Verksamhetsplan och detaljbudget 2018 för äldrenämnden. Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner verksamhetsplan 2018.

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Diarienr AN - Sida 1 (1) Sociala nämndernas förvaltning Jan Bäversten Epost: jan.baversten@vasteras.se Kopia till Äldrenämnden Verksamhetsplan och detaljbudget 2018 för äldrenämnden Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner verksamhetsplan Ärendebeskrivning Planerad verksamhet 2018 bedöms kunna inrymmas inom den föreslagna budgetramen på 1 486,0 mnkr. En översyn av ersättningsnivåerna inom hemtjänsten pågår. Kommunfullmäktige har beslutat att utöka äldrenämndens budgetram med 20 mnkr från 1 466,0 mnkr till 1 486,0 mnkr fr o m maj 2018 (30 mnkr på helårsbasis). Utökningen ska användas för att täcka kostnader som uppstår som en följd av pågående översyn av riktlinjer, regler, ersättningsnivåer m m inom hemtjänst- och hemsjukvårdsområdet. Förändringar och resursfördelningar ska göras utifrån perspektiven kund, ekonomi och staden som helhet.

2 Dnr: 2017/00426-ÄN Verksamhetsplan 2018 Äldrenämnden Soc nämndernas förvaltning Västerås Bäversten, Jan

3 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Innehållsförteckning Nämndens ansvarsområde... 3 Balanserat styrkort... 6 Handlingsplan för beställning och upphandling... 8 Ekonomisk översikt BUDGET Gemensam verksamhet PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Förebyggande- eller social verksamhet PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Stöd i ordinärt boende PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Särskilt boende PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING EKONOMI Bilagor Bilaga 1: Budget 2018 Bilaga 2: Handlingsplan för beställning och upphandling Bilaga 3: Planerat systematiskt kvalitetsarbete 2

4 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Nämndens ansvarsområde Äldrenämnden ansvarar för insatser till personer som har fyllt 65 år och arbetet styrs främst av socialtjänstlagen (SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Nämnden ska underlätta för den enskilde att bo kvar i sitt ordinära boende. Om den enskilde har omfattande omvårdnadsbehov eller är otrygg, trots stödinsatser i sitt ordinära boende, kan särskilt boende erbjudas. Nämndens verksamhetsområden är: Stöd i ordinärt boende (hemtjänst och hemsjukvård) Särskilt boende inkl. korttidsplatser Särskilt boende för personer yngre än 65 år Förebyggande verksamhet, ex. anhörigstöd Mötesplatser Dagverksamhet Bostadsanpassningsbidrag Ekonomisk fördelning Äldrenämnden har ekonomiskt ansvarar för all hemtjänst och hemsjukvård. Nämnden för personer med funktionsnedsättning har ekonomiskt ansvarar för allt boendestöd enligt SoL. Strategiska utvecklingsområden Kommunfullmäktige har pekat ut fyra strategiska områden för staden: Kraftsamling för att stärka den sociala hållbarheten Sammanhållen satsning på vår fysiska miljö Höjd kunskaps- och kompetensnivå i Västerås Kraftsamling för att minska miljö och klimatpåverkan Strategiska utvecklingsområden är en särskild satsning från fullmäktiges sida för att uppnå strategiska mål för stadens utveckling under en mandatperiod. Uppdraget ska genomföras genom en samordning av de resurser som finns i den kommunala verksamheten och tillsammans med andra aktörer i kommunen. 3

5 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Sociala nämndernas förvaltning deltar i tillämpliga delar i arbetet med att formulera och följa upp de övergripande målen. Särskilt boende Det råder brist på plats i äldreboenden vilket medför en ökad belastning på hemtjänsten. Platsbristen påverkar även korttidsverksamheterna. En utmaning under den närmaste framtiden blir att tillskapa fler äldreboendeplatser i syfte att minska nämndens totala kostnader. Hemtjänst, hemsjukvård, särskilt boende går hand i hand. Med ökad andel multisjuka äldre, finns en både kvalitativ- och ekonomisk gräns för när insatser i ordinärt boende inte längre är kvalitativt säkra. Då måste det finnas en balans mellan behov och tillgång till lägenheter i särskilt boende för en hållbar äldreomsorg i sin helhet. Hemtjänst och hemsjukvård Fortsatta utredningsarbeten görs enligt uppdrag från politiken: Regelverket enligt LOV (Lagen om valfrihet) Riktlinjer för mat i ordinärt boende och ledsagning Beräkningsmallen för insatsernas tidsåtgång Ersättning hemtjänst och hemsjukvård Biståndsenhetens interna organisering Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård En ny lag, Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård träder i kraft den 1 januari I samband med lagens införande kommer samtidigt lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, att upphävas. I den nya lagen så läggs ett stort fokus på samverkan mellan huvudmännen. Inom länet har ett stort arbete lagts på att förbereda lagändringen, bland annat har en överenskommelse tecknats mellan regionen och länets kommuner. Den överenskommelsen ställer krav på såväl slutenvården, den landstingsfinansierade öppenvården och kommunen. Parallellt med detta har det arbetats fram länsgemensamma riktlinjer som kommer att implementeras och brytas ner till lokala rutiner. Arbetssättet utifrån den nya lagen kommer successivt att implementeras vartefter ett nytt IT-system införs. Till dess att det nya IT-systemet är fullt infört hanteras reglerna kring betalningsansvaret enligt gamla lagen. 4

6 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Strategi- och handlingsplan för digitalisering Äldrenämnden beslutade under hösten om en Strategi- och handlingsplan för digitalisering. Där framgår bl.a. en rad aktiviteter som krävs för ett breddinförande av teknik och förväntas innebära investeringskostnader och bibehållna personella resurser inom omsorgen. Samtidigt bidrar tekniken till ökad självständighet för den enskilde, ökad kvalité och tekniken blir en del i att säkra personalförsörjningen inom omsorgen. Kostnaderna för en utbyggd digitalisering kommer att beräknas inför varje beslut att om tester och/eller implementering. Aktiviteter utifrån Handlingsplan för digitalisering DNR ÄN 2017/ Äldrenämnden har under flera års tid investerat i utbyggnad av nätverk för att kunna komma åt internet. Det är en satsning som ska gynna både verksamhetssystem och också kunna användas av boende och anhöriga för aktivering och socialt nätverk till exempel. Denna investering behöver fortsätta. Automatiserat handläggarstöd används för lämpliga processer. Aktivitet kommer att startas för att inventera vilken process som är lämplig att automatisera i ett pilotprojekt och vilket IT- verktyg som ska användas. Beroende på omfattning kan flera processer bli aktuella. Aktiviteten startas eventuellt som en förstudie och kan övergå till ett projekt senare. Detta medför även också att antal e- tjänster som erbjuds invånarna ska öka. Medaretares kompetens höjs inom området digitalisering. Kartläggning behöver göras för att visa på områden som ska kompetenshöjas och om nya roller ska tillsättas. Invånare kan få sin medicin via en automatiserad läkemedelsdoserare. En förstudie ska inledas för att se vilket behov som finns och vilken effekt denna välfärdsteknik kan bidra till. Region Västmanland involveras ur ett hjälpmedelsperspektiv. 5

7 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Balanserat styrkort Vi har nöjda kunder och invånare Kritisk framgångsfaktor Alla enskilda är trygga i sin vardag Indikatorer Personalen meddelar den enskilde om tillfälliga förändringar. Personalen brukar meddela den enskilde i förväg om tillfälliga förändringar. Antalet aktiva användare av e-hemtjänst har ökat vid utgången av Biståndshandläggarna är tillgängliga och de som söker kontakt med biståndshandläggare via Kontaktcenter får återkoppling senast nästkommande vardag. Den enskilde är nöjd med hemtjänst/särskilt boende i sin helhet. Styrtal 80 % (säbo) 80 % (hemtjänst) 200 st (hemtjänst, jämfört med 2017) 95 % 95% (hemtjänst) 85% (säbo) 6

8 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat. Kritisk framgångsfaktor Handläggningen är rättsäker Enskilda upplever social gemenskap. Enskilda är delaktiga. Indikatorer Biståndsbeslut om hemtjänst följs upp. Den enskilde är delaktig i utredningen. Utredningen kommuniceras. Utredningstiden är skälig. Måltiderna är en trevlig stund på dagen. Enskilda äter god mat. Den enskilde kan påverka vilka tider man får hjälp. Personalen tar hänsyn till den äldres åsikter och önskemål om hur hjälpen ska utföras. Styrtal Efter utskrivning från vårdinstans följs alla de hemtjänstbesluten upp inom 3-5 veckor. Rättssäkerheten mäts via egenkontroller 3 ggr/år (säbo/hemtjänst). 85% (säbo) 80%(säbo) 75% (hemtjänst) 70% (säbo). 95% (hemtjänst) 85% (säbo) Vi har ekonomi i balans Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Hålla given budgetram Verksamheten är kostnadseffektiv Budget jämförs med utfall och prognos Nämnden fattar beslut som är ekonomiskt hållbara på sikt. Jämföra med jämförbara kommuner inom olika verksamhetsområden. Utfallet är lika med eller lägre än budget. Nettokostnader för hemtjänst/särskilt boende per invånare är lägre eller i nivå med jämförbara kommuner. 7

9 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal SNF har ett tillåtande och öppet arbetsklimat där medarbetarna är delaktiga i verksamhetsutvecklingen Det är ett gott ledarskap inom förvaltningen Medarbetare och chefer upplever att de har en rimlig arbetsbelastning Medarbetare kommer med nya förslag kring utveckling av verksamheten HME-värde över 75 För medverkande enheter i Stamina: HRI- värde över 35 Kasam- värde över 50 % Antal idéer som effektiviserat verksamheten/förbättrat verksamhetens kvalitet på något vis ska vara minst en per enhet och tertial Alla tillsvidaretjänster är tillsatta av medarbetare som uppfyller kravprofilen för tjänsten Vi hittar rätt person med rätt kompetens vid rekrytering till verksamheterna Vid rekrytering leder 80 % till anställning vid första annonstillfället Vi har en personalomsättning som understödjer en naturlig och sund kompetensrörlighet Extern personalomsättning är 8-12% Handlingsplan för beställning och upphandling Äldrenämnden har utarbetat och beslutat om en handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning med bilaga Sammanställning avtal och kontrakt samt aktiviteter. Handlingsplanen gäller för perioden och reviderades senast Arbetet på Enheten för beställning, upphandling och avtalsuppföljning har sin grund i av äldrenämnden beslutad handlingsplan. 8

10 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Strategier, mål och handlingsplan bryts ner till ansvarsområden, processer och rutiner, där aktiviteter beskrivs i ett för enheten gemensamt års-hjul. Nedan beskrivs för 2018 planerade och pågående insatser inom enheten för beställning, upphandling och avlatsuppföljning. Beställning Beställningar av uppdrag till Västerås stad Vård och omsorg skrivs på ett år och gäller för perioden Vissa beställningar har föregåtts av dialog och samverkansmöten med Västerås stad Vård och omsorg utifrån förändring av platser, inriktning och/eller ombyggnation. Beställningar Ankaret, Daggrosen, Gideonsberg, Hökåsen, Karlslund, Klockarkärleken, Ängsklockan, Herrgärdet, Fatburen, Timtalund, Tre små hus, Vallby, Gryta korttidsenhet, Zethelius korttidsenhet, Lövsångargården, Hälleborg, Vallonen, Malmaberg mötesplats, Rönnby mötesplats, Råby mötesplats, Bäckby mötesplats och Trygghetslarm i ordinärt boende. Upphandling LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling Tidplanen för upphandling uppgår till cirka 18 månader innan driftstart. Detta då IVO:s handläggningstid för ansökningar om tillstånd för enskilda verksamheter enligt socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd till vissa funktionshindrade (LSS), och för verksamheter inom hälso- och sjukvård för närvarande är lång. Äldrenämnden deltar i projektet SIQ- Sveriges institut för kvalitetsutveckling. Projektet syftar till att utveckla en ny kvalitetsmodell för upphandling och uppföljning. Modellen bygger på att anbudsgivaren i samband med upphandlingen beskriver hur de avser att arbeta under avtalsperioden. När avtal är tecknat utvärderar och mäter beställaren vid avtalsuppföljningen utförarens kvalitetsnivå/mognad utifrån ställda krav i upphandlingen. Konkurrensutsättningar Oxbacken Flodinsgården Pilfinksgården Tujagården Granen

11 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Hammarby Skiljebo mötesplats LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem Upphandling av LOV sker genom upphandlingssystemet e-avrop, där förfrågningsunderlaget finns publicerat. Ansökningar behandlas kontinuerligt och handläggningstiden är två månader. Uppdraget innebär att leverantören utför både hemtjänst och hemsjukvård som ett integrerat uppdrag, i syfte att insatser kring den enskilde sammanhålls. Förfrågningsunderlaget för hemtjänst och hemsjukvård kommer att revideras under Tjänster enligt LOV Hemtjänst och hemsjukvård Avtalsuppföljning Äldrenämnden följer kontinuerligt upp hur utföraren följer avtalet. Detta görs i alla verksamheter oavsett om de drivs av kommunala eller privata utförare. Uppföljningarna redovisas till äldrenämnden enligt plan, eller där uppföljning påkallats på grund av omfattande brister eller inkomna synpunkter och/eller klagomål. Uppföljning sker minst en gång under avtalsperioden. Planerad avtalsuppföljning Tillberga Grannskapsservice, mars För nya utförare genomförs introduktionssamtal och kvalitetssäkringssamtal. 10

12 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Ekonomisk översikt Budget 2018 Nämnden totalt Prognos 2017 Budget 2017 Budget 2018 Förändring Gemensam verksamhet 82,2 83,3 85,6 2,3 Förebyggande vht / socialt nätverk 32,9 32,5 33,4 0,9 Stöd i ordinärt boende 592,2 582,6 627,9 45,3 Särskilda boenden 697,3 702,3 739,1 36,8 Totalt 1 404, , ,0 85,3 Planerad verksamhet 2018 bedöms kunna inrymmas inom den föreslagna budgetramen på 1 486,0 mnkr. En översyn av ersättningsnivåerna inom hemtjänsten pågår. Kommunfullmäktige har beslutat att utöka äldrenämndens budgetram med 20 mnkr från 1 466,0 mnkr till 1 486,0 mnkr fr o m maj 2018 (30 mnkr på helårsbasis). Utökningen ska användas för att täcka kostnader som uppstår som en följd av pågående översyn av riktlinjer, regler, ersättningsnivåer m m inom hemtjänst- och hemsjukvårdsområdet. Förändringar och resursfördelningar ska göras utifrån perspektiven kund, ekonomi och staden som helhet. Mälardalens Kompetenscentrum för Hälsa och Välfärd (MKHV) Västerås stad bedriver tillsammans med Eskilstuna kommun och Mälardalens högskola, landstinget Sörmland och region Västmanland driver sedan 2009 ett gemensamt utvecklingsprojekt, Samhällskontraktet. Syftet är att stödja kompetensutveckling, forskning, verksamhetsförlagd utbildning mm inom de två landstingen och de två kommunernas samlade socialtjänst och vård och omsorg. Exempel på pågående arbete är kunskapsöversikter/best practice inom vård och omsorg för äldre med multisjuklighet, myndighetsutövning, samt daglig verksamhet. Ett avslutat forskningsarbete avslutades i november med en doktorsavhandling. Ämnet var äldres och anhörigas perspektiv av att 11

13 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 använda ehemtjänstens teknik, samt biståndshandläggarnas roll och uppdrag under införandet av ehemtjänst. Gemensam verksamhet Planerad verksamhetsutveckling Riktlinjer för föreningsbidrag En stadsövergripande översyn av riktlinjer för föreningsbidrag pågår, där målsättningen är att föreningsstöd ska se lika ut oavsett förvaltning och typen av förening. Kvalitet En plan för systematiskt kvalitetsarbete inom myndighetsutövningen för 2018 är framtagen och omfattar, avvikelser, egenkontroller, revidering av ledningssystemet samt internutbildning. Sammanställningar och analyser finns av klagomål och synpunkter, lex Sarah för utförd vård och omsorg samt myndighetsutövning. Inom hälso- och sjukvård är syftet bl.a. att fortsätta stödja och stimulera verksamheterna/utförarna till ett systematiskt strukturerat patientsäkerhetsabete. Uppföljning sker avseenden hälso- och sjukvårdsindikatorer och handlingsplaner, allvarliga händelser samt lex Mariaanmälningar. Från och med 2018 omfattas också samtliga hemtjänst- /hemsjukvårdsleverantörer Ändrad lagstiftning Kommunerna föreslås få befogenhet att under vissa förutsättningar kunna bevilja äldre personer vissa insatser inom äldreomsorgen utan föregående individuell biståndsprövning. Syftet med de föreslagna reglerna är att ge de kommuner som så önskar möjlighet att bevilja äldre kvinnor och män insatser inom äldreomsorg på ett enklare sätt och med större utrymme för självbestämmande. I princip gäller att samtliga platser inom särskilda boendeformer för äldre ska ha samma kapacitet. Detta har lett till att personer som inte behöver dygnet runt omvårdnad har fått allt svårare att få plats på särskilt boende. Kvarboendet har av bl.a. ekonomiska och organisatoriska skäl kommit att prioriteras även när den enskilde önskar flytta till ett tryggare boende. Kommunerna föreslås få befogenhet att inrätta särskilda boendeformer för äldre människor som behöver stöd och hjälp i boendet och annan 12

14 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 lättåtkomlig service. Förslaget syftar till att ge de kommuner som så önskar möjlighet att inrätta särskilda boendeformer för äldre som inte behöver omvårdnad dygnet runt. Demensfrågor Under 2018 kommer nya nationella riktlinjer för demens att presenteras. Gryta demenscenter kommer att invigas under våren. Äldrenämnden avser därför att under året genomföra aktiviteter med fokus på demensfrågor. Ekonomi Gemensam verksamhet Prognos 2017 Budget 2017 Budget 2018 Förändring Politisk verksamhet nämnd 1,6 1,6 1,6 0,0 Ledning/myndighetsutövning 69,9 70,1 74,0 3,9 IT-stöd 3,7 3,7 1,9-1,8 Utvecklingsmedel 0,5 1,0 1,0 0,0 Samordning/samverkan 1,1 1,0 1,1 0,1 Föreningsbidrag 2,9 2,9 3,0 0,1 Lokalanpassning 2,5 3,0 3,0 0,0 Totalt 82,2 83,3 85,6 2,3 Förebyggande- eller social verksamhet Nedanstående förebyggande verksamheter finns i Sociala nämndernas förvaltning och bildar tillsammans med bostadsanpassningsenheten en ny och gemensam enhet fr.o.m. 1 januari Den kommer att heta Enheten för bostadsanpassning och förebyggande verksamhet och finns i praktiken på Nygårdsgatan 12. Anhörigstöd Seniorguide (f.d. uppsökare) Fixartjänst (Arosfixarna) Syn- och hörselinstruktör Bostadsanpassning 13

15 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Anhörigstöd I enlighet med 5 kap. 10 socialtjänstlagen erbjuder staden stöd till anhöriga. Stödet utgår från det Anhörigcentrum som är lokaliserat på Nygårdsgatan 12 och omfattar idag tre anhörigkonsulenter. Två av anhörigkonsulenterna arbetar för nämndens målgrupp. Visionen är att erbjuda bästa möjliga stöd till anhöriga genom att underlätta deras vardag och minska deras fysiska och psykiska belastning. Ett prioriterat mål för verksamheten under 2018 är att stödet till anhöriga ska vara ännu mer känt. Anhörigkompetensen bland förvaltningens medarbetare ska också öka varför anhörigkonsulenterna ska genomföra en särskild utbildningssatsning. Anhörigkonsulterna ska därutöver bidra till att förvaltningens kunskap om anhörigas behov av stöd utvecklas. Under 2018 ska anhörigkonsulenterna särskilt fokusera på att sprida kunskap om personer med demenssjukdomar och behovet av stöd för anhöriga och närstående. Planerad verksamhetsutveckling Mötesplatser Under året beslutade nämnden att förvaltningen ska gå vidare med möjligheterna för lokala föreningar att ansvara för driften av ett par mötesplatser. Annat som skulle kunna utveckla mötesplatserna är att påbörja ett arbete med att se över hur mötesplatsernas kan komma fler till del genom att erbjuda stöd till besökare som behöver praktiskt stöd under besöket eller i samband med resor/utflykter. Det skulle kunna innebära fler kompetenser i verksamheten och en förändrad ersättning kopplat till resursbehovet. Många mötesplatser erbjuder idag olika kurser med syfte att lära fler att behärska it och digitaliseringens möjligheter, ex. teknikcafé. Några mötesplaster har uppmärksammat att mötesplatslokalerna behöver förbättrad infrastruktur för förbättrad uppkoppling. 14

16 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Ekonomi Förebyggande verksamhet/ socialt nätverk Prognos 2017 Budget 2017 Budget 2018 Förändring Restaurang 9,6 9,5 10,2 0,7 Mötesplats 21,8 21,7 22,7 1,0 Öppen dagverksamhet 1,4 1,2 0,4-0,8 Totalt 32,9 32,5 33,4 0,9 Stöd i ordinärt boende Stöd i ordinärt boende i detta avsnitt avser hemtjänst och hemsjukvård. Planerad verksamhetsutveckling Äldrenämnden arbetar parallellt med flera uppdrag som gäller hemvården och som initierats av nämnden själv eller kommunstyrelsen. Nedan redogörs för dessa: Kommunstyrelseuppdrag- likställa regelverk, upphandla eller direktbeställa verksamheter DNR: KS 2017/ Översynen pågår och det är många olika delar som påverkar helheten. Resultatet kan innebära ökade hemtjänstvolymer och kostnader. Nämndbeslut- riktlinjer, beräkningsmall och ersättning DNR ÄN2016/ Översyner pågår och resultaten kan ha inverkan på nämndens ambitionsnivå, volymer och kostnader. I anslutning till en översyn av tidsregistrering pågår ett utredningsarbete om nyckelfri vård och omsorg. Nämndbeslut- ersättningsnivåer DNR ÄN 2017/00198 Översyn om hemtjänstersättningar i samråd med egenregin och stadsledningskontoret pågår. Resultatet från översynen kan komma att innebära ökade kostnader. Nämndbeslut- volymutveckling hemsjukvård DNR ÄN 2017/ Uppföljningen av hemsjukvårdens volymutveckling visar på en kraftig kostnadsökning för hemsjukvården. Nämnden har fattat beslut om ett antal 15

17 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 åtgärder som syftar till bättre kontroll och en dämpning av volymutvecklingen. Digitala trygghetslarm. Nuvarande tjänst för digitala trygghetslarm fortlöper enligt avtal med leverantören. En systemförvaltare har anställts under 2017 och en förvaltningsmodell enligt PM3 är framtagen. e-hemtjänst natt. Antal användare som får tillsyn via trygghetskamera på natten har minskat under Den utvecklingen behöver förbättras under 2018, både av kvalitativa- och ekonomiska skäl. Upphandling av en leverantör av trygghetskameror gjordes under 2017 och samarbetet påbörjas under första kvartalet av Information och utbildning för verksamheter och personal kommer ske i samband med införandet av den nya leverantörens trygghetskameror i ordinärt boende. e-hemtjänst dag. En förstudie och bohovskartläggning inför en eventuell ny upphandling av digitala tjänster för e-hemtjänst på dagen fortgår och uppskattas vara klar under första kvartalet Resultatet avgör om en förnyad upphandling måste göras eller ej. Under 2018 kan följande utvecklingsområden komma att initieras för nämnden: Införandeprocess av ny leverantör av tekniken för e-hemtjänst natt och utöka antalet användare av redan befintliga tjänster. Utveckla rutinerna för förvaltningens hantering av digitala trygghetslarm och e-hemtjänst och stärka samordningen mellan utförare. Överväga förstudiens resultat i förhållande till de digitala tjänster som finns på marknaden och besluta om vissa insatser, där så är möjligt, bör utföras med stöd av teknik i stället. Skapa underlag inför ställningstagande om eventuell upphandling av annan digital funktionstjänst. Ytterligare underlag kan behöva tas fram för att skapa fler tjänster inom välfärdsteknik. 16

18 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Intensiv hemrehabilitering (IHR) Äldrenämnden beslutade i slutet av 2016 att det tvååriga rehabiliteringsprojektet Intensiv hemrehabilitering skulle beställas av Västerås stad vård och omsorg. Projektet planerades vara i drift i mars 2017 men startade i begränsad omfattning först i slutet Projektet beräknas inte kunna drivas i full omfattning förrän i april Det innebär att projekttiden kommer att kortas då det huvudsakligen drivs med stimulansmedel för ökad bemanning, vilka beräknas utgå sista året Syftet med projektet är att genom rehabiliterande insatser skjuta upp behovet av hemtjänst, hemsjukvård och särskilt boende. Insatserna ska bidra till att enskildas hemtjänstinsatser och vårdbehov minskas- eller helt avlsutas och att enskilda klarar av att bo hemma så självständigt som möjligt. Ekonomi Stöd i ordinärt boende Prognos 2017 Budget 2017 Budget 2018 Förändring Hemtjänst 391,5 395,9 439,5 43,6 Hemsjukvård 55,2 45,5 58,1 12,6 Korttidsvård 112,6 112,8 96,6-16,2 Dagverksamhet 5,0 5,4 5,2-0,2 Avlösning -0,6 0,0 0,0 0,0 Utskrivningsklara patienter 6,0 3,0 6,0 3,0 Bostadsanpassningsbidrag 22,5 20,0 22,5 2,5 Totalt 592,2 582,6 627,9 45,3 Särskilt boende Planerad verksamhetsutveckling Gryta korttidsenhet. Under 2017 har Gryta korttidsenhet totalrenoverats och byggts om. Den 1 april 2018 beräknas arbetet vara färdigt, enheten kommer då byta namn till Gryta demenscentrum. Enheten kommer då att ha totalt 72 platser, fördelade på 54 korttidsplatseroch 18 platser för särskilt boende. Därutöver kommer det att finnas två dagverksamheter. 17

19 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Boendeplanen, som har utblick till 2030, har reviderats med fokus på Revidering pågår nu för Tidigare har endast demografin legat som grund för bedömt behov. Förändrade riktlinjer och andra omvärldsfaktorer innebär att fler lägenheter behövs, utöver det behov som fler äldre innebär. Flödet vid in- och utflyttningar behöver även fortsättningsvis ses över för att på flera olika sätt skynda på processerna, vilket innebär ökad tillgång till platser. Ett tillskott av lägenheter i särskilt boende planeras under de närmaste åren, både genom tillbyggnad av ett par befintliga boenden och genom nybyggnation. Statliga stimulansmedel för ökad bemanning har beslutats för och kommer troligen även Äldrenämnden har beslutat att dessa medel fördelas till särskilt boende, med undantag av en del som ska användas till ett projekt: Intensiv hemrehabilitering. Regeringen har beslutat att ej införa den bemanningsföreskrift som diskuterats. Däremot infördes ett tillägg i socialtjänstförordningen våren 2016 som innebär att personal utan dröjsmål ska uppmärksamma att en boende har behov av stöd. SKL har tagit fram en rekommendation för arbete med ökad kvalitet nattetid i särskilt boende för äldre. Rekommendationen har antagits av äldrenämnden och arbetet framåt kommer att omfatta rekommendationens områden: Koll på läget, Planera utifrån individens behov, Ledarskap, Ta fram en strategi för att utveckla digitaliseringens möjligheter. Många av de fastigheter som hyser särskilda boenden har trygghetslarm som är gamla och är i behov av byte. Under senare år har det blivit allt tydligare att trygghetslarm övergår från att vara fastighetsanknutna till att istället vara en del i funktionen trygghetslösning för enskilda äldre. Upphandling och utbyte av trygghetslarm pågår för att modernisera dessa. Moderna larm, som en del i trygghetslösningen, är en förutsättning för att klara framtida bemanningskrav på ett bra sätt. Fastighetskontoret har på uppdrag av Äldrenämnden inventerat utemiljöerna vid särskilda boenden och lämnat förslag till åtgärder för att förbättra dessa. En plan för hur förbättringar kan ske och ska prioriteras behöver läggas. Tills detta är gjort görs förbättringar i samband med att renoveringar, tillbyggnader eller liknande sker. 18

20 VÄSTERÅS STAD Verksamhetsplan 2018 Projektet Välfärdsteknologi i särskilt boende har arbetat för att minska generella begränsningsåtgärder i den fysiska boendemiljön, för framför allt personer med demenssjukdom. En modell, Västeråsmodellen, har tagits fram. Modellen har tre delar, en strukturerad arbetsmetod, miljöanpassningar och ökad användning av välfärdsteknik. Under 2017 har arbetet varit inriktat på implementering av modellen på alla särskilda boenden för personer med demenssjukdom går projektet över i permanent verksamhet och fortsätter arbetet för att fler boenden ska tillämpa Västeråsmodellen.. En satsning sker också på mat och måltidsmiljö med stöd av stimulansmedel för ökad bemanning. Satsningen kommer att pågå till och med augusti Viktiga fokus för satsningen är ökad kundnöjdhet och minskad undernäring. Ekonomi Särskilda boenden Prognos 2017 Budget 2017 Budget 2018 Förändring Servicehus 184,7 182,5 189,4 6,9 Äldreboende 512,5 519,4 549,3 29,9 Bostadsanpassningsbidrag 0,4 0,4 0,4 0,0 Tekniska hjälpmedel -0,3 0,0 0,0 0,0 Totalt 697,3 702,3 739,1 36,8 19

21

22 Diarienr 2017/ Nternati Bilaga 2a Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Antagen av äldrenämnden Reviderad program policy handlingsplan riktlinje

23 Handlingsplan program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

24 Innehåll Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning 1 Västerås stads organisation 4 Syfte med handlingsplanen 4 2. Egenregin/kommunal utförare 5 Beställningar till egenregin 5 Myndighetsutövning 5 3. LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling 5 Sekretess vid upphandling 6 Tilldelningsbeslut 6 4. LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem 6 Förfrågningsunderlaget 7 Kontinuerlig kontraktsskrivning 7 5. Samverkan med civilsamhället 7 6. Uppföljningar 7 7. Strategi för beställning och upphandling 8 3

25 1. Inledning Äldrenämnden har utarbetat en handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning. Handlingsplanen vilar på kommunens övergripande styrdokumenten. I dessa ingår exempelvis inköpsoch upphandlingspolicy och näringslivsprogrammet som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har under våren 2015 beslutat om riktlinje för hållbarhetskrav i upphandlingar. Det innebär att krav på sociala, etiska, - och miljöhänsyn ska ställas i proportion till det som upphandlas. Västerås stads organisation Sedan början av 1990-talet har Västerås stad varit organiserad i en så kallad beställar-/utförarmodell. Staden har därefter förändrat organisationen och förnärvarande är det enbart vård och omsorgsdelen som är en beställar-/utförarorganisation. De utförarorganisationer som finns för vård och omsorg är de kommunala utförarna Västerås stad vård och Omsorg och Skultuna kommundelsförvaltning eller privata aktörer. En central uppgift för nämnden är att beställa och upphandla verksamhet inom sina verksamhetsområden. Syfte med handlingsplanen Inom offentlig verksamhet gäller att driften av verksamheter antingen beställs, upphandlas eller konkurrensutsätts. Beställa driften av en verksamhet kan enbart göras till egenregin 1, det strider inte mot LOU och kan heller inte överprövas eller ge skadestånd. Upphandling är ett alternativ till beställning och vid upphandling kan även egenregin lägga bud, såvida inte nämnden beslutat att egenregin inte ska delta. Konkurrensutsättning innebär att utsätta egenregin för konkurrens vid den/de verksamheter där de sköter driften. Innan beslut om upphandling eller konkurrensutsättning av egenregin fattas ska en bedömning göras för att säkerställa att strategisk eller speciellt viktig verksamhetskompetens behålls. Handlingsplanen ska: Stödja nämnden gällande beställningar, upphandlingar, konkurrensutsättning av verksamhet Tydliggöra avsikten med konkurrensutsättning Möjliggöra en god planering av verksamheten Bidra till en god ekonomisk hushållning Bidra till en mångfald av utförare och en god näringslivsutveckling Beskriva olika former för beställning/upphandling/avtalsuppföljning 4

26 2. Egenregin/kommunal utförare Äldrenämnden, beställarnämnd, ger uppdrag till utförarstyrelsen Västerås stad Vård och Omsorg eller Skultuna kommundelsförvaltning att utföra den verksamhet som nämnden beslutat att staden själv ska utföra. Beställningar till egenregin Beställningar av uppdrag görs på ett eller flera år. Det är beroende på vad för slags verksamhet det gäller. Boenden läggs oftast på flera år medan den öppna verksamheten har allt från ett år och uppåt. Beställningar med fleråriga avtalstider, motsvarande de som upphandlas, bör göras av verksamhet inom egenregin där goda kvalitetsresultat och kostnadseffektivitet har uppvisats under flera år för att uppnå en god ekonomisk hushållning. Nämnden lägger beställningar till egenregin där de bedömer att det är viktigt att staden behåller driften för att behålla kompetensen eller att verksamheten är för liten, tillfällig eller av särskild karaktär som gör att upphandling inte är lämplig. Vid effektiviseringar är egenregin den part som nämnden kan förhandla med, upphandlade verksamheter är bundna till avtal/kontrakt. Myndighetsutövning Myndighetsutövning kan endast bedrivas i kommunal regi. Den kan bestå av till exempel biståndshandläggning samt utredning av individärenden som leder till insatser. Kännetecknande för all myndighetsutövning är att det rör sig om beslut eller andra åtgärder som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Det behöver dock inte vara åtgärder som medför förpliktelser för enskilda, utan myndighetsutövning kan även vara ett gynnande beslut. Karakteristiskt för myndighetsutövning är dock att den enskilde befinner sig i ett slags beroendeförhållande, samt att saken ensidigt avgörs genom beslut av myndigheten. 3. LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling Offentlig upphandling är lagstyrt och skälet till det är att myndigheter i sina upphandlingar ska använda offentliga medel optimalt, ha goda kunskaper om marknaden och använda konkurrensen på aktuell marknad. Ett ytterligare skäl till lagen är att leverantörerna ska kunna konkurrera på samma villkor i varje upphandling. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen vid varje upphandling eller inköp, ska följa regelverket. I lagen betraktas kommunen som en upphandlande enhet. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om det föreligger synnerliga skäl som brådskar och som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. Upphandlingsdokument Inför en upphandling måste nämnden besluta 2 om ett upphandlingsdokument. Nämnden har möjlighet att ställa kvalitetskrav och krav på viss profil eller inriktning för den verksamhet som ska upphandlas. Det ska även tydligt framgå hur nämnden avser att utvärdera anbuden. 2 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 5

27 Vid varje upphandling/konkurrensutsättning måste beslut om vem som tilldelas kontrakt göras utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder: Bästa förhållande mellan pris och kvalitet Kostnad Pris Bästa förhållande mellan pris och kvalitet används när andra aspekter än pris värderas. Till exempel leveranstid, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper. Tilldelningskriterierna ska viktas, om de inte kan viktas, ska de beaktas genom en prioritetsordning. Kostnad innebär att en bedömning ska göras i fråga om kostnadseffektivitet. I bedömningen ingår till exempel en analys av kostnaderna under livscykeln för tjänsten. Pris innebär beskrivning av vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad eller pris per timme. Kvalitet beaktas genom relevanta krav. Sekretess vid upphandling Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att nämnden beslutat att tilldela avtalet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats. Tilldelningsbeslut När förvaltningen är klar med utvärderingen av anbuden tar nämnden del av utvärderingen och beslutar 3 om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. En omedelbar justering av beslutet görs så att underrättelse snarast kan lämnas till samtliga anbudsgivare. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Det gäller även om upphandlingen avbryts eller görs om. 4. LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem Lag om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till kund eller patienten. LOV är ett alternativ till upphandling enligt Lag om offentlig upphandling (LOU). Det är ett regelverk som beskriver hur valfrihet kan möjliggöras genom att erbjuda alternativa leverantörer att leverera välfärdstjänster. 3 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 6

28 Förfrågningsunderlaget Nämnden beslutar om ett förfrågningsunderlag för LOV-tjänster. Alla berörda leverantörer som kommer in med en ansökan om att bli godkända leverantörer och som uppfyller förfrågningsunderlagets krav ska godkännas 4 och kontrakteras och blir då leverantörer i ett valfrihetssystem. Det kan gälla till exempel hemtjänst och hemsjukvård eller andra verksamheter som nämnden bedömer lämpliga att omfattas av LOV. Kontinuerlig kontraktsskrivning Förfrågningsunderlagen annonseras löpande på valfrihetswebben ( och kontraktering sker kontinuerligt. Valfrihetssystemet innebär att den enskilde kan välja vilken leverantör den önskar för tjänsten. Det skapar även möjlighet för privata företag och organisationer att utföra tjänster som kommunen tidigare utfört. 5. Samverkan med civilsamhället Utöver upphandling och beställning av egenregin kan utvecklandet av partnerskap med civilsamhället vara ett alternativ. Grundförutsättningen för ett sådant partnerskap är att det inte inkräktar på en redan etablerad marknad och att finansieringen är ömsesidig mellan kommun och civilsamhälle. Partnerskap är alltjämt relativt oprövad juridiskt Organisationer inom det civila samhället är en viktig part i såväl välfärds- som utvecklingssatsningar och utgör en potential som förnyare och utvecklare av välfärden. När en ny verksamhet, eller tidigare bedriven, ska utvecklas och metoder och praktik är okända eller oprövade kan partnerskap vara ett alternativ. Partnerskapet är en överenskommelse som någon del av civilsamhället gör med en skattefinansierad offentlig organisation, vilket kan vara kommun, landsting eller staten. 6. Uppföljningar Det är viktigt att de krav som ställs i avtalen/kontrakten efterföljs och upprätthålls. Uppföljning är ett viktigt instrument för kommande upphandlingar både för nämnden och för den utförare som vunnit upphandlingen (LOU)/blivit godkänd (LOV). Nämnden följer kontinuerligt upp hur utföraren följer avtalet/kontraktet. Uppföljning av avtal/kontrakt/uppdrag görs i alla verksamheter oavsett om de drivs av kommunala eller privata utförare. Uppföljning görs genom kontroll av hur systematik tillämpas i verksamheten, besök i verksamhet, genomgång av verksamhetsberättelser, kontroll av avvikelserapporteringar, anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria m.m. Vid allvarliga eller omfattande klagomål på verksamheter görs uppföljningar omgående. Ekonomisk uppföljning i form av kontroller med skatteverket sker kontinuerligt. Verksamheter kan även följas upp externt av oberoende granskare på uppdrag av kommunen. Uppföljningarna redovisas till nämnden periodvis, enligt plan eller där uppföljning påkallats på grund av omfattande brister. 4 Nämnden har delegerat detta till förvaltningschefen 7

29 Formerna för uppföljning sker genom introduktionssamtal vid nya avtal/kontrakt och uppdrag. Kvalitetssäkringssamtal genomförs inom cirka ett år från start. Därefter sker uppföljning minst en gång under överenskommen tid för avtal/kontrakt/uppdrag. Dessa former kan komma att förändras i samband med att nämnden arbetar fram en riktlinje för uppföljning enligt beslut av kommunfullmäktige, diarienummer 2016/00930-KS, Program för uppföljning av utförare av kommunal verksamhet. 7. Strategi för beställning och upphandling Beställning av egenregin görs företrädesvis där uppdragstiden för driften av verksamheten kan variera beroende på andra inverkande faktorer samt där strategisk viktig kompetens inom staden behöver säkerställas. Det är en fördel om egenregin ansvarar för driften inom flera av verksamhetsområdena där nämnden även har andra utförare. Det går då att jämföra stadens effektivitet och kostnad gentemot andra utförare. Nyproducerad verksamhet som av olika skäl inte kan definieras eller där verksamhet kommer att pågå i projektform kan övervägas att beställas av egenregin. Upphandling passar där driften av verksamheten finns över längre tid och där det inte förkommer någon myndighetsutövning. Lämpligt för tidigare upphandlad verksamhet och för nyproducerad verksamhet där nämnden eftersträvar nytänkande av till exempel tjänster eller teknik. Konkurrensutsättning av egenregin kan vara ett alternativ där verksamheten presterar låga kvalitetsresultat och/eller inte är kostnadseffektiv eller som ett alternativ då ny inriktning eller innovativa idéer efterfrågas. Lag om valfrihetssystem kan användas om nämnden vill konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till den enskilde. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling. 8

30 9

31 0 XXXX Västerås Telefon Produktion: Västerås stad 2007-XX

32 ÄN-Sammanställning avtal och kontrakt samt aktiviteter , Reviderad Röd= upphandlas, Gul= ta ställning till förlängning direktbeställning eller upphandling, Grön= Avtal/kontrakt löper Bilaga 2b Upphandlade enheter Utförare Avtalstid ev.förläng Uppföljning Flodinsgården, å, 27 lgh Attendo FFU sep nyttavtal Tujagården, å, 36 lgh Attendo år FFU okt nyttavtal Parkgården, s,å,r, 9+9 lgh TGS år Hagalidsgården, g, 32 lgh Attendo Södergården d Attendo beslut ÄN Flytt till Gryta Södergården, g, 18 lgh Attendo beslut ÄN Avveckling Södergården, å, 55 lgh Attendo Mälarhem, å,g,r,m, 26 lgh Vardaga år Granen, å, 36 lgh Attendo år FFU okt nyttavtal Hammarby, s,g,å,r,m, 59 lgh Attendo år FFU okt nyttavtal Trumslagarbacken, å, 36 lgh Aleris Rösegården, g, 48 lgh+4 Attendo Rösegården, d Attendo beslut ÄN Flytt till Gryta Björkbacken, å, 36 lgh Norlandia Care Haga äng, g, 62 lgh Norlandia Care Mötesplats Skiljebo Hjärtpunkt Skiljebo FFU Ramupphandling Notering Gotlandsgatan (36+18) Attendo år Upphandlat som drivs av egenregin Avtalstid ev.förläng Uppföljning Pilfinksgården, g, 47 lgh VVO FFU feb Eriksborg, å, 52 lgh VVO Änglamark, g, å, lgh VVO Resmilan, s,r, m, 116 lgh VVO Skallberget, s, r, m, 84 lgh VVO å=ålderdomshem, s=servicehus, g=gruppboende demens, r=restaurang, d=dagverksamhet, m=mötesplats, k=korttids, t=trygghetsplats Bilaga 2b

33 ÄN-Sammanställning avtal och kontrakt samt aktiviteter , Reviderad Röd= upphandlas, Gul= ta ställning till förlängning direktbeställning eller upphandling, Grön= Avtal/kontrakt löper Bilaga 2b Egenregi Utförare Uppdragstid Uppföljning Notering Ankaret, g, 45 lgh VVO Ref.ojekt avtalstid Daggrosen, g,å, 36 lgh VVO Gideonsberg, s, 47 lgh VVO Hökåsen, g, 13 lgh VVO Karlslund, s,g,m,r, 114 lgh VVO , Ev.konkurrensutsättning Klockarkärleken, g, 39 lgh VVO Ref.ojekt avtalstid Ängsklockan, å, 36 lgh VVO Utbyggnad, 11 lgh Herrgärdet, s, m, r, d, 91 lgh VVO Ref.ojekt avtalstid Fatburen, g, å, 48 lgh VVO Ev.konkurrensutsättning Timtalund, å, 13 lgh VVO Tre små hus, g, d, 16 lgh+4 kort VVO Yngre med demens Vallby, s, r, m, 57 lgh VVO Ev.konkurrensutsättning Oxbacken, s r, m, 102 lgh VVO Beslut ÄN april 2017 FFU sep Gryta, k, d, 48 lgh VVO Ettårigt uppdrag Zethelius, k, 71 platser VVO Ettårigt uppdrag Lövsångargården, å, 36 lgh VVO SoL/NF/3 lgh Hälleborg, g, å, k, lgh VVO Ev. konkurrensutsättning Malmaberg, m VVO utredning Trygghetslarm i ord.boende VVO Rönnby, m SFE utredning Råby-Bäckby, m SFE utredning Solglimten, g, d, 12 lgh Skultuna Avvecklas flytt t. Vallonen Vallonen, s, å, m, k, r, 40 lgh Skultuna Nybyggnation Planerad nyproduktion antal lgh preliminär avtalsstart Öster Mälarstrand lgh 2019 inledningsvis egenregin Södra Källtorp lgh inledningsvis egenregin Gryta 18 lgh Övriga verksamheteutförare Uppdrag fr.o.muppdrag t.omnotering å=ålderdomshem, s=servicehus, g=gruppboende demens, r=restaurang, d=dagverksamhet, m=mötesplats, k=korttids, t=trygghetsplats Bilaga 2b

34 ÄN-Sammanställning avtal och kontrakt samt aktiviteter , Reviderad Röd= upphandlas, Gul= ta ställning till förlängning direktbeställning eller upphandling, Grön= Avtal/kontrakt löper Bilaga 2b Kultursekreterare KIFF Bårhusplatser Landstinget västmanland LOV hemtjänst/hemsjukvård Uppdrag fr.o.m Uppdrag t.o.notering Attendo Dsk-gruppen Q-ra Framtidens Omsorg Hjärtpunkt Skiljebo Humana OmsorgsCompaniet Personstöd Mälardalen Qratio Västerås stad Vård och Omsorg Skultuna kommundelsförvaltning Tillberga granskapsservice Olivia hemtjänst AB å=ålderdomshem, s=servicehus, g=gruppboende demens, r=restaurang, d=dagverksamhet, m=mötesplats, k=korttids, t=trygghetsplats Bilaga 2b

35 Bilaga ÄN 2017/ Bilaga 3 Johan Crusefalk Ann Östling Stefan Lundin Sociala nämndernas förvaltning Planerat systematiskt kvalitetsarbete 2018 ÄN Detta dokument beskriver planerade och pågående insatser inom det systematiska kvalitetsarbetet för Sociala nämndernas förvaltning (SNF). Aktiviteterna har sin utgångspunkt i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Myndighetsutövning Syftet med utvecklingsarbetet är att fortsätta stödja och stimulera förvaltningen till ett systematiskt strukturerat kvalitetsarbete, där synpunkter, klagomål och lex Sarah-hantering ses som värdefulla impulser till utveckling av verksamhetens kvalitet. AVVIKELSER Halvårssammanställning, bedömning och nämndsrapportering av klagomål och synpunkter och lex Sarah för myndighetsutövning. Koordinator för avvikelser finns tillgänglig för enskilda som vill lämna synpunkter eller klagomål på kontakter med förvaltningens myndighetskontor. Koordinator för avvikelser fungerar som resursperson för myndighetskontoren kring den administrativa hanteringen av synpunkter och klagomål. Återkopplingar till enheterna av vad som framkommer vid lex Sarah-utredningar. Framtagande av riktlinjer och rutiner för klagomålshantering. EGENKONTROLL/INTERNKONTROLL Inför 2018 ämnar nämnden förändra sitt arbetssätt genom att koppla ihop egenkontroll- och internkontrollarbetet. Både egenkontroll och internkontroll är sätt att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamheten, samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. (SOSFS 2011:9) Nämnden har en väl inarbetad rutin för hur detta ska gå till. Flera av riskerna på internkontrollplanen kan redan idag kopplas till de kontroller som görs i egenkontrollsarbetet. Under 2018 kommer detta arbete att tydliggöras och enheterna kommer att i sina egenkontroller bättre se den koppling som finns till riskerna på internkontrollplanen. Sida 1 av 3

36 VÄSTERÅS STAD Egenkontrollplan 2018 Enheten ska på egen hand genomföra egenkontroller under 2018 enligt samma genomförande som under 2015, 2016 och Egenkontrollen omfattar samma områden som tidigare; delaktighet, kommunicering och skäliga utredningstider, eftersom resultat visar att det fortfarande finns en del brister inom dessa områden. Detta specificeras mer i dokumentet Internkontrollplan-Riskanalys. REVIDERING AV LEDNINGSSYSTEM Medarbetare på enheter som idag aktivt arbetar utifrån sina revisionsplaner behöver se över och eventuellt revidera dessa under det arbetet görs tillsammans med kvalitetsstrateg. dessa medarbetare finns inom hälso- och sjukvårdsenheten och biståndsenheten äldre. Medarbetare på enheter som idag aktivt arbetar med ledningssystemet men inte har en revisionsplan arbetar som planerat under Dessa medarbetare finns inom biståndsenheten funktionsnedsättning. I alla processer inom förvaltningen där det krävs såväl intern som extern samverkan, kommer berörda enheter under 2018 att fortsätta arbeta med att ta fram gemensamma rutiner för det. Ansvarsfördelning ska identifieras och rutiner ska skrivas. UTBILDNING Två gånger per år ges möjlighet för nyanställda att under två dagar internutbildas i generell baskunskap gällande myndighetsutövning, förvaltningsrättsliga principer, lagstiftning handläggning och dokumentation relevant för SNFs och IFFs myndighetskontor. Vid behov ska nyanställda ges möjlighet att få samma baskunskap genom externutbildningar. Fortsatt internutbildning på de olika myndighetskontoren kring klagomåls- och synpunktshantering. Syftet är att förverkliga intentionen i stadens synpunktsoch klagomålspolicy om att alla medarbetare i staden ska kunna identifiera och korrekt dokumentera och handlägga synpunkter och klagomål. Arbete riktat till utförare Syftet med utvecklingsarbetet är att fortsätta stödja och stimulera utförarna till ett systematiskt strukturerat kvalitetsarbete, där synpunkter, klagomål och lex Sarahhantering ses som värdefulla impulser till utveckling av verksamhetens kvalitet. AVVIKELSERAPPORTERING OCH PROCESSUTVECKLING Halvårssammanställning, bedömning och nämndsrapportering av klagomål, synpunkter och lex Sarah för utförd vård och omsorg. Utåtriktade besöks- och utbildningsinsatser Koordinator för avvikelser finns tillgänglig för enskilda som vill lämna synpunkter eller klagomål på utförarverksamheterna eller på insatsernas utförande. Sida 2 av 3