Kallelse med föredragningslista

Transkript

1 Tomelilla kommun Vård och omsorgsnämnden Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: torsdagen den 29 augusti 2019 kl Plats: Svea Hund, kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden Diarienr Sidnr 1 Val av justerare och tidpunkt för justering 2 2 Ändringar i föredragningslistan 3 Dialoger och informationsärenden / Budgetremiss / Statsbidrag för 2019 för förstärkning av 2019/ äldreomsorgen 6 Ekonomisk uppföljning inom vård och 2019/ omsorgsnämnden Intern kontroll vård och omsorgsnämnden 2018/ Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom 2019/ stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Statistikrapport av ej verkställda gynnande beslut 2019/ inom LSS andra kvartalet Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom 2019/28 73 äldre- och handikappomsorgen (SoL) - 2:a kvartalet Statistikrapport av ej verkställda gynnande beslut 2019/28 74 (SoL) inom äldre- och handikappomsorgen - 2:a kvartalet Delegeringsbeslut / Anmälningsärenden 2019 vård och omsorgsnämnden 2019/ Gunnel Andersson (M) Ordförande Olof Hammar Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon Olof Hammar E-post: kommun@tomelilla.se 1

2 NÄRVARO- OCH OMRÖSTNINGSPROTOKOLL Vård- och omsorgsnämnden ( ) Sammanträdesdag: Antal närvarande ledamöter: 1 2 Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Gunnel Andersson M 2 Mona Nihlén V 3 Peo Örnsved SD 4 Gunvor Olsson C 5 Sejdi Karaliti S 6 Marianne Åkerblad M 7 Kent Olofsson SD Ja Nej Avstår ERSÄTTARE Nr Namn Parti Närv Ja Nej Avstår 1 Charlotte Larkin L 2 Axel Olsson S 3 Birger Hörberger SD 4 Lena Eriksson C 5 Britt-Marie Liljeholm S 6 Susanne Balczar Herou KD 7 Zofia Prokopczyk SD Ja Nej Avstår 2

3 Tomelilla den 20 augusti 2019 Dnr VON 2019/2 Stöd och omsorg Besöksadress: Gustafs torg Tomelilla vård och omsorgsnämnden Växel Fax Bankgiro Handläggare: Olof Hammar Nämndsekreterare Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil Dialoger och informationsärenden Förvaltningens förslag till beslut Vård och omsorgsnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning 1. Information från förvaltningen 2. Kvalitetsredovisning Valkyrian och Hemtjänst Söder januari-juni 2019 (rapport bifogas) 3. Kvalitetsredovisning Byavången och Hemtjänst Centrum januarijuni 2019 (rapport bifogas) 4. Genomlysning av måltidsverkstadens verksamhet (rapport bifogas) 5. Taxor och avgifter 2020 (diskussionsunderlag bifogas) 6. Införande av hjälpmedelsabonnemang i Tomelilla kommun Arbete pågår inom förvaltningen med att utarbeta ett förslag till hur ett hjälpmedelsabonnemang i kommunen kan se ut, vilken taxa som kan tillämpas och vilka som kan omfattas. Det återstår fortfarande en del utredningsarbete gällande detaljer kring avgifterna. 7. SÖSK-gemensamt fontänhus Förfrågan har inkommit från Ystad kommun om det i Tomelilla kommun finns intresse av ett SÖSK-gemensamt fontänhus. Vid vård och omsorgsnämndens sammanträde den 26 september kommer ärendet behandlas. Nämndsekreteraren har på uppdrag av 3 1 (2)

4 socialchefen varit i kontakt med och bjudit in projektledaren från Ystad kommun till sammanträdet i september för att beskriva projektet och svara på frågor och han har tackat ja. Stöd och omsorg Olof Hammar Nämndsekreterare 4 2 (2)

5 Kvalitetsrapport Valkyrians särskilda Boende och Hemtjänst Söder Förenade Care Period Tina Persson Verksamhetschef 1 5

6 Kvalitetsredovisning för Valkyrians vård och omsorgsboende och hemtjänst område Söder Verksamheten Valkyrian Vård och omsorgsboende samt Hemtjänst Söder drivs sedan 2016 på entreprenad av Förenade Care. Från är avtalet förlängt till Undertecknad arbetar som verksamhetschef för både Valkyrian boende och hemtjänst Söder. Kvalité Den nationella brukarundersökningen 2018 visade avseende Valkyrian på ett resultat med en sammantagen nöjdhet på 75 % av sitt äldreboende. Handlingsplan upprättades för att nå de av Vård och Omsorgsnämnden i Tomelilla kommun uppsatta målen utifrån Nationella brukarundersökningen Ett aktivt arbete med resultaten från ovan nämnda undersökning fortgår kontinuerligt där värden befanns vara lägre än Tomelilla kommuns medel. Diskussion gällande handlingsplan har förts med personalen när resultaten redovisades, även ledningen för Förenade Care har tagit del av resultatet. Resultatet sammantagen nöjdhet för hemtjänst Söder visade på 80 %. Ett fortsatt aktivt arbete med handlingsplanen som skapades i juni 2018 sker dagligen i form av schemaplanering, bemötandefrågor, information mm. Åtgärderna som sattes in upplevs ha gett bättre kontinuitet, bemötande och kommunikation vilket är glädjande. I informationsfoldern Välkommen till Förenade Care Valkyrian vård och - omsorgsboende finns information om Förenade Cares kvalitetspolicy, vår profil och personal. Det framgår hur du kan påverka din vardag, om vad kontaktmannaskap innebär samt lite allmän information t.ex. om vad du behöver har med dig till boendet. I foldern framgår var du kan lämna klagomål och synpunkter både till Förenade Care och till Tomelilla kommun, vilket även informeras vid anhörigträffar. Liknande information, men anpassat för hemtjänstens brukare, finns i Hemtjänst Söders informationsfolder som lämnas ut till nya brukare. Vi har boenderåd tre till fyra gånger per år enligt önskemål från boende på Valkyrian, där synpunkter och önskemål tas upp. Verksamhetschef och gruppledare håller i dessa möte för att de boende ska kunna prata fritt och inte känna sig i obekväma. Exempelvis diskuterar vi kring maten, måltidsmiljö, aktiviteter, fester/ kalas, boendemiljö, ensamhet med mera. 2 6

7 Kostchef för Kastanjeskolan har bjudits in till kostombudsmöte där synpunkter från boende lyftes fram. Arbetskläder finns tillgängligt för all personal. Vikten av att bära korrekta arbetskläder har lyfts kontinuerligt till all personal på APT. I november när Arbetsmiljöverket kom med AFS 2018:4 - Smittrisker - gick verksamhetschef igenom innehållet rörande arbetskläder och smittrisker för all personal, under våren har vi följt upp detta med personalen. Resultatet är nu tillfredsställande. Klädombyte i personalgruppen sker varje dag innan arbetspasset börjar samt innan hemgång, omklädningsskåp i personalrum samt förråd av arbetskläder finns tillgängligt. Personalkläder tvättas och fylls på varje dag av nattpersonal. Tvättkorgar finns i respektive omklädningsrum. Omvårdnadspersonal dokumenterar arbetsanteckning samt social dokumentation i kommunens dokumentationsprogram Magna Cura. Kontroll av inloggning i Magna Cura för omvårdnadspersonal samt gruppledare görs. Antal gånger varje individ har varit inne i Sol respektive HSL för läsning eller dokumentation registreras och vid brist sker ett motiverande samtal som dokumenteras. Kontroll av ordning samt handhavande av HSL och Sol pärmar sker slumpmässigt för att säkerställa att innehållet är aktuellt. På Valkyrian har arbetet med kvalitetsregistret Senior Alert fortsatt under året med registrering och uppföljningar. Alla genomförandeplaner på Valkyrian och hemtjänst Söder kontrolleras av gruppledare så att de följer tidsramen i gällande avtal. En tyst uppföljning av tillämpningen av de basala hygienrutinerna har genomförts där resultatet redovisades vid APT. Blankett där personal förbinder sig att följa basal vårdhygien finns. Gäller såväl ordinarie personal som vikarier, elever och nyanställda. Vikten av att följa hygienrutiner betonas, vilket är betydelsefullt inte minst med tanke på den antibiotikaresistens vi har att hantera nu och framöver. Ansvarsområden med skriftligt dokumenterat uppdrag finns för internrevisorer, kostombud, inkontinens/hygien ombud, aktivitetsombud, anhörigombud, miljöombud m fl. Regelbundna möten med dessa sker där uppdragets utförande tas upp, dokumenteras och planering framåt sker. Swedlock, som är ett säkerhetssystem, har installerats av Tomelilla kommun under våren för att säkerställa läkemedelshanteringen på boendet. Personalen har ett personligt kort som de låser ut en låser ut nyckel med i början av arbetspasset, denna används sedan och loggas under all 3 7

8 användning vid läkemedelshanteringen under arbetspasset. Innan personalen avslutat sitt arbete låses nyckeln in igen för laddning. Detta ger en möjlighet till loggkontroller till exempel vid avvikelsehantering. Reflektion: Kommunens vikarierande sjuksköterskor har ett par kort som går runt på den vikarien som arbetar för tillfället och det är ej personbundet, vilket gör det svårt att följa upp vid en eventuell avvikelsehantering. Värdegrundsarbetet pågår, all personal ska under året genomföra Socialstyrelsens webbutbildning för värdegrundsarbete och personalen lämnar in ett diplom när de är klara med utbildningen. Värdegrundsledare är utsedda för att bland annat vägleda personalen. Under hösten kommer arbetet med värdegrunden att utvecklas vidare på boendet och i hemtjänsten. Både personal från Valkyrian och hemtjänst Söder samt gruppledare har deltagit i utbildning av Psykisk ohälsa hos äldre under våren som vi haft tillsammans med Byavången och Vigavägen. Fortsatt arbete kring detta är inplanerat under hösten för övrig personal. I maj hade både hemtjänst Söder och Valkyrian vars en gemensam grillkväll för brukare/boende och närstående. Vädret tillät oss att både använda innergården samt Storstugan båda kvällarna. Vid hemtjänst Söders träff var det cirka 25 stycken brukare med närstående som kom för att träffas över grillad korv och tårta med kaffe. Extra personal var insatt i hemtjänsten så att de kunde vara med under träffen samt sedan hjälpas åt med kvällsinsatserna. Kvällen efter var vi cirka 125 boende och närstående från Valkyrian som fick en trevlig samvaro tillsammans med grillad korv och kaffe med tårta. Flera stycken från både dag och nattpersonal närvarade vid denna kväll. I storstugan visades ett bildspel med ca 400 bilder på aktiviteter som genomförts under sista året. Brukare och närstående i hemtjänst Söder uttryckte sin förvåning över alla aktiviteter som vi har på boendet, bildspelet var mycket uppskattat båda kvällarna. Ett vårdbiträde från Valkyrian, går på uppdragsutbildning av Förenade Care till undersköterska på distans och hon är klar i juni/juli Även ett vårdbiträde från hemtjänst Söder har påbörjat uppdragsutbildningen under våren. Verksamhetschef och tre gruppledare är närvarande och vid behov stöttande under dagtid vardagar i omvårdnadsarbetet, verksamhetschef i beredskap finns tillgänglig mellan kl på vardagar samt helger och alla röda dagar. 4 8

9 Valkyrian Vi har under första halvåret 2019 haft en bra beläggning på demensenhet, lite mer varierat på serviceenhet, men bättre beläggning än vid förra kvalitetsrapporten. Ej belagda dygn Månad Jan Feb Mar Apr Maj Jun Totalt Demens Service Totalt Totalt har vi under årets första sex månader haft 162 dygn då boendet haft ledig lägenhet. Antalet utflyttade på grund av dödsfall har under årets första sex månader varit 3 boende. Vi har under första halvåret upprättat 4 stycken genomförandeplaner (inflyttningar) samt utfört 66 stycken uppföljningar. Boendes egna önskemål framkommer i genomförandeplanen. Ibland vid svår sjukdom eller kognitivt nedsatt funktion får närstående eller omvårdnadspersonal uttrycka vad boende/brukaren skulle ha önskat om detta hade varit möjligt. Vi lyfter även med de boende och närstående, betydelsen av att göra en levnadsberättelse som komplement till genomförandeplanen. Hemtjänst Söder Kundunderlaget med beslutade timmar under årets första månader har sjunkit succesivt under perioden. Hemtjänst Söder 2019 jan 1 521,06 feb 1 406,52 mar 1 351,44 apr 1 402,41 maj 1 388,32 juni 1 323,39 Alla kunder som har hemtjänstinsatser utöver matdistribution och/ eller larm har en uppdaterad genomförandeplan inom tidsram. Antalet nyupprättade genomförandeplaner är 14 stycken och uppföljningar 37 stycken under 5 9

10 perioden. Alla kunder har också en upprättad riskbedömning gällande arbetsmiljö som följs upp var sjätte månad alternativt vid förändring. Nattfasta/ BMI Den ofrivilliga nattfastan mäts två gånger under året, på uppdrag av MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) i Tomelilla kommun. Alla boende på Valkyrian som inte har tackat nej enligt GFP erbjuds kvällsmål eller nattmål. Sover den boende så väcks hen inte för ett nattmål. På boendets demensenhet har vi behållit nattfastebok där personalen varje dygn skriver upp kvällsmål och nattmål för varje boende, så att dagpersonalen vet när den boende fick sista målet innan frukost. Detta har medfört en bättre överblick och minimerar risken att nattfastan överskrids. Boende erbjuds även en förfrukost på sängkanten när den boende vaknar innan hen eventuellt gör morgontoalett innan frukost. Vid mätning av nattfasta i maj 2019 så hade alla våra kunder under 11 timmars nattfasta. Vid teamträffar så lyfts nattfastan där måttet kopplas till BMI och hur självbestämmande och integritet kan påverka. Nattfastemätning v. 15 år 2019 Avdelning Nattfasta (timmar) Blå 9,45 Grön 10,10 Aprikos 10,00 Gul (demens) 8,30 Snitt 9,46 Noteras kan att en allt för låg nattfastetid kan tyda på nattlig oro. Längd- och viktkontroll erbjuds vid inflyttning och följs sedan kontinuerligt eller vid behov i samråd med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. BMI följs upp fyra gånger per år och vid BMI under 22 upprättas nutritionsplan med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Alla boende med BMI under 22 har kontakt med omvårdnadsansvarig sjuksköterska för aktuell nutritionsplan och följs upp på teamträffarna. Personalen har i sitt ansvar att följa de boendes aptit och eventuellt försämrade kostintag samt i sådant fall kontakta omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Kost och måltider På Valkyrian har vi en servicepersonal placerad på blå enhet via Extra tjänst, Arbetsförmedlingen, som finns i köket på morgonen när de boende ska äta 6 10

11 frukost från måndag till fredag. När Extra tjänsten upphör i juni så kommer personen att övergå till en anställning som servicepersonal på Valkyrian. Eftersom alla boende har olika tidsvanor på morgonen och personalen ofta har som mest att göra under morgonarbetet så vill vi på detta sätt öka trivseln i köket. Servicepersonalen hjälper till och serverar om det behövs, ordnar med bricka till någon som vill ha frukost på rummet eller bara finns där som sällskap så att den boende inte behöver äta själv. Just sällskapet och att någon finns där i köket och har tid för en pratstund uppskattas mycket av de boende och påverkar deras välbefinnande och aptit. Hon hjälper även till med dukning, tar hand om disk, kontroller, bakar en kaka till fikat samt andra förekommande göromål i ett kök på ett boende. Denna servicepersonal frilägger tid för omvårdnadspersonalen som de kan använda på annat sätt till de boende. På grönenhet har vi haft en annan person från arbetsförmedlingen under våren i köket för att finnas tillhands för de boende under morgonen och förmiddagen. Men denna tjänst avslutades nu i slutet av juni i samförstånd. Planen är fortfarande att varje enhet ska ha en egen servicepersonal/kökstjänst utöver ordinarie omvårdnadspersonal, men det måste vara rätt person. En personal från varje avdelning samt två från natten är kostombud. Vi har ett huvudkostombud i kostgruppen som håller i kontakten med företagets dietist samt informerar på APT till sina kollegor. Egenkontrollen på enheterna i januari gav lite blandat resultat, ex uppdagades ett missförstånd mellan servicepersonal och omvårdnadspersonal om vem som ansvarar och städar skåp och lådor i köket. Efterkontroll visade på att de brister som fanns rättats till. Aktiviteter och utevistelse Aktiviteter erbjuds två gånger om dagen måndag till fredag och en gång om dagen lördagar och söndagar. I den boendes GFP dokumenteras önskemål om antal promenader/utevistelse. Egen tid erbjuds av kontaktperson eller dess ersättare varje vecka. Vi har en del boende som inte önskar delta i några aktiviteter alls. Medelåldern är hög och vård och omsorgsbehovet är som regel stort. Detta medför att exempelvis att duscha, att gå till och från matsal, att delta i måltider och mellanmål kan vara den aktivitet som den boende orkar med. Innehållet i egen tid dokumenteras i social dokumentation. 7 11

12 Gruppledare på Valkyrian är mycket drivna och engagerad i aktiviteter och verksamhetschef stöttar upp och deltar så ofta det finns möjlighet. Ledningen anser att det är ett viktigt inslag i vardagen för de boende. Servicepersonalen på blåenhet är även delaktig i de aktiviteter som är inplanerade samt så håller hon i sittgympan på tisdag fm som önskats av de boende via boenderådet. Musik och material har skapats till detta. Bingo på torsdagseftermiddagar är mycket uppskattat av de boende och uppslutningen är hög. Nedan följer några av vårens aktiviteter: Året inleddes med julgransplundring i storstugan med de boende och personalen innan granen slängdes ut. Under våren har vi även haft pubkvällar, besök av PRO kören, inför påsken har dagisbarnen varit och sjungit, klätt påskris och fikat med de boende. Den traditionella äggarullningen i Storstugan med boende och anhöriga är ett uppskattat inslag. Ett noggrant äggarullningsschema fanns och äggadrottningen kunde krönas. Många glada skratt när förra årets vinnare även vann i år. Personalen bjöd på sig själva i den återkommande arrangerade mannekänguppvisning för de boende, det bjöds på bubbel och snittar sedan avslutades det som det sig bör, med ett brudpar. En stor del av de boende gick eller åkte till Tomelilla kyrka på högmässa med personal, efter mässan var det kaffe och tårta i församlingshemmet. Även i år genomfördes den uppskattade cruisingen av 50-0ch 60-talsbilar en eftermiddag, då de boende fick önska vilken bil de ville åka en tur med i byn. De boende som behövde lift för förflyttning, liftades ner i bilarna för en åktur. Därefter fikade vi tillsammans utomhus vid långbord med tidsenlig musik, flaggor och hembakade cupcakes. Utflykt till Ystad småbåtshamn med ca 15 boende som ville följa med, där det grillades korv till lunch och fikades. Extra personal sattes in samt så beställdes en extra tågvagn av Skånetrafiken för dit och hemresa. Vi har även firat Förenade Care s 60-årsjubileum med att bjuda på svensk/dansk dekorerad tårta på boende, närstående och personalen, vilket var uppskattat. Sedan hösten -18 har vi haft tillgång till Förenade Cares utflyktsbuss som special utbildad personal på Valkyrian hämtar i Malmö. Under våren har vi bland annat varit på en bokad resa till Johanna museet i Skurup, guiden som gick med under rundturen berättade spännande om allt som fanns där. Efter rundturen var det fika och allt man sett diskuterades flitigt. Boende hade även önskat att besöka Sjöbo kaffestugas kakbuffé, så ett par turer dit blev det med. 8 12

13 Några av de boende på demensenhet åkte ut under förmiddagarna för att mata ankorna samt så kördes bussen in i stora kostall så att de kunde klappa kalvarna och några av de andra djuren på gården. Blev många härliga kommentarer och skratt. Allsång med blandat musikval, där sånghäfte har trycks upp till de boende, är ett uppskattat inslag i vardagen. Charader är ett annat uppskattat tema som framkallar många glada skratt hos både boende och personal. På Valkyrian använder vi oss aktivt av Förenade Cares Facebook sida för att lägga upp bilder på en del av våra aktiviteter. Samtycke finns registrerat för de boende till detta. Framöver kommer vi att gå över till att istället använda oss av vårt Instagramkonto. Larm På Valkyrians boende testas trygghetslarmen en gång per månad, detta signeras på checklista och det är kontaktmannen som ansvarar för detta. Vid behov alternativt slumpvis kontrolleras larmjournal angående inställelsetid, närvaromarkering samt att kontroll av larmfunktion har utförts. Larmfunktionen vid Hemtjänst Söder kontrolleras enligt rutin regelbundet via SMP. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter har inkommit till verksamhetschef, dessa har besvarats skyndsamt och ofta i dialog med uppdragsgivare. Valkyrian Synpunkter har kommit från närstående till två boende. En av synpunkterna rörde hur kvällsmaten hade serverats vid ett tillfälle, det hade saknats grönsaker samt så hade de matbullarna som bakats på natten varit lite hårda i kanterna. Samtal har förts med närstående, boende samt personal kring hur kvällsmaten tillagas och presenteras. En annan inkommen synpunkt rörde hur en boende från demensenheten blev inskickad av sjuksköterskan på natten, efter ett fall och näsan misstänktes vara bruten, utan att någon personal hade möjlighet att följde med till akuten i ambulansen. Närstående/dotter som ska kontaktas enligt direktiv, svarade inte i telefon under natten. Handläggningen på akuten var bra då den boende snabbt blev undersökt/behandlad och sedan skickades tillbaks till boendet så att personalen kunde ta hand om hen i sin hemmiljö. Möte bokades med alla döttrarna efter önskemål, närvarade var även sjuksköterska, gruppledare och verksamhetschef. Närstående var nöjda med informationen som de fick. 9 13

14 Positiva synpunkter har även framförts till ledningen över alla aktiviteter som genomförs från boende och närstående. Hemtjänst Söder Sju stycken synpunkter har inkommit, varav sex stycken är av positiv karaktär. En synpunkt har skickats via Tomelilla kommun och vidarebefordrats till oss för handläggning. Det gällde en närstående som hade synpunkter på hur insatserna fungerade hos hennes mor. Gruppledare gjorde direkt ett hembesök och pratade med brukaren, samt ringde upp dottern. Även verksamhetschefen har ringt upp och haft samtal med dottern. Det planerades för ett möte som dottern skulle invitera till, men det har inte skett ännu. Dottern var tydlig i samtalen med att personalen var kär och vänlig och att hemtjänsten fungerade bra. Myndighetschef i Tomelilla kommun har informerats om synpunkter som framkommit samt så har hanteringen av handläggningen skickats tillbaks till kommunen för kännedom. Sex synpunkter av positiv karaktär har inkommit via telefonsamtal och brev, där personalen bland annat får mycket beröm för sitt bemötande, att de är lyhörda för brukarnas behov och är snälla och trevliga. Detta har framförts till personalen på APT samt skrivits på deras informationstavla i grupprummet. Avvikelserapport social karaktär Valkyrian 10 stycken avvikelserapporter har inkommit under årets första sex månader. Fyra stycken gällde byte av inkontinensskydd. Åtgärd: Pratat med berörd personal samt bett inkontinensombud vara behjälplig för eventuell utprovning av annat inkontinensskydd. En rör en boende som haft sina sänggrindar uppe utan att det fanns ett samtycke för detta. Åtgärd: Samtal med berörd personal om att det måste finnas ett samtycke för en sådan åtgärd. En rör en boende som inte blivit vänd enligt vändschema. Utredningen visar att den boende själv vänder tillbaks. Åtgärd: Pratat med personalen att de uppmärksammar hur den boende vänder sig. En rör att personal känt sig stressad. Åtgärd: Pratat med berörd personal samt annan personal som jobbade, även samtal med boende som varit berörd. Utredningen visar inte på att det varit stressigt när vi pratar med personalen och boende. En rör att en boende har satt ett strykjärn hen har använt på sitt sängöverkast. Överkastet fick ett brännmärke. Även en tillbudsrapport är skriven. Utredningen visar att personalen inte hade vetskap om att hen själv brukade stryka inne hos sig. Åtgärd: Information till närstående samt samtal med den boende om att hen inte bör göra detta själv utan ta hjälp av personalen. Den boende ber personalen om hjälp efter denna händelse med strykningen

15 En rör stöld hos en boende. Åtgärd: Polisanmälan är gjord och verksamhetschef/gruppledare bistår i deras utredning. Beställaren är informerad. En rör omvårdnad/hygien hos en boende. Utredningen görs tillsammans med sjuksköterska på boendet som inte hade några synpunkter på hur omvårdnaden blivit utförd. Åtgärd: Pratat med personal på enheten om vikten av hjälp vid nedre toalett vid behov. Händelserna tas upp på teamträffar alternativt på APT om det är en händelse av allmän karaktär där lärdom kan tas för yrkesgruppen och omvårdnadspersonal. Hemtjänst Söder Det har inkommit 1 styck avvikelse under årets första halvår. Den rörde att en brukare kom hem utan att någon mötte upp när hen kom från Vännen. Närstående var hemifrån precis vid hemgång denna dag. Utredningen visade på en miss i schemaplaneringen, men även att det inte fanns något varningsverktyg i planeringssystemet Intraphone när en personal inte är kopplat till ett schema. Åtgärd: Verksamhetschef och gruppledare gjorde ett hembesök dagen efter hos brukaren och närstående för samtal om händelsen och om vad som hänt. De var nöjda med besöket. Resulterade även i att planeringsverktyget Intraphone utvecklade sitt program för att något liknande inte ska kunna hända igen. En avvikelse har skickats till ett assistansbolag som har personal hos en brukare i ordinärt boende där hemtjänst söder har insatser. Vår personal har reagerat kraftigt på hur assistenterna bemöter brukaren. Kontakt med assistansbolaget har skett flera gånger och de skulle utreda avvikelsen. Internkontroll Arbetet med att fastställa verksamhetens rutiner pågår under hela verksamhetsåret och internrevisorer uppdaterar rutiner enligt av kvalitetsansvarig fastställd tidsplan. Internrevisionsmöte hålls fortlöpande under året. Egenkontrollprogram gällande avdelningskök finns och signeringslistor för åtgärder som utförs dagligen, var vecka, var månad och vart kvartal kontrolleras av kostombud. Internkontroller sker i enlighet med verksamhetens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Hsl avvikelser Avvikelser hanteras enligt Tomelilla kommuns rutiner och följs upp och orsaks utreds enligt denna. Åtgärder och uppföljning av avvikelser görs med 11 15

16 berörda parter, på enheternas träffar, teamträffar och arbetsplatsträffar enligt rutin. Internkontrollanter har utfört kontroller av HSL signeringslistor enligt fastställd checklista 1 gång/månad. Valkyrian Antal fall under perioden på Valkyrian har varit 44 stycken fördelat på 18 personer. Läkemedelsavvikelser har varit 52 stycken på boendet varav sjuksköterskor har varit inblandade i 19 stycken. Reflektion/analys: Under första halvåret har det varit lite turbulent med sjuksköterskor på Valkyrian vilket skapat osäkerhet och otrygghet för både boendets personal samt för sjuksköterskegruppen. Hemtjänst Söder Antal fall i hemtjänsten har varit 41 stycken fördelat på 20 personer. Reflektion/analys: 13 av fallen har skett dagtid, övriga har skett under natten. Läkemedelsavvikelserna har varit 29 stycken i hemtjänsten varav 9 stycken berör sjuksköterskor. Reflektion/analys: Av de läkemedelsavvikelserna som registrerats i hemtjänst Söders område under januari juni 2019, totalt antal 29, så berör det 13 tillfälle av vår insats. Övriga 16 tillfälle är under natten eller när brukaren vistats på korttid. Höftbyxor erbjuds personer som faller efter dialog med rehab team. Gruppledare har en aktiv kommunikation med personalen hur de lägger upp sitt arbete och dagliga planering vid behov. När ledningen under våren såg att det fanns flera läkemedels avvikelser under morgonen, så ringde gruppledare runt till alla enheter kl 10 för att påminna personalen om att kontrollera översiktsplanen för att minska glömska som orsak för icke överlämnat läkemedel. Resultatet blev minskade läkemedelsavvikelser. Omvårdnadspersonal är mycket aktiva och vakna med att skriva medicinska avvikelser, därför upplevs mörkertalet som litet. Avvikelserådet har planerade möte för att gå igenom avvikelser som inkommit. Bemanning Det har varit viss omsättningen av personal under våren r/t pensionsavgång, personal har flyttat samt personliga själ. Rekrytering har skett under våren men vi ser även ett behov av ny personal inför hösten så platsannons har satts ut. Ny rekrytering av vikarier har gjorts under våren och då främst inför 12 16

17 sommaren, men en stor del av gruppen timanställd personal är stabil och återkommande. Valkyrian Omvårdnadspersonal dag och nattetid följer avtalet. Vi har ökad planerad bemanning efter behov, det vill säga vid vissa tillfällen och perioder kan man vara flera. Det kan vara vid olika planerade aktiviteter, utflykter, mottagande av varor mm. En person har börjat som servicepersonal/allt i allo. Han utför vaktmästare uppgifter, är aktiv och delaktig på enheterna exempelvis när det serveras lunch och fika, är delaktig i aktiviteter, går ut med boende och handlar, samtalar och fikar med boende, med mera. Extra insatser utöver schemalagd tid sätts in exempelvis vid svårt sjuka boende, vak vid livets slut, orolig boende mm. Schemaplanering sker i systemet HRM. Hemtjänst Söder Bemanningen inom hemtjänst följer antal beviljade insatstimmar och justeras regelbundet. Kontinuitetsmätning har utförts 2018, redovisning har erhållits från Tomelilla kommun. Resultatet är förbättrat sedan föregående år vilket visar på att de åtgärder som sattes in under sommaren 2018 gav ett positivt utfall. Arbetsmiljö Skyddsrond genomfördes i maj månad. Miljöombud kontrollerar kemikalier och säkerhetsblad på enheterna regelbundet. Central samverkan / skyddskommitté träffas på huvudkontoret. Vi har haft två arbetsmiljömöte under våren, där medverkade skyddsombud lokalt och regionalt samt verksamhetschef. Valkyrian hade i augusti 2018 inspektion av Arbetsmiljöverket, ett fåtal brister påpekades. Personalen skulle känna till olika bullernivåer och vilka åtgärder som skulle göras vid för hög bullernivå bullerapp laddades ner och förevisades på APT. Det andra som påpekades var kännedom om hur privatbil skulle vara utrustad i tjänst Förenade Cares bilpolicy dokument gicks igenom på APT. Tredje påpekan gällde Tomelilla kommuns städpersonals utrustning på städvagnen påpekan gjordes direkt av verksamhetschef till städpersonalen som åtgärdade detta omgående, information skickades till Tomelilla kommun för kännedom. I båda verksamheterna har det även införts sticksäkra kanyler samt sticksäkra engångslancetter för blodsockerkontroll. I ordinärt boende har det även 13 17

18 upprättats en övergripande kemikalieförteckning. I februari 2019 kom besked att vi uppfyller kraven och ärendet är avslutat. Arbetsplatsträffar (APT) genomförs kontinuerligt och schemalagt för personalen. Under våren har vi planerat om, så på Valkyrian sker dessa med både dag eller natt personal tillsammans, så att gemensamma frågor kan lyftas och samhörigheten stärkas. I Hemtjänst Söder är arbetsplatsträffarna också schemalagda för personalen kontinuerligt. Uppehåll görs under två sommarmånader. Mötena leds av verksamhetschef enligt särskild dagordning. Vid arbetsplatsträffarna sker genomgång av lagar och AFS:ar systematiskt efter utarbetad plan för året. För att timvikarier ska känna en ökad delaktighet så har de haft eget APT där de kunnat lyfta det som varit viktigt för dem. Denna kommunikation är ett viktigt led i att stärka kvalitén i verksamheterna. Nattpersonalens schema har gjorts om från 8 veckors schema till 6 veckors schema samt har det införts ett fastställt rotationsschema för vilken enhet man ska arbeta på. Detta har haft ett mycket positivt mottagande av samtlig personal på natten. Nattillsyn har skett två gånger under våren av gruppledare samt en gång av verksamhetschef. Som under hela året så har verksamhetschef kommit tidigt på morgonen flera gånger under våren för att nattpersonalen ska kunna träffa undertecknad om behov finns för samtal på arbetstid. Detta resulterade i en tillsägelse gällande rökning på arbetstid. Psykosocial arbetsmiljöenkät genomfördes under sen hösten 2018 och resultatet redovisades på APT i början på Tillbud och arbetsskador Valkyrian Det har inrapporterats två tillbud i verksamheten. Ett tillbud gäller en boende som placerat sitt använda strykjärn på sitt sängöverkast så det blir ett brännmärke. Åtgärd: Informerat närstående samt haft samtal med den boende om riskerna, kom överens om att den boende ber personalen om hjälp vid strykning. Ett tillbud gäller att bara en personal hade läkemedelsdelegering en lördag morgon på övre plan vid sjukdom hos inplanerad personal. Åtgärd: Gruppledare fick inte in vikarie med delegering så valde att sätta in van personal/vikarie på sjukluckan. Flera vikarier är skickade på 14 18

19 läkemedelsutbildning så hoppas att de som gått utbildningen klarar testen för att underlätta vid liknande situationer. Hemtjänst Söder Det har inrapporterats fyra tillbud. Tre fall rör hög arbetsbelastning vid dag/kväll en helg. Utredningen visar att det fanns extra personal tillgänglig som ej ringdes in, samt så hade en personal gått hem tidigare på eftermiddagen. Åtgärd: Insatsschema från planeringsverktyget Intraphone skrevs ut och detta gick verksamhetschef igenom med berörd personal. Det framgick då att det hade funnits gott om tid för alla insatserna. Ett tillbud rör en brukare som ibland står dåligt på benen vid förflyttning och som vägrar att använda förflyttningshjälpmedel. Utredningen visar att både verksamhetschef, gruppledare samt rehab personal har försökt flera gånger vid hembesök få brukaren att ta emot förflyttningshjälpmedel i sitt hem. Åtgärd: Gruppledare och rehab gör ett nytt hembesök och försöker med annat hjälpmedel men hen vägrar att använda det. Försöker förklara att vi behöver ett hjälpmedel för att göra förflyttningen så bra och säkert som möjligt, men det accepteras inte. Bestäms att personalen får tillkalla en personal till om det behövs, problematiken är att det inte ryms två personal samt brukare på toaletten. Personalen har uppmanats att upprätta tillbudsrapport för att de ska kunna användas i förbättringsarbetet. Inga anmälda arbetsskador har rapporterats till ledningen under perioden januari till juni. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron följs regelbundet. En tydlig ökning kan ses under februari månad även detta år då många medarbetare drabbades av förkylning, feber och magsjuka. Vid upprepad korttidsfrånvaro efter 3-4 gånger per halvår hålls rehabiliteringssamtal. Sjuk- och friskanmälan görs till speciell telefon inom fastställda tider enligt rutin, samtal genomförs vid korttidsfrånvaro första och tredje dagen. Friskvård En del av personalen har utnyttjat möjligheten till att ta ut sin friskvårdpeng för att simma eller träna på gym. Utveckling Fortsatt planering finns för att alla avdelningarna ska ha en service-/kökstjänst i respektive kök som tar hand om de boende och finns tillhands för att de inte 15 19

20 ska känna sig ensamma vid exempelvis frukosten. Detta gynnar även välbefinnandet och aptiten hos de boende. Kontakten med närstående är viktigt för de boende men tyvärr bor många långt bort eller kanske utomlands. Planen att de boende ska ha möjlighet att skypa med närstående är fortfarande aktuell, men vissa problem har det varit med anslutning. Förhoppningsvis kommer detta att bli bättre nu när det planeras att bygga ut internetuppkopplingen på Valkyrian. Detta förväntas mildra känslan av ensamhet som inte personal eller andra boende kan tillgodose. Renovering av boendet fortsätter, fortfarande är inte allt ommålat utvändigt samt så är inte demensenheten Gul ommålad i gemensamhetsutrymmena som övriga enheter. Gemensam personalpool inom Förenade Care i Tomelilla och Köpingebro är fortfarande under planering, förhoppningsvis kan detta starta upp under året. Detta förväntas ge en ökad kvalité i personalplaneringen. Under våren har gruppledarna från Valkyrian/Hemtjänst Söder, Byavången/Hemtjänst Centrum och Vigavägen fortsatt med sina gemensamma möte för att diskutera bland annat aktiviteter, personalpool med mera. Tomelilla Tina Persson Verksamhetschef 16 20

21 Kvalitetsrapport Byavången Vård och Omsorgsboende och Hemtjänst Centrum Förenade Care Period Lena Volmer Verksamhetschef 1 21

22 Kvalitetsredovisning för Byavångens vård och omsorgsboende och hemtjänst område Centrum Verksamheten Byavången Vård och omsorgsboende samt Hemtjänst Centrum drivs sedan 2010 på entreprenad av Förenade Care AB. Från är avtalet förlängt till Kvalitet Den nationella brukarundersökningen 2018 visade avseende Byavångens boende på ett resultat med en sammantagen nöjdhet på 93 %. Resultatet är lägre än föregående år men det var också betydligt lägre svarsfrekvens än Andel svarande på serviceboendet var endast 20-40%. I vissa frågor redovisades inget resultat alls eftersom det var för få svar. Det ger en osäkerhet i analysen och går inte att statistiskt säkerställa när inte ens hälften besvarat enkäten. Flera av de boende är svaga och multisjuka vilket kan ha påverkat vilja och förmåga att besvara enkäten. På demensenheterna med totalt 27 boende var svarsfrekvens något högre 40-60% men resultatet avseende total nöjdhet kunde inte redovisas på grund av för få svarande. Handlingsplan har upprättats avseende de frågor där resultatet från undersökningen 2018 var lägre än Vård och omsorgsnämnden i Tomelilla kommun uppsatta mål utifrån Nationella brukarundersökningen. Dock uteslöts de frågor som står utanför vårt inflytande, såsom t.ex. hur lätt det är att få kontakt med läkare eller om man fick plats på det äldreboende man önskade. Resultatet har redovisats för personalen på APT och till ledningen för Förenade Care. Resultatet för hemtjänst centrum visade på 86 % samma som föregående år. Vi arbetar utifrån handlingsplanen och verksamheten fortsätter arbeta med bemötandefrågor, schemaplanering i hemtjänsten i samråd med personalen så att beviljade insatser hinns med, information och god kommunikation med brukare mm. Tid för reflektion och kommunikation avseende dagens arbete, s.k. LEAN, är nu implementerat i hemtjänsten. LEAN möte har vi varje dag mitt på dagen ca 15 minuter vilket är uppskattat av personal och gruppledare. Glädjande var att 100 % på boendet var nöjda med personalens bemötande och de frågor som berör trygghet och förtroende för personalen låg över både Tomelilla kommun och Rikets nivå. 2 22

23 En enkät angående Socialstyrelsens Enhetsundersökning om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård har fyllts i och skickats in, svar kommer att publiceras i oktober Informationsfoldern Välkommen till Förenade Care Byavången vård och - omsorgsboende uppdaterades I denna finns information om Förenade Cares kvalitetspolicy, vår profil, personal och tydligt framgår hur du kan påverka din vardag, om vad kontaktmannaskap innebär. Lite allmän information t.ex. om vad du behöver har med dig till boendet. Det framgår var du kan lämna klagomål och synpunkter både till förenade Care och till Tomelilla kommun, vilket även informeras vid anhörigträffar. Hemtjänstcentrums informationsfolder är under uppdatering. Närståendeträff ordnades i maj 2019 för alla fem enheterna på boendet. Inbjudan gick ut till anhöriga och brukare i hemtjänst Centrum genom Byavångsnytt. Förutom information bjöd vi på grillad korv på uteplatsen vid plan ett, efteråt fikade vi med goda kakor som enheterna bakat. Under fikan sjöng vi vårsånger med en ur personalen som sångledare. De boende åt grillad korv på enheterna. Verksamhetschefen informerade att hon är på sitt kontor måndag till fredag dagtid och man är då välkommen med funderingar, klagomål och synpunkter. Vi har även firat Förenade Care 60 år och då bjöds alla på tårta och kaffe. Anhöriga var välkomna till Lavendelsalen där vi dukat och där verksamhetschef representerade Förenade Care, de boende åt tårta på enheten. Uppskattat av båden närstående, boende och personal. Vi har kost och boendemöte fyra gånger per år, där synpunkter och önskemål tas upp. I mötet deltar boende, personal och gruppledare. Där tas frågor upp avseende exempelvis maten, måltidsmiljö, aktiviteter, fester/ kalas, boendemiljö mm. Värdegrundsarbetet har pågår. Värdegrundsledare är utsedda och har genomfört Socialstyrelsens webbutbildning för värdegrundsarbete. Värdegrundsmöte har vi fyra gånger om året. På våra demensenheter har alla boende en värdgrundsplan upprättad. På särskilt boende och i hemtjänst är en del vårdtagare informerade om värdegrundsarbetet, några är inte intresserade. Personal dokumenterar i SoL när de informerat om värdegrundsarbete och om man upprättat en värdegrundsplan eller avböjt. Till hösten kommer mer personal att initieras i värdegrundsarbetet och närstående erbjudas att upprätta en Individuell värdgrundsplan för närstående. Swedlock ett säkerhetssystem som Tomelilla kommun infört för att säkerställa läkemedelshantering. Man låser ut en nyckel som är personlig och sen loggas man varje gång man öppnar ett läkemedelsskåp. 3 23

24 Nya arbetskläder har köpts in och finns tillgänglig så att all personal använder dessa under sina arbetspass. Det är viktigt ur hygiensynpunkt och att alla är likadant klädda ger en trygghet för våra vårdtagare att man känner igen personalen, även om all personal bär namnskylt. Tyst uppföljning av tillämpningen av de basala hygienrutinerna genomfördes av hygienombuden, och rapporterades in till MAS, medicinskt ansvarig sjuksköterska. MAS införde 2017 ett nytt sätt att mäta följsamheten till rutinerna. Detta nya sätt att mäta ger ett mer trovärdigt resultat. Det man ser är att det är framförallt desinfektion av händerna före arbetsmomentet som behöver förbättras. Resultatet redovisas vid APT. Det finns utsedda hygienombud på varje enhet samt för nattpersonal och hemtjänst. Blankett där personal förbinder sig att följa basal vårdhygien infördes Gäller såväl ordinarie personal som vikarier, elever och nyanställda. Genomgång av basala hygienrutiner görs vid introduktion. Vikten av att följa hygienrutiner betonas, vilket är betydelsefullt inte minst med tanke på den antibiotikaresistens vi har att hantera nu och framöver. Klädombyte skall ske varje dag innan hemgång, klädskåp i personalrum samt förråd av arbetskläder finns tillgängligt. Personalkläder tvättas och fylls på varje dag av personal, dag respektive natt då varje avdelning har sin tvättkorg. Omvårdnadspersonal dokumenterar arbetsanteckning i kommunens dokumentationsprogram Magna Cura. Gruppledarna läser dagligen all utförd dokumentation, bedömer om anteckningen skall dokumenteras i den sociala journalen. Kontroll av inloggning i Magna Cura för omvårdnadspersonal samt gruppledare sker varje månad. Antal gånger varje individ har varit inne i Sol respektive HSL för läsning eller dokumentation registreras och vid brist sker ett motiverande samtal som dokumenteras. Kontroll av ordning i och handhavande av HSL och SoL pärmar sker som stickprov, vid uppföljning av genomförandeplaner samt vid teamträffar. Vi arbetar med kvalitetsregistren Senior Alert och BPSD i samarbete med HSL personal. Ansvarsområden med skriftligt dokumenterat uppdrag finns för aktivitetsombud, inkontinensombud, kostombud, demensombud, närståendestödsombud, miljöombud m.fl. Regelbundna möten fyra gånger per år där befintliga rutiner och uppdragets utförande tas upp. För att vidmakthålla och utveckla omvårdnadspersonalens kompetens har vi bestämda temaområden på våra arbetsplatsträffar (APT) såsom t.ex. tandvård, då Oralcare kommer hit och undervisar. Då detta är ett viktigt område har vi utbildningen både vår och höst. På februari månads APT genomförde vi brandutbildning för all personal och i april informerades alla om hur reservelkraftverket fungerar, man fick också möjlighet att prova starta 4 24

25 reservelkraftverket om man så önskade. På APT i maj hade vi webbutbildning enligt Förenade Cares utbildningsprogram om Psykisk ohälsa för äldre då detta är ett växande klientel på våra boende. Efter webbutbildningen presenterade sex personal och en gruppledare vad de lärt sig genom utbildning i psykisk ohälsa för äldre som de gått under våren. Uppehåll med APT görs under två sommarmånader. Möten leds av verksamhetschef enligt särskild dagordning. Vid APT sker genomgång av lagar och AFS:ar systematiskt efter utarbetad plan för året. Även Tomelilla ledningssystem för kommunal hemsjukvård gås igenom på APT, detta för att hålla personalen uppdaterad. På APT informeras också vilka av Förenade Cares interna rutiner som är uppdaterade. En gruppledare och tre undersköterskor går yrkeshögskoleutbildning till specialistundersköterska inom demens. Utbildningen sker på distans och sträcker sig fram till förste juli år Gruppledaren har tillsammans med ansvarig sjuksköterska börjat med handledning av personalen på demensenheterna, handledningen kommer att vara en gång var sjätte vecka. Två vårdbiträden har genom uppdragsutbildning av Förenade Care genomgått utbildning till undersköterska, utbildningen blev färdig i mars Ytterligare en har påbörja samma utbildning och vi har nu endast fyra tillsvidareanställd personal som är vårdbiträden. Gruppledare är närvarande och deltar i omvårdnadsarbetet under dagtid. Verksamhetschef är placerad på boendet och är även behjälplig i vårdarbetet vid akut behov. På helger och obekväm arbetstid finns det verksamhetschef i beredskap. Hemtjänst Centrum Alla kunder som har hemtjänstinsatser utöver matdistribution och/ eller larm har en uppdaterad genomförandeplan (GFP) inom tidsram. Sex nyupprättade GFP och 31uppföljningar under perioden. Alla kunder har också en upprättad riskbedömning gällande arbetsmiljö som följs upp var sjätte månad alternativt vid förändring. Kundunderlaget med beslutade timmar har ökat i timmar under den första fem månaderna men sjönk något i juni. Hemtjänst Centrums timmar Jan 1188,19 Feb 1226,93 Mar 1247,49 Apr 1303,64 Maj 1404,08 Juni 1258,

26 Hemtjänst Centrums timmar Jan Feb Mar Apr Maj Jun Byavången Beläggning/vårddygn under årets första hälft: Byavången Boende service Byavången Boende demens Växelvård Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jan Feb Mar Apr Maj Jun Byavångens Boende service Byavånges Boende demens Växelvård 6 26

27 Antalet utflyttade på grund av dödsfall har under årets första sex månader varit 13, en person har flyttat till annan kommun, förra året samma period var det lika många som flyttade ut. Vi har under första halvåret haft uppföljning av pågående genomförande planer samt upprättat nya för nyinflyttade allt som allt 94 stycken. Kundens eget önskemål framkommer när detta kan uttalas och ska skrivas i jagform i planen. Ibland, vid svår sjukdom eller kognitivt nedsatt funktion, får anhöriga eller omvårdnadspersonal uttrycka vad kunden/ boende skulle ha önskat om detta hade varit möjligt. Nattfasta/ BMI Den ofrivilliga nattfastan mäts två gånger om året på uppdrag av MAS, Tomelilla kommun. Alla boende som inte har tackat nej enligt GFP erbjuds kvällsmål, nattmål eller förfrukost. Sovande boende väcks inte för nattmål. Vid genomgång av nattfastemätningen utförd på uppdrag av MAS ser vi att de som har en nattfasta överstigande 11 timmar har tackat nej till sent kvällsmål, nattmål eller förfrukost samt sover hela natten. Vad gäller nattfasta kopplas måttet till BMI samt tas upp på teamträffar vid genomgång av Senior Alert utifrån ett etiskt perspektiv utgående från självbestämmande och integritet. Nattfastemätning v Avdelning Nattfasta (timmar) Plan 1 10,1 Plan 2 9,2 Vallmotegen 9,2 Klövertegen 8,7 Lintegen 10,1 Snitt/9,46 Längd- och viktkontroll erbjuds vid inflyttning och följs sedan kontinuerligt eller vid behov i samråd med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. BMI följs upp fyra gånger per år och vid BMI under 22 upprättas nutritionsplan tillsammans med omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Alla boende med BMI under 22 har kontakt med omvårdnadsansvarig sjuksköterska för aktuell nutritionsplan och följs upp på teamträffarna. Måltidsombudet på varje avdelning har i sitt ansvar att följa de boendes aptit och ev. försämrat kostintag samt i sådant fall kontakta omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Kost och måltider Våren 2018 gjordes tillsyn av Ystad-Österlenregionens miljöförbund. Alla avdelningskök inspekterades utan anmärkning. Dock efterlyste man en underhållsplan från Österlenhem vilket är åtgärdat. 7 27

28 Miljö Ystad -Österlenregionens miljöförbund har gjort tillsyn under våren. Besöket var inom ramen för den återkommande tillsynen enligt miljöbalken. Checklistan som skickats ut i förväg gicks igenom. Då Förenade Care är kvalitetscertifierat enligt ISO 9000 fanns väl dokumenterad och tydlig ansvarsfördelning och rutiner på sådant som rör miljön. Inga anmärkningar. Till nästa inspektion önskas redovisning av pågående Radonmätning samt uppdaterade dokument gällande mätningar i verksamheten. Detta är påtalat för hyresvärden Österlenhem. Aktiviteter och utevistelse Aktiviteter erbjuds två gånger om dagen måndag till fredag och en gång om dagen lördagar och söndagar. Erbjudandet om aktivitet samt deltagande i aktivitet signeras på aktivitetslista. En del aktiverar sig tillsammans med andra boende t.ex. med att spela kort. I den boendes GFP dokumenteras önskemål om antal promenader/ utevistelse. Egentid erbjuds av kontaktperson eller dess ersättare varje vecka. Tidvis har vi en del svårt sjuka boende som inte önskar delta i några aktiviteter alls. Medelåldern är hög, och vård och omsorgsbehovet är som regel stort. Detta medför att exempelvis att duscha, att gå till och från matsal, att delta i måltider och mellanmål kan vara den aktivitet som den boende orkar med. Innehållet i egentid dokumenteras i social dokumentation. Vi har allsång som en undersköterska på boendet håller i och detta är det många som uppskattar då man endast kan lyssna om man inte orkar delta. Larm Larmfunktionen vid Hemtjänst Centrum kontrolleras regelbundet via SMP. Lokal rutin finns. Gällande Byavångens larmfunktion tas varje fredag en backup på larmdatorn. Slumpvis kontrolleras två boendes larmjournal angående inställelsetid, närvaromarkering samt att kontroll av larmfunktion har utförts. Larmklockor kontrolleras genom kontroll en gång i veckan på boendet. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter har inkommit till verksamhetschef, dessa besvaras enligt Förenade Cares rutin inom 7 dagar. Hemtjänst Centrum En synpunkt/klagomål har inkommit gällande Hemtjänst Centrum. Ett klagomål gällande att en nyckel till bostaden inte återlämnats när uppdraget för hemtjänstpersonal upphört. Åtgärd: Svarar anhörig som mailat att hemtjänsten inte kvitterat ut någon nyckel vid uppdragets början. De boende hittade inte extra nyckeln, förtydligar genom att skicka med journal utdrag som förtydligar händelseförloppet. 8 28

29 En synpunkt/klagomål har inkommit från en vårdtagare gällande Hemtjänst centrum. Hon är missnöjd då hon inte kan få ha samma personal vid varje tillfälle, har stående insatser fyra gånger dagligen, ibland fem gånger dagligen. Hon påstår att hon inte litar på personalen att de inte kan städa, värma mat osv. Gruppledaren kan inte pratat med henne då hon inte lyssnar utan endast skriker i telefonen. Åtgärd: Verksamhetschef ringer och bokar ett hembesök. Vid hembesöket förklaras hur vi arbetar att vi inte har någon möjlighet att uppfylla hennes önskning att alltid ha samma personal detta p.g.a. ledighet, sjukdom och att man inte jobbar både morgon och kväll. Hon får ett löfte om att alltid få hjälp i duschen av van personal. Förklarar också att det inte är acceptabelt att hon skäller ut personal och är oförskämd. Hon får lov att kontakta mig vid problem. Kontaktar även hennes dotter för information då hon ringt mig tidigare och framfört klagomål. Både vårdtagare och dotter är nöjda. Byavången Vård och Omsorgsboende En synpunkt/klagomål inkommit från boende på plan ett att selen som personalen lyfter henne i vid förflyttning gör ont i nacken och ryggen. Upplever även att det är för lite personal, speciellt på kvällarna. Men tycker servicen är god. Åtgärd: Gruppledare samtalar med boende om liftselen och den boende är nöjd. En synpunkt/klagomål inkommit från anhöriga som varit och besökt en boende. Anhörig berättar den de besökte satt med haklapp på trots att hon inte tycker om detta, att maten inte var undanplockad. Det fanns inte heller benstöd på rullstolen. Framkom även klagomål på att personalen inte svarat på larmet, att de kom först när zonlarmet utlöste. Den boende önskade hjälp till toaletten och besökarna kände sig inte bekväma med att personal hjälpte den boende utan att be anhöriga gå ut. Åtgärd: Gruppledare tar upp händelsen med personalen. En synpunkt/klagomål inkom från undersköterskeelev som tackar för att hon blivit väl bemött. Hon skriver att hon sedan dag ett tagits emot med ett leende och öppna armar. Tackar för allt hon lärt sig och det är allt igenom ett positivt brev där hon berömmer sin handledare som är undersköterska på demensavdelning. Åtgärd: Berömmer handledaren och övrig personal på enheten. En synpunkt/klagomål inkom från en boende avseende personal som upplevs styrande och bestämmande. Hon lyssnar inte på den boendes önskemål utan gör som hon själv vill. Personen är även känd av anhörig till den boende. Åtgärd: Verksamhetschef pratar med berörd personal om hennes bemötande. Uppföljande samtal med boende och anhörig efter ett par veckor och den boende upplever att det blivit bättre, vilket den anhörige är nöjd med. 9 29

30 Reklamation En reklamation har inkommit om att Brunabönorna var hård och dåligt smaksatta. Åtgärd: Skriver till kostchef på Kastanjeskolan som svarar att ibland är det så att bönor inte går att få mjuka. En reklamation angående att det var stora bitar i timbalmos. Åtgärd: svar från kostchefen, Kastanjeskolan, att de framöver kommer att använda pulvermos till timabalkost för att undvika klumpar i mosen. En reklamation har skrivits till kostchefen, Kastanjeskolan, Tomelilla kommun. Avseende att man hittade något man trodde var en plastbit i maten. Det visade sig vara en bit av en fiskgäle. Avvikelse rapport social karaktär Byavången Vård och Omsorg Totalt har 13 SoL avvikelser inkommit under första halvåret. 11 avvikelser har upprättats efter interkontroll där man fann att det glömts signera utförd insats. I samtliga dessa fall har insatsen utförts men man har missat att signera den. Åtgärd: Samtal med berörd personal, tagits upp på avvikelseråd och enhetsmöte. 1 avvikelse rörde sig om att den boende inte fått bytt inkontinenshjälpmedel på natten. Åtgärd: samtal med berörd personal. 1 avvikelse inkom avseende att en boende lämnat enheten utan att dörrlarmet gått. Man fann den boende utanför enheten. Åtgärd: Kontroll av dörrlarm som fungerade utan anmärkning, troligen har dörren inte stängts ordentligt och därför utlöste inte dörrlarmet. Gör personal uppmärksam på att stänga dörren ordentligt. Hemtjänst Centrum 8 avvikelser inkommit från hemtjänst Centrum. Vid 6 av dessa fallen hade insatsen inte blivit planerad av gruppledare. Åtgärd: Personal upptäckte misstaget och därför blev ingen utan insats. 1 avvikelse avsåg en glömd signering vid byte av kateterpåse. Åtgärd: påtalat för berörd personal. Vid 1 fall har insatsen missats men personalen upptäckte misstaget och insatsen utfördes men senare. Internkontroll Arbetet med verksamhetens rutiner pågår under hela verksamhetsåret och internrevisorer uppdaterar rutiner enligt av kvalitetsansvarig fastställd tidsplan. Egenkontrollprogram gällande avdelningskök finns och signeringslistor för åtgärder som utförs dagligen, var vecka, var månad och vart kvartal kontrolleras av kostombud. Internkontroller sker i enlighet med verksamhetens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

31 HSL avvikelser Avvikelser hanteras enligt Tomelilla kommuns rutiner och följs upp och orsaken utreds enligt denna. Åtgärder och uppföljning av avvikelser görs med berörda parter, på enheternas träffar, teamträffar och arbetsplatsträffar enligt rutin. Internkontrollanter har utfört kontroller enligt fastställd checklista fyra gånger per år i enlighet med direktiv från MAS i Tomelilla kommun. I överenskommelse med Tomelilla kommuns medicinskt ansvariga sjuksköterska skrivs avvikelser direkt i journalsystemet Magna Cura och utreds också där. Antal fall på boendet har varit ca 120 stycken där 39 personer står för dessa. Fallen har ökat något från föregående år men det kan ses att någon boende står för upptill 20 fall under perioden. Vi arbetar tillsammans med rehab för att förebygga fallen och i förekommande fall erbjuds höftbyxor. Hemtjänst Centrum har rapporterat 6 fall, dessa gäller olika personer. Läkemedelsavvikelser har varit 57 på boendet varav sjuksköterskor har varit inblandade i läkemedelsavvikelser i hemtjänsten varav 6 har berört sjuksköterskor. 4 avvikelser har inkommit gällande arbetsteknisk utrustning. Personalen är duktiga på att skriva avvikelser och dessa följs upp med regelbundna avvikelseråd och möten, i syfte att finna mönster på brister i rutiner. Bemanning Omsättningen av personal är liten och rekrytering av personal gäller främst vikarier och då särskilt inför sommaren. Framöver kommer vi dock att få se en del pensionsavgångar. Hemtjänst Centrum Bemanningen inom hemtjänst följer antal beviljade insatstimmar och justeras regelbundet. Arbetet är fördelat på schematurer där vi i möjligaste mån har samma personal för att uppnå kontinuitet. Kontinuitetsmätning görs regelbundet. Byavången omsorgsboende Bemanning av omvårdnadspersonal dag och natt följer avtal. Vi ökar bemanningen vid behov, det vill säga vid vissa tillfällen och perioder när man kan behöva vara flera. Det kan vara vid olika planerade aktiviteter, utflykter, mottagande av varor mm. Extra insatser utöver schemalagd tid sätts in exempelvis vid svårt sjuka boende, vak vid livets slut, orolig boende mm. Schemaplanering görs i systemet HRM. Timanställd personal är stabil och återkommande, men viss nyrekrytering behövs naturligt efter hand och särskilt inför semesterperioden

32 Arbetsmiljö I augusti 2018 hade vi inspektion i Hemtjänst Centrum från Arbetsmiljöverket, ett fåtal brister påpekades, som kemikalieförteckning i ordinärt boende och sticksäkra nålar. Bristerna åtgärdades och personalen delgavs resultatet på arbetsplatsträff. I februari kom besked att vi uppfyller kraven och ärendet är avslutat. Skyddsrond genomförs i november månad. Internrevisorer kontrollerar kemikalier och säkerhetsblad på enheterna regelbundet. Samverkan/ skyddskommitté träffas på huvudkontoret. Arbetsmiljögrupp genomför två möten per halvår där ombud för arbetsmiljö och miljö deltar samt gruppledare, verksamhetschef och kvalitetsansvarig. Riskbedömning arbetsmiljö har utförts hos alla kunder i ordinärt boende samt hos alla boende på Byavången. Dessa följs upp i samband med genomgång av GFP (Genomförandeplan)var tredje månad i särskilt boende och var sjätte månad i hemtjänst alternativt vid förändring i enlighet med rutin för kontaktmannaskap. Riskbedömning har också utförs avseende arbetstagargrupper samt för allmänna utrymmen. Psykosocial arbetsmiljöenkät genomfördes under senhösten 2018 och resultatet redovisades på APT tidigt våren Åtgärd: Nattmöte genomfördes mars då det framkom ett lågt resultat i den psykosociala enkäten för nattpersonalen. Handlingsplan upprättades tillsammans med fackliga ombud och presenterades på nattmöte och APT. Verksamhetschef beslutade att nattpersonal ska ha ett fast nattschema avseende vilken avdelning man ska vara på, tidigare har man valt när man kom till arbetsplatsen. Medarbetarsamtal med nattpersonal har verksamhetschef haft för att lyssna av om det finns problem på natten. Samtalen har visat sig vara positiva, en del av missnöjet berodde på missförstånd och dålig kommunikation. Nattillsyn har genomförts vid ett tillfälle av verksamhetschef. Utöver detta tillfälle har verksamhetschef kommit tidigt och då gått in på enheterna för att se hur nattpersonalen har det och man har haft möjlighet att framföra synpunkter. För övrigt har undertecknad börjat arbetsdagen kl. 06:30 varje dag för att träffa nattpersonalen vilket var en önskan av nattpersonalen vid tillträde i mars. Arbetsmiljödagar infördes 2018 och var mycket uppskattat av personalen. För ökad delaktighet och information införde verksamheten 2017 APT för timanställda vikarier. Detta planeras in två gånger årligen, höst och vår. Detta för en för ökad delaktighet och information, vilket är uppskattat av våra timanställda vikarier

33 Våld och hot 6 anmälningar om våld och hot har inkommit, 4 av dessa gäller samma person. Denna person var på växelvårdplats och blev orolig då frun lämnade honom. Gick inte att avleda vårdtagaren utan denne blev irriterad och tog tag och knuffade personal samt slogs med kryckkäppar. Åtgärd: samtal med berörd personal om att läsa levnadsberättelse för att kunna avleda vårdtagare. Förhålla sig lugn. Vårdtagaren är inte längre aktuell som växlare. 1 anmälan om en vårdtagare som rivit personal i ansiktet under dusch. Åtgärd: Personal bedömer det som en engångshändelse. 1 anmälan där boende larmar och när personal kommer dit skriker han och tar tag i personals underarmar så det blöder och blir blånader. Åtgärd: vårdtagare dement och psykiskt instabil. Personal pratat med arbetskamrater om händelsen och det är svårt att förutse en sådan händelse. Tillbud och arbetsskador 6 tillbud har anmälts och åtgärdats i verksamheten. 4 av dessa gäller personal som uppträtt olämpligt i samband med personalskifte, natt till dag. Nattpersonal har upplevt dagpersonal hotfull och upprörd. Situation uppstod då en dagpersonal inte kom till arbetet. Enligt nattpersonal blev vårdtagare vittne till händelse och blev rädd. Åtgärd: Samtal med berörd personal om professionellt uppträdande på arbetsplatsen har även haft uppföljningssamtal. 1 anmälan rör en servicelägenhet på Byavångshemmet (37:an) där det uppstått rök då det brann i en mikrovågsugn. Brandlarmet går, personal från Byavången och hemtjänsten Centrum, Förenade Care går in till den boende och kastar ut mikrougnen, brandkåren anländer. Luftar ut under natten. Man har observerat att det fort blev rökfyllt i övriga lägenheter och hyresvärden är informerad. Ingen personal från Österlenhem kom. Åtgärd: Kontaktar god man, hjälper den boende att handla bullar utan papper. 1 anmälan där personal blivit biten i fingern då hon skulle ge den boende en godisbit. Ingen allvarlig skada uppstod. Åtgärd: Den boende har kognitiv hjärnsjukdom och personalen får tänka på hur man arbetar i dessa situationer. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron följs regelbundet. En tydlig topp kan även ses detta år under februari/mars månad, då flera medarbetare drabbades av övre luftvägsinfektioner eller andra årstidsrelaterade infektioner. Vid upprepad korttidsfrånvaro efter 3-4 gånger per halvår hålls rehabiliteringssamtal. Sjukoch friskanmälan görs till speciell telefon inom fastställda tider enligt rutin, samtal genomförs vid korttidsfrånvaro första och tredje dagen

34 Rekrytering av semestervikarier började tidigt och i april var semesterplaneringen klar. Vikarierna fick möjlighet att komma in och arbeta redan på våren för att förebygga avhopp inför semestern. En del avhopp gjordes då redan på våren, men sedan semestrarna har börjat har det fungerat väl och det ser ut som att sommaren ska kunna bli lika lugn som föregående. Utveckling Informationsbladet Byavångsnytt har skickats ut till närstående i februari och maj. Vi informerar där om speciella aktiviteter som tex att Danne Stråhed var här och underhöll, hur högmässa kommer att hållas i sommar och höst m.m. Vi tar också upp hur vi firar särskilda högtider som t ex alla hjärtansdag, påsk och midsommar. Även annan information som är av vikt för närstående delges i Byavångsnytt. Ett speciellt tillfälle var när Förenade Care firade 60 år och vi bjöd på kaffe och tårta, då skickade vi ut en extra inbjudan. Undertecknad verksamhetschef som tillträdde den första mars har valt att införa veckobrev till personalen. Detta för att all personal ska få samma information samtidigt, vilket har varit uppskattat av medarbetarna. 2 av gruppledarna var på arbetsförmedlingen i början av året för att rekrytera vikarie till sommaren, i Simrishamn var de den 30 januari och i Ystad den 12 mars. Vikarie situationen ser för tillfället tillfredsställande ut. Gruppledarna från Valkyrian, Vigavägen och Byavången har haft möte i vår för att samtal kring vad vi kan utveckla tillsammans eventuella aktiviteter, gemensam personalpool m.m. Undertecknad har valt att lämna verksamheten av privata skäl. Det är med vemod jag lämnar verksamheten, vårdtagarna och personalen. Jag kan med stolthet säga att personalen är helt fantastiska och att Förenade Care är ett företag som jag känner mig trygg att arbeta i. Det finns ett väl fungerande ledningssystem som inger trygghet i yrkesrollen och stöd finns alltid att få av ledningen. Så vill jag också framföra att jag har upplevt ett mycket gott samarbete med beställaren, Tomelilla kommun. /Lena Volmer 14 34

35 Sida 1 av 16 Genomlysning av Måltidsverksamheten i Tomelilla kommun GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 35

36 Sida 2 av 16 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden har fattat beslut att föreslå kommunstyrelsen göra en genomlysning av den verksamhet som ingår i måltidsverkstan i syfte att utvärdera om man kan minska kostnaderna utan att försämra utbud och kvalitet på maten. Kommunstyrelsens au har därefter beslutat att genomföra en genomlysning. Olika områden som bör ingå i genomlysningen är uppräknade i uppdraget och dessa kommer alla belysas i materialet. Vad är då en genomlysning? Om man lyser igenom något är det för att se vad som finns där innanför som man kanske inte ser som betraktare från utsidan. För att ge en klar och tydlig bild av verksamhetens omfattning ska ett försök göras till vad som kan kallas en beskrivning av allt som ingår i verksamheten och kanske bidra till att räta ut de frågetecken som finns. Innehåll: 1. Beskrivning av verksamhetens omfattning sid 2 2. Kostnader för måltidsproduktionen sid 5 3. Livsmedlens ursprung sid Avtalstrohet för ramavtal vid inköp sid Omvärldsbevakning och jämförelser med andra sid Vad kan förändras? sid Sammanfattning sid Beskrivning av verksamhetens omfattning Verksamheten innefattar totalt 11 tillagningskök samt en cafeteria i kommunhuset. Tabellen nedan visar beställda volymer för budget Skolkök Årsarportion Lunch/dygns- Mellanmål/ Leverans till frukost Brösarps skola 1, Skola, förskola Byavångsskolan 1, Skola Kastanjeskolan 7, Skola, matdistribution, övrig vård- och omsorg, externt Lindesborgsskolan 2, Skola Onslunda skola 1, Skola, förskola Smedstorps skola 1, Skola, förskola Förskolekök Lärkans förskola 1, Förskola Västervångens förskola 1, Förskola Ängens förskola 1, Förskola, externt Äldreomsorgskök Brinkehem 2, Matdistribution och säbo Norrevång 1, Matdistribution och säbo Cafeteria kommunhus 0,69 Förvaltningar i kommunhus Arbetsledning/administration 1,16 Måltidschef för verksamheten har 29 medarbetare till sin hjälp att bedriva verksamheten. Måltidschef ansvarar för en varierad matsedel, matproduktion, näringsinnehåll, livsmedelsupphandling och är ytterst kvalitetsansvarig för hantering av livsmedel. Samtliga tillsvidareanställda är utbildade kockar. Kontinuerlig vidareutbildning sker inom livsmedelshygien och specialkost. GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 36

37 Sida 3 av 16 Verksamheten har ett kostdataprogram som näringsberäknar alla recept. Förskolan och skolan har gemensam meny och äldreomsorgen har en gemensam. Menyn planeras för en tid av 6 veckor. Andra kommuner kan planera en hel termin i taget men denna kortare planering görs för att ge möjlighet till de ätande att kunna lämna önskemål på innehåll för kommande period. Verksamheten styrs av olika riktlinjer och regler från Livsmedelsverket, Socialstyrelsen, Skolverket och kommunens egna måltidsriktlinjer. Kommunens riktlinjer ska revideras för varje mandatperiod och de nya ska antas i juni Verksamheten levererade 2018 närmare lunchportioner, ca frukost och mellanmål samt ca dygnsportioner till interna kunder och ca lunchportioner till externa kunder. De externa kunderna är för närvarande Tryde skola, Bonobos-, Allegro- och Igelkottens förskolor som har upprättade avtal med en uppsägningstid om 3 månader. Föreningar beställer ibland mat från Kastanjeskolans kök till olika aktiviteter. Det sker ständigt en förändring i verksamheternas volymer som måltiderna levereras till och medför anpassning till skiftningarna på produktionsenheterna. Det gör det ibland svårt att pricka helt rätt när man upprättar budget för respektive kostnadsslag varför differenser uppstår. Den relativt stora avvikelsen nedan för 2018 på volymerna för äldreomsorg beror på sjunkande portioner inom matdistribution, de är nu de lägsta på många år när man ser på genomsnittet brukare per månad, samt låg beläggning på korttidsboenden som verksamheten inte förutspått i sina beställningar av volymer. Volymerna på särskilda boenden är ganska konstanta i sin omfattning. Trots inte allt för stora avvikelser totalt sett inom barn- och utbildnings verksamhetsområde finns procentuella avvikelser på enskilda enheter mellan 93% av beställda volymer upp till 116%. Levererade lunchportioner 2018 Barn och utbildning budgeterat elevlunch ped. måltid summa luncher antal luncher avvikelse Summa förskola Summa skola budgeterat Vård och omsorg summa luncher antal luncher avvikelse Summa VoO budgeterat Externa portioner summa luncher antal luncher avvikelse Summa externa avtal I sammanställningen ingår lunchportionerna i de dygnsportioner som nämns i underlaget ovan. De interna kunderna består av leverans till barn- och utbildning- och vård- och omsorgsförvaltningen vars innehåll regleras i upprättade avtal mellan parterna. Därutöver görs interna beställningar på förtäring till personalsammankomster, möten i kommunhuset mm. Kastanjeskolan levererar en del av den löpande beställningen och Cafeterian i kommunhuset erbjuder lättlunch, kaffe, smörgåsar och ett mindre utbud av produkter till försäljning till personal GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 37

38 Sida 4 av 16 vid raster. Cafeterian tillhandahåller också förtäring till sammankomster och möten som hålls i kommunhusets sammanträdesrum. De internt upprättade avtalen som gäller från 2019 reglerar prishöjningar kopplade till två olika uppräkningsmetoder. För personalkostnader samt övriga kostnader sker uppräkning enligt samma budgetförutsättningar som gäller för all övrig verksamhet i kommunen årligen fastställda av kommunfullmäktige. För den del av kostnaden som avser livsmedelskostnaden, med en viktning av 40% av den totala kostnaden, sker en uppräkning enligt KPI-index för huvudgruppen Livsmedel och alkoholfria drycker. Köparna debiteras månadsvis med en detaljerad sammanställning av levererade måltidstyper till de olika verksamheterna. Portionspriserna för förskola/skola beräknas till en medelkostnad oavsett vilken enhet som producerar måltiderna. Tidigare har debitering skett utifrån det produktionspris som respektive enhets portioner kostade men det ändrades för att det skulle bli mer jämlikt med systemet för skolpeng. Även äldreomsorgen betalade tidigare enligt respektive köks produktionspris men detta ändrades också enligt önskemål från vård- och omsorg. Två avtal har upprättats med barn- och utbildningsförvaltningen (se bilagor) där det ena reglerar innehållet i måltider till förskolan och det andra skolverksamheten. Det som skiljer i avtalen är att för förskoleverksamheten ingår kvällsmat till ob-förskolan. I övrigt levereras frukost, pedagogisk frukost, lunch, pedagogisk lunch, mellanmål och pedagogiskt mellanmål. En beställning på beräknade volymer sker på hösten för kommande år. Antalet frånvarande barn lämnas därefter dagligen till köken samt frånvaro i form av tex utflykt. Kravspecifikation på innehåll för de olika måltiderna ingår i avtalen. I avtalen ingår också en kostnad för servicetid uträknad per portion som tillkom år Städ och disk i matsalar övertogs som fram till dess utfördes av extern entreprenör samt en del andra sysslor i köken som personalen på förskola/skola utförde. Måltidsverkstaden utökade då bemanningen med 1,6 årsarbetare efter beviljat beslut i kommunstyrelsens au (ks 2015/363). Även två avtal har upprättas med vård- och omsorgsförvaltningen (se bilagor) där det ena reglerar luncher tex för måltidsdistribution till ordinärt boende samt annan verksamhet som enbart tillhandahåller luncher. Det andra reglerar s.k. dygnsportioner som tillhandahålles på särskilda boenden där frukost, lunch, mellanmål, kvällsmål samt 3 små mellanmål ingår. Det sistnämnda avtalet innehåller också servicetid där personal tillhandahålles på Norrevång samt Brinkehem för disk, packning och inköp av varor till avdelningarna och service till anhöriga och besökare i matsalen. Sammanlagt tillhandahålles 3 timmar per dag i servicetid. GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 38

39 Sida 5 av 16 Personalbemanningen har ökat sedan 2015 dels med ovan nämnda anledning av tillkommen servicetid dels för att volymerna ökade främst för skolan och HVB boendet på Väla tillkom under hösten Även de externa uppdragen ökade och medförde att ks au fattade beslut om att utöka verksamheten med 4 heltidstjänster fördelade över hela verksamhetsområdet för förskola/skola (ks 2015/363). Därefter har leveranserna till HVB-hemmet upphört medan volymerna till externa köpare ökat. Från 2018 säljs tjänst för cafeterian på Österlenbadet till kultur- och fritidsverksamheten. 2. Kostnader för måltidsproduktionen Sammanställning enligt tabell vad det kostar per enhet se bilaga Verksamheten slutade med ett underskott på 1,9 miljoner kronor för De minskade volymer på portioner för matdistribution till äldre och på korttidsboendena medförde tusen kronor i förlorade intäkter. Mindre avvikelser fanns också på volymer för barn och utbildning. Under året har en anpassning av bemanningen genomförts och de verkliga kostnaderna för personal understeg budget med tusen kronor. Index för livsmedel har stigit med 4,6% sedan 2016 men möjligheten att höja intäkterna i samma omfattning har inte funnits. Prisökningen på livsmedel innebär kostnader som översteg budget med kronor, trots lägre volymer än budget. Bifogad ekonomiska redovisning för 2018 per kök uppdelad på intäkt, personalkostnad, livsmedelskostnad samt övriga kostnader visar att det finns skillnader för de olika köken. I redovisningen fördelas även gemensamma kostnader för arbetsledning, samordnad varudistribution, kostdatasystem mm med en kostnad per portion. Det i särklass största köket på Kastanjeskolan levererar till olika typer av verksamheter såsom förskola, skola, äldreomsorg och externa leveranser. Från 2019 har produktionen av de externa portionerna förutom leveranserna till Tryde flyttats till nya köket på Ängens förskola. Tillagning av så olika varianter av måltider gör det mer komplext att fördela livsmedelskostnaden rättvist för respektive portionstyp då inköpen samordnas. Detta köket är också det enda som inte producerar frukost/mellanmål av skolköken. I sammanställning av medelvärde för skola, förskola och äldreomsorgskök exkluderas därför detta kök. GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 39

40 Sida 6 av 16 För att kostnaderna skulle överensstämma med de beställda volymerna fanns ingen annan möjlighet än att banta ner den önskade livsmedelsbudgeten för Den bygger ofta på utfallet föregående år med en uppräkning samt hänsyn till förändringar i volymerna. Livsmedelsbudgeten minskades med kronor. I bilagan är angivet på vilka enheter minskningarna skett. Kostnadsutveckling SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION, IT- KOSTN MM LIVSMEDEL, FÖRBRUKNINGSMATERIAL PERSONAL Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Utfall 2015 Resultat för enheterna sammanställt i medelvärde Budget- Utfall Avvikelse Antal Kost i kr/ Antal belopp åa portion port/åa 2018 Medelvärde skolor exkl kastanjeskolan Intäkter , ,6 838,6-35,59 Personalkostnader 4 124, ,8 256,2 19,07 Livsmedel 2 445, ,3-841,3 16,20 Övrigt 159,0 234,9-75,9 1,16 Andel av gem kostn 0,0 763,5-763,5 3,76 Summa kostn 6 728, , ,5 17,19 40, Skolan betalar för år ,66 kronor för en portion där allt ingår. Av den kostnaden avser 4,89 kronor per portion servicetiden. För 2018 betalade verksamheten 4,57 kronor och exkluderar vi den från totala kostnaden blir den istället 35,62 kronor per portion. Det innebär att man betalar samma pris som den redovisade kostnaden var för GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 40

41 Sida 7 av 16 Budget- Utfall Avvikelse Antal Kost i kr/ Antal belopp åa portion port/åa 2018 Medelvärde förskolor Intäkter , ,4 158,4-43,48 Personalkostnader 1 169,3 979,4 189,9 30,35 Livsmedel 545,0 594,0-49,0 18,40 Övrigt 41,0 45,9-4,9 1,42 Andel av gem kostn 0,0 121,5-121,5 3,76 Summa kostn 1 755, ,8 14,5 2,63 53, Förskolan betalar för ,45 kronor för allt som ingår från frukost, mellanmål och lunch. Av den kostnaden avser även här 4,89 kronor servicetiden. Exkluderar vi kostnaden för servicetiden blir den slutliga kostnaden för helportionen 49,37 kronor. För 2018 debiterades 49,77 kronor inklusive servicetid. Budget- Utfall Avvikelse Antal Kost i kr/ Antal belopp åa portion port/åa 2018 Medelvärde äldreomsorg Intäkter , ,4-92,6-108,26 Personalkostnader 1 910, ,6-353,8 69,96 Livsmedel 1 105, ,2-194,2 39,92 Övrigt 94,0 114,3-20,3 3,57 Andel av gem kostn 0,0 199,4-199,4 3,76 Summa kostn 3 109, ,5-767,7 3,75 117, Äldreomsorgen har en prislista för lunch 68,64 kronor, dygnsportion 116,16 kronor och kvällsmål 33,26 kronor. I redovisningen kan man se skillnader för personalkostnadens andel av den totala kostnaden. Äldreomsorgen har närmare 70 kronor per portion som motsvarar 60% att jämföra med skolans 47% och förskolans 56%. Att under året följa kostnadsutvecklingen och verksamhetens resultat kräver att man periodiserar sina kostnader och intäkter så de överensstämmer med verkligheten så mycket det går. Då förskola/skola har perioder med mindre verksamhet och låga volymer sjunker livsmedelskostnaden samtidigt som personalkostnaden består. Helg som varierar mellan månader, tex påsken som genererar extra inköp kan påverka månadens livsmedelskostnad en hel del. Nedan ses fördelningen för budget 2019 som baserar sig på ett medelvärde av de 3 senaste föregående åren. GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 41

42 Sida 8 av 16 -Personalkostnader Mindre enheter har i regel en högre andel personalkostnad av det totala portionspriset. Det beror på att en grundbemanning måste finnas inom en viss tidsram under dagen hur små volymerna än är. Det bidrar därmed till en högre andel personalkostnad av portionspriset där livsmedelskostnaden per portion i princip är densamma om samma mat tillagas. På Kastanjeskolans kök tillverkas enbart lunchportioner, ca 750 st. per dag, medan köken på Norrevång och Brinkehem tillverkar ca 25 portioner per respektive enhet samt utskick för lunch med mellan st. per dag. Personalen på äldreköken är tillgängliga under hela dagen mellan kl Personalkostnaderna för äldreomsorgsköken är högre med anledning av att där sker tillagning både för kvällsmålet och under helger alla dagar i veckan vilket medför högre timkostnad då ersättning för obekväm arbetstid ingår. Denna merkostnad för personal finns normalt inte i annan verksamhet. Året har 104 vanliga helgdagar (lördag, söndag) samt rörliga helgdagar som varierar år från år. OB-kostnaden för äldreköken för 2018 var kronor. Om man räknar ett genomsnitt av 114 helgdagar då portioner tillagas (lunch och kväll) på äldreköken så blir enbart OB-kostnaden för dessa portioner 14 kronor per mål. Det som också skiljer mellan enheter som producerar måltider för måltidsdistribution är kostnaden för förpackningen som maten levereras i men även tiden för att iordningställa portionsförpackningen. Genomsnitt antal producerade kostportioner per årsarbete Förskola Skola Äldreomsorg Inom förskole- och äldreköken är differenserna inte så stora mellan de olika enheterna för producerade portioner per årsarbetare. Här ska man inte blanda ihop med vilken kapacitet man skulle kunna ha, ibland ligger man på en gräns för i princip full kapacitet och ibland skulle fler portioner kunna inrymmas. För skolan är det mycket större differens mellan enheterna, från portioner till över portioner. GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 42

43 Sida 9 av 16 -Livsmedelskostnader En lunchportion i skolan skiljer sig prismässigt även sett till livsmedelskostnadens andel jämfört med en lunch tex för måltidsdistribution eller på ett äldreboende. En skollunch ska tillgodose 30-33% av dagsbehovet av näringsintag. För en brukare på äldreboende är kommunen ansvarig för 100% av deras näringsintag. Med stigande ålder ökar risken för nutritionsrelaterade problem, där undernäring är den mest dominerande. Att täcka behovet av energi och näring är nödvändigt för att bevara hälsa och funktionsförmåga, förebygga sjukdom, fallolyckor, trycksår och depression. Det gör att näringsinnehållet i en portion till äldreomsorgen måste vara betydligt högre till de äldre då äldre personer inte heller upptar näring på samma sätt som yngre personer eftersom näringsupptaget avtar kraftigt med åldern. Vid infektion och vissa sjukdomar ökar dessutom energibehovet, vilket ytterligare ökar risken för undernäring. Därför kostberikas maten genom att man t ex tillsätter mer smör, grädde, ägg och proteinberikning som ger ett högre pris än skollunchen. En del äldre personer med specifika sjukdomar och problem behöver också konsistensanpassad kost som innebär mer hantering. Maten inom äldreomsorgen tillagas alltid från grunden till skillnad från maten till förskola/skola där halvfabrikat kan ingå och det medför en högre råvarukostnad för äldreomsorgen. Livsmedelsverkets råd säger att hög kvalitet bör utgöra grunden för all mat till äldreomsorgstagare. Tomelilla kommun har sedan något år tillbaka beslutat att tillhandahålla en daglig efterrätt i samband med en måltid efter önskemål från de äldre och också för att öka näringsupptaget enligt livsmedelsverkets rekommendationer. Detta medför en något högre livsmedelskostnad, i nuläget 3-4 kr/portion när man jämför ett portionspris med tex annan kommun som inte tillhandahåller efterrätt. Vid införandet av efterrätt kompenserades verksamheten genom ett tillskott för detta beräknat på en kostnad på 2 kr/portion. I samband med införandet bedömde verksamheten att tid för tillagande av efterrätt kunde inrymmas i den befintliga produktionstiden och ingen kompensation begärdes för ökad personaltid. Måltidsverkstans utbud är omfattande och innehåller en hög kvalitet vilket man också ska beakta i samband med prisjämförelser. Vi återkommer till detta senare i genomlysningen. I en dygnsportion som tillhandahålls på särskilt boende ingår även frukost och fika beräknad till en kostnad av ca 13 kronor, ett kvällsmål till ca 15 kronor och övriga mellanmål 5 kronor. Huvudmålet lunch med efterrätt beräknas till 27 kronor. Förpackningsformarna till matdistribution som är en del i portionskostnaden ligger på ca 3,50 kronor. Enbart förpackningskostnaden för portionerna till matdistribution för 2018 överstiger kronor. Sedan 2010 finns inom äldreomsorgens måltider en möjlighet att välja alternativ rätt om man inte vill ha huvudrätten på veckomenyn. En fisk-, kyckling-, färs- och en vegetarisk rätt. Innan denna valmöjlighet infördes var avvikelserna för beställningarna många som medförde mer tid att tillaga specialkoster och efter införandet har detta helt försvunnit. När brukaren får större möjlighet att välja den mat man vill äta ökar också förutsättningen för att hela måltiden äts upp. Livsmedelsverkets råd säger att positiva effekter på äldres aptit och matglädje är att man har variation och valmöjligheter mellan olika rätter, att det finns små aptitretare till maten, att många små mellanmål serveras spridda över dagen samt en trivsam måltidsmiljö med sällskap. Beställningen av en alternativ rätt ska ske till köken dagen före och man behöver inte tillaga mer än vad som är beställt. Köken kan planera och köpa in rätt mängd livsmedel till de olika rätterna. T ex en alternativ fiskrätt kan tillagas för ett par dagar i följd. Ibland kan en nedfrusen rätt bli alternativ vilket också minskar svinn. Råvarukostnaden för de olika alternativen beräknas vara likvärdiga. De alternativa rätterna utgör ca 8% och är i genomsnitt 25 av 300 dagliga portioner. Denna möjlighet att välja så många alternativ är stort uppmärksammat och har medfört en hel del studiebesök till verksamheten. GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 43

44 Sida 10 av 16 Skillnaderna mellan kostnaden för själva livsmedlet i en skollunch jämfört med en lunch till äldre samt en dygnsportion kan sammanfattas: - Portionskostnad skolan 16 kronor (2018), ingår lunch, frukost och mellanmål (exkl högstadiet) kan innehålla halvfabrikat - Portionskostnad äldreomsorg 40 kronor (2018) Lunchportion äldreomsorg ingår lunch, efterrätt, förpackningskostnad Dygnsportion äldreomsorg ingår lunch, efterrätt, frukost, fika, 3 mellanmål samt kvällsmål tillagas alltid från grunden med råvaror utan halvfabrikat Den totala livsmedelskostnaden ska också ställas i relation till volymförändringar och om kravet på kvalitén ändrats, hur prishöjningar skett osv. -Matsvinn Matsvinn påverkar både miljö och samhällsekonomin. Det finns ett nationellt mål att alla offentliga verksamheter till 2030 ska minska sitt matsvinn till hälften. Matsvinn är egentligen livsmedel som hade kunnat konsumerats om det hanterats annorlunda och kostar onödiga pengar. För att medvetandegöra och bidra till förbättring sker samarbete med verksamheterna där både personal, elever och brukare är delaktiga. Från 2018 har verksamheten mätt matsvinn i vikt per ätande inom förskola och skola och från 2019 mäts den även i övriga verksamheter. För 2018 låg resultatet på ett snitt på 0,06 kg/ätande varje månad. 3. Livsmedlens ursprung Verksamheten hade för förra mandatperioden en målsättning att andelen av inköpta livsmedel som är ekologiska eller närodlade ökar. Målet var antaget av Kf och ingår under kommunstyrelsens mål eftersom verksamheten organisatoriskt har sin tillhörighet där. Med närproducerat avses svenskt enligt målformuleringen i målet. Målet bedöms ha uppfyllts under hela mandatperioden. Mätning av andelen svenskt 2018 för animalier var 67%. För grönsaker var det 56%. Dock var inte de små nära producenterna med i den beräkningen eftersom de inte kan skicka de statistikuppgifter som behövs GENOMLYSNING AV MÅLTIDSVERKSAMHETEN I TOMELILLA ANNICA DYVERDAHL WINDING 44