Sammanträde med Vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott Tid: Måndagen den 7 Mars 2016, kl 16:00 Plats: Kungsgatan 9, vård- och äldreomsorgsförvaltningen, lokal Silvia Information och överläggningar A/ Förvaltningschefens information B/ Delegationer Ärendelista 1. Redovisning av klagomål och synpunkter helår Patientsäkerhetsberättelse Årlig grundläggande granskning 2015 kommentarer och synpunkter Anders Sandberg (S) Ordförande Brita Enbom Sekreterare Tel: E-post: brita.enbom@alingsas.se

2 Ärende 1 Redovisning av klagomål och synpunkter helår 2015

3 Datum: Handläggare: Christine Sjökvist SAS Direktnr: Beteckning: Dnr Redovisning av klagomål och synpunkter helår 2015 Ärendebeskrivning Vård- och äldreomsorgsnämnden är enligt Socialstyrelsens föreskrifter (2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, ansvarig för att det finns rutiner för hantering av synpunkter och klagomål. Verksamheten ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från vård- och omsorgstagare, anhöriga och övriga kommuninvånare. Enligt riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter samt riktlinjer för avvikelser, ska synpunkter från vårdtagaren, anhöriga eller annan enskild person som inte arbetar i vår verksamhet registreras som synpunkt eller klagomål. Beredning Sammanställning av klagomål och synpunkter redovisas till nämnd två gånger per år. Redovisning av klagomål och synpunkter för hela 2015 se bilaga. Förslag till beslut Vård- och äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens redovisning av klagomål och synpunkter för 2015 VÅRD- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Catharina Johansson Förvaltningschef

4 Datum: Handläggare: Christine Sjökvist Direktnr: Beteckning: Dnr Klagomål och synpunkter bilaga Socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens insatser ska vara av god kvalitet och säkra, socialstyrelsen ställer krav på att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas. En väl fungerande klagomål- och synpunktshanteringen utgör en viktig del för att åstadkomma en bra kvalitet och säkerhet för den enskilde. Klagomål och synpunkter från medborgare och andra myndigheter är en viktig del i kvalitetsarbetet för att upptäcka och förebygga fel och brister i verksamheten samt identifiera nya behov. Antalet inkomna klagomål och synpunkter redovisas i tabellen nedan Antal avikelser per år Kommentarer till tabellen 2009 antog vård och äldreomsorgsnämnden nya riktlinjer för hantering av klagomål och synpunkter, under 2010 implementerades den nya hanteringen i verksamheten. Hanteringen innebär bland annat att klagomål och synpunkter diarieförs vilket i sin tur betyder att det finns kännedom om samtliga klagomål och synpunkter som kommer till förvaltningen. Detta kan vara en orsak till den stora ökningen En annan orsak till den kraftiga ökningen kan vara att kännedomen om möjligheten att lämna in klagomål och synpunkter blev mer känd i verksamheten och rutiner för att systematiskt informera de som använder sig av förvaltningens tjänster infördes. Antalet diarieförda synpunkter och klagomål har sjunkit i jämförelse med föregående år men avviker inte nämnvärt från tidigare år, med undantag från 2010 och Det finns rutiner i verksamheten som säkerställer att samtliga som får hjälp och stöd från äldreomsorgen informeras både skriftligt och muntligt om möjligheten att lämna synpunkter och klagomål. Cheferna uppger i sin egenkontroll av verksamheten att riktlinjer gällande klagomål och synpunkter är väl kända i verksamheten. Vad handlar klagomål och synpunkter om? De flesta synpunkter och klagomål som kommit in handlar om missnöje och några innehåller även förslag till hur verksamheten kan förbättras. Även synpunkter med beröm till verksamheten har kommit in. Övervägande del av klagomål och synpunkter handlar om brister i omsorgen,

5 bemanningen på det särskilda boendet, omsorgen om den enskilde, dåligt städat, långt mellan måltider, smutsiga kläder, rörigt och brist på stimulans för de boende. Flera av dessa synpunkter och klagomål berör ett av de särskilda boende som finns i kommunen. Tre klagomål som berör extern verksamhet har kommit till kommunens klagomålshantering. Klagomål och synpunkter i den externa verksamheten Hemtjänst och äldreboende som drivs på entreprenad och enligt LOV hanterar själva de klagomål och synpunkter som kommit in till verksamheten och rapportrar endast antalet till vård och äldreomsorgen, under 2015 rapporterades 15. Synpunkter och klagomål som kommit in Brister i omsorgen Dyrt med hemtjänst Hemtjänstmottagare får inte veta vem som kommer nästa dag Anhöriga kan inte få kontakt med sjuksköterska under helg, telefonnummer finns inte tillgängligt på hemsidan Svårt att komma fram till chefer Brister i information om vad som ska hända under vistelsen på korttiden och därefter Lång kö till trygghetsboende Brister i bemötande och delaktighet Korttidsboendet upplevs som oroligt då vissa boende stör andra Bra att personalen är så flexibel Etikombud skulle finnas på varje enhet Förslag till förbättringar som kommit in Låt en städfirma städa korridorer, kontor och övriga allmänna ytor så personalen kan ägna sig åt de boende Vilka lämnar synpunkter Synpunkter och klagomål kommer från personer som har hjälp och stöd från äldreomsorgen, både på särskilt boende, i hemtjänsten och hälso- och sjukvård, anhöriga och personal.

6 Ärende 2 Patientsäkerhetsberättelse 2015

7 Datum: Vård- och äldreomsorgnämnden Handläggare: Kristina Bornhall Direktnr: 6742 Beteckning: Dnr Patientsäkerhetsberättelse 2015 Ärendebeskrivning Patientsäkerhetslagen ger vårdgivaren ett tydligare ansvar för att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och ska arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador. För att uppfylla kraven i lagen är vårdgivaren skyldig att senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse där det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten, och vilka resultat som har uppnåtts. Övergripande mål har varit att varje vårdtagare ska känna sig trygg och säker i kontakten med äldrevården. Likaså ska varje medarbetare kunna utföra sitt arbete under sådana förutsättningar att en säker vård kan ges. Ett ledningssystem ska tydliggöra och synliggöra verksamhetens kvalitet och dess resultat för vårdtagare, personal, och övriga medborgare. De viktigaste resultaten som uppnåtts är en fungerande synpunkt och klagomålshantering, en avvikelsehantering, som visar en ökning av antalet avvikelser som skrivs, vilket tyder på en ökad medvetenhet hos personalen. Beredning Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) och SOSFS 2011:9 säger att vi skall upprätta en patientsäkerhetsberättelse i vilken det ska framgår hur patientarbetet bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder vi bedrivit för att öka patientsäkerheten samt vilka resultat vi uppnått. Denna berättelse försöker uppfylla detta krav. Förslag till beslut Vård- och äldreomsorgsnämnden godkänner vård- och äldreomsorgsförvaltningens patientsäkerhetsberättelse för VÅRD- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Catharina Johansson Förvaltningschef Alingsås kommun, Vård och äldreomsorgsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 våning 2 Telefon: , Fax: vard.aldreomsorg@alingsas.se,

8

9 Patientsäkerhetsberättelse för vårdgivare År 2015 Dokumenttyp: Dokumentet gäller för, personalkategori: Fastställelsedatum, nämnd, paragraf: Diarienummer: Dokumentansvarig, befattning och namn: Senast uppdaterat: Uppdateras nästa gång: Kristina Bornhall, Medicinskt ansvarig sjuksköterska

10 Innehåll Sammanfattning 1. Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Struktur för uppföljning/utvärdering Uppföljning genom egenkontroll Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Samverkan med att förebygga vårdskador Samverkan mellan patienter och närstående Resultat Övergripande mål och strategier för kommande år Sammanfattande bedömning

11 Sammanfattning Patientsäkerhetslagen ger vårdgivaren ett tydligare ansvar för att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete och ska arbeta förebyggande för att förhindra vårdskador. För att uppfylla kraven i lagen är vårdgivaren skyldig att senast den 1 mars varje år upprätta patientsäkerhetsberättelse där det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som har uppnåtts. Varje patient/brukare ska känna sig trygg och säker i kontakten med vårdgivaren. Varje medarbetare ska kunna utföra sitt arbete så att en säker vård kan ges. Det ska finnas ett ledningssystem som tydliggör och synliggör verksamhetens kvalitet och dess resultat vilket är en förutsättning för att identifiera förbättringsmöjligheter. Detta skapar förutsättningar för det systematiska och fortlöpande kvalitets utvecklingsarbete. I kvalitetsarbete är det medarbetarna som är nyckeln till att skapa den goda äldreomsorgen som förväntas av oss. Varje medarbetare har ett eget ansvar att utföra sitt arbete med god kvalitet. Den mest omfattande åtgärden som vidtagits när det gäller det förebyggande arbete under året är det fortsatta arbetet med att hitta arbetssätt med Senior Alert. Rutiner för teamsamverkan finns nu på alla enheter. Att utveckla dessa team har påbörjats för att få ett lika arbetssätt. Förvaltningen fortsätter arbetet med att öka livskvalitén för personen med demenssjukdom genom att vara ansluten till det nationella registret för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid demens (BPSD). Parametrarna som sammanställs används individuellt för att öka livskvalitén för den enskilde exempelvis att minska på läkemedelsförbrukning. Modulen för avvikelsehantering införskaffades Den förenklar processen vid hanteringen av en inkommen avvikelse, vilket innebär att det sker ständiga förbättringar av systemet med kontinuerlig intern utbildning. Förvaltningen behöver fortsätta att utveckla samverkan med regionen, om tydliga förbättringar, som ger effekt för den enskilde, ska komma till stånd. Hösten 2014 fick cheferna information om patientlagen som började gälla januari Patienternas möjlighet till delaktighet i vården ska alltid prioriteras. Kommunikationen mellan sjuksköterska och vårdpersonal ett identifierat förbättringsområde. Kommunikationsverktyg SBAR testats med god effekt. 2

12 1. Övergripande mål och strategier Kommunfullmäktiges mål samt nämndens åtagande I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning Åtagande Uppnå en lägre nettokostnadsökning än vad som motsvaras av pris-/löne- och volymförändringar sammantaget. I Alingsås utvecklas vården och omsorgen efter individens behov. Åtagande Systematiskt arbeta för att öka förtroendet genom ett professionellt personcentrerat arbetssätt I Alingsås minskar vi vår miljöpåverkan genom energieffektiv omställning. Åtagande - Sträva efter ökad andel miljöklassade fordon samt fortsätta arbetet att se över om elcyklar kan komplettera och/eller ersätta delar av fordonsparken. Kvalitetskrav Vård och äldreomsorgsnämnden har sedan 2002 formulerat kvalitetsmål för verksamheten arbetade förvaltningen fram nya kvalitetskrav som ersätter kvalitetsmålen för att anpassa organisationen till kommunens nuvarande styrmodell. Kvalitetskraven ska liksom kvalitetsmålen omfatta all verksamhet, oavsett utförare som arbetar på nämndens uppdrag. De nya kvalitetskraven är utformade så att de riktar sig direkt mot våra tre huvudprocesser; äldreboende, hemtjänst och hemsjukvård. Kraven utgår från de områden som Socialstyrelsen har angett vara viktiga för att uppnå en god och säker vård och omsorg. Kraven finns beskrivna under följande rubriker: Säker vård och omsorg Självbestämmande och integritet Helhetssyn och samordning Trygghet och säkerhet Kunskapsbaserad verksamhet Tillgänglighet Effektivitet 3

13 2. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Enligt 18 i Hälso- och sjukvårdslagen har vård och äldreomsorgsnämnden hälsooch sjukvårdsansvar för följande grupper: Personer i särskilda boendeformer samt bostäder med särskild service (5 kap. 5,andra stycket, 7, tredje stycket samt 7 kap. 1, första stycket, socialtjänstlagen (SoL). Personer som omfattas av biståndsbedömd dagverksamhet (3 kap. 6,socialtjänstlagen), samt daglig verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Personer som erhåller hemsjukvård i ordinärt boende. Hälso- och sjukvårdsansvaret gäller för såväl Vård och äldreomsorgsförvaltningen som inom Socialförvaltningen samt privata utförare av delegerad hälso- och sjukvård. Dessa två förvaltningar har gemensam medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) samt en medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR). Nämndernas uppdrag är att styra, planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård upprätthålls. Vård och äldreomsorgsnämnden är vårdgivare och därför ytterst ansvarig för kvalitén på hälso- och sjukvården. Socialnämnden är ansvarig för vården som ges enligt LSS men vård och äldreomsorgsförvaltningen är vårdgivare för den hälso- och sjukvård som utförs på Socialförvaltningen. Verksamhetschefen skall enligt hälso- och sjukvårdslagen svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Nämnden har utsett förvaltningschefen till verksamhetschef enligt 29 hälso- och sjukvårdslagen. Detta innebär att förvaltningschefen har det samlade ledningsansvaret för att det finns tillräckligt med personalen som har rätt kompetens och att det finns lokaler och utrustning som behövs för att bedriva en god och säker vård. Enligt allmänna råd (SOFS 1997:8) ansvarar verksamhetschefen för Medicinska omhändertagandet Den löpande verksamheten Samordning och samverkan Rutiner och direktiv/instruktioner Personalens kompetens Uppföljning och utvärdering 4

14 Medicinsk ansvariga sjuksköterskan (MAS) ansvarar för att patienter får en säker och ändamåls enlig hälso- och sjukvård av god kvalitet. MAR ansvarar för verksamhetsområdet som i huvudsak omfattar rehabilitering. Medicinsk ansvariga sjuksköterska Ansvarar för att patienten får en säker och ändamålsenlig hälso- och sjukvård av god kvalitet. Ansvarar för att journaler förs i den omfattning som förskrivs i patientdatalagen. Ansvarar för att beslut om att delegera hälso- och sjukvårds insatser är förenliga med säkerhet för patienten. Ansvara för att det finns rutiner att kontakt tas med läkare eller annan hälsooch sjukvårdspersonal när en patients tillstånd fodrar det. Ansvarar för att utreda och anmäla allvarlig skada eller risk för skada lex Maria. Ansvarar för att patienterna får den vård och behandling som en läkare förordar om Ansvarar för att ändamålsenliga och behövliga väl fungerande direktiv, instruktion, riktlinjer och rutiner för läkemedelshantering upprättas, fastställs, följs upp och revideras. MAS har tillsammans med verksamhetschefen ansvar för att upprätthålla och utveckla verksamhetens kvalitet och säkerhet inom ramen för det ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet som finns för den kommunala hälso- och sjukvården. Enhetschefens ansvar Leda och utveckla verksamheten Informera och samverka med brukaren/patienten Analysera och hantera: - Risker - Avvikelser - Förslag, synpunkter/klagomål Verkställa rutiner/riktlinjer/beslut Skapa utrymme för lokalt förbättringsarbete Kompetensutveckla personalen och teamen Samarbeta med teamen, arbetsgrupperna och legitimerad personal Följa upp och utvärdera verksamhetens resultat Sprida erfarenheter och lärande inom verksamheten Rapportera till VC om utveckling och förbättring Hälso- och sjukvårdspersonalen ska enligt patientsäkerhetslagen ansvara för att hälso- och sjukvårds arbete följer vetenskap och beprövad erfarenhet Själv bära ansvaret för fullgörandet av sina arbetsuppgifter Delegera arbetsuppgift till annan om det är förenligt med god och säker vård Bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls Rapportera risker för vårdskada samt händelser som medfört eller kunnat medföra vårdskada Tillämpa offentlighets- och sekretesslagen vid hantering av uppgifter om patients hälsotillstånd och andra personliga förhållanden 5

15 3. Struktur för uppföljning/utvärdering Avvikelser Enligt övergripande riktlinje för avvikelsehantering ska en avvikelse eller vårdskada omedelbart dokumenteras, utredas och avhjälpas eller undanröjas. Vid allvarlig händelse ska ansvarig sjuksköterska/ sjukgymnast/arbetsterapeut/chef/mas/mar snarast kontaktas. I riktlinje finns en tydlig beskrivning av hur hanteringen av avvikelser hanteras i verksamheten. MAS sammanställer och redovisar samtliga avvikelser gällande hälso- och sjukvård och lex Maria till Vård och äldreomsorgsnämnden respektive Socialnämnden halvårsvis. Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål är ett forum i vilket patienter och närståendes synpunkter och klagomål hanteras. Det finns en tydlig information på Alingsås kommuns hemsida om hur man agerar då man vill framföra en synpunkt eller ett klagomål. Ett samarbete sker också med patientnämnden, vilket är ytterligare en väg att gå om man vill framföra en synpunkt eller ett klagomål. Alla synpunkter och klagomål dokumenteras på särskild avsedd blankett, som även finns tillgänglig på kommunens hemsida. Synpunkter och klagomål diarieförs och ansvarig chef utreder, analyserar och besvarar klagomålen. Nationella kvalitetsregister Vård och äldreomsorgsförvaltningen är anslutna till tre olika kvalitetsregister. Senior Alert är ett nationellt kvalitetsregister vars syfte är att skapa en bra infrastruktur och systematik för det förebyggande arbetet. I Senior Alert riskbedöms samtliga vårdtagare 65 år eller äldre, inom områdena fall, undernäring, trycksår och munhälsa och därefter vidtas åtgärder. Svenska Palliativregistret är ett nationellt kvalitetsregister som är till för alla som vårdar människor i livets slut. Syftet med detta register är att successivt förbättra vården i livets slutskede. BPSD Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid demens. BPSD registrets syfte är att minska BPSD och lidandet som detta innebär och att genom detta, öka livskvalitén för personer med demenssjukdom. 6

16 4. Uppföljning genom egenkontroll Verksamhetsuppföljning Ansvaret för hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten. Verksamhetsuppföljningen sker årligen. I vårt ledningssystem anger att Medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS och Socialt ansvarig samordnare, SAS är ansvariga för verksamhetsuppföljning. Granskningens genomförande sker med enkät och personliga besök. Resultat återkopplas till nämnden och verksamheten genom en skriftlig rapport. Granskning, mätning och besök Ett antal granskningar och mätningar genomförs årligen. Vissa genomförs på alla enheter, andra på ett antal utvalda enheter. Det kan vara olika anledningar till att en granskning eller mätning genomförs. Granskningar kan göras genom personliga besök eller utskick av frågor och de kan vara föranmälda eller oanmälda. Varje granskning/mätning som genomförs ska vara väl underbyggd och motiverad. Den granskande verksamheten ska alltid få en bakgrund till varför granskningen/mätningen genomförs. Egenkontroller Årligen skickas en web enkät till alla enhetchefer som svarar för sin verksamhet. Resultatet redovisas i nämnd samt i en kvalitetsberättelse. Dokumentationsgranskning Enligt patientdatalagen (SFS 2008:255) är en legitimerad sjuksköterska skyldig att föra en patientjournal. Syftet med att föra en patientjournal är i första hand att bidra till en god och säker vård av vårdtagaren. En patientjournal är en informationskälla för patienten, uppföljning och utveckling av verksamheten, tillsyn och rättsliga krav, uppgiftsskyldighet enligt lag samt forskning. MAS ska årligen genomföra en dokumentationsgranskning för att säkerställa en god kvalitet i hälso- och sjukvårdsdokumentationen. Brukarundersökning Resultatet från denna undersökning ligger till grund för fortsatt förbättringsarbete i verksamheten. Öppna jämförelser Syftet med Öppna jämförelser är att stimulera landsting och kommuner att analysera sin verksamhet, lära av varandra, förbättra kvaliteten och effektivisera verksamheten. Där finns möjlighet att jämföra information om kvalitet, resultat och kostnader inom vissa verksamhetsområden. Vård och äldreomsorgsförvaltningen lämnar regelbundet uppgifter till registret. 7

17 Avvikelser, synpunkter och klagomål Enligt gällande riktlinjer ska inkomna rapporter, klagomål och synpunkter sammanställas och analyseras varje kvartal. Analysen och sammanställningen skall ligga till grund för att kunna förebygga fel och brister, utveckla verksamheten och identifiera nya eller ej tillgodosedda behov. Förvaltningen tar del av inkomna ärende till patientnämnden. Nationella kvalitetsregister Resultaten från nationella kvalitetsregister återkopplas till verksamheten. 5. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Under året har åtgärder genomförts för en ökad patientsäkerhet. Läkemedelshantering Våren 2015 ändrades riktlinjerna för läkemedelshanteringen. Syftet med förändringen att ansvarig chef görs mer delaktig i delegeringsuppgiften samt att öka samverkan mellan chef, delegerad personal och sjuksköterskan. Ett annat mål med förändringen att öka kunskapen/kompetens hos den delegerade personal. Hälso- och sjukvårdsavdelningen har som rutin att kontinuerligt inhandla läkemedelsskåp som placeras ut i hemmen. Förändringen har genomförts som ett led i att öka säkerheten kring läkemedelshanteringen. Demens Implementeringen av att använda BPSD, registret har under fortsatt under året när det gäller de Särskilda boende. BPSD drabbar någon gång ca 90% av alla som lever med en demenssjukdom. Dessa symtom kan vara exempelvis aggresivitet, oro, apati, hallucinationer eller sömnstörning orsaker stora lidande Åtgärder - Personcentrerat vård - Gemensamt språk för personalen - Tydliga mål - Teamarbete - Kvalitetssäkring - Vårdtyngdsmätning - Enhetchef Teamarbete som en åtgärd har utvecklats tillsammans med ansvarig läkare att sträva efter att ingen läkemedelsförändring sker innan en BPSD bedömning är gjord. I nuläget har vi inget mätinstrument att tillgå för att säkerställa att det ger ett resultat utan endast en upplevelse att det minskar med läkemedelsförskrivning. 8

18 Rehabilitering Rehabiliteringsenheten har under året arbetet med riskanalyser i samband med fall. Genom utvecklingen av ett strukturerat arbetssätt med teamsamverkan minskas behovet av akuta lösningar för enskilda individer. Hygien Internutbildning har erbjudits till all vårdpersonal under hösten inom vård- och äldreomsorgen. Januari 2016 utkom Socialstyrelsen med en ny SOFS 2015:10, basal hygien i vård och omsorg. Kommunikation Under hösten har ett utvecklingsarbete mellan natt sjuksköterskor och natt vårdpersonal genomförts för att öka och säkra kommunikationen mellan personalgrupperna. Grupperna använde sig av kommunikationsverktyget, SBAR. Detta verktyg kan öka tydligheten vad som är problemet för patienten och vilka åtgärder som kan direkt kan utföras på plats. Hela gruppen positiva till detta verktyg. Att använda sig av detta verktyg kan resultera i att öka kompetens hos vårdpersonal för undvika onödig sjukhusvistelse. Planeringen är att införa detta arbetssätt i hela vård- och omsorgsförvaltningen. 6. Samverkan för att förebygga vårdskador Samverkan mellan kommuner, slutenvård och primärvård Alingsås kommun ingår i en samverkansgrupp (Närvårdssamverkan Södra Älvsborg) tillsammans med övriga kommuner i Södra Älvsborg, Primärvård och sjukhusen (Södra Älvsborgs sjukhus och Alingsås lasarett). Närvårdssamverkan ska förebygga framtida vård och omsorgsbehov inom Södra Älvsborg och ta bort trösklar mellan sjukhus, primärvård och kommuner. Under året har en arbetsgrupp arbetat med att förändra denna samarbetsform till att enbart Alingsås kommun och Lerums kommun samarbetar med Alingsås lasarett och primärvården. Ännu har inget beslut tagits i frågan. Samverkansmodell, Nio punkter, En värdeskapande samverkan Gruppen representeras av verksamhetschef från Lerum, Herrljunga och Vårgårda och Alingsås kommun, Närhälsan och privata vårdcentraler. Syftet Komma överens Kunna lita på varandra Ta tillvara på varandras kompetenser Att göra det bättre för de vi är till för Områden som samverkan gäller är Läkemedel, Dokumentation, Följsamhet SVPL, kontaktvägar, Samspel läkare, Utskrivningsklar patient, Brytpunktssamtal. Gruppen har jobbat med att skapa förutsättningar för ett närsjukvårdsteam, hemgångsteam samt mobil hemsjukvårdsläkare. Dessa åtgärder riktas mot multisjuka äldre. 9

19 Nationell patientöversikt, NPÖ med hjälp av NPÖ blir det möjligt för behörig vårdpersonal att med patientens samtycke ta del av journal information som registrerats hos andra vårdgivare. Samordning av vårdinsatser underlättas och en helhetsbild av patienten ger ett bättre beslutsunderlag för diagnos, behandling och uppföljning. Under året har en uppgradering skett av NPÖ vilket inneburit en ökad tillgänglighet av patientdata för legitimerad personal som i sin tur underlättat för den fortsatta vården. Avvikelser, som uppstår i kontakten mellan olika vårdgivare hanteras av en avvikelsegrupp vars syfte är att identifiera eventuella negativa mönster och/eller systemfel i vårdsamverkan samt utifrån analys av sammanställningen skapa underlag för kvalitetsförbättringsarbete. Avvikelsegruppens resultat presenteras i närvårdssamverkans gruppen. Pascal, ett nationellt digitalt ordinationsverktyg åtkomst för alla vårdkategorier som utför ordinationer. Här finns ännu inget skall krav att använda detta ordinationsverktyg endast rekommendationer. Vi ser från vår förvaltning en stor patientsäkerhet om alla vårdkategorier använder sig av detta verktyg. Här behövs ytterligare en samsyn över vårdgränserna. Regional chefsläkargrupp inom Närhälsan ifrågasätter patientsäkerheten i detta verktyg. Samordnad vårdplanering, överföra det medicinska ansvaret från en vårdgivare till en annan, vanligtvis i samband med utskrivning från sjukhus. Det finns gemensamt upprättade rutiner för samordnad vårdplanering mellan kommunerna och regionen. Rutinerna beskriver bl.a. krav på information till berörda enheter i samband med utskrivning från slutenvården. Under året har införts ett alternativ, webb möten. Samordnad individuell vårdplanering, dagens specialisering inom vård och omsorg och mångfalden av utförare ställer höga krav på professionerna kring effektiv samordning. För den enskilde kan det vara otydligt vad olika verksamheter gör eller planerar att göra. Samordnad individuell plan enligt lag Sedan 2010 står det i socialtjänstlagen, SoL och Hälso- och sjukvårdslagen, HSL att personer som behöver insatser från både SoL, socialtjänst och HSL, hälso och sjukvård ska en individuell plan upprättas. Planen ska innehålla 1. Insatser den enskilde behöver 2. Huvudmännens ansvar 3. Vilka åtgärder som vidtas av någon annan än kommuner och landstinget. 4. Vem av huvudmännen som har det övergripande ansvaret för planen En SIP gör att enskilda personer och deras närstående blir delaktiga i planeringen av insatser från socialtjänst och hälso- och sjukvård. Planen gör det tydligt vad olika verksamheter ansvarar för och vilka kontaktpersoner som finns. Den enskilde måste alltid ge sitt samtycke till att en SIP tas fram. sjukvårdslagen, HSL, att för personer som behöver insatser från både socialtjänst 10

20 Läkarmedverkan, regionen har ansvar för läkarinsatserna i de verksamheter som för övrigt ligger inom kommunens ansvarsområde. Avtalen reglerar samarbetsformer och gemensamma mål för samverkan inom den kommunala hälso- och sjukvården. Samverkansavtal, mellan Alingsås kommun och regionen finns och en uppföljning av följsamheten till avtalen sker årligen. De reviderades senast under hösten. Ett regionalt arbete pågår gällande hälso- och sjukvårdsavtalet vilket planeras vara reviderat och klart Riskanalys Vårdgivaren ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser som skulle kunnat inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Chefen ska därför regelbundet ta del av aktuella avvikelser samt genomförda åtgärder och därefter uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar igen, och bedöm vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. MAS/MAR ska därefter bedöma avvikelsen samt vidtagna åtgärder och avgör om ytterligare utredning behövs. En riskanalys ska genomföras då nya metoder och behandlingar införs, vid förändringar av inriktning på verksamheten, vid förändringar i personalbemanning samt vid andra förändringar som kan påverka kvaliteten för vårdtagaren. I samband med beslut och bedömningar som rör den enskilde vårdtagarens vård- och omsorgsbehov ska en riskanalys genomföras för att förebygga och förhindra skador. Ansvarig chef ansvarar för och initierar genomförandet av riskanalys samt att åtgärda identifierade risker för att förebygga att vårdtagaren kommer till skada. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Avvikelser Den som uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande, risk för missförhållande, vårdskada samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada är skyldig att genast rapportera detta. Skyldigheten att rapportera gäller alla (anställd, uppdragstagare, praktikant eller motsvarande under utbildning eller deltar i arbetsmarknadspolitiska åtgärder). Information om anmälningsskyldighet och rapporteringsskyldighet skall ges i samband med att en person påbörjar en anställning, ett uppdrag etc. Informationen bör sedan ges fortlöpande, dock minst en gång per år. Närmaste chef har ansvar för att information ges till de anställda. Klagomål och synpunkter Det är nämndens ansvar att ett klimat råder där klagomål och synpunkter ses som en tillgång i förbättringsarbetet. Information om rutinerna för klagomål och synpunkter skall ges till den enskilde och dess anhöriga i samband med upprättande av genomförandeplan eller vid inskrivning i hemsjukvården. 11

21 Det finns en särskild framtagen folder Hjälp oss att bli bättre! på vilken klagomål och synpunkter kan framföras. Utöver detta kan man framföra sina synpunkter muntlig, via brev, e-post eller via hemsidan. I de fallen som vård och äldreomsorgsförvaltningens personal tar emot muntliga klagomål eller synpunkter skall detta antecknas och skickas till förvaltningens registrator. Den chef som utreder klagomålet eller synpunkten ansvarar för att utredningen sker skyndsamt. Målet är att handläggningstiden inte får överskrida 14 dagar. Den som ansvarar för utredning ser till att nödvändiga åtgärder vidtas samt att återkoppling sker till den klagande. Utredningen skall dokumenteras och utmynna i ett förslag till åtgärd. Beslutet skall säga något om vilka åtgärder som synpunkten eller klagomålet föranleder. Varje medarbetare ansvarar för att ta hand om synpunkter och klagomål enligt fastställd rutin för hantering av klagomål och synpunkter. Arbetsledaren skall även ansvara för att en genomgång av klagomålsrutinen görs med all nyanställd personal som en del i introduktionen. Det är också viktigt att all personal vid minst ett tillfälle per år, vid en arbetsplatsträff eller särskild informationsträff, tar del av nämndens riktlinjer och rutiner kring klagomåls och synpunktshantering. Sammanställning och analys av klagomål och synpunkter Två gånger per genomförs en sammanställning och analys av inkomna klagomål och synpunkter. Denna delges till vård och äldreomsorgsnämnden, förvaltningschefen och ledningsgruppen. Analysen och sammanställningen skall ligga till grund för att kunna förebygga fel och brister, utveckla verksamheten och identifiera nya eller ej tillgodosedda behov. 7. Samverkan med patienter och närstående Genomförandeplanerna Genom att följa SFS 2010:659 3 kap. 4 sker samverkan med vårdtagaren och dess närstående vid upprättande av vårdplan/ genomförandeplan och omsorgsplan. Vårdtagaren och i förekommande fall närstående tillfrågas om deltagande. Vid problem sammankallas berörda för diskussion och lösning av problem. Vid utredning av vårdskada ansvarar patientansvarig sjuksköterska för att informera vårdtagaren om händelsen. I samband med inskrivning i Hälso- och sjukvårdsorganisationen ges alltid information om vart man vänder sig för att framföra klagomål och synpunkter samt att man kan kontakta Patientnämnden eller Socialstyrelsen för att framföra ett klagomål. Inom vård- och äldreomsorgen finns personal anställd som enbart har till uppgift att arbeta systematiskt med anhöriga. Anhörigstödet arbetar idag för att stärka anhörigas känsla av sammanhang genom att erbjuda insatser som ger den anhörige 12

22 egen tid, exempelvis i form av avlösning i hemmet och flexibel växelvård, för att öka hanterbarheten. Kunskapsöverföring i form av utbildningsinsatser och föreläsningar ges för att anhöriga ska kunna behärska sin situation på bästa sätt, det vill säga öka begripligheten. Genom att anhöriga känner delaktighet och respekt skapas förutsättningar för en meningsfullhet. 8. Resultat Avvikelser Det är viktigt att sammanställa och analyser inkomna avvikelser. Nämnden ska säkerställa att det finns riktlinjer och rutiner för bedömning av risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Nämnden får två gånger per år en sammanställning av samtliga inkomna avvikelser. Avdelningschefen som har ett övergripande ansvar för verksamheten inom sitt område ska regelbundet ta del av aktuella avvikelser. MAS/MAR bedömer avvikelsen samt vidtagna åtgärder och avgör om ytterligare utredning behövs. Medicinskt ansvarig sjuksköterska är ansvarig för att bedöma om en HSL-avvikelse är så pass allvarlig att den skall anmälas till Socialstyrelsen enligt lex Maria. Under 2015 har ingen anmälan skett enligt lex Maria. Totala antalet avvikelser 2015 Läkemedel Fall Omvårdnadshändels Bemötande Dokumentation Brister i information 13

23 2500 Totala antalet avvikelser Läkemedel och Fall Läkemedelsavvikelse Rapporterade fall Läkemedel Avvikelser i läkemedelshanteringen har rapporterats gällande vårdtagare i såväl särskilt som ordinärt boende. Avvikelserapporteringen gällande läkemedel omfattar samtliga vårdtagare som vård- och äldreomsorgsförvaltningen har hälso- och sjukvårdsansvaret för. Läkemedelsavvikelserna handlar till stor del att vårdtagaren inte får sin medicin på rätt tidpunkt eller utebliven insats. Fallskador och falltillbud Alla falltillbud har rapporterats inom äldreboende sedan många år. 14

24 Palliativ registret Svenska palliativ registret är ett nationellt kvalitetsregister som är till för alla som vårdar människor i livets slut. Idag beskrivs den sista veckan i livet genom att personalen som vårdat en just avliden människa besvarar ett trettiotal frågor. Oavsett sjukdom så är detta kvalitetsregistrets mål att alla som dör en av sjukvården väntad död skall kunna känna en trygghet. Under hösten har utbildning skett i symtomskattning för att minska förekomst av smärta, oro och ångest som är vanligt förekommande. Resultatet visar att det finns ordinationer på symtomlindrande läkemedel i de allra flesta fall. Dessa symtomlindrande läkemedel skall lindra smärta, lindra ångest, illamående och rosslig andning Resultaten visar även att vi behöver arbeta ytterligare med att använda validerade skattningsinstrument för att öka förutsättningarna för rätt symtomlindring. När det gäller användandet av dessa instrument behöver en insats göra till all vård personal under kommande år. 15

25 Senior alert Senior Alert registret visar att vi regelbundet använt oss av registret. Genom att använda Senior Alert som ett arbetsverktyg skapas förutsättningar för att upptäcka eventuella risker (fall, undernäring, trycksår, ohälsa i munnen) och erbjuda evidensbaserade åtgärder för att förebygga de risker som föreligger. Vi ser att täckningsgraden av hela processen är större än tidigare år och med det menas att utförs riskbedömning, åtgärd och uppföljningar kontinuerligt. Syftet med riskbedömningar är att där risk föreligger ska åtgärder planeras, erbjudas och utföras. Tabellen nedan visar antal riskbedömningar/enhetstyp som är gjorda där risk föreligger och minst en åtgärd planerats. Målet är att antalet utförda riskbedömningar med risk ska vara samma antal som antal som antalet där minst en åtgärd planerade. 16

26 . 17

27 18

28 BPSD REGISTRET NPI är en skattningsskala som kartlägger Beteende psykiska symtom vid demenssjukdom (Vanföreställningar, Hallucinationer, Agitation, Depression, Ångest, Eufori, Apati, Hämningslöshet, Lättretlighet, Motorisk rastlöshet, Sömnstörningar, Matlust/ätstörningar). I Alingsås kommun har NPI poängen minskat under Förklaring till siffrorna att den sammanlagda poängen efter bedömning av symtom, oftast är det siffran 4/symtom. Är den sammanlagda siffran under 20 är bedömningen att vårdtagaren mår relativt bra. När det gäller användandet av detta verktyg så görs det i större utsträckning än föregående år. 19

29 Verksamhetsuppföljning Verksamhetsuppföljningen sker årligen. I vårt ledningssystem anger att Medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS och Socialt ansvarig samordnare, SAS är ansvariga för verksamhetsuppföljning. Granskningens genomförande sker med enkät och personliga besök. Årets verksamhetsuppföljning, Riskförebyggande arbete. Vår sammanfattande bedömning visar att det granskade området riskförebyggande arbete är av god kvalitet. Hela resultatet har presenterats vid ett enskilt tillfälle i nämnden och finns att läsa i Alfresco, förvaltnings/ spec/ kvalitet. En frågeställning handlade om förståelsen av vad riskförebyggande arbete betyder och om tiden finns för detta arbete? Resultatet visade tydligt att här behövs kunskap om betydelsen att arbeta med rutiner för att arbeta systematiskt med riskförebyggande arbete. Reflektionen hos flertalet av vårdpersonal var att riskförebyggande arbete görs i mån av tid exempelvis tar bort mattor för att minska fallrisken men tid för att identifiera risker fanns inte alltid. När det gäller frågan om vårdrelaterade skador upplevde vi att de flesta grupperna hade kännedom om ordens betydelse. Dock saknas metod att identifiera riskerna för vårdskada. I intervjuerna framkom även här att det gör vi ju hela tiden exempel ser till att inga rodnader/tryck finns. Risker som identifieras dokumenteras i genomförandeplanen där det beskrivs hur arbetet genomförs. Vi kan se att personalgrupperna har en kompetens och ett stort engagemang som vi här kan kalla tyst kunskap. Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) är hälso- och sjukvårdspersonal skyldig till att bidra till hög (patient)säkerhet upprätthålls. Personalen skall i detta syfte till vårdgivaren rapportera risker för vårdskador samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. En riskanalys ska genomföras då nya metoder och behandlingar införs. Det finns en stor kunskap om vikten att rapportera avvikelser och att det är en del i förbättringsarbetet. Chefens återkoppling till arbetsgruppen leder till en ökad medvetenhet som i sin tur leder till engagemang hos medarbetarna. Samverkans möten fungerar i stort mycket bra i förvaltningen enligt vår uppfattning utifrån frågeställningen om samverkansmöten finns. Det vi menar med samverkansmöten är att olika personalkategorier delar sin kunskap för att samverka runt den enskilde. Frågan var ställd om det fanns inplanerade möten för samverkan och inte innehåll och kvalitet på samverkansmötet. Enligt SFS 2010:659 3 kap 4 ska samverkan med den enskilde och dess närstående ske vid upprättande av vårdplan/genomförandeplan. 20

30 Oanmälda besök Granskning genomfördes i egen regi och extern verksamhet under vecka 31 och 32 genom oanmälda besök i all verksamheten av MAS och SAS. Frågor har ställts till den personal som var i tjänst och tillgängliga vid tillfälle som granskningen genomfördes. Både ordinarie personal och vikarier har funnits på plats. Har personalen tillgång till rutiner och riktlinjer? Följs de basala hygienrutinerna, finns det handskar, handsprit att tillgå? Finns minst en ordinarie i tjänst? Känner personalen till hur en lex Sarah anmäls? Förvaras och hanteras kontanta medel enligt riktlinjerna? Bedömning Ordinarie personal vet som regel var rutiner och riktlinjer förvaras, vikarie vet oftast inte var de finns Vikarier säger ofta det finns alltid någon att fråga Basala hygienrutinerna följdes samt att handskar, handsprit fanns att tillgå, nagellack användes i några fall, förkläden används inte alltid På alla ställen förutom en arbetsplats fanns en ordinarie i tjänst Alla vikarier känner inte till lex Sarah eller hur det ska rapporteras Det förekommer att kontanta medel förvaras i medicinskåp vilket innebär att all personal har tillgång till de kontanta medel som förvaras på boendet Journalgranskning Enligt patientdatalagen (SFS 2008:255) är en legitimerad sjuksköterska skyldig att föra en patientjournal. Syftet med att föra en patientjournal är i första hand att bidra till en god och säker vård av vårdtagaren. En patientjournal är en informationskälla för patienten, uppföljning och utveckling av verksamheten, tillsyn och rättsliga krav, uppgiftsskyldighet enligt lag samt forskning. Enligt lagen ska en patientjournal alltid innehålla uppgifter om patientens identitet, väsentliga uppgifter om bakgrund till vården och anledning till mer betydande åtgärder, uppgift om diagnos samt planerade och vidtagna åtgärder. Vård- och äldreomsorgen använder sig av journalsystem, Magna Cura Granskningen visar att det finns brister i sjuksköterskans omvårdnadsdokumentation Journalerna kan vara svåra att följa sin systematik, oftast saknas utvärderingen. Jämförelse med granskningen som gjordes 2011 så har förbättring skett när det gäller att starta omvårdnadsplaner. 21

31 9. Övergripande mål och strategier för kommande år Verksamhetsuppföljning Ett arbetsverktyg har introducerats till alla enhetschefer för att underlätta analysarbete av verksamheten. Dokumentet skall resultera i en kvalitetsberättelse för Läkemedel Att fortsätta använda sig av avvikelse systemet för att förbättra den egna verksamheten. Antalet avvikelser kring läkemedelshanteringen fortsätter att öka kan dock skönja en viss förändring i trenden. Under året har det införts en ny riktlinje och rutin gällande delegering. Riktlinjen tydliggör vikten av kompetens, att ansvarig enhetschef tillsammans med delegerande sjuksköterska. Läkemedelsgenomgångar, Alingsås ligger högt i de nationella mätningarna vid jämförelse av antalet förskrivna läkemedel till äldre. I kommunens avtal med vårdcentralerna är läkemedelsgenomgångar ett prioriterat område för att sänka denna siffra. Senior Alert Fortsätta att riskbedöma alla vårdtagare enligt kvalitetsregistret Senior Alert. Utveckla teamsamverkan vid dessa möten. Palliativa registret Förbättringsarbetet inom det palliativa området kommer att fortsätta under året i område där det visas låg täckning. Resultaten visar även att vi behöver arbeta ytterligare med att använda validerade skattningsinstrument för att öka förutsättningarna för rätt symtomlindring. Här behövs en utbildningsinsats under kommande år. BPSD registret Förvaltningen har en projektledare, fortsätta utvecklingen, användningen av registret BPSD (Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid demens). Dokumentation Dokumentationen för legitimerad personal att bli mer personcentrerad, ökad delaktighet och lätthanterlig. Mobila lösningar planeras. Kommunikation Implementera SBAR, kommunikationsverktyget i hela vård- och äldreomsorgen. 22

32 Trygghemgång Trygghemgång uppstart januari. Syftet med trygghemgångs - projektet är att utveckla arbetssätt och arbetsmetoder för samverkan och som stödjer och samordnar insatser för den enskilde i hemmiljö. Ta till vara de specifika färdigheter som den enskilde behöver för att bibehålla sin självständighet och livskvalitet i vardagen. Socialförvaltningen har under året inte varit inkluderad i utvecklingsarbete tillsammans med vård- och äldreförvaltningen. Områden som behöver samverkas om är avvikelse hanteringen, dokumentationen, informationsöverföring och basala hygien rutiner. 23

33 10. Sammanfattande bedömning En sammanfattande bedömning är att den kommunala hälso- och sjukvården är av god kvalitet utifrån de granskningar och uppföljningar som genomförts. Emellertid finns det områden som behöver utvecklas för att nå upp till intentionerna i de lagar, föreskrifter, nationella och lokala riktlinjer som finns. De områden som ur ett patientsäkerhetsperspektiv är extra viktiga att fokusera på under 2016 Att följsamhet till riktlinje för avvikelsehantering ökar. Att fortsätta användningen av kvalitetsregister som ett underlag för förbättringsarbete inom palliativ vård, demensvård och förebyggande insatser. Att utveckla den interna samverkan ytterligare då detta är en förutsättning för en god vård och omsorg. Utveckla sjuksköterskedokumentation. Stöddokument i arbetet med att kontrollera, följa och utveckla verksamheten. SBAR, kommunikationsverktyg. Trygghemgång. Att verksamheterna arbetar med rutiner för att säkra patientsäkerhetsarbetet. Oavsett om det handlar om att bekämpa fall, tillämpa basala hygienrutiner eller att förebygga vårdrelaterade infektioner finns samma mönster. Engagerad ledning som efterfrågar resultat, en ändamålsenlig organisation där det råder förtroende mellan högsta ledning, verksamhetsnära ledning och hälso- och sjukvårdspersonalen. För det är bara med systematik och uthållighet vi kan skapa en ökad patientsäkerhet. 24

34 Ärende 3 Årlig grundläggande granskning 2015

35 Revisorerna Göteborg Alingsås kommun Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Miljöskyddsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Valnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Årlig grundläggande granskning 2015 Kommunens revisorer har genomfört ovanstående granskning. Rapport har upprättats efter genomförd granskning. Rapporten fastställdes på revisionsmöte den 26 januari varvid revisorerna beslutade att sända rapporten till nämnden. Våra granskningsrapporter skall löpande redovisas till kommunfullmäktige under året. Vi skall redovisa rapporten vid kommunfullmäktiges sammanträde den 30 mars och skulle vilja ha Era kommentarer och redovisning på åtgärder utifrån granskningens rekommendationer så snart som möjligt, dock senast den 8 april. Skicka era svar till erik.soderberg@se.ey.com samt till kommunstyrelsen@alingsas.se för registrering i Revisionens diarium. Med vänliga hälsningar Erik Söderberg På uppdrag av kommunens revisorer Kopia till: Kommunfullmäktiges presidium

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85