Del 4 MICROSOFT OUTLOOK 2003 MED INTERNET EXPLORER 6.0

Transkript

1 Eva Ansell LÄR DIG ANVÄNDA OFFICE 2003

2 Del 4 MICROSOFT OUTLOOK 2003 MED INTERNET EXPLORER Introduktion till Outlook Använda e-postsystem Netiquette (nätvett) Säkerhet Använda Inkorgen för e-post Skapa och skicka e-postmeddelanden Sökmappar Skräppostfilter Rensa postlådan och mappen Borttaget Skriva ut e-postmeddelanden Outlooks adressbok, Kontakter Distributionslistor Internet Explorer Skriva ut webbsida Söka information på Internet Extra övningar

3 53. INTRODUKTION TILL OUTLOOK 2003 Det här kapitlet ger dig en god inblick i vilka möjligheter som finns i Microsoft Outlook och Internet Explorer. Du får lära dig att skicka och ta emot e-postmeddelanden. Microsoft Outlook är ett program som de flesta i första hand ser som ett elektroniskt postprogram där man kan sända meddelanden till mottagare som har en e-postadress. I själva verket erbjuder Outlook många andra användbara funktioner som både sparar tid och underlättar ditt arbete. Förutom Outlooks många funktioner för att hantera och administrera e-post, finns också en möjlighet att hålla ordning på en hel adressbok med alla kontakter och att skapa en kalender som kan användas som en vanlig almanacka för att föra in tidbokningar. Dessutom finns delarna Uppgifter, Journalen och Anteckningar. Dessa delar hjälper dig att lista dina arbetsuppgifter, att få kontroll på vad som händer i Outlook på en tidsaxel, och att skriva elektroniska post-it-lappar/kom ihåglappar. Dessutom kan du även nå Internets alla webbsidor direkt via Outlook. I den här boken kommer vi endast att gå igenom delarna E-post och Kontakter. A. Programfönstret/arbetsytan När du har startat Outlook kan programmet se ut på olika sätt, beroende på hur du valde att visa det den senaste gången du använde det. Som standard visas fönstret E-post (Mail). Namnlist Menyrad Inkorgen Läsfönster Fönsterknappar Verktygsfält Navigeringsfönster Mappfönster Stautsfält 314

4 Namnlist Högst upp i programfönstret visas programmets namn och namnet på den del av Outlook som är aktiv. I övriga fönster visas fönstrets namn, det kan till exempel vara ett fönster för ett nytt meddelande eller en kontakt. Fönsterknappar I övre högra hörnet på varje fönster finns det två knappar som bestämmer fönstrets storlek. Den vänstra minimerar, det vill säga förminskar aktuellt fönster till en liten symbol. Mittenknappen maximerar respektive återställer, det vill säga förstorar fönstret så mycket som möjligt eller återställer det till föregående storlek. Till höger om knapparna Minimera och Maximera finns knappen Stäng, som stänger aktuellt fönster. Menyrad Menyraden innehåller tillgängliga kommandon som du kan använda då du arbetar med de olika delarna i Outlook. På vissa menyer kan du även se ett kortkommando som motsvarar ett kommando. Verktygsfält Under menyraden finns ett eller flera verktygsfält med ett antal knappar, som utgör genvägar till vissa kommandon. Om du pekar på en knapp visas dess namn i en liten ruta. Verktygsfältens knappar varierar beroende på vilken del i Outlook som du arbetar med. Direkt under menyraden visas verktygsfältet Standard. Direkt under menyraden finns verktygsfältet Standard (Standard) som innehåller följande knappar i delen E-post (Mail): Det finns flera verktygsfält som du kan ha nytta av beroende på vad du arbetar med. För att visa eller dölja de verktygsfält du använder högerklickar du på ett verktygsfält eller på menyraden och väljer önskat verktygsfält på snabbmenyn som visas. 1 Nytt (New), Ctrl+N 2 Skriv ut (Print), Ctrl+P 3 Flytta till mapp (Move to Folder) 4 Ta bort (Delete), Ctrl+D 5 Svara (Reply), Ctrl+R 6 Svara alla (Reply to All), Ctrl+Skift+R 7 Vidarebefordra (Forward), Ctrl+F 8 Skicka/ta emot (Send/Receive) 9 Sök (Find), Ctrl+B 10 Skapa regel (Create Rule) 11 Adressbok (Address Book), Ctrl+Skift+B 12 Sök efter kontakten (Type a contact to find) 13 Hjälp om Microsoft Office Outlook (Microsoft Office Outlook Help), F1 Om du vill flytta ett verktygsfält pekar du på den prickade listen längst till vänster, trycker ner musknappen och drar verktygsfältet till önskad position. Om du släpper upp musknappen någonstans i programfönstret kommer verktygsfältet att lägga sig flytande. Släpper du upp musknappen när muspekaren befinner sig i programfönstrets kanter placeras verktygsfältet dockat intill kanten. Många av kommandona kommer du även åt via kortkommandon, vilka du hittar i listan bredvid. 315

5 Navigeringsfönster Längst till vänster finns det så kallade navigeringsfönstret om du använder standardinställningarna i programmet. Navigeringsfönstret gör att du snabbt når samtliga delar i Outlook och hjälper dig att styra vad programmet ska visa och på vilket sätt. Övre delen av navigeringsfönstret ändrar utseende beroende på vilken del i Outlook som är aktiv. Du växlar mellan Outlooks olika delar genom att klicka på knapparna längst ner i navigeringsfönstret. Du kan också enkelt växla mellan Outlooks olika delar genom att öppna Gå till-menyn (Go) och välja den del som du vill växla till. Samtliga delar har också ett kortkommando. Vilka kortkommandon som gäller ser du i Gå till-menyn (Go). Om fönstret inte visas kan du öppna Visa-menyn och välja Navigeringsfönster (View, Navigation Pane) för att visa fönstret. För att visa fler knappar i navigeringsfönstret kan du klicka på knappen Konfigurera knappar och välja Visa fler knappar (Show More Buttons) på menyn. När du väljer detta kommando visas nästa knapp i listan. För att lägga till ytterligare knappar väljer du kommandot igen. Vill du ta bort den sista knappen igen väljer du i stället Visa färre knappar (Show Fewer Buttons) på samma meny, upprepa eventuellt kommandot för att ta bort flera knappar. Personliga mappar - Outlook i dag Om mappen Personliga mappar (Personal Folders) är markerad visas fönstret Outlook i dag (Outlook Today). Det är ett fönster som ger en samlad bild av dagens och de närmaste dagarnas aktiviteter. Här ser du också direkt om du har några olästa e-postmeddelanden. Du kan ställa in att Outlook i dag alltid ska visas när du startar Outlook. Klicka på Anpassa Outlook i dag (Customize Outlook Today) högst upp till höger i fönstret Outlook i dag. Markera Gå direkt till Outlook i dag vid start (When starting, go directly to Outlook Today) och klicka på Spara ändringar (Save Changes). Rullningslist I höger- och/eller nederkanten av programfönstret finns rullningslisten. Pilarna fungerar som piltangenterna på tangentbordet, de flyttar ett steg i taget. Genom att dra rullningsrutan mellan pilarna visas en annan del av fönstret. Klicka direkt på rullningslisten för att bläddra en skärmsida i taget. 316

6 Statusfält Statusfältet finns längst ner i programfönstret. Statusfältet visar olika information beroende på vad du arbetar med för tillfället i Outlook. Om du arbetar med e-post visar statusfältet exempelvis hur många meddelanden som finns i den e-postmapp som är aktiv för tillfället. Arbetar du med dina kontakter visar den hur många kontaktkort som du har bland dina kontakter. Inkorgen Som standard visas fönstret E-post (Mail) när du startar Outlook. Om Inkorgen (Inbox) är markerad i navigeringsfönstret visas fönstret Inkorgen (Inbox). Inkorgen visar dina inkomna meddelanden, alltså meddelanden som har skickats till dig. Du ser vem som har skickat meddelandet, meddelandets rubrik och när det anlände. Du kan styra inkorgens utseende och sortera meddelanden på många olika sätt. Läsfönstret Till höger om Inkorgen visas ett läsfönster där du kan se innehållet i det e-postmeddelande som är markerat. Första gången du startar Outlook får du automatiskt ett välkomstmeddelande. Om du markerar något annat meddelande i Inkorgen kommer i stället det meddelandet att visas i läsfönstret. Om du inte vill att läsfönstret ska visas öppnar du Visa-menyn och väljer Läsfönster följt av Av (View, Reading Pane, Off). Tips! Du kan också placera läsfönstret i programfönstrets nederkant genom att öppna Visa-menyn och välja Läsfönster följt av Nederkant (View, Reading Pane, Bottom). B. Dela dator med andra E-postkonton Om ni är flera användare som använder samma dator har ni förmodligen ställt in så att varje användare loggar in med ett eget användarnamn och eget lösenord. Varje användare har vanligtvis också ett eget e-postkonto och en egen e-postadress. På så sätt får varje användare sin en egen Inkorg och skickar och tar emot meddelanden i sitt eget namn. För att skapa och administrera e-postkonton öppnar du Verktyg-menyn och väljer E-postkonton (Tools, User Accounts). Guiden hjälper dig göra nödvändiga inställningar, baserat på de uppgifter som du har fått från din Internetleverantör. 317

7 Tips! Om du visar kontrollpanelen i Windows klassiska läge behöver du inte välja kategorin Användarkonton (User Accounts) utan dubbelklickar direkt på ikonen E-post (Mail). Använda profiler Om flera användare loggar in med samma användarnamn och lösenord kan man i stället ange att Outlook ska fråga vilken profil som ska användas varje gång programmet startas. Den här inställningen gör du i Kontrollpanelen (Control Panel). Gör så här: Klicka på knappen Start och välj Kontrollpanelen (Control Panel). Klicka på kategorin Användarkonton (User Accounts). Klicka på ikonen E-post (Mail) Klicka på Visa profiler (Show Profiles). Klicka på Lägg till (Add). Skriv ett namn på profilen Klicka på OK. Nu startas guiden för att skapa ett e-postkonto. Guiden hjälper dig att göra de inställningar som är nödvändiga för att e-postkontot ska fungera. När du har gjort nödvändiga inställningar visas dialogrutan E-post (Mail) där du ser samtliga profiler. 318

8 Markera alternativet Fråga efter profil (Prompt for a profile to be used) för att göra så att Outlook alltid frågar dig om vilket e-postkonto som ska visas. Klicka på OK. Välja profil då Outlook startas När du har skapat flera profiler och angivit att Outlook ska fråga efter profil vid uppstart visas en dialogruta när du startar Outlook Klicka på pilen vid listrutan Profilnamn (Profile Name) och välj din egen profil. Klicka på OK. 319

9 C. Introduktion till Internet En stor fördel med Internet är att du kan kommunicera med alla användare, oberoende av vad de använder för operativsystem till sin dator. De flesta hjälpfunktioner är uppbyggda med hjälp av hypertexter. Ordet Internet betyder närmast nätverk av nätverk. Internet är ett nät som är sammansatt av en mängd nationella, regionala och lokala nät. Sammansättningen är lös. Det finns alltså inte något särskilt nät som heter Internet. Om du är ansluten till Internet, kan du nå alla andra datorer i världen som är anslutna till Internet. För att du ska kunna kommunicera med en särskild användare på nätet måste du känna till datorns identitet. Alla datorer som är kopplade till Internet har en unik adress, en så kallad IP-adress (IP = Internet Protocol). IP-adressen består av ett antal siffror i en specifik kombination. All kommunikationen mellan datorer på Internet sker med hjälp av protokollen TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). D. World Wide Web Det många främst tänker på när man talar om Internet är webben, World Wide Web (www). Om Internet är själva nätverket, så är www en tillämpning som använder Internet som kommunikationsmedel. Som jämförelse är e-post en annan tillämpning som också använder Internet som kommunikationsmedel. Om vi liknar Internet vid en väg, så är www ett fordon på vägen, e-post en annan typ av fordon och så vidare. Tanken med World Wide Web är att länka ihop all information som finns lagrad på olika datorer på Internet med hjälp av hypertextlänkar, och att nå informationen med hjälp av ett användarvänligt, grafiskt program. Det program som används kallas oftast för webbläsare. Webbläsaren är ett så viktigt program att Microsoft inkluderar sin webbläsare Internet Explorer i operativsystemet Windows, där den alltså följer med utan kostnad. Konkurrenten Netscape ger också bort sin webbläsare Navigator gratis. Webbläsaren visar webbsidor, dokument som är formaterade med sidbeskrivningsspråket HTML, Hypertext Markup Language. Grunden i www är alltså hypertext, en text som innehåller en länk till någon annan information. Det kan vara mer text, mer hypertext, bilder eller ljud. Länken kan peka på ett annat dokument som finns i samma dator, men den kan lika gärna peka på information i en dator på andra sidan jorden. 320

10 E. Tjänster på Internet Internet erbjuder en rad tjänster, du kan bland annat: skicka elektronisk post (e-post) söka efter information i databaser handla genom olika webbutiker utföra dina bankärenden föra över datafiler delta i elektroniska konferenser, diskussionsgrupper logga in på andra datorer med fjärrinloggning För många är Internet liktydigt med elektronisk post, som är en mycket använd tjänst. I själva verket är den viktigaste funktionen i Internet att du kan söka och hämta information från de databaser världen över som är anslutna till Internet. Att ge sig ut på måfå i Internet, brukar kallas att surfa på Internet. När du vet hur du ska arbeta i Internet, upplever du det som en stor tillgång. Du kommer åt åtskilliga värdefulla faktadatabaser. Du får tag i information till låga kostnader och föga besvär. Utan Internet kanske du aldrig skulle få tag i informationen. Det mest fantastiska för de flesta är förmodligen att man från sin persondator på ett ögonblick kan hämta information från hela världen, information som man utan Internet skulle behöva dagar eller kanske veckor för att få tag i. F. Ansluta till Internet För att du ska kunna komma åt all information på Internet och ha möjlighet att skicka e-post måste du ansluta din dator. Du kan ansluta datorn på olika sätt; via en uppringd anslutning via telefonlinjen, fast anslutning via kabeltevenätet, ADSL via telefonkabel eller optisk fiber. Du behöver också ha en Internetleverantör (ISP Internet Service Provider) som ger dig åtkomst till Internet. Från Internetleverantören får du all information du behöver för anslutningen. Väljer du att använda en uppringd anslutning kan du välja mellan modem och ISDN. Det vanligaste är att använda modem. Du använder då modemet för att ringa upp din Internetleverantör och får på så sätt tillgång till Internet via den vanliga telefonlinjen, och betalar således för uppkopplingen som ett vanligt telefonsamtal. Väljer du i stället ISDN kopplas du också upp via telefonlinjen och får betala för den tid du är uppkopplad, men här har du oftast möjlighet att prata i telefon samtidigt som du är uppkopplad mot Internet. Fler och fler hushåll skaffar idag fasta Internetanslutningar. I många nyproducerade bostadsområden installeras separata datajack parallellt med telejacket. En sådan fast anslutning innebär att du har en permanent uppkoppling mot Internet. Det vanligaste alternativet för fast anslutning är idag ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line). När du har en fast anslutning betalar du oftast en fast månadskostnad. Bredband är ett samlingsnamn för olika tekniker med hög uppkopplingshastighet. 321

11 G. Surfa på Internet När du är ansluten till Internet, har du via din dator tillgång till information i hela världen. Det betyder att du kan söka efter information i tusentals filarkiv och databaser, som finns i Sverige såväl som i USA och Malaysia. Några vanliga söktjänster är AltaVista, Yahoo, Lycos, Eniro, Google. För att titta på olika webbsidor använder du en webbläsare. En webbsida kan innehålla allt från företagsinformation till bilder, ljud eller film. Det utmärkande för webbsidor är att de är ihopkopplade med så kallade (hypertext)länkar. Klickar du på en sådan länk visas en helt annan webbsida som kan vara placerad på en annan dator och i ett helt annat land än den du utgick ifrån. Härifrån kan du klicka dig vidare i all oändlighet, det vill säga surfa i valfri riktning och på det sätt som bäst passar dig och dina intressen. Webbsidor som hör ihop, till exempel för att de tillhör ett visst företag eller behandlar ett visst ämne, kallas webbplats. Webbplatsens entrédörr kallas ofta lite olyckligt för hemsida som är en direktöversättning av engelskans home page. Förstasida eller ingångssida är en mer passande benämning (jämför med en tidning) eftersom den sidan är det första som visas då du besöker en webbplats. Vissa webbplatser du besöker använder så kallade cookies (kakor). Det är en textfil som samlar information om vad du har gjort på just den webbplatsen. En typ av cookie sparas permanent på din dator och kan användas för att visa nyheter sedan du senast besökte webbplatsen. En annan typ av cookie lagras bara tillfälligt i datorns minne, den används för att spara inställningar som till exempel språk och medlemsinloggning. Denna typ av cookie kallas för sessionscookie. För att snabba upp visningen av webbsidor har de flesta webbläsare idag en lokal cache, som lagrar webbsidor du har besökt tidigare på hårddisken. Det finns mycket information på Internet. Problemet är att hitta just den information du söker. För att lösa problemet finns det en hel rad av olika sökprogram. När du vill söka efter information på webben använder du oftast någon av de söktjänster, eller sökmotorer, som finns. När du använder en söktjänst för att finna information om din favorithobby, returnerar söktjänsten ett antal träffar i form av en titel och kanske en kort ingress till den sida där dina sökord finns. I träfflistan finns också en länk till den aktuella sidan, och när du klickar på den, visas den. Om den sidan inte innehöll den information du sökte, kanske den i stället innehåller länkar som kan ta dig vidare till andra webbsidor med närliggande information. 322

12 H. Webbadresser Alla webbsidor har en webbadress, eller en URL (Universal Resource Locator), som är uppbyggd på ett alldeles speciellt sätt. Webbadressen inleds alltid med förkortningen för det protokoll som ska användas vid överföringen. Protokollet (hypertext transfer protocol) är det vanligaste och betyder att adressen leder till en webbsida. Protokollförkortningen efterföljs av dubbla snedstreck och bokstäverna www som talar om att sidan finns på webben. Därefter följer den del av adressen som anger var webbsidan finns, det vill säga på vilken server eller dator sidan är placerad. Sista delen av adressen kan antingen vara en landskod eller en beteckning för en organisation eller institution. I ovanstående exempel betyder se att webbsidan finns i Sverige. Amerikanska webbadresser har oftast ingen landskod utan avslutas med en bokstavskombination som betecknar en viss typ av institution eller organisation, till exempel com (commercial) som betecknar en affärsdrivande organisation. Många företag i Sverige använder också com i sin webbadress. Adressen kan byggas på med ytterligare en del, nämligen sökvägen till en viss fil, det vill säga i vilken webbservermapp filen ligger. Varje del i adressen åtskiljs med ett snedstreck (/). Exempel Adressen till Dataföreningen i Sverige ser ut så här: Exempel Den amerikanska adressen till biltillverkaren Ford ser ut så här: och den svenska ser ut så här: Namnet på webbplatsen startsida är ofta INDEX.HTML. Exempel Sökvägen till Kunskapskraven för Datakörkortet ser ut så här: datakorkortet/laromedel/kunskapskrav.asp Den kompletta adressen blir därför: KUNSKAPSKRAV.ASP är alltså själva namnet på filen för webbsidan. Det finns olika typer av webbsidor, de vanligaste är HTML, HTM, ASP och JSP. Att webbsidorna har olika filnamnstillägg beror på att de är skapade på olika sätt och med olika program. Måste man då hålla reda på alla dessa långa och krångliga webbadresser, vilket protokoll som ska användas och att snedstrecken verkligen hamnar på rätt plats? Inte alls! Det räcker att du skriver själva domännamnet så tar webbläsaren själv reda på vilket protokoll som ska användas. Exempel Vill du besöka regeringens webbplats är alltså följande text fullt tillräcklig: Tips! Om du inte vet ett företags webbadress kan du ofta pröva att skriva adressen enligt följande exempel: Om du inte väljer att komma till någon speciell webbsida i en speciell mapp, kommer du automatiskt till webbplatsens förstasida och dess huvudmeny. Härifrån kan du sedan enkelt ta dig vidare till webbplatsens övriga webbsidor. 323