Närvarande: Ordinarie Ledamöter: Malin Welin, Försäkringskassan Anna Strand, (C) Partille kommun Johnny Öhman, Arbetsförmedlingen

Transkript

1 Styrelseprotokoll Samordningsförbundet Mölndal, Partille, Härryda, Lerum och Alingsås: Plats: Samordningsförbundets lokaler i Mölndal, Brogatan 16, vån 2 Tid: 24 november klockan Diarienr: Närvarande: Ordinarie Ledamöter: Malin Welin, Försäkringskassan Anna Strand, (C) Partille kommun Johnny Öhman, Arbetsförmedlingen Suppleanter: Soraya Zarsa Lundberg, VG regionen (S) Daniel Filipsson, (M) Alingsås kommun Bernt Runberg, (S) Mölndals stad Eva Andersson, (C) Lerums kommun Anmält frånvaro: Eva Mattson Hill, Eva Åkerström, Karin Skönvall Hesslind, Per Vorberg Justeringsdag: Annika Ruys-Hagberg Sekreterare Malin Welin Ordförande Anna Strand Justerare

2 681 Sammanträdet öppnas 682 Fastställande av dagordning Förslag på dagordningen har tidigare skickats för kännedom till styrelsen. Biträdande förbundschef önskar att anmäla en punkt under 690 övriga frågor avseende inköp av ett gemensamt journalföringssystem. Förbundschefen anmäler ytterligare en punkt under 690 övriga frågor avseende NNS höstkonferens. Soraya Lundberg anmäler också en punkt under 690. Beslut: Att fastställa dagordningen enligt förslaget inklusive tilläggen enligt ovan under punkten övriga frågor. 683 Revision på besök Förbundschefen har tidigare skickat för styrelsen till kännedom ett frågebatteri som revisionen har initierat. Förbundschefen har tagit fram underlag med sammanfattande svar som delgivits styrelsen före styrelsemötet i enlighet med tillvägagångssättet som använts även de föregående åren. Frågorna och styrelsens svar presenteras här nedan: 1) Hur har styrelsen upplevt arbetet under det gångna året (2015) med anledningen av att styrelsen är nytillträdd för året? De styrelseledamöter som är nya för året anser att det har tagit lite tid att komma in i rollen som styrelseledamot. Det har varit mycket värdefullt med gemensamma styrelsedagar, besök på verksamheterna och förbundschefens dragningar på kommunalfullmäktige/nämndsammanträdanden. Sammantaget tycker styrelsen att tjänstemännen har gjort det ett bra jobb för att underlätta processen att komma in i styrelsearbetet. Vidare bedöms förbundet ha en stabil organisation, både verksamhetsmässigt och ekonomiskt. 2) Vilken vision har styrelsen/ vilken utveckling förväntar sig styrelsen inom förbundet under 2016? Styrelsen har antagit en verksamhetsplan för verksamhetsåren Denna har arbetats fram under 2014 på olika nivåer inom förbundet och omsattes i en treårig verksamhetsplan. Visionen är att: //Samordningsförbundet skall arbeta för ett förändrat synsätt på välfärdsarbetet. Ett synsätt som innebär att all rehabilitering sker utifrån individers behov och förmåga, individens aktiva medverkan och att de samverkande myndigheterna tar ett gemensamt ansvar. Denna vision skall omsättas i de verksamheter som Samordningsförbundet finansierar.// Ordföranden i styrelsen bedömer att det finns ett större behov att prata om visionen, om hur den skall förankras hos alla styrelseledamöter och parter och hur man från var sitt håll på styrelsen kan verka för att förverkliga visionen.

3 Inför att verksamhetsplanen för skulle beslutas hölls det en framtidskonferens där nedanstående punkter framkom och som finns i verksamhetsplanen och gäller under Medlemsparterna borde kunna öka delfinansieringen för att fler personer skall kunna beredas samordnad rehabilitering genom de olika insatser som förbundet finansierar. Om förbundet ska kunna leva upp till att nå de personer som behöver en samordnad resurs för att komma närmare egen försörjning, krävs att mer resurser ges från parterna. I första hand bör statens tilldelning ökas markant och därefter fördelas, utifrån ett medborgarperspektiv, på ett mer rättvist sätt. Detta synsätt går i hand med den fördelningsmodell som tagits fram nationellt. Bör fortsätta se över möjligheterna till extern finansiering, exempelvis Europeiska Socialfonden (ESF). Dessa punkter har varit utgångspunkter i budgetprocessen. 3) Har styrelsen etablerat erforderliga uppföljningsprocesser in om förbundet? All, av samordningsförbundet, finansierad verksamhet följs upp via SUS (system för uppföljning av samverkan). SUS används som huvudsakligt verktyg i statens återrapportering av FINSAM till regeringen. Därav är det av yttersta vikt att data som matas in i systemet är fullständig och kvalitetssäkrad. För att säkerställa detta finansierar förbundet en gemensam resurs för systemet tillsammans med övriga förbund i VG-regionen. Förbunden delfinansierar även Indikatorprojektet. Projektet syftar till att ta fram ett antal indikatorer som kan mäta nyttan av samverkan, stegförflyttningen för varje deltagare. Pilotprojektet finansierades av regeringen och stöds av Örebro universitet, Socialstyrelsen och Nationella Rådet och NNS som projektägare. Flera i styrelsen poängterar också att det är viktigt med lokala utvärderingar för att kunna förankra och legitimera samordningsförbundets verksamheter lokalt hos parterna. Viktigt att man i budgetarbetet säkerställer resurser för att kunna utvärdera resultaten. 4) Finns det något avseende uppföljningen inom förbundet som styrelsen vill utveckla? Styrelsen är tydlig med vikten av att långtidsuppföljning av de deltagare som deltagit i förbundens verksamhet genomförs och följs upp. Därav görs långtidsuppföljningar av deltagare från verksamheterna Balder och Individsamverkansteamen. Resultatet redovisas i årsrapport och vid styrelsemöten. Ett utvecklingsområde är analysen av långtidsuppföljningen, som behöver fördjupas så att eventuella framgångsfaktorerna lättare kan identifieras. 5) Vilka styrkor och svagheter ser ni i VP 2016? Styrkor är att styrelsen är enig om målgruppen för rehabilitering. Svaghet är att den befintliga organisationen sätter vissa hinder utifrån begränsningar som kriterierna för olika verksamheterna innebär. Styrelsen behöver ta en diskussion

4 om man istället för fasta verksamheter har en paraply av åtgärder, som bedöms utifrån varje individs behov. Presidiet har gett i uppdrag till tjänstemännen i förbundet att göra en organisationsöversyn på Samordningsförbundets verksamheter. Översynen ska ta ställning till ifall den befintliga organiseringen av verksamheter är ändamålsenlig och flexibel nog för att resursanvändningen optimeras och att kompetensen finns där det behövs mest. Presidiet ger i uppdrag till förbundschefen och biträdande förbundschefen att kalla samman en arbetsgrupp med representanter från personalen för att göra en organisationsöversyn. Ett förslag med riskanalys presenteras vid något av de kommande styrelsemötena under våren Styrelsen ställer sig bakom presidiets förslag. 684 Fastställande av budget 2016 samt verksamhetsplan Det har varit en komplicerad budgetprocess i år. I och med statens förslag om att utöka budgetanslaget kom sent under hösten förutsattes en mycket snabb förankringsprocess hos förbundets parter. Soraya Lundberg informerar att det finns vissa oklarheter avseende tilldelningen från Västra hälso-och sjukvårdsnämnden. Hon har fått information om att nämnden har tagit del i uppgifter som innebär vissa tveksamheter om vårt förbund är i behov av utökade medel. Detta trots att nämnden fått en skrivelse, undertecknad av förbundets ordförande, där det framgår vilka konsekvenser ett negativt beslut skulle innebära för vårt förbund. Soraya Lundberg kommer att informera förbundschefen snarast när beslutet är taget på torsdag den 26:e november Eva Andersson ställer frågan till Anna Strand om Partille kommun har tagit beslut om den utökade tilldelningen. Eva Andersson hade genom politiken fått till sig att det fanns oklarheter om Partille hade tagit beslut om att bemöta den utökade tilldelningen. Anna Strand bemöter frågan genom att bekräfta att Partille tagit beslut om att bemöta tilldelningen redan den 26 oktober. Flera av styrelseledamöterna reagerar dock starkt på den informationen som delgivits, och poängterar att det är av yttersta intresse att få fram var informationen som kommit Eva Andersson tillhanda har sitt ursprung. Detta för att säkerställa att parternas beslut om tilldelning baserar sig på korrekt fakta. Styrelsen är överens om att alla ledamöter skall inleda dialog med sina representanter för att utforska i frågan vidare. Eva Andersson kommer att kontakta förbundschefen så fort hon har fått klargöranden i den informationen hon har delgivits. Med hänsyn till kvarvarande osäkerheten avseende tilldelningen, kommer samordningsförbundets styrelse behöva anta budgeten för verksamhetsåret 2016 under förutsättning att alla parter kan bemöta tilldelningen. Kommer tilldelningen inte att bemötas av regionen, behöver styrelsen att ta beslut om kommande process gentemot regionen. När väl alla beslut avseende tilldelning är tagna behöver förbundets budget preciseras. Förbundschefen anger att verksamhetsplanen är tagen för en treårs period ( ), och i det dokumentet som presenteras till styrelsen har bara tillförts mindre justeringar, som förbundschefen redogör för. Styrelsen diskuterar också om vikten att behålla den tidigare ambitionen om att bereda möjligheter till grön rehabilitering i alla kommuner. Styrelsen behöver diskutera ifall det finns möjligheter att samordna insatser kring grön rehabilitering framöver. Förbundschefen informerar om att det finns en utvärdering avseende verksamheten Fyrklövern på förbundets hemsida.

5 Beslut: Att fastställa beslut om att möta upp förslaget om statens tilldelning under förutsättning att alla parter kan bemöta tilldelningen. Att fastslå den föreslagna verksamhetsplanen för 2016 enligt förslaget. 685 Lägesrapport, uppföljning och genomgång av ekonomin i finansierade verksamheterna Styrelsen får information om att det finns inget speciellt att rapportera vad gäller verksamheterna, allt rullar på bra och verksamheterna håller budgeten. Vid förra styrelsemötet gav styrelsen i uppdrag till biträdande förbundschefen att ta fram en skrivelse, där det framgår ifall det går att identifiera några framgångsfaktorer i Individsamverkansteamets arbetssätt, som skulle kunna vara en förklaring till den relativt höga andelen lyckade resultat i verksamheten, framförallt avseende de personer som lyckas att höja arbetsförmågan ytterligare efter avslutad insats. Biträdande förbundschefen och samordnaren för Individsamverkansteamet har analyserat resultaten, och styrelsen har tagit del av en tjänsteskrivelse avseende individsamverkansteamet, och har inga uppföljande frågor. Arbetspraktikplatserna i form av Top Team, i samarbete med Panorama hotell är i full gång. 686 Arkiv och dokumenthanteringsplan Styrelsen har fått ta del i förbundschefens förslag till arkiv- och dokumenthanteringsplan. Dokumentet kvalitetssäkras av Mölndals stad. Beslut: Att fastställa arkiv- och dokumenthanteringsplanen enligt förslaget under förutsättning att Mölndals stad inte kommer med några invändningar. I fall det kommer några invändningar, så får planen revideras, och tas upp på nästkommande styrelsemötet. 687 ESF aktuellt läge Analysfas pågår på ESF-projektet inkluderande rehabilitering, genomförandefas startar i januari Vårt delprojekt Utökad Aktiv startar i Alingsås i januari Projektet bygger på tre ben, nämligen friskvård, vardagsrevidering och avslappning. Startkonferens för delprojektet är 13 januari mellan och inleds med gemensam lunch, där även styrelsen är inbjuden. Övriga som medverkar på startkonferensen är styrgruppen, förbundscheferna, projektledaren, ESFhandläggaren. En andra ansökan avseende mentorskapet är inlämnad, beslut om beviljade medel kommer att fattas 11 december. CSR har en önskan om att samtliga dess medlemmar skall gå mentorskapsutbildningen. Förbundschefen delar med sig broschyrer avseende projektet. 688 Uppföljning av Intern kontrollplan Förbundschefen har uppdaterat det befintliga dokumentet med små justeringar, och informerar styrelsen om innehållet i dessa. 689 Handlingsplan för jämställdhetsintegrering Handlingsplanen görs gemensamt med SOF GBG Centrum och SOF GBG Väster. I stora drag är innehållet den samma som på tidigare år, med något mer större fokus på att analysera siffror. Förbundschefen flaggar för en jämställdhetskonferens i Malmö den januari.

6 Jämställdhetskonferensen kommer att krocka med ett högnivåmöte, där man har som avsikt att förnya avsiktförklaringen som togs i samband med att HOJ-projektet avslutades. Presidiet föredrar att förbundschefen prioriterar deltagandet i jämställdhetskonferensen, och att förbundet lämnar ett skriftligt ställningstagande till högnivåmötet, där det framgår att förbundet även i fortsättningen står bakom den tagna avsiktsförklaringen. Pågår även just nu en jämställdhetsutbildning, och kommer att komma en JGL utbildning på våren. Beslut: Att fastställa handlingsplan för jämställdhetsintegrering enligt förslaget. 690 Övriga frågor 1. Ett extrainsatt styrelsemöte Med hänsyn till oklarheter inför budgetbeslut avseende verksamhetsåret 2016 tar presidiet ett beslut att ha extra styrelsemöte den 14 december klockan , i Hörsal 1, på Försäkringskassans lokaler i Gamlestaden. 2. Inköp av ett gemensamt journalföringssystem Biträdande förbundschefen ställer frågan till styrelsen om det finns möjligheter att verka för ett gemensamt journalföringssystem för förbundets medarbetare. I Samordningsförbundet i Halland använder man ett system, som är framtaget i uppdrag för Samordningsförbundet Halland. Vikten av möjligheten att föra journaler har aktualiserats i samband med att legitimerad personal som finns i förbundet saknar möjligheter till journalföring i dagsläget. Styrelsen är i grunden positiv till tanken om att finansiera ett gemensamt system, dock ges tjänstemannen i uppdrag att kontakta Samordningsförbundet Halland för att få fram uppgifter som styrker att användandet av systemet är välförankrat hos alla parter och att säkerheten i systemet är hög. Biträdande förbundschefen återkommer i frågan efter att ha fått svar från Halland. 3. Information om NNS höstkonferens Förbundschefen och Daniel Filipsson gör en kort redogörelse om höstkonferensen. Konferensen besöktes bland annat av Annika Strandhäll, som är socialförsäkringsministern. Samordningsförbunden har en oerhörd viktig roll i arbetet att tämja den ökande ohälsan. Integrationsfrågan kan vara också något som kan komma in på samordningsförbundets dagordning. Kontakt har tagits för att knyta an kontakter med forskarvärlden. Ytterligare en fråga som är viktig är att lyfta att komma ifrån sektoriella synsättet för de som har uppdrag i samordningsförbunden. 4. Soraya Lundberg önskar att alla styrelsehandlingar skickas som PDF framöver. 691 Jämställt styrelsemöte Styrelsen har antagit den nya handlingsplanen för jämställdhetsintegrering. 692 Sammanträdet avslutas Kommande datum för 2015 års styrelsesammanträde: 14 december extrainsatt styrelsemöte vid behov 12/ /

7 22/ JGL (jämställdhet, göra, lära) 3-4 februari (internat på Gothia) samt 3 mars /4 Nationell konferens för Finsam i Eskilstuna, i hotell Elite. Han, hon, hen 26/2-14/3 utställning på stadsbiblioteket i Göteborg.