Välkommen till Webax 3

Transkript

1 KUNDMANUAL WEBAX 3

2 Välkommen till Webax 3 Ditt användarnamn är:. Ditt lösenord är:... Vid frågor, kontakta din Anticimex-tekniker på nummer:

3 KUNDMANUAL WEBAX 3 Hur jag loggar in? När jag loggat in Att utföra en kontroll.. Att utföra en kontroll utan avvikande värden. Att utföra en kontroll med avvikande värden. Att utföra en kontroll oftare än vad som är schemalagt / Dokumentation av Avvikelser. Kalender Särskilda Kontrollpunkter Allmänt. Kalender Särskilda Kontrollpunkter Hur jag planerar en särskild kontrollpunkt?... Kalender Särskilda Kontrollpunkter Hur jag utför en Särskild Kontrollpunkt?... Dokumentation Arkivet Dokumentation Bibliotek Ledighet Hur man gör vid uppehåll i verksamheten

4 Hur jag loggar in Innan du börjar kan det vara bra att veta att systemet fungerar bäst i vissa Webläsare, dessa är: Safari Google Chrome Mozilla Firefox Internet Explorer 8 eller 9 Använder du i vanliga fall en annan webläsare normalt bör du byta till någon av ovan nämnda, Chrome är den läsaren som fungerat bäst ihop med Webax 3 i PC-miljö och om du använder Appledator eller annan typ av hårdvara från Apple så använder du Safari. Öppna din webläsare och skriv i adressfältet. Tryck därefter Enter För att logga in gör du följande: Skriv ditt användarnamn i fältet Username Byt språk från Danish till Swedish (annars blir det danska menyer på sidan). Skriv ditt lösenord i fältet Password, lösenord får du av din servicetekniker från Anticimex.

5 När jag loggat in När du loggat in kommer du till det vi kallar förstasidan Här får du en överblick över vilka kontroller som ska utföras idag samt hur många av varje typ av kontrollpunkt som ska utföras. Härifrån är det också lättast att navigera till de olika platserna för de olika typerna av funktioner sidan innehåller. Du kan närsomhelst återvända till förstasidan genom att klicka på webaxknappen, markerad med röd ram på bilden nedan. Vi börjar med att utföra en kontroll. För att göra det klickar vi på en av de uppgifter/kontroller som är planerade att utföras idag. Vi börjar med en Hygienrond och klickar på alltså knappen där det står Hygienrond Allmän.

6 Att utföra en kontroll När du tryckt på typen av kontroll du vill utföra, listas kontrollerna av samma typ i en lista. Där klickar du på den kontrollen som ska utföras enligt bilden (man behöver inte klicka på Utför-länken, hela raden är klickbar. Syns på bilden). I Webax finns i huvudsak 2 typer av kontrollpunkter: Dels kontrollpunkter med Ja & Nej frågor där ett Nej genererar en avvikelse som bör hanteras på ett eller annat sätt. Dels kontrollpunkter där man ska dokumentera temperatur. Sedan finns också kontrollpunkter där både tid och temperatur ska dokumenteras eller temperatur och några frågor ska besvaras.

7 Att utföra en kontroll Utföra kontroll utan avvikande värden Om du utför en kontroll utan avvikande värden (dvs alla temperaturer är enligt uppsatta gränsvärden och frågorna besvaras enligt vad som är önskvärt = oftast Ja.) signerar du kontrollen och klickar Spara. Se bilderna nedan.

8 Att utföra en kontroll Utföra kontroll med avvikande värden Om du utför en kontroll med avvikande värden (dvs temperaturer är mer eller mindre än uppsatta gränsvärden och/eller frågorna besvaras annat än vad som är önskvärt = oftast Nej.) dyker en röd punkt upp i anslutning till frågan/temperaturen som avviker (se de två översta bilderna nedan). Hantera avvikelser När du får en avvikelse ska denna hanteras och dokumenteras. I samband med att avvikande värden registreras in i Webax dyker som sagt en röd punkt upp vid det felaktiga värdet, samtidigt kommer också en avvikelserapport fram längst ned på sidan. Här finns checkboxar med snabbval man ibland kan använda, men också två fält för fritext. Minst en checkbox måste vara ikryssad. Beskriv felet samt vad du gjort för att minimera konsekvenserna. Om inget snabbval passar den åtgärden i det specifika fallet kryssar man i annat och beskriver åtgärden själv istället. Se bilden längst ned.

9 Att utföra en kontroll Utföra kontroll oftare än vad som är schemalagt / Dokumentation av Avvikelser Ibland behöver man utföra och dokumentera kontroller oftare än vad som är schemalagt. Exempelvis om du vill dokumentera en avvikelse eller om du tar emot varor oftare än vad som är vanligt. Vid dessa tillfällen klickar du på Utför extrakontroll +. Med denna knapp kan du när som helst utföra och dokumentera samtliga kontroller du har schemalagda, detta kan vara bra vid exempelvis avvikelsehantering eller om varor tillfälligtvis tas emot oftare än vad som är vanligt eller som sagt schemalagt. När du klickat på Utför extrakontroll + väljer du vilken av dina kontrollpunkter som ska utföras. Därefter utför du kontrollen som vanligt och din kontroll arkiveras på dagens datum i arkivet.

10 Kalender Särskilda Kontrollpunkter Hur dokumenterar jag mitt planerade underhåll av mina lokaler eller planerade utbildningsinsatser för min personal? Särskilda Kontrollpunkter är ett dels påminnelseverktyg samt dokumentationsverktyg inom Webax och används: - Vid de tillfällen underhållsarbete behöver utföras men inte går att åtgärda direkt, exempelvis när man måste vänta några veckor på att hantverkare har tid alt. att en lågsäsong är förestående så att verksamheten blir mindre lidande om man väntar tills då, bör arbetet planeras in och kunna visas upp för kontrollmyndighet, en så kallad underhållsplan. -Det samma gäller utbildningsdokumentation, antingen att personer i verksamheten har relevanta kurser/utbildningar inbokade eller att man som arbetsledare har hållit en genomgång. För att använda Särskilda kontrollpunkter klickar du på Kalender(markerad med röd ram) Därefter klickar du på länken Särskilda kontrollpunkter (markerad med röd ram)

11 Kalender Särskilda Kontrollpunkter För att lägga till uppgift (underhållsarbete) eller bara för att dokumentera en genomgång med nytillkommen personal (exempelvis utbildning i hygienregler) Klicka på Lägg till uppgift (markerad med röd ram) I rutan Beskriv uppgiften skriver du lämpligt en rubrik på det du ska planera så att det är lätt att hitta uppgiften i efterhand. Därefter väljer du ett datum då det du planerat ska vara klart. Välj vem som ska vara ansvarig för uppgiften. Beskriv uppgiften lite tydligare i rutan Information uppgift. Klicka på Lägg till Uppgift längst ner till höger.

12 Kalender Särskilda Kontrollpunkter Den dagen uppgiften ska vara klar dyker uppgiften upp som en av knapparna på Förstasidan (markerad med röd ram). Du kommer till kalendern med den aktuella uppgiften högst upp på sidan. Klicka på raden enligt bilden nedan. I rutan Beskriv åtgärd beskriver du hur du löst uppgiften. Har du hittat några avvikelser klickar du i den rutan och beskriver avvikelsen enligt Utföra kontroll med avvikande värden Skriv din signatur i rutan Signera Klicka på Uppgift Klar Vill du se dina planerade åtgärder eller gå igenom vad som är inplanerat kan du när som helst få en överblick genom att klicka Kalender och därefter Särskilda kontrollpunkter.

13 Dokumentation - Arkivet Utförda kontroller, var hittar jag dem? Myndigheter, revisorer eller exempelvis kvalitetsansvariga inom företaget kan behöva titta på utförda kontroller. Arkivet med utförda kontroller finner du genom att först klicka på Dokumentation och sedan arkiv (se bilden, båda markerade med röd ram). Arkiverade kontroller När du klickat på Dokumentation visas först samtliga arkiverade kontroller en månad tillbaks. Det går att utöka intervallet, välja endast en ansvarig, endast ett kontrollprogram eller till och med endast en kontrollpunkt. Filtret är inringat med röd ram på bilden nedan. Avvikelser Avvikelser är i arkivet markerade med en röd punkt. Försenade kontroller Om en kontroll är utförd senare än vad som är schemalagt syns det i andra kolumnen från vänster på bilden ovan.

14 Dokumentation - Bibliotek Var hittar jag mina styrdokument? Ett egenkontrollprogram utgörs överlag av två delar, dels redovisande dokument och dels styrande dokument. I webax utgörs de redovisande dokumenten av de kontroller/registreringar du utför regelbundet och som i efterhand går att finna i arkivet. De styrande dokumenten finns inlagda under Bibliotek (se bilden nedan, markerad med röd ram). När du klickat på Bibliotek kommer du till platsen Dokument & Filer. Här finns dina styrande dokument, oftast rutiner i dagligt tal, dessa kan förutom arbetsbeskrivningar vara faroanalys, rengöringsprogram, arbetsmiljöpolicy eller liknande. För att öppna filerna klickar du på någon av de länkar du finner under Titel. Du kan också lägga till egna dokument, i så fall klickar du på Lägg till filer. Båda är markerade med Röd ram i bilden nedan.

15 Planera Ledighet När verksamheten tar en paus, exempelvis vid sommaruppehåll, julledighet eller liknande, är det bra om också kontrollpunkterna slutar genereras. För att planera in en ledighet i Webax klickar du på kugghjulet och därefter på Kontrollprogram (båda markerade med röd ram) Därefter klickar du på ditt kontrollprogram enligt bilden. Klicka därefter på gröna knappen högst upp till höger på sidan vid namn Planera Ledighet (markerad med röd ram på bilden nedan) Skriv in när ledigheten startar i Startdatum och när ledigheten avslutas i Slutdatum. Klicka därefter på gröna knappen Spara Ledighet. Nu kommer du under verksamhetens uppehåll inte längre få kontrollpunkter att utföra, ej heller påminnelser via e-post. Under ledigheten kommer kalendern se ut som om kontrollpunkterna fortsätter att generas. Dessa kommer således att försvinna när ledigheten avslutats. Anledningen till att kontrollpunkterna genereras i bakgrunden är att det ska gå att återgå till verksamhet tidigare än planerat utifall planerna ändras.

16