SLUTRAPPORT Kompetensprojektet. ektet. Ekonomi Information och kommunikation Kansli Personal. Maj 2006 Maj 2007 Deltagande. augusti 2007 Anna Wersén

Transkript

1 SLUTRAPPORT Kompetensprojektet ektet Maj 2006 Maj 2007 Deltagande Ekonomi Information och kommunikation Kansli Personal augusti 2007 Anna Wersén

2 Innehåll 1 Bakgrund bild 3.. 1:1 allmänt, syfte, mål bild 4.. 1:2 beställare och projektmottagare bild Levererat slutresultat bild Beställning i förhållande till slutresultatet bild Projekt förlopp bild Erfarenheter och tips framöver bild Vad hände efteråt bild 54

3 1 Bakgrund

4 1:1 Allmänt Syfte, uppsatt projektmål, förväntat resultat

5 Personalpolitisk strategi personalpolitiska handlingsplanen Arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt kompetensutvecklingsarbete för alla anställda så att ökat lärande sker. Organisationen ska vara så öppen att gränsöverskridande former för lärande kan genomföras där olika kompetenser möts och berikar varandra. Klk:s återkommande personalenkäten visade att kompetensfrågan behövde utvecklas och förbättras (Mål) Andelen som upplever att chefen ägnar tid för att stödja och vägleda sina medarbetare skall öka från 73 procent till 80 procent

6 Projekt direktiv: Kommunledningskontoret ska starta ett särskilt projekt som syftar till att ta fram en modell för kompetensanalys och kompetensplanering inom förvaltning. Det är också önskvärt att utveckla en gemensam syn på kompetensfrågor. Projektets uppgift är att med utgångspunkt från verksamhetens utvecklingsmål analysera vilken kompetens som behövs för framtiden. Grundtanken i projektet är att lägga fokus både på enhetens verksamhetsutveckling och på den enskilde medarbetarens kompetensutveckling. Projektet ska således resultera i en utbildningsplan för såväl gemensamma aktiviteter som individuella utvecklingsplaner för varje medarbetare.

7 Kopplas till pågående projekt FAIR Framtidsanpassad inkluderande modell för; Rekrytering av nya medarbetare Utveckling av befintliga medarbetare Metoder och teknik Metoder och teknik

8 1:2 Beställare och mottagare

9 Projektorganisation Beställare Marianne Dalesjö/Anders Major Styrgrupp berörda chefer inom Klk:s ledningsgrupp Projektledare Anna Wersén, projektsamordnare Carolina Bjurling Projektgrupp max 8 nyckelpersoner + fackligt ombud Mottagare av projekt omfattar Klk:s alla medarbetare inom berörda avdelningar Konsult anlitas för de strategiska delar.

10 Projektperiod Våren 2006 hösten 2007 Start med arbetsgrupp våren 2006 Avslut med medarbetarsamtal och individuella utvecklingsplaner våren 2007 Utvärdering och dokumentation hösten 2007

11 Chefsrollen (projektmottagare) personalpolitiska handlingsplanen Chefen ska klargöra mål och ansvarsområden, roller och förväntningar för sina medarbetare. Det är chefens uppgift att ha kunskap om vad medarbetaren presterar och att ge feedback på utfört arbete. Chefen ska organisera arbetet så att allas erfarenheter tas tillvara och att varje medarbetare ges förutsättningar att utvecklas.

12 Medarbetarrollen (projektmottagare) personalpolitiska handlingsplanen Medarbetaren ska ta aktivt ansvar för sitt eget och organisationens lärande. Medarbetaren ska förstå sin roll och betydelse av det egna arbetet och medverka till att skapa den hälsosamma arbetsplatsen. För att utveckla medarbetarskapet är dialog, stöd och uppbackning från närmaste chef och arbetskamrater en förutsättning.

13 2 Levererat slutresultat

14 Kompetensprojektet Ett ramverk för kompetensanalys är framtaget. 15 roller, definition av 100 kompetenser Självskattning medarbetarrollen nov-jan Medarbetarsamtal dec - feb Medarbetarrollen har prövats i medarbetarsamtalet Individuell utvecklingsplan Definitioner och struktur är samordnade med övriga projekt inom FAIR. Genomföra utvecklingsinsatser Utvärdera och revidera (accepterade kravprofiler) inför nästa medarbetarsamtal

15 Roller som är framtagna med kravprofil Generell medarbetarrollen i Järfälla kommun Specifik medarbetarroll inom Klk Administratör Beställare Ekonomiassistent Redaktör Kunskapsförmedlare Löneadministratör Projektledare Processutvecklare Registrator Receptionist/telefonist Sakkunnig/specialist System/modulansvarig Sekreterare Systemförvaltare Utredare Arbetsmaterial som ska skruvas till under projekttiden

16 Kravprofil Kravprofilen är en målbild för en specifik roll, vilka kompetenser som ingår och vilken nivå som krävs för just för den specifika rollen.

17

18 Självskattning - kompetensprofil Medarbetarna skattar själv sin egen kompetens och jämför den mot de kravprofiler som anges för rollerna. Medarbetaren ser då sin kompetensprofil. Analysen fullföljs i dialog med chefen vid medarbetarsamtalet.

19 Självskattning och värdering exempel på nivåer 1=har viss kunskap om: ingen erfarenhet, skulle behövas mycket stöd för att kunna tillämpa 2=kan/kan utföra/tillämpa i stort sett på egen hand: om man behöver hjälp handlar det om att få svar på någon fråga eller få någon mer erfaren persons syn på saken 3=kan bra/har goda kunskaper: kan ge stöd och hjälp åt andra 4=kan mycket bra och kan även ge stöd åt andra: ska kunna vidareutveckla området och skapa något nytt, är specialist.

20 Kompetensgap Kompetensgapet visar individens utvecklingsbehov i förhållande till den angivna kravprofilen.

21 Medarbetarsamtalet en dialog om mål och resultat (Klk;s modell för medarbetarsamtal nov 2004) Medarbetarsamtalet är en utvecklingsmöjlighet för bägge parter och därmed för organisationen i sin helhet. Utgångspunkten är en öppen och konstruktiv dialog om lärande och utveckling i arbetet. I samtalet ska båda parterna kunna ge och ta kritik och våga reflektera över sina svaga och starka sidor. Lönekriterierna är hjälpmedel för att värdera och beskriva individuella prestationer och arbetsresultat. Nytt Kravprofilen för de roller som vi arbetar inom och kompetensbaserad samtalsmetodik är hjälpmedel för att bedöma utvecklingsbehov

22 Kompetensbaserad samtalsteknik vid utvecklingssamtal Berätta om en situation när du... Vad försökte du uppnå / åstadkomma... Vad gjorde du / hur agerade du... Vad ledde det till för resultat / hur gick det / vad ledde det till... Om det finns ett förändringsbehov, titta på Vad kunde du ha gjort istället? Vad hade det lett till för resultat? Vad hindrar dig från att göra på det sättet? Hur vill du att det ser ut i framtiden Formulera en plan och tydliggör mål, aktiviteter och tidsplan för insatsen

23 Samarbetsförmåga exempel frågor Vad brukar du få för roll i gruppen? Vad har du fått för feedback på ditt sätt att samarbeta med andra? Brukar andra komma till dig för att få hjälp? I vilken typ av frågor? Varför kommer de till dig? Berätta om en situation där relationerna har skurit sig. Vad var det som hände? Hur löste det sig? Hur kunde du gjort på ett annat sätt?

24 Datum PERSONLIG UTVECKLINGSPLAN Medarbetare Yrkesroll Personalansvarig chef Baserad på medarbetarsamtal Bilagor Datum för uppföljning Övrigt MÅL OCH ARBETSUPPGIFTER Uppdrag inför kommande period Kunskaper och kompetenser som krävs för detta UTVECKLING Utvecklingsområden Utvecklingsmål aktiviteter och tidsplan Vad krävs av organisationen för att uppnå detta? Vad krävs av chefen för att uppnå detta?

25 exempel: Kompetenskartläggning I samband med utvecklingssamtal stämts kompetensnivåer av med chefen. Grön flagga innebär att kompetensen är avstämd. Ingen flagga innebär att medarbetaren har ändrat kompetensnivån efter det att kompetensnivån stämts av med chefen. Medarbetaren har möjlighet att ange om han är motiverad arbeta i kompetensen eller ej. Målbild för medarbetarens kompetens. Detta används t.ex. i samband med utvecklingssamtal Datum då medarbetaren ändrade kompetensen senast. Användbart för att veta vilka kompetenser som är färska

26

27

28 3 Beställning i förhållande till slutresultat

29 En tillbakablick Information och avstämning inom klk:s ledningsgrupp Riktad information till enhetschefer Ägare/ beställare av projektet (personalansvarig inom Klk) slutade En person i KD:s stab utsedd som samordnare av projektet inom klk Nya chefer informerades, erbjudna om deltagande och tackade ja Arbetsgruppens workshops, enhetschefer inbjudna Uppsummering och avrapportering chefer Seminarium kompetensbaserat medarbetarsamtal medarbetare Seminarium kompetensbaserat medarbetarsamtal chefer Info samverkansgruppen Alla chefer justering roller Projektet har hunnit med att ta fram en modell för kompetensanalys och prövat medarbetarrollen i medarbetarsamtalet Andra roller har inte prövats Individuella utvecklingsplaner har inte hunnits med

30 Utvärderingsdiskussion med Malin Lindelöw Under mötet närvarade 10 chefer. Erfarenheten av att hålla medarbetarsamtal med stöd av medarbetarrollen och en kompetensbaserad samtalsteknik varierade. Någon hade inte hållit något samtal alls, några hade hållit två och en del hade hållit flertalet, approach hade också varierat. Några verkade ha följt metoden såsom avsågs medan andra hade sett det som en liten del av samtalet och bara ett fåtal hade integrerat den personliga utvecklingsplanen i samtalet såsom avsågs. Sammanfattningsvis kan man notera att det har varit svårt att uppnå en samsyn, trots dokumentationen, men att många positiva signaler bör tas som en uppmuntran för vidareutveckling.

31 Forts utvärderingsdiskussion Nästan alla uttryckte stöd för att fortsätta att utveckla metoden för medarbetarsamtal. Flera såg att samtalen hade berikats och ibland fördjupats och att medarbetare gett positiv feedback avseende detta. En övervägande majoritet ville tydliggöra kopplingen mellan den gamla modellen och den nya metodiken så att man får till stånd ett bra, logiskt flöde. En majoritet såg ett behov av att utveckla ytterligare roller. Några uttryckte viss oro för hur de olika rollerna sedan skulle integreras i medarbetarsamtalet. Flera synpunkter på skalan och några ytterligare nedre skalsteg behövdes, en övervägande majoritet som ville revidera skalan. skapa samstämmighet i tolkningen Alla upplevde att det fanns ett behov av ytterligare kompetensutveckling inom området utvecklingssamtal

32 Utvärderingsdiskussion arbetsgruppen 10 personer deltog Erfarenheten av att hålla medarbetarsamtal med stöd av medarbetarrollen och en kompetensbaserad samtalsteknik varierade. De flesta tycket att medarbetarsamtalet utifrån medarbetarrollen var en bra inledning, man kom in på bra ämnen att diskutera Några ansåg att samtalet utifrån medarbetarrollen hade tagit för lång tid De flesta önskade en utvecklingsdiskussion utifrån andra roller, mer yrkesspecifika, det skulle vara mer givande. Alla ansåg att man ska fortsätta med kompetensprofiler och roller eftersom diskussionerna hade blivit mer fokuserade på kompetens och utvecklingsbehov Endast för några få hade samtalet resulterat i en utvecklingsplan

33 Kritiska punkter hur har vi hanterat dessa?? Förutsättning en tydlig beställare/ ägare Delaktiga mottagare Alla berörda chefer engagerar sig i projektet och prövar modellen Lyssnar av förväntningar hos medarbetare Lägger till rätta så att förväntningar blir rimliga Skapar förståelse för processen Arbetar utifrån ett långsiktigt perspektiv med uthållighet Förankrar i Klk:s samverkansgrupp och på intranätet Resultatet måste kunna användas och kopplas ihop i såväl det dagliga som det långsiktiga kompetensarbetet.

34 4 Projektförlopp

35 Inbjudan Workshops kompetensanalys inom kommunledningskontoret Välkommen önskar Anna Wersén Datum 15 maj, 22 maj, 29 maj heldag Plats Freys Hotel Vasagatan/ Bryggargatan 12 B Vi börjar med kaffe kl 8 30 och skarpt i arbetsgruppen kl avslut ca kl Du får vara med om att: ta fram kompetensprofiler för roller som vi har inom Klk testa kompetensprofilen för den generella medarbetarrollen i Järfälla kommun som ledarskalakademin har tagit fram Förhoppningsvis lära dig en hel del om kompetens och kompetensanalys Förberedelse Påläst på avdelningens verksamhetsplan Tänka fritt och prestigelöst, vara generös med ditt deltagande och dina synpunkter och ditt engagemang Deltagare Britt-Marie Constantinides Britt-Marie Rydén Carolina Bjurling Emma Taylor Ulrika Andersson Eva-Lena Marklund Gunn Berglind Ingela Karlsson Jessica Lundin Maria Leffler Maria Persson Sara Lindgren Anna Wersén Lena Blom Processledare Per Palmér med dokumentatör Linda Nordfors 3s

36 Workshops etapp 1 10 deltagare som ska vara Pålästa på avdelningens verksamhetsplan Tänka fritt och prestigelöst, vara generös med ditt deltagande och dina synpunkter och ditt engagemang Diskussion Vilka är våra/mina mål och uppdrag idag och i morgon? Vilken kompetens behöver jag/vi för att klara uppsatta mål och uppdrag? Vilken kompetens har vi idag vilken behöver vi för att möta dagens och morgondagens krav? Referensmaterial; Personalpolitiska handlingsplanen, enhetens verksamhetsplan

37 Inbjudan till Workshops den 22 maj kl 14 ca 16 kompetensanalys inom kommunledningskontoret Välkommen önskar Anna Wersén Inbjudan till enhetschefer ekonomi, kansli och personal Plats Freys Hotel Vasagatan/ Bryggargatan 12 B Vi börjar med kaffe kl och skarpt i arbetsgruppen kl avslut ca kl Du kommer att får en dagslägesrapport om framtagandet av kompetensprofiler för roller inom våra enheter Stämma av hur vi går vidare för att se om något saknas eller är helt fel tex Deltagare Birgitta Orbert Britt-Marie Constantinides Britt-Marie Rydén Carolina Bjurling Eva-Lena Marklund Gunn Berglind Ingela Karlsson Maria Leffler Maria Persson Sara Lindgren Anna Wersén Lena Blom Processledare Per Palmér med dokumentatör Linda Nordfors 3s

38 Begrepp som vi arbetar med Kompetens Kompetensträd Roller Kravprofil Själskattning egen kompetensprofil Kompetensnivåer Kompetensgap

39 KOMPETENS Förmåga, vilja och kunskap att hantera arbetsuppgifter och uppdrag inom Järfälla Kommun

40 Roller En roll beskriver ett ansvarsområde inom ramen för en anställning arbetar man vanligtvis i flera roller,

41 Vad Beslut om projektmedverkan och start Planerad acceptans och beslutsprocess Var/vem Kommunledningskontore ts ledningsgrupp, Ksau och När Våren 2005 och hösten 2006 Kommentar Beslut fattades för projektmedverkan och projektstart (ekonomi,kansli och personal) Beslut om deltagare i arbetsgruppen Avdelnings- och enhetschefer Våren 2006 Svårt att avsätta tid Beslut om att pröva modellen under 2 år Avdelningscheferna och förvaltningschefen Juni 2006 Test Juni alt Aug Kompetensanalys medarbetarsamtal Individuell utvecklingsplan Verksamhetsplan Beslut om OK för kompetensprofiler för15 roller och för genomförande av analysen Avdelningscheferna och förvaltningschefen Augusti 2006 September 2006 Efter justeringar, förankrig och delaktigande ok för 4 roller Sätta tidpunkt för analysen och för medarbetarsmtal Beslut om att söka Mål 3- pengar Avdelningscheferna och förvaltningschefen Juni 2006 Projektansökan ska skrivas fram efter genomförd kompetensanalys och de individuella utvecklingsplanerna Beslut om genomförande av utvecklingsinsatser Enhet, avdelnings och förvaltningschef Utvecklingsinsatser för Roller inom Klk och på individuell nivå

42 Utgångspunkt Projektet bygger på: Vision 2015 Personalpolitiska handlingsplanen Verksamhetsplaner Medarbetarsamtalsmodellen Lönekriterier Arbetsvärdering Alla chefer engagerar sig i projektet, gör medarbetarna delaktiga, använder sig av medarbetarsamtal, godkänner kompetensprofiler och ser till att individuella utvecklingsplaner upprättas.

43 Kompetensförsörjningsprocess Vision, Mål och verksamhetsplan Identifiera kompetens Identifiera roller Gapanalys Individ Grupp Kompetenskartläggning Kompetensplanering Utveckla medarbetare Rekrytera nya

44 och tips framöver Erfarenheter

45 Systemstöd Om systemstödet används fullt ut är det ett hjälpmedel för både chef och medarbetare för att: Kartlägga kompetens på individ-, grupp- och organisationsnivå, Synliggör medarbetarnas vilja till utveckling och kompetens oavsett bakgrund. Upprätta behovsanalys och kravspecifikation i samband med rekrytering

46 Koppling till lönekriterier Ansvarstagande -förmåga att visa resultat i förhållande till verksamhetens mål och individ mål -förmåga att planera och prioritera Kompetens - förmåga att utveckla kompetens (mycket bra är medveten om sina egna styrkor och svagheter och tar initiativ till egen utveckling ) -förmåga att förmedla kunskap Kommunikation -förmåga att samverka med arbetskamrater -förmåga att kommunicera med kommuninvånare och övriga intressenter Service - förmåga att bemöta kommuninvånare och andra intressenter - förmåga att vara tillgänglig och flexibel

47 Ex fördelar kommentarer.. Man för diskussionen utifrån samma beskrivningar och har lättare hitta rätta lösningar på utvecklingsbehovet. Jag som medarbetare får tydligt veta/se vad som förväntas av mig och vilken typ av utveckling just jag behöver i mitt dagliga arbete för att lyckas i mitt uppdrag. Det blir tydligare vilken kompetens som krävs, om man har en färdig roll att diskutera utifrån. Då blir det (förhoppningsvis) också självklart att tex få gå utbildningar, kurser mm. Kanske enklare att se behoven. Det borde bli tydligare.

48 Ex problem som kan uppstå kommentarer.. I konkreta diskussioner skyls ju varken positiva eller negativa delar av kompetensen. Framförs det önskemål om att förbättra något som är tillfylles istället för något som är behövligt kan ju detta leda till en svårighet som samtalet ändå måste finna en lösning kring. Att inte ordentligt med tid sätts av för att ha medarbetarsamtalet. Att medarbetare/chef inte är förberedd inför samtalet. Att det inte finns tillräckligt med pengar att avsätta till kompetensutveckling. Att chefen inte känner sig bekväm med att ta upp just utvecklingsbehov med sina medarbetare, och därmed inte gör det... och medarbetaren går och tror att han/hon gör ett bra jobb. Det kan bli för fokuserat på rollen och att det tar för mycket tid av ett medarbetarsamtal. Att man inte har samma uppfattning, chef/medarbetare. Behovet av utveckling kan gå isär.

49 Kommunkompassen påpekar: Ett utvecklingsområde kan vara att fortsätta att utveckla kvaliteten på medarbetarsamtalen Det finns ingen kommungemensam mall för att upprätta individuella kompetensutvecklingsplaner men behoven ska lyftas och dokumenteras vid medarbetarsamtalen.

50 IDAG -> IMORGON Framtiden Idag

51 Hur kan vi använda resultatet? KOMPETENSANALYS Input till: Mål3 Verksamhetsplan Medarbetarsamtal Ledarprofiler äring på: Personalenkät FAIR Rekrytering Verksamhets utveckling Personalpolitisk Handlingsplan

52 Projektet är avslutat - hur går vi vidare? Beslut av styrgruppen augusti 2007 Ska vi fortsätta arbeta med kompetensprofiler? Ska vi utveckla medarbetarsamtalen enligt modellen? Om ja varför? Hur ska ett sådant arbete organiseras? Om nej varför? Enkät till alla berörda medarbetare samma som tidigare enkät + nya frågor?? Om ja- gäller att hantera kritiska punkter

53 Om ja att hantera.. Alla chefer engagerar sig och gör medarbetarna delaktiga, använder sig av medarbetarsamtal, godkänner kompetensprofiler och ser till att individuella utvecklingsplaner upprättas. Skapar förståelse för processen Arbetar utifrån ett långsiktigt perspektiv med uthållighet Förankrar i Klk:s samverkansgrupp och på intranätet. Modellen används och kopplas ihop i det dagliga och långsiktiga kompetensförsörjningsarbetet. (för utveckling av befintliga och rekrytering av nya) Formaliseras i ärendet till ksau om Klk:s hantering av 2006 års personalenkät.

54 Vad hände efteråt

55 Ks-au beslöt genom ärendet Uppföljning av personalenkät 2006 och förslag till utvecklingsåtgärder (september) fortsatt arbete med kompetensutveckling inom Klk Den modell som kompetensanalysprojektet (delprojekt inom FAIR) resulterade i ska under kommande år implementeras i ordinarie verksamhet och spridas till samtliga avdelningar. Detta för att skapa en gemensam syn på och vokabulär kring kompetens, roller och uppdrag. Återkopplingen vid medarbetarsamtalen ska ske utifrån tydligt definierade roller, förbestämda kravprofiler samt självskattning och alla medarbetare ska få en individuell utvecklingsplan.

56 Aktivitet Workshop chef medarbetarsamtal Workshop medarb Medarbetarsamtal Självskattning Medarbsamtal + utvecklingsplan Återkoppling/utvärd ledningsgrupp Återkoppling medarbetare Föreläsning Motivation o Arbetsglädje Översyn o justering av roller o komp Utvärdering enkät Aktivitetsplan Medarbetarsamtal Jan Chefer 8/1 Kl Medarb 9/1 eller 15/1 Kl Papper eller Mall eller feb system system mars Chefer 13/3 Kl Medarb 27/3 Kl april maj Alla inom klk juni juli aug sept X okt nov Persenkät De

57 Stödmaterial inför medarbetarsamtalet Rollhäfte med kravprofiler och definitioner Medarbetarens checklista inför medarbetarsamtalet Chefens checklista inför medarbetarsamtalet Mall för personlig utvecklingsplan Lathund för att ev arbeta i systemstödet

58 Impelemteringsstrategi Kompetensråd inrättas Nyckelpersoner utses som ges mandat att justera roller och kompetenser efter organisationens behov (sammanträder 2 gånger per år) Återkommande aktivitet före och efter medarbetarsamtalet (enligt aktivitetsplanen)

59 Ur nya personalpolitiska handlingsplanen FAIR - kompetensutveckling Kompetensutveckling ska bredda eller höja individens och/eller gruppens kompetens för att klara behovet av utveckling, förnyelse och omställning. Kravprofiler ska användas som hjälpmedel för att analysera och systematiskt bedöma utvecklingsbehovet. Kravprofilerna uttrycker kunskaper och beteenden som man bör sträva efter för att nå målen. Central åtgärd en vägledning/guide ska utarbetas för arbetet med kompetensutveckling

60 Ur nya personalpolitiska handlingsplanen FAIR- rekrytering För att underlätta och säkerställa rekryteringsprocessen finns en metod för Kompetensbaserad rekrytering (FAIR). Metoden ska användas när verksamheterna behöver ny personal. Den utgår från en behovsanalys och en kravspecifikation. Kravspecifikationen ska hjälper till att minska risken för diskriminering. Som ett stöd i hela rekryteringsprocessen finns en rekryteringsguide och ett webbaserat rekryteringsverktyg.