) Riktlinjer för bättre resursutnyttjande och ökad transparens inom utbildningen Detta skulle exempelvis kunna vara att ange minsta antal deltagare för en kurs, riktvärden för kurskostnad per student/hpr. Förslag senast 1/5 2009*. Ansvarig: Avd utbildning och information *uppgiften reviderad av rektor. Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration sid 4

5 Översyn av Konstfacks verkstäder för bättre resursutnyttjande och ökad samverkan. Förslag senast prel 1/ Ansvarig: Ska utses En långsiktigt hållbar personalpolitik - Utreda principer för hur Konstfack i förlängningen ska möjliggöra både tillsvidareoch tidsbegränsade anställningar för lärare Förslag senast 1/ Ansvarig: Personalenheten Mer flexibel ekonomimodell - Förslag senast 1/ Ansvarig: Ekonomienheten Införande av ny redovisningsmodell (SUHF) - Förslag senast 1/ Införs 1/ Ansvarig: Ekonomienheten * Arbetsgrupper Till delprojekten knyts olika arbetsgrupper av medarbetare med specifik kompetens inom berörda områden. * Resurser För genomförandet avsätts resurser av Konstfacks tidigare upparbetade överskott. Till projektet knyts externt stöd i form av organisationsförändringskompetens. Ytterligare resurser för organisationens utveckling (personal- och IT-kostnader) ska beräknas. * Organisation Uppdraget ska utföras i projektform. En projektorganisation tillsätts av rektor för att genomföra uppdraget. En projektledare tillsätts med uppgift att - föreslå en projektorganisation - samordna alla delprojekt samt ta fram detaljerad tidsplan för genomförandet - Med beaktande av Konstfacks ekonomiska resurser ta särskilt ansvar för genomförandet av delprojektet Utreda möjligheten att dela in kärnverksamheten i färre enheter - svara för regelbunden information till organisationen i samråd med informatören - svara för återrapportering till styrgrupp (=ledningsgrupp) och ev referensgrupper - upprätta en riskanalys rörande de organisatoriska förändringsförslagen Bilagor Bilaga 1 Preliminär tidsplan Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration sid 5

6 Bilaga 1 * Preliminär tidsplan (ej klar) Projektet omfattar perioden 2009-xx-xx /9-08 Verksamhetsforum information/diskussion om projektet 23/9-08 Verksamhetsforum - uppföljande diskussion 29/9-08 Diskussionsmöte med personalorganisationer 30/9-08 Ledningsgruppen möte 2/10-08 Högskolestyrelsen - information samt diskussion om projektet 16/10-08 Professorskollegiet/VF budget och organisation 31/10-08 Förhandling med personalorganisationer före angivet datum 10/11-08 Högskolestyrelsen fattar beslut om uppdraget och budget för genomförandet 8/12-08 Information till all personal. xx/xx-08 xx/xx -09 Utlysning av konsultanställning Högskolestyrelsen fattar beslut om den nya organisationen (detta datum gäller som start för projektet). Under hösten 2009 implementeras de förbättringsförslag som godkänts av rektor. Bättre kvalitet i utbildning, forskning och administration sid 6