INFOBANK Våga Vara Egen 2014 regional mässa i UF-företagande

Transkript

1 INFOBANK Våga Vara Egen 2014 regional mässa i UF-företagande Grattis till beslutet att ställa ut på Uppsala läns häftigaste mötesplats Våga Vara Egen Mässan är en av höjdpunkterna på läsåret för många UF-företagare och vi är i full gång med att göra den så bra som möjligt både för er och för våra besökare. Tänk efter hur ni kan bidra till det! Vad har ni för mål med ert deltagande? Är det att sälja slut på era varulager? Att ta kontakt med så många nya människor som möjligt? Att lära känna andra UF-företagare? Oavsett vad är det viktigt att man sätter mål för sitt deltagande, och hålla sig till den planen under hela dagen, för att påminna sig själv om varför man är där. Ert mål är kanske att ta hem så många priser som möjligt? I så fall är det viktigt att lägga tid på de tävlingsbidrag som ska lämnas in i förväg. Läs mer om detta på webben. Nedan hittar du ett register över de allra vanligaste frågorna som kan uppstå i förberedelserna inför mässan. Vi hoppas att den kan hjälpa er i ert arbete, och rekommenderar starkt att läsa igenom hela dokumentet. Ni kommer häpna över hur mycket bra information följande sidor faktiskt innehåller INNEHÅLLSFÖRTECKNING MONTERINFORMATION... 3 VAR PÅ FYRISHOV KOMMER MONTRARNA ATT VARA UPPSTÄLLDA?... 3 HUR KOMMER MONTRARNA ATT SE UT?... 3 VAD KOMMER MONTRARNA HA FÖR MÅTT?... 3 VAD INGÅR I MONTERN SOM STANDARD?... 3 FÅR MAN HA TAK PÅ SIN MONTER?... 3 FÅR MAN BYGGA EGNA VÄGGAR OCH GOLV?... 4 VAD FÅR MAN FÄSTA PÅ MONTERVÄGGARNA?... 4 FINNS DET NÅGOT MAN KAN HYRA/KÖPA/LÅNA FRÅN UF TILL SINA MONTRAR?... 4 VAD GÄLLER FÖR ELFÖRBRUKNINGEN?... 4 FINNS DET TILLGÅNG TILL INTERNET PÅ MÄSSAN?... 4 VAD SKA MAN TÄNKA PÅ NÄR DET GÄLLER ÖVRIG INREDNING I MONTERN?... 5 VILKA TYPER AV ÖNSKEMÅL KAN MAN LÄMNA NÄR DET GÄLLER MONTERPLATS?... 5 NÄR FÅR MAN VETA VILKEN PLATS MAN BLIVIT TILLDELAD?... 5 MARKNADSFÖRING INFÖR MÄSSAN... 5 VAD KAN MAN GÖRA FÖR ATT FÅ SÅ MYCKET BESÖKARE PÅ MÄSSAN SOM MÖJLIGT?... 5

2 HUR KAN MAN GÖRA FÖR ATT MARKNADSFÖRA MÄSSAN?... 5 VART FÅR MAN TAG PÅ BILJETTER TILL MÄSSAN?... 6 VAR GÖR UF-KONTORET REKLAM NÅGONSTANS?... 6 INSTRUKTIONER VID ANKOMST PÅ MÄSSDAGEN... 6 NÄR KOMMER MAN TIDIGAST IN I LOKALERNA FÖR ATT PÅBÖRJA MONTERBYGGET?... 6 FINNS DET PARKERINGSMÖJLIGHETER VID ANKOMST?... 6 HUR SKA MAN TÄNKA NÄR DET GÄLLER SOPOR?... 6 NÄR SKA MONTERBYGGET VARA KLART?... 6 VAD SKA MAN TÄNKA PÅ ATT TA MED SIG?... 7 KOMMER MAN ATT KUNNA FÖRVARA VÄRDESAKER NÅGONSTANS?... 7 MÄSSDAGEN... 7 VILKA TIDER ÄR DET SOM GÄLLER PÅ MÄSSDAGEN?... 7 KAN MAN KÖPA MAT NÅGONSTANS I NÄRHETEN?... 7 FÅR MAN LÅNA SCENEN FÖR ATT MARKNADSFÖRA SITT UF-FÖRETAG?... 7 HUR FÅR MAN TAG PÅ UF-PERSONALEN OM MAN HAR FRÅGOR UNDER DAGEN?... 7 HUR KOMMER TÄVLINGARNA GÅ TILL?... 8 INSTRUKTIONER VID AVFÄRD PÅ MÄSSDAGEN... 8 NÄR STÄNGER MÄSSAN?... 8 FÅR MAN GÅ NÄR MAN STÄDAT KLART?... 8 EXTRA VIKTIGA FRÅGOR... 9 VART HITTAR JAG INFORMATION OM SJÄLVA ANMÄLAN TILL MÄSSAN?... 9 VAD HÄNDER OM MAN SOM ANMÄLT UF-FÖRETAG INTE DYKER UPP PÅ MÄSSAN?... 9 ÄR MAN SOM UF-FÖRETAGARE FÖRSÄKRAD PÅ MÄSSAN?... 9 HUR FUNKAR DET MED FOTOGRAFERING UNDER MÄSSAN?... 9 KONTAKTUPPGIFTER TILL UF-KONTORET

3 MONTERINFORMATION Var på Fyrishov kommer montrarna att vara uppställda? Själva mässmontrarna kommer att vara placerade på övre plan i Fyrishovs nybyggda multihallar, men vi kommer att ha verksamhet i flera intilliggande utrymmen på Fyrishov under dagen. Personalen i infodisken vid entrén kan hjälpa er att hitta rätt. Hur kommer montrarna att se ut? Alla montrar kommer att se likadana ut. Det kommer att vara 3-väggsmontrar med 2 x 2 m i golvyta, men där bägge sidoväggarna är kapade med 1 m på båda sidorna för att ge ett ljusare och mer öppet intryck för er som utställare och även för besökarna. Se bild nedan! (Bord och lampor på bilden ingår ej.) Observera att måtten är ca-mått. ca 1 m ca 2 m ca 1 m ca 2,48 m ca 2 m ca 2 m Vad kommer montrarna ha för mått? Bakre vägg (grön pil på bilden): Höjd: ca 2,48 m, bredd ca 2 m. Sidoväggar (röda pilar på bilden): Höjd: ca 2,48 m, bredd ca 1 m. Golvyta: ca 2x2 m (matta ingår i montern) Angivna mått är ungefärliga, tänk därför på att ha marginaler när ni beräknar era monterbyggen ifall det skulle skilja någon centimeter mellan de olika montrarna. OBS! Stolparna som håller ihop monterväggarna tar upp några centimeter i kanterna, så innerväggsmåtten blir något mindre (bakre väggen ca 1,92 m och sidoväggarna ca 0,95 m). Vad ingår i montern som standard? I monteravgiften som ni betalat i samband med anmälan ingår monterväggarna och grå matta samt eluttag (max 2000 W). Övrigt material tar man med sig själv. Får man ha tak på sin monter? Nej, men däremot har ni stora valmöjligheter på inredning av era montrar i övrigt. Maximal höjd att utnyttja är 2,48 m, dvs monterväggens höjd. 3

4 Får man bygga egna väggar och golv? Ja, det får man. De väggar man i så fall bygger själv ska monteras innanför och vara samma mått som de ordinarie väggarna. Tänk på att monterytan kommer att minska något då beroende på tjockleken på de egna väggarna, eftersom man får dubbla väggar. De egna väggarna får ej lutas mot de ordinarie väggarna, de måste stå för sig själva stadigt och stabilt. Även eget golv kan man lägga ovanpå den ordinarie montermattan om så önskas. Väldigt viktigt att tänka på marginaler om ni vill ha egna väggar och golv. Ta inte förgivet att era förbyggda väggar och golv passar perfekt väl på plats, ta med såg och andra verktyg ni kan behöva för att justera dem, både på längd, höjd och bredd. Se till att inte skada Fyrishovs golv eller monterväggarna vid egna byggen av väggar och golv! Vad får man fästa på monterväggarna? Har man egna monterväggar får man bestämma själv vad man fäster på dem. På de ordinarie väggarna får endast kladdmassa användas, dvs INTE tejp, lim, spik, nålar eller andra alternativ som skadar monterväggen. De får heller inte målas eller dylikt. I övrigt rekommenderar vi att hänga upp eventuella saker på väggarna med hjälp av snöre/fiskelina/ståltråd som man fäster i skåran på ovansidan av väggen. Specialanpassade krokar finns för utlåning i begränsat antal. Med hjälp av krokarna kan man hänga lätta saker på en höjd av drygt 2 m (krokarna hänger ned ca 40 cm från överkant). Tänk dock på att ha en plan B då inte krokarna går att förboka! Om man vill inreda sin monter med tyg kan man fästa det i skåran längst upp på monterväggen med hjälp av speciella plastpluppar som finns för utlåning på mässan. Dessa kommer dock också att finnas i begränsat antal så ha en plan B redo! Finns det något man kan hyra/köpa/låna från UF till sina montrar? Ja, det finns möjlighet att få tag på ståbord, barstol och spotlight via UF (samma material som vi visade under mässinspirationen). Dessa tre saker kommer man att kunna beställa via formulär på webben fram till 27 januari. Hyran för detta är: - Ståbord, 200 kr/st - Stolar, 100 kr/st - Spotlight 180 kr/st I infodisken på mässan kommer det att i begränsat antal finnas krokar till väggarna och plastpluppar till tygupphängning för utlåning. Dessa går ej att förboka, och det finns inga garantier på att det räcker till alla. Dessa lämnas tillbaka vid dagens slut. Vad gäller för elförbrukningen? Det ingår eluttag med tillgång till el i montern med en maxeffekt på ca 2000 W, som ej får överstigas. Om ni ska använda eldrivna saker i er monter glöm inte att rapportera in detta till oss via webbformuläret senast 27/1 så att vi kan beräkna varje monters elförbrukning. Observera att t.ex. vattenkokare och mikrovågsugn inte är tillåtet då de tar för mycket ström. Finns det tillgång till internet på mässan? Nej, inte som standard. Däremot kan man förbeställa detta mot en avgift, kontakta Elisabeth på UF-kontoret om ni är intresserade av detta. Att ta med sig eget mobilt bredband är också ett alternativ om man av någon anledning behöver internetanslutning i sin monter. 4

5 Vad ska man tänka på när det gäller övrig inredning i montern? Använd er fantasi och kreativitet när ni planerar för er monter! Om det inte är farligt, olagligt, störande eller riskabelt så är det mesta ok. Det är dock några saker vi särskilt vill uppmärksamma er på: - Levande ljus/eld och brandfarliga föremål/utrustning, som t ex frigolit, är inte under några omständigheter tillåtet. - Ha endast flamsäkra material tänk på brandrisken! Flamskyddsmedel ska användas på samtliga tyger och finns att köpa på t.ex. Clas Ohlssons. - Tänk på allergikerna bland besökare och utställare när det gäller starka dofter eller eventuella ingredienser man kan vara allergisk mot (ex. nötter). - Ni har er angivna monteryta till ert förfogande. Förutom att ni själva får röra er runt i mässlokalen hur ni vill, ska material och inredning vara begränsat till monterytan. Lappar/affischer får delas ut men ej sättas upp utanför montern. - Musik/ljud är helt ok, men ta hänsyn till de andra deltagarna på mässan och var beredda på att vrida ned volymen om besökare eller utställare störs. - Det finns bestämda regler för livsmedelshantering/livsmedelsservering och särskilda tillstånd kan krävas för det. Hör i god tid av er till Miljökontoret i Uppsala kommun (växel ) om det är aktuellt för ert företag. - Vid förstört montermaterial kommer vi att fakturera er för kostnaden som uppstår för att ersätta/reparera det som skadats. Om ni har särskilda idéer på inredning eller aktivitet i montern som ni är osäkra på, ring Elisabeth på UF-kontoret och kolla om det finns några regler att ta hänsyn till! Vilka typer av önskemål kan man lämna när det gäller monterplats? Eftersom alla montrar ser likadana ut och kommer stå i samma hall kommer man inte att behöva göra önskemål som rör detta. Montrarna kommer istället att delas ut enligt först till kvarn-principen. Monterplaceringarna finns publicerade på webben. När får man veta vilken plats man blivit tilldelad? Onsdag 15 januari publiceras monterkartorna på webben. Där kan man se exakt vilket monternummer man har fått och vart montern är placerad i hallen. Observera att man inte kan byta montrar sinsemellan! MARKNADSFÖRING INFÖR MÄSSAN Vad kan man göra för att få så mycket besökare på mässan som möjligt? Det är ditt och ditt UF-företags ansvar att bjuda in besökare till mässan. Bjud in alla du känner och glöm då inte rådgivare, kollegor, vänner, näringslivet, lärare, skolledningen och skolkamrater, familj, släkt och vänner. Ju fler besökare som kommer, desto roligare blir det för er! Hur kan man göra för att marknadsföra mässan? Maila/skicka brev, skriv ett pressmeddelande och skicka till tidningar/radio, sätt upp affischer, dela ut flyers, använd Facebook, Twitter, Instagram bloggar m.m. Ett annat tips är att ni ber era föräldrar och vänner göra reklam på sina arbetsplatser. Kom ihåg att alltid marknadsföra mässan som Våga Vara Egen regional mässa i UF-företagande Använd gärna vår banner (se sida 2 i detta häfte) och vårt event på Facebook för att sprida infon. Gå in på för mer info. 5

6 Vart får man tag på biljetter till mässan? Man kommer inte att behöva biljett för att besöka mässan detta år och vi kommer inte ta någon entréavgift. Om man ändå vill ha biljetter att dela ut till sitt nätverk kommer det att finnas i pdf-format på webben inom kort. Pdf-biljetterna kan ni självklart maila eller skriva ut och kopiera i obegränsat antal! Alla är välkomna att besöka Våga vara egen-mässan. Var gör UF-kontoret reklam någonstans? Vi på Ung Företagsamhet kommer att marknadsföra mässan på flera olika sätt. Dels bjuder vi såklart in representanter från bland annat länets näringsliv, lärare och skolledningar men vi kommer också att annonsera i lokaltidningar, använda oss av TV-reklam, sätta upp affischer, sprida information i våra nätverk, skicka pressmeddelanden m.m. Vi hjälper er alltså en del med marknadsföringen, men glöm inte att det är er egen marknadsföring som är avgörande för hur mycket besökare det blir i slutändan. Ni är 160 UF-företag på plats. Om alla utställande UF-företag bjuder in 20 besökare var resulterar det direkt i över 3000 besökare, så tänk på att det är ni som har makten! INSTRUKTIONER VID ANKOMST PÅ MÄSSDAGEN När kommer man tidigast in i lokalerna för att påbörja monterbygget? 08:30 påbörjas incheckningen. Innan man gör någonting annat anmäler man sig hos incheckningspersonalen vid infodisken i entrén, därefter har man 5 timmar på sig att färdigställa sin monter. All personal på mässan kommer att ha UF-tröjor på sig för att ni lätt ska känna igen oss. Finns det parkeringsmöjligheter vid ankomst? Det finns en hel del avgiftsbelagda parkeringsplatser i anslutning till Fyrishov. Kom ihåg att betala parkeringsavgiften så att ni inte råkar ut för p-böter! I- och urlastning av material sker enklast multihallarnas lastingång. Ni är väldigt många UF-företag som ska lasta i och ur samtidigt så tänk därför på att vi alla får hjälpas åt med framkomligheten. Låt inte bilen bli stående i onödan så att den hindrar andra. Lasta ur och i snabbt och flytta sedan bilen till parkeringen. Hur ska man tänka när det gäller sopor? Det kommer att finnas papperskorgar utställt i mässhallarna för mindre sopor, men inga stora sopor, som tex kartonger, får slängas där. För lite större brännbart material kommer det att finnas större containrar utomhus. Ej brännbart material och stora skrymmande sopor som t.ex. rester av egna monterväggar, tar man med sig hem igen. När ska monterbygget vara klart? Montern inkl städning ska vara klart allra senast Ni avgör själva när ni behöver vara på plats för att hinna klart innan dess. Tänk på att det tar mycket längre tid än vad man tror att bygga upp montern, så vi rekommenderar varmt att ni är på direkt från start! Förbered så mycket som möjligt redan innan, så går bygget snabbare. 6

7 Vad ska man tänka på att ta med sig? Utgå ifrån att ni ska ta med er ALLT ni kan behöva på plats - ingenting finns för utlåning! Bra att ha med sig är t.ex. stege, dammsugare/städutrustning och sopsäckar, saxar, tejp, snören, avbitartänger, såg och andra verktyg som ni kan behöva för att få till montern, skarvsladdar (jordade!) och grenuttag, växelpengar, kassalåda, kvittoblock samt block och penna för att anteckna kundbeställningar och annat på, m.m. Det är mycket att tänka på, så börja packa i tid. Samarbeta gärna med andra UF-företag, alla kanske inte behöver ta med sig allt om ni hjälps åt. Klä er bekvämt under bygget, de kläder ni ska ha på er under mässdagen sen kan ni ta med er för ombyte strax innan mässan öppnar. Under uppbyggnadsskedet på förmiddagen kan det vara kallt i hallarna då många dörrar står öppna, så ta med en varm tröja. Kommer man att kunna förvara värdesaker någonstans? Det kommer att finnas en bemannad garderob för besökares ytterkläder som ni också får använda er av. Förvara dock inga värdesaker där! Ni har eget ansvar för era egna värdesaker. Fundera kring om ni kan hitta på en smart och smidig plats för eventuella värdesaker i er monter istället, men tänk på att inga jackor, väskor etc får vara synliga i montern. Detta gäller även eventuella varulager. MÄSSDAGEN Vilka tider är det som gäller på mässdagen? Preliminära schemat är enligt följande (håll utkik efter förändringar på webben!) Incheckning och iordningställande av montrar. Samtliga montrar ska vara klara och städade 13:30! 13:30 Alla utställare samlas för ett kort pep-talk vid scenen Invigning + prisutdelning del 1, mässan öppnar :00 Prisutdelning del Mässan stängs Kan man köpa mat någonstans i närheten? Restaurangen på Fyrishov säljer mat, och man kan även handla snacks och dylikt i någon av Fyrishovs kiosker. Ni står själva för kostnader för mat och dryck under dagen. Ta gärna med er matsäck som ni kan äta innan mässan öppnar, man kan bli väldigt hungrig av att bygga monter! Får man låna scenen för att marknadsföra sitt UF-företag? Självklart, det tycker vi är jätteroligt! Man bokar scentid via formuläret på webben, senast 27 januari. Under invigningen och prisutdelningen är scenen upptagen av UFkontoret, men i övrigt finns massor av tid för er att ta en extra chans till att synas. Hur får man tag på UF-personalen om man har frågor under dagen? Förutom vi som är anställda på UF-kontoret kommer vi ha en ett gäng extrapersonal som jobbar med oss på mässan. Alla kommer att ha UF-tröjor på sig så att man lätt kan urskilja oss. Infodisken kommer alltid att vara bemannad, så hittar man ingen personal ute i mässhallarna kan man alltid vända sig dit. 7

8 Hur kommer tävlingarna gå till? Under mässdagen kommer vi ha en mängd olika jurymedlemmar på plats som går runt i mässhallarna. De är på plats för att utse vinnare i de olika tävlingar som Ung Företagsamhet anordnar. Vill man vara med i tävlingarna behöver man föranmäla sig och skicka in tävlingsbidrag till oss (förutom Årets Monter som alla utställande UFföretag automatiskt är med i). All info om tävlingar finns samlat på webben. Man väljer själv vilka tävlingar man vill anmäla sig till, och hur mycket man vill satsa på tävlingarna. Men ju mer man satsar, desto större är såklart chanserna att man vinner! Den största tävlingen av de alla är Årets UF-företag. Precis som övriga tävlingar krävs det föranmälan till denna tävling och ett inskickat tävlingsbidrag, men det kommer även att ske kompletterande företagspresentationer, intervjuer och monterbesök på plats. Mer info kommer till de UF-företag som är aktuella. Tillsammans med Uppsala läns sex kommuner kommer vi under dagen även att utse Årets UF-företag i respektive kommun (ex. Årets UF-företag i Håbo kommun, Årets UF-företag i Tierps kommun osv.) Till skillnad mot den stora tävlingen Årets UF-företag (som gäller för hela länet), behöver man inte föranmäla sig till kommuntävlingarna där deltar man automatiskt. OBS! Se till att era företagsnamn och affärsidéer stämmer på webben, det är den infon som våra jurygrupper kommer att få i sitt arbete med att utse vinnare. Så har ni bytt namn eller affärsidé logga in på webben och säkerställ att ni har uppdaterat det även där! INSTRUKTIONER VID AVFÄRD PÅ MÄSSDAGEN När stänger mässan? Mässan stänger 19:00. Innan dess får inget UF-företag plocka ihop sin monter. Tänk vilket intryck sista-minuten-besökare får om hälften av montrarna är tömda innan mässan är slut! Det är alltså städstart tidigast 19:00! Ta med sopsäckar för era sopor. Det finns container att slänga brännbara sopor i utomhus. Sopor som inte är brännbara ansvarar ni själva för att transportera bort från Fyrishov. Får man gå när man städat klart? Nej, inte utan att säga till. När ni tömt er monter och städat undan allt skräp, letar ni upp någon i mässpersonalen och ber oss att godkänna er monteryta. Samtidigt ska utvärderingen som ni kommer att få på plats lämnas in. Ni får inte gå förrän någon ur personalen har godkänt er monter och ni har lämnat utvärderingen. Mattan som finns på plats som standard lämnas som den låg när ni kom. I övrigt ska montern vara tom. Eventuellt material ni hyrt in av oss kommer att stå utplacerat i era montrar när ni kommer på morgonen, ni lämnar därför detta material i er monter när ni går också. 8

9 EXTRA VIKTIGA FRÅGOR Vart hittar jag information om själva anmälan till mässan? Det hittar man på webben: (alternativt och välj sedan region Uppsala uppe till höger). Håll er uppdaterade på alla viktiga frågor där. Vad händer om man som anmält UF-företag inte dyker upp på mässan? Eftersom anmälan till mässan är bindande tas en straffavgift på 1000 kr ut vid uteblivet mässdeltagande. Vi lägger ner oerhört mycket jobb och planering på att få allting att fungera denna dag och på att göra mässan så trevlig och lätt att delta på som möjligt. Om företagets mässdeltagande uteblir pga. sjukdom krävs i så fall uppvisande av läkarintyg och att man meddelat UF-kontoret på förhand. Är man som UF-företagare försäkrad på mässan? Ja, varje UF-företag som deltar på en regional mässa har en utställningsförsäkring. Läs mer om detta på hemsidan. Vid frågor om försäkringar kan man alltid kontakta försäkringsbolaget direkt (kontaktuppgifter finns på webben). Hur funkar det med fotografering under mässan? Vi kommer att fotografera mycket under mässdagen och bilderna kan komma att användas i olika sammanhang framöver, som trycksaker, i presentationer, på vår webb/facebooksida etc. Mycket viktigt att man kontaktar oss innan mässan om man INTE godkänner att vara med på bild så att vi i förväg kan informera fotograferna! Kontaktuppgifter till UF-kontoret Kom ihåg att man alltid kan ringa eller maila Elisabeth om det är något man undrar över eller är osäker på i planeringen av mässan. MAILA: elisabeth.pettersson@ungforetagsamhet.se RINGA/SMSA: LYCKA TILL MED ALLA ERA FÖRBEREDELSER önskar Ung Företagsamhet i Uppsala län Henrik, Sofi, Jens och Elisabeth 9