1 Mötets öppnande Ordförande Gunilla Karlbom hälsade alla välkomna och öppnade mötet.

Transkript

1 Protokoll fört vid Postens idrottsförbunds styrelsemöte i Norrköping Närvarande: Gunilla Karlbom, Ola Svensson, Christer Antman, Monica Hjerp, Stig Davidsson, Ewa Wiklund, Christer Gunnarsson, Magnus Amhliden. Adjungerade: Ylva Hultman, Margaretha Berglund, Christer Andersson, 1 Mötets öppnande Ordförande Gunilla Karlbom hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 2 Ordningsfrågor Monica Hjerp redogjorde för mötets ordningsfrågor. 3 Dagordning a) Dagordningen fastställdes med vissa ändringar. Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. Under punkten 4c kommenterade Gunilla Karlbom att Posten Fritid godkänt inskickad rapport. En mapp skapas på interna hemsidan till varje möte med aktuella handlingar. Monica Hjerp ansvarig för denna. b) Magnus Amhliden valdes att justera dagens protokoll. 4 Ekonomi a)rapport Christer Andersson redovisade utfallet. Christer Antman skickar ut material informationsfolder till styrelsen, som är klar för tryck. En grupp på Ewa Wiklund, Christer Gunnarsson och Christer Andersson tar fram ett förslag på representationskläder till nästa möte. b)anslag föreningar kvarvarande rapport Ewa Wiklund redovisade sitt arbete med föreningar, som inte lämnat in årsrapport. Härnösand och Lund har nu skickat in sina handlingar. De som återstår är Sunne, Hallsberg och Tanumshede. Här får Ewa Wiklund hjälp av Stig Davidsson och Ylva Hultberg med föreningskontakter.

2 Ånge har hört av sig om att de vill avsluta sina löneavdrag, som genomförs trots att föreningen gått upp i annan förening. Ewa Wiklund har bett dem ta fram kassörsnamn och kommer att avvakta en tid. Därefter kontaktas Nordeas avdragsservice med en begäran om en sammanställning på vilka föreningar som har löneavdrag och var pengarna sätts in. Ewa Wiklund lämnar rapport på nästa möte. c)rapport/förslag från arbetsgrupp Arbeta fram riktlinjer för fördelning till föreningarna Ewa Wiklund rapporterade vad gruppen kommit fram till. En komplettering ska göras i bidragsansökan med vad utdelade bidrag använts till under året. Revisorerna har lagt ett förslag till att det ska finnas någon form av redovisning av hur mycket arrangemangen kostar/person. Riktlinjer för hur mycket föreningar ska få behålla av arrangörsbidrag behövs. Arbetsgruppen tar fram förslag till nästa möte. Ola Svensson la förslaget om att arrangörsgruppen gör riskanalys när budget kommer in. Diskuteras vidare i respektive arrangörsgrupp. 5 Arbetsgrupper enskilt arbete/rapporter a)respektive arbetsgrupper enskild rapport b)rapportering/redovisning av de olika grupperna Arrangörsgrupp 1: Hallen i Jönköping är klar till Five a side 2012 och datumet är satt till 21/1. Monica Hjerp ansvarig mot PIF Jönköping. Innebandyn blir i Göteborg 14/4. Ola Svensson är ansvarig mot PIF Göteborg. För Golf har inkommit ett mycket intressant koncept från Lindö Golfbana Vallentuna. Gruppen är helt enig att arbeta vidare med detta och Christer Gunnarsson är ansvarig. Arrangörsgrupp 2: Bangolf kommer att spelas i Halmstad i samband med Postmilen 5 maj. Boule har tidigare Eskilstuna varit intresserade av att arrangera och detta ska kontrolleras. Bowling spelas i Göteborg 6-7 okt Arrangörsgrupp 3: Har slutfört 2011 i och med simningen och utvärderat de arrangemang som varit. Margaretha Berglund är ansvarig för Postsimmet och har kontakten med Borås har fördelats enligt följande: Postskidan Gävle 11/2; Stig Davidsson ansvarig och informerade om arrangemanget. Postmilen Halmstad 5/5; Christer Antman är ansvarig och informerade om arrangemanget där start/mål blir vid Tylöbäck och kamratmiddag på Tylöhus.

3 Posttrampet; här arbetas det med 2 alternativ och beslut tas den 30 sept om var arrangemanget kommer att gå. Postsimmet; Margaretha Berglund kontaktar den förening som tidigare visat intresse för att arrangera eftersom ingen ansökan inkommit. Postmilen 2014 har Vänersborg ansökt om att arrangera. Admgruppen: Stämde av senaste anteckningarna och konstaterade att i dessa nämndes att information om att Starta respektive Avsluta förening skulle läggas ut på hemsidan vilket inte är gjort. Riktlinjer om vad som gäller för dem, som vi anlitar mer frekvent till våra arrangemang, togs fram och ska läggas in på respektive checklista. Ny styrelsemedlem ; en information ska sammanställas med hjälp av de nya i styrelsen Magnus Amhliden och Ylva Hultman. Arbetet med att ta fram frågor till Riskanalys arrangemang har påbörjats. c)rapport arrangemang Postmilen; Stig Davidsson redovisade från arrangemanget bra/dåligt. Christer Andersson efterfrågar en mer detaljerad redovisning av t.ex. antal funktionär, på vilka hotell bodde man m.m. Christer Antman har fått uppdrag att ta fram en bättre rapporteringsmall. Förslag lämnades av Ola Svensson om att mallen bygger på checklistan som används för respektive arrangemang. Ola Svensson hjälper till med mallen. Förslag redovisas på nästa möte. Bangolf; Magnus Amhliden redovisade från arrangemanget. Ett mycket lyckat arrangemang. Kubb; Ewa Wiklund redovisade från arrangemanget. Som föregående; arrangemang; ett mycket lyckat. Posttrampet; Stig Davidsson redovisade från arrangemanget. Saknar de yngre, men i övrigt ett mycket bra arrangemang. a) Ansökningar Eskilstuna har ansökt om att arrangera Bowling Göteborg har också ansökt om Bowling PIF i Framtiden Bordlades till nästa möte.

4 7 FM 2011 a)slutrapport; dokument uppdaterade. Namnteckning till verksamhetsberättelse Christer Antman undersöker om dokumenten är korrigerade samt underskrivna. Påmindes om att material årets verksamhetsberättelse från respektive representanter. Skickas till Monica Hjerp. b)presentation av styrelsen med foto och text Christer Antman tar fram foton och frågor ställs samman av Christer Antman och Ewa Wiklund. Klart till nästa möte. 8 Posten Fritid/Kansli a)rapport: Christer Andersson informerade om att -Poststeget börjar vecka 38. -Ylva Fahlberg kommer att tillträda som hotellchef på Gyllene Hornet, Tällberg efter Hans From. -Posten Fritid deltar och informerar på Hälsoinspiratörutbildningar och träffar. -Mycket kraft läggs på att förbättra uthyrningen på Stöten. -Förhandlar med de olika samarbetspartners som bl.a. Stadium, Tappa, Scandic och Friluftsfrämjandet om olika erbjudande. -Mycket fokus också på utskick och uppdatering av Hemsidan. Påminner igen om att PIF lokalföreningar måste skicka in material när det arrangeras saker på hemmaplan. -Postfolket har släckt sin hemsida och använder numera enbart Posten Fritids sida. 9 Internationellt Union Scipt a)rapport: Vi är anmälda till Golf och Bowling. Till lagledare för Golfen utsågs Christer Gunnarsson med Christer Andersson som bitr. Lagledare för Bowling bordlades till nästa möte. b)rapport Representantskapsmöte: Gunilla Karlbom informerade från mötet om diskussioner angående organisationens överlevnad, få anmälningar till arrangemang m.m. Posten Fritids hemsida visades upp och bl.a. bildades en arbetsgrupp, där Gunilla Karlbom invaldes, för att locka fler deltagare till Union Scipts arrangemang. 10 Kommunikation a)rapport Material till Nyhetsposten kommer in i stort sett i varje nummer och hämtas från Samarbetet fungerar mycket bra. Christer Antman informerade om ett nytt sätt att lägga ut bilder på nätet efter arrangemang genom länk från Gunilla Karlbom ställde frågan om det finns någon möjlighet att få visa från våra arrangemang på skärmarna, som finns på Arken t.ex. bildspelet från Posttrampet. Mötet enades om att arbeta vidare med frågan och Gunilla Karlbom tar frågan med Gunilla

5 Johansson på Arken. Vidare föreslogs att ha en egen skärm utför Posten Fritid med foton, som rullar efter arrangemang. Christer Antman har uppdraget att ta in, vid behov, hjälp för dokumentation. b)rapport från arbetsgruppens PIF:s hemsida möte Gruppen har träffats och en hel del material ska sammanställas från detta möte. Förslaget redovisas på nästa möte. 11 Motionskampanj a) Christer Andersson informerade om att 1050 kort har inkommit efter kv Övriga frågor a)korpens representantskapsmöte nov Mötet beslutade att inte delta i detta möte. b)wintergames i Falun den 1-5 feb Korpens EM i korp o företagsidrott Mötet beslutar att betala ut reseersättning vid deltagande i Långfärdskridskor. Christer Andersson undersöker om inbjudan. 11 Nästa möte Nästa möte blir i Borås den 28 okt. Christer Andersson har förbokat hotell och rummen är bokade fre-sön. Behöver någon rum torsdag eller andra korrigeringar, maila Christer Andersson. Anmälan till Postsimmet tar Monica Hjerp upp. 12 Avslutning Ordförande tackade alla deltagare och avslutade mötet. Monica Hjerp Sekreterare Gunilla Karlbom Ordförande Magnus Amhliden Justerare