Lean-metoden Sjundeås exempel

Transkript

1 SIUNTION KUNTA SJUNDEÅ KOMMUN Lean-metoden Sjundeås exempel Lean-konferens Utvecklingschef Antti-Pekka Röntynen Sjundeå kommun

2 Innehåll 1. Varför lean i Sjundeå? 2. Organisering i Sjundeå 3. Case-exempel och fortsättning 4. Möjligheter i Västra Nyland? 2

3 Varför lean i Sjundeå? Servicenätet redan centraliserat och nedskuret i enlighet med tidigare beslut Uppmuntrande resultat från den offentliga sektorn på andra platser Utveckling av personalens attityder och ökning av servicens kundinriktning Lean-kännedom i organisationen Personalens tidigare erfarenheter och inskolning av ny personal 3

4 Genomförandet i Sjundeå Startade med ett pilotförsök i början av år 2015 Efter pilotförsöket fortsatte avdelningarna att granska processer och verksamhetssätt enligt de arbetskeden man lärt sig Syftet är att duplicera pilotförsökets verksamhetsmodell För kommunens inre bruk utarbetades handboken Sjundeås lean-metod 4

5 Personalens utbildning Lean-utbildning för förmännen i november 2014 Pilotgruppens medlemmar utbildade under pilotförsöket Förmännen fick information och utbildning på förmansmöten Då nya processer startas får personalen en kort utbildning om tankemodellen 5

6 Användbarhet Ibruktagandet av nya system Nyttan visas innan anskaffning och utvecklas för kostnadsberäkning (TMA osv.) Verksamhetsmodellen kan tänkas igenom redan innan den tas i bruk Förändring av tankemodeller Vad kan jag göra bättre i mitt eget arbete? Utvecklingen personifieras inte endast till utvecklingschefen 6

7 Organisering Styrgruppen Besluter ordningen på processer som skall beskrivas Förvaltningschefen ordförande Processens arbetsgrupp Samlas för att beskriva en viss process Avdelningens personal är ansvarig, stöd från utvecklingschefen Projektchef Utvecklingschefen 7/10

8 Case 1: försäljningsfakturering Kommunens försäljningsfaktureringsprocess valdes till lean-pilotförsök Motivering: Berör alla kommunens avdelningar Stora enhetsmängder i faktureringen (mängden genomflödesenheter) För att kunna genomföra förändringar var alla centrala personer med (administrationsplanerare, fakturerare) 8

9 Tidtabell för Sjundeås pilotförsök Pilotgruppens utbildning Kartläggning av nuläget Definition av visionen Pilotförsökets planering Genomgång av saker som skall utredas Visionerna tas i bruk Mars: Granskningen av de följande processerna startas på avdelningarna 9

10 Sjundeås värdeflöden i praktiken 10

11 Situationen nu: Den månatliga dagvårdsfaktureringen Vihreää Keltaista Punaista Processen upprepas månatligen Tid som skapar mer värde ca 1 arbetsdag Hjälpfunktioner ca 3 dagar Spill ca 7 dagar av vilket största delen är väntan 11

12 Visionen: Den månatliga dagvårdsfaktureringen Vihreää Keltaista Punaista Tid som skapar mer värde ca 1 arbetsdag Hjälpfunktioner endast 5 minuter Spill ca 2 dagar varav största delen är väntan 12

13 Observerat spill Kontroller, som kommer från gamla invanda arbetssätt Väntan, när någon annan någon annanstans inte levererar efterfrågad information Levererad information matas in i systemet Information i fel form och olika slag beroende på leverantören Standard fattas 13

14 Observationer Berömligt vitsord från personalen: 4,6 som medeltal på svaren (skala 1-5) Spridning till andra processer och verksamhetssätt Samma personer har fortsatt att genomföra nya idéer Kräver en förändring av tankesätt Hierarkiskt tänkande > Tänkande som skapar delaktighet Varje person vet mest om sitt eget arbete 14

15 Vad lärde vi oss av pilotförsöket? Personalen fick stöd av andra i samma situation och lärde sig ny praxis av andra fakturerare Vi koncentrerar oss på arbete som skapar värde, för ofta är det billigare att köpa stödtjänster (t.ex. postning) utifrån Grunder för definition av värde: vad är det som skapar värde för kunden i försäljningsfakturering? 15

16 Case 2: Semesterprocessen Semesterprocessen, nuläge (sammanlagt ca minuter) Semesterprocessen, målläge (sammanlagt ca 60 minuter) 16

17 Utveckling av kostnadsberäkning Beräkning av kostnader för blankettbeslut jämfört med övergång till elektroniskt system Blankettbeslut enligt den nuvarande modellen kostar kommunen ca euro per år i arbetstid Mållägets (framtidens) modell kostar kommunen ca euro i arbetstid 17

18 Avdelningarnas lean- processer Tekniska avdelningen Byggnadslovsprocessen Matbeställningsprocessen Grundtrygghetsavdelningen Socialtjänstprocessen Sjukvårdarens arbetsuppgifter Bildningsavdelningen Lokalhyrningsprocessen Förvaltningsavdelningen Processen med föredragningslista Semesterprocessen 18

19 19

20 Fortsättning: identifiering av metodbehov Sannolikt finns behov för metoden, om det kommer fram, att det behövs mer lager- eller förvaringsutrymme Lagren alldeles fulla, För lite utrymme Om man inte vet, hur saker går till I det här skedet skickas den dit. Mirakel sker, när de utförs 20

21 Möjligheter i Västra Nyland Den offentliga sektorns aktörer konkurrerar inte med varandra (jämfört med privata sektorn) Kommunerna i samma ekonomiskt utmanande läge Fungerande processer och modeller kan spridas från kommun till kommun I bakgrunden en organisation av lean-kunniga, som täcker hela området Genomförande av pilotförsök? 21

22 Organisering: stöd från varje nivå och olika organisationer 22

23 Mer information Röntynen: Försiktighet, aha-upplevelser och möjligheter till effektivering erfarenheter av leanmetoden i den offentliga sektorn Internationell bakgrund, reflekteras i offentligt ledarskap 23

24 Kiitos!/Tack! 24