FÖRVALTNINGSPLAN FÖR DIGITAL ÄRENDEKEDJA 2013

Transkript

1 FÖRVALTNINGSPLAN FÖR DIGITAL ÄRENDEKEDJA 2013 e-tjänster Registrering Skanning Public ÄHS i Public360 SIP e-arkiv 1 (20)

2 1 Inledning Bakgrund Syfte och mål Förvaltningsperiod Begreppsdefinitioner Objektbeskrivning Objektverksamhet Verksamhetsstöd, IT-stöd och angränsande system Verksamhetsstöd IT-stöd Angränsande system Bemannad organisation Övergripande ansvarsområden Operativ nivå Beslutsfora Förvaltningsprocesser och -aktiviteter Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Mål och budget Budget för verksamhetsåret Delmål Förvaltningsstyrning Användarstöd 15 2 (20)

3 4.2.3 Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll 17 5 Aktivitetslista 17 6 Kontaktuppgifter 20 3 (20)

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund Syftet med detta dokument är att stödja rollinnehavarna i stadsbyggnadskontorets organisation i det praktiska arbetet att bedriva verksamhet på ett sätt som säkerställer hög nytta i objektverksamheten. I samband med framtagandet av verksamhetsplanen för stadsbyggnadskontoret intervjuades samtliga verksamheter för att fånga krav på Digital ärendekedja för Arbetet med att bli få digitala ärenden fortgår under Syfte och mål Syftet med planen är att klargöra vilka uppgifter som ska utföras i förvaltningen samt hur förvaltningen ska bemannas och styras. Förvaltningsplanen är ett operativt styrdokument och beskriver objektets innehåll, avgränsningar, huvudaktiviteter, roller och ansvarsfördelning. Förvaltningsplanen omsätts i en aktivitetslista som specificerar vilka aktiviteter som ska utföras under verksamhetsåret för att nå de mål som sätts i planen. I planen inkluderas även visst utvecklingsarbete relaterat till objektet. Dokumentets mål är de som ansvarar för och bedriver arbetet. Dokumentet ägs av Objektansvarig Verksamhet och förvaltas av Objektförvaltare Verksamhet. 1.3 Förvaltningsperiod Förvaltningsplanen gäller under samma period som Verksamhetsplanen för kalenderåret Målarbetet inför nästkommande period bedrivs i linje med ordinarie verksamhetsplanerings- och budgetprocess och resulterar i en förnyad plan för 2013, vilken inkluderar mål, budget och bemannad organisation. 1.4 Begreppsdefinitioner Verksamhetsbegrepp eller begrepp ur Fguides terminologi som behöver förklaras.? 4 (20)

5 2 Objektbeskrivning Registrering ÄHS SIP e-arkiv Skanning i Public360 En digital ärendekedja består av ett antal samverkande system, Public360, E-arkiv och e-tjänster. Public360 är benämningen på kontorets diarie- och ärendehanteringssystem. Public360 är en standardprodukt som levereras av Software Innovation. Målet med Public360 är att skapa enhetliga rutiner i hanteringen av kontorets diarie- och ärendehantering Handläggarna kan hitta information om kontorets ärenden och alla dokument i ärendet Medge insyn för medborgarna i ärendehanteringen Public360 innehåller funktioner för diarieföring, ärendeplanering, dokumentproduktion, fakturering och debitering. När ett ärende avslutas ska det iordningställas och paketeras, via en SIP, för överföring till E-arkivet. För lyckad överföring krävs att ärendet är rensat från ej diarieförda dokument, att eventuell gallring av dokument har utförts, att alla dokument i ärendet finns med godkända filformat samt att obligatoriska metadata är ifyllda. Public360 är integrerat med Outlook, Word med mallar, Excel, fastighetsdatasystemet, kommuninnevånarsystemet, Baggis (karta) och en viewer för visning av dokument. Public har även en inskanningsfunktion där dokument skannas och kopplas sammans med ärendet. E-arkivet är baserat på en produkt som heter IiPax från leverantören Ida Infront. E- arkivet syftar till att lagra information som ska bevaras för all framtid. Det finns i dagsläget ingen gallringsfunktion aktiverad i E-arkivet. Avslutade ärenden ska skickas från Public360 till E-Arkivet för långtidsförvaring. Samtliga avslutade ärenden med tillhörande dokument finns kvar i Public360 tills en lyckad arkivering av ärendet är genomförd + 2 år. En lyckad arkivering resulterar i en kvittens från E-Arkivet som för Public360 bekräftat att arkiveringen är klar och utan fel. Ärendet tas då bort från Public (20)

6 Stadsbyggnadskontoret har under de senaste åren utvecklat ett antal e-tjänster för att underlätta medborgarna insyn och medverkan i kontorets ärenden. För stadsbyggnadskontoret innebär detta att Public360 är grunden för många av kontorets e-tjänster. I dagsläget är dessa: E-diariet/arkivet. En e-tjänst som medger insyn i diariet och arkivet. E-nämnd en e-tjänst där allmänheten kan hitta föredragningslistor och protokoll från stadsbyggnadsnämnden. En parallell tjänst finns för politiker som även kan ladda ner handlingarna till nämndmötet. Pågående planer en e-tjänst där allmänheten kan följa en plans framskridande och lämna synpunkter vid samråd och utställning. Gällande plan en e-tjänst där allmänheten kan hitta den plan som gäller ett visst område. E-butik en butik på nätet där allmänhet kan köpa produkter från stadsbyggnadskontoret t ex baskarta, ortofoto eller stompunkter. Här kan även annat material såsom böcker, broschyrer säljas. Förvaltningsobjektet har starka samband med andra objekt såsom Baggis och DP/map/DPWebMap. 2.1 Objektverksamhet Beskrivning av objektverksamhetens huvudprocesser, de processer som objektet stödjer. Komplettera även med relevanta lagar, regler och förordningar. Process Aktivitet Beskrivning Lagar/regler Digital ärende- och dokumenthantering Handläggning digitalt Förvaltningslagen, Plan- o Bygglagen E-arkivering Långtidsarkivering Arkivlagen Insyn, följa ärende OSL 2.2 Verksamhetsstöd, IT-stöd och angränsande system Process Verksamhetsstöd IT-stöd Angränsande system Digital Public360, Agresso, Tefat, Baggis 6 (20)

7 ärendehantering Iipax (Earkiv) Verksamhetsstöd Beskrivning av de verksamhetsstöd som stödjer objektverksamheten och ingår i objektet, t. ex lathundar, instruktioner, pappersblanketter och processbeskrivningar. Lathundar Internutbildning Informationsmöten IT-stöd Public360 IIpax (E-arkiv) EPI-server (e-tjänster) Office (mallar och standardfraser) Crystal Report (rapporter) Agresso (filöverföring) Tefat (fastighetsinformation och kommuninvånardata) Dp-map är ett stöd som används i public Angränsande system Digital ärendekedja har samband med andra objekt såsom Dp-map (Baggis), Fastighetsinformation, Kommuninnevånardata, stadens e-tjänsteplattform, stadens integrationsplattform och Agresso. 7 (20)

8 Förvaltningsorganisation 2.3 Bemannad organisation Budgetnivå Beslutsnivå Verksamhetsnära förvaltning Objektansvarig Verksamhet (OA-V) Lednings på Sbk Objektförvaltare Verksamhet (OF-V) Förvaltnings IT-nära förvaltning Objektansvarig IT (OA-IT) IT-chef Birgitta Stenbäck Objektförvaltare IT (OF-IT) Greger Petersson Övergripande ansvarsområden Nivå Roll Ansvarsområde Budget Objektansvarig Förvaltnings Verksamhet Objektansvarig IT Birgitta Stenbäck Beslut Objektförvaltare Förvaltnings Verksamhet Objektförvaltare IT Greger Petersson Operativ nivå Funktion Beskrivning Löpande förvaltning Insamling av önskemål Förvaltnings 2.4 Beslutsfora Beslutsfora Arbetsuppgifter Frekvens Styr Godkänna plan Besluta om resurser Besluta om projekt utom plan Lednings Sammankallande 8 (20)

9 Besluta om utökning/indragande av resurser Förvaltnings Utforma förslag till plan Bereda beslutsunderlag inför styr Prioritera och planera aktiviteter inom plan Styra det dagliga arbetet och aktiviteter na (inkl. operativ nivå) Följa upp utfall mot plan Elvy Johanessen, Bab, Gunnar Skoglund, Agneta Granlind Bygg, Berit Göransson, Johan Philipson Plan, Sara- Kajsa Hägglund (ers. För Kristian Rosengren) SM Greger Petersson, Solweig Wallblom Maud Svensson, Mikael Pedersen IT, Harry Lundman, Björn Sigurd 2-4 gånger per år Greger Petersson Övriga forum utanför kontoret som kan ha inverkan på verksamheten: Stadsledningskontoret Stadsarkivet Allmänheten 9 (20)

10 3 Förvaltningsprocesser och -aktiviteter 3.1 Förvaltningsstyrning Processteg Beskrivning Ansvarig/ansvariga Nulägesbeskrivning Ta del av relevant dokumentation samt genomföra en Maud, Solweig, Greger Mikael Pedersén kravinsamling för att ta del av nya och förändrade behov. Utformning av nya mål Arbeta fram ett förslag till plan (inkl. resursuppskattning). Maud, Solweig, Greger Mikael Pedersén I samverkan med Avstämning Säkerställa att rätt fokus och inriktning är identifierad. Förvaltningsen Beslut Godkänna plan. Styr Prioritering av åtgärder Prioritera och planera för Styr inom plan åtgärder inom plan under Åtgärder utom plan Uppföljning 3.2 Användarstöd perioden. Besluta om ändringar/åtgärder under perioden som ligger utom plan. Följa upp tids- och kostnadsuppskattningar. Styr It-sektionen Processteg Beskrivning Ansvarig/ansvariga Initiering Ta emot användarstödsärenden, vid behov informera om var användaren skall vända sig. Maud Svensson, Solweig, Greger Mikael Loggning Registrera ärenden. Maud, Solweig, Greger 10 (20)

11 Prioritering Matchning och eskalering Lösning och åtgärd Information/utbildning Uppdatera tjänster Uppföljning Prioritera (utifrån påverkan på verksamheten) och kategorisera ärendena. Matcha mot ärendehistorik för att avgöra om felet redan är känt/loggat. Identifiera lösning och vidta åtgärd. Vid behov planera och genomföra informationsoch utbildningsinsatser. Vid behov genomföra ändringar/uppdateringar av instruktioner, mallar och dylikt. Regelbundet följa upp för att identifiera behov av ändringar/stöd. Mikael Maud, Solweig, Greger Mikael, Förvaltningsen Maud, Solweig, Greger Maud, Solweig, Greger, Mikael Maud, Solweig, Greger, Mikael Maud, Solweig, Greger, Mikael Maud, Solweig, Greger, Mikael 3.3 Ändringshantering Processteg Beskrivning Ansvarig/ansvariga Ändringsförfrågan Initieras av användare, organisation eller IT-verksamhet och skall innehålla beskrivning av ändring, fördelar samt kontaktuppgifter. Beredning Beslut Registrera och klassificera ändringen samt ta fram detaljerad kravspecifikation (inkl. kostnader, besparingar och konsekvenser). Besluta om och när ändringen skall genomföras samt kommunicera beslut till initieraren. Respektive verksamhetsrepresentant i samarbete med It-sektionen Maud, Solweig, Greger i samarbete med respektive verksamhetsområde Förvaltningsen Realisering Genomföra ändringen i ITtjänst, Maud, Solweig, Greger, mallar eller dylikt. leverantör Test Vid behov testa och Maud, Solweig, Greger och 11 (20)

12 Beslut om införande Införande Information/utbildning Utvärdering verifiera ändringen. Bedöma om ändringen uppfyller kvalitetskrav samt besluta om införandetidpunkt. Implementera eventuella ändringar i arbetssätt och rutiner i verksamheten. Identifiera behov av information och utbildning samt ansvara för genomförandet av insatser. Utvärdera om avsedda effekter och mål uppnåtts. Mikael i samverkan med respektive verksamhet Förvaltningsen i samverkan med respektive verksamhet Respektive verksamhetsrepresentant Maud, Solweig, Greger och Mikael i samarbete med Verksamhet Förvaltningsen 3.4 Daglig IT-drift och underhåll Processteg Beskrivning Ansvarig/ansvariga Backup Genomföra kontinuerliga Volvo-It backuper. Okänt fel Avsätta resurser för att arbeta med ett uppkommet okänt fel. Volvo-It och IT-sektionen SBK. Supportavtal finns med leverantör Skapa workaround Identifiera grundläggande fel Identifiera lösning Identifiera och kommunicera en tillfällig lösning till dess att felet är löst. 1. Genomföra felsökning för att identifiera grundorsak till felet. 2. Klassificera och registrera felet i databas när felet är identifierat. Identifiera och registrera lämplig lösning. Processen resulterar i en ändringsförfrågan. Volvo-It och IT-sektionen SBK. Supportavtal finns med leverantör Volvo-It och IT-sektionen SBK. Supportavtal finns med leverantör Volvo-It och IT-sektionen SBK. Leverantör 12 (20)

13 13 (20)

14 4 Mål och budget 4.1 Budget för verksamhetsåret 2013 INTÄKTER Benämning Timmar Kronor Kommentarer KOSTNADER Underhållsavtal Skanners, e-tjänster och Public Underhållsavtal E Licens Trix, e-arkiv arkiv Förvaltningsåtgärder Delmål inkl release 3 ggr Ökad driftkostnad för formulärtjänst Totalt Delmålen prioriteras utifrån en tregradig skala: 1 Högsta prioritet (under periodens första del) 2 Näst högsta prioritet (under periodens andra del) 3 Låg prioritet Förvaltningsstyrning Nr Delmål Budget Beräknad tidsåtgång (dgr) Beräknad kostnad för drift hos Volvo för formulärtjänst. Kostnaden kan variera från 5000/månad till beroende på komplexitet Prioritering 14 (20)

15 1.1 Förvaltningsorganisationen är tillsatt och bemannad som beskrivet i denna plan 1.2 Förvaltnings-, styr- och arbetser är uppstartade med en mötesfrekvens som följer plan Förvaltningsplan för 2013 är framarbetad och bilagd verksamhetsplanen Förvaltningsorganisationen, dess rutiner och objektet är kommunicerade till och kända av objektverksamhetens parter Samtliga personer med ansvarsroller i förvaltningen är införstådda i Fguide, plan samt specifikation Totalt Användarstöd Nr Delmål Budget Beräknad tidsåtgång (dgr) 2.1 Att användarnas frågor är besvarade enligt 80 fastställd ansvarsfördelning (support) 2.2 Oförutsedda tekniska problem hanteras 10 enligt fastställd ansvarsfördelning för daglig IT-drift och underhåll 2.3 Behörighetsadministration Anpassa mallar Rapporter Releasehantering 3/år Lathundar och utbildningsmaterial 20 Totalt Ändringshantering Nr Delmål Budget Beräknad tidsåtgång 3.1 Fel i objektet hanteras utifrån 10 fastställd ansvarsfördelning Prioritering Prioritering 15 (20)

16 Totalt (20)

17 4.2.4 Daglig IT-drift och underhåll Nr Delmål Budget Beräknad tidsåtgång 4.1 Servicenivåer enligt objektets 3 behov är överenskomna och uppfyllda Prioritering Totalt 3 5 Aktivitetslista Nr Aktivitet Prio Kostnad (timmar) 1. Förstudie om eventuell uppgradering till version utanför ram Tidsåtgång/ slutdatum Status 2. Mottagande av e- bygglov till förvaltning 3. Uppgradering av E- arkivet till version Grannehörande få med ägaruppgifterna för trediminsionella fastigheter. 5. Byggherre och kvalitetsansvarig ska hämtas till vissa mallar. 6. Förenkla remisshantering 7. Snabba upp pdfrendering, eventuellt en renderingsserver till för flera köer 8. Vill ha en egen portlet för ärenden och dokument som ej fördelats (handläggare Ej Utsedd). 9. Mail diarieförda av Fungerar inte i 17 (20)

18 registratur ska visas under portlet nyinkomna dokument 10. Arbete vid hembesök direkt mot Public 11. Förenkla funktionen för beslut gällande handikappåtgärder 12. Rensningsfunktion av filer på ärenden som är överförda till e- arkiv 13. Om möjligt förbättra filkonvertering, så att filer inte blir så stora 14. Testa public360 för Ie9 och Office Tillsammans med Baggisprojektet få till att ärenden kan sökas via kartan Nedanstående punkter överförda från Förenkling för att debitera kommunala bolag och förvaltningar 17. Automatisk överföring av lantmäteriförrättningar (421). Även komplettering efter sist inlästa akten Fortsatt arbete med att fylla arkivet med skannade byggnadshandlingar 19. Inläsning av arkivfiler för baskarta nuvarande version av public360 Vissa funktioner finns i det i ny version av public360 Krav från staden/inte säkert att det fungerar 80 Parkerad. Avvakta eventuell ny version av public360 Bör utredas. Ingen tidsuppskatt. ännu Separat budget. Kommer att fortgå under hela 2013 Möte med Stadsarkivet. Ej klarlagt Parkerad Pågår Bör utredas ingen tidsuppskattning 18 (20)

19 20. E-arkivet sipkonstruktion för automatisk överföring. Första ärendetyp blir ovk-protokoll. Forstsätta arbetet för övriga ärendetyper under 2013 Sluttestas under Kräver uppgradering av e-arkiv. Väntar på miljö från Volvo för att kunna genomföra det Totalt 19 (20)

20 6 Kontaktuppgifter Funktion Namn Organisation Telefon Mail Förvaltnings Greger Petersson Verksamhetsstyrning, Itsektionen ledare Maud Svensson Verksamhetsstyrning, Itsektionen Solweig Wallblom Mikael Pedersen Johan Filipson Agneta Granlind Gunnar Skoglund Berit Göransson Kristian Rosengren Harry Lundman Verksamhetsstyrning, Itsektionen Verksamhetsstyrning Itsektionen Planavdelningen, Plansektion 1 Bygglovavdelningen, Bygglov Rådgivning Bygglovavdelningen, Bygglov flerbostadshus Planavdelningen, Sektionens för strategisk Planering Kommunala lantmäterimyndigheten Verksamhetsstyrning, Dokumentationssektionen Elvy Johannessen Bostadsanpassning Björn Sigurd Info (20)